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• Chayi Martínez

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PREPARACIÓN COMO AUDITOR INTERNO

noviembre 2019

IDENTIFICACIÓN Y REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO 9001:2015 Incidente 1. En la empresa XYZ LTD., el auditor pregunta la frecuencia con la que se realizan las revisiones por la Dirección, el CEO responde que de acuerdo al procedimiento PRD-. 006 se realizan dos revisiones al año de manera semestral. El auditor solicita evidencia de la última revisión realizada tres meses atrás e identifica que no se tomaron en cuenta las siguientes entradas: -

Satisfacción del cliente y retroalimentación de las partes interesadas pertinentes Desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades

El CEO respondió que estos puntos serán tratados en la revisión que corresponde al segundo semestre.

Incidente 2. Durante una auditoría a una firma de ingeniería multidisciplinaria de diseño, consultoría y gestión de proyectos, el auditor revisa el proceso de control de proyecto. El proceso implica un número de etapas en las cuales se requiere aprobación por parte del personal autorizado. Etapa 3: la autorización para presentar la propuesta de tarifas implica una evaluación de riesgos donde se deben responder varias preguntas relacionadas con problemas financieros, comerciales, de calidad, OH&S, ambientales y otros problemas. El software calcula el nivel de riesgo (bajo, medio, alto). Según el riesgo la aprobación de la Etapa requeriría autorización en un nivel organizativo diferido (Riesgo bajo-Jefe de Proyectos; Riesgo medio-Director Regional; Riesgo alto-Director Técnico). El auditor entonces examinó una muestra de diez grandes proyectos y señaló lo siguiente: a) Proyecto número 20XX/0078: se emitió la propuesta de tarifas al cliente el 16 de junio del 20XX, se recibió la orden de compra de los clientes el 28 de junio de 20XX y el trabajo del proyecto comenzó el 1 de agosto de 20XX. Se cerró la aprobación de la Etapa 3 el 30 de noviembre (diez días antes de la auditoría). b) Proyecto número 20XX/0137: los registros del proceso de control de proyectos demostraron que se clasificó el proyecto como riesgo alto, sin embargo, la aprobación de la Etapa 3 fue autorizada por el Director Regional. c) Proyecto número 20XX/0162: los registros del proceso de control de proyectos mostraron que no se respondieron 17 de las 42 preguntas incluidas en el cuestionario de evaluación de riesgos.

Incidente 3. Belleza, S.A. se dedica a la manufactura de cosméticos. En el área de despacho, el auditor revisaba los productos liberados para embarque y observó que los tres pallets de crema de noche antiarrugas “Gloria” marcados como “listo para embarque” (Orden de producción # 99/6802), no indicaban en las cajas lo siguiente:   

Número de lote Fecha de producción Fecha de caducidad

El procedimiento FP 0001, en el punto 7.8 indica que la información arriba mencionada se debe imprimir en las cajas de todas las cremas y lociones.

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noviembre 2019

IDENTIFICACIÓN Y CORRECCIÓN DE NO CONFORMIDADES Incidente 4. XYZ Ltd. Se dedica a la elaboración de productos alimenticios. En el laboratorio de Análisis de Alimentos dos operadores no llevaban puestas las cofias de nylon y un operador tenía desabrochada la bata de laboratorio y llevaba puestas una pulsera y una cadena de plata. Otros tres operadores no mostraban falta alguna. El procedimiento FAL 002 rev.2 (revisión vigente) que se encontraba disponible en el área, describe en el punto 7: que las batas de laboratorio deben mantenerse abrochadas, que se debe portar cofias de nylon y que no se permite el uso de joyería.

Incidente 5. Durante una auditoría, a la empresa XYZ LTD. El auditor externo solicita al Gerente de Calidad evidencia de cumplimiento de acuerdo al procedimiento de auditorías internas PR-001 ver 001 de la empresa, en el cual se describen los lineamientos a seguir para esta actividad. El procedimiento menciona que es responsabilidad del Gerente de Calidad asegurar que los auditores internos cuenten con la competencia de acuerdo a los siguientes criterios: -

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Escolaridad: Preparatoria o equivalente Capacitación: Haber participado y en su caso acreditado algún curso similar a la interpretación de la Norma ISO 9001 y de Formación de Auditores Internos ISO 9001 Habilidades: Deberán haber aprobado con un mínimo de 80 puntos la evaluación de auditores. Dicha evaluación se debe realizar en la auditoría de formación o de práctica utilizando el formato de “Evaluación de Habilidades para Auditores FL-09” Experiencia: Haber participado al menos en una auditoría como parte de su preparación

