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ASISTENTE ADMINISTRATIVO MODULO: Servicio al cliente OBJETIVO: Al finalizar los participantes deben identificar y comprender el servicio al cliente con las estrategias y tecnicas del marketing. SERVICIO AL CLIENTE  Concepto: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo. El servicio al cliente es una potente herramienta de marketing. SERVICIO  Es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente. CLIENTE  Es toda persona que muestre deseos y necesidades por algo, la empresa debe satisfacer esto, para así conseguir el bien mutuo. Teniendo en cuenta que el cliente es la razón de ser de la misma. TIPOS DE CLIENTES       

Clientes grosero Cliente polémico Cliente sabelotodo Cliente minucioso Cliente hablador Clientes indeciso Clientes comunicativos

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Cliente impulsivo Cliente desconfiado Clientes galantes Otros clientes

CLASES DE CLIENTE Internos Son aquellos que están vinculados a la empresa a través del intercambio laboral. Externos Son las personas que acuden a la compañía en busca de sus servicios y productos ESTANDARES DEL SERVICIO  Es lo que el cliente espera de nuestro establecimiento ósea sus expectativas. 1. CORTESIA: es un comportamiento humano de buena costumbre; en la mejor expresión es el uso práctico de las buenas costumbres o las normas de etiqueta. 2. CONOCIMIENTO: escucha a tu cliente y busca soluciones 3. SEGUIMIENTO: resuelve los problemas y hace el seguimiento 4. SORPRENDER: siempre da mas; se da un valor agregado. TRIANGULO DEL SERVICIO

TRIANGU

El cliente: Razón de ser de las empresas Tipos de clientes: Interno y Externo Son los que cuentan como les fue: imagen La estrategia: es el “CÓMO “ La estrategia diferencia las compañías, los productos, los clientes. Es una fórmula característica para la prestación de un servicio: “ Esto es lo que somos, esto es lo que hacemos, y esto es lo que creemos” La estrategia define: Valor Agregado y Competividad. Los empleados: Es la que presta el servicio; Son los protagonistas de los momentos de Verdad. La organización y el sistema debe apoyar a la gente que sirve al cliente Características: Autoestima, Talento Social, Tolerancia al contado. El sistema de Servicio: Mecanismo físico y procedimental que tiene la gente para satisfacer al cliente Sistema “ Amable Sistema Acorde a la estrategia”

MOMENTOS DE VERDAD Es el preciso instante en que el cliente se pone en contacto con nuestro servicio y sobre la base de ese contacto, se forma una opinión a acerca de la calidad del mismo. CICLO DEL SERVICIO

Secuencia repetible de acontecimientos en que diferentes personas tratan de satisfacer las necesidades y expectativas del cliente en cada punto de atención.

ELEMENTOS DEL SERVICIO AL CLIENTE: 1. Contacto cara a cara. 2. Relación con el cliente difícil. 3. Contacto telefónico. 4. Correspondencia. 5. Reclamos y cumplidos. 6. Instalaciones 7. Otras formas que surjan de la iniciativa propia 1.ESTRATEGIAS DE ATENCION PERSONALIZADA: CARA A CARA

Representa la primera herramienta del servicio al cliente y su estrategia, tener presente lo siguiente: a) Respeto a las personas. b) Sonrisa al momento, de conversar con el cliente. c)Técnicas adecuadas de conversación. d) Ofrecer información y ayuda. e) Evitar actitudes emotivas en este contacto. f) Nunca dar órdenes al cliente o evitar favoritismo 2.CLIENTES DIFICILES Los clientes difíciles, no siempre son difíciles, simplemente se les debe tratar de la forma mas natural posible, por los general sufren de diversos tipos de complejos, como mal humor, sorderas, limitados físicos etc. 3.EL CONTACTO TELEFONICO No importa si una compañía esté diseñando cualquier sistema de servicio al cliente; los planificadores deben abordar los aspectos clave, desde el modo de la atención por teléfono hasta el tiempo en el que se debe establecer la comunicación, especialmente si se trata sobre el tiempo que se tarda en atender una llamada, así como en la cuestión de recibir llamadas telefónicas sin presencia física; tal el caso de los mensajes telefónicos, que deben ser recibidos conforme a todas las actitudes positivas de "servir al cliente", para que el individuo que recibe o emite un mensaje, quede consiente que fue comprendido. 4.CORRESPONDENCIA Aunque el mundo empieza a comunicarse eficientemente gracias al avance de la tecnología, es imprescindible en el tema, avocarnos al mercado doméstico del Banco donde se instale esta estrategia para el que, como se mencionó, es necesario establecer una estrategia. por ningún motivo debe considerarse al cliente, como un número más al que hay que enviarle correspondencia, al contrario, al momento de hacerlo se debe pensar en que a través de eso, se

llegara también al no-cliente, por que es probable que el cliente actual se lo comunique. 5.ATENCION DE RECLAMOS Y CUMPLIDOS Atender una queja sin duda, conlleva a una mejor comunicación con el cliente interno y externo; de hecho, Schiffman afirma que un cliente insatisfecho, puede representar una amenaza para la empresa, debido a que éste se comunica con el No – Cliente y al mencionarle su insatisfacción, implícitamente le sugiere a éste que se aleje de ella. 5.INSTALACIONES Representan de acuerdo con LAMB principalmente, uno de los principales elementos del servicio al cliente, el exterior de los edificios, los patios y jardines y la recepción pueden hacer de la estadía del cliente en la empresa lo más placentero o desagradable posible.

VALOR AGREGADO Es el valor adicional que adquieren los bienes y servicios al ser transformados durante el proceso productivo. El valor agregado o producto interno bruto es el valor creado durante el proceso productivo. “En marketing, las llaves pequeñas abren puertas inmensas.” Dicho de otra forma: los pequeños detalles cierran grandes ventas y retienen a buenos clientes. MANEJO DE LA AGENDA Es un elemento clave en la organización y la productividad de tu oficina. Hay muchos aspectos del buen manejo de agenda que todas la(o) s asistenta (e)s administrativa(o) s deben conocer. El buen manejo de agenda es una habilidad muy valorada. Es un elemento clave en la organización y la productividad de tu oficina. Hay muchos aspectos del buen manejo de agenda que todas la(o) s asistente(a) es administrativa(o) s deben conocer.

CLAVES PARA ANEJO DE LA AGENDA * Conocer las preferencias de manejo de agenda del o los jefes * Dejar en blanco algunos espacios entre las citas anotadas para que tu jefe pueda devolver los llamados y atender algunos temas urgentes. * Calcular los tiempos de viaje cuando las reuniones se realicen fuera de la oficina * Dejar en blanco algunos horarios por la mañana para que el jefe se organice * Dejar en blanco los horarios del fin de día para que el jefe pueda terminar sus asuntos y prepararse para el día siguiente. * No utilices la agenda como archivador ni para tomar nota en seminarios o reuniones. LIBRETA DE CALIFICACIONES DEL CLIENTE Estos elementos tienen que ver: 1. EL PRODUCTO: Se refiere específicamente a lo que cada una de las empresas vende, es su producto tangible o intangible que recibe el cliente y sobre el cual emite un juicio acorde a la calidad, oportunidad, cantidad e incluso el valor entregado por él. 2. LOS PROCEDIMIENTOS: Hace referencia a los mecanismos que la empresa ha institucionalizado para establecer los pedidos, la entrega del producto, los pagos y demás procedimientos que le permiten al cliente comunicarse y resolver las inquietudes que le surgen. 3. LAS INTALACIONES: Es el sitio donde se presta el servicio y en este punto es importante considerar diversos aspectos que van a impactar directamente en los momentos de verdad a los cuales se somete la empresa en la prestación de su servicio, en este sentido podemos mencionar las vías de acceso, facilidad de parqueo, amplitud de las instalaciones, iluminación, ubicación de los productos, visibilidad de la información y de la imagen corporativa, etc... 4. TECNOLOGIA DISPONIBLE: La importancia de contar con sistemas de información robustos para el conocimiento de los clientes es fundamental, pero su funcionalidad deberá reflejarse en la capacidad que tenga el cliente para hacer uso de estos recursos, en este sentido se tiene en cuenta la

posibilidad que tienen los clientes de hacer sus pedidos por Internet o bien por sistemas cerrados de comunicación, sistemas que le permitan a los clientes consultar en línea el estado de sus pedidos y facturación e igualmente que puedan tener acceso a las estadísticas de sus compras con la empresa, etc.. 5. INFORMACION: Uno de los temas complejos de resolver en el diseño de una estrategia corporativa de SERVICIO AL CLIENTE tiene que ver precisamente con la identificación de los componentes de un sistema de información adecuado y ajustado a la expectativa del cliente, de tal manera que cada tipo de negocio deberá encontrar si la comunicación con el cliente es masiva o personalizada y si los esfuerzos y recursos que se dedican a este componente tienen retribución. 6. EL PRESTADOR DEL SERVICIO: Es la persona que atiende al cliente en el contacto real que tiene la empresa a través de sus productos o servicios, dependiendo el tipo de negocio el prestador del servicio tendrá la oportunidad no solamente de ofrecer al cliente una experiencia única frente a la empresa y su producto sino también la posibilidad de crear un proceso relacional con el cliente que va más allá de lo puramente transaccional, en este sentido el prestador del servicio no será entonces únicamente la persona que vende o atiende sino todo aquel que por su función tenga algún contacto directo o indirecto con el cliente, este concepto se refiere a que todos los integrantes de la organización tienen una responsabilidad con el cliente, no solamente con el producto que se entrega sino también con el esfuerzo permanente para que la calificación que ofrece el cliente a cada uno de los 5 puntos mencionados sea satisfactorio.

TECNICAS DE COMUNICACIÓN CUALIDADES PARA UNA COMUNICACIÓN EXITOSA  Seguridad y confianza  Control sobre las emociones  Conocimiento de quienes nos rodean

 Conocimiento del medio empresarial y socio económico en el cual estamos inmersos  Claridad conceptual sobre el asunto que origina la comunicación  Conocimiento sobre como estimular la atención, el interés y la participación del interlocutor  Conocimiento competente de la lengua y habilidades sociales “ saberme expresar con un buen conocimiento de las palabras”  Sabiduría para detectar el momento oportuno de cuando tomar o dejar la palabra en una conversación  Habilidad para ajustar la comunicación a las condiciones o intereses del oyente y al contexto que lo rodea  Competencia para escuchar atentamente y para comprender la información e intencionalidad del interlocutor “ saber qué es lo que quiere, cual es el mensaje”  Capacidad para aceptar al interlocutor, respetar sus ideas y el uso de la palabra.

COMUNICACIÓN EFICAZ La comunicación eficaz es el correcto y responsable uso de todos los elementos y canales de la comunicación. Esto implica no enviar mensajes contradictorios a una persona o grupo de personas que desestimen la imagen y el respeto del emisor y comprende cuatro factores:

1. Lenguaje verbal presencial: Que involucra las palabras e influencia la comunicación según la pnl “programación neurolingüística” en un 7% palabras. 2. Lenguaje no verbal presencial: Que involucra el tono de la voz y el lenguaje corporal: posturas, gestos y movimientos en el cuerpo, lo cual según la programación neurolingüística afecta la comunicación en los siguientes porcentajes: Tono de la voz: 38% Lenguaje corporal: 55%

7% palabras

3. Lenguaje verbal no presencial: Involucra las palabras38% que una tonopersona de voz habla con otra sin estar presente físicamente y sirviéndose de mecanismos de tecnología moderna para la comunicación, como teléfonos, cámaras, corporal etc… 55% Lenguaje 4. Lenguaje no verbal no presencial: Involucra el tono de la voz y el lenguaje corporal: posturas, gestos y movimientos que hace una persona con otra sirviéndose de la tecnología moderna como teléfonos, cámaras etc… Saber escuchar y saber prestar atención para comprender y apropiarse del mensaje que recibimos, son competencias que debe estar presentes en todo acto de comunicación.

