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Universidad Tecnológica de Querétaro

Firmado digitalmente por Universidad Tecnológica de Querétaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnológica de Querétaro, o=Universidad Tecnológica de Querétaro, ou, [email protected], c=MX Fecha: 2012.09.14 08:43:59 -05'00'

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO

Nombre del Proyecto: “ELABORACIÓN DE MAPEO DE FLUJO DE VALOR DE LA EMPRESA ESAL”

Empresa: EQUIPOS Y SUMINISTROS AGUA LIMPIA S.A DE C.V

Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: INGENIERO EN PROCESOS Y OPERACIONES INDUSTRIALES

Presenta: SOSA CAPUCHINO AMELIA EUNICE

Asesor UTEQ

Asesor Empresa

DR. IGNACIO ROJAS R.

ING. ANTONIO VERDUZCO S.

Santiago de Querétaro, Qro. Septiembre del 2012

1

RESUMEN Actualmente las organizaciones sufren de diversos desperfectos en el flujo de la información de los departamentos, en este caso en la empresa ESAL se le proporciono el apoyo de una herramienta útil que es requerida para llevar a cabo un servicio de manera eficaz al cliente. Value Stream Mapping (VSM) como es conocida, es una herramienta que se desarrolló a lo largo de este proyecto con el fin de mejorar el flujo de información de la organización. Su aplicación se expendio desde la identificación del producto, hasta el destino (cliente), en el cual se visualizó el mapa del flujo actual, mostrando los pasos actuales, las demoras y los flujos de información necesarios para entregar los servicios finales. Considerando un estándar de símbolos para representar la entidades de la cadena de suministro. Evaluando el estado de flujo de valor actual mediante la eliminación de los residuos e identificando las fuentes de desperdicio y cuellos de botella que restringían el proceso, y a partir de ahí se realizo un mapa del estado futuro esperado; en la implementaciónlos resultados más notorios se percataran en un lapso de tiempo de 4 a 6 meses debido que intervienen variantes como la adaptación del personal y los nuevos formatos que se proporcionan para ser más eficiente el departamento de compras, que es el principal afectado.

2

ABSTRACT Organizations currently suffer from various defects in the information flow of the departments, in this case the company ESAL support was provided a useful tool which is required to perform effectively service the client. Value Steam Mapping (VSM) as is known, is a tool that was developed during this project to improve the flow of organizational information. Its application is retailing from product identification to the destination (client), which was visualized in the current flow map showing the current steps, delays, and information flows required to deliver the final services. Whereas a standard symbol to represent the entities of the supply chain. Assessing the state of current value stream by eliminating waste and identifying sources of waste and bottlenecks restricting the process, and from there took place a map of the expected future state, in implementing the most notorious is watching in a span of 4 to 6 months because of variations involved the adaptation of staff and new formats that are provided to streamline the purchasing department, which is the most affected.

3

ÍNDICE

Página Resumen

2

Abstract

3

Índice

4

I.

INTRODUCCIÓN

7

II.

ANTECEDENTES

8

III.

JUSTIFICACIÓN

8

IV.

OBJETIVOS

8

V.

ALCANCES

8

VI.

FUNDAMENTACIÓN TEORICA

9

VI.I

Mapeo del Flujo de Valor (Materiales e Información)

9

VI. II Guía paso a paso para hacer un mapa de flujo de valor

9

VI.II.I Paso 1: Identificar la familia de producto

9

VI.II.II Paso 2: Identificar el diagrama SIPOC

10

VI.II.III Paso 3: Diagrama del Estado Actual

11

VI.II.IV Paso 4: Elaboración del diagrama del estado futuro

13

VI.II.V Paso 5:Plan de implementación

13

VII.

PLAN DE ACTIVIDADES

15

VII.I

Etapa 1: Recorrido por la empresa y conocimiento de las

16

instalaciones VII.II Etapa 2: Asignación del proyecto

16

VII.III Etapa 3: Guía paso a paso para la elaboración

16

VII.IV Etapa 4: Primer paso: Identificar la familia del producto

16

VII.V Etapa 5: Segundo paso: Identificar Diagrama SIPOC

16

VII.VI Etapa 6: Tercer paso: Elaboración del diagrama del estado actual

16

4

VII.VII Etapa 7: Cuarto paso: Elaboración del diagrama del estado futuro

16

VII.VIII Etapa 8: Quinto paso: Plan de implementación

17

VII.IX Etapa 9: Elaboración de la presentación en Power Point

17

VII.X Etapa 10: Elaboración de resultados y conclusiones

17

VIII.

RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS

17

IX.

