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• Brayan Aguilar Sanchez

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INTERPRETACIÓN DE LOS ARTICULOS 127 – 141 DS. QUE APRUEBA EL TEXTO UNICO ORDENADO DE LA LEY N° 27444 Artículo 127.- Reglas para celeridad en la recepción Las entidades adoptan las siguientes acciones para facilitar la recepción personal de los escritos de los administrados y evitar su aglomeración: 1. La puesta en vigencia de programas de racionalización del tiempo de atención por usuario y la mayor provisión simultánea de servidores dedicados exclusivamente a la atención de los usuarios. 2. El servicio de asesoramiento a los usuarios para completar formularios o modelo de documentos. 3. Adecuar su régimen de horas hábiles para la atención al público, a fin de adaptarlo a las formas previstas en el Artículo 146. 4. Estudiar la estacionalidad de la demanda de sus servicios y dictar las medidas preventivas para evitarla 5. Instalar mecanismos de autoservicio que permita a los usuarios suministrar directamente su información, tendiendo al empleo de niveles avanzados de digitalización. (Texto según el Artículo 118 de la Ley Nº 27444)

Comentario: -

Siguiendo un plano de orden, para así evitar conflictos al momento de la presentación de documentos, es que se adopta reglas que los administrados deben seguir para facilitar su tramitación ante el personal correspondiente, lo cual atendiendo el orden que reciben por parte del personal correspondiente es que deben seguir sus recomendaciones, así como su seguir un protocolo para evitar confusiones o alterar algún documentos que se vaya a presentar. Del mismo modo, siguiendo un orden y tiempo prudencial, es que no se debe sobrepasar el tiempo máximo que se le da a cada persona, para que así los encargados por cada oficina puedan tramitar o correr traslado a la parte correspondiente para su respectivo descargo; así como el órgano correspondiente que pueda brindar facilidades a la persona administrada para que pueda acceder a su información presentada para que tenga conocimiento de cómo va su petición.

Artículo 128.- Reglas generales para la recepción documental Los escritos que los administrados dirigen a las entidades pueden ser presentados de modo personal o a través de terceros, ante las unidades de recepción de:

1. Los órganos administrativos a los cuales van dirigidos. 2. Los órganos desconcentrados de la entidad. 3. Las autoridades políticas del Ministerio del Interior en la circunscripción correspondiente. 4. En las oficinas de correo, en la manera expresamente prevista en esta Ley. 5. En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares en el extranjero, tratándose de administrados residentes en el exterior, quienes derivan los escritos a la entidad competente, con indicación de la fecha de su presentación. (Texto según el Artículo 119 de la Ley Nº 27444)

Comentario: -

Siguiendo un orden y valiéndose de una petición necesaria, es que la administración da la facilidad a la persona o administrado para que su documentación pueda ser presentada, ya sea por él mismo o por un tercero, pero siguiendo un protocolo para que así pueda ser presentado de forma correcta a la entidad correspondiente. También, para poder hacer estos tipos de trámites, se debe requerir de un poder a la persona que está remitiendo estos tipos de documentos, puesto que para evitar alguna suplantación o para evitar alguna petición de que el sujeto no haya manifestado su voluntad.

Artículo 129.- Presentación mediante correo certificado 129.1 Los administrados pueden remitir sus escritos, con recaudos completos, mediante correo certificado con acuse de recibo a la entidad competente, la que consigna en su registro el número del certificado y la fecha de recepción. 129.2 El administrado exhibe al momento de su despacho el escrito en sobre abierto y cautela que el agente postal imprima su sello fechador tanto en su escrito como en el sobre. 129.3 En caso de duda, debe estarse a la fecha del sello estampado en el escrito, y, en su defecto, a la fecha de recepción por la entidad. 129.4 Esta modalidad no cabe para la presentación de recursos administrativos ni en procedimientos trilaterales. (Texto según el Artículo 120 de la Ley Nº 27444)

Comentario: -

A través de este artículo, la persona solicitante puede remitir sus escritos a través de correo para así también darle validez a su petición. El administrado puede dar fe de que su correo es su misma petición el cual a través de su firma lo puede confirmar y ratificar como suyo dicho correo remitido ante el órgano correspondiente. Y en caso de que haya duda por ambas partes, la firma del administrado puede dar fe de que dicho correo es del administrado que presentó su petición, asi como la fecha en que se presentó el documento para evitar una confusión al momento su tramitación.

