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• Luis Angel Merma Sauñe

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Administración de Proyectos

Profesor: Jorge Ortiz Porras

Contenido I.

Presentación. • •

Objetivo Objetivos específicos

II. Conceptos Básicos de la Administración de Proyectos • • • • • •

III.

¿Qué es un Proyecto? Características de un Proyecto ¿Qué es la Administración de Proyectos? Componentes de la Administración de Proyectos Elementos relacionados con el Proyecto Ciclo de vida del Proyecto

Administración de Proyectos • • • •

Etapas de la Administración de Proyectos Áreas de conocimiento Involucrados en el Proyecto Organización para el Proyecto

Contenido IV. Etapas de la Administración de Proyectos 1.

Inicio del Proyecto

2.

Planeación del Proyecto

3.

Ejecución del Proyecto

4.

Control del Proyecto

5.

Cierre del Proyecto

V.

Conclusiones

VI.

Lecturas sugeridas

I. Presentación Objetivo Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios empleados en la Administración de Proyectos. Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas utilizadas en la Administración de Proyectos.

I. Presentación Objetivos específicos

•

Presentar las mejores prácticas en Administración de Proyectos.

•

Aplicar la metodología y herramientas para la Administración de Proyectos.

•

Desarrollar un caso de estudio.

II. Conceptos Básicos ¿Qué es un Proyecto?

• Situación actual • Requerimientos • Objetivos

INICIO

Es la suma de esfuerzos que en generar

un

PRODUCTO

O

•PROYECTO

Tiempo

forma temporal se utilizan para SERVICIO en particular o UNICO.

• Resultados

FIN

II. Conceptos Básicos Características de un Proyecto

•

Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido

•

Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables único

•

Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas

II. Conceptos Básicos ¿Qué es la Administración de Proyectos? La

aplicación

conocimientos,

racional

de

habilidades,

herramientas y técnicas para alcanzar los objetivos de un proyecto, a través de una serie de interrelacionadas.

actividades

II. Conceptos Básicos Componentes de la Administración de proyectos 1.

2.

Habilidades clave •

Liderazgo

•

Comunicación

•

Negociación

•

Solución de problemas

•

Lograr objetivos

Conocimientos •

Técnicos

•

Administrativos

3.

Herramientas

4.

Técnicas

II. Conceptos Básicos Elementos relacionados con el Proyecto • Tiempo • Calidad • Alcance • Entorno • Recursos • Costo

BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOS

II. Conceptos Básicos Ciclo de vida del Proyecto

NIVEL DE ACTIVIDAD

3. Ejecución* *Etapas del proyecto

2. Planeación*

5. Cierre*

1. Inicio* 4. Control* INICIO

TIEMPO

TERMINO

II. Conceptos Básicos Instalación completa

100% $, HH

Operación completa Entrega

Grado de influencia en resultados

Avance

Decisión de arranque Decisiones trascendentes

Fase 1 Inicio

Fase 2 Planeación Diseño

Fase 3 Ejecución

Fase 4 Pruebas y Arranque

III. Administración de Proyectos Etapas de la Administración de Proyectos origen

equipo del Proyecto

INICIO

carta

PLANEACIÓN

plan alcance

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

entrega

avance aceptación

PRODUCTO

III. Administración de Proyectos Áreas de conocimiento Integración

Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre.

Alcance

Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento.

Costos

Recursos

Presupuesto y su control.

Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto.

III. Administración de Proyectos

Tiempo Calidad Comunicaciones Riesgos Suministros

Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas.

Planeación, aseguramiento y control de la calidad.

Definición de la distribución de información del proyecto.

Planes y administración.

Planeación de adquisiciones, proveedores.

contrataciones, manejo de

III. Administración de Proyectos Involucrados en el Proyecto •

Director del proyecto

•

Cliente/usuario

•

Organización ejecutante

•

Miembros del equipo del proyecto

•

Equipo de dirección del proyecto

•

Patrocinador

•

Influyentes

III. Administración de Proyectos Organización para el Proyecto (Estructuras) POR PROYECTOS

MATRICIAL

FUNCIONAL

• El personal reporta directamente al Mando Superior

• Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional

• Varios responsables

• Control total sobre el presupuesto, recursos materiales

• Líder de proyecto de tiempo completo

• Actúan por especialidad

• El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal • Puede disponerse de un pool de recursos

• Autoridad y toma de decisiones compartida

• Superior identificado

• Enfoque fragmentado

III. Administración de Proyectos Organización para el Proyecto Competencias técnicas Alto

Competencias humanas

Bajo Niveles operativos

Mandos medios

Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo

IV. Etapas de la AP

INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Mecanismos de selección de proyecto • Definición del proyecto

INICIO

• Carta del proyecto INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

• Alcance del proyecto

IV. Etapas de la AP gen del Proyecto NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA INDUSTRIA

AVANCES TECNOLÓGICOS

REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS LEGALES

NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN

IV. Etapas de la AP Carta del Proyecto • Formaliza el inicio del proyecto • Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados • Proporciona información general

¿Qué?