“No es posible concebir un buen hablante, sin que sea al mismo tiempo un excelente oyente”

TECNICAS PARA EXPONER El primer paso para realizar una exposición delante de un grupo de personas es tener una buena preparación, la misma que comienza con la recopilación de información proveniente de diversas fuentes. Cuando este proceso culmina se redacta el trabajo a exponer y a partir de allí se tendrá el material fundamental que se dará a conocer en la exposición. La exposición se ajusta en tres partes: 1. Introducción: debe ser breve y concisa. Se aconseja en primer lugar agradecer al público presente, luego realizar una pequeña presentación personal, aclarar el tema del que se va a hablar y en algunas ocasiones comenzar con una anécdota o pregunta relacionada para romper el hielo y despertar la simpatía de los asistentes. 2. Desarrollo: es la parte fundamental de la exposición. Se debe procurar dar la información en orden lógico. No se memoriza estrictamente la exposición ni se limita solo leer. Hablar como un robot no es la forma más idónea para exponer un tema. 3. Recapitulación y conclusión: se debe hacer un rápido resumen del tema. Se da la conclusión y se despide agradecidamente procurando que sea impactante.

OTROS TIPS IMPORTANTES:

1. Informarse bien sobre el contenido del tema identificando los componentes más difíciles 2. No improvisar, ensayar la exposición tantas veces como sea necesario. Hacerlo dará seguridad y fluidez. Recuerda que la audiencia realiza la primera y más importante valoración al principio.

3. Procure familiarizarse previamente con el tipo de personas que van a formar el auditorio y mientras se habla hay que mirar al público. 4. Evite moverse demasiado, así como jugar con papeles o un bolígrafo. Esto denota desconfianza y nerviosismo. Igualmente se debe prescindir de los tips (tocarse el cabello, quitarse y ponerse las gafas, etc.), y procura mantener una postura cómoda, relajada y confiada. 5. Dirija la mirada mientras se está exponiendo a todas las personas distribuidas en la sala. Si se mantiene la mirada fija en el papel, en el suelo o en el techo es signo de inseguridad; provoca desconfianza y falta de atención en los participantes. 6. Habla despacio y con la mayor claridad; la voz debe salir viva y agradable; recurre a un vocabulario sencillo, pues mientras más claro y conciso mejor. 7. Utiliza apoyos visuales para dar consistencia a la exposición. Recuerda que un buen soporte mejora el interés y al comprensión de la audiencia. 8. Si se llega a tener un debate final, habla con firmeza y se directo. 9. Se debe mantener el entusiasmo para captar la atención del público. Evita la monotonía del tono, y si la exposición es larga permite un descanso a la audiencia. 10. Cuida el aspecto físico, acudiendo a la cita bien vestida y cómoda. Se debe llegar con antelación para poderse relajar. 11. Al finalizar hay que recordar brevemente lo más importante y aclarar las posibles dudas que se hayan suscitado. No olvide agradecer al público por su asistencia, o en su caso, por la atención prestada.

Recuerda que el arte de hablar en público puede determinar en gran medida el éxito profesional. Hacerlo es una destreza que se puede desarrollar y dominar; simplemente es cuestión de preparación y práctica.

BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

1.BARRERAS FISICAS

Son las circunstancias que se representan no en las personas, si no en el MEDIO AMBIENTE y que impide una buena comunicación.

Es el significado de las palabras, cuando no es muy claro su sentido. 2. BARRERAS SEMANTICAS

3.BARRERAS FISIOLOGICAS

De esta manera es muy difícil que el receptor intérprete de forma clara lo que dijo el emisor. Impide emitir o recibir con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos de emisor o receptor. Ejemplo: deficiencia en la lectura, escritura, escucha, etc… Representa la situación psicológica particular del emisor o receptor de la información.

4.BARRERA PSICOLÓGICA

Esta es ocasionada a veces por rechazo o agrado hacia el receptor, sea el caso, o incluso hacia el mensaje trasmitido.

5.BARRERA ADMINISTRITIVA

Esta es por la falta de planeación, presupuesto, expresión deficiente, perdida en la transmisión y mala recepción, desconfianza, amenaza y temor, etc.

PROTOCOLO EMPRESARIAL El protocolo empresarial es el compendio de normas escritas que regulan la actuación de una empresa, tanto interna como externamente. Las habilidades sociales son transmitidas y siempre se refieren a personas o grupos, más o menos grandes que establecen unas pautas de convivencia y en definitivas de comunicaciones. Otra definición de protocolo empresarial seria el conjunto de normas y técnicas necesarias para la planificación, preparación desarrollo y control de actos promovidos por empresas.

ACTOS PROTOCOLARIOS EMPRESARIALES Es importante destacar que cada uno de los actos empresariales posee sus propias características y objetivos dependiendo de lo que estemos interesados en conseguir, elegiremos un acto u otro.

Cuando se realiza cualquier tipo de acto hay que acudir al entorno de negociación y las atenciones especiales; con estos detalles se pretende buscar una imagen diferenciadora de las empresas. El objetivo principal de los actos de reuniones en tres puntos principales: 1. Negociación 2. Acuerdo 3. Beneficios En nuestra empresa todo evento es una herramienta de comunicación tanto para el público interno como externo de la empresa. Por lo tanto debemos de cuestionarnos que mensaje quiero transmitir, que imagen quiero proyectar, puedo realizar esta tarea yo solo. Así previamente fijar los objetivos nos sirve como guía para planificar el evento en sí, y además nos permitirá medir si el mensaje que queríamos emitir fue transmitido exitosamente y si no fue pérdida de tiempo y de recursos.

TIPOS DE ACTOS PROTOCOLARIOS EMPRESARIALES

1. Actos ajenos: Son aquellos organizados por otras entidades a los que asiste nuestra empresa. Dentro de estos pueden ser con participación directa (algún protagonista), y sin participación directa (como participantes del evento). 2. Actos propios: Pueden ser actos externos que son fuera del ámbito de la empresa pero organizados por la empresa y actos internos que son actos sencillos y rápidos, como reuniones profesionales de corta duración. Su duración no puede llevar retrasos en la jornada laboral; suelen ir acompañados de algo de bebida y de comida sencilla.

Con participación directa

Algún protagonista

Actos ajenos Sin participación directa

Internos Actos propios

Como participantes

Realizados en la empresa

LAS REUNIONES Y SUS DINÁMICAS DE COMUNICACIÓN Asamblea: Reunión formal de índole general de una asociación, club, organización o empresa en la que asisten los miembros para decidir la orientación jurídica, asuntos de política, elecciones de autoridades o renovación parcial de las mismas. Se elabora un acta, expresando el lugar y fecha, hora de inicio y cierre. Se rubrica el acta con dos o tres personas de los presentes. Grupos de Debate o Buzz Group: Reuniones de pequeños grupos que intercambian conocimientos y experiencias sobre uno o varios temas decididos con anterioridad, dando a conocer los resultados y la opinión del grupo a través de un altavoz. Guía las reuniones un presidente o coordinador.

Coloquio: Reunión informativa con el fin de discutir un problema, sin la necesidad de llegar a un acuerdo. El público tiene participación activa al formular preguntas. Un moderador orientará la reunión y ordenará los turnos de participación.

Conferencia: Reunión para que un grupo u organización, pública o privada, una institución o un organismo, transmita un mensaje. No hay reglas fijas en cuanto a su frecuencia, pero debe ser de corta duración y con fines predeterminados.

Congreso: Reunión de varias personas en la que los miembros de un organismo, asociaciones o ente, se reúnen en fechas y lugares pre-establecidos para tratar asuntos de interés, para debatir cuestiones previamente fijadas, anunciar avances y acordar conclusiones aplicadas a sus grupos. Se firman convenios y se elabora un acta. Se estructura mediante una presentación de ponencias, debate y conclusiones. La frecuencia es anual y los internacionales pueden efectuarse cada dos años. Convención: Reunión formal y genérica de cuerpos legislativos, políticos – sociales o económicos que provee información respecto de una situación particular, para luego deliberar. Coinciden en una fecha y lugar previsto antes. Especialmente de carácter empresarial, se reúnen los profesionales de una organización orientada al aspecto comercial.

Cumbre: Reunión del más alto nivel cuyos integrantes son los más altos dignatarios representantes de diversos Estados u Organismos Internacionales.

Debate Dirigido: Intercambio informal de ideas e información sobre un tema bajo la conducción de un profesor. El debate no debe ser una improvisación. Lo ideal es que el grupo no pase los 12 integrantes.

Entrevista: Interrogatorio realizado a un grupo, un experto, persona capacitada o especialista en un tema. Es conveniente designar un solo interrogador para evitar desorden, confusión y extensión.

Entrevista Colectiva: Cuando son varios los que interrogan al experto, persona capacitada o especialista en un tema. Es conveniente designar un solo interrogador para evitar desorden, confusión o extensión.

Foro: Participan todos los presentes en una reunión. Se trata de la conversación o debate de un tema por profesionales que pueden diferir en sus opiniones. Es dirigida por un coordinador. Permite la libre expresión de ideas, con mínimas limitaciones, hay conclusiones.

Mesa Redonda: Los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos. Lo componen un número reducido de expertos, pueden ser 4 o 6 y exponen en forma individual o formando pareja. Es coordinado por un director o moderador. La extensión no debe ser mayor a los 50 minutos para permitir luego preguntas. Panel: Reunión de varias personas para exponer una idea, los oradores no exponen, sino que dialogan, conversan, debaten entre ellos sobre una temática concreta, con la finalidad de lograr un intercambio de opiniones entre su y con el auditorio. Un coordinador modera la sesión y permite intercalar preguntas.

Seminario: Reunión de carácter académico – docente con expertos que aportan conocimientos y experiencias ante uno o varios grupos interesados. Constituye un grupo de aprendizaje activo.

Simposio: Reunión de expertos o técnicos o de personas capacitadas en determinado tema. Exponen individualmente durante no más de 15 a 20 minutos, lo importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema y desarrolle mayor profundidad posible.

Torbellino de Ideas: La capacidad de establecer nuevas relaciones entre hechos o integrarlos de una manera distinta. Los miembros exponen con la mayor libertad sobre un tema, con el objeto de producir ideas originales o soluciones nuevas.

De acuerdo a sus objetivos las reuniones pueden ser:  Informativas  Para recolección de información  Formativas o de capacitación

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Incentivas Para intercambio de puntos de vista De negociación o acuerdo Generadoras de ideas Para toma de decisiones

TIPOS DE MESA La regla fundamental para elegir una mesa es la capacidad según las necesidades, es decir, el tamaño debe ser proporcional al número de invitados. Cada persona ocupa aprox. 70cm-80cm. Mesa Redonda: Todos los invitados se ven y están en comunicación con otras mesas; los invitados se suelen colocar con el sistema cartesiano o con el de reloj. No se marca la presidencia y es adecuada para no distinguir rangos. Muy utilizadas en eventos sociales.

Mesa Cuadrada: Es de la más utiliza en restaurantes. En protocolo se utiliza poco porque solo existen pares; admite 4, 8, 12… Siempre tiene que ser par y divisible entre 4. Es ideal para cenas íntimas y tampoco marca de gran manera las presidencias.

Mesa Imperial: Muy usada en eventos empresariales y en comidas en las que se ponga una sola mesa. Existen dos maneras de colocar la presidencia: a la francesa (española); donde la presidencia se sienta en el centro de la mesa y no lleva comensales en los extremos, y a la inglesa; donde la presidencia se sienta en los extremos (en ambos casos es preferible que los invitados sean pares). Como ventaja o inconvenientes: resalta mucho la presidencia, quien o quienes son más importantes.

Mesa Ovalada: No admite presidencia a la inglesa, por tanto se preside a la francesa. Como ventaja o inconveniente; dejaríamos claro el rango de los invitados y se destacaría mucho la presidencia. No todo el mundo se ven las caras y se van a crear tres conversaciones.

Mesa En Forma De V: Es utilizada en banquetes muy numerosos donde solo se utiliza una sola mesa. Crea muchas conversaciones pero no unifica conversaciones ni personas.

Mesa Con Forma De Herradura: Se utiliza en ocasiones para comer pero sobre todo para trabajar.

Mesa En Forma De T: Mesa construida por un conjunto de mesas y no se suele utilizar en comidas, pero sí en reuniones. En las comidas las personas no se sentarán en los extremos, se marca mucho la presidencia y come todo el mundo en la misma mesa.

Mesa En Forma De Peine: Esta es utilizada en grandes banquetes (típica en comedores escolares). Los países orientales las utilizan más que nosotros y se utilizan cuando queremos que coman todos juntos.