Artículo 130.- Recepción por medios alternativos 130.1 Los administrados que residan fuera de la provincia donde se ubica la unidad de recepción de la entidad competente pueden presentar los escritos dirigidos a otras dependencias de la entidad por intermedio del órgano desconcentrado ubicado en su lugar de domicilio. 130.2 Cuando las entidades no dispongan de servicios desconcentrados en el área de residencia del administrado, los escritos pueden ser presentados en las oficinas de las autoridades políticas del Ministerio del Interior del lugar de su domicilio. 130.3 Dentro de las veinticuatro horas inmediatas siguientes, dichas unidades remiten lo recibido a la autoridad destinataria mediante cualquier medio expeditivo a su alcance, indicando la fecha de su presentación. (Texto según el Artículo 121 de la Ley Nº 27444)

Comentario: -

Para poder seguir la petición del administrado, así como de darle las facilidades a cada persona administrada, es que a través de este artículo se da una facilidad, el cual si una persona no se encuentra en el mismo lugar ya que por motivos personales tuvo que viajar a otro lugar es que se le da la facilidad de que pueda presentar su documentación respectiva ante el mismo órgano en el lugar en donde se encuentre actualmente, y si en caso no haya dicha oficina en el lugar o no conste con un organismo descentralizado, es que la persona administrada puede presentar su documentación necesaria ante una oficina del Ministerio del Interior para que pueda seguir su trámite de petición y no se vulnere su debido proceso administrativo.

Es así que la oficina encargada, remite al órgano correspondiente donde se le está llevando a cabo su proceso administrativo, el cual tiene un plazo correspondiente para dicha acción.

Artículo 131.- Presunción común a los medios de recepción alternativa. Para los efectos de vencimiento de plazos, se presume que los escritos y comunicaciones presentados a través del correo certificado, de los órganos desconcentrados y de las autoridades del Ministerio del Interior, han ingresado en la entidad destinataria en la fecha y hora en que fueron entregados a cualquiera de las dependencias señaladas. Cuando se trate de solicitudes sujetas a silencio administrativo positivo, el plazo que dispone la entidad destinataria para resolver se computará desde la fecha de recepción por ésta. En el caso que la entidad que reciba no sea la competente para resolver, remitirá los escritos y comunicaciones a la entidad de destino en el término de la distancia, la que informará al administrado de la fecha en que los recibe. (Texto según el Artículo 122 de la Ley Nº 27444)

Comentario: -

Cuando se hayan presentado documentos o algún otro informe por parte del administrado, el cual haya sido de duda por parte de la administración, es que se toma desde el momento en que la autoridad correspondiente haya recibido dicho documento a la hora y fecha en que se remitió a dicho órgano. Para si poder dar validez y trámite correspondiente a cada petición de cada persona. Es por eso cuando el administrado haya presentado su documentación requerida fuera del lugar donde se encuentra, y el órgano que lo recibió remite a la oficina correspondiente es que toma desde el momento en que se le otorgó dichos actos para así evitar que el plazo establecido se prorrogue más tiempo.

Artículo 132.- Recepción por transmisión de datos a distancia 132.1 Los administrados pueden solicitar que el envío de información o documentación que le corresponda recibir dentro de un procedimiento sea realizado por medios de transmisión a distancia, tales como correo electrónico o facsímil. 132.2 Siempre que cuenten con sistemas de transmisión de datos a distancia, las entidades facilitan su empleo para la recepción de documentos o solicitudes y remisión de sus decisiones a los administrados.

132.3 Cuando se emplean medios de transmisión de datos a distancia, debe presentarse físicamente dentro del tercer día el escrito o la resolución respectiva, con cuyo cumplimiento se le entenderá recibido en la fecha de envío del correo electrónico o facsímil. (Texto según el Artículo 123 de la Ley Nº 27444)

Comentario: -

Cuando una persona administrada haya viajado a un lugar donde no esté tramitando su petición o se haya ausentado de emergencia, es que a través de este artículo se le brinda la facilidad de poder remitir su documentación necesaria a través de correo electrónico para que asi no pierda o no se pueda vulnerar su petición ante el órgano correspondiente. Además se le da la facilidad de que si no pudo acercarse personalmente a tramitar su documentación requerida correspondiente, es que se le da un plazo de tres días para que pueda acercarse personalmente a presentarlo, el cual anteriormente lo envió via correo electrónico para que pueda ser válido. Además la fecha en que se contará los días hábiles serán desde que envió dicho correo electrónico.

