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• Hector Dela Cruz Diaz

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AUDITORIA INTERNA EN SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ISO 14001:2004 Curso para:

Expositor: Horacio Vergara A.

EN SU CIMA LOS ANDES SOSTENGAN LA BANDERA O PENDON BICOLOR…..

2

PROHIBICIONES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD




Móviles solo en modo Silencio.




Prohibido Fumar.




En Caso de Evacuación seremos dirigidos por….

3

PEDAGOGÍA Métodos de Aprendizaje:


Presentaciones




Discusiones




Ejercicios y Trabajos en Grupo.




Tutor – Participante. Métodos de Aprendizaje:




Evaluación Continua




4 Talleres Formales




1 Examen Final 4

OBJETIVOS DEL APRENDIZAJE








Conocimiento: Describir el Propósito de un SGA Explicar el Propósito contenido e interrelaciones de la Norma. Explicar el Rol de un Auditor.




Habilidades: Asumir Rol de Auditor.




Planificar Auditoria




Gestionar y Realizar Auditoria




Hacer Seguimiento de Auditoria 5

Presentación General.

6

NECESIDAD GLOBAL DE GESTION AMBIENTAL

LOS PROBLEMAS GLOBALES


Capa de Ozono




Calentamiento Global




Lluvia Ácida




Desarrollo Urbano




Desechos Industriales




Contaminación del Mar




Desertificación




Deforestación 7

EL AGUJERO DEL CIELO LA CAPA DE OZONO DE LA ESTRATÓSFERA

 Película de Ozono cuya función es protegernos de los rayos UV del Sol.  Adelgazamiento detectado de hasta 35%  Fenómeno de carácter irreversible cuyos principales efectos son el cáncer a la piel y la mutación de especies de flora y fauna

8

CALENTAMIENTO GLOBAL  Calentamiento debido al incremento de temperatura en el planeta.  Principales fuentes: 1. Emisiones COx y Calor Perdido 2. Polución Química y desechos calientes  Los principales efectos son los siguientes: 1. Incremento térmico de 2,8°C en los últimos 20 años 2. Cambio Climático (Estaciones)

9

LA LLUVIA ACIDA  Deterioro de la Calidad del Aire, Agua, Suelos, emisión de metales pesados y deterioro de la infraestructura  Datos Relativos al pH (mm de lluvia) 1. Europa central pH 4,0 2. Tokyo, Japón pH 4,5 3. Lima, Perú pH 4,2

DESARROLLO URBANO  Crecimiento desordenado de las ciudades 1. Parque automotor 2. Zonas Industriales 3. Desagües y Alcantarillados 4. Desechos sólidos 5. Areas Verdes 10

DESECHOS INDUSTRIALES  100 millones de TM/año ocupando 12 km2/año  Flujo de materiales peligrosos 1. Desechos Nucleares 2. Desechos Radioactivos 3. Desechos Biológicos

CONTAMINACION DEL MAR “El mar posee 1400 millones de Km3 agua y ocupa 3/4 partes de superficie del planeta”

 Incremento global de la temperatura del mar (alteración de la diversidad marina)  El mar se ha convertido en vertedero de las ciudades y la industria moderna 11

DESERTIFICACION  6 Millones Has/año  Hamburguerización, Urbanización, Turismo Indiscriminado

DESFORESTACION  11 Millones Has/año  Tasa Desforestación supera 215 veces a la reforestación

DESTRUCCION DE LAS ESPECIES  Hasta el año 2004 se han extinguido aproximadamente 1´950,000 especies (21% existentes) 12

Los problemas ambientales cuestan a Perú cerca de 8.200 millones de soles (unos 2.500 millones de dólares), cifra que equivale al 3,9 por ciento del Producto Interno Bruto (PIB) del país, señaló un informe del Banco Mundial (BM) difundido hoy en Lima. Sin embargo, el Gobierno destina unos 76,8 millones de dólares anuales para atender las prioridades ambientales, cifra similar al 0,6 por ciento del gasto público. 6 junio 2007, 03:22 por Chino Becerra en Política, Noticias 13

DIVERSIDAD BIOLOGICA EN EL PERU

 19% de las aves del planeta (1703 especies)  9% de los mamíferos del mundo (400 especies)  250 especies de anfíbios  175 especies de reptiles  1200 especies de peces  3200 especies nativas de plantas  150.000 especies de insectos  28.000 especies de moluscos

14

SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ISO 14001:2004

AMBIENTE Y GESTION AMBIENTAL

 Ambiente .- Es el entorno en que opera una organización, incluyendo aire, agua, suelo, flora, seres humanos y la interrelación entre ellos.

 Gestión Ambiental .- Es la administración adecuada del ambiente.

16

QUE ES ISO-14000 ?

