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• Roberto Justiniano

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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA  “GABRIEL RENÉ MORENO”  FACULTAD DE INGENIERÍA  CIENCIAS DE LA COMPUTACIÓN Y  TELECOMUNICACIONES

UNIVERSITARIOS: ROBERTO JUSTINIANO MENDEZ                                   CARRERA: ING.DE SISTEMAS  DOCENTE: ING JAVIER ALANOCA GUTIERREZ MATERIA: INGENIERÍA DE LA CALIDAD  FECHA: 

SANTA CRUZ – BOLIVIA

2. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Mediante este trabajo práctico conoceremos las 5 S’s y sus aplicaciones. Aplicaremos todas y cada una de sus características, en nuestro caso lo replicaremos en un taller de reparación de motos, Analizaremos Que se ganó? y Al Final del Mismo llegaremos a una conclusión. ¿QUE HACEN? Reparación y mantenimiento de motos Somos especialistas. Le ofrecemos servicios de mecánica en general y rápida. Cambio y mantenimiento de neumáticos, electricidad, chapa y pintura, servicio de grúa, recambios originales y de marcas auxiliares, etc. CLIENTES Nuestros Clientes Son:       

Deliverys Mototaxistas Mensajeros Prestamistas Promotores de Empresas Personas Particulares Público en General

  PROBLEMAS Hemos analizado nuestro taller de motos y notamos algunas deficiencias:  Nos falta seleccionar nuestros repuestos que tenemos en nuestro stock.  Organizar todas nuestras herramientos según su tipo y uso.  Limpieza de Nuestro Local.  Implementar Medidas de Seguridad.  Disciplina en Horarios de Trabajo. 3. MARCO TEÓRICO MANUAL DE LAS 5 S’s

INTRODUCCIÓN Es necesario crear entornos dentro de las Organizaciones que permitan maximizar los recursos, el tiempo y la productividad personal. Para ese fin se creó una técnica denominada 5 S’s, por sus siglas en japonés, que han sido implantadas en miles de compañías e instituciones en el mundo con extraordinarios resultados. A partir de la instrumentación de la técnica 5 S’s en las empresas, se pueden implantar con mucho mayor facilidad y éxito, otros sistemas de calidad modernos, sobretodo aquellos relacionados con ISO 9000. OBJETIVOS Que los participantes uniformicen en el ámbito organizacional el concepto de 5 S’s, y que adquieran lineamientos y estrategias generales para la implantación de un sistema de calidad con dichas características. ESPECÍFICOS.                                           Conocer la metodología para instrumentar un sistema de calidad 5 S’s en su organización, que les permita a usted y  a  sus colaboradores desempeñarse con altos niveles de productividad.  Comprender en qué consisten cada uno de los términos japoneses y los beneficios que nos brinda el implantarlos.  Crear una nueva cultura organizacional, basada en el compromiso, la disciplina y la creación de las condiciones para la productividad y la calidad en el entorno.

TEMARIO H I. Antecedentes H ¿Cuál es el Objetivo Principal de las 5 S´s? H ¿Qué son las 5 S´s? H Resistencias. H II. Las 5 S´s y su significado H Beneficios directos. H III. Estudio y descripción de las 5 S’s

H 1S Seiri. Seleccionar. H Beneficios. H 2S Seiton. Organizar. H Beneficios. H 4S Seiketsu. Sanear. H Beneficios. H 3S Seiso. Limpiar. H Beneficios. H 5S Shitsuke. Autodisciplina. H Beneficios. H IV. Actividades previas a la implantación de las 5 S´s. H V. Las 5 S’s en las oficinas. H VI. Metodología de implantación.

I.

ANTECEDENTES

Las 5’s iniciaron  en Japón durante los años 60’s obteniendo beneficios tales como:     

Eliminación de desperdicios. Reducción de materiales en procesos. Incremento en la productividad laboral. Evitar accidentes. Optimizar espacios.

¿CUÁL ES EL OBJETIVO PRINCIPAL DE LAS 5 S´s.? Desarrollar un ambiente de trabajo agradable y eficiente, en un clima de seguridad, orden, limpieza y constancia que permita el correcto desempeño de las operaciones diarias, logrando así los estándares de calidad de los servicios requeridos por la ciudadanía. ¿QUÉ SON LAS 5 “ S” ?