DESARROLLO DEL PROYECTO

18

IX.I

Etapa 1: Recorrido por la empresa y conocimiento de las

18

instalaciones IX.II Etapa 2: Asignación del proyecto

18

IX.III Etapa 3: Guía paso a paso para la elaboración

18

IX.IV Etapa 4: Primer paso: Identificar la familia del servicio

19

IX.V Etapa 5: Segundo Paso: Mapa SIPOC

22

IX.V.I Segundo Paso: Mapa SIPOC

23

IX.VI Etapa 6: Tercer paso: Elaboración del diagrama del estado actual

23

IX.VII Etapa 7: Cuarto paso: Elaboración del diagrama del estado futuro

24

IX.VII.I Sugerencias para mejorar el proceso

26

IX.VIII Etapa 8: Quinto paso: Plan de implementación

28

IX.IX Etapa 9: Realización de la presentación en Power Point

31

X.

RESULTADOS OBTENIDOS

31

XI.

ANALISIS DE RIESGOS

34

XII.

CONCLUSIONES

35

XIII.

RECOMENDACIONES

36

XIV.

REFERECIAS BIBLIOGRAFICAS

37 6

ÍNDICE DE FIGURAS 5

Figura 6.1

10

Figura 9.2

19

Figura 9.3

23

Figura 9.4

24

Figura 9.5

27

Figura 9.6

29

Figura 9.7

30

Figura 10.8

30

Figura 10.9

31

ÍNDICE DE TABLAS

6

Tabla 6.1

12

Tabla 6.2

13

Tabla 7.3

14

Tabla 9.4

20

Tabla 13.5

33

6

I. INTRODUCCIÓN El presente proyecto trata sobre el desarrollo de una metodología para mejorar el flujo de información de la empresa ESAL con el fin de determinar planes de acción que ayuden a identificar los principales problemas de cada departamento y darle solución para hacer más eficiente el flujo de información de la organización. Para lograr un mapeo de flujo de información de la empresa, se realizó y se siguieron los siguientes pasos: 1) Identificación de la familia del servicio. 2) Identificación del Diagrama SIPOC. 3) Elaboración del diagrama del estado actual. 4) Elaboración del diagrama del estado futuro. 5) Plan de implementación. De los cuales, los primeros tres pasos, sirvieron de guía para visualizar y encontrar la fuente de las demoras que ocasionaba las fallas en la organización. Con el apoyo y colaboración que proporcionaba el personal encargado de cada departamento posteriormente se realizó el estado actual de la empresa es aquí donde se identificó los principales tipos de desperdicios, una vez que estos fueron identificados se priorizaron y de esta manera se determinó qué técnicas son necesariaspara lograr eliminarlos, la elección de la

técnica más apropiada se la realizóde manera conjunta con los

representantes de la empresa para así lograr establecer la mejor opción que ayudará a resolver los problemas que actualmente están presentes. Cabe mencionar que el plan de implementación se obtendrá resultados a largo plazo, debido a que se espera la solución a problemas y desperdicios que solo a un plazo de 46 a 8 meses se notaran resultados esperadoslogrando cumplir con una de las expectativas planteadas que es mejorar el flujo de información de la empresa ESAL.

7

II. ANTECEDENTES Previamente en la empresa ESAL contaba con una deficiente gestión en sus departamentos lo cual ocasionaba demoras en la entrega final de su servicio. La falta de integración y conocimiento de la secuencia de actividades ocasionaba un despilfarro que le agrega valor al Servicio final de la organización lo cual no permitía visualizar y ayudar a identificar fuentes de ventaja competitiva, esta es la razón del porque se optó para elaborar un mapeo de flujo de valor

es para la visualización

completa del servicio que realiza ESAL. Además de que se establecerá un plan de acciones de mejoraymostrará la interacción entre el flujo de información y el flujo del material el cual contendrá un lenguaje común de referencia que se mostrara en cada uno de las actividades; ayudando a la detección de las demoras y la fuente del mismo flujo de valor que a su vez permitirá un aumentando de los márgenes de ganancia. II. JUSTIFICACIÓN Se optó por la elaboración de un mapeo de flujo de valor ya que no se había hecho anteriormente y porque hay deficiencias en la comunicación de un departamento a otro, falta de control y flujo de información ocasionado demoras en la entrega eficaz del servicio. Por lo que se decidió realizar un estudio para la elaboración de un mapeo de flujo de valor para la empresa ESAL IV.OBJETIVO Elaboración de mapeo de flujo de valor de la empresa ESAL para una mejor organización y comunicación entre los departamentos. V. ALCANCE. El presente proyecto contempla todas las instalaciones necesarias para la ejecución

de las distintas áreas del servicio (ingeniería, administración, compras,

contabilidad y gerencia) desdeque el cliente ordena hasta que recibe el servicio final.

