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Auxiliar operativo Introducción Esta capacitación te ofrece las bases para desempeñarte como auxiliar operativo, en cualquier tipo de industria para contribuir al logro de un equipo de trabajo. Aprenderás a desempeñarte de forma organizada y correcta con la dinámica y la disciplina que requieren las áreas operativas, así como las exigencias que requiere la industria:     

Desarrollar habilidades de comunicación para dirigirte a tus compañeros de trabajo. Organizar la información física y digital de la organización para consultarla de manera rápida y oportuna. Formular un programa de trabajo donde describas las actividades que realizarás en equipo junto a tus compañeros. Solucionar conflictos laborales interviniendo de manera oportuna para llegar a un acuerdo, entre las partes involucradas. Identificar factores de riesgo en el área de trabajo para prevenir accidentes laborales.

Nivel 01 Lección 01 Responsabilidad de marca Conoce la importancia que tienes como auxiliar dentro de la organización para construir una responsabilidad de marca. Funciones de tu trabajo: Supervisar las actividades de los colaboradores a tu cargo. Integrarlos a tu equipo de trabajo siguiendo los códigos de ética. Guiarlos con la misión y visión que es la ideología de la empresa.

Código de ética. Es la representación de las normas que rigen tu trabajo, estas son el marco de referencia con el cual serás capaz de determinar si una acción es correcta o incorrecta.

Principios de conducta. Es tu responsabilidad supervisar que el personal a tu cargo realice sus actividades, apegándose a las normas, leyes, reglamentos y políticas vigentes, para lograrlo:   

Da el ejemplo, actúa de manera ética en todo momento y asegúrate que tus acciones y palabras, sean congruentes entre sí. Trata de manera digna a todas las personas, asume las consecuencias de tus decisiones. Deberás guiar las actividades de tus colaboradores y delegar responsabilidades, también procura integrar las ideas que proponga tu equipo, para impulsar el desempeño general y mejorar el ambiente laboral.

Al ser una pieza clave dentro de la empresa deberás: Evaluar situaciones y tomar decisiones. Tratar a los demás como esperas ser tratado y promover el desarrollo de tu personal al buscar que logren su más alto nivel de desempeño.

Misión y visión. La misión y visión de una empresa es la razón del por qué existe, los valores que practican y cómo quiere ser percibida. 



La misión te ayudará a medir si las estrategias que se están utilizando son suficientes para alcanzar las metas de la empresa. Comunícala a todos los colaboradores para clarificar el propósito y los objetivos principales de la empresa. La visión promueve los valores que se practican en la empresa, da dirección de comportamiento al colaborador e inspira en la realización de sus actividades.

Estos elementos serán tu guía fundamental para establecer tus objetivos y planes estratégicos. Seguir el código de ética, la misión y visión te compromete a cumplir y hacer cumplir los lineamientos de la organización, reflejando así su cultura.

Valores fundamentales que desempeñarás como líder en tu empresa    

Legalidad Honestidad Responsabilidad Confianza

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Respeto y tolerancia Compromiso Amor y pasión Lealtad

Normatividad operativa Algunos elementos que contiene el reglamento interno en las empresas son:           

Horarios laborales de entrada y salida de personal. Sistemas de protección personal (uso del equipo de protección personal). Condiciones de seguridad para la prevención y protección contra algún siniestro, por ejemplo; incendios o sismos). Manejo de residuos o sustancias peligrosas. Normas ambientales relacionadas con el trabajo que desempeñan. Manejo y responsabilidad del uso de equipos de cómputo o maquinarias. Señalamiento y avisos de seguridad. Normas de relaciones laborales. Tipos de contratación. Normas sobre igualdad de oportunidades. Sanciones que se aplican por incumplimiento del reglamento.

Premisas de comunicación Una manera de mejorar la relación entre los colaboradores es llevar a cabo la comunicación asertiva como premisa, ya que te permite integrar puntos de vista, para llegar a soluciones y mejorar resultados. Para llevar a cabo una correcta comunicación asertiva ten presentes los siguientes criterios:        

Convence con sustento. Ten claro tu punto de vista. Sé tolerante. Reconoce cuando alguien más tiene la razón. Sé sincero. Sé profesional. Cuida tu lenguaje corporal. Reconoce tus errores.

