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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL MARÍTIMA DEL CARIBE RECTORADO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD PRO-REC-CAL-003

MARZO 2015

U.M.C – SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Sistema de Gestión de la Calidad Procedimiento Auditoría Interna de Calidad

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1. PROPÓSITO: Establecer las pautas para verificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad por medio de la planificación, ejecución, control y seguimiento de las auditorías internas, así como para informar sus resultados y mantener los registros que se deriven de su aplicación.

2. ALCANCE:

Aplica a todos los procesos de la UMC, para verificar el cumplimiento a tanto de los requisitos de la norma ISO 9001 y a las normativas legales como de los requisitos establecidos por el Sistema de gestión de la Calidad.

3. RESPONSABLE: El Representante de la Dirección, es el responsable de establecer las disposiciones de este procedimiento y garantizar su cumplimiento así como de asegurar el entrenamiento de los auditores internos de calidad para el conocimiento y aplicabilidad del mismo.

4. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 4.1. El Representante de la Dirección es responsable de asegurar que el Sistema de Gestión de Calidad sea auditado por lo menos una vez al año, a través del programa de auditorías internas de calidad. 4.2. El equipo auditor será responsable de la ejecución de las auditorías internas de calidad, conforme a lo que ha descrito en el Plan de Auditoría Interna de Calidad (CAL-011). 4.3. El Coordinador de Gestión de la Calidad deberá garantizar en la selección del equipo auditor, que el mismo no audite su propio trabajo y que además que no exista ningún

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tipo de nexo con el auditado, con el fin de asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. 4.4. El equipo auditor se conformará de acuerdo a las necesidades de la auditoría programada; el equipo auditor se podrá modificar en caso de ser requerido bajo circunstancias de ausencia de los auditores programados, como parte de los riesgos en el procedimiento de auditoría interna de calidad.

4.5. La Coordinación de Gestión de la Calidad conformará el equipo auditor, seleccionando un Auditor líder, Auditores internos y Observadores por proceso, y se tomarán en cuenta los siguientes criterios: a. Observador: Tener como mínimo un año de antigüedad en la UMC y con conocimientos en la Norma ISO 9001. b. Auditor interno: Haber aprobado el curso de la Norma ISO 9001 y haber participado como mínimo en una auditoría interna como observador. c. Auditor Líder: Tener curso de Auditor interno aprobado y haber participado como mínimo en dos procesos de Auditorías internas.

De igual manera la Coordinación de Gestión de la Calidad considera como criterio, las competencias requeridas para el personal que ejecuta las Auditorías Internas de Calidad: a. Educación: Técnico Superior Universitario, Profesional Universitario y con una antigüedad mínima de un año en la Universidad Marítima del Caribe. b. Formación: Los auditores interno y líder deben tener curso de Auditor interno aprobado y, para el caso de los observadores deben tener conocimientos en la norma de calidad ISO 9001. c. Conocimientos y Habilidades: Conocimiento de la Norma ISO 19011, de leyes, reglamentos y demás requisitos aplicables.

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d. Comportamiento Personal: Ético, de mentalidad abierta, diplomático, observador, perceptivo, versátil, tenaz, decidido, seguro de sí mismo, actuar con fortaleza, abierto a la mejora, sensible culturalmente y colaborador.

4.6. El equipo auditor debe garantizar y definir claramente los criterios y alcance de la auditoría de cada dependencia o el proceso a auditar en el plan de auditoría interna de calidad (CAL-011). 4.7. El Auditor líder debe asegurarse que el plan de auditoría interna de calidad (CAL011) se comunica a los responsables de los procesos a Auditar, con un mínimo de dos (2) días hábiles de anticipación y que éste tenga el aval del auditado. 4.8. El Auditor debe ejecutar el Plan de Auditoría tal y como está planificado, en caso de surgir inconvenientes debe comunicarse con anticipación al auditado y a la Coordinación de Gestión de la Calidad, con la finalidad de reprogramar la fecha de la auditoría en caso de ser necesario.

4.9. En el caso de no estar presente el líder del proceso en la ejecución de la auditoria, éste debe nombrar formalmente a un delegado que represente a la dependencia y atienda la auditoría. 4.10. El equipo auditor deberá referenciar las evidencias y hallazgos de la auditoría en el formulario notas del auditor (CAL-014). 4.11. El Auditor deberá entregar el Plan de Auditoría de Calidad (CAL-011), el Reporte de Auditoría Interna de Calidad (CAL-012), las Notas del Auditor (CAL-014) y de ser el caso, el Reporte de No-Conformidad (CAL-013), ante la Coordinación de Gestión de la Calidad a más tardar dos (2) días hábiles después de haber culminado el plan de auditoría.

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4.12. El responsable de la dependencia auditada, debe asegurarse que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada con el propósito de eliminar las No Conformidades detectadas y sus causas. 4.13. La Coordinación de Gestión de la Calidad enviará memorando interno en conjunto con el formulario Evaluación del Desempeño del Auditor Interno de Calidad (CAL007), y el ejemplar de los resultados (reporte de la auditoría interna de calidad (CAL012), notas del auditor (CAL-014) y, de ser el caso, reporte de No-Conformidad (CAL-013)), con la finalidad de recabar información sobre el desempeño del Auditor Interno del SGC durante la ejecución de la auditoría interna en esa dependencia. 4.14. La Coordinación de Gestión de la Calidad, una vez recibida la Evaluación del Desempeño del Auditor Interno de Calidad (CAL-007), realiza la sumatoria del total de las opciones que ha escogido el auditado, de acuerdo a las siguientes consideraciones: para Excelente 20 pts, Bueno, 15 pts, Regular, 10 pts y Deficiente 5 pts, luego dicha calificación obtenida se multiplica por el 0.30 y coloca este resultado en la Evaluación General de los Auditores Internos de Calidad.