8

VI. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA VI.I Mapeo del Flujo de Valor (Materiales e Información) Mapeo de Flujo de Valor (VSM por sus siglas en inglés ValueStreamMapping), es una herramienta que permite ver y entender el flujo de información, permitiendo detectar fuentes de ventaja competitiva, ayudando a establecer un lenguaje común entre todos los usuarios del mismo y comunicando ideas de mejora enfocado al uso de un plan priorizando los esfuerzos de mejoramiento. Un flujo de valor muestra la secuencia y el movimiento de lo que el cliente le interesa y compra. Es la técnica de dibujar un “mapa” o diagrama de flujo, muestra como la información fluyen de “puerta a puerta” desde el proveedor hasta el cliente buscando reducir y eliminar desperdicios, pudiendo ser útil para la planeación estratégica y la gestión del cambio. VI. IV GUÍAPASO A PASO PARA HACER UN MAPA DE FLUJO DE VALOR VI. I Paso 1: Identificar la familia de producto a) Selección de un grupo de 3 a 5 personas que conozcan el proceso que se va a mapear. Se debe recorrer el sistema buscando captar todos los detalles. Personas con una actitud positiva al cambio y mente abierta. Seleccionar el líder que coordinara las actividades y que tenga la capacidad de mantener al equipo enfocado en lograr resultados. b) Después de que el equipo seleccionado conoce el procedimiento a seguir deberá recorrer y analizar varias veces a lo largo de toda la cadena de valor que será mapeada, de principio a fin es decir de “puerta de entrada de insumos al servicio que se brinda al cliente” observando cada uno de los detalles del proceso ( incluyendo posibles errores; ver la realidad actual; utilizando una serie de cuestiones entre las cuales se mencionan las “5W” (who, what, when, whereandwhy) conocidas en español quién, qué, cuándo, dónde y por qué; para comprender en detalle porque se hacen las cosas como se hacen actualmente y sobre todo como fluye la información de un departamento a otro.

9

VI.II Paso 2: Identificar el diagramaSIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer o mejor dicho en español Mapa del Proveedor-Entradas-Proceso-Salidas-Cliente) SIPOC es un diagrama cuyo nombre proviene de las siglas en inglés, que en español se traducen como: Proveedores que intervienen en el servicio, Entradas al servicio, Proceso que se quiere mejorar, Salidas del proceso y Clientes que reciben el producto terminado. La función de esta herramienta es identificar todos los elementosrelevantes dentro la mejora antes de que el trabajo comience. Ayuda a simplificar procesos complejos ya que los presenta de una manera gráfica. En la figura 6.1 se muestra un ejemplo de un diagrama SIPOC que se representa de manera generalindicando las entradas- proveedor, el proceso

en este caso el flujo de

información y las salidas- cliente.

Proveedor

Entrada

Proceso

Salida

Cliente

Figura 6.1 Diagrama SIPOC

Para preparar este diagrama deben seguirse los siguientes pasos: 1. Dividir el proceso en las fases del proceso que se consideren relevantes. 2. Establecer los materiales o servicios externos que se reciben en cada fase. Se indican en la columna “Entradas”. 3. Establecer quiénes son los proveedores de los materiales o servicios externos que se reciben en cada fase. Se indican en la columna “Proveedores”. 4. Establecer qué es lo que se entrega al final de cada fase. Se indican en la columna “Salidas”. 5. Establecer quién es el que recibe la salida de cada fase. Se indican en la columna “Clientes”. 6. En general debe mantenerse este diagrama tan simple como sea posible. Al menos en su versión inicial, de manera que se puede ir completando en la medida que se considere necesario. 10

VI.III Paso 3:Diagrama del Estado Actual

Este diagrama indica cual es la secuencia de trabajo mostrando los sistemas de trabajo como actualmente existen. Esto es vital para entender las necesidades para el cambio y para entender donde se encuentran las oportunidades de mejora. El grupo seleccionado en la 1° Paso deberá enfocarse particularmente en sus observaciones e información que los miembros del grupo que brinden información real, debiéndose apegar en sus funciones de lo que se hace actualmente y no a lo que se debería estar haciendo en base a su criterio. Teniendo toda la información y anotaciones recopiladas de cada uno de los departamentos se elabora el flujo de información de entrada y salidas, para un enfoque visual se recurrirá a situar cada una de las actividades, funciones en el mapeo de flujo de valor; el cual se manejaran los siguientes iconos que se muestra en la Tabla 6.1 para establecer un mejor entendimiento de cada una de las actividades que desempeña cada departamento.Aquí se muestra la simbología que se utiliza en el mapeo de flujo de valor, en la cual se muestran el símbolo y su descripción siendo estándares únicos o generalizados representan las actividades desarrolladas en la empresa ESAL. Tabla 6.1 Simbología utilizada en el mapeo de flujo de valor.

Icono

Descripción Este icono representa al cliente situado en la parte superior derecha y al proveedor situado en la parte superior izquierda

Cliente/Proveedor Este icono representa el departamento de la empresa Proceso Envíos de materias primas por parte de proveedores Transporte

11

Estas flechas representan el movimiento del material de los proveedores Envíos Esta flecha rallada representa el “push” o empuje de material de un proceso a otro. El modo de trabajar “push” significa que un proceso Transporte

produce

una

cantidaddeterminada

sin

preocuparse

de

las

necesidades del proceso siguiente.

Una flecha delgada y recta representa el flujo de información Flujo de Información Manual

Flujo de Información Electrónica

general como informes, planes de producción, reportes y demás que son enviados vía manual a través de las personas.

