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• Valentino Rodriguez Azang

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• Distribución (comercial)

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“ALFA JORES DEL OCHO ”

Objetivos del área organizacional: ORGANIZACIÓN “ALFAJORES DEL OCHO”

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 Disponer contribuya

de al

una

óptima

desarrollo

estructura

de

las

organizativa,

áreas

de

que

producción;

administración; marketing y ventas.  Adecuar convenientemente la estructura organizativa de la empresa a las situaciones cambiantes del entorno, para de esta manera se pueda asegurar el crecimiento de la empresa.  Establecer adecuados canales de comunicación entre la empresa, clientes y proveedores; para de esta manera reducir los tiempos de respuesta ante los mismos.

Funciones específicas por cargo: 1.- GERENTE GENERAL: PERFIL:       

Estar bien informado. Saber escuchar y aprender. Ser sensible, con percepción para con los demás. Formar el hábito de leer libros interesantes. Saber meditar. Tener agudeza mental. Trabajar, tomar vacaciones cuando pueda y descansar

cuando tenga tiempo.  Planificar su tiempo.  Rectificar algunas áreas  Delegar responsabilidades

y

dejar

que

las

personas

respondan y desarrollen el trabajo.  Respetar a sus colaboradores por el juicio y capacidad.  Saber leer los reportes y elegir los resultados.

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 Animar, provocar, impulsar y esperar lo mejor de cada persona que trabaja con él. FUNCIONES: El gerente general es la máxima autoridad de la empresa, encargado de velar por la integridad El Gerente General es el representante legal y principal funcionario administrativo de ALFAJORES DEL OCHO; le corresponde

las

siguientes

funciones: a) Dirigir, administrar

y

facultades,

fiscalizar

las

atribuciones actividades

y de

ALFAJORES DEL OCHO ya sea directamente o mediante sus empleados. b) Guiar a la empresa por el éxito. c) Ayudar al cumplimiento de los objetivos de la empresa. d) Crear políticas dentro de la empresa. e) Tomar las decisiones más importantes de la empresa.

2.- SUPERVISOR: La función del supervisor es resolver problemas, apoyar a los empleados y no ser un censurador de que siempre los critica. Los empleados tienen que sentirse bien al verlo y no buscar razones para ausentarse cuando se realicen las visitas. Los supervisores en todos los niveles y en todas las secciones de la organización tienen un número de funciones básicas que incluyen: a) Establecer objetivos de desempeño, que son las actividades que un empleado debe realizar a cierto plazo en forma participativa para que cada uno serpa lo que se espera de él.

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b) Resolver cualquier conflicto o problema de desempeño que se presente y motivar a los empleados para que hagan mejor su trabajo. c) Tener un contacto regular con el personal mediante sesiones de supervisión para motivar y dar retroalimentación, solucionar problemas y proporcionar orientación, asistencia y apoyo. d) Diseñar un sistema de supervisión que incluya un plan de sesiones de supervisión con temas específicos para supervisar durante cada sesión. e) Preparar un calendario de supervisión que muestre la fecha y la hora de cada sesión e supervisión y señalar los temas a tratar. Este debe actualizarse periódicamente. f) Realizar con regularidad evaluaciones del desempeño para revisar el trabajo anterior de un empelado y asegurar que se cumple con los objetivos propuestos.

3. SECRETARIA: PERFIL:  Personalidad equilibrada y proactiva.  Autoestima positiva.  Capacidad de adaptación a los cambios.  Habilidades comunicativas y escucha activa.  Capacidad de crear, innovar e implementar.  Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.  Disposición para trabajar en equipo.  Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria. ORGANIZACIÓN “ALFAJORES DEL OCHO”

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 Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.  Espíritu de superación.  Flexibilidad  Sentido de humor.  Resistencia física y nerviosa.  Agudeza visual.  Para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie desconocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como son:  Técnicas de archivo.  Técnicas de oficina  Digitación o mecanografía.  Manejo y organización de la agenda  Redacción de administrativa.

correspondencia

general,

comercial

y

 Manejo adecuado de documentos.  Conocimiento y dominio del idioma del país.