Protocolo de interacción interna Desarrolla canales de comunicación entre los colaboradores desempeñando un protocolo de interacción interna. La comunicación interna debe ser estructurada e integral, además de promover una interacción constante entre los miembros de la organización, a fin de lograr los objetivos de manera competitiva. Protocolo de comunicación:  

Monitorea el clima organizacional. Crea una atmósfera laboral agradable.

Formas de comunicación:   

Comunicación descendente. Comunicación ascendente. Comunicación horizontal.

Comunica al equipo de trabajo de manera sencilla:      

Objetivos Metas Planes de trabajo Procedimientos nuevos Cambios de estrategia Resultados

Nivel 02 Lección 01 Organización de la información Agiliza los tiempos de consulta a través de una correcta organización de la información. Organización de carpetas  

Ordena los archivos por carpetas Crea carpetas por jerarquías, un buen parámetro es el tiempo.

   

Registra los archivos mediante un código o un nombre de tres o más números, letras o combinados. Registra los archivos en una tabla con el departamento y el código que definiste para facilitar su consulta. Realiza otra tabla de registro que tenga los siguientes encabezados: área, documento, descripción y fecha, así como medios de envío. Actualiza constantemente tu información.

Administración de la información Construye una base de datos que te ayude a mantener una correcta administración de la información. Clasificación de la información  

Estática Dinámica

Creación de tabla de datos      

Determina el objetivo de la base de datos. Define los datos a almacenar. Identifica las preguntas que quieres responder. Divide la información. Guarda la información. Actualiza constantemente la base de datos.

Estructuración de informes y reportes Presenta de manera estructurada la información de los resultados de la empresa a través de un informe ejecutivo. Para elaborar informes o reportes gerenciales dirigidos a los directivos de la empresa, debes describir, explicar o informar la situación de la planta o plantas a tu cargo. Datos Se comienza con la organización de los datos que puede variar según la empresa, sin embargo los indispensables son:  

Fecha Destinatario

 

Dirección Tu nombre, firma y el nombre de tu puesto

Estructura   

Introducción Desarrollo Conclusión

Redacción        

Escribe oraciones sencillas y evita los adjetivos Si vas a conectar oraciones, hazlo teniendo en cuenta la idea principal y cuál se desprende de esta. Utiliza conectores que ayuden a unir tus ideas y por tanto tus párrafos. Evita duplicar la información, aunque cambies de palabras. No escribas frases como “Sigue los siguientes pasos”. Evita escribir como hablas. Utiliza los signos de puntuación para evitar problemas de comprensión. Piensa en tu receptor.

Proceso de solicitud de insumos y servicios Aprende a realizar de manera eficiente el proceso de solicitud de insumos y servicios.   

Planear y realizar un pronóstico de ventas. Seguir el flujo de compra. Distinguir los objetivos de la compra.

Planeación y pronóstico de ventas      

Tipo de producto, perecedero, no perecedero. Estadística de ventas de meses o años anteriores. Tipo de cliente. Competencia. Calidad y precio. Inflación.

Flujo de las compras 1. Elaborar la requisición. 2. Emisión de compra.

3. Aprobación de la orden de compra. 4. Una vez autorizada la compra, se regresa al departamento de contabilidad para que este contacte al proveedor y solicite el producto o servicio. 5. Seguimiento de la compra. Objetivos del proceso de compra  Establecer normas y políticas considerando las necesidades de la empresa.  Buscar las mejores ofertas.  Informar de los avances tecnológicos y sistemas de compra que puedan ayudar a ahorrar costos o mejorar la calidad de los productos.  Reunir información sobre proveedores potenciales.  Informar a tus superiores sobre los cambios que hagas en la elección de productos que puedan tener un efecto en la producción u organización en general.  Vigilar que el personal de área de compras cumpla con las medidas de higiene y seguridad.

