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Actividad de aprendizaje 3: Evaluar procedimientos y herramientas que permitan tomar mejores decisiones, de acuerdo con la estructura organizacional

DUMAR ALFREDO CASTILLO PAVA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) TOMA DE DECISIONES EN EL NIVEL GERENCIAL BOGOTÁ D.C., COLOMBIA 2020

Actividad de aprendizaje 3: Evaluar procedimientos y herramientas que permitan tomar mejores decisiones, de acuerdo con la estructura organizacional

De acuerdo con el texto anterior y lo aprendido en esta actividad de aprendizaje, escoja tres problemas empresariales que se hayan presentado en la organización que usted labora o en una seleccionada. A continuación, elabore un informe que contenga el desarrollo de los siguientes puntos:

Problemas presentados en Bayport Colombia, entidad financiera dedicada a otorgar créditos por libranza a empleados y pensionados del sector público y privado.

 Reporte de incorporación de descuentos no exitoso en pagaduría de ministerio de defensa pensionados.  No renovación del código de pagaduría Colpensiones para el año 2020.  La forma de operar la compañía con la crisis de la pandemia en 2020.

1. Determine el método o procedimiento (relacionado con el uso de herramientas cualitativas y cuantitativas) que la empresa ha utilizado para determinar las causas que han conllevado a ese problema.

Para los problemas anteriormente mencionados se utilizaron las herramientas de ¨Espina de Pescado¨, ¨Lluvia de ideas¨, ¨Árbol de Decisiones¨ y ¨Diagrama de Gantt¨. En el caso de los problemas relacionados con incorporación y renovación de códigos de pagaduría se empleo la herramienta de Espina de Pescado ya que tienen injerencia varias áreas de la empresa en la ejecución del proceso. En el caso del problema de la forma de operar en la crisis por la pandemia se emplearon las demás.

2. Defina cuál es el método o procedimiento para establecer las alternativas de solución propuestas por la empresa a los problemas identificados. a. Aclarar cual es el problema b. Se cita a reunión con las áreas implicadas para verificar que sucedió, llevando la información correspondiente (correos, documentos físicos y manual de proceso).

c. Se establece por qué sucedió el inconveniente, si fueron causas por descuido de los trabajadores, por inconsistencias en el sistema o por factores ajenos a la empresa. Por ejemplo, en el caso del mal reporte de la pagaduría Ministerio de Defensa, este se genero por un error manual de uno de los funcionarios de la compañía, haciendo que los demás procesos de ahí en adelante también fallaran. Para el caso de la renovación del código Colpensiones, este se generó por causa a la compañía ya que fue el mismo Colpensiones quien por ajustes en su plataforma no realizo renovación a varias empresas. Y para el caso de la forma de operar en tiempos de pandemia, ya fue por factores externos que obligaron a la compañía a tomar decisiones frente al modo de darle continuidad al negocio. d. Se establece la prioridad en cuanto a urgencia de cada situación para su respectivo proceso de solución. e. A través de la herramienta ¨Lluvia de Ideas¨ y ¨árbol de decisiones¨, se generaron y plasmaron posibles soluciones a cada uno de los problemas. f. Después de varias sesiones y encuentros, se llega a un acuerdo respecto a la solución mas oportuna para cada caso. g. Se lleva a cabo la implementación de las soluciones a cada problema. Por ejemplo, en el caso de el reporte no exitoso en Ministerio de Defensa, se determino que la causa había sido la ausencia de firmas y huellas de clientes en documentos y por esta razón se tuvo que asignar una persona en cada ciudad para que recolectara las firmas y huellas faltantes. Para el caso de la no renovación del código de Colpensiones, se implementaron beneficios en otros convenios con el fin de potencializarlos y continuar con el volumen de ventas sin que se viera tan afectado los estados de resultados de la compañía. Y para la forma de operar en tiempos de pandemia, se implemento la opción de teletrabajo, reinventarse y pasar al estilo 100% digital (ya que se manejaban solo físicos) e incluso se tuvo que recurrir al despido de personal. h. Seguimiento y retroalimentación a cada caso, teniendo en cuenta indicadores de gestión, productividad, volumen y promedio en pesos de ventas por cada convenio y reportes de incorporación mensual, con el fin de garantizar que las estrategias tomadas fueran las adecuadas. En el caso de la forma de operar en tiempo de cuarentena, se empleó el ¨Diagrama de Gantt¨, con el fin de tener un cronograma de actividades a realizar mes a mes y así realizar un seguimiento mas estricto a la continuidad del negocio.

