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• Emilio D. Najera

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.1 ESTRUCTURA GENERAL DE LA CUENTA 2.1.1 CONCEPTO DE CUENTA: Es el registro donde se controla ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos del Activo, Pasivo y del Capital. Se le da el nombre de cuenta, a cada uno de los registros en los que se controlarán todos los movimientos (entradas o aumentos; salidas o disminuciones) de cada una de las operaciones realizadas en una negociación o empresa. Cada una de estas operaciones modifica dos de los renglones del balance, aumentando o disminuyendo su importe; pero en ningún caso afectan su equilibrio representado por la fórmula de activo igual a pasivo más capital. Las cuentas mantienen una estrecha relación con uno de los libros principales de contabilidad, que las leyes consideran como obligatorio para todas las negociaciones o empresas que actúen como causantes mayores, dicho libro es conocido con el nombre de Libro Mayor. Dicha relación tiene su base en que, en el mencionado libro, deberá dedicarse una hoja o folio para cada una de las cuentas, registrando, de un lado, todos los aumentos o entradas y del otro, las disminuciones o salidas, pero depende de qué clase de cuenta se trate. Las cuentas, pues no son más que documentos en los cuales se describe la historia de cada uno de los renglones del balance, de donde resulta que existen cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de capital, según que se refieran a las propiedades de la empresa, a sus acreedores o a sus dueños, respectivamente. Por lo que hace a los conceptos de activo y pasivo, una cuenta es suficiente para cada propiedad o para cada acreedor según aparezcan en el balance; pero al tratarse del capital resultará muy confuso utilizar una sola cuenta para registrarla aportación del, o de los dueños de la empresa y, además todas las operaciones que produjeron utilidad o pérdida, las cuales pueden ser muy numerosas y de muy distinta índole. Para evitar esta dificultad, y como una medida de orden, se acostumbra abrir una cuenta destinada a registrar el capital que el dueño o dueños de la empresa hayan aportado; y, además, emplear un número ilimitado de cuentas adicionales para todos los conceptos de utilidad o pérdida, según convenga en vista de la mayor o menor información que sea necesaria. A estas últimas cuentas se llama cuentas de resultados, cuentas de operación, o cuentas de

capital precisamente por referirse a los productos y a los gastos del negocio, que en todo caso afectan el importe de su capital. En una empresa mercantil, las cuentas destinadas a registrar las afectaciones al capital, generalmente comprenden los siguientes conceptos: ventas, costo de ventas y gastos, o bien, dicho en otras palabras: productos y costos-gastos. El resultado neto de compensar estos conceptos, antagónicos por naturaleza, será la utilidad o la pérdida neta del negocio, que aumenta, o disminuye, según el caso, el importe de su capital inicial El nombre que aparezca como encabezado en toda cuenta deberá expresar, de una manera clara y concisa, la inversión, la obligación o el capital de que se trate, de tal forma que sugiera el grupo del balance a que se refiere. Así, por ejemplo, las cuentas del activo podrían llamarse simplemente Caja, Clientes, Almacén, Equipo, etc., las de pasivo se llamarán con el nombre del acreedor a que se refieren, o con algún nombre genérico como el de Proveedores, Documentos por Pagar, etc., y, por último, la cuenta que represente la aportación hecha al negocio por el dueño, se llamará simplemente Capital. Sobre este particular conviene aclarar, sin embargo, que, en la práctica, las cuentas que se han llamado de operación o de resultados, se abren con nombres que denoten los conceptos por los cuales el dueño del negocio –el capital, reciba aumentos o disminuciones. Y de esta manera se tendrán cuentas de Ventas, de Costo de Ventas, Gastos, etc., destinadas a recibir esta clase de operaciones y a proporcionar, en su oportunidad, los datos para conocer la utilidad o pérdida neta que el dueño del negocio haya obtenido como resultado de sus actividades. Estas cuentas son complementarias de la cuenta de Capital Una vez establecidas las cuentas, será necesario registrar las operaciones del negocio a medida que se realicen. Si de ellas resulta que los activos aumentan, las cuentas correspondientes deberán incrementarse, sumando las nuevas propiedades a las ya existentes, para lo cual será necesario hacer una nueva anotación en él debe, llamada cargo o débito. En cambio, si la operación realizada ocasiona una disminución de los activos, será necesario restar su importe a lo anterior, y para ello deberá hacerse una anotación del lado derecho, registrando lo que se llama un abono o crédito. En esta forma, las cuentas de activo, que expresan propiedades, comienzan por un cargo; todos los aumentos a esas propiedades deben también cargarse, para sumar su importe al de las existentes en un principio; y, en cambio, todas las disminuciones deberán abonarse, para restar su importe de la suma anterior y determinar en esta forma el importe de las nuevas existencias, o sea el saldo de la cuenta, en este caso saldo deudor.

Si de las operaciones de la empresa resulta que el pasivo o el capital aumentan, las anotaciones correspondientes deberán hacerse del lado derecho de las cuentas respectivas, con el fin de sumar su importe a las partidas anteriores; es decir, deberían abonarse. En cambio, si en vista de las operaciones realizadas es necesario disminuir el pasivo o el capital, las anotaciones respectivas deberán hacerse del lado izquierdo –cargos- para disminuir, por su importe, el de los pasivos o capitales de que se trate. En estas condiciones las cuentas relativas a los acreedores y a los dueños tendrán en todo caso saldos acreedores. Las cuentas de activo tienen el signo más, del lado izquierdo y el signo menos del lado derecho; mientras las cuentas de pasivo y de capital tienen el signo menos del lado izquierdo y el signo más del lado derecho. Este mecanismo es invariable. Al conjunto de los cargos se llama movimiento deudor, y al de los abonos, movimiento acreedor. Cuando ambos movimientos suman la misma cantidad se dice que la cuenta está saldada. Cuentas de activo Cuentas de pasivo y capital Debe Haber Debe Haber (+) (-) (-) (+) Movimiento deudor Movimiento acreedor Movimiento deudor Movimiento acreedor

SINTESIS En este tema podemos hacer referencia a que para poder crear eficientemente un estado de cuenta debemos primero, de estructurarlo o basarse en el libro mayor para poder hacer una referencia de las operaciones realizadas, así mismo dice que deberán especificarse todas las cuentas utilizadas teniendo, de igual manera, una guía donde las cuentas se describan una por una y se detallen debidamente, eso por una parte, por otra parte también se deberá especificar en el balance general la proveniencia de dichos ingresos y así mismo, utilizando la teoría de la partida doble, establecer cuando se realicen los cargos y cuando se realicen los abonos, dependiendo si el activo aumenta o disminuye, al igual que el pasivo y capital contable.