Esta flecha delgada en forma de zig-zag representa el flujo de información electrónica vía Internet.

Representación del flujo de información verbal. Comunicación Verbal Este icono se usa para remarcar mejoras hechas en la cadena de suministro en el estado futuro del ValueStreamMapping. Explosión Kaizen Figuras de los medios de comunicación empleados.

12

VI.IV Paso 4:Elaboración del diagrama del estado futuro

El Mapeo del Estado Futuro del flujo de valor ayuda a desarrollar la estrategia de mejora. Para llegar al estado deseado se analiza la prioridad de las oportunidades de mejora, el flujo de la información además de apoya en una herramienta de mejora ECRS (Eliminar, Combinar, Re arreglar y Simplificar) que se muestra en la Tabla 6.2. Es una herramienta que se emplea para identificar todas y cada una de las actividades que ocasionan demoras y a su vez se evalúa de tal manera que brindan una solución rápida y confiable a trabes de los cuatro cuestionamientos, se pueden eliminar, combinar, rearreglar o simplificar.

Tabla 6.2 Tipos de ECRS, más comúnmente aplicados.

Eliminar

¿Puede ser posible eliminar el paso o proceso?

Combinar

¿Puede ser posible combinar el proceso con otro paso?

Re arreglar

¿Puede ser posible arreglar la actividad con otra?

Simplificar

¿Puede ser posible simplificar?

VI.V Paso5: Plan de implementación

Para aplicar el

método de flujode valor futuro es conveniente la división

en

segmentos o circuitos de flujo de valor, como son: 

El segmento Marcapaso:Este segmento incluye los flujos de información y materiales entre el cliente y el proceso marcapaso. Este es el último segmento en la empresa, y como se administre impacta a todos los procesos anteriores en esa cadena de valor.



Segmentos adicionales:Hay segmentos anteriores al de Marcapaso con flujos de materiales e información entre “jalón”. Es decir cada sistema de jalar de supermercado en la cadena de valor normalmente corresponde con final de otro segmento. 13

Se pueden circular estos segmentos en el mapa de estado futuro, para ayudarte a ver el flujo en los segmentos que forman la cadena de valor. Estos segmentos permiten dividir la implementación en partes más manejables.

14

VII.PLAN DE ACTIVIDADES Para cumplir con la elaboración y desarrollo de cada una de las etapas del proyecto se planificó, programo y establecían un orden en el cual se muestra en la tabla 7.3 el plan de las actividades a desempeñar en un transcurso de 4 meses. Tabla 7.3 Plan de actividades en donde se muestra el avance programado y el avance real siendo. MAYO

ACTIVIDAD 1

Recorrido por la empresa y conocimiento de las instalaciones

2

Asignación del proyecto

3

Guía paso a paso para la elaboración

4

Primer paso: Identificar la familia del producto

5

Segundo paso: Identificar Diagrama SIPOC

6 7 8 9 10

Tercer paso: Elaboración del diagrama del estado actual Cuarto paso: Elaboración del diagrama del estado futuro Quinto paso: Plan de implementación Realización de la presentación en Power Point Elaboración de resultados y conclusiones

07-11

14-18

21-25

JUNIO 28-01

P R P R P R P R P R P R P R P R P R P R

P= Avance programado R= Avance Real

15

04-08

11-15

18-22

JULIO 25-29

02-06

09-13

16-20

AGOSTO 23-27

30-03

06-10

13-17

VII.I Etapa 1: Recorrido por la empresa y conocimiento de las instalaciones La primera etapa del proyecto consistiráen tomar una inducción para conocer la empresa, y sus diferentes instalaciones. Se efectuará un recorrido en toda la empresa para conocer la manera en que trabajan departamento a otro.

VII.II Etapa 2: Asignación del proyecto Identificar y analizar las deficiencias de la empresa dándole prioridad a la que ocasiona desperfectos continuos en la organización.

VII.III Etapa 3: Guía paso a paso para la elaboración Se preparará una guía que orientará la serie de etapas que estará constituido el proyecto.

VII.IV Etapa 4: Primer paso: Identificar la familia del producto Seleccionar aun integrante de cada departamento que se conforma la empresa, posteriormente proceder una serie de preguntas, con el fin de conocer el procedimiento que se sigue de entrada a salida determinado la realidad actual de la organización.

VII.V Etapa 5: Segundo paso: Identificar Diagrama SIPOC Identificar y elaborarun diagrama de entradas y salidas mejor conocido como diagrama SPOC.

VII.VI Etapa 6: Tercer paso: Elaboración del diagrama del estado actual Se analizará el estado actual de cada uno de los procesos y actividades que actualmente extisten y ha base de ello se elaborará el diagrama del estado actual.

VII.VII Etapa 7: Cuarto paso: Elaboración del diagrama del estado futuro Elaborar un mapa del estado deseado de la empresa.

16

VII.VIII Etapa 8: Quinto paso: Plan de implementación Aquí se describirá como se planea llevar a cabo la implementación de las mejoras realizadas en el mapeo de flujo de valor.