LA DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS Y SU INFLUENCIA EN LA PRODUCTIVIDAD

La distribución de oficinas es algo muy importante y que está estrechamente relacionada con la productividad y eficiencia del trabajo que se desempeñe en ella. Aunque en un principio, a la hora de montar o decorar una oficina puede imperar el criterio estético frente al funcional, el caso es que es un error que debemos evitar si no queremos vernos cada día lastrados por una incorrecta configuración.

EJEMPLO DE PLANO DISTRIBUCIÓN OFICINAS

AUMENTA LA PRODUCTIVIDAD CON NUESTRAS SILLAS DE OFICINA En este caso, al haber una amplia variedad de mobiliario de oficina y muchas combinaciones posibles, es importante estudiar detenidamente las necesidades de la empresa u organización para determinar la distribución tanto de los muebles como de la fuerza de trabajo. Mesas de ordenador, sillas de oficina y todo lo necesario para llevar a cabo nuestra actividad supondrán la columna vertebral del espacio de trabajo, por lo que lo más recomendable es empezar por este tipo de elementos como punto de partida. Distribución para oficina que maximice el espacio Como paso previo, un lugar despejado, limpio y minimalista es sinónimo de sensación de espacio, algo clave para asegurar el bienestar ya sea en una oficina, hogar u otro espacio. El ritmo frenético que puede haber en el día a día puede suponer una fuente importante de estrés, por lo que apostar por una configuración sencilla y no recargada de base para la distribución de áreas de trabajo es fundamental.

Distribución oficinas con espacios abiertos Precisamente ya hablábamos de la fuerza con la que avanza el minimalismo en la distribución de oficinas modernas en nuestro post 4 ejemplos de oficinas minimalistas.

Distribución de oficinas pequeñas y el tamaño de los muebles En el caso de oficinas o despachos pequeños, la limitación de espacio hace que cobre mayor importancia la maximización del espacio. Por lo que en este sentido apostar por puestos y mesas de trabajo compartidos puede ayudar a conseguir un entorno de trabajo compacto pero no por ello menos productivo. Más importante que tener una mesa de trabajo grande y espaciosa es tenerla bien organizada y es que cómo organizar un escritorio aumenta la productividad ya que la eficiencia en la gestión del espacio es superior, por lo que obtendremos el mismo o mejor resultado evitando distracciones innecesarias, presencia de elementos prescindibles, etc.

Distribución modernas:

en oficinas coworking

El coworking o el compartir zonas de trabajo y obtener sinergias y beneficios están plenamente en auge en el mundo empresarial. Son muchas las startups que apuestan por esta particular configuración que apuesta por compartir mesas, muebles, pizarras para favorecer el flujo de ideas y potenciar la innovación y fortalecer diversas áreas de un proyecto.

Mobiliario de oficina para coworking Mesas y sillas compartidas, separando ambientes de una manera sutil y sin que supongan barreras físicas serán uno de los aspectos clave de este tipo de distribución de espacios en oficinas. La creación de áreas comunes de descanso, más casual favorecerán por su parte el intercambio de ideas y conocimiento que tan interesante es a la hora de emprender un proyecto de cualquier índole. Oficinas sin barreras

Distribución oficinas modernas sin barreras Hay algo muy importante y que es el alma en lo que respecta al funcionamiento de cualquier organización: la relación entre áreas y departamentos y el fomento de la comunicación. Esto ya no sólo incide en una mejor productividad derivada de un ambiente de trabajo más agradable, tal y como comentábamos al principio con el tema del espacio. La consecución de los objetivos y metas fijados sólo se puede conseguir si los diferentes grupos y miembros de una empresa tienen objetivos convergentes y de crecimiento. Apostar por espacios diáfanos en el que cada área no esté aislada del resto servirá para ver en conjunto a la empresa y como consecuencia actuar consecuentemente para alcanzar las metas propuestas.

Ejemplos de distribución de oficinas en casa A continuación, vamos a proporcionarte una serie de ideas para la distribución de una oficina en el hogar.

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Espacio en L: Si quieres ganar espacio y que tu oficina cuente con una decoración moderna te aconsejamos optar por la distribución de oficinas en una empresa. De esta forma, el escritorio ocupará todo el espacio y tendrás espacio suficiente para todos los documentos. Iluminación natural: Opta por la iluminación natural, además de la artificial. La distribución de las oficinas modernas y su decoración se centra mucho en la luz y los espacios amplios. Menos es más: Busca elementos de decoración para tu oficina que sobrecarguen el ambiente. Puedes poner una lámpara de sal, una planta o algún objeto de

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decoración simple y elegante. De esta forma, personalizarás el ambiente, pero no parecerá que cuenta con demasiados objetos. Organización esencial: Adquiere una mesa de escritorio con cajones para organizar todo tu trabajo. Planifica en carpetas o en archivadores todos los documentos con el objetivo de llevarlos al día. La organización es fundamental al trabajar desde casa.

COMO ORGANIZAR UN EVENTO

Los eventos empresariales se presentan como oportunidades ideales para consolidar vínculos, fortalecer equipos de trabajo, recompensar logros, presentar importantes cambios dentro de la empresa y otras situaciones. Y ya sea una pequeña, mediana o gran empresa, los eventos corporativos son buenas ocasiones que ofrecen interesantes resultados.

PASOS A SEGUIR 1. Establecer objetivos: Se debe determinar los objetivos del evento. Es decir, las razones y motivos por las que se organiza el mismo. Puede ser para promocionar un nuevo producto, local comercial, para presentar cambios estructurales, motivar a los empleados, etc. 2. Determinar el tipo de evento: Según los objetivos de evento empresarial, el mismo puede tomar distintas formas. Puede ser un evento de tipo promocional, como una exhibición o inauguración; un evento académico, como un seminario o conferencia; un evento de tipo gastronómico, como un almuerzo, cena o un coctel;

un evento deportivo como la organización de un campeonato o actividades deportivas al aire libre; o bien un evento recreativo, como viajes o campamentos. 3. Elaborar el plan de evento: Se aconseja que este plan se realice algunos meses previos a la fecha en la que se desea hacer el evento. De todas formas, este tiempo previo dependerá de la magnitud e importancia del evento corporativo.

El Plan Debe Incluir 

Fecha y hora del evento: Aquí se tendrá en cuenta la disponibilidad de los invitados, si hay otros eventos o festividades próximas, etc.

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Lugar del evento: El lugar debe adecuarse al tipo de evento que se quiera hacer (deportivo, académico, gastronómico, etc.)

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Presupuesto: Determinar el dinero total que se puede destinar a la organización del evento.

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Cronograma de actividades previas al evento: Se realiza un cronograma con las actividades de preparación del evento.

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Cronograma de actividades durante el evento: Se realiza un cronograma con las actividades que se deberán desarrollar en el mismo momento en que tenga lugar el evento.

4. Preparación del evento: Siguiendo el cronograma de actividades previas se debe dar inicio a todas las preparaciones del evento: reservar lugar, realizar invitaciones, etc. 5. Desarrollo del evento: Uno o algunos días previos al evento se deben revisar los últimos detalles: revisar instalaciones, personas involucradas que deban realizar alguna función, etc. Y cuando haya llegado el momento del evento, se debe tener presente el cronograma de actividades durante el evento y dar inicio al mismo. Algunas de las actividades pueden ser: bienvenida a los invitados, presentar personas, supervisar el curso del evento y demás actividades similares.

6. Evaluación del evento: Concluido el evento empresarial hay que realizar la evaluación del mismo. Para esto se debe hacer un informe sobre los sucesos más importantes que tuvieron lugar en el mismo, y evaluar si los objetivos propuestos se cumplieron, si los invitados se sintieron a gusto, si las actividades se devolvieron de forma organizada. CONCLUSIÓN Para realizar un evento empresarial, será más importante hacer una correcta planificación y organización que disponer de un gran presupuesto.

CARTA COMERCIAL

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. PARTES DE LA CARTA 1. Código y consecutivo: Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento, seguida de la serie documental. 2. Ciudad y fecha de elaboración del documento: Se escribe la ciudad de elaboración del documento con mayúscula inicial seguida de coma y a continuación se escribe el día, mes y año del mismo. 3. Destinatario: Se dirigen en forma personalizada es decir, a un funcionario especifico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable. 

Tratamiento o título académico: se escribe con mayúscula inicial

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Nombre: se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de preferencia se escribe los dos apellidos

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Cargo: se escribe con mayúscula inicial

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Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo

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Dirección: no se abrevian las palabras calle, carrera, avenida, etc. Se dejan dos espacios a máquina o cuatro en computador entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de numero No

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Ciudad: se identifica la ciudad por su nombre

4. Asunto: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

5. Saludo: Para las damas se acostumbra el nombre, para los caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera de las siguientes opciones. A. Saludo independiente ejemplo: 

Apreciado Señor Botero

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Apreciada Ingeniera Gloria

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Cordial saludo Señor Martínez

B- Como parte inicial de texto: 

Tenemos el gusto de saludarla, Ingeniera Lucia y de acuerdo con…

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Con agrado lo saludamos, Señor Suarez y le comunicamos…

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Con nuestro cordial saludo adjuntamos

6. Texto: El texto se redacta en firma clara, breve, directa, sencilla y cortes; de preferencia se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque representa un grupo empresaria, así se trate de un único firmante. 

En lo posible se trata un tema por carta.

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En las comunicaciones comerciales se omite los temas personales.

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En las cartas comerciales se utiliza tratamiento de usted

Es importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. 7. Despedida: Expresión de cortesía. Presenta dos alternativas A. Despedida breve seguida de coma. Ej.: atentamente, cordialmente, sinceramente. B. Despedida con frase de cortesía terminada en punto. 

Agradecemos su gentil colaboración.

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Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.



Para nosotros es un gusto servirle.

8. Remitente: Se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial. 9. Líneas especiales

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Anexo: Si se requiere, se detallan en el texto. Al final de la carta se anota la palabra anexo o anexos según corresponda seguida de dos puntos. A dos espacios se anuncia la cantidad; de preferencia se clarifica el número de hojas o el tipo de anexo.

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Copias: Se escribe la palabra copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos. A dos espacios se relacionan los destinatarios así: Tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite la empresa.



Identificación del transcriptor: Se anta el nombre con mayúscula inicial e inicial de apellido de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto es conveniente escribir uno de los dos.

MEMORANDO

Es una comunicación escrita que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización. En otras palabras se utiliza para transmitir información a una persona y de carácter interno.

UTILIZACION DEL MEMORANDO  

Informar sobre un hecho en forma breve Hacer requerimientos

    

Regular o aclarar una situación Reiterar información, requerimiento o solicitud urgente Conocer detalles sobre un aspecto determinado Solicitar o remitir información, documentos u objetos Hacer llamados de atención, entre otros

PARTES DEL MEMORANDO

1. Denominación de documento: Se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada. 2. Código y consecutivo 3. Ciudad y fecha de elaboración 4. Destinatario: Se coloca la palabra para en mayúscula sostenida de dos puntos y al frente se escribe el tratamiento, nombre y cargo del destinatario. 5. Remitente: Se escribe la palabra de en mayúscula sostenida seguida de dos puntos y al frente se escribe el cargo del remitente. 6. Asunto: Se escribe la palabra asunto en mayúscula sostenida seguida de dos puntos y al frente se escribe el asunto. 7. Texto: Con saludo inicial 8. Despedida: Preferiblemente corta. 9. Nombre del remitente 10. Líneas especiales

CIRCULARES

Son comunicaciones escritas de interés común con el mismo contenido o texto, dirigidas a un grupo específico de personas tanto interna como externamente. La circular se utiliza para transmitir información de carácter general y se clasifica en:  

CIRCULAR INTERNA: Se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas. CIRCULAR EXTERNA: Se utiliza para dar a conocer nuevos productos o servicios, o para informar algo de carácter general

PARTES DE LA CIRCULAR 1. Denominación del documento: Se escribe la palabra circular en mayúscula sostenida y centrada acompañada por el consecutivo que la identifica si se requiere. 2. Código 3. Lugar de origen y fecha de elaboración

4. Destinatario: Se escribe la palabra para en mayúscula sostenida seguida del grupo destinatario a la que va dirigida la circular. (También en mayúscula sostenida)

5. Denominación del documento y consecutivo: Se escribe la palabra circular en mayúscula sostenida y centrada acompañada por el consecutivo que la identifica si se requiere. 6. Código 7. Lugar de origen y fecha de elaboración 8. Destinatario: Se escribe la palabra PARA en mayúscula sostenida seguida del grupo destinatario a la que va dirigida la circular. (También en mayúscula sostenida) 9. Asunto: Resumen breve del contenido del documento que se hace en cuatro palabras. 10. Texto: Se inicia con el saludo y a continuación se escribe el texto. 11. Despedida: Preferiblemente se utiliza una despedida larga. 12. Nombre del remitente: Preferiblemente va en mayúscula sostenida. 13. Cargo del remitente: Se escribe con mayúscula inicial. 14. Líneas especiales: Anexo, copias, identificación del transcriptor.