 Es una familia de normas internacionales de carácter voluntario que se orientan hacia la gestión adecuada del ambiente en el marco de la mejora continua.  La única es la

norma

certificable

 SGA ISO 14001-2004

17

VENTAJAS DEL SGA ISO-14001

 Ambientales  Económicas  Tributarias  Políticas  Marketing  Financieras  Administrativas  Compatibilidad  Formación y Capacitación  Control Operativo Optimo 18

ELEMENTOS DEL SGA ISO-14001

 Política Ambiental  Planificación  Implementación y Operación  Control y Medidas Correctivas  Revisión de la Direccion

19

ESQUEMA DEL SGA ISO 14001

Política Ambiental

Planificación Implementación

Mejora Control / Monitoreo Revisión

20

IMPORTACIA DE LA PLANIFICACION

Recursos

Productos

Residuos Análisis PLANIFICACION

Diseño

Simple

Estrategia

Formal

Viabilidad

Medible

Procedimientos

21

DOCUMENTACION REQUERIDA ISO - 14001

 Nivel I

:

Declaraciones Políticas  Nivel II

:

Procedimientos  Nivel III : Instrucciones de Trabajo  Nivel IV : Registros

22

DOCUMENTOS V/S REGISTROS  Definen cómo se hace algo

hacer algo

 Cambian con el tiempo  Estado de revisión y fecha

se

obsoletos

archivan (salvo

maestra histórica)

 No

cambian

con

el

tiempo

de entrada en vigor  No

 Recogen el resultado de

los copia

 Codificación y fecha de realización  Se archivan (durante un periodo prefijado) 23

IMPLEMENTACION SGA ISO-14001

 Documentación (Niveles: I, II, III y IV)  Capacitación

y

Entrenamiento al Personal  Control Operacional (Niveles: II y IV)  Auditoria Interna  Revisión de la Dirección

24

COMITÉ GESTION AMBIENTAL

 Es el organismo encargado de implementar y dar mantenimiento al SGA  Esta conformado por los RGs, que son los representantes de la gerencia.

25

CARACTERISTICAS SGA ISO-14001

 Posee

una

sólida

plataforma documentaría  Mejora continua (planear, medir, controlar, revisar y mejorar).  Es auditable en todas sus partes.

26

SOPORTE DEL SGA - ISO14001

 Requisitos legales regulación asociada

y

 Estructura y Responsabilidad  Auditorias  Documentación  Comunicación  Revisión de la Dirección

27

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL ISO 14001:2004

ELEMENTOS DE UN SGA ISO-14001

 Política  Planificación  Implementación y Operación  Control

y

Medidas

Correctivas  Revisión de la Dirección

29

4.2 POLITICA AMBIENTAL

 Declaración de principios y propósitos expresados formalmente por la alta dirección, que generan compromisos concretos con el cuidado del Medio Ambiente.

30

GENERACION POLITICA AMBIENTAL

 Autodefinición  Alcance  Compromisos  Comunicada trabajadores indirectos

a

todos directos

los e

 Disponibilidad Pública  Legitimidad

31

Compromisos Ambientales de la Política Ambiental

 Cuidado del Medio Ambiente.  Cumplimiento de las Leyes y Regulaciones Vigentes.  Mejora Continua.  Formación, Capacitación, Sensibilización y Entrenamiento del Personal.  Uso Eficiente de los Recursos y Administración Adecuada de los Residuos.

32

4.3 PLANIFICACION

 Aspectos Ambientales  Requisitos Legales Regulatorios

y

 Objetivos y Metas  Programa Ambiental

de

Gestión

33

4.3.1 ASPECTOS AMBIENTALES ASPECTO AMBIENTAL Es cualquier elemento de una organización que pueda interactuar con el Ambiente. Características:  Son Multidimensionales  Constituyen la base para el SGA

LA ORGANIZACIÓN DEBE:  Establecer, implementar y mantener un procedimiento para: • Identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos o servicios. • Considerar las modificaciones y/o los nuevos desarrollos. • Evaluar y determinar los aspectos ambientales significativos.  La organización debe documentar esta información y mantenerla actualizada. 34

Ejemplo “ASPECTOS AMBIENTALES”

35

Ejemplo: IDENTIFICACIÓN ASPECTOS AMBIENTALES

ASPECTOS AMBIENTALES

IMPACTOS AMBIENTALES

• Emisiones atmosfé atmosféricas

• Contaminació Contaminación al aire

• Descargas de aguas residuales

• Contaminació Contaminación Agua

• Empaques

• Cargas en rellenos sanitarios

• Refrigeradores

• Agotamiento de la capa de ozono

• Combustió Combustión de combust

• Cambio climá climático

• Escapes en tanques de almac. almac.

• Contaminació Contaminación suelo y agua sub.

• Aplicació Aplicación de herbicidas

• Contaminació Contaminación suelo y agua sub.