¿Por qué?

¿Quién?

¿Para qué?

¿Cómo?

¿Cuándo?

IV. Etapas de la AP CARTA DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO: RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIÓN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS: APROBACIÓN:

IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Estructura de Descomposición del Trabajo

PLANEACIÓN

• Tabla de precedencias • Ruta critica • Matriz de roles

INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

• Plan del proyecto

IV. Etapas de la AP Procesos de planeación • Plan de Administración de Proyecto • Alcance, definición y plan de administración • Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work

Breakdown Structure ( WBS ) • Definición de actividades, de hitos o milestones • Secuencia de actividades –

Diagramas de red, lista de actividades

IV. Etapas de la AP Procesos de planeación • Estimación de recursos • Estimación de la duración de actividades • Desarrollo del cronograma • Estimado de costos y desarrollo de presupuesto • Planeación de: –

Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

IV. Etapas de la AP Plan de administración del Proyecto • Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias

para evaluar el avance y cumplimiento del programa

• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales

como: – – – – – – –

Definición del alcance Organización del Proyecto Mecanismos y programas de comunicación Programa de Proyecto Estimados de costos Procesos de administración de riesgos Procedimientos de control de cambios

IV. Etapas de la AP Estructura de Descomposición del Trabajo

¡ En partecitas ! Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. ¿Cómo se come un elefante?

IV. Etapas de la AP ¿Qué es? • • •

Representación de la jerarquía del proyecto Identifica todo el trabajo a realizar Es un producto de la definición de alcance

Características • • •

Organiza y define el alcance total del proyecto Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para • • • • •

Estimación de costos Distribución de roles y funciones Planes técnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y análisis de problemas

IV. Etapas de la AP Elaboración 1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado 2. Estructurar y organizar la EDT 3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes

detallados de nivel inferior 4. Desarrollar

y asignar componentes de la EDT

códigos

de

identificación

a

los

5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es

necesario y suficiente

IV. Etapas de la AP • Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para

desarrollar productos

PRODUCTO

1

1.1

1.2

1.1.1 1.1.2

1.2.1 1.2.2

2

1.3

3

Componentes mas importantes Productos de trabajo terminados Tareas que entregan un producto

IV. Etapas de la AP Gráfica de Gantt

1. Programar las actividades del

Proyecto considerando tiempo y responsables.

2. Permite registrar avances de

acuerdo con lo planeado.

IV. Etapas de la AP Tabla de precedencias •

Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.

•

Incluye los siguientes elementos: –

Clave de la actividad

–

Actividad

–

Duración

–

Actividades precedentes

–

Responsable

IV. Etapas de la AP Clave de la actividad

Actividad

0

Inicio

1

Diagnóstico y pronóstico realizado

2

Normas y criterios establecidos

3

Duración

Actividades precedentes

Responsable

----

--

------

4 meses

--

Director de Planificación

2.5 meses

--

Director Jurídico

Estrategia definida

1 mes

1,2

4

Programas de desarrollo realizados

1 mes

3

Director de Planificación

5

Plan instrumentado

1 mes

4

Director de Planificación

6

Edición realizada

2 meses

4

Director Administrativo

7

Público consultado

2.5 meses

4

Director de Control

8

Proyecto definido

1.5 meses

5,6,7

9

Plan aprobado por ejecutivo

0.5 meses

8

Subsecretario

10

Publicación y difusión efectuadas

0.5 meses

9

Director Administrativo

11

Fin

----

?

------

Subsecretario

Director de Planificación

IV. Etapas de la AP Tipos de precedencias Actividad A

Actividad B

Final a Inicio

Actividad A

Actividad B

Inicio a Inicio

Actividad A

Actividad B

Final a Final

Actividad A

Actividad B

Inicio a Final

IV. Etapas de la AP 3

1 1

2 3

2

3

5

5 1

6

7

Diagrama de Gantt

4

Red / Ruta crítica 1

Hitos (milestones)

2

4

1

6

2

2

1

4

2

2 3

4 6

5 7

7

IV. Etapas de la AP Diagrama de Red (ruta crítica) • Determina la duración total del proyecto • Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea • Muestra interdependencia de tareas • Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto • Permite evaluar balance entre recursos y tiempo • Permite evaluar avances o desempeño

IV. Etapas de la AP Holgura • Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin

retrasar al proyecto • Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura. • Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al

proyecto

IV. Etapas de la AP La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:

Inicio mas tardío – Inicio mas temprano o bien, Final mas tardío – Final mas temprano

(Ls - Es) (Lf - Ef)

Es

Ef

Actividad

Ls

Lf

• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la

red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio.

