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• Daniel Hernandez Revoreda

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INDICE INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 2 UNIDAD: 4 Administración del Capital de Trabajo............................................... 3 4.1 Concepto e Importancia del capital de trabajo. ................................................. 3 4.2 Financiamiento y Capital de trabajo. ................................................................. 4 4.2.1 Estrategia Conservadora. ............................................................................... 4 4.2.2 Estrategia Dinámica. ...................................................................................... 4 4.2.3 Estrategia Alternativa. .................................................................................... 5 4.3 Administración del Efectivo. .............................................................................. 5 4.3.1 Ciclo de caja. .................................................................................................. 7 4.3.2 Ciclo operativo. ............................................................................................... 7 4.3.3 Oportunidades de inversión............................................................................ 8 4.4 Administración de cuentas por cobrar. ............................................................ 10 4.4.1 Políticas de crédito. ...................................................................................... 11 4.4.2 Condiciones de crédito. ................................................................................ 11 4.4.3 Políticas de cobranza ................................................................................... 14 4.5 Administración de Inventarios. ........................................................................ 16 4.5.1 Características básicas. ............................................................................... 17 4.5.2 Técnicas de Administración.......................................................................... 18 4.6 Administración de Cuentas por Pagar. ............................................................ 20 4.6.1 Condiciones de crédito. ................................................................................ 21 4.6.2 Periodos de crédito....................................................................................... 22 4.6.3 Descuentos por pronto pago. ....................................................................... 23 CONCLUSIÓN ...................................................................................................... 26

BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 27

INTRODUCCIÓN Esta área de la Finanzas conocida como Administración del Capital de trabajo tiene como objeto el manejo de las cuentas circulantes, las cuales comprenden los activos circulantes y los pasivos a corto plazo.

La administración del capital de trabajo es una de las actividades que exigen gran atención y tiempo en consecuencia, ya que se trata de manejar cada una de las cuentas circulantes de la compañía (caja, valores negociables, cuentas por pagar y pasivos acumulados), a fin de alcanzar el equilibrio entre los grados de utilidad y riesgo que maximizan el valor de la empresa.

Durante el desarrollo del presente trabajo conoceremos varios conceptos financieros y como hemos podido observar que el campo de la administración financiera ha cambiado con rapidez y agilidad, y que esos cambios se evidencian en la teoría y en la práctica, la toma de decisiones ha venido cambiando sus escenarios debido a los efectos de la información, las señales financieras, el desarrollo del comercio electrónico, las alianzas estratégicas, el surgimiento de corporaciones virtuales, y la globalización de las finanzas, entre otros.

UNIDAD: 4 ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO

4.1 Concepto e Importancia del capital de trabajo. Esta área de la Finanzas conocida como Administración del Capital de trabajo tiene como objeto el manejo de las cuentas circulantes, las cuales comprenden los activos circulantes y los pasivos a corto plazo.1

Se define como capital de trabajo a la capacidad de una compañía para llevar a cabo sus actividades con normalidad en el corto plazo. Éste puede ser calculado como los activos que sobran en relación a los pasivos de corto plazo.

El capital de trabajo resulta útil para establecer el equilibrio patrimonial de cada organización empresarial. Se trata de una herramienta fundamental a la hora de realizar un análisis interno de la firma, ya que evidencia un vínculo muy estrecho con las operaciones diarias que se concretan en ella.

1

GITMAN, Lawrence J. Administración Financiera. Prentice Hall. Onceava edición. México. 2000. Pág. 35.

