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UNIVERSIDAD GALILEO IDEA CEI: UNIVERSIDAD GALILEO Nombre de la Carrera: Licenciatura en Tecnología y Administración de Empresas Curso: Automatización De Procesos Administrativos, Casos Empresariales. Horario: 08:00 am. – 08:59 am. Tutor: GUISELA ANTONIETA, JUÁREZ LAÍNEZ

NOMBRE DE LA TAREA ENTREGABLES 1,2 Y 3

Apellidos, Nombres del Alumno: Barillas Quezada, Katherine Yamilex Carné: 18005039 Fecha de entrega: 04 de mayo 2019 Semana a la que corresponde: Semana 4

Entregable 1: Parte 1 (Tarea No.1) Tema: ANALISIS DE SITUACION ACTUAL/IDENTIFICACION DEL PROBLEMA Instrucciones 1.1 Haga una lista con los factores internos (fortalezas y debilidades) y factores externos (oportunidades y amenazas), las cuales pueden ser cuantitativas y cualitativas (Mínimo 5 de cada uno). Factores Internos Fortalezas     

28 años de solidez en el mercado. Amplia cartera de clientes. Buena cobertura en el mercado extranjero. Gama de productos variada. Capacidad de producción mensual de 360,000 piezas.

Debilidades     

Personal no capacitado. Conflictos internos por falta de una clara definición de responsabilidades. Desperdicio de materia prima. Maquinaria en mal estado por órdenes de mantenimiento no oportunas. 100% de la materia prima proviene de Estados Unidos.

Factores Externos Oportunidades 

   

Implementación de nuevos productos para llegar a mercados donde aún no se tiene participación. Adquisición de materia prima en el extranjero a precios bajos. Lanzamiento de un nuevo servicio enfocado en personas con poder adquisitivo medio-alto. Incrementar las ventas en un 50%. Mejorar la productividad aumentando la producción actual un 75%.

Amenazas     

Pagos excesivos de impuestos. Presiones económicas, legales y sociales por la política del gobierno del país. Subdesarrollo e inestabilidad económica de nuestro país. Falta de medios e infraestructura para comercializar productos. El 51% del mercado de textiles está dominado por 4 competidores.

1.2 Basado en los factores internos y externos cuantificados del caso de estudio, elabore la identificación del problema basado en el cuadro siguiente:

Prioridad

Capacitación de personal.

Problema

Objetivo

-Incrementar la Se productividad. cometen -Prestar un buen demasiado servicio al cliente. s errores - Dar a conocer al en la personal las producción atribuciones que le y se corresponden a desperdicia cada uno. material, -Crecimiento de la juntamente Compañía. con eso las -Capacitar a los personas colaboradores de no forma constante. conocen la jerarquía de la empresa.

Recursos Necesarios -Programas de capacitación por medio de correo electrónico. -Videos -Carteles -Pizarrón

Limitantes -No se tiene el recurso necesario. Comunicación inadecuada. -Falta de Organización o personal a cargo.

1.3 Con base al cuadro del inciso anterior, mencione el problema que al resolverse puede coadyuvar a la solución de la problemática actual de la empresa. Cabe mencionar que la solución al problema identificado debe orientarse a la aplicación de los conceptos de sistematización y equipamiento. Personal no capacitado La solución al problema es capacitar al personal de toda la organización, se deben establecer procesos para controlar el desempeño de los empleados y mostrarles las mejores maneras de aprovechar la materia prima y comprar el equipo necesario para brindar las capacitaciones, también se debe de informar a cada empleado las funciones que debe realizar en la organización. ¿En dónde estamos? Actualmente la empresa Textiles “H&A” se dedica a la importación de materias primas, maquinarias, insumos etc. actualmente tiene deficiencia en la capacitación de los colaboradores, conflictos internos por falta de una clara definición de responsabilidades por esa razón han existido robos dentro del departamento de ventas y despacho.

¿A dónde se quiere dirigir? Por medio de la capacitación para los colaboradores, se pretende definir las responsabilidades para aprovechar al máximo la materia prima que se tiene dentro de la organización y así conseguir el aumento de la productividad a un 75%

¿Cómo hacer para llegar allá?  Implementando un plan de capacitación mensual para personal de recién ingreso.  Capacitación de todo el personal operativo que no cuenta con experiencia para el uso de la maquinas industriales.  Fechas y horarios de capacitación según el jefe inmediato o quien lo solicite.  Realización de entrevistas con los trabajadores.