VII.IX Etapa 9: Elaboración de la presentación en Power Point Se recopilaráun conjunto de información en Power Point para la presentación ante el personal de ESAL, para dar a conocer el análisis y desarrollo del proyecto.

VII.X Etapa 10: Elaboración de resultados y conclusiones Llevar a cabo el concentrado de resultados y conclusiones del proyecto.

VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS

Para garantizar resultados satisfactorios en la elaboración del proyecto fue necesario el apoyo de recursos materiales como son: -

Computadora, en el cual se realizará todos y cada uno de los avancesy alcances del proyecto.

-

Libreta, lápiz y pluma: para realizar anotaciones antes y durante el transcurso de elaboración del proyecto.

Cabe mencionar que también se considerará el apoyo de recurso humano: -

Refiriéndose principalmente al personal de cada una de las áreas que conforman de Ingeniería, compras, administración, contabilidad y recurso humano los cuales brindaron información para tomar las decisiones necesarias y alcanzar el estado futuro al que se pretende llegar.

17

IX. DESARROLLO DEL PROYECTO

IX.I Etapa 1: Recorrido por la empresa y conocimiento de las instalaciones

La primera etapa del proyecto consistió en el recorrido de inducción para conocer sus diferentes instalaciones. Identificando cada uno de los departamentos de ingeniería, administración, contabilidad y compras, con el fin de familiarizarse y conocer la función que realiza cada área.

IX.II Etapa 2: Asignación del proyecto

Procediendo con un análisis de identificación de oportunidades de mejora, el asesor empresarial propuso 3 alternativas de proyecto que se describen a continuación: 1. Consiste en la elaboraciónde un manual de seguridad e higiene para el operador de la planta tratadora de aguas residuales; en el cual abarcaría la seguridad e higiene de los operadores. Se descartó este proyecto debido a que a la deficiente demanda, ya que éste por el momento no requería de la elaboración y apoyo de un manual de seguridad e higiene. 2. La siguiente alternativa de proyecto trataba de la elaboración de hojas de instrumentación para equipos instalados en la planta tratadora de aguas residuales. Aquí se desarrollaría una hoja de instrucción el cual se le facilitaría al operador identificar averías latentes en lasmáquinas, y a su vez se le proporcionaría instrucciones detalladas de cómo solucionar y mantenerlas en un correcto y adecuando funcionamiento. 3. Finalmente la siguiente propuesta de la elaboración de un mapeo de flujo de valor siendo la tercera alternativa que se consideró como mejor opción ya que carecía de deficiencias en el flujo de información de un departamento a otro ocasionado demoras en la entrega del servicio por lo que se optó portrabajar y desarrollar un mapeo de flujo de valor (VSM) para

18

detectar, controlar y mejorar el flujo de información de la organización con el fin de trabajar eficaz y eficientemente.

IX.III Etapa 3: Guía paso a paso para la elaboración

Para ejecutar un proyecto eficaz, se realizó una amplia investigación para la elaboración de un VSM (Mapeo de Flujo de Valor).De manera simplificada se elaboro una guía paso a paso en donde se muestra de manera ordenada cada uno de las actividades que se llevaran a cabo como lo muestra la figura 9.2.

PASO 1

FAMILIA DEL SERVICIO

DIAGRAMA SIPOC

PASO 2

Diagrama del Estado Actual

PASO3

Diagrama del Estado Futuro

PASO5

PASO4

Plan de Implementación Figura 9.2 Guía paso a paso para la elaboración de un VSM.

Se muestra los pasos breves a segur para la elaboración de un diagrama de flujo de valor.

IX.IV Etapa 4

Posteriormente se realizó una entrevista con cada uno de los encargados de cada departamento (Ingeniería, compras, contabilidad, administración) con el propósito de conocer la actividad que desempeñan y su interrelación de un departamento a otro. En la Tabla 9.4. Se muestran la serie de preguntas. 19

IX. IV. I. Primer paso: Identificar la familia del servicio

Primeramente seintegrará una persona de cada departamento y con el apoyo del cuestionario que se representan la Tabla 9.4 Se les interrogo a cada uno de los empleados, en donde se dio a conocer cómo es que trabajan en la organización, los pasos que llevan a cabo para la elaboración de cada determinada actividad, de manera general se da a conocer la documentación e información que se maneja en ESAL y a su vez sirviendo como una herramienta eficaz para la elaboración del mapeo de flujo de valor. Tabla 9.4 Identificación de la familia del servicio

Interrogante

Definiciones por lograr

¿Están preparados? La empresa ESAL cuenta con personal capacitado para cada uno de sus departamentos de ingeniería, ¿Para quién?

Trabaja para

institución de del gobierno como son

CONAGUA, INAGUA, etc. también brindan sus servicios a instituciones particulares como inversionistas. ¿Qué?

Manejan documentos como Proyecto Ejecutivo en el cual se engloban

todas las requisiciones, cotizaciones del

presupuesto que se invertirá en una planta tratadora de aguas residuales. ¿Cómo?

