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• Pablo Peñaranda

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Para el desarrollo del proceso administrativo se tomó como objeto de estudio a la compañía SEGUROS BOLIVAR S.A, que tiene como objetivo enriquecer la vida con integridad para sus clientes, a través de la esencia de la cultura y su modelo de gestión de calidad, mediante su cultura han permitido el apoyar el bienestar de las personas, la construcción del patrimonio de las familias, el desarrollo de las empresas y el aseguramiento de proyectos que aportan al país.

OBJETIVO GENERAL Analizar la forma en que se desarrollan las diferentes funciones del proceso administrativo en la empresa SEGUROS BOLIVAR S.A., mediante la planificación, organización, dirección, y control, llegando a la proposición de recomendaciones que conlleve al mejoramiento de la posición competitiva de la empresa.

Objetivos específicos  Identificar las características de los procesos de planeación, organización, dirección y control en la empresa.

 Describir la forma en que se articulan las funciones del proceso administrativo al interior de la organización.

 Establecer la forma en que los elementos del proceso administrativo influyen en la gestión de la empresa.

RESEÑA HISTORICA Seguros Bolívar fue fundado en 1939 por Enrique Cortés Reyes. En 1945 Seguros Bolívar (que se especializaba en seguros de vida) hizo su primera alianza con Suramericana de Seguros, que cubría ramos generales de esa actividad. En 1947 nació la Sociedad de Capitalización y Ahorro Bolívar con Carlos Lleras Restrepo, quien llegó a hacer parte de la junta directiva de la compañía y años después presidente de la República. En 1952 el sector asegurador en Colombia comenzó a consolidarse y el Grupo Bolívar buscó negocios en otros sectores distintos al ahorro, eso sí, sin abandonar su actividad central: seguros y capitalización. Una de esas nuevas áreas de negocios fue la industria de la construcción en donde el Grupo Bolívar ha desarrollado una intensa y reconocida actividad, pese a las dificultades propias de los negocios en Colombia. Al final de la década de los 60, el conglomerado se había consolidado del todo y José Alejandro Cortés ya era su presidente. En 1972, cuando nació el sistema Upac, se tomó la decisión de crear la corporación de ahorro y vivienda Davivienda para incursionar de lleno en el negocio financiero. Los años 70 fueron de consolidación del negocio hipotecario y asegurador, pero llegó la crisis bancaria de 1982 de la cual el Grupo Bolívar salió bien librado, pero en la que varias entidades crediticias de gran importancia tuvieron sonados y grandes fracasos. Cuando el país superó la crisis, Davivienda consolidó su crecimiento y en los años 90 todo marchaba 'sobre ruedas' hasta que a finales de la década el fantasma de la crisis financiera volvió a aparecer. Sin embargo, una vez más Davivienda y el Grupo Bolívar salieron bien librados. La corporación de ahorro y vivienda se convirtió en banco y en los últimos años se ha mostrado muy activo en materia de adquisiciones en el sistema financiero.

PLANEACIÓN EN LA COMPAÑÍA DE SEGUROS BOLIVAR La planeación es la primera etapa del proceso donde se define los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar dichas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para coordinar las actividades. La necesidad de planear en SEGUROS BOLIVAR se deriva del hecho de que todo organismo social es un medio que constantemente busca mejorar sus procesos. Planeación estratégica Comprende la misión, la visión, los objetivos y los programas operativos que en este caso serían los planes desarrollados para ofrecer salud, seguros y protección gozando del más alto nivel de reconocimiento en el mercado por su solidez, tradición, y enriqueciendo a su vez la vida con integridad, permitiendo que las acciones se encaminen a dar protección a las familias y empresas colombianas. Planeación táctica SEGUROS BOLIVAR, planea identificarse como una empresa creativa, flexible e innovadora la cual aprovechará las ventajas que surjan de su trabajo sinérgico, para potenciar su desempeño y optimizar los resultados en conjunto, fundamentándose en generar valor económico, sociales, y ambientales con un impacto positivo sobre sus grupos de interés. Planeación operativa Los directivos se encargan de dar cumplimiento a la administración, supervisión eficaz y transparente de cada uno de los procesos con el fin de crear valor y confianza a sus clientes, para que de esta manera se transmita profesionalismo de cada uno de nuestro personal hacia ellos.