4.15. La Coordinación de Gestión de la Calidad deberá realizar seguimiento al auditor con la finalidad de verificar su desempeño durante el proceso de auditoría interna, registrando los datos respectivos en el formulario Evaluación General de Auditores Internos (CAL-015).

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 5.1. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD COORDINADOR DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5.1.1

Llena el formulario programa de auditorías internas UMC (CAL-008), especificando el propósito, alcance, criterios, los requisitos y procesos o áreas donde se ejecutarán las Auditorías Internas.

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5.1.2

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Llena el formulario cronograma de auditoría interna (CAL-009) estableciendo fechas y las áreas especificas de cada subsistema objeto de revisión.

5.1.3

Llena el formulario evaluación de riesgos del programa de auditoría (CAL010), relacionados con la planificación, recursos, de la selección del equipo auditor y otros que impidan el buen desempeño del programa de auditoría propuesto.

5.1.4

Presenta ante la Alta Dirección el programa de auditorías internas UMC (CAL-008) y el cronograma de auditoría interna (CAL-009) para su aprobación.

5.1.5

Distribuye a los distintos subsistemas el programa de auditorías internas UMC (CAL-008) y del cronograma de auditoría interna (CAL-009) previa aprobación de la Alta Dirección.

5.2. SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR COORDINADOR DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

5.2.1

Selecciona al equipo auditor teniendo en cuenta el programa de auditorías internas UMC (CAL-008), el cronograma de auditoría interna (CAL-009) y la Evaluación de Auditores Internos (CAL-015) y establece criterios de acuerdo al desempeño del auditor, para la selección del Auditor líder, auditor interno y, de ser el caso, el observador.

5.2.2

Confirma con cada uno de los auditores seleccionados la disponibilidad de tiempo conforme el cronograma de auditoría interna (CAL-009), tomando en cuenta que el auditor sea independiente de la dependencia a ser auditada, esto con el fin de asegurar la objetividad e imparcialidad en el proceso de auditoría.

5.2.3

Entrega al equipo auditor el programa de auditorías internas UMC (CAL-008), el cronograma de auditoría interna (CAL-009), y los formularios plan de auditoría interna de calidad (CAL-011), reporte de la auditoría interna de

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calidad (CAL-012), reporte de No-Conformidad (CAL-013) y notas del auditor (CAL-014) en formato digital. 5.2.4

Entrega al equipo auditor memorando interno en original y copia, con la finalidad de formalizar la designación del auditor a la dependencia que auditará, con copia al jefe inmediato.

5.3.

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

EQUIPO AUDITOR 5.3.1 Llena el formulario plan de auditoría interna de calidad (CAL-011) y genera tres (3) ejemplares del mismo. 5.3.2 Entrega el plan de auditoría interna de calidad (CAL-011) a la dependencia objeto de auditoría y a la Coordinación de Gestión de la Calidad. 5.3.3 Lleva a cabo la reunión de apertura, según lo planificado y presenta la siguiente información: 5.3.3.1 Presentación del equipo auditor ante la(s) dependencia(s) que será(n) auditada(s). 5.3.3.2 Comunica el alcance y objetivos de la auditoría. 5.3.3.3 Notifica la metodología a utilizar para realizar la auditoría. 5.3.3.4 Confirma la fecha de reunión de cierre o clausura. 5.3.4 Realiza la recolección de la información necesaria mediante: entrevistas, revisión de documentos e inspecciones en el área, según el criterio de auditoría. 5.3.5 Realiza la verificación la cual consiste en determinar: si los procedimientos documentados satisfacen los requisitos de la norma; si se ha implantado los procedimientos e instrucciones de trabajo examinando la información y registros generados como evidencia, entre otros aspectos. 5.3.6 Aclara, con el auditado, cualquier duda que pueda presentarse en el momento de la auditoría con relación a las no conformidades y/u observaciones durante la auditoría. Manual de la Calidad

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5.3.7 Registra en el formulario notas del auditor (CAL-014) toda la evidencia objetiva que demuestre el apego y cumplimiento a los requisitos de calidad, determinando los hallazgos y los referencia según lo verificado (Conforme (OK), No conforme (NC), Observación (OBS)). 5.3.8 Llena los formularios de acuerdo a los hallazgos (reporte de la auditoría interna de calidad (CAL-012) y, de ser el caso, reporte de No-Conformidad (CAL-013)). 5.3.9 Hace lectura, en la reunión de cierre de la auditoría, de los resultados de la ejecución de la auditoría, así como de los aspectos positivos (fortalezas evidenciadas) y resalta de ser el caso, que se presente el plan de acción correctivo-preventivo y que den soluciones a las desviaciones detectadas durante la auditoría interna. 5.3.10 Entrega al auditado el ejemplar de los resultados (reporte de la auditoría interna de calidad (CAL-012), notas del auditor (CAL-014) y, de ser el caso, reporte de No-Conformidad (CAL-013)). 5.3.11 Solicita la firma en el ejemplar de los resultados (reporte de la auditoría interna de calidad (CAL-012) y, de ser el caso, reporte de No-Conformidad (CAL-013)). 5.3.12 Entrega el ejemplar de los resultados (reporte de la auditoría interna de calidad (CAL-012), notas del auditor (CAL-014) y, de ser el caso, reporte de No-Conformidad (CAL-013)), debidamente firmado por el auditado a la Coordinación de Gestión de la Calidad.

COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 5.3.13 Recibe por parte del Equipo Auditor el ejemplar de los resultados (reporte de la auditoría interna de calidad (CAL-012), notas del auditor (CAL-014) y, de ser el caso, reporte de No-Conformidad (CAL-013)), debidamente firmado por el auditado.

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5.3.14 Registra en el control del registro de acciones correctivas y preventivas de las no conformidades (CAL-017), cada uno de los hallazgos de acuerdo a cada reporte de no-conformidad (CAL-013) recibido. 5.3.15 Elabora memorando interno con la finalidad de enviar el ejemplar de los resultados (reporte de la auditoría interna de calidad (CAL-012), notas del auditor (CAL-014) y, de ser el caso, reporte de No-Conformidad (CAL013)), a la dependencia auditada, notificando los días hábiles para que se tomen las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada. 5.3.16 Archiva el ejemplar de los resultados (reporte de la auditoría interna de calidad (CAL-012), notas del auditor (CAL-014) y, de ser el caso, reporte de No-Conformidad (CAL-013)), para su control interno. 5.3.17 Recibe copia del reporte de No-Conformidad (CAL-013), por parte del auditado (Líder del proceso) donde describe el plan de acción correctivo o preventivo propuesto de acuerdo al hallazgo. 5.3.18 Verifica la información registrada en el reporte de no conformidad (CAL013), en términos de: claridad en la descripción análisis de causa raíz, la definición del plan de acción correctivo-preventivo y fechas. 5.3.19 Llena el formulario control de registro de acciones correctivas y preventivas de las no conformidades (CAL-017), consolidando las acciones correctivaspreventivas generadas por el líder del proceso y programa fecha para el seguimiento, de acuerdo a la fecha establecida por el líder del proceso para el cierre de la no conformidad. 5.3.20 Elabora memorando interno para notificar al auditado la fecha en la cual se estará verificando la eficacia de la(s) acción(es) tomada(s). (Ir al paso, 5.4 del procedimiento acciones correctivas y preventivas (PRO-REC-CAL005)).

6. REFERENCIAS: 6.1. Manual de Gestión de la Calidad. Manual de la Calidad

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6.2. ISO 9001. 6.3. ISO 19011. 6.4. Procedimiento acciones correctivas y preventivas (PRO-REC-CAL-005).

7. DEFINICIONES: 7.1. Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría (NOTA El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto). 7.2. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia del cumplimiento de requisitos, por el cual se evalúa objetivamente la medida en que se cumplen los criterios de auditoría. 7.3. Auditado: Proceso o dependencia que está siendo auditada. 7.4. Auditor: Persona que lleva a cabo una auditoría. 7.5. Competencia: Habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados esperados. 7.6. Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma. 7.7. Conformidad: Cumplimiento de un requisito (OK). 7.8. Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia en la verificación y sobre el cual se evalúa el cumplimiento. 7.9. Equipo auditor: Persona o grupo de personas que llevan a cabo una auditoria. El equipo auditor se conformará de acuerdo a la estructura de la auditoría programada y puede incluir auditores, auditores líderes y observadores. 7.10. Evidencia de la Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información presentada por el auditado y/o recolectada para la verificación de los criterios de auditoría. Manual de la Calidad

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7.11. Hallazgos de la Auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria contra los criterios de auditoría. Definen la conformidad, no conformidad u observaciones de los criterios de la auditoria. 7.12. No conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito. 7.13. Observación (OBS): Es un área de preocupación, un proceso, documento o actividad que actualmente está conforme, pero si no se mejora, pudiese convertirse en una No Conformidad. 7.14. Observador: Persona que acompaña al equipo auditor pero no audita. 7.15. Plan de Auditoria: Descripción de las actividades y de los detalles acordados en una auditoria. 7.16. Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 7.17. Riesgo: Efecto de la incertidumbre en los objetivos. 7.18. Sistema de gestión: Sistema para establecer políticas y objetivos y para alcanzar dichos objetivos. 8.REGISTROS: 8.1 REG-REC-CAL-006: Lista de Auditores Internos de Calidad. 8.2 REG-REC-CAL-007: Evaluación del Desempeño del Auditor Interno de Calidad. 8.3 REG-REC-CAL-008: Programa de auditoria interna UMC. 8.4 REG-REC-CAL-009: Cronograma de auditoria interna. 8.5 REG-REC-CAL-010: Evaluación de riesgos del programa de auditoría. 8.6 REG-REC-CAL-011: Plan de auditoría de calidad. 8.7 REG-REC-CAL-012: Reporte de auditoría interna. 8.8 REG-REC-CAL-013: Reporte de no conformidad. 8.9 REG-REC-CAL-014: Notas del auditor. 8.10 REG-REC-CAL-015: Evaluación de auditores internos.

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9. REGISTRO DEL CAMBIO: Ubicación del cambio Naturaleza del Cambio Secc./Pág. N/A Inicial

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Fecha del Cambio

Nº de cambio.

17-09-03

00

7

Cambio de flujograma

26-02-04

01

3

Eliminación calificación de los auditores

27-06-07

02

7

Cambio de anexos reporte de auditoria

07-08-07

03

29-10-07

04

29-01-2010

05

01-04-2011

06

4/10/2013

N/A

7 7 Todo el Documento Formularios

Cambio Anexo D Reporte de No conformidad Cambio Anexos B, C, D, E y F Reporte de Auditoria Se rediseño el procedimiento y los formularios Se rediseño el formulario reporte de no conformidad (CAL-013) cambio: 05

Todo el Documento

Se anexaron nuevos formularios y se rediseño el procedimiento a fin de adecuarlo a la estructura actual, agregando normas.

02-06-2014

07

Formularios

Se rediseñaron los formularios.

07/11/2014

08

4. Normas y Formulario

Se reformularon las normas, la descripción del procedimiento y se agregó dos formularios.