FUNCIONES:  Elaborar las comunicaciones con los proveedores.  Recibir, registrar en el Sistema todas las compras y ventas realizadas. ORGANIZACIÓN “ALFAJORES DEL OCHO”

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 Actualizar la agenda del Gerente General e informar oportunamente de los trabajos realizados.  Archivar la documentación recibida, emitida y/o cargos de la misma.  Coordinar el envío de la documentación archivada a la Sección de todos los documentos.

4.- ACESOR CONTABLE: Beneficia a la empresa en especial al gerente ya que este sistema brinda la principal fuente de información para que halle una correcta toma de decisiones. La empresa cuenta con un contador particular que no pertenece a la empresa solo presta su servicio. Hace un presupuesto anual para la compra de libros, y una contabilidad de los ingresos y egresos, del pago de los impuestos como el impuesto renta, RUC, seguro social, etc.

FUNCIONES:  Desarrollar de manera eficiente las actividades de custodia, control, manejo y desembolso de dinero, para satisfacer de la mejor manera las necesidades de las diferentes áreas de la empresa.  Efectuar los registros contables y estados financieros referentes

a

los

determinar

los

recursos

resultados

financieras.  Buscar financiamiento

económicos, de

interno

las y/o

para

operaciones externo

para

satisfacer las necesidades futuras de la empresa.

5.- ÁREA DE PRODUCCIÓN: ORGANIZACIÓN “ALFAJORES DEL OCHO”

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FUNCIONES:  Comprar, controlar, verificar y almacenar materias prima.  Supervisar la limpieza de áreas, equipos y utensilios.  Empacar el producto terminado, para su posterior distribución.  Verificar que los utensilios se encuentren limpios y secos antes de ser usados  Controlar las cantidades de materia prima para la elaboración del producto  Mantener el área de trabajo en óptimas condiciones de limpieza  Dejar el lugar de trabajo limpio después de cada jornada de trabajo  Cerrar el local al momento de finalizar la producción diaria.  Acondicionar y preparar las materias primas para dar inicio a la producción.  Organizar, distribuir los insumos de acuerdo a la producción diaria.

6.- ÁREA DE MARKETING Y VENTAS: FUNCIONES:  Realizar el envío del producto hacia los puntos de venta. ORGANIZACIÓN “ALFAJORES DEL OCHO”

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 Realizar el diseño de imagen y publicidad en cajas y etiquetas. Realizar el informe mensual de ventas  Realizar el diseño de imagen y publicidad en cajas y etiquetas.  Preparar planes y presupuestos de ventas.  Organizar la distribución de los productos a los diferentes puntos de ventas.

7.- ÁREA DE LOGISTICA: Las técnicas logísticas en el proceso de aprovisionamiento y el proceso de distribución son muy similares y lo que pretende la logística empresarial es integrarlas y darle un grado alto de flexibilidad y rapidez de respuesta a las demandas del mercado.

FUNCIONES:  Las actividades logísticas dentro de una empresa se centran en tres de procesos básicos:  Proceso de aprovisionamiento, la gestión de materiales entre los puntos de adquisición y las plantas de procesamiento que se tengan.  Proceso de producción, gestión de las operaciones de fabricación de las diferentes plantas.

 Proceso de distribución, gestión de materiales entre

las plantas mencionadas y los puntos de consumo . ORGANIZACIÓN “ALFAJORES DEL OCHO”

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8.- ORGANIGRAMA Y CADENAS DE MANDO:

GERENTE GENERAL

Asesor Contable

Supervisor

Secretaria ORGANIZACIÓN “ALFAJORES DEL OCHO”

Logística

Producción

Marketing y

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Las áreas de logística, producción y marketing y ventas estarán monitoreadas por el supervisor a cargo, a su vez el supervisor tendrá que dar informes sobre el desempeño de estas áreas al gerente general quien será el encargado de tomar todas las decisiones relevantes de la empresa.

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