Artículo 133.- Obligaciones de unidades de recepción 133.1 Las unidades de recepción documental orientan al administrado en la presentación de sus solicitudes y formularios, quedando obligadas a recibirlos y darles ingreso para iniciar o impulsar los procedimientos, sin que en ningún caso pueda calificar, negar o diferir su admisión. 133.2 Quien recibe las solicitudes o formularios debe anotar bajo su firma en el propio escrito, la hora, fecha y lugar en que lo recibe, el número de fojas que contenga, la mención de los documentos acompañados y de la copia presentada. Como constancia de recepción, es entregada la copia presentada diligenciada con las anotaciones respectivas y registrada, sin perjuicio de otras modalidades adicionales, que por razón del trámite sea conveniente extender. (Texto según el Artículo 124 de la Ley Nº 27444)

Comentario: -

Cuando una persona se acerca a presentar su documentación respectiva ante la oficina correspondiente de la administración, puede que no conozca cómo se tramita su petición o algún otro requerimiento, es por eso que a través de este artículo el encargado de la oficina orienta a la persona

que pueda seguir los pasos correspondiente para llevar a cabo un correcto procedimiento, así como mencionarle los días en que puede presentar su trámite correspondiente. Así mismo la administración debe colocar de manera obligatoria la hora y fecha en que se está recepcionando dichos documentos para así evitar en un futuro complicaciones o dudas al momento de su calificación requerida, al igual la persona que está tramitando debe recibir dicho cargo para que tenga certeza de que fue correcta la fecha de su presentación.

Artículo 134.- Observaciones a documentación presentada 134.1 Deben ser recibidos todos los formularios o escritos presentados, no obstante incumplir los requisitos establecidos en la presente Ley, que no estén acompañados de los recaudos correspondientes o se encuentren afectados por otro defecto u omisión formal prevista en el TUPA, que amerite corrección. En un solo acto y por única vez, la unidad de recepción al momento de su presentación realiza las observaciones por incumplimiento de requisitos que no puedan ser salvadas de oficio, invitando al administrado a subsanarlas dentro de un plazo máximo de dos días hábiles. 134.2 La observación debe anotarse bajo firma del receptor en la solicitud y en la copia que conservará el administrado, con las alegaciones respectivas si las hubiere, indicando que, si así no lo hiciera, se tendrá por no presentada su petición. 134.3 Mientras esté pendiente la subsanación, son aplicables las siguientes reglas: 134.3.1 No procede el cómputo de plazos para que opere el silencio administrativo, ni para la presentación de la solicitud o el recurso. 134.3.2 No procede la aprobación automática del procedimiento administrativo, de ser el caso. 134.3.3 La unidad no cursa la solicitud o el formulario a la dependencia competente para sus actuaciones en el procedimiento. 134.4 Transcurrido el plazo sin que ocurra la subsanación, la entidad considera como no presentada la solicitud o formulario y la devuelve con sus recaudos cuando el interesado se apersone a reclamarles, reembolsándole el monto de los derechos de tramitación que hubiese abonado. 134.5 Si la documentación presentada no se ajusta a lo requerido impidiendo la continuación del procedimiento, lo cual por su naturaleza no pudo ser advertido por la unidad de recepción al momento de su presentación, así como si resultara necesaria una actuación del administrado para continuar con el procedimiento, la Administración, por única vez, deberá emplazar inmediatamente al administrado, a fin de que realice la subsanación correspondiente. Mientras esté pendiente dicha subsanación son aplicables las reglas establecidas en los numerales

134.3.1 y 134.3.2. De no subsanar oportunamente lo requerido, resulta de aplicación lo dispuesto en el numeral 134.4. En este caso no resulta aplicable la queja a que se refiere el numeral 135.2 del artículo 135, salvo que la Administración emplace nuevamente al administrado a fin de que efectúe subsanaciones adicionales. (Texto modificado según el Artículo 2 Decreto Legislativo Nº 1272)

