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UNIDAD 4. ADMINISTRACION DEL CAPITAL DE TRABAJO. PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA. GITMAN, LAWRENCE J. y ZUTTER, CHAD J. PEARSON EDUCACIÓN, México, 2007.

4.1. Concepto e importancia del capital de trabajo. Propone una definición alternativa al referirse que es la parte de los activos circulantes que se financian con fondos a largo plazo, al considerar que el monto resultante de la diferencia entre activo circulante y el pasivo circulante (capital neto de trabajo) debe financiarse con fondos a largo plazo, pues este se considera como parte del activo circulante. La importancia de una administración eficiente del capital de trabajo es incuestionable, ya que la viabilidad de las operaciones de la empresa depende de la capacidad del gerente financiero para administrar con eficiencia las cuentas por cobrar, el inventario y las cuentas por pagar. La meta de la administración del capital de trabajo (o administración financiera a corto plazo) es administrar cada uno de los activos corrientes de la empresa (inventario, cuentas por cobrar, valores negociables y efectivo), así como los pasivos corrientes (documentos por pagar, deudas acumuladas y cuentas por pagar), para lograr un equilibrio entre la rentabilidad y el riesgo que contribuya a aumentar el valor de la compañía. Las empresas pueden reducir los costos financieros o aumentar los fondos disponibles para su expansión al disminuir el monto de los fondos comprometidos en el capital de trabajo. Por lo tanto, no debe sorprendernos que la administración del capital de trabajo sea una de las actividades financieras más importantes de los gerentes y que más tiempo consumen. 4.2. Financiamiento y capital de trabajo. El capital de trabajo representa la parte de la inversión que pasa de una forma a otra en la conducción ordinaria del negocio. Esta idea incluye la transición continua del efectivo a los inventarios, a las cuentas por cobrar y, de nuevo, al efectivo. Como sustitutos del efectivo, los valores negociables se consideran parte del capital de trabajo. Los pasivos corrientes representan el financiamiento a corto plazo de la empresa porque incluyen todas las deudas de la empresa que se vencen (es decir, que deben pagarse) en un año o menos. Estas deudas incluyen generalmente los montos que se deben a proveedores (cuentas por pagar), empleados y gobiernos (deudas acumuladas) y bancos (documentos por pagar), entre otros.

Lo que es difícil de predecir son las entradas de efectivo, es decir, la conversión de los activos corrientes a formas más líquidas. Cuanto más predecibles sean sus entradas de efectivo, menor será el capital de trabajo neto que requerirá una firma. Como la mayoría de las empresas no son capaces de conciliar con certeza las entradas y salidas de efectivo, por lo regular se requiere de activos corrientes que rebasen el monto de las salidas, para así estar en condiciones de saldar los pasivos corrientes. En general, cuanto mayor sea el margen con el que los activos corrientes de una compañía sobrepasan a sus pasivos corrientes, mayor será la capacidad de esta para pagar sus cuentas a medida que se vencen. 4.2.1. Estrategia conservadora. Consiste en financiar todos los requerimientos de fondos proyectados con fondos a largo plazo y usar el financiamiento a corto plazo solo en caso de emergencia o desembolsos imprevistos de fondos. Es difícil imaginar cómo podría ser ejecutada esta estrategia en la realidad, puesto que la utilización de instrumentos de financiamiento a corto plazo, como las cuentas por pagar y los pasivos acumulados o devengados, es prácticamente inevitable. 4.2.2. Estrategia dinámica. Estrategia Dinámica de Financiamiento Requiere que la Empresa financie sus necesidades estaciónales con fondos a corto plazo, y sus necesidades permanentes con fondos a largo plazo. La solicitud de préstamos a corto plazo se adapta al requerimiento real de fondos. Esto significa que la estrategia dinámica comprende un proceso de adecuación de los vencimientos de la deuda a la duración de cada una de las necesidades financieras de la Empresa. El resultado es: Mayor rendimiento y riesgo, menor costo y mayor utilidad 4.2.3. Estrategia alternativa. La mayor parte de las organizaciones de negocios se valen de una estrategia alternativa a que se halla en un punto intermedio entre la estrategia dinámica de altas utilidades y alto riesgo y la conservadora de bajas utilidades y bajo riesgo. 4.3. Administración del efectivo. La empresa mantiene el efectivo con objeto de: Operación Normal, Seguridad y Especulación. Existen dos áreas principales de oportunidad en la administración de efectivo, la primera está enfocada al sistema de concentración es aplicable cuando la empresa realiza cobros en diferentes ciudades y tiene como objeto acelerar el tiempo de transito del dinero. La segunda consiste en minimizar el monto del efectivo con el cual se trabaja. Aproximadamente el 1.5% del activo de las empresas industriales se conserva el en efectivo, que se define como los depósitos a la vista más moneda circulante. A menudo al efectivo se le llama “activo que no devenga intereses”. Es necesario pagar la mano de obra y las materias primas, comprar activo fijo, pagar impuestos, el servicio de la deuda,

