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• Jorge O'neill Merino

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ADMINISTRACION DE PROYECTOS

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JUSTIFICACION CONCEPTUAL

La Administración de Proyectos no consiste meramente en repartir los trabajos entre varias personas y después confiar en que de alguna manera éstos logren el resultado deseado. De hecho, creerlo así, es la principal razón por la que fracasan los proyectos. La Administración de Proyectos se ha ido consolidando a través del tiempo como una técnica con metodología definida para lograr un objetivo que se considera necesario, mediante la realización de un plan y un programa que implica una serie de actividades interrelacionadas, optimizando la utilización de recursos, supervisando su avance real contra el planeado y aplicando las medidas correctivas pertinentes.

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CONCEPTOS GENERALES ACERCA DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS.

 Concepto de proyecto.  El objetivo de un proyecto.  El ciclo de vida de un proyecto.  Los atributos de un proyecto.  El plan para administrar un proyecto.  Los factores decisivos para éxito.  Resumen del capítulo  Ejercicio para fijación de conocimientos.  Caso práctico. 3

CONCEPTO DE PROYECTO El concepto de PROYECTO en Administración de Proyectos se explica como sigue:

 Proyecto

es un esfuerzo enmarcado en el tiempo por lograr un objetivo

específico.

 Que satisface una necesidad del cliente.  Utilizando una metodología definida.  Que permite administrar una serie de actividades interrelacionadas.  Así como la administración y utilización eficiente de los recursos.  Bajo la responsabilidad de un EQUIPO DE PROYECTO, encabezado por un LIDER o COORDINADOR DEL PROYECTO.

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EL OBJETIVO DE UN PROYECTO Un proyecto debe tener un OBJETIVO definido, en el que debe quedar establecido el resultado o producto que se espera a su término Por lo general, el objetivo de un proyecto se define a partir de:

 Alcance ( de qué se trata ).  Programa de actividades ( tiempos ).  Costos. Por ejemplo: el objetivo de un proyecto podría ser :

 Ampliar la mezcla de productos que la empresa ofrece cliente por medio de la introducción un nuevo producto en el mercado de la zona metropolitana.

 En un plazo máximo de 10 meses.  Y sin rebasar un presupuesto de $ 700, 000.00  Con determinadas especificaciones de calidad.  Que aseguren la plena satisfacción del cliente. 5

EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

En términos generales el CICLO DE VIDA de un proyecto, se desarrolla en las siguientes fases: 1.

Identificación de una necesidad.

2.

Desarrollo de una propuesta de solución ( proyecto ).

3.

Realización del proyecto.

4.

Término del proyecto.

IDENTIFICACION DE UNA NECESIDAD

DESARROLLO DE UNA PROPUESTA DE SOLUCION

REALIZACION DEL PROYECTO

TERMINACION DEL PROYECTO

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LOS ATRIBUTOS DE UN PROYECTO 1. OBJETIVO:

Todo proyecto debe tener un objetivo definido con el cliente en términos de: alcance, tiempo, costo y calidad.

2. ACTIVIDADES INTERDEPENDIENTES:

Un proyecto se lleva a cabo mediante una serie de actividades interdependientes, que han de cumplirse en secuencia predeterminada ( programa ), a fin de alcanzar el objetivo.

3.RECURSOS:

En un proyecto se utilizan diversos recursos humanos, materiales, técnicos y financieros, cuyo costo tiene que ser presupuestado.

4. MARCO TEMPORAL ESPECIFICO:

Un proyecto tiene un marco temporal específico o vida útil finita. Un tiempo de elaboración y una fecha en que debe concluirse.

5. ESFUERZO UNICO O DE UNA SOLA VEZ:

Un proyecto puede ser un esfuerzo único porque nunca antes se ha intentado o porque las circunstancias en que debe realizarse, no vuelven a repetirse de la misma forma.

6. TIENE UN CLIENTE:

El cliente es aquel que aporta los fondos necesarios para su realización y por lo tanto, es quien debe recibir sus beneficios.