ACTA

Es el documento en que consta lo tratado sucedido y acordado en una reunión. Se anotan las cosas fundamentales que se hablaron en la reunión lo cual debe ser expresado claro y conciso y de la misma manera redactado en tiempo pasado. Partes del Acta 1. Título: Toda acta debe llevar el nombre del grupo se reúne. Además se debe aclarar cuando el carácter de la reunión es extraordinario (nunca abra una reunión de carácter extraordinario en la parte laboral) 2. Denominación del documento y número: Después del título en la siguiente interlinea se ubica la palabra acta en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número del consecutivo que le corresponda. 3. Fecha: Se escribe la palabra fecha en mayúscula sostenida y de seguida dos puntos. Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes y año). 4. Hora: Se digita la palabra hora en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión en formato de 24 horas. 5. Lugar: Se escribe la palabra lugar en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos, al frente se anota el sitio de la reunión. 6. Asistentes: Se escribe la palabra asistentes en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la relación de las personas asistente a la reunión con mayúscula inicial, a continuación separada con coma el cargo que desempeña cada uno. Teniendo en cuenta el orden jerárquico. 7. Invitados: Se escribe la palabra invitados en mayúscula sostenida seguida de dos puntos y a continuación se relacionan los invitados a la reunión. 8. Ausentes: Se Scribe la palabra ausentes en mayúscula sostenida seguida de dos puntos y a continuación se relacionan las personas que no asistieron a la reunión y si su ausencia es justifica o no. 9. Orden del día: Se escribe la frase orden del día seguida de dos puntos y en línea siguiente se enumera los temas de la reunión. 10. Desarrollo: Se escribe la palabra desarrollo con mayúscula sostenida seguida de dos puntos y en la línea siguiente se escriben los temas y lo más relevante de los mismos. 11. Firma, nombre y cargo: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial dejando aproximadamente cuatro interlinea libres a partir de la última línea del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre con mayúscula inicial y sin centrar. 12. Líneas especiales

INFORMES

Es un documento escrito que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo ya se en el ámbito empresarial o gubernamental.

El informe es un documento que se utiliza para:    

Regular o aclarar una situación Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos. Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto. Reiterar una información, requerimiento o solicitud urgente ( entre otros)

PARTES DEL INFORME: 1. Dependencia: Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el informe. Se escribe con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo. 2. Código: Se escribe en la misma línea de la dependencia. 3. Título: Es el tema sobre el cual trata el informe se escribe en mayúscula sostenido y centrado. 4. Lugar de origen y fecha de elaboración: Se escribe la palabra fecha seguida de dos puntos, y a continuación se escribe la ciudad y fecha de elaboración del documento. 5. Autoría del informe: Se escriben las expresiones: preparado por- elaborado por- o responsable, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos y a continuación se escriben los nombres de los autores del informe. 6. Objetivo: El informe puede tener uno o varios objetivos que describen en forma breve el propósito del mismo. Se pueden enunciar en un solo párrafo o presentarlos así: sobre el margen izquierdo se escribe la palabra objetivo seguida de dos puntos y con mayúscula sostenida. En caso de requerir masa de un objetivo estos se enumeran contra el margen izquierdo. 7. Temas o numerales: El informe generalmente contiene uno o varios temas precisos y seguidos. Si es más de uno se enumeran y enuncian. 8. Conclusiones: Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. 9. Nombres, cargos y firmas: Al finalizar el cuerpo del informe el autor o autores lo deben firmar. El nombre se anota en mayúscula sostenida y a continuación se escribe el cargo. 10. Líneas especiales

CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

CERTIFICADOS: El certificado es un documento de carácter probatorio público o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto. Se puede emitir certificados de:   

Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos. Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción. Becas, donaciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros.

CONSTANCIAS: La constancia es un documento de carácter probatorio que no requiere solemnidad se pueden emitir constancias para. (Laborales)    

Tiempo de servicio Salario o honorarios Clases de trabajos Jornada laboral entre otras

PARTES DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIA 1. CODIGO: Es opcional 2. LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN: Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto. 

Cuando la fecha se ubica al comienzo:

Ejemplo: Bucaramanga, 13 de septiembre de 2018 

Cuando la fecha se ubica al final:

Ejemplo: Se expide en Bucaramanga a los doce días del mes de septiembre del año dos mil dieciocho (12-09-2018).

3. CARGO: El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos él o la también en mayúscula sostenida, a una distancia de entre cuatro o cinco interlineas libres de la fecha y lugar del encabezado.

4. IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO: Las expresiones certifica o hace constar según sea el caso se escribe seguidas de dos puntos en mayúscula sostenida. Se ubica a cuatro o cinco interlinea libres del cargo. 5. TEXTO: Se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dos interlineas libre de la identificación del documento. En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida y el número de documento de identidad. En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario. 6. FIRMA Y NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL DOCUMENTO 7. LINEAS ESPECIALES

ARCHIVO Archivar es el proceso de ordenación de los documentos, de acuerdo a la necesidad metodológica de la organización y de la adecuada conservación y consulta de los mismos.

TIPOS DE ORDENACIÓN Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los documentos serán situados de manera correlativa (uno después de otro). 1. ORDENACIÓN CRONOLÓGICA: Se basa en un elemento presente en prácticamente cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia, año, mes, día; comenzando con el año más remoto, los documentos se organizan hasta la fecha más reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días.

2. ORDENACIÓN ALFABÉTICA: Suele tener como referente principal los apellidos de una persona o la razón social de una empresa, y se utiliza las letras del abecedario como criterio de información. Es idóneo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como es el caso del personal contratado por una empresa.

3. ORDENACIÓN NUMÉRICA: Responde habitualmente a un sistema de códigos que permite identificar inequívocamente un documento, por ejemplo, el número asignado a una factura o un recibo, el número de un expediente. Es el sistema más utilizado en las tareas más vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas más comunes.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO GESTION

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

Digitalizar

VALORES PRIMARIOS

VALORES SECUNDARIOS

V. Administrativo

V. Histórico

V. Contable

V. Social

V. Jurídico V. Legal

DISPOCISION FINAL INCINERAR – ACTA

El ciclo vital del documento corresponde a la clasificación de acuerdo al tiempo que se le asigne al documento en cada una de sus etapas.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Es toda la documentación que se encuentra depositada en la oficina y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización. ARCHIVO CENTRAL: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva, su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia. ARCHIVO HISTORICO: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.

VALORES DOCUMENTALES

VALOR PRIMARIO: Es aquel que tiene el documento a partir de su creación o su recepción, puede ser legal, jurídico, administrativo y contable. VALOR ADMINISTRATIVO: Es aquel que posee un documento para el área productora, relacionada con un trámite asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institución. VALOR CONTABLE: Es aquel que posee un documento que sirve de explicación y justificación, así como de comprobación de las operaciones contables y financieras. VALOR JURIDICO: Es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos y obligaciones legales o jurídicas. VALOR LEGAL: Es aquel documento que sirve ante la ley.

VALOR SECUNDARIO: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene una inutilidad histórica y social. Pierde su valor inicial, le damos un valor secundario que puede ser histórico o social. VALOR HISTORICO: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia. VALOR SOCIAL: Es el que posee un documento como fuente primaria para el desarrollo de investigaciones técnicas y científicas.

VIGENCIA DOCUMENTAL Periodo de guarda de la documentación en el ciclo vital de los documentos. Se establece a través de la tabla de retención documental. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: La TRD es un listado codificado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales producidos y recibidos por cada una de sus dependencias, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias laborales, contratos, actas, informes, circulares, memorandos entre otros. Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Ej: Serie (contratos) Subserie (contratos de servicios profesionales, compras, obra). Tipo Documental: Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. En un contrato, cada folio que conforma el expediente.

CLASIFICACION DEL ARCHIVO SEGÚN EL USO

1. ARCHIVO ACTIVO: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o años anteriores que se encuentre en proceso de tramitación como: Historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por lo tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente. Es el mismo de gestión. 2. ARCHIVO SEMIACTIVO: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor. Es el mismo que el central.

3. ARCHIVO INACTIVO: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas. Es el mismo que el histórico.

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA Son aquellas características de las personas encargadas del archivo y con conocimiento del proceso archivístico.      

Orden: Método de organizar, control y ubicación de los documentos. Responsabilidad: Es una tarea de dedicación y actualización. Prontitud: Cuando se solicitan los documentos del archivo, se deben encontrar inmediatamente. Cordialidad: Debe existir buena disposición para la búsqueda y suministro de los documentos que se encuentren en el archivo. Sigilo profesional: Las personas que manejan los archivos deben ser reservadas por el grado de confidencialidad que se maneja. Concentración: Esta labor se debe realizar minuciosamente para evitar errores.

ELEMENTOS DEL ARCHIVO ARCHIVADORES: Son muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información. Entre ellos se encuentran los siguientes.

Archivador Vertical: Se colocan junto al escritorio en oficinas pequeñas para conservar y facilitar la consulta de los documentos correspondientes al archivo de gestión. Tienen de una a cinco gavetas.

Archivador Horizontal: Facilita clasificar los documentos de forma horizontal. Las carpetas que utiliza se denominan carpetas colgantes.

FOLDERAMA: Facilita la conservación de los documentos en carpetas con guía lateral. Se utilizan en las organizaciones para guardar las historias laborales.

Archivador Giratorio: Este archivador está constituido por hileras circulares.

Archivador Mecánico: Es un mueble dinámico, en el cual se acopla gran cantidad de documentos de acuerdo a la clasificación interna de la organización. Debido a su condición física permite de una manera práctica la búsqueda y manipulación de la información contenida en los documentos.

Archivador Electrónico: Es una herramienta de tipo ofimática que sirve para recopilar la información de una manera ordenada, utilizando dispositivos ópticos para su localización y enlace en las debidas carpetas.

ESTANTES: Es una estructura metálica o de madera horizontal que tiene como propósito garantizar la conservación de los documentos.

ELEMENTOS EN ARCHIVO

Carpetas: Utensilio para guardar o transportar documentos que consiste en una lámina de cartón o plástico doblada por la mitad.

Carpeta AZ: Son carpetas de pasta hechas de material bastante grueso, dispone de un gancho el cual sirve para archivar documentos y fijarlos a presión.

Carpetas Colgantes: Tienen un doble soporte de plástico en la parte superior cuyo objetivo es permitir su colocación sobre las guías de un archivador para su ordenación y movilidad.

Sello Fechador: Es un elemento con imágenes y piezas móviles que permiten modificar la fecha para marcarlo sobre la superficie.

Sello Seco en Relieve: Es una pieza metálica compuesta por grabados, su función es marcar los documentos e identificarlos para protegerlos de las falsificaciones.

Reloj Radicador: Se utiliza para la recepción de las comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación.

Gancho Legajador Plástico: Es un gancho plástico que permite fijar los documentos que se encuentran contenidos en una carpeta, manteniendo su conservación y evitando deterioro por oxidación.

Cajas de Archivo: Estas cajas son prácticas para organizar en estanterías. Los documentos reposan en ellas y sus cierres son laterales. Su registro en ella facilita la búsqueda de la información, además de la protección y conservación interna.

Separadores: Se utilizan en cartulina o plástico y sirve para dividir o separar los documentos dentro de una carpeta o AZ.

RECEPCIÓN Y DESPACHO DE DOCUEMENTOS Recepción: Es el conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una entidad pública o privada en la admisión de documentos, tanto de forma interna como externa, que son remitidos por una persona natural o jurídica.