11/03/2015

09

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REG-REC-CAL-006 FORMULARIO: CAL-006 Fecha: 11/03/2015 Cambio: 01

LISTA DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD (1) Fecha de actualización: (2) N°

(3) Nombre y Apellido

(4) N° C.I.

(5) Correo Electrónico

(6) N° Teléfono

(7) Dependencia a Auditar

(8) Firma

FORMULARIO LISTA DE AUDITORS INTERNOS DE CALIDAD (CAL-006) A. Objetivo: Mantener actualizado el listado de auditores internos de calidad que participaran en el proceso de auditoría interna del año correspondiente. B. Instrucciones para el registro de la información 1.

Fecha de actualización: Coloque el día, mes y año que se actualizó la lista de auditores internos de calidad.

2.

N°: Liste el número de auditores.

3.

Nombre y Apellido: Coloque el nombre y apellido del auditor.

4.

N° C.I.: Coloque el número de cédula de identidad del auditor.

5.

Correo Electrónico: Coloque el correo electrónico del auditor.

6.

N° Teléfono: Coloque el número de teléfono del auditor.

7.

Dependencia a Auditar: Coloque el nombre de la dependencia donde el Auditor realizará la Auditoría Interna.

8.

Firma: Coloque la firma autógrafa del auditor interno u observador.

REG-REC-CAL-007 FORMULARIO: CAL-007 Fecha: 11/03/2015 Cambio: 00

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EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL AUDITOR INTERNO DE CALIDAD (1) FECHA: (2) DEPENDENCIA AUDITADA: (3) NOMBRE DEL AUDITOR: (4) NOMBRE DEL AUDITADO:

Con la finalidad de llevar a cabo la evaluación del desempeño del Auditor Interno del SGC, le agradecemos contestar las siguientes preguntas, seleccionando la opción que considere más conveniente (5) ESCALA CRITERIO

EXCELENTE

BUENO

REGULAR

DEFICIENTE

¿El auditor ha desarrollado las actividades conforme a lo descrito en el Plan de Auditoría? ¿Durante el desarrollo de la auditoría considera que las preguntas fueron objetivas, claras y precisas? ¿El auditor es diplomático, cuidadoso y da tiempo para contestar las preguntas formuladas y la entrega de la información solicitada? ¿Los hallazgos y recomendaciones realizadas por el Auditor fueron oportunas durante el proceso de la auditoría? ¿Cómo calificaría la revisión y verificación de los documentos antes y durante la auditoría por parte del Auditor? (6) COMENTARIOS Y PUNTOS DE MEJORA PARA EL AUDITOR INTERNO:

(7) PARA SER LLENADO POR LA COORDINACIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Calificación obtenida: _______ Recibido por:

Nombre y Apellido

FIRMA:

FECHA:

FORMULARIO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL AUDITOR INTERNO DE CALIDAD (CAL-007) A. Objetivo: Medir el desempeño del auditor interno de calidad para tomar las decisiones que permitan el mejoramiento continuo del proceso de auditorías internas de calidad. B. Instrucciones para el registro de la información 1. Fecha: Coloque el día, mes y año cuando llena la evaluación del desempeño del auditor. 2. Dependencia Auditada: Coloque el nombre de la dependencia. 3. Nombre del Auditor: Coloque el nombre y apellido del auditor que ejecuto la auditoría. 4. Nombre del Auditado: Coloque el nombre y apellido de la persona que estuvo al frente de la auditoría. 5. Escala: Seleccione la opción que considere más conveniente. 6. Comentarios y Puntos de Mejora para el Auditor Interno: Coloque los comentarios adicionales que considere importante para la mejora del desempeño del Auditor. 7. Para ser llenado por la Coordinación de Gestión de la Calidad: Coloque el nombre y apellido de la persona que recibe la evaluación del desempeño del auditor interno, firma autógrafa, la fecha de recibido y sume el total de las opciones que ha escogido el auditado, de acuerdo a las siguientes consideraciones, Para: Excelente 20 pts, Bueno, 15 Pts, Regular, 10 Pts y Deficiente 5 Pts, luego dicha calificación obtenida se multiplica por el 0.30 y se coloca dicho resultado en la Evaluación General de los Auditores Internos de Calidad.

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REG-REC-CAL-008 FORMULARIO: CAL-008 Fecha: 07/11/2014 Cambio: 02

PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA UMC (Año) Pág.: 1/2

1. PROPÓSITO:

2. ALCANCE:

3. CRITERIOS DE AUTORIDAD:

4. AUDITORES:

5. CONSIDERACIONES PARA LA PLANEACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS:

6. AUDITORIAS A REALIZAR:

Fecha de Elaboración:

Elaborado por:

Firma

Sello

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REG-REC-CAL-008 FORMULARIO: CAL-008 Fecha: 07/11/2014 Cambio: 02

PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA UMC (Año) Pág.: 2/2

7. REFERENCIAS: Norma ISO 9001:

Procedimientos: • PRO-REC-CAL-001 (Control de Documentos) • PRO-REC-CAL-002 (Control de los Registros) • PRO-REC-CAL-003 (Auditorías Internas) • PRO-REC-CAL-004 (Producto No Conforme) • PRO-REC-CAL-005 (Acciones Preventivas y Correctivas)

8. CRONOGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA:

Fecha de Elaboración:

Elaborado por:

Firma

Sello

REG-REC-CAL-009 FORMULARIO: CAL-009 Fecha: 07/11/2014 Cambio: 03

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CRONOGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA Pág.: 1/n