Para llevar a cabo la sistematización necesitaremos equipamiento para llevar a cabo lo proyectado:  Se necesitará equipo de cómputo actualizado para mantener la comunicación mucho más fluida a través de correo electrónico, videoconferencias u otros.

Tarea No.2 Tema: MATRIZ FODA / SOLUCION AL PROBLEMA 2.1 Realice la matriz FODA. Estableciendo estrategias en sus respectivos cuadrantes. Recuerde que las estrategias deben ir orientadas al problema determinado en la tarea No. 1. Factores

Internos

Factores Externos



 







Oportunidades Implementación de nuevos productos para llegar a mercados. Incrementar las ventas en un 50%. Mejorar la productividad aumentando la producción actual un 75%. Amenaza Presiones económicas, legales y sociales por la política del gobierno del país. Subdesarrollo e inestabilidad económica de nuestro país. El 51% del mercado de textiles está dominado por 4 competidores.

Fortalezas  28 años de solidez en el mercado.  Amplia cartera de clientes.  Capacidad de producción mensual de 360,000 piezas. Estrategia (FO) Maxi-Maxi

Debilidades  Personal no capacitado.  Conflictos internos por falta de una clara definición de responsabilidades.  Desperdicio de materia prima.

Con la amplia cartera de clientes y con la solidez de mercado de 28 años de existencia implementar nuevos productos y así aumentar las ventas.

Definir claramente las responsabilidades y capacitar al personal para aprovechar al máximo la materia prima y aumentar la productividad un 75%.

Estrategia (FA) Maxi-Mini

Estrategia (DA) Mini-Mini

Brindar confianza y servicio de calidad a la cartera de clientes con empleados capacitados y así hacer frente a las presiones económicas y sociales.

Capacitar al personal para brindar un servicio de excelencia y aumentar la cuota de mercado que domina la competencia.

Estrategia (DO) Mini-Maxi

2.2 Haga un cuadro colocando sus estrategias y su clasificación según Porter. Estrategia Con la amplia cartera de clientes y con la solidez de mercado de 28 años de existencia implementar nuevos productos y así aumentar las ventas. Definir claramente las responsabilidades y capacitar al personal para aprovechar al máximo la materia prima y aumentar la productividad un 75%. Brindar confianza y servicio de calidad a la cartera de clientes con empleados capacitados y así hacer frente a las presiones económicas y sociales. Capacitar al personal para brindar un servicio de excelencia y aumentar la cuota de mercado que domina la competencia.

Clasificación Según Porter Diferenciación

Liderazgo en Costos

Concentración

Concentración

2.3 Establezca en media página una solución al problema identificado, dicha solución debe obtenerla de las estrategias formuladas en el FODA, la misma debe ir orientada tal como se indicó en la tarea 1, a la aplicación de conceptos de sistematización y equipamiento en la organización. Con las estrategias formuladas en el FODA, cabe resaltar que capacitar al Colaborador de una forma constante, es vital para impulsar el crecimiento de la compañía. Es importante que cada trabajador de la compañía realice efectivamente sus actividades, a fin de que pueda generar cuantiosos ingresos. La capacitación también es de vital importancia porque motiva al Colaborador y contribuye al desarrollo del mismo, para aumentar tanto la excelencia de servicio como la productividad teniendo claro la responsabilidad que tiene cada uno. Capacitar al Colaborador requiere tiempo, es un proceso largo. Para poder tener un sistema de capacitación usted se debe analizar los datos que ya se tienen y observar las deficiencias del equipo de trabajo. Se debe analizar qué funciona y qué no. Una vez que se encuentren las fallas, desarrollar un plan de acción en las áreas que necesitan capacitación. También se debe encontrar el tiempo para el entrenamiento. Lo importante, es tomar por lo menos una hora semanal para capacitar al personal. Para obtener los máximos resultados se debe asegurar que el equipo utiliza la información o las herramientas tal cual se les enseño de inicios. Se debe de observar y asegurar que la teoría es puesta en práctica. Adicionalmente, cada semana se debe de tener pruebas por escrita o verbal para asegurarse que su equipo está captando la información que fue mostrada en la Capacitación.

