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DIRECCION DE CALIDAD UNIVERSITARIA-U

TALLER: IMPLEMENTACION DE LAS "

Minuta para las “5S”

Autoevaluación “5S” en la O

Criterios para la autoevaluación “5S Manual de Implementación de

Ejemplo Manual de Implementació FIN

NIVERSITARIA-UNHEVAL

ACION DE LAS "5S"

a las “5S”

5S” en la Oficina

uación “5S” en oficinas

ntación de las “5S”

lementación de las “5S” N

FORMATO N°1 OFICINA DESIGANADA PARA LA EVALUACIÓN:……………………………………

MINUTA DE REUNIONES 5S OFICINA PARTICIPANTES:

AUSENTES:

TEMAS TRATADOS:

CONCLUSIONES

RESPONSABLE

FECHA

REGRESAR

REGRESAR

FORMATO N°2 OFICINA A EVALUAR:……………………………………………………………… AUTOEVALUACION "5S" EN OFICINAS OFICINA

RESPONSABLE

FECHA

1

VALORES ASIGNADOS 2 3 4 5

ITEMA A EVALUAR SEPARAR 1. ¿La documentación tiene plazos de validez? 2. ¿En los escritorios hay cosas innecesarias? 3. ¿En armarios y archivos hay cosas innecesarias? 4. ¿Existen cables, paquetes y objetos en áreas de circulación? PUNTAJE TOTAL ORDENAR 1. ¿Existen un archivo central para los objetos comunes? 2. ¿Los archivadores y carpetas están identificados? 3. ¿Hay obejetos sobre armarios y archivos? 4. ¿Se utiliza el CONTROL VISUAL como herramienta? PUNTAJE TOTAL LIMPIAR 1. ¿Cuál es el grado de limpieza? 2. ¿Cuál es el estado de pisos, paredes, techos y ventanas? 3. ¿Cómo están los armarios, archivos y escritorios en lo que respecta a limpieza? 4. ¿Cómo está los baños, uniformes en lo que respecta a limpieza? PUNTAJE TOTAL ESTANDARIZAR 1. ¿Se aplican las 3 primeras "S"? 2. ¿Cómo es el hábitat de la oficina? 3. ¿Es adecuada la iluminación? 4. ¿Se hacen mejoras en el ambiente y en los procedimientos? PUNTAJE TOTAL AUTODISCIPLINA 1. ¿Se aplican las 4 primeras "S"? 2. ¿Se cumplen las normas de la empresa? 3. ¿Se cumplen las normas de la oficina? 4. ¿Se cumple con la programación de las acciones "5S"? PUNTAJE TOTAL

REGRESAR

OFICINA A EVALUAR:…………………………………………………………………………………………………………………….. CRITERIOS PARA LA AUTOEVALUACION "5S" EN LAS OFICINAS ORDENAR

1

2

3

4

5

DOCUMENTOS

Sin plazo de vencimiento. Se acumulan todos los documentos

Sin plazo de vencimiento. Se descartán esporádicamente

Sin plazo de vencimiento. Se descartán periodicamente en forma parcial.

Con plazo de vencimiento. Se descartán periodicamente.

Con plazo de vencimiento. Se descartán en forma permanente.

ESCRITORIOS

Desordenados, los documentos necesarios están mezclados con los innecesarios

Ordenados, los documentos necesarios están mezclados con los innecesarios

Ordenados, con documentos sin identificar

Ordenados, con documentos separados e identificados

Ordenados, se mantienen permanentemente solo la documentación necesaria.

ARMARIOS Y ARCHIVOS

Desordenados, sin identificación. La documentación necesaria está totalmente mezclada con la innecesaria

Desordenados, sin identificación. La documentación necsaria está parcialmente mezclada con la innecesaria. Maximo 50%

Ordenados con identificación, la documentación necesaria está parcialmente mezclada con la innecesara. Máximo 30%

Ordenados con identificación, casi no existe documentación necesaria mezclada con la innecesara. Máximo 10%

Ordenados con identificación, toda la documentación necesaria.

ÁREAS DE CIRCULACION Y PISOS

Restos de papeles y basura. Objetos que perjudican la libre circulación.

Restos de papeles, objetos apilados que perjudican la libre circulación

Objetos apilados que perjudican la libre circulación

Objetos apilados que no perjudican la libre circulación

Libre totalmente

ARCHIVO CENTRAL

No se tiene

Se tiene pero no se usa

Se tiene pero no se usa parcialmente y no en forma permanente.

Se tiene, se usa plenamente pero Se usa plenamente y en forma periodicamente. permanente.

Biblioratos y carpetas archivados, sin identificación y con documentación mezclada.

Biblioratos y carpetas Biblioratos y carpetas limpios e identificados y archivados, pero identificados, ordenados sin orden, no siguen un modelo. siguen un modelo.