 CAUSAS CAUSAS  CONTROLES CONTROLES OPERACIONALES OPERACIONALES

OBJETIVOSYY  OBJETIVOS METASAMBIENTALES AMBIENTALES  METAS 36

MULTIDIMENSIONALIDAD DE LOS ASPECTOS AMBIENTALES

Recursos Productos Residuos

Actividades Procesos Servicios

Normales Anormales Emergencia

Presentes Pasados Futuros

37

METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACION DE A.A.

Investigación de Aspectos

Aspecto vs. Impacto

Evaluación cuantitativa

Ranking

Registro

38

IDENTIFICACION DE A.A.: MAPEO DEL SIST. PRODUCTIVO

RECURSOS: Energía, Agua, Suelo, Aire RR.HH., Flora, Fauna, Paisaje, Edificaciones

AMBIENTE INTERNO PROCESO PRODUCTIVO

PRODUCTOS MSDS Marketing Cultura de uso

DESECHOS/RESIDUOS: Desechos Sólidos Efluentes líquidos,Gaseosos Calor,ruido,Vibración, Otros 39

RELACION ASPECTO vs. IMPACTO AMBIENTAL

Aspecto : Cualquier elemento de la organización que puede interactuar con el ambiente Impacto : Cualquier cambio beneficioso o adverso en el ambiente de una organización

Debe determinarse la relación entre los aspectos encontrados y los posibles impactos ambientales 40

CRITERIOS PARA EVALUACION DE ASPECTOS AMBIENTALES

• • • • • • • •

Magnitud Frecuencia Nivel de Riesgo Grado de Control Nivel de Ahorro Requisitos Legales Requisitos partes interesadas Requisitos Corporativos y/o voluntarios

41

CRITERIOS PARA EVALUACION DE ASPECTOS AMBIENTALES • • • • • •

Condiciones Normales Condiciones Anormales Condiciones de Emergencia Condiciones actuales (Presentes) Pasivo Ambiental (Pasados) Nuevas instalaciones y procesos (Futuros)

42

4.3.2 REQUISITOS LEGALES  Constituyen todos los Requerimientos Legales y las Regulaciones Asociadas al Ambiente aplicables directamente a la Organización.

LA ORGANIZACIÓN DEBE:  La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para: • Identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos a los que la organización se suscriba relacionados con sus aspectos ambientales. • Determinar como se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales. 43

4.3.2 REQUISITOS LEGALES UNIDADES AMBIENTALES URBANAS

MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE

CORPORACIONES AUTÓNOMAS REGIONALES

ALCALDIAS

MINISTERIO DE SALUD

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

CONSEJOS MUNICIPALES

44

4.3.3 OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES  Objetivo: Propuesta de intensión o fin general cuantificable que plantea un estado futuro basado en la Política Ambiental.  Meta: Requisito detallado cuantificable y que posee una base de tiempo determinada, planteada para alcanzar un objetivo.

LA ORGANIZACIÓN DEBE:  Establecer, implementar y mantener objetivos y metas ambientales documentados.  Los objetivos deben ser medíbles cuando sea factible y deben ser coherentes con la Política Ambiental de la organización.  Debe considerar las opciones: tecnológicas, económicas, operacionales, comerciales y de las partes interesadas. 45

4.3.3 OBJETIVOS METAS Y PROGRAMAS METAS

• Requisitos legales

• Aspectos ambientales • Opciones tecnológicas • Requisitos financieros • Requisitos operativos • Requisitos del negocio

¿A DONDE QUIERO LLEGAR? ¿EN CUÁNTO TIEMPO?

OBJETIVOS

PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ¿QUE ACTIVIDADES VOY A DESARROLLAR? ¿CUANDO? ¿QUIEN ES EL RESPONSABLE? ¿CON QUE RECURSOS CUENTA? 46

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios Programas de Gestión Ambiental considerando:  Aspecto Ambiental Crítico (Rankeado)  Objetivos y Metas  Responsables  Cronograma de Cumplimiento  Inversiones Asociadas (TIR)  Requisitos Legales Asociados  Recursos Necesarios  Plan de Revisión y Monitoreo del Programa 47

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION  Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad  Competencia, Formación y Toma de Conciencia  Comunicación  Documentación del SGA  Control de Documentos  Control Operacional  Preparación y Respuesta ante Emergencias

48

4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD  La dirección debe disponer de recursos para establecer, implementar, mantener y mejorar el SGA, ello incluye: recursos humanos, habilidades especializadas, infraestructura y los recursos financieros y tecnológicos.