COMENTARIO: Junto a la presentación de los escritos se tiene la exigencia de recepción impuesta a los funcionarios públicos competentes, por la cual, quien se encuentre a cargo de la Mesa de Partes no puede negarse a recibir ningún escrito que se le presente. En el supuesto que el documento tenga observaciones, por ejemplo: falta de recaudos, suscripción o pago de tasas; estas se las deben dar a conocer al interesado para que pueda subsanarlas dentro del plazo de dos días hábiles siguientes, pero sin dejar de admitir la instancia a trámite. La presentación de escritos libres de toda traba u observación encuentra sustento en el derecho de petición, consagrado en la Constitución Política del Perú, el cual no puede ser limitado o cuestionado, bajo ningún argumento. Toda posible orientación al administrado resulta válida siempre y cuando no limite el derecho a presentar sus diferentes escritos y darles el trámite correspondiente, pues de lo contrario, se estaría desnaturalizando la función esencial de las oficinas de Trámite Documentario que es la admisión de los escritos presentados por los interesados, sin calificar su contenido, pues la tarea de decidir sobre la admisibilidad y procedencia de lo solicitado corresponde a las autoridades destinatarias, mediante el procedimiento administrativo pertinente. Se debe recalcar que la admisión a trámite de los escritos de los interesados, no implica declarar fundada la petición sustancial o de fondo de estos, pues solo cumple con respetar uno de los derechos fundamentales de los que gozan los administrados que no puede ser obstruido ni perturbado, en ningún caso. La Administración puede requerir la subsanación de aquella documentación que adolezca de algún error o no cumpla con lo requerido por el TUPA, lo cual es un error imputable al administrado. Asimismo, de requerirse información o actuaciones adicionales del administrado que resulten necesarias para continuar con el procedimiento, la Administración deberá requerirlas, lo que en todos los casos deberá efectuarse de inmediato, para garantizar la celeridad del procedimiento y por única vez, promoviendo así que los funcionarios no generen requerimientos innecesarios o dilaten excesivamente el procedimiento.

En tal sentido se señala que, en estos casos, mientras esté pendiente la subsanación requerida, se dispone la improcedencia del cómputo de plazos para que opere el silencio administrativo, la presentación de la solicitud o el recurso, ni la aprobación automática del procedimiento administrativo, de ser el caso. Finalmente, se ha establecido que en caso no subsanar oportunamente lo requerido resulta en el abandono del procedimiento.

Artículo 135.- Subsanación documental 135.1 Ingresado el escrito o formulada la subsanación debidamente, se considera recibido a partir del documento inicial, salvo que el procedimiento confiera prioridad registral o se trate de un procedimiento trilateral, en cuyo caso la presentación opera a partir de la subsanación. 135.2 Las entidades de la Administración Pública se encuentran obligadas a realizar una revisión integral del cumplimiento de todos los requisitos de las solicitudes que presentan los administrados y, en una sola oportunidad y en un solo documento, formular todas las observaciones y los requerimientos que correspondan. Sin perjuicio de lo señalado en el párrafo precedente, la entidad mantiene la facultad de requerir única y exclusivamente la subsanación de aquellos requisitos que no hayan sido subsanados por el administrado o cuya subsanación no resulte satisfactoria, de conformidad con lo dispuesto por la norma correspondiente. En ningún caso la entidad podrá realizar nuevas observaciones invocando la facultad señalada en el presente párrafo. 135.3 El incumplimiento de esta obligación constituye una falta administrativa sancionable de conformidad con lo dispuesto por el artículo 259. 135.4 Sin perjuicio de lo anterior, el incumplimiento de esta obligación también constituye una barrera burocrática ilegal, siendo aplicables las sanciones establecidas en la normativa sobre prevención y eliminación de barreras burocráticas. Ello, sin perjuicio de la obligación del administrado de subsanar las observaciones formuladas. (Texto modificado según el Artículo 2 Decreto Legislativo Nº 1272) COMENTARIO: A partir del análisis de este artículo se entiende que con la subsanación documental la Administración cumple con advertir las insuficiencias formales del escrito y solicitar al administrado perfeccione su escrito ya ingresado, por cuanto no resulta suficiente para el efecto el deber de suplirlo de oficio. El requerimiento de subsanación es un acto formal de trámite, que debe formularse por escrito en el mismo cargo entregado por el administrado y constar en el expediente si estuviere ya formado.