PASOS PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

1. Recepción: Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, así como de modo magnético o indirecto. Por consiguiente, la recepción de comunicación física o directa es aquella que es entregada por la persona interesada en una unidad de correspondencia, teniendo en cuenta: la comunicación debe estar dirigida a la empresa o a un funcionario, si la comunicación va en sobre, este debe estar correctamente marcado. En cuenta a la recepción de comunicación indirecta es aquella que es enviada por medios electrónicos o correo, donde se debe tener en cuenta los siguientes requerimientos: el asunto debe ser competente a la dependencia

que va dirigida, debe ser firmado, debe tener fecha actualizada y los anexos deben estar completos. 2. Clasificación: Este paso consiste en separar los documentos en el momento que se reciben según el tipo de comunicaciones, los cuales se dividen en dos grupos. a) Comunicación oficial: Son todas aquellas comunicaciones recibidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Este grupo se denomina documentos radicables. b) Comunicaciones personales: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades a título personal citando o no el cargo del funcionario. Esto no genera trámite para las instituciones. 3. Apertura: Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos. 4. Revisión: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las entidades deben tener un proceso de revisión de anexos del destinatario, de los datos de procedencia y verificación del asunto para poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la entidad y realizar su respectiva radicación. 5. Radicación: Es el procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora del recibo o del envió. 6. Registro: Una vez radicadas las comunicaciones, se procede al registro, el cual consiste en la anotación de los datos más significativos de los documentos en un formato de registro, para su control y tramite dentro de la organización. 7. Reparto: Una vez las comunicaciones registradas, se procede a la distribución o reparto de las mismas hacia los funcionarios u oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente. Las entidades que cuenten con una unidad específica de correspondencia realizan este procedimiento por medio de un mensajero interno o patinador. Para este procedimiento de control se elaboran planillas y formatos que permiten certificar la recepción de los documentos por parte de los funcionarios asignados para estas funciones.

Despacho de documentos: Dentro de los procesos que debe cumplir un documento se encuentra el de trámite de despacho o envió, una vez culminada su etapa de

producción, donde la unidad de correspondencia debe garantizar la llegada a su destino sin ningún contra tiempo.

PASOS EN EL DESPACHO DE DOCUMENTOS 1. Elaboración: Es el paso más importante en la gestión documental pues en él se definen los parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su destinación.

2. Firma: La firma en un documento es importante e indispensable ya que impone la valides de su contenido además de identificar al responsable de su expedición. 3. Embalaje o empaque: En gestión documental se entiende por empaque al sobre, envoltura, plastificación o cubierta en otro tipo de material donde se guarda el documento al momento de su despacho para protegerlo hasta el momento de la entrega al destinatario. El término de embalaje suele emplearse para cantidades más grandes de documentos que requieren ser trasladados y que se busca conservar sus propiedades antes de iniciar el recorrido, durante y al final de su entrega. 4. Verificación: En esta fase se procede a una revisión detallada de la comunicación, sobre el cumplimiento de las normas técnicas para su elaboración y tramite, según la clase y naturaleza del documento. Debe cumplir con los siguientes aspectos:      

Encabezado Presentación Objetivo ( se establece si hay relación con un antecedente y respuesta ) Firma Anexos y copias Sujeción a las normas técnicas y jurídicas

5. Numeración, Fechado y Radicación: En otras palabras radicarlo. Dando cumplimiento a este enunciado las empresas, acorde con sus funciones y su razón social, organizan su consecutivo y codificación que en ocasiones puede ser numérica o alfanumérica, seguida y separada por un guion de la fecha del área productora, especificando de igual manera numeración y fecha de salida del documento. 6. Registro: Posterior a la radicación se diligencia un formato con los datos más relevantes del documento.

7. Separación: Si es el caso, cuando llega el momento de su despacho y destino final deben separase de original las respectivas copias de documento y sus soportes. 8. Envió: Se envía teniendo en cuenta la forma más idóneo para que llegue la comunicación a su desino final.

Una persona que enfrenta el desafio de un nuevo emprendiemiento o negocio debe tener una actitud positiva y una gran determinación a enfrentar retos y dificultades.

Todo emprendimiento nace de una idea que, por diversas razones, despierta en una o más personas el interés suficiente como para embarcarse en un arduo e incierto viaje que tiene como objetivo hacer realidad dicha idea.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA EMPRENDIMIENTO

EMPRESA

Una empresa es una organización o institución dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los solicitantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial así como sus necesarias inversiones.

FACTORES DE LA EMPRESA

Todas las empresas están constituidas por tres factores indispensables para el funcionamiento de cada entidad o institución. Estos factores determinan la operatividad y el sostenimiento financiero a base de su propio capital, y el soporte por medio de su planta de empleados, quienes son el cimiento funcional de la empresa:

 Factor Persona  Factor Trabajo  Factor Capital

CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA SEGÚN SU ACTIVIDAD ECONÓMICA

Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen en:

 ACTIVIDADES PRIMARIAS: Actividades económicas encaminadas a la trasformación de los recursos naturales en productos primarios no elaborados Ejemplo: Las empresas Agropecuarias.

 ACTIVIDADES SECUNDARIAS: Su actividad económica consiste en la transformación de la materia prima extraída del sector primario en sectores de consumo. Ejemplo: Empresas Mineras e Industriales.

 ACTIVIDADES TERCIARIAS: Este sector abarca las actividades relacionadas con los servicios que se ofrecen para satisfacer las necesidades de la población. Ejemplo: Empresas de servicios y Empresas Comerciales.

PLANEACIÓN ESTRATEGICA

La planeación (o planificación) estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión, la misión y los valores de una empresa, se analiza su situación externa e interna, se establecen sus objetivos a largo plazo, y se formulan las estrategias que permitan alcanzar dichos objetivos.

La planeación estratégica se realiza a nivel organizacional, es decir, considera un enfoque global de la empresa, razón por la cual se basa en objetivos y estrategias que parecen simples y genéricos, pero que afectan a una gran variedad de actividades.

PLAN ESTRATEGICO

El Plan Estratégico es un informe debe ayudar al empresario a contestar las preguntas necesarias para gestionar su empresa, asegurando coherencia entre ellas y garantizando la consistencia de su negocio, ya que formaliza la comunicación de lo que quiere hacer, con los profesionales con quienes colabora: equipo de gestión, comercial, escaparatistas, diseñadores…

¿Qué contiene el plan estratégico? 1. ¿Cuál es nuestra razón de ser? ¿Qué nos da vida y sentido?: declaración de la Misión. 2. ¿A dónde deseamos ir?: Visión estratégica. 3. ¿Qué hacemos bien? ¿Qué deseamos hacer?: Proposiciones; Objetivos estratégicos. 4. ¿Cómo llegamos a ese futuro?: Plan de acción; Reglamento de evaluación.

OUTSOURCING

Outsourcing es la subcontratación de terceros para hacerse cargo de ciertas actividades complementarias a la actividad principal.

Es el proceso mediante el cual una empresa externaliza una parte de su actividad, es decir, contrata a una empresa externa para gestionar una parte de la compañía. Con este método la empresa principal puede centrarse y mejorar en ciertas funciones y especializarse aumentando en eficiencia y ahorrando tiempo. En la actualidad, las empresas están utilizando el outsourcing como un medio de contratación habitual, con el objetivo de hacer crecer la empresa de forma rápida. Hay multitud de actividades que pueden ser subcontratadas, por ejemplo, la realización mensual de nóminas. Es de vital importancia subcontratar aquellas actividades que no formen parte de las funciones o áreas que se consideren fundamentales para las empresas.

REINGENIERIA

Reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez. La reingeniería significa volveran empezar arrancando de nuevo; reingeniería no es hacer más con menos, es con menos dar más al cliente. El objetivo es hacer lo que ya estamos haciendo, pero hacerlo mejor, trabajar más inteligentemente.

Reingeniería también significa el abandono de viejos procedimientos y la búsqueda de trabajo que agregue valor hacia el consumidor.

La reingeniería es la herramienta fundamental y la última del cambio. Ella dirige el proceso de negocios de una organización. En su estado actual, ayuda a ajustar los negocios a partir de antiguos paradigmas hacia uno nuevo de servicio e información. En el futuro continuará moviendo el negocio.

La reingeniería utiliza el cambio continuo para alcanzar la ventaja competitiva. Las oportunidades de las organizaciones continuaran creciendo si se tiene en cuenta que de uno u otro modo, la mayor parte del beneficio de estas organizaciones llegará a los negocios sin mucho esfuerzo. Sin embargo, los negocios que ganarán al máximo serán aquellos que puedan asimilar la

tecnología más reciente y tomar ventaja de las oportunidades, para que así se preparen a sí mismos para cambiar.

MODULO DE NOMINA

CONTRATO DE TRABAJO

Es el acuerdo mediante el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal u otra persona natural o jurídica (empleador), bajo la continuada dependencia o subordinación de esta y mediante el pago de una remuneración (salario). En caso de no reunir alguno delos anteriores elementos no se configura una relación laboral y por lo tanto no le será aplicable la legislación laboral. El contrato de trabajo puede ser verbal o escrito sin que se requiera una forma especial, y por su duración se clasifica en contrato a término fijo, contrato a término indefinido, contrato por duración de obra o labor determinada y contrato accidental o transitorio.

CONTRATO A TERMINO FIJO: Puede ser por un periodo de hasta tres años prorrogable indefinidamente. Para el caso de contratos a términos fijo inferior a un año, las partes pueden determinar su duración y prorrogarlo sucesivamente por periodos iguales al inicialmente pactado. A partir de la cuarta prorroga esta se entenderá que será como mínimo de un año y las posteriores no podrán tener duración inferior. Para dar por terminado el contrato de trabajo por vencimiento de termino, el empleador debe avisar por escrito su interés en que este se termine por lo menos un mes antes de la fecha de terminación del contrato original o de la

prórroga. Sin este aviso, el contrato se prorrogara automáticamente por un periodo igual al inicialmente pactado.

CONTRATO DE TRABAJO A TÉRMINO INDEFINIDO: No tiene una duración determinado por las partes o por la naturaleza del trabajo contratado.

CONTRATO POR DURACION DE OBRA O LABOR: La duración del contrato está determinada por el tiempo requerido para ejecutar una obra o actividad contratada. El contrato debe constar por escrito y la obra o labor debe estar claramente detallada. De no estarlo, sería imposible establecer el momento de la terminación del contrato y se entendería celebrado a término indefinido.

CONTRATO ACCIDENTAL O TRANSITORIO: Es el que se utiliza para ejecutar trabajos ocasionales accidentales o transitorios distintos de las actividades normales del empleador, por términos inferiores a un mes. Están excluidos de prestaciones sociales.

PERIODO DE PRUEBA

Es la etapa inicial del contrato de trabajo y tiene por objeto permitir al empleador evaluar la actitud del trabajador y a este último las condiciones del trabajo. El periodo de prueba no puede exceder de dos meses y debe constar por escrito (incluyendo su duración). En los contratos a término fijo cuya duración sea inferior a un año el periodo de prueba no puede exceder de la quinta parte de la duración pactada originalmente sin que exceda los dos meses. Durante la vigencia del periodo de prueba cualquiera de las partes puede terminar el contrato sin previo aviso, y si quien termina el contrato es el empleador, no está obligado a indemnizar al empleado.