FECHA P ER I O DO : I ND I QU E E L P E R I O DO DE L A A U D I T OR Í A SUBSISTEMA

ÁREAS O PROCESOS Indique cada una de las áreas (dependencias) a auditar

RECTORADO

VICERRECTORADO ACADÉMICO

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO

SECRETARIA GENERAL

SEMANA

SEMANA Indique el día

Indique el día

Indique el día

Indique el día

Indique el día

SEMANA Indique el día

Indiq ue el día

Indique el día

SEMANA Indiq ue el día

Indique el día

Indique el día

Indique el día

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REG-REC-CAL-010 FORMULARIO: CAL-010 Fecha: 07/11/2014 Cambio: 01

EVALUACIÓN DE RIESGOS DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD (1) PERIODO DE LA AUDITORÍA:

DATOS DE LA AUDITORÍA (2) DEPENDENCIAS A AUDITAR: Subsistemas: MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS

RIESGOS Inherentes a la Planeación

Inherentes a los Recursos

Referidos al Equipo Auditor

Concernientes a la implementación del programa de auditoría interna de calidad

Inherentes al registro y su control

Inherentes al monitoreo, revisión y mejora del programa de auditoría interna de calidad

(3) Condición del Riesgo ALTO MEDIO BAJO

COMPONENTES Logro del propósito del programa de auditoría de calidad. Cumplimiento del alcance del programa de la auditoría de calidad. Tiempo estimado para la ejecución del programa de auditoría de calidad. Disponibilidad de unidades de transporte para el traslado de los auditores internos de calidad a la Universidad Marítima del Caribe, Sede de Postgrado. Asignación de recursos necesarios a los equipos auditores de calidad. Disponibilidad presupuestaria para capacitar nuevos auditores de calidad. Disponibilidad presupuestaria para formar nuevos auditores lideres de calidad. Disposición del equipo auditor para participar en el procedimiento Auditoría Interna de Calidad. Responsabilidad del equipo auditor. Objetividad del equipo auditor. Disposición para trabajar en equipo. Disponibilidad de tiempo para el desarrollo normal de la auditoría interna de calidad. Disposición del personal de la dependencia auditada a suministrar todo lo requerido por el equipo auditor. Aptitud y actitud el equipo. Entrega oportuna de los resultados de las auditorías internas a la Dependencia auditada y a la Coordinación de Calidad y Organización. Evaluación de la conformidad con el programa de auditoría y cronograma de auditoría. Evaluación del desempeño de los miembros del equipo auditor de calidad. Retroalimentación dada por parte de la alta gerencia, auditado, auditor y otras partes interesadas. Reprogramación del programa de auditoría. (4) Total de riesgo alto

(5) Total de riesgo medio: (6) Total de riesgo bajo:

(7) OBSERVACIONES:

(8) ELABORADO POR: Nombre y Apellido

FIRMA:

FECHA:

INSTRUCTIVO DE LLENADO EVALUACIÓN DE RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA FORMULARIO (CAL-010) A.

Objetivo:

Evaluar una serie de elementos inherentes a los riesgos propios para llevar a cabo el programa de auditoría, para determinar el grado de complejidad que en ese momento supone dicho procedimiento, a fin de reajustar el o los objetivo (s) y planificar los procedimientos de auditoría, de ser el caso.

B.

Instrucciones para el registro de la información:

1.

Periodo de la Auditoría: Indique el periodo en que se llevará a cabo el programa de auditoría.

2.

Dependencias a Auditar: Indique el nombre de los subsistemas y de las dependencias objeto de auditoría.

3.

Condición del riesgo: Indique con una equis (X), una vez analizada y evaluada la información recabada para ejecutar el procedimiento

DATOS DE LA AUDITORÍA

MATRÍZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS

de auditoría interna de calidad, si el riesgo de la auditoría se considera alto o bajo, para cada uno de los puntos indicados dentro de cada tipo de riesgo. 4.

Total de riesgo alto: Sume el total de las equis (X) para de esta columna y obtenga el resultado total de riesgos altos.

5.

Total de riesgo medio: Sume el total de las equis (X) para de esta columna y obtenga el resultado total de riesgos medios.

6.

Total de riesgo bajo: Sume el total de las equis (X) para de esta columna y obtenga el resultado total de riesgos bajos.

(Para determinar la relación que existente entre los totales calculados en los puntos anteriores. Cuando el resultado obtenido en el total de riesgos altos sea mayor o igual al 70% se considerará riesgo alto y se tomarán acciones correctoras en cuanto a la modificación del programa y plan de auditoría. Cuando el resultado obtenido en el total de riesgos medios sea mayor o igual al 70% se considerará riesgo medio y se tomarán acciones correctoras en cuanto a la modificación del programa y plan de auditoría. Cuando el resultado obtenido en el total de riesgos altos sea mayor o igual al 70% se considerará riesgo alto y se tomarán acciones correctoras en cuanto a la modificación del programa y plan de auditoría.)

7.

Observaciones: Señale cualquier información adicional que considere relevante, sobre los riesgos de la auditoría.

8.

Elaborado por /Firma/Fecha: Indique nombre, apellido y firma autógrafa del auditor que elaboró la programación. Coloque Día, mes y año del registro de la información.