LA ORGANIZACIÓN DEBE:  Definir, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad.  Designar uno o varios representantes de la dirección para: • Asegurar que el SGA sea establecido, implementado y mantenido. • Informar a la dirección sobre el desempeño del SGA, para su revisión, incluyendo las recomendaciones para la mejora. 49

4.4.2 COMPETENCIA, FORMACION Y TOMA DE CONCIENCIA La organización debe asegurar que cualquier persona que trabaje para ella o en nombre de ella, sea competente en: Formación Capacitación Entrenamiento Sensibilización

LA ORGANIZACIÓN DEBE:  Identificar necesidades capacitación relacionados con los aspectos ambientales significativos y mantener registros.  Establecer y mantener procedimiento para: • Importancia de la Política Ambiental, procedimientos y requisitos del SGA. • Aspectos ambientales significativos, impactos reales o potenciales. • Funciones y responsabilidades SGA. • Las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados. 50

4.4.3 COMUNICACION

 Comunicación Interna: Diversos niveles y funciones

 Comunicación Externa: Recibir, documentar y responder comunicaciones externas de las partes interesadas

 Debe decidir si comunica o no externamente información de sus AAS y documentarlo. 51

4.4.4 DOCUMENTACION

 Política, Objetivos y Metas Ambientales.  Descripción del alcance del SGA.  Descripción de los elementos principales del SGA, su interacción y los documentos relacionados.  Los documentos, incluyendo los registros requeridos en esta norma internacional.  Los documentos necesarios para la eficacia de la planificación, operación y control de los AAS.

52

DOCUMENTACION DEL SISTEMA DEFINE: principios y responsabilidades

DEFINE: ¿qué?, ¿quién?,¿cuándo?

MANUAL DEL SISTEMA

NIVEL1

PROCEDIMIENTOS

NIVEL 2

CONTESTA: ¿cómo?

Fichas técnicas, tablas, planos... La evidencia REGISTROS de la aplicación del sistema

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

NIVEL 3

NIVEL 4 OTROS DOCUMENTOS (REGISTROS)

53

4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS La organización debe establecer, implementar y mantener un procedimiento para:  Aprobar los documentos antes de su emisión.  Revisar y actualizar cuando sea necesario.  Identificar cambios y revisión documentos.  Ultima versión documentos estén en puntos uso.  Documentos sean legibles y fácilmente identificables.  Identificar los documentos externos necesarios para el SGA y controlar su distribución.  Llevar un manejo adecuado de los documentos obsoletos 54

4.4.6 CONTROL OPERACIONAL

La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones asociadas a los AAS, con el objeto de asegurarse que se efectúan en condiciones especificadas, mediante: • Establecimiento, implementación y mantenimiento de uno o varios procedimientos documentados, que en su ausencia podrían generar desviaciones en la política y objetivos. • Establecimiento de criterios operacionales en procedimientos • Establecimiento, implementación y mantenimiento de procedimientos relacionados a los AAS identificados de los bienes y servicios, incluyendo la comunicación a los proveedores y contratistas.

55

ESQUEMA DEL CONTROL OPERACIONAL . ITRw ASPECTOS CRITICOS

PROCESO

REG

CONTROL OPERACIONAL

56

4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS  La

organización

debe

crear

procedimientos

para

potenciales

emergencias

y

accidentes,

determinando

como

responder

a

ellos.  Mitigar los impactos ambientales.  Revisar y modificar cuando sea necesario después de situaciones de emergencia.

57

Condiciones de Emergencia: Impacto Ambiental Significativo Explosiones Reacciones sin Control Incendios Derrames Líquidos y/o Gaseosos Desastres Naturales

58

PLANES DE EMERGENCIA  Entrenamiento Especializado  Realizar simulacros cuando sea factible.  Inspecciones Periódicas  Auditorias de Seguridad

VERIFICACION  Seguimiento y Medición  Evaluación Cumplimiento Legal  No Conformidad, Acción Correctiva - Preventiva  Control de Registros  Auditoria Interna 59

4.5.1 SEGUIMIENTO Y MEDICION

PLAN CALIDAD ASPECTOS CRITICOS

PROCESO

EQUIPO CRITICO

CALIBRACION

DE

EQUIPOS

Establecimiento procedimientos, indicadores desempeño, controles operacionales, seguimiento objetivos y metas 60

4.5.1 SEGUIMIENTO Y MEDICION

La organización debe mantener procedimientos de para asegurar el correcto funcionamiento del sistema de gestión de la seguridad y la salud laboral.

Herramientas propuestas

Supervisión Medición

•Medidas proactivas •Supervisión •Medidas reactivas

61

4.5.2 EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO LEGAL ¿Qué requisitos? Normativa Nacional (Leyes, Decreto Supremo, etc.)

Requisitos Legales Aplicables

¿Cómo estamos? Identificados y Cumplidos

Permisos, autorizaciones de funcionamiento

Son todos, han sido renovados

Autorizaciones, PxQx, vertimientos, explosivos

Vigente con DINANDRO, INRENA, DISCAMEC

Otros (directrices de Grupo, Filial, etc.)