ELEMENTOS DE PLANEACION DE LA COMPAÑÍA SEGUROS BOLIVAR Misión Generar valor económico, social y ambiental en forma sostenible para beneficio de la comunidad y de nuestros accionistas, colaboradores y clientes. Para lograrlo, contamos con un equipo humano que se caracteriza por sus destrezas en: •

Conocimiento de Nuestro Negocio y de Nuestros Clientes

•

Manejo del Riesgo

•

Relaciones Emocionales

•

Investigación, Innovación y Tecnología

•

Sinergia Empresarial

Visión Ser reconocidos en 2022 como una empresa líder a nivel suramericano en el sector financiero y asegurador, generando tranquilidad y bienestar a nuestros clientes y a sus familias; siendo competitivo con las empresas y el país. OBJETIVOS La principal actividad de la organización es LA PROTECCION DE LAS FAMILIAS COLOMBIANAS, desarrollando para ello los siguientes objetivos: 

Dar protección a las familias colombianas.



Mejorar continuamente las competencias del personal.



Ofrecer los mejores productos servicios en la actividad aseguradora.



Brindar excelente calidad de servicios y la mejor atención a nuestros clientes.



Adecuar pólizas para la necesidad de nuestros clientes, garantizando bienestar y seguridad.

Principio de universalidad. En seguros bolívar se da este principio ya que cada localidad tiene un presupuesto para reinvertirlo en cada una de las empresas, en caso de tiempo pues se lleva una meta mensual la cual cada personal de la empresa debe cumplir. Principio de factibilidad. Seguros bolívar tiene claro que no es la empresa líder de aseguradora en Colombia, por ende, sabe que ser la mejor no será tan fácil, sus planes no son inalcanzables ya que saben que paso a paso se logran los objetivos. Principio de flexibilidad. Se da ya que empresa implementa a cada nuevo proyecto un periodo de aceptación para ver si es necesario alguna modificación. Principio de racionalidad. En la empresa se da este principio, ya que hacen un estudio de mercado para así no proyectar metas imposibles de cumplir. Principio de unidad. se da porque todos los empleados tienen un mismo objetivo de lograr cumplir las metas para la compañía. Principio de compromiso. Cada uno de los funcionarios tiene la responsabilidad responder con sus obligaciones de manera eficaz. Principio de factor limitante. Seguros bolívar tiene sus factores limitantes como lo son la competencia, el costo de los productos. POLITICAS DE LA EMPRESA Para el Grupo Bolívar, el Gobierno Corporativo se define como el conjunto de principios, políticas y prácticas de dirección empresarial que permiten que sean establecidas estructuras de dirección, administración y de supervisión eficaces y transparentes con el fin de crear valor y generar confianza a sus Grupos de Interés. 

El Gobierno Corporativo parte de la CONVICCIÓN, se sitúa más allá del cumplimiento de

normas.



Hace parte de nuestra cultura organizacional y guía el actuar de cada uno de los integrantes

del Grupo. 

Buscamos siempre la COHERENCIA entre nuestro actuar y las buenas prácticas de

Gobierno Corporativo. ESTRATEGIAS Nuestra Estrategia de Sostenibilidad es evaluada anualmente con el fin de lograr una mayor profundidad en el entendimiento de los asuntos de mayor impacto desde y hacia nuestro negocio. Tomamos como base las tres dimensiones de la sostenibilidad: económica, social y ambiental, sobre las cuales desarrollamos el contenido del informe. Con nuestro modelo de gestión buscamos generar experiencias sencillas, confiables y amigables con nuestros clientes. Para lograrlo contamos con un equipo humano que desarrolla una oferta de valor basada en la innovación, el manejo del riesgo, la eficiencia y la sinergia entre compañías. De esta manera hacemos realidad el propósito superior del Grupo Bolívar de “Enriquecer la Vida con Integridad” y logramos la sostenibilidad de nuestras compañías en el tiempo.