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REG-REC-CAL-011 FORMULARIO: CAL-011 Fecha: 07/11/2014 Cambio: 05

PLAN DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD (1) Subsistema / Dependencia

(2) Fecha (s) de la Auditoría:

(3) Líder del Equipo Auditor

(4) Miembro (s) del Equipo Auditor

(5) Objetivo (s) de la Auditoría (6) Criterios de la Auditoría y/o documentos de referencia (7) Alcance de la Auditoría (8) Día

(9) Hora

(13) Auditor Líder Firma

(10) Actividad / Proceso

(11) Cláusulas del Estándar de Calidad

(12) Auditor (Iníciales)

(14) Responsable de la Dependencia a Auditar: Nombre y Apellido

Cargo

Firma

Sello

Fecha de Recibido

FORMULARIO PLAN DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD (CAL-011) A. Objetivo: Planificar el proceso de auditoría interna por dependencia, estableciendo lineamientos para medir la eficacia del cumplimiento del estándar de Calidad ISO 9001y del mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

B. Instrucciones para el registro de la información 1. Subsistema / Dependencia: Coloque el nombre del subsistema y de la dependencia a auditoría. 2. Fecha(s) de la Auditoría: Coloque el día, mes y año correspondiente en la cual se efectuara la auditoría. 3. Líder del Equipo Auditor: Coloque el nombre y apellido del líder el equipo auditor. 4. Miembro (s) del Equipo Auditor: Coloque el nombre y el apellido de cada uno de los miembros del equipo auditor. 5. Objetivo (s) de la Auditoría: Describa brevemente el propósito de la auditoría. 6. Criterios de la Auditoría y/o documentación de referencia: Coloque los criterios a seguir en la auditoría. 7. Alcance de la Auditoría: Describa el alcance de la auditoría. 8. Día: coloque el día, mes y año en la cual se efectuará la auditoría. 9. Hora: Coloque la hora en que se dará inició a la auditoría. 10. Actividad / Proceso: Coloque la actividad o proceso a ser verificado. 11. Clausula del Estándar de Calidad: Coloque la clausula de la norma de calidad que aplica de acuerdo a la actividad o proceso verificado. 12. Auditor (Iníciales): Coloque las iniciares del auditor líder y de los miembros del equipo auditor. 13. Auditor Líder: Coloque la firma autógrafa del auditor líder 14. Responsable de la Dependencia: Coloque nombre, apellido, cargo y firma del responsable de la dependencia a auditar, así como la firma autógrafa y la fecha de recibido el plan de auditoría interna de calidad.

REG-REC-CAL-012 FORMULARIO: CAL-012 Fecha: 07/11/2014 Cambio: 06

República Bolivariana de Venezuela Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe Rectorado Sistema de Gestión de la Calidad

REPORTE DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD (1) Fecha del Reporte

(2) Fecha de la Auditoría

(3) Subsistema / Dependencia Auditada

(4) Responsable de la Dependencia

(6) Equipo Auditor

(5) Auditor Líder (7) Objetivo(s) de la Auditoría (8) Alcance de la Auditoría (9) Criterios de la Auditoría y/o documentos de referencia

.

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR (10) Consideraciones Iníciales (11) Aspectos Relevantes (13) Total Observaciones (OBS) (No Conformidad Potencial)

(12) Total No Conformidades (NC) (14) Recomendaciones - Oportunidades de Mejora

(15) Anexos (16) Auditor Líder

Firma

(17) Recibido por el Responsable de la Dependencia Auditada Nombre y Apellido:

(18) Recibido por la Coordinación de Gestión de la Calidad Nombre y Apellido:

Cargo:

.

Firma:

Firma:

Fecha:

Fecha:

Pág.: 1/n

INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMULARIO REPORTE DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD (CAL-012) A. Objetivo: Dar a conocer los resultados obtenidos con motivo de la evaluación practicada a través del proceso de auditoría interna de calidad.

B.

Instrucciones para el registro de la información 1.

Fecha del Reporte Nº: Coloque el día, mes y año en que elabora el reporte de auditoría interna de calidad.

2.

Fecha de la Auditoría: Coloque el día, mes y año en que se efectuó la auditoría interna de calidad.

3.

Subsistema/ Dependencia Auditada: Coloque el nombre del subsistema y de la dependencia auditada.

4.

Responsable de la Dependencia: Coloque nombre y apellido del responsable de la dependencia auditada.

5.

Auditor Líder: Coloque nombre y apellido del auditor líder.

6.

Equipo Auditor: Coloque el nombre(s) y apellido(s) del(los) auditor(es) y observador(es) en caso de que aplique.

7.

Objetivo de la Auditoría: Describa el objetivo de la auditoría interna de calidad.

8.

Alcance de la Auditoría: Describa el proceso a auditar.

9.

Criterios de la Auditoría y/o documentos de referencia: Indique el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia en la verificación y sobre el cual se evaluará el cumplimiento.

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR 10. Consideraciones Iníciales: Coloque los aspectos sobre cómo se llevó a cabo el proceso de auditoría (Reunión de apertura, fecha, metodología para recabar la información, y reunión de cierre fecha y asistentes). 11. Aspectos Relevantes: Describa en forma resumida las evidencias relevantes del proceso de auditoría interna de acuerdo a los hallazgos encontrados. 12. Total No Conformidades (NC): Coloque el total, en número, de No Conformidades evidenciadas durante el proceso de auditoría interna, relacionando con lo descrito en las notas auditor (CAL-014). 13. Total Observaciones (OBS) (No Conformidad Potencial): Coloque el total, en número, de observaciones evidenciadas durante el proceso de auditoría interna, relacionando con lo descrito en las notas auditor (CAL-014). 14. Recomendaciones - Oportunidades de Mejora: Describa cada una de las recomendaciones que tenga a bien realizar en función de mejorar el proceso y en consecuencia el Sistema de Gestión de la Calidad. 15. Anexos: Describa cada uno de los documentos que formarán parte del expediente de la auditoría interna de la dependencia auditada. 16. Auditor Líder: Coloque la firma autógrafa del líder del equipo auditor. 17. Recibido por el Responsable de la Dependencia Auditada: Coloque el Nombre y Apellido, el cargo que ocupa y la firma autógrafa del responsable de la dependencia auditada, luego coloque día, mes y año en que recibe el reporte de auditoría interna de calidad. 18. Recibido por la Coordinación de Gestión de la Calidad: Coloque el Nombre y Apellido y la firma autógrafa de la persona que recibe por la Coordinación de Gestión de la Calidad y luego coloque día, mes y año en que recibe el reporte de auditoría interna de calidad.