Para lograr un servicio de calidad la empresa ESAL se asegura de contar con toda la información, documentos antecedentes que le proporcionen para solucionar las averías de una planta tratadora de aguas y ponerla en funcionamiento.

¿Quién?

Personal que se encarga de brindar el servicio: Los departamentos involucrados son: Ingeniería,

compras,

RRHH. 20

administración,

contabilidad

y

Cantidad, funciones, características 

¿Quién

lo

realiza?

Todos

los

departamentosinvolucrados. 

¿Qué realiza? Actividades y documentación con referente a la documentación requerida en cada proyecto.



¿Cuándo lo realiza?Desde que se asignan los proyectos toda la organización se les delega las actividades correspondientes.



¿Dóndelo realiza? en la empresa ESAL



¿Por qué lo realiza? Se piden una serie de documentación.

¿Cuándo?

La duración depende de los establecimientos en el contrato de cada proyecto ejecutivo.

¿Con que?

Los medios que se utilizan es el personal capacitado en cada una de las áreas, emal, teléfonos y celulares

¿Dónde?

Las plantas de tratamiento de agua se encuentran en diversas zonas de la república.

¿Por qué?

Las requisiciones son aquellos documentos que le proporcionan información de todos los materiales los cuales sino se solicita los materiales indispensables agregara valor al cliente

21

IX.V Etapa 5 Previamente antes de realizar el primer paso para la elaborar del VSM seidentificolo siguiente en el flujo de información de la empresa ESAL: 

¿Dónde empieza y termina el servicio? Comienza desde que en una institución gubernamental o particular les solicitan una licitación de un proyecto a la organización ESAL y termina en la construcción o estabilización de una planta tratadora de aguas, con el fin de poner en marcha toda planta tratadora de aguas.



¿Cuáles son los pasos principales del proceso? 1. Estudio y análisis del proyecto ejecutivo 2. Licitaciones estimando a precio alzado o a precio unitario. 3. Catalogo de maquinas y operaciones a realizar en la planta tratadora de aguas. 4. Requisiciones 5. Cotizaciones de todos los gastos a realizar como materia prima, recursos humanos. 6. Órdenes de compra. 7. Facturación.



¿Cuáles son las salidas y entradas primordiales del servicio? Las requisiciones y cotizaciones son primordiales en la empresa ya que



¿Cuáles son los clientes claves del proceso (ambos directos o indirectos)? A los 2 clientes a quienes se les trabaja es gubernamental y particular; ellos les solicitan el servicio para que la empresa ESAL ponga en un eficaz funcionamiento una planta tratadora de aguas residuales.



¿Cuáles son los proveedores principales (ambos directos o indirectos)? No tienen proveedores definidos, estos dependen del proyecto ejecutivo en acción, se tiene una base de datos en donde se apoyan con referente a la maquinara que vaya a utilizar.

22

IX.V.I Segundo Paso: Mapa SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer) (Proveedor-Entradas-Proceso-Salidas-Cliente)

De manera sistemática muestra en la Figura 9.3 el diagrama SIPOC en donde se identifica cada una de las actividades e información que manejan en Proveedor-Entradas-Proceso-Salidas Cliente(SIPOC). Proyecto ejecutivo  Gubernamental o particular.  Licitación  Estimación (precio alzado, precio unitario).

Plan  Planeación de abastecimiento de recursos.  Planeación de capacidad.  Planeación de Material.  Planeación logística.  Planeación de proyectos.  Programación de las actividades

Control

Compra

 Cotización  Catalogo de Productos.  Visibilidad de la Orden.  Abastecimiento y distribución.  Control de Mantenimiento preventivo 

Servicio

Entrega

 Selección de  Control de  Recepción de componentes. llamadas. bienes  Análisis de  Control de  Abastecimiento. gastos. inspecciones  Planeación de entrega  Control de  Facturación y compras. pagos  Colaboración de proveedores.  Orden de compra.  Logística

Figura 9.3 Diagrama SIPOC

Una vez que se concluye el SIPOC completo como se muestra en la Figura 10.3, se determinó que el flujo de información desde el proveedor entrada hasta la salida-

cliente

maneja

una

ruta

critica

inadecuada

por

lo

que

es

indispensableapoyarse en esta crítica para realizar un diagrama del estado actual de la empresa, (VSM).

X.VI Etapa 6: Tercer paso: Elaboración del diagrama del estado actual

Contando con toda la recopilación de información delpersonal de cada departamento se realizó el mapeo de flujo de infomación en donde se muestra de manera sistemática cada una de los pasos que realizaba actualmente la empresa ESAL, en la Figura 9.4 se mostró el Diagrama VSM actiual.

23

Figura 9.4 Diagrama Actual del diagrama de flujo de valor.

Se identifico el orden de la entrada de información que posteriormnete pasaba a la planificacion es aquí en donde la empresa entra en acción, trabajando en conjunto y de manera organizada todos y cada uno de los departamentos se delegan actividades, en el diagrama se muestran cada una de las tareas y flujo de inicio a fin.