Están definidos y son cumplidos

Implementar procedimiento (s) de cumplimiento y mantener registros de los resultados de las evaluaciones periodicas 62

4.5.3 NO CONFORMIDAD, ACCION CORRECTIVA y ACCION PREVENTIVA PROCEDIMIENTOS PARA LA ACCION CORRECTORA: Análisis de la causa raíz  Acciones de seguimiento  Control de la eficacia  Registrar los cambios 

TAMBIEN: ACCIONES PREVENTIVAS

PLANIFICACION DE LA ACCION CORRECTORA:     

Restablecer la conformidad lo antes posible Impedir la reaparición Impactos ambientales adversos Interacción (calidad, seguridad,..) Valoración de la efectividad 63

4.5.4 CONTROL DE REGISTROS La organización deberá establecer y mantener procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de los registros (incluyendo resultados de auditorías y de revisiones).

Los registros deben ser: Legibles Identificables Trazables Los registros deben almacenarse y mantenerse de forma que se garantice la protección frente a daños, pérdidas o deterioros. 64

Los Registros Deben: Documentos legibles e identificables con la actividad desarrollada. Finalidad: • Demostrar la conformidad con los requisitos del sistema • Conservar a disposición de la autoridad

Mencionados expresamente: •Cumplimiento de objetivos •Auditorías y revisiones •Formación

65

4.5.5 AUDITORIA INTERNA La organización deberá establecer y mantener programas de auditorías.

La organización deberá establecer y mantener procedimientos para llevar a cabo auditorías periódicas.

Deben considerar los resultados de:  Operaciones críticas  Auditorias anteriores

Deben incluir: El alcance La frecuencia La metodología Las competencias y  responsabilidades Requisitos para su ejecución Informar los resultados

Determinar si el SGA está implementado y mantenido 66

SACAR UNA FOTO: ¿Cómo salimos? PLANIFICACIÓN: •Actividades •Frecuencia •Responsable: Equipo Auditor •independencia •conocimiento y experiencia •medios necesarios •Procedimiento de ejecución •Procedimiento de comunicación de resultados

67

4.6 REVISION POR LA DIRECCION

La alta dirección debe revisar el SGA a intervalos periódicos

El proceso de revisión debe asegurar: La información permite la evaluación. Se documenta.

Objeto: Asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del SGA Determinar posibles cambios en política, objetivos y elementos del sistema

68

LA REVISION DE LA DIRECCION DEBE CONSIDERAR:  Revisión de la Política.  Resultado auditorias anteriores  Cumplimiento requisitos legales  Revisión del Avance de Objetivos y Metas.  Revisión del Desempeño del SGA (Indicadores).  Revisión de las Auditorías del SGA.  Revisión de las Respuestas a Partes Interesadas.  Estado de las acciones correctivas - preventivas

Realizada por la dirección a intervalos definidos ADECUACIÓN Y EFICACIA del sistema Mejora continua actualización de objetivos 69

Proceso Sistema SGA

• Proceso de Implementación • Proceso de Certificación Evaluación Preliminar

Generación

Implement. Verificación

Auditoría Interna

Empresa

Auditoría Inicial

Auditoría de Registro

Auditoría Mantenim

Certificador Acreditado

Certificación ISO14001

70

MEJORAMIENTO CONTINUO APLICADO EN ISO 14000 PLANEAR

IMPLEMENTAR

Estructura, responsabilidad Capacitación Comunicaciones Documentación del SGA Control de documentos Control operacional Preparación a emergencias

Aspectos ambientales Requisitos legales Objetivos y metas Programa de G:A ACTUAR/MEJORAR

Política Ambiental

Revisión Gerencial

VERIFICAR Supervisión/medición, Monitoreo AA. CC / AA.PP Registros Auditorías

71

DIRECTRICES DE AUDITORIAS ISO 19011

ISO 19011 “Directrices para la Auditoria de Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiente”

Introducción 3. Términos y definiciones 4. Principios de la Auditoria 5. Gestión de un Programa de Auditoria 6. Actividades de Auditoria 7. Competencia de los auditores 73

SECCIÓN 3 “TÉRMINOS Y DEFINICIONES”

 AUDITORIA: Proceso sistémico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria.  CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de Políticas, Procedimientos, o requisitos.  EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria.  HALLAZGOS DE LA AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria, recopilada frente a los criterios de la auditoria.

74

SECCIÓN 3 “TÉRMINOS Y DEFINICIONES”

 PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico  PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.  ALCANCE DE LA AUDITORIA: Extensión y limites de la auditoria.  COMPETENCIA: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientitos y habilidades.