República Bolivariana de Venezuela Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe Rectorado Sistema de Gestión de la Calidad

Pág.: 1/2 REG-REC-CAL-013 FORMULARIO: CAL-013 Fecha: 07/11/2014 Cambio: 06 (1) Reporte Nº 1/n

REPORTE DE NO-CONFORMIDAD (3) Clasificación: No Conformidad Observación ( No Conformidad Potencial)

(2) Fecha: / /

(4) Detección de la No-Conformidad: Auditor Líder: Auditor: Observador: Usuario:

(5) No-Conformidad observada en : Queja

Encuesta

Auditoría Interna Verificación de la Eficacia

Seguimiento (8)Cláusula :

Auditoría Externa Otra Especifique

(6) Categoría: ( 7)Referencia: Normas ISO 9001:2008

(9)Requisito: (10) Enunciado del Requisito:

(11) No-Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial):

(12) Descripción de la Evidencia Objetiva:

(13) Dependencia:

(14) Responsable de la Dependencia: Nombre y Apellido: Cargo:

Firma:

Sello:

Pág.: 2/2

(15)

Análisis de la Causa Raíz: Explique de manera exhaustiva la causa que generó la No conformidad u Observación (No Conformidad Potencial) Se recomienda utilizar la Técnica de los 5 ¿Por qué? (Ubicar en www.umc.edu.ve sección “La Universidad” link “Calidad” pestaña “Documentos de Interés” opción “Herramienta de los 5¿ por qué?”

Implementación del Plan de Acción propuesto por el Auditado (Adjunte hojas caso de ser necesario) Corrección (Aplicación Inmediata para limitar el impacto del problema) (16) Nº

(18) Fecha de Inicio

(17) Descripción de la Acción

Día

Mes

(19) Fecha de Cierre

Año

Día

Mes

Año

Acciones Correctivas/Preventivas (Aplicación para eliminar la causa raíz y evitar su recurrencia) (22) Fecha de Inicio (23) Fecha de Cierre (21) Descripción de la Acción Día Mes Año Día Mes Año

(20) Nº

ESTA SECCIÓN DEBE SER LLENADA POR EL AUDITOR QUE REALIZA EL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN PROPUESTO (24) Resultado del Seguimiento:

(25) Estado de la No-Conformidad CERRADA

(26) Auditor

(27) Firma:

(28)Fecha:

ABIERTA

ESTA SECCIÓN DEBE SER LLENADA POR EL AUDITOR QUE VERIFICA EL MANTENIMIENTO DE LA EFICACIA DEL PLAN DE ACCION PROPUESTO (29) Resultado de la Verificación de la Eficacia:

(30) Se mantiene la eficacia del Plan de Acción Propuesto SI

NO

(31) Auditor

(32) Firma:

(33)Fecha:

INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMULARIO REPORTE DE NO-CONFORMIDAD (CAL-013) A.

Objetivo: Analizar las causas que originaron la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial) para tomar acciones correctoras y correctivas/ preventivas eficaces que permitan la mejora continua de los procesos de las dependencias que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad.

B.

