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• diana daza

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ACTIVIDADES DEL PROCESO DE COMPRAS. Como bien sabemos las organizaciones no son autosuficientes, estas dependen de terceros o personal externos para abastecer y llevar a cabo sus operaciones y actividades productivas, toda empresa requiere de materia primas, materiales, maquinaria, equipos, servicios, entre otros que provienen del ambiente exterior de allí deriva su importancia en la gestión de calidad. El proceso de compra abarca todas las actividades necesarias para obtener recursos materiales y servicios que requiere el sistema empresarial, esto incluye selección e identificación de fuentes, el desarrollo de proveedores , la negociación de precios y contrato, el desarrollo de especificaciones de calidad, la coordinación de las comprar en el momento apropiado, el mantenimiento de la base de la información de materiales y la realización de funciones tales como emitir pedidos, llevar el seguimiento y por último el pago del mismo El proceso de compra se inicia mucho antes que la compra en sí, En el proceso de la compra es muy importante estudiar el ciclo de decisión de la compra analizando con detalle el círculo de compradores de cada proveedor y sus peculiaridades para realizar una correcta negociación. Por lo que es necesario tener claro las actividades del proceso de compras A continuación podrás identificar las cinco etapas principales de un ciclo de compras. Entre estas están: • Análisis de la Solicitud de Compras. La planeación de las compras está relacionada con los pronósticos de demanda, pues a partir de la previsión de lo que pretendo vender, me abastezco de lo que necesito para brindarlo. Con el pronóstico de demanda definido, se crea un programa de compras, el cual establece el producto, las cantidades a comprar y el momento en que lo debo hacer. Tener este tipo de cosas claras me permite mejorar las negociaciones con mi proveedor a fin de obtener descuentos, permite disminuir stocks de inventario y mejorar el tratamiento que le brindo al producto • Investigación y Selección de Proveedores. Para seleccionar un proveedor, la organización debe de evaluarlos en función de su capacidad para suministrar productos o servicios. Se definen entonces, criterios de selección de proveedores. Cada organización considerará los criterios que considere pertinentes. Criterios comunes considerados por empresas son, por ejemplo, que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las

certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. De esta forma, la organización tendrá un listado de proveedores a los cuales comprará • Negociación con el Proveedor (seleccionado). Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociación • Acompañamiento de Pedido (Follow-Up). Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados • Control de la Recepción del Material Comprado. Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción del material, el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacén, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorería o Cuentas por Pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado. Es así como se lleva a cabo el proceso de compra en una organización, y es de vital importancia llevar a cabo cada uno de estos pasos y así dar cumplimiento al proceso de gestión de calidad encaminado siempre a la satisfacción de la organización, proveedores y clientes, enfocados en la mejora continua de la organización.

INFORMACION DOCUMENTA INTERNA Y EXTERNA EN UN PROCESO DE COMPRA.

Internos Donde se recopila las características específicas del producto o servicio a vender, siendo cuantitativos o cualitativos pertenecientes al producto a vender, comprar, cantidad, y criticidad entre otros Donde se carga cada metodología del proceso de compra y subcontrataciones resultados de la selección y evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los que están en el proceso evaluativo En este se describe tanto el producto como el plazo solicitado, así como otros condicionantes entre los que se encuentran el presupuestos, plazos de entrega, y características del producto entre otros Donde se contengan la realización de los pedidos, como el proceso de la aprobación del pedido Documentos de las órdenes de compra subcontratación con la finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos especificados. Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de pedido de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de proveedor, que son el registro de la información solicitada a los proveedores para su aceptación, formato de la hoja de no conformidad de producto para compras, formato de la hoja de no conformidad de servicio para subcontrataciones.

Externos Los requisitos legales, y normas internacionales, donde se ajustan las características estándares que debe tener cada producto. Catálogos de los equipos, necesarios para obtener el producto o servicio a realizar Las hojas de seguridad, y de utilidad de la materia prima o insumos, con las cuales se obtendrá el producto y servicio. La orden de compra, facturas y registros de lo comprado.