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LA IMPORTANCIA DEL PLAN DE GESTION EN LOS PROYECTOS EDUCATIVOS

Planes de gestión de integración, alcance, tiempos y costos Yudy Patricia Avilán Alméciga Universidad de Santander

Realizado por Yudy Patricia Avilán Alméciga Aspirante a Maestría Universidad de Santander Correo electrónico: [email protected]

LA IMPORTANCIA DEL PLAN DE GESTION EN LOS PROYECTOS EDUCATIVOS

Resumen En este documento se encontrará un ensayo el cual pretende dar respuesta a cuatro interrogantes: ¿qué es el plan de gestión de la integración y cuál es su importancia y aplicación en proyectos educativos? ¿Qué es el plan de gestión del alcance y cuál es la importancia de su aplicación en proyectos educativos?, ¿qué es el plan de gestión del tiempo y cuál en qué radica la importancia de aplicarlos en proyectos educativos? y ¿qué es el plan de gestión de costos y su aplicación en proyectos educativos?

LA IMPORTANCIA DEL PLAN DE GESTION EN LOS PROYECTOS EDUCATIVOS

En la actualidad, el mundo ofrece gran cantidad de recursos naturales y artificiales, de los cuales se puede disponer ya que en su mayoría están al alcance de todos, pero, es indispensable encontrar una necesidad dentro del contexto en el cual nos desempeñemos, para luego identificarla, especificarla y así poder darle solución en el menor tiempo posible, teniendo en cuenta las diferentes generalidades y obstáculos que podríamos encontrar durante el inicio, desarrollo y fin del proyecto, tales como la organización, los objetivos, los responsables, los costos, el tiempo y el resultado esperado, y así alcanzar el máximo provecho para dar por culminado el proceso que se inició. Teniendo en cuenta la educación actual de Colombia, la gerencia de proyectos brinda una herramienta significativa para el desarrollo de proyectos educativos, como lo sugiere Gabriel Romano (2011): “La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en el marco de un proyecto con el objetivo de aumentar las probabilidades de obtener un resultado favorable”1 y este resultado debe ser independiente del área que se vaya a tomar para desarrollarlo, y debería transversalizarse con el uso de las TICs, para que todos los involucrados en dicho proyecto estén a la par con todos los avances significativos.

La gestión de la integración es un área en la cual se deben considerar todos los procesos que son necesarios para poder consolidar, unificar y articular las diferentes actividades que son primordiales para la realización de un proyecto de forma correcta y sin margen de error, aquí radica entonces, su importancia, puesto que al integrar dichos procesos y actividades se crea la unificación, consolidación y articulación que permiten que las actividades y el proyecto finalicen de forma correcta. En la gestión de la integración se contempla: a. El acta de constitución del proyecto, que es el documento mediante el cual se autoriza de manera formal su ejecución; b. El enunciado del alcance del proyecto, es decir tener absoluta claridad delos objetivos, requisitos y características, criterios, límites y productos entregables del proyecto; c. La supervisión y control del trabajo de tal manera que se garantice el cumplimiento de lo planeado con lo ejecutado, se tomen acciones preventivas y, dado el caso, se apliquen acciones correctivas oportunas; d. El cierre del proyecto que principalmente está relacionado con demostrar la funcionalidad de los procesos y productos realizados logrando formalmente la aceptación por parte del cliente.