75

SECCIÓN 4 “PRINCIPIOS DE AUDITORIA” Los siguientes Principios se refieren a los Auditores:  Conducta Ética: El fundamento de la profesionalidad La confianza, integridad, confidencialidad, y discreción son esenciales para auditar).  Presentación Ecuánime: La obligación de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos conclusiones e informes de la auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoria.  Debido Cuidado Profesional: La aplicación de diligencia y juicio al auditar. Los auditores pueden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoria y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. 76

SECCIÓN 4 “PRINCIPIOS DE AUDITORIA” Los Principios se refieren a los Auditoria:  Independencia: La base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones de la auditoria. Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de interés. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoria para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoria estarán basados solo en evidencias de la auditoria.  Enfoque basado en Evidencias: El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiable y reproducibles en un proceso de auditoria sistémico. La evidencia de la auditoria es verificable. Esta basada en muestras de la información disponible, ya que una auditoria se lleva a cabo durante un periodo de tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo esta estrechamente relacionado con la confianza que pueda depositarse en las conclusiones de la auditoria.

77

Gestión de Un Programa de Auditoria.  El Programa de auditorias puede incluir una o mas auditorias, dependiendo del tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización que va a ser auditada. Estas auditorias pueden tener diversos objetivos.  Requisitos del Programa de Auditorias: Planes de auditoria Informes de Auditoria. Informes de No Conformidades Informes de Acciones Correctivas Informes de Acciones Preventivas.

78

Introducción

AUDITORIA DE SISTEMAS INTEGRADOS ¨Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria¨ (3.1 ISO 19011)

79

Introducción

Tipos de Auditorías Auditorías Internas de Primera Parte

Auditorías Externas de Segunda Parte

Auditorías Externas de Tercera Parte

80

Introducción Tipos de Auditorías de acuerdo con la Empresa Auditada PROVEEDOR AUDITORIA EXTERNA (2a. Parte)

AUDITORIA INTERNA (1a. Parte)

FABRICANTE O EMPRESA DE SERVICIO AUDITORIA EXTERNA (2a. Parte)

AGENTE LEGAL (REGLAMENTAR)

AUDITORIA EXTERNA (3a. Parte)

ORGANISMO DE CERTIFICACION

CLIENTE

AUDITORIA EXTERNA (3a. Parte) 81

Introducción ¿Por Qué Necesitamos Auditar? Para proporcionar información a la Gerencia sobre el desempeño del Sistema Integrado. Una Auditoría realizada efectivamente debe: Proporcionar información real sobre la cual puedan basarse las decisiones de la Gerencia. Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada. Promover la comunicación entre los diferentes niveles dentro de la organización.

82

Introducción

Requisitos fundamentales para una Auditoría Efectiva: b Apoyo de la Dirección b Auditores entrenados b Independencia de los auditores b Acceso a documentos b Acceso a todos los niveles gerenciales b Procedimiento de auditoría definido

83

3. Términos y definiciones 3.2

criterios de auditoría

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia

3.3

evidencia de auditoría

Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables

3.4

hallazgos de la auditoría

Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria

3.8

auditor

3.9

equipo auditor

Uno a mas auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo de expertos técnicos,si es necesario.

3.10

experto técnico

Persona que aporta conocimientos específicos o su experiencia al equipo auditor

3.11

programa de auditoría

3.12

plan de auditoría

3.13

alcance de auditoría

Persona con la competencia para llevar a cabouna auditoria

Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un periodo detiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico Descripción de las actividades in situ y de los preparativos de una auditoria Extensión y límites de una auditoría

84

4. AUDITORIA DE CALIDAD-PRINCIPIOS

Independencia b Imparcialidad y objetividad de las conclusiones de auditoria b Los auditores son independientes de la actividad auditada b Los hallazgos están basados solo en evidencia

Evidencia b Base racional para alcanzar conclusiones fiables verificable b Es una muestra de la información disponible (4. ISO 19011:2002) 85

5. Gestión de un Programa de Auditoria

Autoridad para el Programa (5.1)

Planificar Definir y Difundir Programa (5.2, 5.3)

Acciones de Mejora (5.6)

Actuar

Implementar el Programa (5.4, 5.5)

Competencia de Auditores (7.0)

Hacer

Seguir el Programa y Realizar Ajustes (5.6)

Verificar 86

5. Gestión de un Programa de Auditoria

Contenido del Plan de Auditoría • • • • • •

Objetivo y alcance Documentos de referencia Equipo Auditor Lugar y fecha Programa de la Auditoría (Itinerario) Programación de la reunión de apertura y cierre.

87

5. Gestión de un Programa de Auditoria

CALIFICACION DEL AUDITOR •Adiestramiento: Sistemas de Gestión Técnicas de Auditoría •Participación en Auditorías •Examen •Re-calificación •Habilidades adicionales:

planeamiento

organización

comunicación

coordinación 88

5. Gestión de un Programa de Auditoria RESPONSABILIDADES DE UN AUDITOR Cumplir con el 100% de los requisitos de auditoría. Tener habilidades de comunicación y entendimiento de los requisitos de la auditoría. Realizar efectivamente las actividades asignadas. Documentar el 100% de las observaciones. Verificar la efectividad de las acciones aplicadas como resultado de la auditoría.