Es una herramienta de calidad que permite implementar y establecer estándares para tener áreas y espacios de trabajo en orden y realizar eficazmente las actividades RESISTENCIA ¿Qué tan importantes pueden ser las 5 S´s y su aplicación? ¿Para qué limpiar si se vuelve a ensuciar? Mi sistema de archivo es un desorden, pero… ¡yo sé de mi propia forma de llevarlo! II. LAS 5S’s Y SU SIGNIFICADO

III. ESTUDIO Y DESCRIPCIÓN DE LAS 5 S’s 1S: SEIRI SELECCIONAR Significa      eliminar       del   área de    trabajo todos   los   innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.

elementos

El SEIRI CLASIFICACIÓN, CONSISTE EN:  Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no sirven  Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.  Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo.  Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilización con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.

 Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a errores de interpretación o de actuación. Mantener solo lo necesario  Revisar el área de trabajo.  Separar lo que sirve de lo que no sirve.  Definir un lugar donde poner temporalmente lo que no se necesita, pero    puede servir a alguien.  Decidir qué se hará con las cosas.

  BENEFICIOS DE SEIRI SELECCIÓN    

Mejor distribución de recursos. Liberar espacio útil en plantas y oficinas. Se descartan artículos obsoletos. Eliminación de desperdicios

2DA. S: SEITON ORGANIZAR Consiste en organizar los elementos que hemos clasificados como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad.         La ORGANIZACIÓN permite:

 Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el trabajo de rutina, para facilitar su acceso y retorno al lugar.  Facilita el acceso rápido a elementos que se requieren para el trabajo.  Mejorar la información en el sitio de trabajo para evitar errores y acciones de riesgo potencial.  El aseo y la limpieza se pueden realizar con mayor facilidad y seguridad. 2DA.   S: ORGANIZAR Colocar o distribuir las cosas en el lugar que les corresponde, mantener esa ubicación con adecuada disposición de las cosas, para que estén listas en el momento que se soliciten.

      

BENEFICIOS DE SEITON ORGANIZAR     

Eliminar tiempos de búsqueda. Velocidad de respuesta. Mejorar la seguridad. Minimizar errores. Eliminación de pérdidas por errores.

3RA S: SEISO LIMPIAR

Significa eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de mi lugar de trabajo (escritorio, maquinaria, etc.). La limpieza implica no únicamente mantener los equipos dentro de una estética agradable permanentemente, implica un pensamiento superior a limpiar. Exige que realicemos un trabajo creativo de identificación de las fuentes de suciedad y contaminación para tomar acciones de raíz para su eliminación, de lo contrario será imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo. Para aplicar la LIMPIEZA se debe::  Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.  Asumir la limpieza como una actividad de mantenimiento autónomo. Un sitio sucio y desordenado; es un lugar inseguro que puede provocar un accidente y llegar a afectar la calidad del producto. Las 3 etapas de la Limpieza :  Área individual.  Áreas comunes.                 Áreas difíciles. BENEFICIOS DE SEISO -  LIMPIAR    

Un lugar impecable de trabajo. Tomar acciones correctivas inmediatas. Evitar accidentes y enfermedades. Disminuir reparaciones costosas.

4TA S: SEIKETSU SANEAR Es la metodología que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de las tres primeras “S”. Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada con nuestras acciones. El SANEAR pretende:

 Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S.  Enseñar al operario realizar normas con el apoyo de la dirección y un adecuado entrenamiento.  El empleo de los estándares se debe auditar para verificar su cumplimiento.  Las normas de limpieza, lubricación y aprietes son la base del mantenimiento autónomo. Se recomienda: Elaborar por departamento el Manual de las aplicaciones en 5 S´s, el cual deberá contener lo siguiente:    

Evidencia de las condiciones anteriores. Distribución general de áreas, mobiliario y equipos. Descripción de cada área y mobiliario. Identificación de cada documento y artículo. 

BENEFICIOS DE SEIKETSU - SELECCIONAR    

Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo. Sistemas autoexplicativos. Se mantiene por escrito cómo mantener lo logrado. Facilita el mantenimiento.