7. SUPONE ALGO DE INCERTIDUMBRE:

En la planeación del proyecto se debe considerar la incertidumbre de los elementos y prever eficientemente las contingencias.

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EL PLAN PARA LA ADMINISTRACION DE UN PROYECTO 1. Definir con claridad el objetivo del proyecto:

 Conocer a fondo la necesidad del cliente.  Explorar alternativas de solución en base a la solicitud del mismo ( solicitud de propuesta SDP).  Definir el objetivo del proyecto en términos de alcance, tiempo, costo y calidad.

2. Dividir o subdividir el alcance del proyecto en paquetes de trabajo:

3. Cada paquete de trabajo deberá ser desmenuzado a detalle para describir todas las actividades que incluye.

4. Graficar las actividades.

 Definir

una estructura de división del trabajo (EDT), paquetes de tareas a realizar.  La estructura de división del trabajo describe la organización y personas que serán responsables de cada paquete.

 Definir actividades a realizar.  Definir tiempos para cada actividad.  Establecer claramente actividades

antecedentes – secuencias, interrelaciones y posibles simultaneidades.  Verificar que el orden secuencial de operaciones que asegure el menor tiempo y costo posibles, sin demérito de la calidad.

Elegir

el tipo de diagrama más adecuado para el proyecto. Elaborar el diagrama general del proyecto. 8

5.Estimar costos y elaborar presupuesto: 6. Aprobación del proyecto. 7. Comunicar el proyecto:

8. Poner en ejecución el proyecto: 9. Supervisar el avance del proyecto:

 Estimar el costo para cada actividad ( explosión de recursos), y para cada paquete.  Elaborar el presupuesto total del proyecto.

 Presentación

del proyecto incluyendo, especificaciones de calidad, tiempo y presupuesto.  Aprobación y ajustes en su caso.

objetivo,

 Determinar

personas y organizaciones que deben estar enteradas del proyecto.  Determinar los medios de comunicación más adecuados y tiempos más convenientes para comunicar el proyecto a cada público objetivo.  Comunicar el proyecto

 Lanzar el proyecto.  Ejecutar el proyecto.  Determinar metodología y frecuencia de control de avance.  Comparar real contra planeado ( acción, calidad, costo).  Determinar y poner en práctica acciones correctivas que hagan necesarias, dentro del presupuesto.

10. Término del proyecto.

 Presentar el proyecto concluido.  Evaluar proyecto contra lo realizado y analizar experiencias.  Documentar las experiencias y las mejores prácticas. 9

LOS FACTORES DECISIVOS PARA EL EXITO DE UN PROYECTO

 Que tenga un objetivo bien definido en términos de alcance, programa y costo, acordado con el cliente.

 Desarrollar el proyecto completo antes de iniciarlo.  La Planeación y comunicación del proyecto

son fundamentales.

Previenen la ocurrencia de problemas.

 Involucrar

al cliente como parte del resultado exitoso, mediante su participación activa en el proyecto.

 La clave del control eficaz del proyecto es comparar el avance real del proyecto contra el que se planeó y programó, implantando de inmediato las medidas correctivas.

A

la conclusión de un proyecto, debe ser evaluado su desarrollo y resultados, a fin de aprender qué podría mejorarse en proyectos similares.

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RESUMEN DEL CAPITULO Un proyecto es un esfuerzo enmarcado en el tiempo por lograr un objetivo específico que satisface la necesidad del cliente, utilizando una metodología definida que permite administrar una serie de actividades interrelacionadas, así como la administración y utilización eficiente de los recursos a utilizar. La responsabilidad del equipo de proyecto y específicamente del coordinador del proyecto asegurar que se logre el objetivo en alcance, tiempo y costo, con los niveles de calidad que darán satisfacción al cliente. La primera fase del ciclo de vida del proyecto incluye la identificación de una necesidad, problema u oportunidad, que da lugar a que el cliente solicite propuestas de solución a personas o equipos de proyecto. La segunda fase, es el desarrollo de una propuesta de solución o propuestas de solución. La tercera es la puesta en práctica de la solución elegida ( desarrollo del proyecto ) bajo controles metodológicos de alcance, tiempo, costo y calidad. La fase final es la terminación del proyecto, seguida de su evaluación en proceso y resultados obtenidos, documentando las mejores prácticas para mejorar futuros proyectos.