89

5. Gestión de un Programa de Auditoria RESPONSABILIDADES DE UN AUDITOR LIDER Responsabilidad final de auditoría. Participación en la selección de los miembros del equipo. Preparación del plan de Auditoría Representación del equipo auditor con la gerencia. Preparación y entrega del reporte de auditoría Dirección de las actividades de seguimiento

90

6. Actividades de Auditoria Iniciación de la Auditoría (6.2) Revisión de la Documentación (6.3) Preparación de Actividades de Auditoría ¨in situ¨ (6.4) Actividades de Auditoría In Situ (6.5) Informe de Auditoría (6.6) Finalización de la Auditoría (6.7) Seguimiento de la Auditoría (6.8) 91

6. Actividades de Auditoria Iniciación de la Auditoría (6.2)

• Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoria a) determinar el grado de conformidad del sistema de gestión del auditado b) evaluar la capacidad del sistema del gestión para asegurar los requisitos reglamentarios y contractuales c) evaluar la eficacia del sistema de gestión para lograr los objetivos especificados d) identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión 92

6. Actividades de Auditoria Revisión de la Documentación (6.3)

Documentación del Sistema Inadecuada

Comunicar

Conformidad documentaria del SGC

Conforme Criterios de auditoria

Continuar con el proceso No continuar hasta que se resuelva el problema 93

Preparación de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.4)

Listas de verificación

Soporte de la Auditoria

Herramienta del equipo auditor Ayuda en la entrevista Permite estructurar la evaluación Recordatorio No limitarse a ella No es para interrogar Permite despersonalizar la auditoría Administración del tiempo Uniformidad al proceso de Auditoría

94

Preparación de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.4)

Desarrollo de Preguntas b Concretas b De acuerdo con el propósito y alcance de la auditoria b Considerando las responsabilidades del auditado b Abiertas

95

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

REUNION DE APERTURA  Presentación

de los auditores  Metodología de la Auditoria  Alcance y objetivos  Acordar el Itinerario  Confirmar los acompañantes de la auditoria  Disposiciones logísticas 96

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

Comunicación durante la auditoria •

Miembros del equipo auditor consultarse periódicamente para intercambiar información

•

Las evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas al auditado

•

Acciones para reconfirmación del plan de auditoria

97

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

•Técnicas de Auditoría: Técnicas que requieren ser desarrolladas por el auditor hasta conseguir habilidad y experiencia.

98

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

• Técnicas de Auditoría:

•Observación •Entrevista •Documentación •Verificación Registros

99

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

TECNICA DE ENTREVISTA Palabras fundamentales del Auditor:

bCómo bDónde bCuándo bQué bPor qué bQuién 100

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

TECNICA DE ENTREVISTA Preguntas Abiertas Preguntas Cerradas Se debe evitar hacer: Preguntas que sugieren una respuesta Preguntas sin salida Preguntas antagónicas Entonación adecuada 101

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

Recopilación y Verificación de la Información

Métodos: entrevistas observación de las actividades revisión de documentos

Tres criterios de evaluación: • la existencia • funciona correctamente • es efectivo 102

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

Recopilación y verificación de la información Considerar:  Listas de verificación  Precisar sus anotaciones  Buscar evidencias de auditoria  Hablar con las personas que ejecutan las actividades  Solicitar registros 103

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD QUE DEBEN SER AUDITADOS PERSONAL

PROCESO

DOCUMENTACIÓN

MATERIALES, ITEMS Y EQUIPOS 104

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

Consejos para la Conducción de Auditorías b Contacto cara a cara b Mostrarse interesado b Tomar notas en corto tiempo b Inclinar la cabeza (aceptar) ocasionalmente b Observar el lenguaje corporal b Verificar con evidencia b Preguntas silenciosas b Dar las gracias 105

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

Consejos para la Conducción de Auditorías b Contacto cara a cara b Mostrarse interesado b Tomar notas en corto tiempo b Inclinar la cabeza (aceptar) ocasionalmente b Observar el lenguaje corporal b Verificar con evidencia b Preguntas silenciosas b Dar las gracias 106

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

Tácticas del Auditado b Pérdida de tiempo b Querer manejar al auditor b Probar la fortaleza del auditor b Respuestas limitadas b Engañar al auditor

107

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

Actitudes que deben ser evitadas b Ser controvertido b Ser negativo, indisciplinado b Ser crítico b Caer en disputas b Discutir personalidades b Comparar al auditado b Ser sarcástico 108

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

Para una correcta evaluación ...