2.4 Justifique los beneficios que tendrá la empresa con la implementación de la solución de dicho problema. El beneficio de capacitar al personal constantemente dará como resultado crecimiento no solo a nivel personal sino también a la Organización, al tener más conocimiento de manejo de equipo por parte de los colaboradores el rendimiento será más alto por ende se tendrá mayor rendimiento y la productividad incrementará. Se logrará encontrar las fallas de los departamentos que necesiten capacitación, adicional se deberá encontrar el tiempo conveniente para realizarlas. Al implementar la capacitación se tendrá la oportunidad de evaluar a los colaboradores acerca de lo que han recibido con el fin de velar por el cumplimiento y la inversión que se estará realizando en ellos.

2.5 Elabore la Planeación de la solución, identificando una lista de actividades necesarias para cumplir con el objetivo.

QUE

QUIEN

•Se debe de capacitar a todo el personal operativo que no cuenta con la experiencia necesesaria para el uso de maquinas industriales •Entrenador, capacitador o entidad externa

•Metodos de capacitacion o recursos institucionales COMO

DONDE

•Capacitacion Local •Si se requiere capacitación externa

CUANDO

•Fechas y horarios de Capacitacion acorde al Jefe inmediato o quién solicite

PARA QUE

•Para cumplir con las metas, objetivos y resultados planificados por el areaa de Gerencia Operativa.

1. Estudio de actitud 2. Entrevista con los trabajadores 3. Observación de conducta 4. Evaluación del desempeño 5. Prueba de Habilidades 6. Actividades a Evaluar 7. Factores a utilizar 8. Indicadores 9. Aplicación de Filtros de Evaluación 10. Encuestas

2.6 Elabore el Modelo IPO. Donde pueda visualizar el análisis del sistema identificado en la problemática.

Sistema de Capacitación Elementos

Entradas Solicitud de Capacitación Boleta del Empleado Cursos de Capacitación

Recurso humano

Equipo

Asistentes

Computados

Jefe de Sección Capacitación

Microsoft Office

Salidas Reporte de Capacitación Empleados Capacitados Reporte de Cursos

Jefe de RRHH Procesos

Datos de Información

Registro de solicitud

Datos de empleados

Escoger cursos a Capacitar Enviar a capacitación

Feedback Autorización de solicitud Elección de cursos a capacitar

Tarea No.3 Tema: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL / ESTRUCTURA DE PROCESOS 3.1 Estructura Organizacional Instrucciones 3.1.1 Elabore una nueva estructura organizacional de acuerdo a la solución del problema identificado. Organigrama Anterior

Dirección General

Asesor Contable

Dirección de Producción

Departamento de Compras

Sección de Compras

Departamento de Logistica

Dirección de Recursos Humanos

Departamento de Manufactura

Departamento de Capacitación

Departamento de Reclutamiento

Sección de Inventarios

Sección de Producto en Proceso

Sección Orientación

Sección Almacen

Sección de Producto Terminado

Sección Perfeccionamiento

Elaborado por: Katerine Yamilex Barillas Quezada

Autorizado por:

Dirección de Ventas

Sección de Busqueda

Revisado por:

Departamento de Vendedores

Sección de Facturación

Nuevo Organigrama

Dirección General

Asesor Contable

Dirección de Recursos Humanos

Dirección de Producción

Departamento de Compras

Sección de Compras

Departamento de Logistica

Departamento de Manufactura

Departamento de Desarrollo

Departamento de Capacitación

Dirección de Ventas Departamento de Reclutamiento

Sección de Inventarios

Sección de Producto en Proceso

Sección de Bienestar

Sección Capacitación

Sección Contrataciones

Sección Almacen

Sección de Producto Terminado

Planillas

Sección Evaluación de Desempeño

Sección Reclutamiento

Elaborado por: Katerine Yamilex Barillas Quezada

Autorizado por:

Departamento de Vendedores

Revisado por:

3.1.2 Clasifique el organigrama por su presentación, contenido y alcance, explique. Clasificación Por su Presentación

Por su Contenido

Tipo Vertical

Integral

Por su Alcance General

Características Este organigrama es vertical ya que presenta la jerarquía de mayor a menor grado, dejando notar claramente los mandos altos, medios y operativos. Muestra la forma en que está integrada la estructura de la organización: sus departamentos y las relaciones entre estos. Este organigrama es general ya que muestra la estructura total de la organización.