IV. Etapas de la AP 0-0

0-7

7 - 13

INICIO

A

D

0

7

14 - 21 6

8 - 14

7

E

0-8

B

8 - 16 8

6

8 6 - 10

C

G 6

21 - 24

24 - 24

I

FIN 3

H

0-6

F

4

0

IV. Etapas de la AP PERT (Program Evaluation and Review Technique) • Se emplea para estimar tiempos y costos. • Es de utilidad para: –

Análisis de alternativas

–

Empleo eficiente de recursos

–

Optimización de calendarios

–

Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

IV. Etapas de la AP •

Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M). Tiempo esperado entre eventos

(P+4M+O) 6

Desviación estándar

(P-O) 6

Varianza de una tarea

(P-O) 6

Duración esperada del proyecto

2

Suma de duración de las tareas

Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Sistema de autorización de trabajo • Sistema de información • Reportes de avance

EJECUCIÓN • Resultados del trabajo • Cambios requeridos • Mejora de calidad INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

• Mejoras en la ejecución • Informes de proyecto

IV. Etapas de la AP Procesos de ejecución • Dirección del proyecto –

Productos de avance

–

Acciones implantadas

• Aseguramiento de calidad –

Cambios

–

Acciones correctivas

• Formación y desarrollo de equipo de trabajo • Distribución de información • Manejo de proveedores

IV. Etapas de la AP Comunicaciones en el Proyecto Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma.

•

Planificar las comunicaciones

•

Generar información

•

Distribuir la información

•

Informar los avances

•

Satisfacer a los interesados

IV. Etapas de la AP Reportes de avance Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias: • Describen un resultado técnico o un evento • Se programan en fechas determinadas • Su duración es cero

IV. Etapas de la AP Características:

•

Tangibles

•

Medibles

•

Entregables

•

Se deben establecer claramente

IV. Etapas de la AP Ventajas: • Más fácil de interpretar • Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de

entregas o avances • Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad

en la ejecución y crea un clima de confianza • Se pueden generar indicadores que proporcionen información

valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)

IV. Etapas de la AP Valor ganado del proyecto

Recursos

Planeado

Valor ganado Real

Tiempo

IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • • • •

Análisis de valor ganado Distribución de información Sistemas de control de cambio Control de riesgos

• • • • • •

Actualizaciones del plan Acciones correctivas Lecciones aprendidas Aceptación del trabajo Ordenes de cambio Ajustes a línea base

CONTROL

INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

IV. Etapas de la AP Procesos de control • Supervisión y control • Control de cambios • Verificación y control de alcance • Control del cronograma

IV. Etapas de la AP Procesos de control

• Control de costos • Control de calidad • Seguimiento de desempeño del equipo • Informes de resultados • Comunicación con interesados

IV. Etapas de la AP Administración de cambios • Evaluar y documentar ajustes y sus impactos • Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance,

riesgos y resultados preliminares del Proyecto Con el objeto de: –

Comparar y evaluar el avance real del Proyecto

–

Dar seguimiento y supervisión de riesgos

–

Documentar la situación actual del Proyecto

IV. Etapas de la AP Análisis y contención de riesgos Recomendaciones prácticas: • Prevea riesgos, no catástrofes • Aplique su sensibilidad, visión • Realice el análisis en grupo y en forma ágil • Analice los riesgos más importante • Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto • Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de

actividades o eventos críticos

IV. Etapas de la AP Análisis de valor ganado Permite evaluar el desempeño del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo. –

Valor planeado

–

Valor ganado

IV. Etapas de la AP Análisis de calidad • Costo de conformidad y no conformidad • Análisis costo / beneficio • Control de calidad - herramientas estadísticas

IV. Etapas de la AP Técnicas y herramientas • Auditorias de procura

CIERRE

INICIO

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

CONTROL

CIERRE

• Informes y ejecución

reportes

Reporte final

de

IV. Etapas de la AP Cierre del Proyecto 1. Cierre administrativo –

Reporte final •

Presupuesto

•

Programa

•

Evidencias

•

Lecciones aprendidas

•

Reporte de control de cambios

–

Archivos

–

Plan de transición

IV. Etapas de la AP Cierre del Proyecto 2. Cierre del contrato – Archivos de contrato – Manuales, planos – Bitácoras – Comunicados – Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

VI. Lecturas sugeridas •

PMI Standard A guide to the project management body of knowledge 5ta Edición

•

Chamoun, Yamal Administración Profesional de Proyectos

•

Microsoft Project Paso a Paso

•

Kerzner, Harold PhD Project Management

•

GIDO, Clements Administración exitosa de proyectos

•

DAVIDSON, Jeff La gestión de proyectos

•

WEISS, Joseph Administración de proyectos en cinco pasos