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• Jose R Gonzalez

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ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA CORRESPONDENCIA La evolución de la correspondencia, se puede decir que es la misma de la escritura, ya que la primera forma como el hombre se comunicó son sus semejantes fue a través de la escritura ideográfica (figuras o dibujos); así los jeroglíficos son la muestra más representativa de la expresión del pensamiento del hombre, tanto en las antiguas civilizaciones egipcias como en las aborígenes americanas Posteriormente los fenicios crearon los caracteres alfabéticos, los cuales fueron ampliados por los griegos con la inclusión de las vocales. Del alfabeto fenicio se derivan todos los demás alfabetos conocidos, adaptados al modo particular de cada raza. La escritura de mensajes originariamente se realizaba en tabletas de arcilla, posteriormente, posteriormente en tabletas cuadradas de madera recubiertas de cera y luego se utilizó el papiro como material de escritura, estás se fabricaba con el tallo de la planta que recibe el mismo nombre, la cual se cultivaba en Egipto a orillas del Nilo. En Pérgamo, ciudad de Asia Menor, se creó el pergamino, el cual era obtenido de la piel de las reses, éste desplazo el papiro en el siglo VI, luego a finales del siglo VIII y principios del siglo IX los árabes introdujeron en Europa el papel, que habían aprendido a fabricar de los chinos. En los tiempos primitivos, la correspondencia estuvo reducida solo a cartas con un uso muy restringido, debido a la falta de comunicación y el escaso intercambio de ideas entre los diversos pueblos. Ya en la edad media por el desarrollo de la civilización y el auge del comercio, la correspondencia alcanzo gran desarrollo y difusión. Hoy día, debido al avance científico y tecnológico alcanzado en las vías y medios de comunicación, es común que los mensajes escritos del hombre lleguen a los más escondidos lugares de la tierra, lográndose así una comunicación efectiva, capaz de mantener informada a la humanidad de los acontecimientos más resaltantes del mundo entero, desde el mismo momento en que estos ocurren. CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA DE ACUERDO A SUS CARACTERÍSTICAS. La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.  

Por el destino: Públicas y Privadas Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación

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(prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.) Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial. Por su contenido: Primera clase y Segunda clase Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc. Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo. Por su tramitación: Postal y Telegráfica Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en: o Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo o Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario o Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo o Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas. o Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas. o Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación o Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas o Por su extensión: Largas medianas y cortas o Largas: Cuando contienen más de doscientas palabras o Medianas: Cuando contienen doscientas palabras o Cortas: Cuando contienen cien palabras o Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación

FACTORES QUE INCLUYEN LA CORRESPONDENCIA  Estilo: es la forma particular en que las personas, redactan sus mensajes según la finalidad que estos tengan (amistad negocios o asuntos gubernamentales) en ella se manifiesta la cultura y la personalidad de quien escribe.  Aspecto gramatical: trata lo concerniente a la ortografía síntesis que debe existir en el mensaje que se comunica.  Ortografía: se aprecia en la escritura correcta de las palabras a través de la utilización exacta de las letras signos de puntuación y entonación.  Síntesis: se refiere al ordenamiento armónico de las palabras de manera tal que no se dificulte la claridad del escrito.  Analogía: trata de los accidentes y propiedades de las palabras consideradas aisladamente  Aspecto material: esto se refiere al papel (calidad, color, tamaño), sobres, color de

tinta, márgenes, espacios, limpiezas, orden y liquidez que se utiliza en la correspondencia  CLASIFICACIÓN DE LOS SOBRES Por la forma:  Semi cuadrado: Tiene las dimensiones casi iguales por cada lado.  Rectangulares: Tiene la base más larga que la altura Por el tamaño:  Corriente: Sus dimensiones son 16 por 9.5cm.  Comercial: Sus dimensiones son 16 por 12cm  Oficial: Sus dimensiones son 23.5 por 12cm Por su confección:  Con ventana: Son los que llevan la abertura o ventanilla cubierta con papel transparente.  Sin ventana: Son todos los demás sobres Por el medio de transporte:  Ordinarios: Son los que se transportan por vía terrestre marítima o fluvial.  Aéreos: Son los que se transportan por vía aérea. NORMAS PARA LA REDACCIÓN DE UNA CARTA COMERCIAL Una carta comercial tiene un formato diferente al de una carta personal. Además de que la carta comercial debe estar bien escrita, es importante saber cómo darle un formato correcto. El propósito de la carta comercial es informar o persuadir a tu audiencia y se debe evitar el lenguaje pomposo o inflado. La carta es a espacio seguido, dejando dos líneas entre párrafos. Partes de la carta La dirección debe ir primero y estar completa con el número exterior de tu oficina, la ciudad, estado y código postal. (Omite este paso si utilizas papelería con membrete). Directamente bajo la dirección va la fecha. Escribe la línea de referencia y una breve frase acerca de la carta. Debajo de ésta escribe el nombre y la dirección del destinatario. Redacta el saludo. Escribe el cuerpo de la carta, luego el cierre y deja dos espacios antes de incluir tu nombre y firma. Formato de bloque La regla de formato para el estilo de bloque es que la carta está alineada a la izquierda. Por ejemplo, la dirección y la fecha están a la izquierda; dejando dos líneas y luego el saludo. Deja dos líneas y comienza el cuerpo sobre el lado izquierdo del papel. Inicia el cuerpo en el lado izquierdo y no dejes sangría. La regla de formato es que la carta no tenga sangrías. Inicia un nuevo párrafo dejando dos líneas de espacio y luego justifica