El auditor externo pregunta por la última auditoría interna realizada y selecciona un integrante del equipo quién participó en la misma como auditor en entrenamiento. El Gerente de Calidad comenta que no cuenta con la evaluación solicitada en el procedimiento debido a que el auditor dejó de laborar en la empresa dos días después de la auditoría. Previo a la entrevista, el auditor había entrevistado al Gerente de Recursos Humanos, al cual preguntó sobre los registros de la competencia de los auditores. El Gerente de Recursos Humanos indicó que dichos registros eran conservados por el Gerente de Calidad.

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noviembre 2019

IDENTIFICACIÓN Y REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES ISO 45001:2018 A continuación, encontrará 10 casos de análisis que pueden ocurrir en una auditoría interna de ISO 45001:2018. Para cada caso, decida si se trata de una no conformidad o si se requiere más información para poder tomar una decisión. Para los casos en que se trate de una no conformidad, mencione el numeral o cláusula de ISO 45001:2018 más afectado en la situación descrita. #

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Descripción del caso

NC / Info Numeral

Una empresa de construcción se encuentra haciendo el montaje de la estructura metálica de un muro de contención. El auditor observa a un soldador que se encuentra sobre el muro (aproximadamente a 3 metros de altura), aplicando soldadura para unir dos elementos de la estructura. El trabajador tiene arnés y eslinga, pero éstos no están anclados. Cuando el auditor indaga con el inspector de seguridad de la obra sobre esta situación, éste le contesta que no se le exigió al soldador anclarse puesto que sólo se podría conectar a la estructura y como ésta aún está en construcción, temen que, en el caso de un colapso, el peso de la misma podría arrastrar al trabajador. Una Entidad del Estado ha hecho el traslado de sus oficinas en varias ciudades del país. Este traslado se terminó de realizar hace menos de un mes y la operación de las nuevas sedes inició hace quince días. Cuando el auditor indaga la forma en la cual se realizó la gestión del cambio para el traslado de las sedes, el Coordinador de Recursos Físicos de la Entidad responde que, dado que el cambio fue reciente, al momento no se ha hecho el análisis de la gestión del cambio, pero que éste se realizará en cuanto se logre estabilizar la operación de las nuevas sedes.

NC / Info.

Una empresa de alquiler de grúas se encuentra haciendo un izaje de personas con canastilla en una obra de construcción. Cuando el auditor pregunta al operador de la grúa por la inspección de la canastilla, esta contesta que no cuenta con el documento porque la canastilla fue suministrada por la empresa que contrató el servicio de grúa y que son ellos quienes inspeccionan la canastilla antes de su utilización. Durante la auditoría a un fondo de inversiones que cotiza en la Bolsa de Valores, el auditor solicita ver las actas del COPASST. El Jefe de Recursos Humanos, le contesta que, si bien la empresa está muy comprometida en proveer un lugar de trabajo seguro y saludable para sus trabajadores, la mayoría de los miembros del Comité atienden grandes cuentas internacionales y permanecen mucho tiempo fuera del país. Por esta razón, no ha sido posible realizar reuniones del Comité durante los últimos tres meses. Una empresa de transportes que tiene su base de operaciones en la Capital y agencias en 35 municipios del país. Cuando el auditor solicita revisar el programa de auditoría, el Gerente de HSEQ le contesta que no tiene este documento, pues las auditorías se planifican a través del cronograma de actividades de prevención de la compañía. Cuando el auditor revisa este documento, encuentra que se incluyen actividades como la revisión documental en la oficina principal, visitas a 10 agencias y el acompañamiento a varios conductores durante la prestación de los servicios.

NC / Info.

6 Un auditor está revisando el registro de evaluación de cumplimiento de los

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PREPARACIÓN COMO AUDITOR INTERNO #

Descripción del caso

requisitos legales y otros requisitos. La organización ha definido que los resultados de la evaluación se registren a través de una matriz donde se marca una X en la columna “cumple” o una X en la columna “no cumple” según sea el caso. No se dejan más registros de la actividad; sin embargo, en la matriz de identificación de requisitos legales, se cuenta con una columna en la cual se menciona la forma en la cual la organización cumple sus requisitos legales.