Respecto a la vigencia del acto de subsanación es importante destacar que no se trata de una ampliación del plazo original, porque en verdad no es un acto nuevo, ni una renovación del acto original; por el contrario, es un perfeccionamiento al acto original que ya se da por presentado. En efecto, el recurso o escrito en vía de subsanación, ya queda ingresado en la fecha de su presentación solo que sujeto a una condición posterior: su perfeccionamiento en los términos que la administración exige, bajo pena de tenerse por no presentado. En tal sentido, la subsanación produce efectos desde el momento inicial y no a posteriori, desde que en verdad no se trata de una nueva presentación de documento sino la corrección de un documento ingresado, pero que por deficiencias a criterio de la autoridad se encuentra supeditado a la subsanación. La advertencia de las omisiones o del pedido de subsanación debe ser cuidadosamente realizada por la autoridad, de tal modo que su requerimiento sea integral y no admita posteriores rechazos por motivos no advertidos, puesto que si el interesado presentare oportunamente el escrito, solicitud o recurso con las correcciones exigidas y esta fuere objetada por la entidad, debido a nuevos errores u omisiones, el solicitante puede ejercer, conjunta o alternativamente, la queja contra los funcionarios ante el superior jerárquico o corregir por última vez el escrito.

Artículo 136.- Régimen de fedatarios. Cuando se establezcan requisitos de autenticación de documentos el administrado podrá acudir al régimen de fedatarios que se describe a continuación: 1. Cada entidad designa fedatarios institucionales adscritos a sus unidades de recepción documental, en número proporcional a sus necesidades de atención, quienes, sin exclusión de sus labores ordinarias, brindan gratuitamente sus servicios a los administrados. 2. El fedatario tiene como labor personalísima, comprobar y autenticar, previo cotejo entre el original que exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del contenido de esta última para su empleo en los procedimientos de la entidad, cuando en la actuación administrativa sea exigida la agregación de los documentos o el administrado desee agregados como prueba. También pueden, a pedido de los administrados, certificar firmas previa verificación de la identidad del suscriptor, para las actuaciones administrativas concretas en que sea necesario. 3. En caso de complejidad derivada del cúmulo o de la naturaleza de los documentos a autenticar, la oficina de trámite documentario consulta al administrado la posibilidad de retener los originales, para lo cual se expedirá una constancia de retención de los documentos al administrado, por el término máximo de dos días hábiles, para certificar las correspondientes reproducciones. Cumplido éste, devuelve al administrado los originales mencionados. 4. La entidad puede requerir en cualquier estado del procedimiento la exhibición del original presentado para la autenticación por el fedatario. (Texto según el Artículo 127 de la Ley Nº 27444) COMENTARIO: Junto al proceso de simplificación administrativa de dio la aparición de una nueva función pública: el fedatario institucional. Este artículo está dedicado a regular sus características organizacionales, funcionales y la dinámica de su actividad. Características organizacionales Se debe entender que el fedatario no es un cargo público, sino una función pública agregada a la labor ordinaria de un servidor público. La función de dar fe para los fines de los procedimientos administrativos no ha sido concebida como un cargo específico dentro de las actividades de las entidades públicas, sino solo como una función pública adherible a cualquier tarea o cargo preexistente. En tal virtud, no podrá considerarse al fedatario como un cargo en sí mismo, ni tampoco contratarse personas para que oficien de fedatarios institucionales, sino que deberá ser asignada la función entre el personal existente en las entidades.