Lección 02 Cómo formular un programa de trabajo y su seguimiento Utiliza criterios y herramientas para la elaboración y seguimiento de un plan de trabajo en equipos. Construcción:        

Identifica las metas de la organización Establece objetivos Define el alcance del plan Realiza un planteamiento estratégico Especifica los equipos de trabajo Calendariza las actividades Determina cómo se medirá el avance Representa esta información

Diagrama de Gantt  

Auxíliate de una hoja de cálculo Reúne información

     

Identifica las unidades mínimas de trabajo Ordena en el eje vertical Establece fechas Establece un código de colores Realiza un ajuste de los plazos Implementa el programa

Ponderación de tareas Utiliza criterios y procedimientos para determinar prioridades a través de la ponderación de tareas. Orden de prioridad    

Urgente e importante No urgente e importante Urgente y no importante No urgente y no importante

Representación de prioridades   

Diagrama de Gantt Diagrama de PERT Matriz de Priorización

Diagrama de PERT    

Nodos Flechas Cálculo de tiempo Actividades

Trabajo en equipo Utiliza técnicas y procedimientos para distribuir el trabajo en equipo. A través del trabajo en equipo se combinan diferentes puntos de vista, se identifican las oportunidades de crecimiento y se cumplen los objetivos de la empresa. Toma en cuenta: 

Identificación grupal

    



Comunicación abierta Proceso productivo Bien común Retroalimentación Ambiente laboral Considera: o Objetivo claro o Consenso o Rotación de roles o Evaluación Metas alcanzadas

Nivel 03 Lección 01 Identificación de factores de riesgo Utiliza métodos cuantitativos para identificar factores de riesgo. Los factores de riesgo son aquellas características o elementos que pueden afectar tu salud o causar una lesión. Análisis de riesgos  

Método ¿Qué ocurriría sí? O What if? o Lista de preguntas Lista de comprobación o Check List o Normas y estándares o Inspecciones periódicas

Medidas de prevención Divide las áreas de trabajo para evaluar los riesgos y tomar medidas de prevención. Etapas 

Identificación de riesgos por áreas de trabajo o Identifica la actividad laboral que se realiza, el número y características de las áreas de trabajo. o Realiza un conteo de los colaboradores.







o Infórmate sobre la estructura organizativa, identificando las funciones y responsabilidades de cada puesto. o Reconocer los procesos de producción, prácticas y los procedimientos de organización existentes. o Infórmate de la política, objetivo y metas preventivas que tiene la organización. Evaluación de riesgos o Reconoce las dificultades. o Determinar las áreas de trabajo. o Divide las áreas. o Marca los factores de riesgo. o Establece los tipos de riesgos que se presentan. o Describe cada riesgo. o Aplica un cuestionario a tus colaboradores. Planificación de medidas preventivas o Incluir los medios necesarios. o Asignar los recursos económicos. o Define el plazo de tiempo. o Prioriza actividades. Ejecución o Instruye a tus colaboradores para aplicar el plan de prevención. o Planifica las acciones a realizar en una emergencia y los procedimientos para llevar la información a los colaboradores y líderes de área. o Vigila que se apliquen las medidas de prevención. o Elabora documentación de los resultados de las medidas preventivas.

Cómo aumentar la seguridad laboral  

Coloca en un lugar visible, los manuales de seguridad que apliquen a la organización. Consulta las normas oficiales.

Protocolos y rutinas de verificación Identifica el nivel de severidad del accidente y sigue los protocolos de acción en caso de falla. Revisa:

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Estado de equipos operativos y herramientas. Estado físico de las instalaciones y su limpieza. Estado del equipo de protección personal. Que los colaboradores ocupen adecuadamente el EPP. Estado de las rutas de evacuación y la red contra incendios. Que tus colaboradores realicen los procedimientos o prácticas de forma segura.

Rutina de verificación     

Realiza periódicamente inventarios. Elabora una lista de comprobación. Realiza rondas periódicas. Realiza rondas periódicas para verificar el estado de las rutas de evacuación y equipos de red contra incendios. Elabora un reporta con las observaciones.

Nivel 04 Lección 01 Protocolo de acción en caso de falla Identifica el nivel de severidad del accidente y sigue los protocolos de acción en caso de falla. Niveles de accidente   

Nivel fatal Nivel grave Nivel Leve

Procedimiento para accidente nivel fatal y grave 1. 2. 3. 4.

Conserva la calma Inicia un plan de emergencia Evalúa y segura el área afectada Asiste a él o los afectados

5. 6. 7. 8.

Asegúrate que esté libre el paso para el personal de emergencia Asigna a un colaborador representante Realiza una reunión con tus colaboradores Elabora un reporte

Procedimiento para nivel leve 1. 2. 3. 4.

Contacta al personal de seguridad de la organización Asiste al colaborador en caso de ser necesario Realiza una reunión con tus colaboradores Elabora un reporte