los dividendos, etc. Sin embargo, el efectivo (como también la mayoría de las cuentas comerciales de cheques) no produce interés. Por eso la misión del administrador de efectivo es minimizar el que debe tenerla compañía para realizar sus actividades normales y al mismo tiempo contar con suficiente efectivo:   

Para aprovechar los descuentos comerciales. Mantener la clasificación de crédito. Atender las necesidades imprevistas.

4.3.1. Ciclo de caja. Ciclo de Caja (CC): Es el tiempo (días) que transcurre a partir del momento que la empresa efectúa un desembolso real de caja por la compra de materias primas, hasta el momento en que se cobra ò recupera realmente por la venta del producto terminado: C.C. = (Demora entrada efectivo cobro) – (Demora salida efectivo ò pago) Una forma de cálculo C.C. = CO –PPP= API + PCP – PPP. 4.3.2. Ciclo operativo. El ciclo de Operación (CO): de una empresa se define como el tiempo que transcurre entre el momento en que esta consume materia prima y requiere de mano de obra para el proceso de producción (esto es cuando inicia la generación del inventario) y el momento en que se realiza el cobro en efectivo resultante de la venta del producto terminado, en cuya elaboración se utilizaron los insumos de productos mencionados. Este ciclo está integrado por dos componentes: La antigüedad promedio del inventario y el periodo de cobranza promedio de ventas. Así, el ciclo de Operación (CO) de una empresa es la suma de la antigüedad del inventario (API) y el periodo de cobranza promedio (PCP) CO = API + PCP. 4.3.3. Oportunidades de inversión. Las Empresas a veces incluyen fuertes cantidades de Valores Negociables a corto plazo entre su Activo Circulante. Los valores negociables son todos aquellos títulos que, por su naturaleza, son susceptibles de ser comprados y vendidos en ciertos medios, y por los cuales se determina un valor en el mercado, ejemplo: “bonos, acciones”, razones que justifican la posesión de valores negociables los valores negociables ofrecen un lugar en donde se pueden poner a trabajar temporalmente los saldos de efectivo para obtener un rendimiento positivo. Sirven para financiar operaciones estacionales o cíclicas. Las razones para mantener valores negociables sustituyen el efectivo: es recomendable que cuando una empresa tiene saldos excesivos de efectivo, lo sustituya por una cartera de Valores Negociables a corto plazo, los cuales se convirtieran de inmediato en efectivo, cuando la empresa lo necesite. Si bien esta es una adecuado recomendación, algunas empresas prefieren que sus Bancos mantengan tales reservas liquidas, y pedir prestado para satisfacer faltantes temporales de dinero.

Representan una inversión temporal (por los dividendos y el precio del título): la compra de Valores Negociables a corto plazo, que se encuentran dentro del activo líquido, se realizan sobre una base temporal, adquiriéndose en periodos en los que se tienen excedentes de efectivo, y liquidándose o vendiéndose, cuando se producen faltantes de efectivo.