IX. VII Etapa 7: Cuarto paso: Elaboración del diagrama del estado futuro

Para la elaboración del diagrama del estado futuro a partir del análisis de los datos del mapa del estado presente se identifico: 

Errores en los documentos: re trabajo en los catálogos entre ProveedorEntradas.



Transportación de documentos: Control de facturas, no son se dan de alta en el sistema en tiempo y forma ocasionado demoras futuras en lainformación de mercancía resultando pérdida de tiempo, esfuerzo y costo. 24

Lo que ocasiona la ejecución de trabajo innecesario (no solicitado). 

Espera del siguiente proceso: finanzas esta a la espera de que el departamento de compras libere la orden de compra.



Proceso para obtener aprobaciones: el departamento de compras depende de la autorización de la gerencia para solicitar las compras.



Falta de personal en el área de compras.



Tiempo de espera: los proveedores que contactan no cumplen con los tiempos establecidos para mandar cotizaciones en tiempo y forma. Además la información que manejan con los clientes los formatos no cuentan con todas las requisiciones que se necesitan para la realización de los trámites por lo que ocasiona re trabajo en el área de compras. Estas características del estado actual, pueden ser cambiadas,

identificando y visualizado que es lo que se puede hacer con lo que se tiene.La siguiente lista de preguntasECRS (Eliminar, Combinar, Rearreglar y Simplificar) que se muestra en la tabla 9.5 es una ayuda para identificar directamente en el diagrama de estado actual, las deficiencias. Una vez que se ha trabajado con lo anterior se podrá dibujar un mapa de estado futuro. Tabla 9.5 Mejora ECRS(Eliminar, Combinar, Re arreglar y Simplificar)

Eliminar

Combinar

¿Puede ser posible eliminar el paso o

NO, ya que solo se realizan las

proceso?

actividades que se ocupan.

¿Puede ser posible combinar el proceso con otro paso?

NO, ya que cada departamento cumple con sus actividades delegadas. SI, para evitar errores en los

Rearreglar

Simplificar

¿Puede ser posible arreglar la actividad

documentos y la realización de

con otra?

trabajo innecesario. NO, ya que cada departamento

¿Puede ser posible simplificar? 25

cuenta con sus actividades.

IX.VII.I Sugerencias para mejorar el proceso:

Restablecer y delegar las actividades que despeña el departamento de compras, en este caso se anexan dos departamentos más con el fin de sincronizar, delegar y desempeñar las actividades convenientemente y a su vez, el flujo de informaciónmás adecuaday eficientemente. De manera sistemática, en la diagrama 9.5en este diagrama de flujo se añadieron los departamentos de logística y almacén que son dependientes que anteriormente el área de compras desempeñaba, el motivo principal del anexo de estos departamentos es para el apoyo y control de las actividades indispensables que se desempeñaban en el flujo de información. Posteriormente en la etapa 8 se describe detalladamente el diagrama de flujo de los pasos a seguir, para los departamentos de ingeniería, compras y almacén, con el fin de que lleven un orden al llevar a cabo cada actividad que se delega en estos departamentos.

26

Figura 9.5 Diagrama VSM futuro

Aquí se muestran vinculados con el diagrama general de la empresa ESAL, los departamentos de logística y almacén.

27

IX.VIII Etapa 8

IX.VIII.I Quinto paso: Plan de implementación

Para la implementación del mapeo del flujo de información se dio a conocer al personal de las áreas de ingeniería y compras ya que son las que se encuentran directamente afectadas en las modificaciones que se realizaron en el diagrama futuro (VSM). Se les proporciono un diagrama de pasos a seguir que se muestran en los siguientes Figuras 9. 6 y 9.7. La finalidad principal es que la empresa ESAL tenga como referencia de los pasos a seguir en los departamentos principales que se ocasionan demoras, lo primordial es contar con el conocimiento y la serie de pasos que se deben seguir para asegurar un control en el flujo de información de manera ordenada. De alguna manera se ahorra tiempo y se distribuirá adecuadamente limitado recurso económico con el que cuenta la empresa. Cabe mencionar que a partir de aquí se deben ir monitoreando continuamente las actividades y el flujo de información de un departamento a otro con el fin de obtener los resultados eficaces.

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Figura 9.6 Diagrama de flujo de los departamentos de ingeniería y compras

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Figura 9.7 Diagrama del departamento de almacén

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IX.IX Etapa 9: Elaboraciónde la presentación en Power Point

Se llevo a cabo la presentaciónformal ante el personal de ESAL, con el apoyo visual de esta; se dio a conocer el desarrollo del proyecto El antes y el después del VSM, sugerencias y resultado de proyecto en se incluyó el análisis y la recopilación de información de los pasos a seguir para la elaboración de un VSM (Mapeo de flujo de valor).

