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• Gissel Medina

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Caja y bancos

Contabilidad Básica

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Caja y bancos Concepto y composición del rubro Se define al rubro caja y bancos señalando que “incluye el dinero en efectivo en caja y bancos del país y del exterior y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar”1. Es el rubro más líquido del activo y dentro de él se incluyen:  billetes y monedas;  cheques recibidos de terceros (el cheque común y el cheque de pago diferido que ya está en condiciones de ser cobrado);  saldos en cuenta corriente bancaria;  saldos en la caja de ahorro;  moneda extranjera (si no es una inversión) (Simaro y Tonelli, 2014). A partir de la lectura de la bibliografía básica de la materia (Simaro y Tonelli, 2014), podrás ampliar tu conocimiento acerca de las características de estos componentes.

Administración de fondos El dinero en efectivo y las cuentas bancarias son los activos más líquidos y, por lo tanto, más vulnerables en una organización. Es fundamental que los entes desarrollen adecuadas medidas de planificación, gestión y control de los fondos para evitar fraudes, minimizar riesgos y asegurar la tenencia de los fondos cuando sea necesario. Los ingresos de fondos se producen por2  cobranzas a clientes;  aportes de los propietarios;  préstamos de entidades financieras; 1

Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas (2010). La Resolución Técnica N.° 9. Recuperado de http://www.facpce.org.ar:8080/normasweb/index_argentina.php?c=1&sc=1 2

Fowler Newton E. (2011). Cuestiones Contables Fundamentales. (Pp. 20-30)Buenos Aires: La Ley.

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 subsidios del Estado.

Los egresos de fondos se producen por     

pago a proveedores; devolución de préstamos; pago de impuestos, tasas y contribuciones; pago de sueldos; retiro de los propietarios (Simaro y Tonelli, 2014, p. 203).

Las registraciones de ingresos y egresos se pueden hacer usando una cuenta recaudadora, es decir, una cuenta de activo, del rubro Caja y bancos, que permita a la administración tener un mayor control del movimiento de fondos. Esto es lo más recomendable para tener el control interno del rubro.

Figura 1: Ejemplo de movimiento de fondos con cuenta recaudadora

Fuente: elaboración propia.

¡Importante! Cuando se cobra un cheque, no se registra en la cuenta Banco, ya que aún no se ha depositado. En el caso de que se decida no usar una cuenta recaudadora, todas las cobranzas, tanto en efectivo como en cheques corrientes, se registrarán en la cuenta Caja. Esta forma de registración no es recomendable, ya que se pierde el control en la administración de los fondos. 3

Figura 2: Ejemplo de movimiento de fondos sin cuenta recaudadora

Fuente: elaboración propia.

Otra manera de administrar adecuadamente los fondos líquidos de una compañía es mediante la utilización de un fondo fijo: es un fondo de dinero que se utiliza para gastos menores. El manejo de un fondo fijo requiere de tres momentos: creación, rendición y reposición.

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Figura 3: Fondo fijo

Fuente: elaboración propia.

Otro tema que merece un tratamiento particular en el manejo de fondos es el rechazo de cheques de terceros que se han depositado en cuentas corrientes propias. Las causas del rechazo de cheques pueden ser formales o bien por falta de fondos. En ambos casos, se genera nuevamente el crédito contra el librador del cheque, ya que la cuenta no ha podido ser cobrada.

Procedimientos de control: arqueo, conciliación bancaria

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Cuando llega el cierre de un período o ejercicio contable, todas las cuentas son sujetas a controles y revisiones a los fines de que los montos indicados en los registros contables revelen correctamente la realidad. El arqueo de caja es el control específico que se realiza en la cuenta que acumula el dinero en efectivo. Este control consiste en un conteo de los valores existentes al momento del cierre que luego se compara con lo indicado en los libros contables. A partir de esta comparación, pueden surgir faltantes o sobrantes en los valores registrados.

Figura 4: Arqueo de caja

Fuente: elaboración propia.

La conciliación bancaria es el mecanismo adecuado para controlar la cuenta Banco cuenta corriente, ya que se compara lo que arroja la contabilidad

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frente a lo que indica la entidad bancaria. Los elementos que se necesitan para comenzar a conciliar la cuenta Banco son3:  libro banco o libro mayor de la cuenta corriente bancaria del mes que conciliar;  extracto bancario emitido por la entidad financiera del mes que conciliar;  conciliación del mes anterior que conciliar. Los pasos para realizar una conciliación bancaria son: 1) Cotejar las partidas indicadas en el registro contable con el extracto bancario y la conciliación anterior. 2) Marcar las diferencias existentes entre los tres elementos conciliatorios. 3) Preparar un papel de trabajo en el que se pueda comprobar la igualdad entre los saldos. Como es un papel de trabajo, no tiene un formato preestablecido ni requisitos formales, por lo que será confeccionado por el administrador, de tal manera que le permita cumplir el objetivo de la conciliación. 4) Identificar las diferencias temporarias y las diferencias permanentes. Las diferencias temporarias no deben ser ajustadas, ya que –como su nombre lo indica– se corregirán con el paso del tiempo. Ejemplo de diferencias temporarias:  Depósitos en tránsito.  Cheques pendientes. Las diferencias permanentes se deben ajustar, ya que, si así no se hiciera, quedaría la diferencia a lo largo del tiempo. Ejemplo de diferencias permanentes:  Notas de créditos no contabilizadas, pero registradas en el banco.  Errores contables. Si las diferencias corresponden a errores de la entidad bancaria, se deberá realizar el reclamo correspondiente para que el banco ajuste la cuenta, pero no se debe ajustar la contabilidad de la firma, ya que no hay error en las registraciones realizadas. 5) Mayorizar los ajustes realizados luego de la conciliación para dejar el saldo contable correcto. Este saldo no tiene que coincidir con el del extracto bancario, ya que existen diferencias transitorias que no se 3

Fowler Newton E. (2011). Cuestiones Contables Fundamentales. (Pp. 30-39. )Buenos Aires: La Ley.

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deben ajustar y generan la diferencia entre la cuenta contable ya ajustada y el saldo del extracto bancario.

Figura 5: Conciliación bancaria

Fuente: elaboración propia.

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Referencias Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas (2011). Resolución técnica N° 9. Recuperado de http://www.facpce.org.ar:8080/normasweb/index_argentina.php?c=1&sc=1

Simaro, J. y Tonelli, O. (2014). Lecturas de Contabilidad Básica. Buenos Aires, AR: Osmar D. Buyatti.

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