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A partir de la planificación de integración lo primero que se hace es determinar el alcance adecuado del proyecto a través del desarrollo de una herramienta denominada EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), que identifica la forma como se verifica y controla el alcance del proyecto En el plan de gestión de alcance se determina qué es lo que está dentro y fuera del proyecto, es decir si realmente corresponde a lo que se está trabajando o si esta por fuera del contexto, por esto se debe recopilar la información del proyecto, quienes son los interesados, las expectativas, la recolección de información, conocimiento previo, definición del objeto, motivación y autorización de la iniciación del proyecto; se trata de todo un proceso de investigación continua, el cual da a entender que la gestión de proyectos no es algo de rutina es un tema meticuloso en el que se debe estar en vanguardia paso a paso para lograr las expectativas que nacen diariamente en el seno de una sociedad con miras a un cambio sobretodo en el tema de las TICs, la brecha gigante con respecto a la puerta del mundo moderno, en el cual las distancias no existen, todo se sabe gracias a las herramientas tecnológicas de la comunicación, contribución real que ya no se puede dejar como un mito; es el espejo del conocimiento el cual la comunidad educativa debe afrontar para vivir la realidad con ventajas y desventajas que se deben conllevar con responsabilidad y precisamente con proyectos de gestión tecnológica en instituciones educativas con calidad. Es conveniente revisar factores internos que son controlables por quienes están ejecutando el proyecto, y también es fundamental analizar factores externos que, aunque no son controlables, al ser identificados, se pueden estimar los tiempos que puedan retrasar el desarrollo del proyecto y por tanto su finalización, además de considerar acciones de contingencia para sortear en caso de que se llegaren a presentar. Puede afirmarse que la gestión del tiempo de un proyecto implica el desarrollo de las siguientes acciones: a. Definir cada una de las actividades a realizar en el proyecto; b. Ordenar las actividades de manera secuencial identificando aquellas que son necesarias finalizar para empezar las otras, aquellas que se pueden realizar al mismo tiempo, aquellas que requieren cierto avance de las otras; c. Calcular la duración de las actividades e ir construyendo el diagrama correspondiente; d Estimar los recursos (materiales, equipos, personas, suministros…) que son necesarios para el desarrollo de cada actividad; e. Construir el cronograma de actividades con la información anterior; f. Publicar el cronograma de tal manera que sea conocido por todos los actores involucrados en el proyecto; g. Monitorear el cronograma

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para verificar que se cumplan los tiempos y recursos estimados para cada actividad según lo planeado; h. Actualizar el cronograma según los ajustes a que haya lugar al comparar lo planeado con lo que se está ejecutando. Se han de implementar instrumentos como el Diagrama de Gantt que facilita la construcción y publicación del cronograma e integra actividades y tiempos, siendo fácil su visualización y comprensión. Y finalmente, se revisa en la planeación la gestión de costos para el proyecto, que consiste en estimar el capital necesario para la ejecución del proyecto; este es un factor determinante para aceptar o rechazar un proyecto, al presentar la inversión requerida y establecer si es viable o no su implementación, se parte de la estimación de los costos que requerirán cada una de las actividades y se procede a la construcción del presupuesto que no es más que la sumatoria de los costos, permitiendo identificar una línea base de costo sobre la cual se consideran las reservas adicionales para imprevistos y se obtiene el valor esperado de flujo de caja que garantice la disponibilidad de recursos necesarios en las diferentes fases de desarrollo del proyecto. La gestión de costos se traduce en control sobre los mismos, cuando en la ejecución del proyecto se monitorean las variaciones que presente lo presupuestado con lo que se está realizando conduciendo a la toma de decisiones clave frente a adiciones presupuestales, reajustes al flujo de caja, acciones correctivas y preventivas. En el cierre del proyecto se culminan todas las actividades y los procedimientos que se han llevado a cabo bajo supervisión, control y gestión que permiten a los miembros del equipo hacer entrega del producto final que garantice la aceptación total del cliente, es decir, que el estudiante o la comunidad educativa involucrada goce a satisfacción de dicho producto. A la hora de implementar proyectos educativos en instituciones públicas una de las dificultades encontradas es el desconocimiento de la mejor manera de incorporar dichos proyectos dentro de las prácticas pedagógicas de los docentes de la institución. La planificación de integración permitirá consolidar cualquier proyecto por lo tanto se considera que la planificación de integración es el primer paso hacia el camino de la consolidación de proyectos educativos en las instituciones educativas. Conclusiones El análisis y estudio de la Gestión de Proyectos me ha brindado herramientas para consolidar el proyecto Videomática en mi institución. Gestionar el entorno, la planeación

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de integración, el alcance, los tiempos y los costos del proyecto, son necesarios para llevar a feliz término, dentro de los parámetros preestablecidos, el proyecto. La planificación de integración es el primer paso hacia el camino de la consolidación de proyectos educativos en las instituciones educativas públicas.

Referencias Bibliográficas 

Gerencia de Proyectos de Tecnología Educativa | www.cvudes.edu.co

http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/Documentos/cap2/Capitu lo_Completo.pdf , Capítulo 2. Fases Iniciales De Un Proyecto.