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Durante la auditoría a una empresa de catering que tiene el contrato de operar el restaurante de una fábrica de tubería metálica, el auditor encuentra que los registros de inspección preoperacional de los equipos de cocina no se han diligenciado completos durante el último mes.

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En una bodega de distribución de productos farmacéuticos, el auditor pide observar la forma en la cual se recargan los montacargas utilizados para bajar la mercancía de las estanterías. Cuando el operador de montacargas hace la demostración de la forma en la cual se conectan las baterías a los cargadores, se hace un corto circuito en el conector, el cual suelta una chispa presentándose algo de humo. El operador suelta el cable y desconecta la alimentación eléctrica del cargador.

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El auditor está revisando el plan de emergencias de una empresa de ingeniería que tiene sus oficinas en el piso veinte de un edificio en el centro de la ciudad. Cuando el auditor está revisando la identificación de posibles emergencias que pueden ocurrir en la organización, encuentra que los escenarios de emergencia identificados son:  Incendio  Secuestro  Explosión  Atentado terrorista  Inundación  Atención médica de emergencia  Evacuación Durante la auditoría a un hotel, se encuentra que el gerente del mismo le ha concedido un permiso por tres días al salvavidas de la piscina debido a una calamidad doméstica. Sin embargo, la piscina se dejó abierta y en funcionamiento, y el gerente le solicitó el favor al encargado del bar de que estuviera pendiente de cualquier persona que pudiera estarse bañando, principalmente los niños. Al preguntársele el porqué de no cerrar la piscina o poner un reemplazo al salvavidas, el gerente contesta que de todas formas dentro del reglamento de la piscina (que está publicado al lado de las duchas), se especifica que los adultos son responsables del cuidado de los niños que los acompañen y además se especifican las reglas para un uso seguro y correcto de la piscina.

FALSO O VERDADERO

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Utilizando las Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 identifique cada frase si es verdadera o falsa. Justifique con fundamento en la norma.

AFIRMACIÓN 1

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Se debe mantener como información las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su SG. Cuando ocurra una No conformidad, si es necesario, se deben actualizar los riesgos y oportunidades determinados durante la planificación. El alcance del SG debe mantenerse como información documentada. La alta dirección debe revisar el SG como mínimo una vez al año. La política de la organización debe ser apropiada al propósito y al contexto de la organización y apoyar a la dirección estratégica. Se debe conservar la información documentada relacionada con la liberación de los productos y servicios. Las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes sólo deben estar referidas en los documentos denominados como “Descripciones de puesto”. Sólo se debe identificar el estado de las salidas con respecto a los requisitos de seguimiento y medición a través de la producción y prestación del servicio a través de etiquetas. Cuando se determine la necesidad de hacer cambios en el SGC, se debe considerar la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades. Se debe determinar la competencia para todo el personal de la organización.

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CLÁUSULA

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HECHO O INFERENCIA LO QUE USTED ESCUCHA / VE

Rosas, agente comercial de la compañía XYZ, tenía programada una reunión a las 10 en punto en la oficina del señor Vargas para discutir los términos de un pedido grande. En el camino hacia esa oficina, Rosas se resbaló en el piso recién encerado, lo que resulto en una pierna bastante golpeada. En el momento en el que Vargas fue notificado sobre el accidente, Rosas se encontraba camino al hospital para unas radiografías. Vargas llamó al hospital para informarse, pero parecía que nadie allí sabía nada acerca de Rosas. Es posible que Vargas haya llamado al hospital equivocado.

Después de leer el párrafo anterior, por favor clasifique cada una de las siguientes declaraciones como un “hecho” o una “inferencia”. Use las siguientes definiciones:

HECHO. Una declaración fácilmente verificable revisando su fuente INFERENCIA. Una declaración sobre lo desconocido basada en lo que se conoce Declaración 1. El señor Rosas es un agente comercial 2. Se suponía que Rosas se reuniría con Vargas 3. Rosas tenía programada una reunión a las 10 en punto 4. El accidente ocurrió en la compañía XYZ 5. Rosas fue llevado al hospital para unas radiografías 6. Nadie en el hospital al que llamó el Sr. Vargas sabía nada acerca de Rosas 7. Vargas había llamado al hospital equivocado

Hecho

Inferencia