Sección de Facturación

3.1.3 Explique los cambios realizados en la estructura organizacional propuesta. En el organigrama se hicieron cambios en el área de Recursos humanos, se agregó el Departamento de Desarrollo que se va a encargar de velar porque los empleados tengan los mejores beneficios y se agregó una sección para el control de planillas. En el departamento de capacitación se reordeno y se creó una sección directamente para organizar las capacitaciones y otra sección para evaluar el desempeño de los empleados para monitorear que los objetivos se estén logrando. En el Departamento de reclutamiento se agregó una sección de contrataciones que juntamente con la sección de reclutamiento van a velar que las personas que ingresen a la empresa sean las idóneas para cada puesto.

3.1.4 Explique e identifique el departamento del organigrama en el cual se encuentra localizado el problema. Se puede identificar que el problema está localizado en el área de Recursos Humanos ya que no ha cumplido con su labor de delegar responsabilidades y velar porque las personas estén capacitadas y se mantenga un clima y cultura laboral adecuados. Específicamente en la Sección de capacitación podemos notar que no se le ha dado la importancia que se debe al fortalecimiento de capacitación de los colaboradores, cuando una empresa empieza a crecer comienza a tener nuevas exigencias y se solicitará a sus trabajadores desarrollar nuevas habilidades.

3.2 Estructura de procesos 3.2.1 Elabore un diagrama de flujo de datos con la simbología de Gane & Sarson, con su respectivo análisis estructurado (entradas, procesos, almacenes, salidas y flujos de datos). Entrada:

Solicitud de capacitación Procesos:  P1 Ingresa Solicitud de Capacitación  P2 Registra Empleado  P3 Registra Curso  P4 Registra Entidad  P5 Reporte de Capacitación Almacenes: A1Capacitación: ID Capacitación, No. De Solicitud, Fecha. A2 Empleado: ID Empleado, Nombre Empleado, Puesto Empleado A3 Curso: ID Curso, Nombre Curso, Fecha Curso, Temas Curso A4 Entidad: ID Entidad Capacitadora, Nombre de Entidad, Costo del Curso Flujo de Datos: F1: Se ingresa la solicitud F2: Se genera la solicitud F3: Se Registra al empleado F4: Se consulta en almacén los datos de empleado. F5: Se Registra el curso. F6: Se escoge el curso a capacitar. F7: Se registra la entidad donde se recibirá el curso. F8: Se escoge la entidad. F9: Se genera reporte de capacitación F10: Copia del reporte se entrega al jefe de área.

Salidas: Reporte de capacitación para jefe de área.

3.2.2 Indique los tipos de entradas y tipos de salidas.

Tipos de Entradas Formularios

Menús

Se utilizarán formularios para recolectar la información de la solicitud de personal. Esta la debe llenar el jefe de operaciones. Al ingresar los datos al sistema se deberán utilizar menús predefinidos en donde se deberá escoger los cursos a capacitar, la entidad donde se va a recibir, etc.

Salidas Reporte de resultados

Se emitirán reportes de los resultados de la capacitación y serán entregadas a los jefes de área para que tengan constancia de que el empleado a recibido la capacitación.

3.2.3 Indique el tipo de sistema de información propuesto. El sistema propuesto es el TPS (Sistema de procesamiento de Transacciones) ya que es tipo de sistema de información que recolecta, almacena, modifica y recupera toda la información generada por las transacciones producidas en una organización. Una transacción es un evento o proceso que genera o modifica los datos que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información. Se escoge este sistema porque es confiable y se puede fiar del procesamiento si está bien elaborado, también da la posibilidad de estandarizar los procesos y permite tener un buen control de las operaciones.

3.2.4 Elabore el diagrama de procesos en formato columnar.

3.2.5 Elabore una propuesta de hardware y software adjudicando costos. Cant.

6

6

2 2 2

Tipo Computadoras Marca DELL , Modelo INSPIRON 3052, TODO EN 1, Procesador CELERON 1.6GHZ 4GB Memoria RAM de 1TB, 19.5 Pulgadas Windows 10 Impresoras Marca EPSON, Modelo L380, MULTIFUNCIONAL CON TINTA CONTINUA 10NEG/5COL ISO IPM SCAN Proyectores Marca EPSON Modelo POWERLITE X41+ de 3600 Lumen Inalámbrico Office 365, POR 1 AÑO para 5 usuarios. Antivirus KASPERSKY para 3 usuarios, 1 año. Total

Precio Precio Unitario Total Q4,048.00 Q24,288.00

Q1,405.00 Q 8,430.00

Q4,964.00 Q9,928.00

Q438.00 Q344.00

Q 876.00 Q 688.00 Q44,210.00