La importancia del capital de trabajo se debe a que representan una mayor proporción de los activos totales, la principal fuente de financiamiento de los activos corrientes son los pasivos corrientes, los niveles de inversión en los activo corrientes representan el nivel de riesgo que la inversión posee (a mayor inversión en activos corrientes menor riesgo y menor rendimiento, y viceversa) 4.2 Financiamiento y Capital de trabajo. Es el crédito dirigido a atender necesidades financieras propias de la operación y funcionamiento de la empresa, tales como compra de materia prima, empaques, salarios, pago de servicios, financiación de cartera, constitución de inventarios, gastos de promoción y ventas, gastos de mantenimiento y reparación simple de equipos y maquinaria, costos de transporte asociados y en general los elementos necesarios para la debida ejecución de las actividades propuestas en los proyectos objeto de financiación. 4.2.1 Estrategia Conservadora. La estrategia conservadora de Financiamiento consistiría en financiar todos los fondos proyectados con fondos a largo plazo y el uso de un financiamiento a corto plazo en caso de una emergencia o un desembolso inesperado. Para algunos podría ser difícil imaginar la forma en que una estrategia así podría ser utilizada, ya que el uso de financiamiento a corto plazo, como cuentas por cobrar y pasivos acumulados, es prácticamente inevitable. Por ello en esta estrategia se tomaran en cuenta los financiamientos espontáneos a corto plazo que representan las cuentas por pagar y las acumulaciones. 4.2.2 Estrategia Dinámica. Requiere que la Empresa financie sus necesidades estacionales con fondos a corto plazo, y sus necesidades permanentes con fondos a largo plazo. La solicitud de préstamos a corto plazo se adapta al requerimiento real de fondos.

Esto significa que la estrategia dinámica comprende un proceso de adecuación de los vencimientos de la deuda a la duración de cada una de las necesidades financieras de la Empresa.2

4.2.3 Estrategia Alternativa. Diferencia entre Estrategia Conservadora y Estrategia Dinámica. A diferencia de la Estrategia dinámica, la conservadora requiere que la Empresa pague intereses sobre fondos no requeridos. Por lo tanto el costo más bajo de la estrategia dinámica hace que resulte está más redituable que la conservadora; aquella sin embargo implica un riesgo mucho mayor. La mayoría de las Empresas consideran conveniente una relación alternativa entre los extremos que representan ambas estrategias. Consideración Alternativa entre las Dos estrategias. La mayor parte de las organizaciones de negocios se vales de una estrategia alternativa que se halla en un punto intermedio entre la estrategia dinámica de altas utilidades y alto riesgo y la conservadora de bajas utilidades y bajo riesgo.

4.3 Administración del Efectivo. El efectivo es el recurso más importante que tiene toda empresa, por lo que su administración correcta es crucial para la adecuada y eficaz operatividad de la misma.

El efectivo es lo que le permite a la empresa invertir, comprar de activos, mercancías,

materia

prima,

pago

de

nómina,

pago

de

pasivos,

etc.

La administración de este rubro es uno de los campos fundamentales en la administración del capital de trabajo, pues la caja representa el activo más líquido que poseen las empresas, por medio del cual se pueden cubrir las erogaciones

2

Ibídem. Pág. 67.

imprevistas y reducir de esta forma el riesgo de una crisis de liquidez.

El término efectivo o caja se refiere a todo el dinero, ya sea en caja o en cuenta de banco que posee la organización, que genera o recibe durante un período determinado, que se distingue por no producir ningún rendimiento y posibilita la utilización de forma inmediata del dinero en las operaciones de la empresa.

El objetivo fundamental de la administración del efectivo es minimizar los saldos de efectivos ociosos y lograr la obtención del equilibrio entre los beneficios y los costos de la liquidez.

La caja puede considerarse además como el denominador común al cual se reducen el resto de los activos líquidos como son las cuentas por cobrar y los inventarios, las empresas poseen diferentes motivos para mantener existencias de efectivo tales como: 

Transaccional: Capacita la empresa para que realice sus operaciones ordinarias.



Precautorio: Prevee los flujos de entrada y salida que se van a tener en la empresa.



Especulativo: Capacita la empresa para aceptar oportunidades de lucro que puedan surgir en determinadas situaciones de negocio.