a la izquierda las nuevas oraciones. Otra regla para el formato de bloque consiste en escribir las cartas a espacio sencillo, excepto entre los párrafos. El cierre es a un solo espacio. Después, deja dos líneas, escribe tu nombre y firma la carta. Bloque modificado El estilo de bloque modificado es ampliamente utilizado en las cartas comerciales. La regla de formateo para el estilo de bloque modificado es que el nombre y la dirección del remitente se justifica a la izquierda. La fecha y el cierre se justifican al centro. El cuerpo de la carta se justifica a la izquierda sin sangrías. Para el saludo, deja dos líneas y luego justifica el cuerpo a la izquierda. Semibloque Este formato es similar al estilo de bloque modificado. La regla de formato para el semibloque es que el nombre y la dirección del remitente van justificados a la izquierda. La fecha se centra en medio de la página. Deja dos líneas y justifica el saludo a la izquierda. La regla de formateo para el cuerpo de la carta es usar sangría. Usa sangría en todos los párrafos en lugar de justificarlos a la izquierda. Para el saludo, deja dos líneas y usa sangría en el párrafo del cuerpo, dejando doble espacio entre párrafos. El cierre y tu nombre van centrados. EXPRESIONES MÁS USADAS EN LA REDACCIÓN DE UNA CARTA COMERCIAL  Tres marca que ustedes representan, con las características mecánicas que adjuntamos.  Se hace tediosa y quita tiempo al hombre o mujer  "el tiempo es oro".  El club de oratoria  Respuesta a un cliente  El precio  Su interés  Su oferta  Refleja la actitud  Hacia la empresa  Con nuestro sistemas  Nuestro procedimientos de contabilidad  Mucha atención  Forma de organización  De un proceso

CLASIFICACIÓN DE LA CARTA COMERCIAL

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Cartas de solicitud. Este tipo de cartas, en el que se incluyen también las de pedido, es el que se emplea para pedir servicios, instrucciones, informes, reservaciones, referencias, precios, catálogos, entrevistas, cooperación, etc. Cartas de remisión o envío. Son las que se dirigen para acompañar cheques, giros, documentos comerciales, panfletos, boletines, muestras o mercaderías. En dichas cartas se hace constar la remisión de lo que se manda. Sirve para identificar lo que se ha enviado y par que el destinatario sepa específicamente lo que ha de llegarle. Cartas de cobranza. Se proponen recordar a las persona a quienes se ha concedido crédito, el cumplimiento de su obligación. Su redacción debe ser muy cuidadosa para no herir la susceptibilidad del cliente. Cartas de reclamaciones. Son aquellas que expresan una queja o protesta, en virtud de los errores que con frecuencia se cometen en las transacciones comerciales o en las decisiones profesionales y administrativas, aunque traten de evitarse. Cartas de ofertas. Se escriben con el fin de inducir al posible cliente a comprar determinados artículos o servicios. Ejemplos de éstas son las que tienen como propósito anunciar un nuevo producto, asegurar a los clientes a mejora de un servicio, o dar a conocer la naturaleza y alcance de nuevas actividades, convencer a alguien de la ventaja de abrir una cuenta corriente en determinado banco, etc. Cartas de relaciones públicas. Son cartas comerciales que tienen carácter social. Se escriben para conservar las buenas relaciones entre los clientes o usuarios de las empresas o agencias. Son muy importantes porque, por medio de ellas, se mantiene vivo en el recuerdo de todos, el nombre de la empresa o agencia y su presencia en la comunidad. Las más comunes son las de felicitación, pésame, invitación y agradecimiento.