5TA. S: SHITSUKE AUTO-DISCIPLINA Significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo. Si se estimula que cada uno de nosotros como empleados aplique el Círculo de Deming en cada una de las actividades diarias, es muy seguro que en la práctica la Autodisciplina no tendría ninguna dificultad. La AUTODISCIPLINA  implica:  El respeto de las normas y estándares establecidas para conservar  el sitio de trabajo impecable.  Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento de una organización.  Promover  el  hábito  de  autocontrolar  o  reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas establecidas.  Mejorar el respeto de su propio ser y de los demás.

BENEFICIOS DE SHITSUKE AUTO-DISCIPLINA  Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la secretaria.  La autodisciplina es una forma de cambiar los hábitos.  La persona comprometida demuestra persistencia en el logro de sus fines.  La moral en el trabajo se incrementa.

¿CÓMO SE ADMINISTRA UN PROGRAMA DE 5 S’s? Aplicar las 5 S’s implica un  proceso que consta de varias actividades:      

Sistema de 5 S’s Sensibilización Documentación Auditorías Acciones correctivas Retroalimentación

DIFUSIÓN La difusión se realizará de forma permanente durante todo el desarrollo de implementación y mantenimiento de las 5 S’s; la cual será a criterio de cada

instructor.

 La Difusión se puede dar a través de:  Carteles,  Trípticos,  Folletos etc. AUDITORÍAS INTERNAS El propósito de las auditorías internas es el reunir evidencia objetiva que permita arribar a un conocimiento y a una decisión veraz acerca del continuo estado del sistema de 5 S’s. ACCIONES CORRECTIVAS      

Identificación de No Conformidades. Determinar causas verdaderas. Implementar solución. Evaluar la efectividad. Reauditar para verificar la finalización. Evidencia (registros).

RETROALIMENTACIÓN

 Indicadores  Nos permiten establecer  la eficiencia y efectividad del sistema:  Desempeño de cada área  Fallas internas  Fallas externas  Tendencias  Satisfacción del cliente IMPLANTACIÓN        

Identificar la Situación Actual. Seleccionar los puntos específicos. Asignar la responsabilidad. Documentar y exhibir apropiadamente. Establecer actividades de mejora. Evaluar periódicamente el avance. Retroalimentar el proceso y Reconocimiento. Llevar a cabo un proyecto piloto.

PROBLEMAS CON LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE 5 S’S

 Gran esfuerzo. Shock cultural.

 Burocracia.  Costo.

ACTIVIDADES PREVIAS A LA IMPLANTACIÓN DE LAS 5 S`s

Preparación del Entorno. Definir actividades urgentes de importantes. Buscar un cambio cultural. Utilizar el sentido común al implantarla. Buscar participación de los afectados. Evidencia de las áreas. Llevar a cabo la limpieza Mayor de las áreas. CONCLUSIONES

La creación de un Entorno Productivo es:  Tarea de todos.  Es requisito para procesos competitivos.  Reduce adicción a la urgencia.  Aplicar las 5’S a profundidad requiere:  De un gran esfuerzo consciente.  Genera un Cambio Cultural. DEBE SER UNO DE LOS PRIMEROS PASOS Y  MÁXIMA PRIORIDAD.

4. PRIMERA S SEIRI SELECCIONAR Analizaremos nuestro espacio de trabajo y separaremos todos los repuestos y accesorios que sirven y no sirven en el taller. Reciclaremos lo que sirve y lo que no sirve lo desechamos con su debido cuidado correspondiente                 Motores usados                                                 Piezas Cambiadas ( no

sirven)

                          Materiales que ya no sirven 5. SEGUNDA S SEITON ORGANIZAR Encontraremos el sitio adecuado a todas nuestras herramientas que son de uso rutinario el cual sea fácil de encontrar y volver a poner las herramientas a su sitio según su tipo. Acceder de forma rápida a lo que necesitamos para realizar las reparaciones Aseo y Limpieza con mayor facilidad. Mayor Espacio de Trabajo.