Requerimiento de un Saldo Compensatorio: Se refiere a los niveles mínimos que a una empresa le conviene mantener en su cuenta bancaria.

Para lograr una administración eficiente del efectivo se deben considerar las siguientes estrategias o políticas básicas:  Cancelar las cuentas por pagar tan tarde como sea posible, sin perder credibilidad crediticia pero aprovechando cualquier descuento por pronto pago.  Rotar los inventarios tan pronto como sea posible, evitando el agotamiento de existencias que puedan afectar las operaciones.

 Cobrar las cuentas por cobrar tan rápido como sea posible, sin perder ventas futuras. 4.3.1 Ciclo de caja. El Ciclo de Caja de una Empresa, se calcula estableciendo el número promedio de días que transcurren entre las salidas de caja relacionadas con cuentas por pagar y las entradas a caja relacionadas con el cobro de cuentas por cobrar. 3

El ciclo de caja o también llamado de conversión o flujo de efectivo es la diferencia que existe entre el ciclo operativo y el ciclo de pagos, donde el primero es el promedio de tiempo transcurrido en días en que el inventario es vendido a crédito más el promedio en días en que las cuentas por cobrar se convierte en efectivo, mientras que el segundo es el promedio de tiempo transcurrido en días en que se presentan salidas de efectivo para el pago de las cuentas por pagar a proveedores. Para el cálculo del ciclo operativo es necesario sumar los indicadores de días de inventario ((inventario promedio X 360)/Costos de ventas) y días de cuentas por cobrar ((cuentas por cobrar promedio X 360)/Ventas a crédito), mientras que para el ciclo de pagos únicamente se determina el indicador de días de cuentas por pagar ((cuentas por pagar promedio X 360)/Compras). 4.3.2 Ciclo operativo.

Es el tiempo necesario para adquirir o elaborar el producto o servicio, venderlo y recuperar las cuentas por cobrar. La duración del ciclo operativo es un factor importante en la determinación de las necesidades de los activos circulantes de una empresa. Una empresa con un ciclo operativo breve puede operar en forma eficiente con una cantidad relativamente pequeña de activos circulantes, es decir la empresa tiene una liquidez, puede fabricar un producto, venderlo y recaudar efectivo por él, todo en un periodo hasta cierto grado corto. Un ciclo operativo relativamente largo puede ser una señal de advertencia de cuentas por cobrar o 3

Ibídem. Pág. 78.

inventarios o ambos excesivos, y reflejarse de forma negativa en la verdadera liquidez da la empresa.

Ciclo de Conversión del Efectivo

El Ciclo de Conversión del Efectivo o Ciclo de Caja es el tiempo que el efectivo de la empresa permanece inmovilizado entre el pago de los insumos para la producción y el cobro por la venta del producto terminado resultante. Este vacío puede llenarse ya sea solicitando fondos en préstamo o acortarse por alguna estrategia financiera. El Ciclo Operativo comprende dos importantes categorías de activos a corto plazo: inventarios y cuentas por cobrar.4

4.3.3 Oportunidades de inversión. Las oportunidades de inversión son aquellas que podemos encontrar en diversos mercados bien sea de industrias, tecnología, comercio, Internet o financieros, en donde tengamos la posibilidad de multiplicar nuestro dinero al cual llamaríamos capital, con la finalidad de obtener ganancias y prosperar como inversionistas o empresarios.

4

WESTON, F.J. Fundamentos de administración financiera. Mc Gram Hill. Séptima edición. México. 2004. 165.

Definición de Oportunidad: Definimos oportunidad como una conveniencia de tiempo y lugar es decir es un momento u ocasión que se da y que resulta ser propicia para resolver o hacer algo. Las oportunidades surgen en cualquier momento de la vida es por eso que se debe estar atento a ellas para saber aprovecharlas y alcanzar el éxito, y así evitar el arrepentimiento posterior si es que no se supo aprovechar. Están constituidas por dos factores los cuales pueden ser intrínsecos al sujeto ya que esto depende estrictamente de la persona; y extrínsecos al sujeto ya que no depende

de

la

misma

persona

sino

de

otros

terceros.