ARCHIVADORES Y CARPETAS

Los biblioratos y carpetas están Restos de papeles, objetos sobre los escritorios, sucios, apilados que perjudican la libre desordenados, y sin identificación circulación

REGR

ARMARIOS Y ARCHIVOS

Desordenados, sin Desordenados, sin identificación. identificación. Las carpetas y Las carpetas y archivadores están archivadores están parcialmente mezclados. Archivadores y mezclados. archivadores y carpetas en uso no vuelven carpetas en uso no vuelven

Desordenados, con identificación. Carpetas y biblioratos están poco mezclados. Biblioratos y carpetas en uso vuelven parcialmente.

Ordenados, con identificación. Carpetas y archivadores, muy poco mezclados. 10%. archivadores y carpetas en uso vuelven parcialmente.

Ordenados, con identificación. Carpetas y archivadores, correctamente ordenados y los usados vuelven todos a su lugar.

CRITERIOS PARA LA AUTOEVALUACION "5S" EN LAS OFICINAS ORDENAR

1

2

3

4

5

CONTROL VISUAL

No se conoce

Se conoce pero no se usa

Se conoce, se aplica parcialmente (mas del 50%)

Se aplica mas de un 80%.

Se usa tatalmente

PISOS

Están sucios permanentemente, con papeles y basura. No hay cestos ni ceniceros.

ESTADO DE PISOS, PAREDES, TECHOS Y VENTANAS

ARMARIOS Y ARCHIVOS

Están sucios Limpios al comienzo de la Limpios al comienzo de la Limpios al comienzo de la permanentemente, con jornada. Hay suficiente jornada. Hay suficiente jornada. La basura y papeles y basura. Hay cestos y ceniceros, pero cestos y ceniceros, pero no cenizas se arrojan a los pocos cestos y ceniceros. se arrojan cosas al piso. se tiran las ceniza al piso. cestos y ceniceros.

pisos, paredes y techos Paredes y techos Paredes y techos en buen totalmente deteriorados y parcialmente estado, falta pintura y sucios. Ventanas con vidrios deteriorados, falta pintura están sucios con polvillo. sucios, rotos o y están sucios. Ventanas Ventanas con vidrios remendados. con vidrios sucios. sucios de polvillo.

Armarios y escritorios deteriorados, sucios y faltos de pintura

Armarios y escritorios deteriorados y faltos de pintura

Armarios y escritorios deteriorados, limpios y pintados

Paredes y techos en buen estado, pintados y sucios con polvillo. Ventanas con vidrios sucios de polvillo.

Paredes y techos en buen estado, pintados y limpios. Ventanas con vidrios limpios.

Armarios y escritorios en aceptables condiciones, limpios y pintados de diferentes modelos

Armarios y escritorios en buenas condiciones, limpios y pintados de iguales.

Algunos usan uniformes El uniforme y las tarjetas El uniforme y las tarjetas El uniforme y las tarjetas Los uniformes no se usan, otros no. Está sucio, No se de identificación se usan. de identificación se usan. de identificación se usan. UNIFORME, COCINA Y la ropa está sucia igual que usan tarjetas de BAÑOS baño y cocina, Uniforme, baño y cocina, Uniforme, baño y cocina el baño y la cocina identificación. Baños y Uniforme, parcialmente sucios. algo sucios. limpios. cocina sucios se usan.

APLICACIONES DE LAS TRES PRIMERAS "S"

El puntaje de las primeras tres "S" es igual o menor que 24

El puntaje de las primeras El puntaje de las primeras El puntaje de las primeras El puntaje de las tres "S" es igual o mayor tres "S" es igual o mayor tres "S" es igual o mayor primeras tres "S" es igual que 24 e igual o menor que 33 e igual o menor que 42 e igual o menor o mayor que 51. que 33. que 42. que 51.

CRITERIOS PARA LA AUTOEVALUACION "5S" EN LAS OFICINAS ORDENAR

1

2

3

4

5

HABITAT DE LA OFICINA

Ruidosa e incómoda. Ruidosa e incómoda. sin ruidos y algo y cómoda. Los sin ruidos y cómoda. Los sin ruidos Demasiadas divisiones Demasiadas divisiones incómoda. Los muebles muebles muebles son son confortables. dificultan la comunicación. dificultan la comunicación. son confortables. Los confortables. Los Los muebles son Los muebles no son Los muebles no son muebles no son muebles no son confortables. confortables. Fría en confortables. Fría en confortables. Fría en Temperaturas confortables. tolerables en Temperaturas invierno , calurosa en invierno , calurosa en invierno , calurosa en agradables invierno y verano. verano verano verano en invierno y verano.

ILUMINACION

Lámparas, fluorescentes y plafones escasos, quemados más del 50% y sin protección.

MEJORA CONTINUA

Lámparas, fluorescentes y Lámparas, fluorescentes y Lámparas, fluorescentes y Lámparas, fluorescentes plafones suficientes, plafones suficientes, plafones suficientes, y plafones suficientes, quemados más del 30% y quemados más del 10% y quemados menos del 10% funcionan todos y con sin protección. sin protección. y con protección. protección.