Tabla 1. Análisis DOFA de la empresa SEGUROS BOLIVAR S.A. Análisis interno Fortalezas

Debilidades

1 Excelente capacitación del personal

1

Alta rotación del personal

2 Áreas especializadas en la colocación sus

2

Medio de pago

productos.

3 Calidad y cobertura del producto 4 Conservación de clientes 5 Atención al cliente personalizado Análisis externo Oportunidades

Amenazas

1 Innovación de los productos

1

Competencia desleal

2 Penetración de nuevos mercados

2

Precios de la competencia

3 Colocación en sinergia con estrategias

3

Venta de seguros por otros canales

4

Poca cultura del seguro en la sociedad

5

Nuevas entidades extranjeras innovando

comerciales

en el mercado

Tabla 2. Estrategias del análisis DOFA de la empresa SEGUROS BOLIVAR S.A. Estrategias FO Con las áreas especializadas en el seguro de vida aprovechar la colocación de manera asertiva por parte del canal y así potencializar y hacer mas efectivo el cierre de los negocios con un producto diferente y novedoso ante las necesidades del cliente. Estrategias DO

Aprovechar los mercados en crecimiento e inexplorados para ampliar el margen de colocación y acceder a la población con mayor proporción, permitiéndoles acceder al seguro con la capacidad y el medio de pago que predomina en dicho nivel socioeconómico; incluso implementando nuevos sistemas de financiamiento. Estrategia FA Con la atención a la cliente personalizada aplicada de una manera eficaz se pueden romper paradigmas y temores de la sociedad que limitan la colocación del producto, generando una mayor recordación en el cliente y un mejor posicionamiento en el mercado competente. Estrategias DA Incentivar a los empleados y generar sentido de pertenencia implementando concursos de venta, generando así a nivel interno estabilidad y un buen nivel de sostenimiento, evitando incrementos en la carga prestacional y generando un buen ambiente laboral.

ORGANIZACIÓN

Junta directiva. José Alejandro Cortés Osorio, Juan Carlos Henao Pérez, Pedro Toro Cortés, Bernardo Carrasco Rojas, Luis Guillermo Plata Paez, Gustavo Adolfo Carvajal, Martha Hinestrosa Rey Alta dirección. Presidente: Dr. Miguel Cortés Kotal Suplentes del presidente: Dr. Javier Suárez Esparragoza, Dra. María Mercedes Ibáñez Castillo, Dra. Sandra Sánchez Suárez, Dr. Enrique Flórez Camacho Vicepresidente Corporativo y de Riesgos: Dr. Javier Suárez Esparragoza Vicepresidente Jurídica/Secretaria General: Dra. María Mercedes Ibáñez Castillo

Auditor Interno. Dr. Napoleón Imbet Ottero Revisor Fiscal. Principal: Pedro Ángel Preciado Villarraga Suplente: William Fernando Cruz Malagón Oficial de cumplimiento Daniel Tocarruncho Mantilla Tipos de Organización Organizaciones Según Sus Fines: seguros bolívar se consta como una organización con fines de lucro ya que si genera una determinada ganancia o utilidad para sus propietarios y accionistas. Son Organizaciones Formales: Es formal y funcional, ya que seguros bolívar consiste en dividir el trabajo para cada uno de sus funcionarios, esto con el fin de ejecutar el menor número de funciones posibles. DIRECCIÓN Dirección en la empresa SEGUROS BOLIVAR. Teniendo en cuenta que la dirección influye sobre las personas para que contribuyan a las metas que presenta una organización, la empresa SEGUROS BOLIVAR la coloca en práctica como una empresa muy fundamentada y con objetivos y metas claras para su desarrollo. Esta empresa coloca en práctica lo establecido durante la planeación y la organización, incluyendo las metas, objetivos, las misiones y visiones que esta presenta, la empresa refleja calidad, lo ha demostrado y lo sigue demostrando año tras año en el logro de los objetivos, en los métodos de organización y algo a destacar en esta empresa es que se coloca en práctica una