4.4. Administración de cuentas por cobrar. Las compañías prefieren vender al contado que a crédito, solo que las presiones competitivas las orillan a ofrecer a crédito. Así se embarcan los productos, se aminoran los inventarios y se crean las Cuentas por Cobrar. Con el tiempo el cliente pagará el adeudo; entonces la compañía:  

Recibirá efectivo. Disminuirán sus cuentas por cobrar.

Los inversionistas-accionistas y funcionarios de préstamos bancarios por igual, deberán prestar mucha atención a esta partida, pues como veremos es fácil dejarse engañar por los estados financieros y luego sufrir fuertes pérdidas en una inversión. Ocurre lo siguiente al vender a crédito:   

Las existencias disminuyen por el costo de la mercancía vendida Las cuentas por cobrar crecen por el precio de ventas La diferencia es la utilidad que se suma a las utilidades retenidas

Si la venta se efectúa al contado, la compañía recibe el efectivo proveniente de la venta, si la venta es a crédito no lo recibirá mientras no cobre el adeudo. Hay compañías que alientan las ventas a los clientes muy débiles con tal de comunicar grandes utilidades. Con ello acrecientan mucho el precio de sus acciones, por lo menos hasta que las utilidades empiecen a disminuir por las pérdidas crediticias pues en ese momento caerán. El administrador financiero debe hacer un profundo análisis sobre el impacto que tiene un cambio en las políticas de crédito y cobranza, sobre la rentabilidad, liquidez y riesgo de la empresa. 4.4.1. Políticas de crédito. Son las normas que establecen los lineamientos para determinar si se otorga un crédito a un cliente y por cuanto se le debe conceder, es importante destacar que una aplicación errónea de una buena política de crédito o la adecuada instrumentación de una deficiente política no produce nunca resultados óptimos. Por esto en el establecimiento de la política de crédito tiene un papel fundamental el ejecutivo financiero, que mediante la evaluación y análisis que el haga va a servir para el establecimiento de las políticas. El objetivo es promover las ventas, por consiguiente debe cuidarse que su empleo ayude

a maximizar las utilidades de la empresa y el rendimiento de la inversión. Esto que debido a que a veces se abusa del crédito y este deja de ser atractivo en lo que respecta al rendimiento de la inversión. La ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para la administración exitosa de las cuentas por cobrar Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito. 4.4.2. Condiciones de crédito. Las Condiciones de Crédito de una empresa especifican los términos de pago estipulados para todos los clientes que operan a crédito. Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa. Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación. Nivel óptimo La empresa debe determinar cuál es el nivel óptimo de gastos de cobro desde el punto de vista costo-beneficio. Las condiciones de crédito suelen especificarse así: 3/10 n/30 lo que significa que el comprador obtiene un descuento del 3% si paga dentro de los 10 días siguientes a la iniciación del crédito; si el cliente no aprovecha tal descuento por pronto pago deberá pagar el monto total dentro de los 30 días siguiente al inicio del período del crédito. De esto se desprende que intervienen tres (3) factores que son:   

Descuento por pronto pago y periodo de descuento por pronto pago Descuento por pronto pago Cuando una empresa establece por primera vez, o incrementa al actual descuento por pronto pago.

4.4.3. Políticas de cobranza. El monto de las cuentas por Cobrar así como la antigüedad de las mismas, va a depender de la política de cobro establecida por la Empresa. La Política de Cobro no es más que los diferentes procedimientos que va a utilizar el Departamento de Crédito y Cobranza para agilizar el período promedio de cobro, así como disminuir el período de morosidad y las pérdidas por incobrables. De allí la importancia de establecer buenos y efectivos procedimientos. A mayor esfuerzo por el departamento de Cobranza menor serán las pérdidas en cuentas incobrables, por consiguiente, un mayor gasto en el Departamento de Cobranza para cubrir sus acciones, va a traer consigo un aumento en la rentabilidad de la Empresa, ya que se supone que van a disminuir las pérdidas en

Cuentas incobrables. Es importante que el Director encargado de las cuentas por cobrar, este vigilando el historiar tanto de la cartera de crédito, así como aquellos casos en particular que se observe un atraso en el período de pago.