Definición de Inversión: Una inversión es el aporte de capital que se hace a fin de obtener beneficios y/o ganancias en un futuro posterior. Las inversiones pueden ser realizadas tanto por personas naturales o por personas jurídicas cabe mencionar como ejemplo a las empresas, las cuales a fin de obtener mejores beneficios económicos suelen recurrir a la inversión.  Se contemplan tres variables para la realización de una inversión: Rendimiento esperado, es lo que se espera obtener o ganar.  Riesgo aceptado, es la probabilidad de obtener la ganancia esperada.  Horizonte temporal, en cuanto tiempo se obtendrá la ganancia, a corto, mediano o largo plazo.

Podemos clasificar la inversión como: 

Pública, que involucra al Estado.



Privada, empresas desligadas al Estado.

Definición de oportunidades de Inversión: Tomando en cuenta las definiciones anteriores, una oportunidad de inversión es la ocasión que se presenta para realizar algún aporte de capital a un proyecto

empresarial, el cual buscará obtener mejores ganancias tomando en cuenta el rendimiento, riesgo y el horizonte correspondiente para la realización de tal inversión.

En el Perú, se dan diversas oportunidades de inversión las cuales pueden desarrollarse en el sector turismo, infraestructura, minero, agrícola, etc. Además como se mencionará más adelante, el Perú cuenta con fundamentos que lo hace un país factible para invertir.

Es así que ante una oportunidad de inversión, lo que se debe generar de inmediato son los proyectos de inversión y para esto el Estado debe ser el mayor impulsador.5

4.4 Administración de cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar no es más que la extensión de un crédito comercial a los clientes por un tiempo prudencial; en la mayoría de los casos, es un instrumento utilizado por la mercadotecnia para promover las ventas y por ende las utilidades.

El autor Gitman (1996. p94) opina que las cuentas por cobrar representan la extensión de un crédito a sus clientes en cuenta abierta, con el fin de mantener a sus clientes habituales y atraer a nuevos. De aquí su importancia, en el empuje que le pueden dar a maximizar la empresa, lo que va a depender una buena administración de las cuentas por cobrar.

El administrador financiero debe tratar de minimizar la inversión mientras mantienen un nivel adecuado de servicio. El administrador financiero tiende a ejercer un control directo sobre las cuentas por cobrar. Existen tres aspectos importantes que se deben tomar en cuenta en la administración de las cuentas por cobrar, y son las siguientes: 5

Ibídem. Pág. 176.

1. Políticas de crédito 2. Términos crediticios 3. Políticas de cobranzas. 4.4.1 Políticas de crédito. Son las normas que establecen los lineamientos para determinar si se otorga un crédito a un cliente y por cuanto se le debe conceder; es importante destacar que, una aplicación errónea de una buena política de crédito, o la adecuada instrumentación de una deficiente política no produce nunca resultados óptimos.

Por esto en el establecimiento de la política de crédito tiene un papel fundamental el ejecutivo financiero, quien mediante la evaluación y análisis que el haga va a servir para el establecimiento de las políticas. Su objetivo es promover las ventas, por consiguiente debe cuidarse que su empleo ayude a maximizar las utilidades de la empresa y el rendimiento de la inversión. Esto debido, a que a veces se abusa del crédito y este deja de ser atractivo en lo que respecta al rendimiento de la inversión.6

Ahora bien, el nivel de las cuentas por cobrar, va a estar determinado por dos factores que son: El volumen de las ventas a crédito y el período medio de cobro, es decir, desde el momento en que se efectúe la venta

a crédito hasta que

realmente estas se hacen efectiva. El Período Medio de Cobro va a estar influido por aspectos que no son controlables por la administración, como en el caso de las condiciones económicas por las que esté atravesando el país, y por otros que si pueden ser controlables por la administración de la empresa, que son:

El

estándar de crédito; que está comprendido por máximo riesgo 4.4.2 Condiciones de crédito. Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa. 6

Ibídem. Pág. 194.

Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación. 

Nivel óptimo La empresa debe determinar cuál es el nivel óptimo de gastos de cobro desde el punto de vista costo-beneficio.



Descuentos por pronto pago Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por unidad disminuye.

Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio.

También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan.

La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los clientes pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga.

Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare técnicamente insolvente o en bancarrota.7

Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la estimación de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las utilidades. 7

Óp. Cit. GITMAN…, Pág. 378.

El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que toman el descuento y pagan un precio menor.

La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos contrarios.

Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un método por un método similar al de la evaluación de cambios de las condiciones de crédito.

Periodo de descuento por pronto pago. El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es bastante difícil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relación con el periodo promedio de cobro.

Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de cobros.

Si en el momento de otorgar un crédito el cliente decide pagar su cuenta en un periodo menor al estipulado, este accedería a un descuento.

Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta el periodo del descuento por que muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el periodo medio de cobros.

El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difícil de cuantificar.

Periodo de crédito. Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa.

Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.

4.4.3 Políticas de cobranza Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento.

La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se pueden evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación.8

Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.

El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades.

Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado 8

Ibídem.

intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así las ventas de la empresa.

La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.

Modalidades de procedimiento de cobro Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.

CARTAS: Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en buenos términos, recordándole al cliente su obligación. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una segunda carta más perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.

LLAMADAS TELEFÓNICAS: Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.

UTILIZACIÓN DE AGENCIAS DE COBROS: Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta

clase de gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del que espera recibir.

PROCEDIMIENTO LEGAL: Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados. Existe un punto más allá del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto. Así terminamos este ciclo de la administración de las cuentas por cobrar, que como ya se explicó en los anteriores artículos es de gran importancia para la empresa y para los responsables del área financiera y contable.

4.5 Administración de Inventarios. Los inventarios constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materias primas, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones. (Boletín C-4 Principios de Contabilidad del IMCP)

Importancia La administración de los inventarios es de vital importancia, por el monto de la invasión que generalmente se requiere, así como por la complejidad y grado de dificultad que implica una administración financiera efectiva, la que tendrá como finalidad mantener y/o aumentar la productividad de la empresa, ya que si no hay inventarios no hay ventas y pedida de mercado, y si no hay ventas no hay utilidad que en cierto plazo llevaría a cierre del negocio.

Para lograr una administración efectiva es necesario establecer políticas; que

deben ser formuladas conjuntamente por las áreas de ventas, producción y finanzas. Estas políticas consisten principalmente en la fijación de parámetros para el control de la inversión, mediante el establecimiento de niveles máximos de inventarios que produzcan tasa de rotaciones aceptables y constantes. Los niveles máximos se establecen en días de producción para las materias primas y productos en proceso y en días de entrar para los productos terminados, fijándose los días que se juzguen apropiados de acuerdo con las circunstancias. Debe tenerse cuidado pues esta política no es susceptible de establecerse con parámetros fijos o rígidos cuando hay variaciones estacionales drásticas y marcadas.

4.5.1 Características básicas. La administración de inventarios se centra en cuatro (04) aspectos básicos:

1) Número de unidades que deberán producirse en un momento dado. 2) En qué momento debe producirse el inventario. 3) ¿Qué artículos del inventario merecen atención especial? y 4) ¿Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario?

La administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren

para

mantener

la

operación

al

costo

más

bajo

posible.9

El objetivo de la administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer

9

Óp. Cit., WESTON…, Pág. 256.

frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos.

Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se aumenta la inversión.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción. 4.5.2 Técnicas de Administración. Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administración de inventarios, es tratar de equilibrar la inversión en inventarios y la demanda real del producto o servicio ofertado, de manera que se satisfagan de forma eficiente, las necesidades tanto a nivel empresarial como de los clientes. Para logra este objetivo, las organizaciones deben desarrollar métodos y técnicas de control de inventarios. A continuación se explican diversos métodos de control de los inventarios: • EL MÉTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS: Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número

y

monto

merecen

una

vigilancia

y

atención

permanente.

El análisis de los inventarios es necesario para establecer tres (03) grupos de productos: el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al número de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está

representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión. Los artículos “A” incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los artículos “B”, con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos “C” de este grupo y por último los artículos “C”, que tienen un valor reducido y serán un gran número de inventarios.

Este sistema permite administrar la inversión en tres categorías o grupos para poner atención al manejo de los artículos “A”, que significan el 80% de la inversión en inventarios, para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una administración eficiente. • DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE REORDEN: Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el número de días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, así como el tiempo en que los artículos estarán en tránsito.

El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales, que consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artículo han llegado

a

cierto

nivel

y

que

debe

hacerse

un

nuevo

pedido.

Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, una señal, papel, tarjeta, o una requisición colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, y las mismas indican, que debe hacerse un nuevo pedido, hasta las formas más sofisticadas como lo es llevar las existencias del inventario a través de programas de computadora.

4.6 Administración de Cuentas por Pagar. Cuentas por pagar es un instrumento práctico para labores constantes, es un manejo sencillo que le brinda mayor productividad a su empresa por la confiabilidad de su información, reducción de errores y un auxiliar infalible además de oportuno en la realización de pagos o control de saldos de sus proveedores por conceptos de compra u otros diversos.

Posee además todas las actividades para cubrir sus expectativas en la planeación, realización y control de pagos. Además sus efectivos reportes le garantizan pleno conocimiento de sus movimientos bancarios.

En Cuentas por pagar puede realizar los movimientos a proveedores, programar los pagos, imprimir sus cheques, consultar pagos, efectuar movimientos a sus chequeras, así como auxiliarlo en su conciliación bancaria, entre otras actividades. Cuentas por pagar lleva a cabo sofisticados procesos y reportes diversos que le facilita el análisis de proveedores y sus pagos, como son los siguientes:  Control de saldos en pesos y dólares por proveedor  Estados de cuenta  Reporte de vencimientos  Control de saldos de proveedores  Catálogos de bancos y chequeras  Anticipos o pagos efectuados  General de cuentas por pagar  Diario de bancos  Conciliación bancaria

Cuentas por pagar le ofrece además dispositivos de seguridad de entrada, por módulo y usuario para que tenga la absoluta confianza y privacidad en la

información

de

pagos,

así

como

del

manejo

del

sistema.

4.6.1 Condiciones de crédito. Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa. Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación.

Descuentos por pronto pago.- Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por unidad disminuye. Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio. También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan. La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los clientes pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga. Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare técnicamente insolvente o en bancarrota.10

Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la estimación de cuentas incobrables debe dar como resultado un aumento en las utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es 10

Ibídem. Pág. 345.

una disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que toman el descuento y pagan un precio menor. La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos contrarios. Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un método por un método similar al de la evaluación de cambios de las condiciones de crédito.

4.6.2 Periodos de crédito. El crédito es un préstamo en dinero donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido según las condiciones establecidas para dicho préstamo más los intereses devengados, seguros y costos asociados si los hubiera.

Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa. Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así

el

efecto

neto

en

las

utilidades

puede

ser

negativo.

Crédito revolvente Los clientes de tarjetas de crédito pueden tener diferentes formas para pagar el uso de su línea de crédito. Por lo general será en cuotas o en modalidad revolving. Los clientes que tienen modalidad revolving pueden realizar un pago menor al total facturado en el período (llamado Pago Mínimo). El saldo (la diferencia entre lo facturado y lo pagado), genera una nueva deuda (revolving) a la que se le aplica la tasa de interés vigente para el período y se adiciona al saldo de deuda de esta modalidad, correspondientes a los períodos anteriores si existieren. Esta deuda puede ser pagada (amortizada) por el cliente de manera diferida en el tiempo.