.TERMINACION DEL CONTRATO DE TRABAJO

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Muerte del trabajador Mutuo acuerdo Expiración del plazo pactado en los contratos a término fijo previo un preaviso Terminación de la obra o labor contratada en contratos por duración de obra o labor Liquidación o clausura definitiva de la empresa y suspensión de actividades por parte de la empresa por más de 120 días Sentencia judicial ejecutoriada Renuncia del empleado Terminación unilateral con justa causa, invocada por el trabajador o por el empleador, de acuerdo con las justas causas establecidas en la ley, en el reglamento interno de trabajo o en el contrato de trabajo

JUSTAS CAUSAS EMPLEADOR:

PARA

TERMINADO

EL CONTRATO

POR EL

 El haber sufrido engaño por parte del trabajador al presentar certificados falsos para su admisión  Todo acto de violencia en que incurra el trabajador en sus labores

 Todo daño material causado intencionalmente a los edificios y objetos relacionados con el trabajo  Toda negligencia grave que ponga en peligro la seguridad de las personas o las cosas  Los actos inmorales o delictuosos cometidos por el trabajador en el lugar de trabajo  Que el trabajador revele los secretos técnicos comerciales o asuntos de carácter reservado con perjuicio para la empresa  El deficiente rendimiento o ineptitud en el trabajo  El reconocimiento al trabajador de una pensión de vejes o invalidez estando al servicio de la empresa JUSTAS CAUSAS PARA TERMINAR EL CONTRATO DE TRABAJO POR EL EMPLEADO:

 El engaño del empleador respecto de las condiciones del trabajo  La violencia o amenazas graves del empleador al trabajador  Cualquier acto del empleador o de sus representantes que induzcan al trabajador a cometer un acto ilícito o contraria sus convicciones políticas o religiosas  El incumplimiento sin razones válidas por parte del empleador de sus obligaciones  La exigencia del empleador sin razones válidas de prestar servicios distintos o en lugares distintos a los que fue contratado

INDEMNIZACIONES

EN CONTRATO DE TRABAJO A TÉRMINO FIJO: será el tiempo en dinero que falte para la terminación del contrato

EN CONTRATOS DE TRABAJO A TÉRMINO INDEFINIDO: o Cuando la persona devenga menos de 10 salarios mínimos: serán 30 días de salario por el primer año de servicio más 20 día de salario

por cada año subsiguiente y el último período proporcional al tiempo o fracción laborado. o Cuando la persona devenga 10 o más salarios mínimos: serán 20 días de salario por el primer año de servicio más 15 días de salario por cada año subsiguiente y el último periodo proporcional al tiempo o fracción laborado

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS (CIVIL Y NO LABORAL)

Un contrato de prestación de servicios es aquel vínculo mediante el cual las partes (personas naturales o empresas) acuerdan voluntariamente las condiciones para la prestación de un servicio determinado, a cambio de unos honorarios. Por un lado, está quien contrata, denominado contratante, y por el otro, quien es contratado, denominado contratista. Las partes deben tener claridad sobre la naturaleza jurídica del contrato y esto se determina básicamente por la dinámica de la relación. En un contrato de prestación de servicios el servicio, como tal, se presta con independencia y autonomía entre el contratante y contratista. Por el contrario, el contrato de trabajo supone que la labor será desempeñada de manera personal, siguiendo instrucciones del empleador, cumpliendo un horario y teniendo como remuneración un “salario”. Se deben incluir en el contrato de prestación de servicios cláusulas, como la descripción del contratante y contratista, con sus respectivos nombres, identificaciones y domicilios; describir la finalidad de la contratación; el valor del contrato; la forma del pago; el tiempo que duración del contrato; las tareas o actividades a realizar y relacionar las posibles situaciones que darían lugar a terminar el contrato. Puntos a tener en cuenta para la realización de contratos de prestación de servicios:

 

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

 

El contratista realizará la afiliación y se hará cargo de los aportes a la seguridad social integral en salud, pensión y riesgos laborales. Como contraprestación a los servicios prestados, el contratista no recibirá un salario, sino honorarios. El contratista no debe cumplir una jornada laboral ya que su contrato se fija respecto a las metas establecidas por el contratante. El contratista no tiene derecho a prestaciones sociales laborales, tales como vacaciones, cesantías, prima de servicios, reconocimiento de horas extras o recargos, razón por la cual no hay lugar a la liquidación. Si se termina injustificadamente el contrato no se tendrán en cuenta las indemnizaciones enunciadas por la normatividad laboral, ya que no es un contrato laboral. Si las partes firmaron un contrato de prestación de servicios, pero sobre la marcha de este y por la misma relación laboral se identifica que el contratista cumple las características de un trabajador, puede demandarse ante un juez laboral e intentar probar la existencia de un contrato realidad. Si las partes están de acuerdo, pueden terminar el contrato, cuando lo consideren pertinente. Los contratos de prestación de servicios pueden utilizarse tanto para la contratación privada como para la pública.

Para el pago de los honorarios el contratista debe presentar una cuenta de cobro indicando el valor de los mismos y adicional a esta debe adjuntar la copia de la cedula, copia de RUT y certificación de pago de la seguridad social.

CONTRATO DE APRENDIZAJE

El contrato de aprendizaje es una figura contractual especial contemplada por la legislación laboral colombiana que permite a las empresas y empleadores contratar estudiantes del SENA, de universidades u otros institutos educativos para que realicen su etapa práctica de formación y como remuneración reciben un apoyo económico que no constituye salario.

¿Quiénes pueden contratar aprendices? Cualquier empresa puede contratar aprendices, pero hay que recordar que no siempre la contratación de aprendices es optativa para una empresa, sino que en algunos casos la ley obliga a que ciertas empresas deban contratar aprendices. El artículo 32 de la ley 789 del 2002 señala que toda empresa que tenga 15 o más empleados debe contratar aprendices.

¿Qué se puede hacer si una empresa no quiere contratar aprendices? Si una empresa no desea contratar aprendices teniendo la obligación de hacerlo, puede monetizar la cuota que le corresponde en los términos del artículo 34 de la ley 789 de 2002 reglamentado por el decreto 934 de 2003. De esta forma en lugar de contratar aprendices, la empresa paga una cantidad de dinero al SENA como compensación por su decisión de no contratar aprendices.

La monetización puede ser parcial, esto es, vincular parte de los aprendices de lo que le corresponde, y la otra parte monetizarla.

¿Quiénes pueden ser contratados como aprendices? Sólo pueden ser contratados como aprendices los estudiantes del Sena, de las Universidades y de las instituciones educativas debidamente reconocidas por el estado según lo dispone el artículo 37 de la ley 789 del 2002.

¿Cuánta es la duración máxima de un contrato de aprendizaje? La duración máxima que puede tener un contrato de aprendizaje es de 2 años según lo dispone el artículo 30 de la ley 789 de 2002.

¿Cuánto se le debe pagar al aprendiz? En el contrato de aprendizaje no se paga un sueldo o salario, sino que se paga una compensación económica por parte de la empresa patrocinadora, y su monto depende de si el aprendiz está en la fase lectiva (formativa) o práctica.

Fase lectiva: 50% del salario mínimo Fase práctica: 75% del salario mínimo Si el aprendiz es estudiante universitario el apoyo económico no puede ser inferior a un salario mínimo.

La ley 789 de 2002 en su artículo 30 señala que el auxilio económico en la fase práctica será del 100% del salario mínimo cuando el desempleo sea inferior al 10%, pero para ello se requiere que ese 10% sea el promedio del año anterior conforme lo estipula el artículo primeo del decreto 451 de 2008:

«Tasa de desempleo de referencia. Para determinar la tasa de desempleo nacional en cumplimiento del inciso quinto del artículo 30 de la Ley 789 de 2002, se tomará la tasa nacional promedio del periodo comprendido entre el

1° de enero y el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, certificada por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, a más tardar en la segunda quincena del mes de enero de cada año.»

¿El aprendiz debe ser afiliado a seguridad social? Sí, el contrato de aprendizaje encarna la obligación de la empresa patrocinadora de afiliar a seguridad social al aprendiz. Cuando el aprendiz esté en la etapa lectiva o formativa, únicamente se debe afiliar a salud. Cuando el aprendiz esté en la etapa práctica, se debe afiliar a riesgos laborales, además de la afiliación a salud. No se debe afiliar a pensión al aprendiz.

SALARIO

El salario es la contraprestación económica que recibe el trabajador por la prestación personal de sus servicios al empleador. Constituye salario Constituye el salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. (Art. 127 C.S.T). De la norma transcrita se entiende que todo pago hecho al trabajador, no importa el concepto o definición que se le dé hace parte del salario. Ahora, el pago que se haga al trabajador debe corresponder a la retribución que el empleador hace al trabajador por la prestación de sus servicios. Esto quiere decir que aquellos pagos que no corresponden a una contraprestación por la labor del trabajador, no pueden considerarse salario, como bien es el caso de las indemnizaciones, viáticos (en los términos del Art. 130 del C.S.T), pagos por mera liberalidad el empleador, etc. Pagos que no constituyen salarios. No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a

cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad (Art. 128 C.S.T).

Salarios en especie Constituye salario en especie toda aquella parte de la remuneración ordinaria y permanente que reciba el trabajador como contraprestación directa del servicio, tales como la alimentación, habitación o vestuario que el empleador suministra al trabajador o a su familia. El salario en especie debe valorarse expresamente en todo contrato de trabajo. A falta de estipulación o de acuerdo sobre su valor real se estimará pericialmente, sin que pueda llegar a constituir y conformar más del cincuenta por ciento (50%) de la totalidad del salario. No obstante, cuando un trabajador devengue el salario mínimo legal, el valor por concepto de salario en especie no podrá exceder del treinta por ciento (30%). (Art. 129 C.S.T).

Salario Integral El Salario integral es aquel salario en el que se considera que ya está incluido dentro del valor total del salario, además del trabajo ordinario, las prestaciones, recargos y beneficios tales como el correspondiente al trabajo nocturno, extra, dominical y festivo, el de primas legales, extralegales, las cesantías y sus intereses, subsidios y suministros en especie; y en general, las que se incluyan en dicha estipulación. Dentro del salario integral no se considera incluidas ni remuneradas las vacaciones, por lo que un empleado, aun con la figura de salario integral, tiene todo el derecho de disfrutar sus vacaciones plenamente según lo estipulado por el código sustantivo del trabajo.

Monto del salario integral Ahora, para que se pueda considerar un salario integral, este no puede ser inferior a 10 salarios mínimos legales [$7.812.420 para el 2018], más un 30% considerado factor prestacional [$2.343.726 para el 2018], es decir, que un salario para que sea considerado legalmente como salario integral, debe ser de por lo menos 13 salarios mínimos legales, que para el 2018 equivale a $10.156.146 [Salario mínimo 2018 es de $781.242]

Formas y libertad de estipulación del salario. El empleador y el trabajador pueden convenir libremente el salario en sus diversas modalidades como por unidad de tiempo, por obra, o a destajo y por tarea, etc., pero siempre respetando el salario mínimo legal o el fijado en los pactos, convenciones colectivas y fallos arbitrales. (…). (Art. 132 C.S.T). El artículo 132 del C.S.T es de gran importancia en el sentido que solo permite fijar el monto del salario de forma convenida, lo que significa que la fijación del salario debe ser necesariamente un acuerdo de voluntades de las partes integrantes del contrato de trabajo. Así las cosas no es dable que el empleador modifique unilateralmente el salario a un trabajador o su forma de pago, entendiéndose esta modificación en contra de los intereses del trabajador, ya que mientras cualquier decisión unilateral del empleador no afecto los intereses o que mejore la condición del trabajador no tiene incidencia legal alguna; lo que la ley laboral protege celosamente es que los intereses del empleado no se afecten negativamente. Irrenunciabilidad y prohibición de ceder el salario. El derecho al salario es irrenunciable y no se puede ceder en todo ni en parte, a título gratuito ni oneroso pero sí puede servir de garantía hasta el límite y en los casos que determina la ley (Art. 142 C.S.T). Igualdad respecto al salario El artículo 143 del Código Sustantivo del Trabajo establece que “a trabajo igual desempeñado en puesto, jornada y condiciones de eficiencia también iguales, debe corresponder salario igual, comprendiendo en éste todos los elementos a que se refiere el artículo 127” lo que supone que no debe haber una discriminación del empleado por su condición de sexo, edad, origen, raza, etc. No es legal por ejemplo que a un empleado le paguen menos que a otro que cumple exactamente la misma función y en las mismas condiciones.