4.5. Administración de inventarios. Desde el punto de vista de costos y finanzas, el inventario es dinero un activo o efectivo en forma de material. Pero desde el punto de vista operacional, son artículos terminados, materia prima, trabajo en proceso o materiales utilizados en los productos. La administración de inventarios es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo inventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación. 4.5.1. Características básicas. Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuáles son las etapas que se presentaran en el proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son:    

Materia Prima Productos en proceso. Productos terminados. Suministros, repuestos.

En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La insolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios. Correcta valorización de la moneda empleada para su contabilización. Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada. Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto, características del mercado, canales de distribución, analizar la evolución

4.5.2. Técnicas de administración. LOS MÉTODOS ENTRE EMPLEADOS EN EL MANEJO DE INVENTARIOS SON:   

El sistema ABC El modelo básico de cantidad económica de pedid El punto de reordenación

Aun cuando éstos técnicas no son estrictamente financieras, pueden resultar útiles para el administrador de finanzas. El sistema ABC. Una empresa que emplea el llamado sistema ABC divide su inventario en tres grupos en los productos A se ha concentrado la máxima inversión. El grupo B es formado por los artículos que siguen a los A en cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo C lo componen en su mayoría, una gran cantidad de productos que sólo requieren de una pequeña inversión. El control de los productos A debe ser el más cuidadoso debido a la magnitud de la inversión comprendida en tanto que los productos B y C estarían sujetos a procedimientos de control menos estrictos. Modelo básico de cantidad económica de pedido. Uno de los instrumentos más elaborados para determinar la cantidad de pedido óptimo de un artículo de inventario es el modelo básico de cantidad económica de pedido. 4.6. Administración de cuentas por pagar. Con la fuente principal del financiamiento a corto plazo sin garantía a las empresas de negocios. Se derivan de transacciones en las que se adquiere mercancía, pero no se firma ningún documento formal que muestre la responsabilidad del comprador con el vendedor. De hecho, el comprador acuerda pagar al proveedor el monto requerido según las condiciones de crédito establecidas formalmente en la factura del proveedor. Generalmente las cuentas por pagar se originan la compra de materias primas "en cuenta abierta". Las compras en cuenta abierta son la fuente principal de financiamiento a corto plazo sin garantía para la empresa. Comprenden estas cuentas todas las transacciones en las que se compran mercancía, pero no se firma un documento formal para dejar constancia del adeudo del comprador ante el vendedor. El comprador, al aceptar la mercancía que se le envía, conviene en pagar el proveedor la cantidad requerida según las condiciones de venta 4.6.1. Condiciones de crédito. Las condiciones de crédito que se ofrecen en tales transacciones por lo regular se establecen en la factura del proveedor que suele acompañar a la mercancía. Tales cláusulas son de gran importancia para el comprador, y deben tenerse en cuenta para la programación de todas las compras. Aun cuando las obligaciones del comprador para con el proveedor pueden no parecer tan comprometedora legalmente como él afirma de un documento, no existe ninguna diferencia legal entre estos dos convenios. Si una empresa fuera a declararse en bancarrota, el acreedor que hubiera vendido sus bienes en cuenta abierta tendría un derecho legal sobre los activos de la empresa tan

auténtica como uno que poseyeran un documento por pagar. La única ventaja de utilizar un documento de este tipo es que resulta más fácil probar, por parte del tenedor, que realmente vendió la mercancía a la empresa en bancarrota. Esto significa el tener un documento puede considerarlo un procedimiento útil en caso de que el cliente niegue haber realizado una compra específica.