X. RESULTADOS OBTENIDOS

Se elaboróel VSM de manera eficaz Figura 10.8, lo que permitió priorizar, gráficamente los puntos conflictivos como son: la escaza comunicación del personal entre

todos los departamentos, lo cual ocasionaba acumulación de

actividades extras, especialmente en el departamento de compras; por lo que el cuello de botella en este departamento implico que se delegaran de manera ordenada cada una de las actividades que desempeñaba compras.

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Figura 10. 8 Diagrama del VSM actual.

Después de visualizar las dificultades en el diagrama del VSM actual se logro el reacomodo y anexo de los departamentos de logística y almacén; en la figura 10.9 se identifican los cambios efectuados.

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Figura 10.9 Diagrama VSM futuro.

En este diagrama se establecieron los departamentos de logística y almacén, distinguiéndose por las figuras de explosión kaizen que fueron una de las mejoras que se establecieron en el VSM de ESAL Cabe mencionar que entre los departamentos de ingeniería, compras y almacén se construyó un diagrama de pasos (etapa 8) que facilito la elaboración de cada una de las actividades de estos departamentos, lo que permitió desempeñar satisfactoriamente el trabajo que de manera eficazmente

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XI. ANÁLISIS DE RIESGO

De acuerdo al estudio efectuado en la elaboración del VSM en ESAL; el peligrolatente de no cumplir con la aplicación de éste,es de que la empresa ESAL continuaríatrabajando ineficientemente en cada sus departamentos, por lo que la gran parte de las demoras de acuerdo al estudio realizado, en particular el área compras se convertiría en un cuello de botella, que por consiguiente afectaría a todos

los

departamentos.Se

acumularíanre

trabajos

documentación como son las cotizaciones, requisiciones

en

el

traslado

de

en el catalogo de

material solicitado por el cliente; y por consiguiente toda la organización seguiría trabajando en actividades urgentes que directamente afectan a sus consumidores. Sin embargo no es el único peligro que enfrenta la organización debido a que su principal demora es el recurso económico, ya que la empresa depende del adecuado financiamiento, que afecta directamente con el servicio que se le proporciona al cliente, comprendiendo las actividades e información maneja el personal que interviene directamente con la obra.

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XII. CONCLUSIONES

Se alcanzo satisfactoriamente el objetivo principal de este proyecto, ya que gracias a la visualización de un VSM actual se identificaron y solucionaron las demoras latentes que ocasionaban demoras en el departamento de compras, a su vez con el apoyo del VSM a futuro se agregaron los departamentos de logística y almacén con la finalidad principal de restablecer un flujo continuo y controlado de las actividades que desempeñaba el área de compras. Lo que permitió un enfoque de trabajo en equipo en la organización, principalmente en los departamentos de ingeniería, compras, logística y almacén; de los cuales elaboran tareas compartidas y de cooperación. Es aquí donde el éxito de la empresa depende no solo de cómo realiza cada departamento sus tareas, y obligaciones sino también de cómo se coordinan las actividades entre los distintos departamentos. Logrando sistematizar tareas, simplificar aquellas tareas rutinarias y por lo tanto lograr una mayor coordinación entre áreas de gran posibilidad por lo que se mejoró exitosamente el VSM para la empresa ESAL con el fin principal de buscar una mejora continua.

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XIII. RECOMENDACIONES

De acuerdo al análisis que se ejecutoen este proyecto, se encontraron las siguientes áreas de oportunidad: 1. Sele sugiere a la organizaciónapoyarse en la siguiente tabla 13.5, que ayuda al control e identificación de las demoras, de las cuales se identifica la problemática y presenta la acción de mejora, en un determinado tiempo se proporciona el porcentaje de la actividad terminada, facilita y proporciona la mejora

a la problemática presente;

de las cuales se sugiere

que se

mantenga un constante monitoreo entre cada uno de los departamentos involucrados (ingeniería, compras, logística, contabilidad, administración y almacén) para lograr un mejor resultado a corto, mediano y a largo plazo.

Tabla 13.5Identificación y control de las demoras.

Articulo No.

Descripción del Problema

Acción de Mejora

Persona Responsable

Duración InicioTermino

% Terminado

Actividad Terminada

2.- Otra sugerencia que se plantea a la empresa, es desarrollar y planificar un proyecto administrativo del recurso económico, con el fin de disponer con un correcto financiamiento para la empresa en general.

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XIV.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

http://unitecupvlogistica2010javh.files.wordpress.com/2010/07/resumen-vsm.pdf http://www.slideshare.net/cabrerafael/vsm-value-stream-mapping-analisis-delmapeo-de-la-cadena-de-valor-8717884 http://ingelinux.wordpress.com/2010/02/10/el-mapeo-del-flujo-de-valor-cadena-de valor/ http://www.slideshare.net/cabrerafael/vsm-value-stream-mapping-analisis-delmapeo-de-la-cadena-de-valor-8717884 http://www.inlac.org.co/web/images/stories/actualidad/kaizeny6sigmaensectorauto motriz.pdf?phpMyAdmin=1514a1a35fca6f74ef5f02825d55afa0&phpMyAdmin=749 412840d581650f157842ad1fe7bdd

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