3. Identifique cuál fue el impacto en la empresa de la estrategia o decisión tomada frente a los tres problemas mencionados (definir impactos positivos y negativos). Impacto Positivo  Llevo a la empresa a reinventarse en procesos.  Sistematización de procedimientos lo que lleva a la optimización.

 Potencializar otras pagadurías que no se utilizaban al 100% por depender de solo Colpensiones, lo cual llevo a un incremento de ventas.  Replantear los procedimientos con el fin de plasmarlos de manera más clara y concisa.

Impacto Negativo  Recorte de Personal  Desprestigio de la compañía al no lograr incorporar descuentos dejando a clientes en mora, al igual que sucedió con la no renovación del código lo cual llevo a que muchos clientes se quejaran por verse en mora y no ver reflejados sus descuentos en los desprendibles de pago.  Reducción de utilidades.

4. Desde su conocimiento presente una propuesta sobre cómo la empresa debería realizar el procedimiento de toma de decisiones. Para ello puede realizar un diagrama de flujo o enunciar las actividades secuencialmente. Dicho procedimiento debe estar basado en la selección de la mejor decisión para la empresa, de acuerdo con su estructura organizacional. Considero que el procedimiento para toma de decisiones debería ser el siguiente:       

Identificar áreas o posibles responsables Identificar y analizar el problema en conjunto Búsqueda de la información pertinente al caso Identificar los criterios de decisión y ponderarlos Definir la prioridad para atender el problema Generar las posibles opciones de solución Análisis y/o evaluación de posibles opciones y posibles resultados (Negativos y/o positivos)  Selección de la alternativa conveniente para la empresa y comunicación de la mismas.  Implementación de la alternativa  Seguimiento, revisión y retroalimentación de los resultados.

5. Escriba una recomendación para comunicar las soluciones o decisiones tomadas en el interior de la organización. Se pueden implementar los ¨Town Halls¨ que son espacios en donde la gerencia se reúne con los colaboradores de la compañía, en un ambiente diferente a la oficina (pueden ser auditorios o salones donde no se sienta tensión). Estos Town Hall permiten demostrar que la organización sintoniza con la expectativa de mayor transparencia, horizontalidad y

dialogo organizacional de los colaboradores, garantiza que los colaboradores reciban los mensajes que se desean transmitir, a diferencia de un correo electrónico y por otro lado, permite abordar proactivamente varios problemas que pueden solucionarse con una mejor comunicación, o resolver dudas de forma mucho más directa y efectiva, logrando así fortalecer la cultura interna y los niveles de compromiso de la organización.

6. Dé respuesta a los interrogantes planteados en la actividad de reflexión Reconocer la importancia de utilizar procedimientos y herramientas para la toma de decisiones y solución de problemas en las MiPymes. A. ¿La gerencia utiliza un procedimiento documentado para la toma de decisiones? Puede que en algunas empresas lo utilicen, pero por lo general una decisión se debe tomar de un momento a otro (a no ser que sean decisiones respecto a procesos que son frecuentes), pero en los problemas que surgen de la nada, el gerente debe reaccionar y aplicar el procedimiento que el cree correcto para dar solución inmediata al problema. En estos casos depende es de la rápida reacción y conocimiento del gerente.

B. Cuando se presentan varias alternativas de solución, ¿qué procedimiento utiliza la empresa para escoger la mejor alternativa? Utilizar la herramienta de ¨árbol de decisiones¨, en el cual se plasman los pros y los contras de cada decisión, los aspectos positivos y negativos (impacto) que pueda tener cada con el fin de analizar y llegar al conceso de elegir la más adecuada.