Instrucciones para el registro de la información 1. Reporte Nº: Coloque el número correlativo que corresponda al reporte en relación al total de los mismos. 2. Fecha: Coloque el día, mes y año correspondiente al hallazgo de la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial). 3. Clasificación: Seleccione la opción que corresponda de acuerdo a la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial) detectada. 4. Detección de la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial): Coloque el nombre y el apellido del responsable de la detección del hallazgo de la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial) de acuerdo a la opción que corresponda. 5. No Conformidad observada en: Seleccione la opción que corresponda de acuerdo a la actividad donde se detecto la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial) y especifique en caso de ser necesario. 6. Categoría: Indique si es menor o mayor la No conformidad detectada. Este campo solo aplica a la opción auditoría externa. 7. Referencia: Coloque el número de la versión vigente de la norma ISO 9001. 8. Cláusula de la norma ISO: Registre el número de la cláusula que corresponda, de acuerdo a la versión vigente de la norma ISO 9001. 9. Requisito: Copie textualmente el requisito que corresponda de la norma ISO 9001. 10. Enunciado del Requisito: Copie textualmente el requisito según corresponda e incluya los literales que lo conforman, en caso de ser necesario. 11. No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial): Describa la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial) detectada en el proceso que desarrolla la dependencia auditada. 12. Descripción de la evidencia objetiva: Describa de forma detallada cuales fueron las muestras auditadas, de forma aleatoria, donde se detectaron los hallazgos de la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial). 13. Dependencia: Coloque el nombre que identifica al sub-sistema, dirección, coordinación o unidad administrativa auditada. 14. Responsable de la dependencia: Registre el nombre, el apellido y el cargo del responsable de la dependencia auditada además solicite la firma autógrafa del mismo y el sello de la dependencia a su cargo. 15. Análisis de la Causa Raíz: Explique de manera exhaustiva la causa que generó la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial). Implementación del Plan de Acción propuesto por el Auditado Corrección (Aplicación Inmediata para limitar el impacto del problema) 16. Nº: Coloque el número correlativo asignado a cada acción inmediata para corregir la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial). 17. Descripción de la acción: Registre cada una de las acciones para corregir la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial) detectada. 18. Fecha de inicio: Coloque el día, mes y año correspondiente al comienzo de cada acción para corregir la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial). 19. Fecha de cierre: Coloque el día, mes y año correspondiente a la culminación de cada acción para corregir la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial). Acciones Correctivas/ Preventivas (Aplicación para eliminar la causa raíz y evitar su recurrencia) 20. Nº: Coloque el número correlativo asignado a cada acción para evitar la recurrencia de la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial) detectada. 21. Descripción de la acción: Registre cada una de las acciones para evitar la recurrencia de la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial) detectada. 22. Fecha de inicio: Coloque el día, mes y año correspondiente al comienzo de cada acción para evitar la recurrencia de la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial). 23. Fecha de cierre: Coloque el día, mes y año correspondiente a la culminación de cada acción para evitar la recurrencia de la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial). ESTA SECCIÓN DEBE SER LLENADA POR EL AUDITOR QUE REALIZA EL SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCION PROPUESTO 24. Resultado del seguimiento: Describa el hallazgo evidenciado al verificar el cumplimiento del plan de acción propuesto para eliminar la No Conformidad u Observación (No Conformidad Potencial). 25. Estado de la No Conformidad: Seleccione la opción que corresponda de acuerdo al resultado obtenido en la verificación del plan de acción propuesto. 26. Auditor: Registre los nombres y apellidos del Auditor que efectuó el seguimiento al plan de acción propuesto. 27. Firma: Registre la firma autógrafa del Auditor que efectuó el seguimiento al plan de acción propuesto. 28. Fecha: Coloque el día, mes y año en el cual el Auditor efectuó el seguimiento del plan de acción propuesto. ESTA SECCIÓN DEBE SER LLENADA POR EL AUDITOR QUE VERIFICA EL MANTENIMIENTO DE LA EFICACIA DEL PLAN DE ACCIÓN PROPUESTO 29. Resultado de la Verificación de la Eficacia: Describa el hallazgo evidenciado al verificar el mantenimiento de la eficacia del plan de acción. 30. Se mantiene la Eficacia del Plan de Acción Propuesto: Seleccione la opción que corresponda de acuerdo al resultado obtenido en la verificación del mantenimiento de la eficacia del plan de acción propuesto. 31. Auditor: Registre los nombres y apellidos del Auditor que efectuó la verificación del mantenimiento de la eficacia del plan de acción propuesto. 32. Firma: Registre la firma autógrafa del Auditor que efectuó la verificación del mantenimiento de la eficacia del plan de acción propuesto. 33. Fecha: Coloque el día, mes y año en el cual el Auditor efectuó la verificación del mantenimiento de la eficacia del plan de acción propuesto.

República Bolivariana de Venezuela Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe Rectorado Sistema de Gestión de la Calidad

REG-REC-CAL-014 FORMULARIO: CAL-014 Fecha: 07/11/2014 Cambio: 06

NOTAS DEL AUDITOR (1) Fecha (2) Subsistema / Dependencia Auditada (3) Requisito de la Norma

(4) Evidencia Objetiva

(5) Resultado

Pág.: 1/n

INSTRUCTIVO DE LLENADO FORMULARIO NOTAS DEL AUDITOR (CAL-014) A. Objetivo: Proporcionar evidencia sobre la adecuación de la dependencia en cuanto al cumplimiento del sistema de gestión de la calidad y a los referentes normativos y legales.

B. Instrucciones para el registro de la información 1. Fecha: Coloque la día mes y año en que se realiza la recolección de hallazgos. 2. Subsistema / Dependencia Auditada: Coloque el nombre del subsistema y de la dependencia auditada. 3. Requisito de la Norma: Coloque el número de la clausula de la norma de calidad. 4. Evidencia Objetiva: Coloque la denominación de la clausula, coloque nombre y apellido del entrevistado y luego describa la evidencia objetiva detectada. 5. Resultado: Coloque el resultado del hallazgo; OK= Conforme, OBS=Observación o de ser el caso, NC=No conformidad.

REG-REC-CAL-015 FORMULARIO: CAL-015 Fecha: 11/03/2015 Cambio: 03

República Bolivariana de Venezuela Universidad Nacional Experimental Marítima del Caribe Rectorado Sistema de Gestión de la Calidad GENERAL

EVALUACIÓN GENERAL DE AUDITORES INTERNOS (AÑO)

ESTADO

N°

Auditores

Iníciales

Nº Cédula de Identidad

Coloque las iníciales

Coloque el N° de Cédula

Formación Académica

Participación en Auditoría Años en auditoría

Nombre y Apellido

Total Horas Auditor

CRITERIOS DE RESPONSABILIDAD

Desarrollo Profesional Continuo

Asistencia al Curso de Inducción

Entrega del Plan de Auditoría

Entrega de los Hallazgos

Evaluación del Desempeño del Auditor Interno por el Auditado

CALIFICACIÓN TOTAL OBTENIDA (%)

Estatus

Coloque la formación académica del auditor

CRITERIOS DE RESPONSABILIDAD

RANGO

REVISISADO POR:

Asistencia al curso de Inducción

20%

Excelente:

90 a 100%

Nombre y Apellido (Se explica por si sola) Coordinador de Gestión de la Calidad

Entrega del Plan de Auditoría (2 días hábiles Anticipación)

20%

Bueno:

80 a 90%

FECHA: (coloque día, mes y año en la cual se genera la evaluación de auditores internos)

Entrega de los hallazgos

20% Menor a 80%

Sello (Estampe el sello de la Coordinación de Gestión de la Calidad)

Evaluación del Desempeño del Auditor Interno por el Auditado

40%

En observación

LEYENDA Curso IRCA Líder

AL

Auditor Interno

AI

Acompañante Observador

AO