buena comunicación para con los empleados, para que la organización funcione y continúe en proceso. Toma de decisiones Una gran característica de SEGUROS BOLIVAR es que presenta una buena toma de decisiones en cualquier área de la empresa, haciendo que sea solucionada las problemáticas que se le presenten. las decisiones importantes de la empresa son tomadas por el comité directivo ya que cualquiera de esta decisión puede depender el futuro de la organización por lo que se deben evaluar muchas variables que son relevantes, como son un estudio de los impactos que le significarían a la compañía, un estudio de mercado, etc. Integracion SEGUROS BOLIVAR , como anteriormente vimos en la organización, cuenta con un personal capacitado para cada área de la empresa, es decir, tiene el empleado profesional y capacitado para realizar cada función en la empresa, es decir, que busca que haya coherencia entre el puesto de trabajo con las características del empleado para poder desempeñar correctamente su trabajo, además a cada empleado se les da las herramientas adecuadas para que pueda hacer su trabajo Además para que se pueda escoger e personal se asegura que cumpla las características requeridas para ocupar ese cargo y algo muy importante es que esta empresa, fortalece las capacidades de los empleados mediante la capacitación para mejorar el desarrollo de la empresa. Motivación SEGUROS BOLIVAR, pensando en el empleado diseño diferentes alternativas para estimular el optimo desempeño del empleado, creando muchos beneficios, como premios y bonos por cumplimiento de cada empleado, además de tres primas anuales, un salario extra cada ves que

cumplas un año en la compañía. Permite una integración hacia los funcionarios, favoreciendo y fortaleciendo las relaciones laborales y personales entre cada uno de ellos. Además de poseer un horario flexible que permita realizar otras actividades como estudio. Comunicación En esta empresa como lo hemos dicho anteriormente, se maneja una buena comunicación para que los empleados puedan entender el tipo de mensaje que tenga que ver dentro del proceso de la empresa, y poner en práctica su labor, para que al final se puedan realizar bien los objetivos de la misma, por esto aquí se maneja un lenguaje formal entre los empleados. Esta buena comunicación influye en las órdenes para los empleados de la empresa, para que primeramente la comprendan y estos coloquen de su parte la capacidad intelectual y física para cumplir cada una de sus labores en SEGUROS BOLIVAR. Liderazgo El liderazgo, un factor de suma importancia en la dirección que va de la mano con la supervisión, si bien en la dirección se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas, en SEGUROS BOLIVAR. Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

CONTROL Un buen sistema de Control Interno conlleva una mejora en la detección, asunción y prevención de riesgos, lo cual es fundamental en un sector con las particularidades del sector asegurador, que encuentra las oportunidades de negocio en el riesgo que no quieren asumir los potenciales asegurados. La competitividad de la entidad también mejorará, no sólo a corto plazo, sino que también a largo plazo. Finalmente, el Control Interno reducirá el impacto de acontecimientos inesperados o, incluso, llegará a anularlos. Principios de control Supervisión: Las entidades deberán ejecutar los procesos necesarios de supervisión para garantizar la eficacia y la efectividad de sus controles internos. La supervisión se debe realizar con una adecuada planificación y coordinación. Como parte integral de un sistema de Control Interno, y de acuerdo con la diversidad y la complejidad de la actividad aseguradora, debe existir una supervisión eficaz y completa. La función de supervisión debe incluir procedimientos para identificar y evaluar los riesgos. Además, estos riesgos deben ser registrados y documentados. CONCLUSIÓN Mediante el desarrollo del análisis de la empresa SEGUROS BOLIVAR S.A., se logró conocer la importancia de los diferentes procesos como la planificación, la organización, la dirección, y el control, con el fin de articular las funciones que permitan el correcto desarrollo del proceso administrativo dentro de la empresa. La toma de decisiones también es un aspecto importante debido a que es a

través de ella que se puede diferenciar los diversos problemas que se presentan para planificar una toma de decisión adecuada y sectorizada por prioridades.