Para darle flexibilidad a la elección, la norma no establece condiciones mínimas comunes, ser elegible para esta tarea, como, por ejemplo, experiencia en el cargo, profesión particular, pertenecer a una determinada área organizacional; pues, la idea es que la entidad designe a quien merezca la respetabilidad para asumir esta tarea y manifieste las capacidades de honestidad y experiencia necesarias. Tampoco la norma establece un periodo fijo para el desempeño de la función, en el entendido que es la entidad quien debe analizar dicha situación casuísticamente en función de variables, como la cantidad de personal, evaluación de desempeño y voluntad de colaboración del seleccionado. El fedatario está adscrito a las Unidades de Recepción Documental. Para darle mayor funcionalidad a esta tarea, el fedatario funcionalmente está vinculado mediante adscripción a las Unidades de Recepción establecidas por la entidad, lo cual implica que debe estar al servicio de las necesidades de la labor de ingreso y salida de documentos, sin perjuicio de sus labores ordinarias propias del cargo que ocupa y de su propia jerarquía institucional. Por esta razón, no es recomendable asignar como fedatario a quien desempeña cargos de confianza en la entidad, por cuanto esto dificulta la subordinación a los intereses de las Jefaturas de las Oficinas de Trámite Documentario. El número de fedatarios estará determinado por la necesidad institucional. La ley tampoco ha querido adentrarse en la definición de cuántos fedatarios debe contar la entidad, pues se entiende que la entidad tendrá la capacidad para designar tantos como puedan ser necesarios para mantener un fluido y oportuno tráfico de documentos y atención a los usuarios. Son factores a tener en cuenta para apreciar la necesidad de fedatarios: La estacionalidad de demanda de los servicios, El número de oficinas de trámite documentario, Las evaluaciones o encuestas a los usuarios. Las funciones de los fedatarios son: 1. Autenticación de las copias de los documentos que los administrados deseen presentar ante la entidad. En este caso, el fedatario da fe, para un uso meramente interno de la Administración, la fidelidad de la reproducción del documento que en original ha tenido a la vista, para el inicio o prosecución de cualquier procedimiento. Como es lógico, para dar fe de la fidelidad de la reproducción efectuada, es necesario tener el documento original, por tanto, no procede autenticar a partir de copias simples, o incluso, certificaciones notariales. 2. Autenticación de las copias de los documentos producidos por la entidad para ser entregados a otras entidades, o a sus destinatarios. En este caso, el fedatario da fe de los documentos producidos por la entidad, tales como, resoluciones, actas, formatos o expedientes administrativos, para ser proporcionados de oficio (notificaciones) o a pedido de parte (solicitud de acceso a la información). La limitación de esta actividad está en que debe tratarse de documentos administrativos producidos originalmente por la entidad, por lo que tiene capacidad para apreciar

la fidelidad de la reproducción, mas no puede certificarse a partir de documentos de los particulares o de otras entidades. 3. Certificar, a pedido de los administrados, firmas para las actuaciones administrativas. Por ejemplo, para otorgamiento de carta poder, o efectuar desistimiento de la pretensión o del procedimiento. Dinámica de la actividad del fedatario El fedatario se encarga de comprobar y certificar la autenticidad de un acto que presencia (la firma) o la fidelidad de la reproducción de un documento (resolución, partidas, autorizaciones, contratos, declaraciones, etc.) a efectos de su consideración como verídicos por la administración pública. La concreción de esta función debe producirse de manera inmediata a la presentación de la demanda por parte de la ciudadanía, para determinar la admisión o no de las solicitudes de los administrados. Sin embargo, la norma autoriza a título excepcional y con el asentimiento del administrado el otorgamiento de un término máximo de dos días hábiles para realizar la confrontación y certificación solicitada. Para acogerse a este término ampliado es necesario la concurrencia de las condiciones siguientes: i) complejidad de la certificación por cúmulo de solicitudes o la naturaleza de documentos (Ej. Planos, expedientes completos); ii) aceptación del solicitante; iii) otorgamiento de constancia al administrado de la presentación, y retención de documentos originales. La norma no establece qué sucede con el cómputo de plazos en esta circunstancia, particularmente si se entiende la solicitud ingresada o no, para los fines administrativos, ante lo cual consideramos que lo más adecuado es aplicar analógicamente la regla del artículo 125 de la Ley, pensada para la subsanación documental a favor del administrado. Finalmente, el numeral 4 de este artículo, establece que si la administración considerara necesario en algún momento posterior la presentación de los originales, podrá requerir su exhibición a los administrados siguiendo las reglas previstas en el artículo 169 de la misma norma.