Pregunte Escuche Observe Piense Evalúe Registre

109

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

Generación de hallazgos de auditoría Evidencia de auditoria

Criterios de auditoria

Hallazgos de auditoria 110

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

Generación de hallazgos de auditoria TERMINOS RELACIONADOS

No Conformidad: incumplimiento de un requisito

111

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

Revisión de Hallazgos

Compare sus notas con las del resto del equipo Determine las No-conformidades Documente las No- Conformidades Revisión del Plan y Listas de Verificación

112

No Conformidades más Comunes... Existencia de Documentos Obsoletos Documentos actualizados sin autorización Registros incompletos o sin implementar Falta de Cumplimiento de Objetivos Incumplimientos Legal Falta

Identificación

de

Necesidades

de

Capacitación

por

competencias Falta de control operacional Ausencia de identificación de aspectos ambientales significativos No identificación de riesgos intolerables

113

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

Preparación de conclusiones de auditoria •

El grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoria

•

La eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión

•

La capacidad del proceso para asegurar la continua viabilidad, adecuación y eficacia del sistema de gestión

114

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ (6.5)

Realización de la reunión de cierre  Presentación de los resultados  Explicar con exactitud las no Conformidades  Estar preparado para justificar las no conformidades  Dar oportunidad al auditado de explicar información discrepante  Informar que el proceso es por muestreo  Alcances sobre el seguimiento  Agradecer Atenciones 115

Informe de Auditoría (6.6)

Estructura:         

Alcance y objetivos de la auditoría Identificación de los auditores Personas contactadas fecha de la auditoría Normas de referencia Descripción de las no conformidades encontradas Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los requisitos de la Norma y documentos Adjuntar: SAC y Observaciones Exclusiones 116

Informe de Auditoría (6.6)

Informe de Auditoría ¿Qué no debe incluirse ? Opiniones Subjetivas Información Confidencial no correspondiente Crítica hacia individuos Declaraciones ambiguas Detalles triviales Hallazgos no mencionados en la reunión de cierre 117

Finalización de la Auditoría (6.7)

La auditoria se completa cuando todas las actividades del plan de auditoria han sido finalizadas y el informe aprobado ha sido distribuido.

118

Seguimiento de Auditoría (6.8)

Correcta Redacción de No Conformidades Las no conformidades deberán registrarse y las evidencias de auditoria que las apoyan

SACP´S 119

Seguimiento de Auditoría (6.8) No No conformidad conformidad

NO Acción Accióninmediata inmediata

Evaluación Evaluaciónde de causas causas

Acciones Acciones correctivas correctivas

ok

SI

FIN

Evaluación Evaluaciónde dela la efectividad efectividadde delas las acciones accionestomadas tomadas

Implementación Implementación de deacciones acciones correctivas correctivas

120

Seguimiento de Auditoría (6.8)

La acción correctiva siempre debe contemplar:

 Implementar mecanismos temporales para minimizar los efectos de la no conformidad (corrección)  Determinar la extensión del problema  Realizar una investigación de causas acorde al problema  Eliminar las no conformidades (acción correctiva)  Acciones para evitar repetición de la no conformidad  Definir el tiempo de implementación y responsables 121

Seguimiento de Auditoría (6.8)

Las actividades de seguimiento deben ser conducidas por el Auditor Evaluar si las acciones correctivas propuestas son adecuadas Confirmar si la acción correctiva fue implementada y cumplida

122

7. Competencias de los auditores Cualidades personales Un auditor debe ser:

 Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto  De mentalidad abierta  Diplomático-Amable  Con capacidad de comunicación (oral y escrita)  Observador  Perceptivo  Preparado  Paciente  Interesado  Versátil – capaz de adaptarse a diferentes situaciones  Tenaz – persistente, orientado a la consecución de los objetivos  Decidido  Seguro de si mismo – actúa y funciona en forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros  Puntual 123

7. Competencias de los auditores Características no deseables Mente cerrada argumentativo Indisciplinado Prejuicioso Obstinado Deseo de ser agradable Tímido Impaciente Aceptar todo por las apariencias Ingenuo Mal receptor 124

OHSAS 18001: 2007 4.1

4.2.

4.3.

4.4.

REQUISITOS

POLÍTICA

PLANIFICACION

GENERALES

OH&S

IMPLEMENTACION Y OPERACION

Identificación del peligro, evaluación del riesgo y determinación de Controles Requisitos Legales y otros requisitos Objetivos y Programas

Recursos Roles, responsabilidad, funciones y autoridad Competencia, Formación y toma de Consciencia.

Documentación Control Operacional

4.5. VERIFICACION

REVISIÓN DE LA GERENCIA

Medición y Monitoreo del Desempeño Evaluación del Cumplimiento Investigación de Incidentes

Comunicación, Participación y Consulta

Preparación y respuesta ante emergencias

4.6.

Control de Documentos

No Conformidad AA. CC / AA PP Control de Registros Auditoria 125

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