Salario mínimo. El artículo 145 del C.S.T establece que todo trabajador tiene derecho a percibir un salario mínimo y suficiente para cubrir las necesidades mínimas de él y de su familia. El salario mínimo es fijado cada año por decreto, aunque se ha intentado fijarlo por acuerdo entre estado, empresarios y sindicatos, pero muy pocas veces se ha conseguido por lo que siempre el salario mínimo se fija por decreto. Inembargabilidad del salario mínimo. El salario mínimo no es embargable. Se tienen dos excepciones: a favor de las cooperativas legalmente constituidas y en los casos de los embargos por pensiones alimenticias, casos en los cuales se puede embargar hasta un 50% de todo salario, incluso el mínimo legal. (Art. 156 C.S.T). Igual tratamiento se le dan a las prestaciones sociales. El excedente del salario mínimo solo es embargable hasta un 20% sin importar el monto del salario. Prohibición de retener, deducir, descontar o compensar valor alguno del salario sin autorización escrita del trabajador u orden judicial. El patrono no puede deducir, retener o compensar suma alguna del salario, sin orden suscrita por el trabajador, para cada caso, o sin mandamiento judicial. Quedan especialmente comprendidos en esta prohibición los descuentos o compensaciones por concepto de uso o arrendamiento de locales, herramientas o útiles de trabajo; deudas del trabajador para con el patrono, sus socios, sus parientes o sus representantes; indemnización por daños ocasionados a los locales, máquinas, materias primas o productos elaborados, o pérdidas o averías de elementos de trabajo; avances o anticipos del salario; entrega de mercancías, provisión de alimentos y precio de alojamiento. Tampoco se puede efectuar la retención o deducción sin mandamiento judicial, aunque exista orden escrita del trabajador, cuando quiera que se afecte el salario mínimo legal o convencional, o la parte del salario declarada inembargable por la ley, o en cuanto el total de la deuda supere al monto del salario del trabajador en tres meses. (Art. 149 C.S.T). Lo anterior es de especial importancia respecto a la costumbre de muchas empresas de descontar de sus sueldos a los trabajadores sin autorización de

esos y sin una orden judicial los productos que se extravíen o el dinero faltante, acción que es completamente ilegal.

PRESTACIONES SOCIALES

Las prestaciones sociales son los dineros adicionales al salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante contrato de trabajo por sus servicios prestados.

CESANTÍAS Son un dinero que recibe el trabajador como ahorro para ser utilizado en caso de que este cesante, para vivienda o para estudio.

Para liquidar cesantías  Se liquidan al 31 de diciembre de cada año y deben ser consignadas a más tardar el día 14 de febrero del año siguiente, en el fondo de cesantías escogido por el trabajador,  Se liquida al momento de la terminación del vínculo laboral y deben ser pagadas al trabajador  Se puede realizar liquidación parcial de cesantías para vivienda o estudio Para retirar las cesantías    

Cuando la persona se encuentra cesante puede retirar las cesantías Para compra de vivienda Para mejoras de vivienda propia Para estudio

FORMULA PARA LIQUIDAR LAS CESANTIAS

CESANTIAS = salario base de liquidación (incluido aux transporte) * días trabajados 360

INTERESES DE CESANTIAS Es el dinero que recibe el trabajador debido a que las cesantías generan un interés, y es el 12% anual.

Para liquidar intereses de cesantías: 

 

Se liquidan al 31 de diciembre de cada año los intereses de las cesantías y deben ser pagados al trabajador a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Al momento de la terminación del vínculo laboral y deben ser pagados al trabajador. Cuando se realiza una liquidación parcial de cesantías se deben liquidar los intereses

FORMULA INTERESES DE CESANTIAS

INTERESE DE CESANTIAS = cesantías * 12% * días trabajados 360

PRIMA Es un dinero que recibe el trabajador como contraprestación al trabajo realizado, ya que con este está aumentando el patrimonio de la empresa. Para liquidar

 Se liquida dos veces al año semestralmente, la primera al 30 de junio y debe ser pagada a más tardar el 30 de junio y la segunda se liquida al 31 de diciembre y debe ser pagada a más tardar el 20 de diciembre  Ala terminación del vínculo laboral

FORMULA PARA LA PRIMA PRIMA = salario base de liquidación (incluido transporte) * días trabajados semestre 360 VACACIONES Los trabajadores tienen derecho a 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año de servicio

VACACIONES = salario base de liquidación (sin transporte) * días trabajados 720

SEGURIDAD SOCIAL

El sistema de seguridad social integral está conformado por los regímenes generales establecidos para pensiones, salud y riesgos laborales. Todo empleador se encuentra obligado a afiliar a sus trabajadores al sistema de seguridad social que el trabajador escoja voluntariamente.

SALUD: El régimen de seguridad social de salud está conformado por las EPS (entidades promotoras de salud) y por las IPS (instituciones prestadoras de los servicios de salud) y tiene por objeto crear las condiciones que posibiliten el acceso de atención para cubrir las contingencias por enfermedad general y maternidad. Para liquidar se liquida del total devengado deducido el auxilio de transporte, el empleado aporta el 4% y el empleador el 8.5%. Total 12.5%

PENSIONES: Se garantiza el amparo contra invalidez, vejez y muerte mediante el reconocimiento de pensiones y prestaciones económicas determinadas por la ley. Para liquidar se liquida del total devengado deducido el auxilio de transporte, el empleado aporta el 4% y el empleador el 12%. Total 16%. Si el trabajador devenga entre 4 y 16 salarios mínimos debe hacer un aporte adicional del 1% para el fondo de solidaridad pensional; más de 16 a 17 salarios mínimos un 0.2% adicional, más de 17 a 18 salarios mínimos un 0.4% adicional, más de 18 a 19 salarios mínimos un 0.6% adicional, más de 19 a 20

salarios mínimos un 0.8% adicional y superiores a 20 salarios mínimos un 1% adicional.

ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES: El régimen de riesgos laborales tiene por objeto prevenir proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes laborales. Hay 5 clases de riesgos y porcentaje diferencial según la tabla de riesgos, el empleador paga el aporte sobre el total devengado deducido el auxilio de transporte PARAFISCALES

Son aportes que debe realizar la empresa por cada trabajador.

CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR: Las cajas recaudan, distribuyen y pagan los aportes destinados al subsidio familiar en dinero y en especie por medio de programas de bienestar social a sus afiliados y a la comunidad en general.

Se liquida el 4% del total devengado deducido el auxilio de transporte.

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR: Entidad creada con el fin primordial de proteger a la familia colombiana y brindar una protección integral al menor de edad.

Se liquida el 3% del total devengado deducido el auxilio de transporte.

SENA: Institución creada con el objeto fundamental de capacitar al trabajador colombiano.

Se liquida el 2% del total devengado deducido el auxilio de transporte.

EXCEPCIONES AL PAGO DE SALUD, SENA E ICBF

La ley 1607 del 2012 conocida como la ley de reforma tributaria, en su artículo 20 estableció el impuesto sobre la renta para la equidad CREE (contribución empresarial para la equidad), como el aporte con el que contribuyen las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, en beneficio de los trabajadores, la generación de empleo y la inversión social. En su artículo 25 exonera a los aportantes del pago de la salud por parte del empleador y SENA e ICBF.

PERSONA NATURAL: Si es persona natural y tiene dos o más empleados, los aportes a salud corresponden al 4% (valor descontado al empleado) y no debe pagar ICBF y SENA. Si la persona natural y sola tiene un empleado entonces esta exoneración no le aplica y debe continuar realizando todos los aportes de forma normal.

EMPRESAS: Para las empresas la exoneración aplica para aquellos empleados que devenguen menos de 10 salarios mínimos mensuales, en este caso los aportes a salud corresponden al 4% (valor descontado al empleado) y no se deben hacer aportes al SENA y ICFB. Para los empleados que

devenguen 10 o más salarios mínimos se continúan realizando todos los aportes de forma normal.

PROVISIONES

Una provisión es una la cantidad de recursos que conserva la empresa por haber contraído una obligación, con el objetivo de guardar esos recursos hasta el momento en el que deba satisfacer la obligación.

LAS PROVISIONES SON:

CESANTIAS: Es el 8.33% mensual del total devengado

INTERESES DE CESANTIAS: Es el 1% mensual del total devengado.

PRIMA: Es el 8.33% mensual del total devengado

VACACIONES: Es el 4.17% mensual del salario devengado sin el auxilio de transportes.

LIQUIDACION DE HORAS EXTRAS Y TRABAJO SUPLEMENTARIO

JORNADA ORDINARIA: La jornada ordinaria de trabajo es la que convengan las partes o a falta de convenio la máxima legal.

JORNADA MAXIMA: La duración máxima legal de la jornada de trabajo es de 8 horas diarias y 48 a la semana.

TRABAJO DIURNO Y NOCTURNO: El trabajo diurno está comprendido entre las 6 am y las 9 pm: el trabajo nocturno está comprendido entre las 9 y las 6 a.m.

TRABAJO EXTRA : Trabajo supletorio o de horas extras es el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso el que excede de la jornada máxima legal.

CLASES DE TRABAJO

FORMULA

Hora extra diurna

Valor hora ordinaria *1,25*# horas

Hora extra nocturna

Valor hora ordinaria *1.75*# horas

Recargo nocturno

Valor hora ordinaria * 0,35*# horas

Hora extra diurna dominical o festiva

Valor hora ordinaria *2*# horas

Hora extra nocturna dominical festiva

Valor hora ordinaria *2,5*# horas

Recargo dominical o festivo nocturno

Valor hora ordinaria *2,1*# horas

Recargo dominical o festivo

Valor hora ordinaria * 1,75*# horas

CONTABILIDAD

La contabilidad es un sistema de información que permite recopilar clasificar y registrar de una forma sistemática y estructural las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permiten planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

CUENTA T

Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada las operaciones que realiza una empresa. Al asignar un nombre a una cuenta este debe ser tan claro y especifico, que con el solo nombre se identifique lo que representa la cuenta. La forma más simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables es mediante el esquema de la Cuenta T. Sus partes son:   

Nombre completo de la cuenta Él debe va al lado izquierdo y se usa para registrar los débitos El haber va al lado derecho y sirve para registrar los créditos

Nombre de la cuenta

Debe

Haber

REGISTROS EN LA CUENTA T:

DEBITAR una cuenta es registrar un valor en el lado izquierdo, es decir en él debe. ACREDITAR una cuenta es registrar un valor en el lado derecho, es decir en la columna del haber. El MOVIMIENTO DEBITO es la suma de los valores registrados en él debe de una cuenta.

El MOVIMIENTO CRÉDITO es la suma de los valores registrados en el haber de una cuenta.

SALDOS EN LA CUENTA T

El saldo de una cuenta es la diferencia entre los valores registrados en la columna del debe y los registrados en la columna del haber. 

SALDOS DÉBITOS: una cuenta tiene saldo debito cunado el movimiento debito es mayor que el movimiento crédito.



SALDO CRÉDITO: una cuenta tiene saldo crédito cuando el movimiento crédito es mayor que el movimiento débito.

CLASIFICACION, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS.

CUENTAS

REALES O DE BALANCE

NOMINALES O DE RESULTADO

DE ORDEN

Las cuentas representan las propiedades los derechos y las deudas de una empresa en una fecha determinada; así mismo, los ingresos, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado.

De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balances nominales o de resultado y de orden.

CUENTAS REALES O DE BALANCE

Estas cuentas representan los valores tangibles (como las propiedades y las obligaciones con terceros) y los intangibles (como el prestigio y reconocimiento – good will) y el conocimiento y el saber hacer (know how). Forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales a su vez son activo, pasivo y patrimonio.



ACTIVO: Representa los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bienes entre otros el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos por derechos las cuentas por cobrar y los créditos a su favor.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ACTIVO: Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en él debe disminuyen y se cancelan en el haber, por lo general su saldo es débito. Activo

Debe

Haber

+

-

Saldo Débito

Ejemplo: se compra un vehículo por 5.000.000, se adquiere otro vehículo por 7.000.000, se realiza la venta del primer vehículo por 5.000.000

Flota y equipo de transporte Debe 5.000.000

haber 5.000.000

7.000.000 12.000.000

5.000.000

5.000.000 7.000.000



PASIVO: Representa las obligaciones contraídas por la empresa para su pago en el futuro. Son las deudas que deben pagar por cualquier concepto; se conocen también como pasivo externo o pasivo con terceros.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE PASIVO: Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el haber, disminuyen y se cancelan en él debe, por lo general su saldo es crédito. Pasivo

Debe

Haber

-

+ Saldo crédito

Ejemplo: La empresa tiene una deuda por 350.000, otra deuda por 500.000 cancela la primera deuda por 350.000.