Artículo 137.- Potestad administrativa para autenticar actos propios La facultad para realizar autenticaciones atribuidas a los fedatarios no afecta la potestad administrativa de las autoridades para dar fe de la autenticidad de los documentos que ellos mismos hayan emitido. (Texto según el Artículo 128 de la Ley Nº 27444) COMENTARIO: En este artículo se señala que la existencia de los fedatarios institucionales no excluye la potestad administrativa de las propias autoridades para dar fe de la autenticidad de los documentos que ellos hayan emitido. Se trata de reconocer que cualquier autoridad administrativa tiene la potestad inherente a su

calidad de funcionario público para mediante su firma certificar la autenticidad de aquellos documentos expedidos por sus propias áreas u oficinas. Así mismos que subiste esta función de cada autoridad, existe la competencia de la Secretaría General para certificar los documentos institucionales, con valor oficial, aun cuando ello debe regularse en la normativa interna de cada entidad, por lo que no se ha considerado necesario regularlo en la norma general del procedimiento administrativo.

Artículo 138.- Ratificación de firma y del contenido de escrito 138.1 En caso de duda sobre la autenticidad de la firma del administrado o falta de claridad sobre los extremos de su petición, como primera actuación, la autoridad puede notificarlo para que dentro de un plazo prudencial ratifique la firma o aclare el contenido del escrito, sin perjuicio de la continuación del procedimiento. 138.2 La ratificación puede hacerla el administrado por escrito o apersonándose a la entidad, en cuyo caso se levantará el acta respectiva, que es agregada al expediente. 138.3 Procede la mejora de la solicitud por parte del administrado, en los casos a que se refiere este artículo. (Texto según el Artículo 129 de la Ley Nº 27444) COMENTARIO: Por la ratificación de la firma, la autoridad que tenga razones para dudar de la autenticidad de un escrito presentado por el administrado, sea porque difiere sustancialmente de la que aparece en el documento de identidad, o en otro escrito anterior, procederá a convocar al administrado para que ratifique la firma mediante un nuevo escrito o apersonándose a la entidad para ratificarla en acta, que se adicionará al expediente. La exigencia deberá ser motivada y no procederá cuando se trate de escritos presentados personalmente por el interesado. Por la aclaración de escrito, la autoridad que considere que el objeto de un escrito resulte ambiguo, oscuro o poco claro, podrá dirigirse al administrado para que en un plazo prudencial aclare su contenido y permita su procesamiento con seguridad. Del mismo modo puede actuar la Administración cuando aprecie que la solicitud pueda ser mejorada en su petitorio en beneficio del administrado la aclaración del escrito, no procede cuando se trata de la interposición de recursos, ya que en caso de oscuridad la regla establecida en la ley es específica: darle el trámite que considera debido, sin poder admitirse que se acuda alternativa o previamente a la aclaración de escritos.

Artículo 139.- Presentación de escritos ante organismos incompetentes 139.1 Cuando sea ingresada una solicitud que se estima competencia de otra entidad, la entidad receptora debe remitirla, en el término de la distancia, a aquélla que considere competente, comunicando dicha decisión al administrado. En este caso, el cómputo del plazo para resolver se iniciará en la fecha que la entidad competente recibe la solicitud. 139.2 Si la entidad aprecia su incompetencia, pero no reúne certeza acerca de la entidad competente, notificará dicha situación al administrado para que adopte la decisión más conveniente a su derecho. COMENTARIO: Por aplicación de esta norma podemos establecer dos consecuencias importantes en beneficio de los administrados. Primero, aun cuando la entidad sea incompetente para conocer de un escrito, no puede declararlo inadmisible o rechazarlo a trámite, sino que la autoridad debe recibirlo y derivarlo a quien reconozca competencia sobre ella. Segundo, en protección del derecho del administrado, la propia autoridad debe determinar la entidad competente para conocer el pedido, y derivarlo a ella de oficio, con conocimiento del administrado. La norma también tiene previsto, en vía de excepción, que en caso la entidad receptora no pudiera determinar la entidad competente, no obstante, su dedicación y estudio previo, deberá notificar al administrado, para que él mismo inicie la indagación y proceda conforme considere más conveniente a sus intereses.