4.6.2. Periodos de crédito. Las condiciones de crédito de la empresa establecen el período de crédito, el monto del descuento por pronto pago y la fecha en que se inicia el crédito. Cada uno de estos aspectos se abrevian en expresiones como "2/10 neto 30 FM": estos términos contienen la información esencial con respecto a la duración del periodo de crédito (30 días), el descuento por pronto pago (2%), el período para el descuento (10 días) y el momento en el que se inicia el periodo de crédito (fin de mes, FM). Dicho periodo es el número de días que transcurren hasta que el pago total es requerido pronto no importa que se ofrezca un descuento por pronto pago; debe indicarse siempre el período de crédito asociado a la transacción pronto los periodos de crédito suelen variar de 0 a 120 días, aun cuando en ciertos casos se estipulan periodos de crédito mayores. PERÍODO NETO: La mayoría de las condiciones de pago en comprenden periodos netos que suelen denominarse "neto a 30 días", "neto a 60 días", etcétera. La palabra neto indica que el importe nominal de la compra se debe pagar dentro del número de días 10 indican en el convenio a partir de la iniciación del periodo de crédito. 4.6.3. Documentos por pronto pago. Dicho periodo específico en número máximo de días después de la iniciación del periodo de crédito en que puede aprovecharse del descuento por pronto pago (en el activo). Normalmente, el periodo de descuento comprende entre 5 y 20 días. Con frecuencia, los cliente es más importantes de las empresas menores se valen de su influencia para efectuar una especie de apalancamiento, permitiendo así el empresa haga efectivos los descuentos por pronto pago aún mucho después de haber finalizado el período de descuento. Esta estrategia si bien no es muy fiel al código de ética que impera en los negocios, se realiza constantemente. La tendencia actual es la eliminación de descuentos por pronto pago. Ésta tendencia se debe a dos factores fundamentales pronto el primero es el uso de computadoras para liquidar cuentas por pagar. Cuando los pago se programan mediante una computadora, la mayoría de las empresas toman el descuento por pronto pago independientemente de cuándo se efectuó el pago. Una empresa puede terminar de pagar 20 días después de finalizar el periodo de descuento, y aun así aprovecharlo. La segunda causa de la tendencia a prescindir de los descuentos por pronto pago es la dificultad para supervisar los descuentos y cobrar el importe vencido cuando se haya tomado un descuento forma indebida. Por ello, las empresas prefieren ofrecer mejores

precios y ningún descuento por pronto pago. El último elemento de la decisión referente a la política de crédito: los Descuentos en Efectivo por Pronto Pago, se analizan equilibrando los costos y los beneficios de varios descuentos. Por ejemplo, una compañía podría decidir las condiciones de crédito de “30 neto” – los clientes deben pagar en u plazo de 30 días a 2/10, 30 neto, se otorga un descuento de 2% si pagan en un plazo de 10 días. Con el cambio se logran beneficios:  

Se atraen clientes que ven en el descuento una reducción del precio. El descuento aminora los días del periodo promedio de cobranza, porque algunos clientes pagarán antes con tal de recibir el descuento.

El porcentaje óptimo de descuento se establece en el punto donde los costos y beneficios marginales coinciden exactamente. Si las ventas se realizan por temporada pueden emplearse Fechas Estacionales en los descuentos.

BIBLIOGRAFÍA Brigham Eugene, Joel. Fundamentos de Administración Financiera. Ed. Mc Graw Hill. Gitman,

Lawrence.

Principios

de

Administración

Financiera.

Ed.

Pearson.

Block Stanley B. Y Hirt Geoffrey A (2001). Fundamentos de Gerencia Financiera. 9na Edición. Colombia: Irwin McGraw-Hill. Gitman Lawrence J.. (1996) Fundamentos de Administración Financiera. Tercera Edición. México: HARLA. Administración Financiera. James C. Van Horne. Capítulo 14. Décima edición. Editorial Pearson Educación.