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En la administración de proyectos, primero se establece un plan completo y luego se pone en práctica. El plan consiste en definir con claridad los objetivos, dividir y subdividir el alcance del proyecto en piezas o paquetes de trabajo; definir las actividades específicas que incluirá cada paquete de trabajo calculando sus tiempos y presentándolas en forma gráfica ; definir los recursos que se utilizarán, presupuestando su costo. Comunicar el proyecto a todos los afectados es conveniente para lograr comprensión y colaboración.

Es necesario involucrar al cliente en el diseño y en la ejecución del proyecto para asegurar su éxito. La clave para el control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el planeado, de manera oportuna y periódica, y si es necesario, implantar de inmediato las medidas correctivas. La mayor utilidad de utilizar la ADMINISTRACION DE PROYECTOS es lograr la satisfacción del cliente y para el ejecutor, adquirir cada vez mejores prácticas en la ejecución de proyectos.

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EJERCICIO PARA FIJACION DEL CONOCIMIENTO 1. Defina el término Proyecto:

2. Explique cómo tiene que definirse el objetivo de un proyecto: 3. Qué etapas se dan en el Ciclo de Vida de un proyecto: 4. Describa sintéticamente los principales atributos de un proyecto: 5. Indique que importancia tiene la comunicación para el éxito de un proyecto: 6. Indique como debe llevarse a cabo el control de un proyecto: 7. Mencione al menos cinco factores fundamentales para el éxito de un proyecto:

1. 2. 3. 4. 5. 13

CASO PARA ESTUDIO Al finalizar un año, el Consejo de Dirección de una organización no lucrativa local que recolecta o compra alimentos y los distribuye a personas necesitadas, en su última reunión de resultados, dieron a conocer que la demanda de alimentos y la cocina de beneficencia habían estado aumentando, por lo que era urgente pensar en cómo obtener más fondos. Una Consejera, expresó que era necesario tener a la brevedad posible un proyecto para obtener fondos. Otro Consejero mencionó la imposibilidad de obtener más fondos oficiales o gubernamentales , pues habían agotado presupuestos e incluso estaban en una reducción de gastos. No se hizo esperar la pregunta de otro Consejero, preguntando acerca de cual era la cantidad necesaria para pasar el siguiente año satisfactoriamente. La respuesta fue que se calculaba la cantidad en alrededor de 10 millones de pesos y que se necesitaría empezar a utilizar parte de esa cantidad en unos dos meses. Otro Consejero mencionó que no se debería olvidar que se requerían muchas otras cosas además de dinero, como más voluntarios, más espacio para operar y almacenar, así como otras instalaciones adicionales. La Presidenta del Consejo comentó que todo ello podría ser parte del proyecto. Sin embargo, una vez más otro Consejero mencionó que a lo mejor no se necesitaba 14

un proyecto, sino encontrar la manera de operar con menos fondos y ahorrar en algunos gastos no necesarios. La Presidenta le contestó que era muy buena su idea, que le pedía que trabajara en ella, mientras otros trabajaban en ideas para conseguir fondos. La junta terminó dentro de un ambiente de incertidumbre pues las opiniones se dividieron y no estaba claro lo que debía hacerse en el futuro.

Preguntas a resolver acerca del caso: 1.

¿ Qué necesidades se han identificado ?

2.

¿ Debe hacerse un proyecto ?

3.

¿ Cuáles supone usted que deberían ser en términos generales los alcances del proyecto, tiempo y costo ?

Tiempo para trabajar en el caso 20 minutos.

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