Debe

Haber 350.0000

350.000 500.000

350.000

850.000 350.000 500.000 saldo credito

 PATRIMONIO: Representa los aportes del dueño o dueños de la empresa e incluye superávit, reserva y resultados del ejercicio. este grupo constituye el pasivo interno a favor de los dueños por lo cual se maneja de igual forma de las cuentas del pasivo.  MOVIMIENTO EN LAS CUENTAS DE PATRIMONIO: Estas cuentas empiezan y aumentan en el haber y disminuyen y se cancela en él debe. Ejemplo: para constituir una empresa 3 socios aportan 1.000.000, 2.000.000 y 4.000.000 respectivamente, el socio que aporto 1.000.000 se retira

Aportes sociales

Debe 1.000.000

Mov debito

1.000.000

haber 1.000.000 2.000.000 4.000.000 7.000.000 – mov crédito 1.000.000 6.000.000 saldo crédito

CUENTAS NOMINALES

También son llamadas de resultado o transitorias. De resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades o perdidas, los ingresos, los costos y los gastos y transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable. Comprenden las cuentas nominales, ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción.  INGRESOS: son los valores que reciben la empresa por la venta de bienes o la prestación de servicios.  MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE INGRESO: estas cuentas empiezan y aumentan en el HABER, normalmente no se debitan si no al final del ejercicio para cancelar su saldo. EJEMPLO: se reciben 250.000 mensuales por concepto de arrendamiento de un local para los meses de enero, febrero y marzo. Arrendamiento Debito

haber 250.000 250.000 250.000 750.000 saldo crédito

 GASTOS: Una empresa debe efectuar pagos por servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento esto constituye un gasto porque esos valores no son recuperables. Ejemplos, pagos de sueldo, arrendamientos, servicios públicos.  MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE GASTOS: Estas cuentas empiezan y aumentan en él debe disminuyen y se cancelan en el haber su saldo es débito. EJEMPLO: se pagan servicios públicos del mes de mayo así: energía 75.000, agua 30.000 y teléfono 65.000 Gastos servicios Debe

Saldo debito

haber

75.000 30.000 65.000 170.000

 COSTOS DE VENTA: En la actividad comercial representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.  MOVIMIENTO DE LAS CUEMTAS DE COSTO DE VENTA: Empiezan y aumentan en él debe disminuyen y se cancelan en el haber normalmente no se acreditan y su saldo es débito. Ejemplo: se compran 10 vestido por valor de 500.000 y 20 pares de zapatos por valor de 400.000 Compra de mercancías Debe

Saldo debito

500.000 400.000 900.000

haber

 COSTO DE PRODUCCION O DE OPERACIONES: Agrupa el conjunto de cuentas que representan las erogaciones asociadas clara y directamente con la elaboración o producción de los bienes o la prestación de servicios de los cuales el ente económico obtiene sus ingresos.  MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE COSTO DE PRODUCCION: Estas cuentas empiezan y aumentan en él debe disminuyen y se cancelan en el haber normalmente no se acreditan y su saldo es débito.

CUENTAS DE ORDEN Agrupa los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden afectar la estructura financiera de una empresa, así como en las cuentas que sirven para efecto de control interno o de información general

PUC (PLAN UNICO DE CUENTAS) El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información y por consiguiente su claridad, confiabilidad y comparabilidad. El PUC está compuesto por un catálogo de cuentas, la descripción y la dinámica para su aplicación que debe observarse en el registro contable: CATÁLOGO DE CUENTAS: Contiene la relación ordenada de las cuentas identificadas con un código numérico y su respectiva denominación. DESCRIPCIÓN: Expresa o de talla los conceptos de las diferentes clases grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones por registrar. DINÁMICA: señala la forma como se deben utilizar las cuentas y realizar los movimientos contables que las afectan.

ESTRUCTURA DEL PUC

El PUC está estructurado a partir de los siguientes niveles:    

El primer digito será la clase Los dos primeros dígitos el grupo Los cuatro primeros dígitos la cuenta Los 6 primeros dígitos la subcuenta

1

1

0

5

0

5

Clase Grupo Cuenta Subcuenta CLASE

DEBE

HABER

SALDO

1 Activo

+

-

debito

2 Pasivo

-

+

crédito

3 Patrimonio

-

+

crédito

4 Ingresos

-

+

crédito

5 Gastos

+

-

debito

6 Costo de venta

+

-

debito

7 Costos de producción o de operación

+

-

debito

LA PARTIDA DOBLE Al examinar cualquier operación mercantil y recordar el manejo de las cuentas, se descubrirá que en cada una de ellas se afectan por lo menos dos cuentas una que se debita y otra que se acredita. La contabilidad solo podrá llevarse en idioma español, o del sistema de la partida doble y en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno de Colombia. El principio universal de la partida doble, base del sistema de la contabilidad moderna, según el cual si se debita una o varias cuentas por un valor debe acreditarse una u otras por el mismo valor. Eso significa que en cualquier asiento contable la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Ejemplos: Venta al contado de un terreno por 7.400.000 1105 caja Debe

1504 terrenos

haber

debe

7.400.000

haber 7.400.000

Se paga arrendamiento por 1.000.000 en efectivo.

1105 caja Debe

5120 arrendamientos

haber

debe

1.00.0

1.000.000

ASIENTOS CONTABLES

haber

Un asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad. En el registro contable pueden presentaren dos tipos de asientos: el asiento simple y el asiento compuesto. ASIENTO SIMPLE: se presenta cuando solo se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a un crédito

CÓDIGO

CUENTA

5120

arrendamiento

1105

caja

DEBE

HABER

1.000.000 1.000.000

Se compra al contado con cheque un teléfono para uso de la empresa por 300.000 CODIGO

CUENTA

DEBE

1528

Equipos de 300.000 computación y comunicación

1110

bancos

HABER

300.000

ASIENTOS COMPUESTOS: Se presenta cuando en el registro se afectan más de dos cuentas, que pueden ser una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o dos o más cuentas deudoras y una creedora. EJEMPLO: Venta de mercancías por 800.000 se reciben 200.000 de contado y el saldo a crédito. 1105 caja mayor yx -

1305 clientes

4135

comercio

al

x

Debe

haber

debe

haber

debe

haber 200.000 800.000

600.000

CODIGO

CUENTA

DEBE

1105

caja

200.000

1305

clientes

600.000

4135

Comercio al por mayor y al por menor

HABER

800.000 800.000

800.00

FACTURA DE VENTA

Es un título o valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. El emisor, vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original deberá ser conservado por el emisor vendedor o prestador del servicio, una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor para sus registros contables. REQUSISITOS DE LA FACTURA:  Estar denominada expresamente como factura de venta (preimpreso)  Llevar apellidos y nombre o razón social y NIT de quien vende o presta el servicio.  Llevar apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicio junto con la discriminación del IVA pagado.

 Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta  Registrar la fecha de su expedición  Describir de manera específica o genérica los artículos vendidos o los servicios prestados  Establecer el total de la operación  Llevar el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura  Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre las ventas.

IVA

El impuesto a las ventas es un gravamen de naturaleza indirecta que en Colombia se da bajo la modalidad de valor agregado es decir que se aplica en las diferentes etapas del ciclo económico. Clasificación de los bienes para efecto del IVA:   

Bienes gravados: Son aquellos a los que se les aplica la tarifa correspondiente de acuerdo con la clasificación asignada. Bienes exentos: tienen un tratamiento especial y se encuentra gravados con la tarifa de 0% es decir están exonerados del impuesto. Bienes excluidos: son aquellos que por expresa disposición de la ley no causan el impuesto, de forma que quien comercializa con ellos no se convierte en responsable del impuesto a las ventas.

TARIFAS APLICABLES  Tarifa general: se aplica la tarifa general a todos los bienes y servicios que no se encuentran expresamente excluidos, exentos o sometidos a las tarifas diferenciales. La tarifa general del impuesto sobre las ventas es el 19% del precio de venta de los artículos que se vendad y de los servicios que se presten.

 Tarifa diferencial del IVA: la ley ha establecido además de la tarifa general otra tarifa del 5% para algunos bienes y servicios de la canasta familiar.

UNIDAD DE VALOR TRIBUTARIO (UVT)

Creada como medida de valor que permite desde el año 2007 ajustar los valores contenidos en las disposiciones relativas a los impuestos y obligaciones administrados por la DIAN la cual se reajustara anualmente. Para el año de 2018 se fijó en 33.156 pesos la unidad de valor tributario la cual se utiliza para el cálculo de impuesto que debe declarar personas jurídicas y naturales.

REGIMEN DE VENTAS

En la actualidad existen dos regímenes a los cuales pueden acogerse los responsables del impuesto a las ventas. El régimen simplificado y el régimen común. REGIMEN SIMPLIFICADO: pertenecen las personas naturales, los comerciantes y los artesanos que sean detallistas o minoristas los agricultores y los ganaderos que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicio gravados siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones: 1. Que en el año anterior hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad, inferiores a tres mil quinientas (3.500) UVT. 2. Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejercen su actividad. 3. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de

intangibles. 4. Que

no

sean

usuarios

aduaneros.

5. Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios gravados por valor individual, igual o superior a tres mil quinientas (3.500) UVT. 6. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de tres mil quinientas (3.500) UVT.PARAGRAFO. Para la celebración de contratos de venta de bienes y/o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a tres mil quinientos (3.500) UVT, el responsable del Régimen Simplificado deberá inscribirse previamente en el Régimen Común. Obligaciones y prohibiciones del régimen simplificado:   

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Inscribirse en el Registro Único Tributario. Entregar copia del RUT en la primera venta que hagan a pertenecientes al Régimen Común. Exhibir el RUT en un lugar visible del establecimiento de comercio, local, oficina o sede de negocio en donde realice su actividad económica. Cumplir con los sistemas de control que haya establecido el gobierno nacional. Llevar libro fiscal de registro de operaciones diarias.

La ley también señala las prohibiciones establecidas a los pertenecientes a este régimen: 

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Adicionar al precio de los productos que venda o de los servicios que preste, el valor correspondiente a IVA; en caso de hacerlo deberán cumplir con la totalidad de las obligaciones establecidas para el régimen común. Presentar declaración de IVA. Si lo hacen, dicha declaración no producirá efecto legal alguno. Determinar IVA a cargo y solicitar impuestos descontables. Calcular el IVA en compra de bienes que se encuentren exentos o excluidos del IVA.



Facturar. Sin embargo, si el responsable del régimen simplificado decide expedir factura de venta, deberá hacerlo cumpliendo los requisitos establecidos en la ley, exceptuando el referente a la autorización de numeración de facturación solicitada ante la DIAN.

REGIMEN COMUN: Por regla general se es responsable del régimen común cundo no se cumplen los requisitos establecidos para perteneces al régimen simplificado. Todas las personas jurídicas pertenecen al régimen común por el solo hecho de ser personas jurídicas: Generalidades del régimen común:  Solicitar la Resolución de Facturación numerada ante la DIAN, renovarla cada vez que ésta caduque.  Facturar según los criterios establecidos en el Artículo 617 del Estatuto Tributario.  Cobrar y pagar el IVA por la venta de los bienes y/o servicios gravados a las tarifas y plazos que dispongan las unidades respectivas, según lo establecido en el artículo 602 del estatuto tributario.  Presentar y pagar el impuesto de renta e impuesto sobre la renta para la equidad “Cree”.  Practicar y pagar la retención a título de renta bajo los términos y plazos fijados por la DIAN.  Practicar la autorretención del impuesto para la equidad Cree, según lo pactado en el decreto 1828 de 2013.  Presentar información exógena según lo dispuesto por la DIAN.  Practicar la retención a título de IVA en los casos de adquirir bienes o servicios provenientes de personas pertenecientes al régimen simplificado, este valor deberá ser pagado en la declaración de retención en la fuente.  Renovar el registro mercantil anualmente.  Pagar el impuesto de industria y comercio.  Expedir certificados de retención para los terceros que los soliciten.  Contar con mecanismo de firma digital para la presentación de declaraciones.  Los comerciantes deben llevar libros de contabilidad, registrados ante la Cámara de Comercio del domicilio principal, así lo dispone el Código de comercio en su artículo 19.  Los del régimen común que no son comerciantes deben llevar un registro auxiliar de ventas y compras y una cuenta mayor y de balance, en la forma indicada en el Artículo. 509 del Estatuto Tributario.

 Informar el cese de actividades, cuando a ello haya lugar, en los términos establecidos en el artículo 614 del Estatuto Tributario.  Expedir la información solicitada por los organismos de inspección y vigilancia como lo pueden ser las superintendencias y la unidad de gestión pensional y parafiscal (UGPP).  En determinados casos los comerciantes deberán presentar estados financieros firmados o dictaminados por contador público.