Tipos de créditos  Crédito Tradicional: Préstamo que contempla un pie y un número de cuotas a convenir. Habitualmente estas cuotas incluyen seguros ante cualquier siniestro involuntario.  Crédito de Consumo: Préstamo a corto o mediano plazo (1 a 4 años) que sirve para adquirir bienes o cubrir pago de servicios.  Crédito Comercial: Préstamo que se realiza a empresas de indistinto tamaño para la adquisición de bienes, pago de servicios de la empresa o para refinanciar deudas con otras instituciones y proveedores de corto plazo.  Crédito Hipotecario: Dinero que entrega el banco o financiera para adquirir una propiedad ya construida, un terreno, la construcción de viviendas, oficinas y otros bienes raíces, con la garantía de la hipoteca sobre el bien adquirido o construido; normalmente es pactado para ser pagado en el mediano o largo plazo (8 a 40 años, aunque lo habitual son 20 años).  Crédito Consolidado: Es un préstamo que añade todos los otros prestamos que usted tiene en curso, en uno único y nuevo crédito. Reunificar todos sus préstamos le permite bajar la tasa de interés de los créditos a corto plazo y pagar menos al mes.

4.6.3 Descuentos por pronto pago. El descuento es una disminución que se hace a una cantidad por pagarse antes de su vencimiento, es decir el pago anticipado de un valor que se vence en el futuro, el descuento varía atendiendo a las características del contrato.

Descuentos por pronto pago Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por unidad disminuye.

Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio. También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan.

La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los clientes pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga.

Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare técnicamente insolvente o en bancarrota. Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la estimación de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las utilidades.

El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que toman

el

descuento

y

pagan

un

precio

menor.

La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos contrarios. Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un método por un método similar al de la evaluación de cambios de las condiciones de crédito.11

Periodo de descuento por pronto pago El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es bastante difícil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos 11

Ibídem. Pág. 439.

fuerzas

que

tienen

relación

con

el

periodo

promedio

de

cobro.

Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de cobros.

Si en el momento de otorgar un crédito el cliente decide pagar su cuenta en un periodo

menor

al

estipulado,

este

accedería

a

un

descuento.

Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta el periodo del descuento por que muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el periodo medio de cobros.

El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difícil de cuantificar.

Periodo de crédito. Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa. Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.

CONCLUSIÓN

El objetivo primordial de la administración del capital de trabajo es manejar cada uno de los activos y pasivos circulantes de la empresa de tal manera que se mantenga un nivel aceptable.

Los principales activos circulantes a los que se les debe poner atención son la caja, los valores negociables e inversiones, cuentas por cobrar y el inventario, ya que estos son los que pueden mantener un nivel recomendable y eficiente de liquidez sin conservar un alto número de existencias de cada uno, mientras que los pasivos de mayor relevancia son cuentas por pagar, obligaciones financieras y los pasivos acumulados por ser estas las fuentes de financiamiento de corto plazo.

En consecuencia la administración del capital de trabajo tiene variables de gran importancia que han sido analizadas anteriormente de forma rápida pero concisa, cada una de ellas son un punto clave para la administración que realizan los gerentes, directores y encargados de la gestión financiera, es recurrente entonces tomar todas las medidas necesarias para determinar una estructura financiera de capital donde todos los pasivos corrientes financien de forma eficaz y eficiente los activos corrientes y la determinación de un financiamiento óptimo para la generación de utilidad y bienes.

BIBLIOGRAFÍA

GITMAN, Lawrence J. Administración Financiera. Prentice Hall. Onceava edición. México. 2000. 890 pp.

WESTON, F.J. Fundamentos de administración financiera. Mc Gram Hill. Séptima edición. México. 2004. 709 pp.