CAPÍTULO IV Plazos y Términos (Texto según el Artículo 130 de la Ley Nº 27444) Artículo 140.- Obligatoriedad de plazos y términos 140.1 Los plazos y términos son entendidos como máximos, se computan independientemente de cualquier formalidad, y obligan por igual a la administración y a los administrados, sin necesidad de apremio, en aquello que respectivamente les concierna. Los plazos para el pronunciamiento de las entidades, en los procedimientos administrativos, se contabilizan a partir del día siguiente de la fecha en la cual el administrado presentó su solicitud, salvo que se haya requerido subsanación en cuyo caso se contabilizan una vez efectuada esta. 140.2 Toda autoridad debe cumplir con los términos y plazos a su cargo, así como supervisar que los subalternos cumplan con los propios de su nivel. 140.3 Es derecho de los administrados exigir el cumplimiento de los plazos y términos establecidos para cada actuación o servicio. (Texto modificado según el Artículo 2 Decreto Legislativo Nº 1272)

COMENTARIO: Desde su establecimiento, los plazos administrativos están determinados como máximos, sin distinguir si el término haya sido señalado expresamente para una fecha concreta (por ejemplo, para el 31 de diciembre) o mediante la fijación de un número de días a partir de la vigencia del acto (por ejemplo, al tercer día de notificada alguna providencia). Por imperio de la ley, los plazos obligan por igual sin necesidad de apercibimiento o intimidación alguna, a los agentes administrativos y a los interesados en lo que respectivamente les concierne, quienes tienen recíprocamente el deber de cumplirlos y poder exigir su cumplimiento en sede administrativa (reclamación, queja, etc.) o en la judicial. Respecto de las autoridades administrativas debemos distinguir entre el grado de exigencia que tienen la autoridad instructora y la autoridad superior a esta. Conforme a lo dispuesto en esta norma, el instructor debe cumplir el plazo a su cargo, más el superior tiene un deber in vigilando, acerca del grado de cumplimiento promedio de sus subalternos en sus expedientes. Esta distinción tendrá incidencia luego cuando el artículo 143 fija la responsabilidad por estos deberes.

Artículo 141.- Plazos máximos para realizar actos procedimentales A falta de plazo establecido por ley expresa, las actuaciones deben producirse dentro de los siguientes: 1. Para recepción y derivación de un escrito a la unidad competente: dentro del mismo día de su presentación. 2. Para actos de mero trámite y decidir peticiones de ese carácter: en tres días. 3. Para emisión de dictámenes, peritajes, informes y similares: dentro de siete días después de solicitados; pudiendo ser prorrogado a tres días más si la diligencia requiere el traslado fuera de su sede o la asistencia de terceros. 4. Para actos de cargo del administrado requeridos por la autoridad, como entrega de información, respuesta a las cuestiones sobre las cuales deban pronunciarse: dentro de los diez días de solicitud. COMENTARIO: La doctrina reconoce la dualidad de origen de los plazos administrativos: los plazos o bien tienen su origen en la norma positiva expresa establecida con alcance general o, en la actividad discrecional de la autoridad quien lo fija proporcionalmente a su criterio ponderando las circunstancias de cada caso. Este artículo adiciona una posición intermedia: fijar desde la propia ley a modo supletorio los plazos máximos para determinadas actuaciones administrativas principales con lo cual se busca reforzar la

seguridad procesal y la certeza de los plazos, a la vez que limitar la discrecionalidad del funcionario instructor para fijar plazos de actuación. A la par de dar firmeza y uniformidad a estos plazos, se busca dar seguridad jurídica a todos los administrados a fin que tengan claridad de los plazos máximos en los que se producirán las actuaciones principales. Solo si la normativa del procedimiento especial establece plazos distintos, este artículo cede su posición, de no ser así, rige automáticamente. Los actos que se estimaron importantes regular desde la ley, son: a) Plazo de recepción y derivación de escritos por la Unidad de Trámite Documentario. b) Plazo para actos de mero trámite y resolver peticiones de trámite, tales como disponer notificaciones, traslados, etc. c) Plazo para emisión de dictámenes, peritajes, informes, a cargo de las propias autoridades. d) Plazos a cargo de los administrados (entrega de información, absolución de posiciones, presentación de originales, poderes, etc.), salvo el caso de la subsanación documental que tiene un término específico en el artículo 125. Cabe añadir que estos términos son máximos al igual que todos los plazos administrativos, por lo cual, si el obligado cumple con anticipación el acto procesal a su cargo, el plazo habrá vencido de conformidad con el artículo 140. Biografía:  Juan Carlos Morón Urbina. (2011). Ley del Procedimiento Administrativo General. Lima: Gaceta Jurídica.