El grupo, entre El grupo, entre inspección e El grupo, entre inspección El grupo, entre inspección El grupo, entre inspección inspección inspección, inspección, no realizó e inspección, realizó una e inspección, realizó tres e inspección, realizó cinco realizó diezeacciones de ninguna acción de mejora. acción de mejora. acciones de mejora. acciones de mejora. mejora.

puntaje de las primeras El puntaje de las primeras El puntaje de las primeras El puntaje de las primeras Elcuatro APLICACIONES DE LAS cuatro "S" es mayor que cuatro "S" es mayor que 56 "S" es igual o menor cuatro "S" es mayor que 44 e igual CUATRO PRIMERAS "S" o menor que que 32. 32 e igual o menor que 44. e igual o menor que 68. 56.

El puntaje de las primeras cuatro "S" es mayor que 68.

NORMAS DE LA EMPRESA

No se conocen

Se conocen, pero no se cumplen.

Se cumplen ocacionalmente.

Se cumplen con un fuerte seguimiento.

Se cumplen permanentemente.

NORMAS DEL GRUPO

No se conocen

Se conocen, pero no se cumplen.

Se cumplen ocacionalmente.

Se cumplen con un fuerte seguimiento.

Se cumplen permanentemente.

GRADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES PROGRAMADAS

No se conocen

Se cumplen menos del 50% y bajo estricto seguimiento. Actitud reactiva.

Se cumplen menos del 50% y el 90% bajo estricto seguimiento. Actitud proactiva baja.

Se cumplen entre el 90% y Se cumplen el 100% sin el 100% sin seguimiento. seguimiento. Actitud Actitud proactiva. proactiva.

5

REGRESAR

FORMATO N°3 OFICINA EVALUADA:…………………………………………………………………………………… MANUAL DE IMPLEMENTACION DE LAS "5S"

1. OFICINA 2. ACTIVIDADES QUE REALIZAN Personal

Actividad

3. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Fotos Antes

Fotos despues

4. Acciones a Tomar Qué

Quién

Cuándo

5. Proceso de cambio "(1S) selección y Clasificación" Equipos, Herramientas y Elementos Innecesarios Descripción del artículo Justificación

REGRESAR

DIRECCION DE CALIDAD UNIVERSITARIA-UNHEVAL MANUAL DE IMPLEMENTACION DE LAS "5S"

1. OFICINA

N ° Personal que labora

DIRECCION DE CALIDAD UNIVERSITARIA

4

2. ACTIVIDADES QUE REALIZAN Personal Rosario Vargas Roncal

Actividad

Planifica, coordina, capacita ydirige la labor de la dirección de Calidad Universitaria

Aurora Ampudia

Coordina, Apoya, controla las actividades de la DCU y brinda información referente DCU

Miguel Apac

Apoya en la realización de actividades de la autoevaluación y brinda información referente a esta

Jose Claudio

Apoya en la realización de actividades de Control interno y brinda información referente a esta

3. DESCRIPCION DE LA SITUACION ACTUAL

La dirección de calidad universitaria, brinda apoyo a las diferentes comites de calidad de las escuelas académicas, en cuanto se re en la capacitación, asesoramiento en la elaboración de instrumentos de evaluación, apoya la sensibilización del personal de la universidad; brinda informaación referet a los indicadores de calidad. Como parte de su trabajo brinda información referente a Normas del CONEAU, SINEACE, ANR, Modelos de Calidad, guias de autoevaluación, Etc.

En muchas oportunidades nos han solicitado documento respecto a normas del CONEAU, y por muchas razones no hemos podido atender oprtunamente, Consideramos que el problema es que no teniamos el documento en un lugar facil de identificar: Fotos Antes Fotos despues

4. Acciones a Tomar Qué

Quién

Cuándo

Clasificar,identificar, organizar los documentos de la DCU, según Temas, en Ficheros

Aurora Ampudia

primera semana de enero

Organizar en lugar apropiado: Equipos de computo, manuales, libros, otros

Miguel Apac

Segunda semana de enero

Identificar conjunto de documentos con etiquetas Limpiar el ambiente de trabajo

Rosario vargas Todos

Segunda semana de enero todos los dias

Señalizar el ambiente, visualizar mensajes alusivos a la calidad

Jose Claudio

Tercera semana de enero

5. Proceso de cambio "(1S) selección y Clasificación" Equipos, Herramientas y Elementos Innecesarios Descripción del artículo

Cantidad

Justificación

Cuadernos, folders

5

Se utilizaban de vez en cuando, se puso en un armario

Cartones de computadoras

7

No se utilizan, lo descartamos

CDs

10

Se tituló y ubicó en lugar apropiado

Monitores y Compuadoras

2

Nos llegaron nuevas, se trasladó a otra oficina

Impresora

1

La tinta es cara, se trasladó a otra oficina

Documentos Plantas Estantes

8 3 1

Obsoletos, Se ubicó en un lugar lejano se ubico en lugar apropiado Despintado, se pintó

L

Personal que labora 4

ón de Calidad Universitaria

nda información referente a la

ón y brinda información

o y brinda información

adémicas, en cuanto se refiere ción del personal de la

de Calidad, guias de razones no hemos podido

pues

REGRESAR

Cuándo

era semana de enero

nda semana de enero

nda semana de enero s los dias

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, Herramientas y

ión

so en un armario

ra oficina

cina

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