6. TERCERA S SEISO LIMPIEZA Limpiar: Consiste en hacer una limpieza en el puesto de trabajo, para esto podemos aplicar un conjunto de pasos. *Determinar el lugar a limpiar.  Elegimos lo que vamos a limpiar y en qué orden, se hizo una revisión de todo el lugar de trabajo y así identificamos donde se necesitaba más limpieza

*Asignar la tarea de limpieza.     

Decidimos hacer que todos colaboren en la parte de la limpieza Cada uno estaba a cargo de su lugar de trabajo Mantenerlo limpio antes y después de realizar algún trabajo Aprovechando los momentos de escaso flujo de cliente Y si es posible colaborar con sus colegas para que todo el taller se mantenga limpio  Y tener más a gusto a los clientes

*Obtener los materiales e instrumentos de limpieza.

Se utilizó lo más común como ser: escobas, franelas, desinfectantes, alcohol etc. *Inspeccionar minuciosamente para determinar el factor o causa frecuente de la suciedad. Se pudo determinar que los factores más comunes era la falta de organización en las tareas de limpieza, como también el descuido del personal y en algunos casos falta de hábitos en la limpieza. *Ejecutar la limpieza Cada uno de los trabajadores se tuvo que dar un tiempo para ejecutar la limpieza en su respectiva área de trabajo con los instrumentos de limpieza, y también con la desinfección de las herramientas, muebles, pisos .

7. CUARTA S SEIKETSU ESTANDARIZAR Sanear (estandarizar). - Consiste en identificar métodos que se aplican erróneamente, podemos seguir los siguientes pasos. *Mejorar el entorno visual mediante señalizaciones con colores visibles.

Se colocaron letreros para diferentes cosas como ser:

*Involucrar a todo el personal. Todo el personal se le asignó días para la limpieza PERSONAL ENCARGADO PARA LA LIMPIEZA Lune Martes Miércoles Jueves  Vierne Sábado s s José  Marcos  Eduardo José  Marcos  Eduardo Adrián Felipe Rubén Adrián Felipe Rubén *Establecer reglas para mantener la limpieza y el orden. TODOS LOS DÍAS Barrer Limpiar las mesas de trabajo y desinfectar todo Verificar que los basureros están vacíos 

Revisar que todo esté ordenado Controlar que todos mantengan ordenado y limpio su lugar de trabajo Hacer inspección continua en el taller

Utilizar uniformes y elementos de seguridad.

8. QUINTA S SHITSUKE DISCIPLINA Autodisciplina. - Significa que se deben cumplir las normas establecidas. El principio básico que se debe cumplir es el respeto a uno mismo, veremos algunos principios para aplicar la autodisciplina:

*Los papeles y desperdicios depositarlos en los lugares correspondientes.

De esta manera podemos evitar llenarnos de basura además de una mala imagen para la empresa por todo el desorden.

*Ubicar en su lugar las herramientas y equipos después de usarlos. Esto nos sirve para tener un mejor orden con nuestras herramientas para no perder tiempo en estar buscándolas y haci poder ser más eficientes. 

*Después de utilizar las áreas de trabajo, dejarlas limpias Con esto logramos mantener el orden y facilitar la limpieza de cada día ahorrandonos tiempo

*Hacer cumplir y respetar las normas

Para lograr que se pueda cumplir con lo establecido se tuvo que dar incentivo por el cumplimiento, y también sancionar al personal por no cumplir con las normas. 9.- QUE SE GANÓ

 Mejor ambiente de trabajo para el personal, como también una mejor atención para los clientes  Con un mejor ambiente y presencia del taller, sirvió para atraer mayor cantidad de clientes que buscaban un buen servicio y atención.  Se buscaba lograr áreas despejadas, limpias y ordenadas, objetivo que con el tiempo se ha cumplido. 10.-CONCLUSIONES Desde que comenzó la implementación de la primera “S” se vieron cambios significativos para la empresa. Se logró incrementar progresivamente la eficiencia laboral, gracias al buen trabajo y compromiso de los empleados, esto ayudó enormemente a que la empresa suba de nivel y pueda captar mayor cantidad de clientes. Por lo tanto, la implementación de las 5 s en un negocio o empresa sea pequeña o grande nos permite mejorar y cambiar totalmente nuestro negocio y la manera en que lo ven los clientes que buscan un mejor servicio, una excelente atención de manera ordenada, limpia y eficiente.