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Informes Laborales

Tratamiento laboral y tributario del concepto de movilidad Ficha Técnica Autor

: Dra. Jenny Ugarte Gonzales

Título

: Tratamiento laboral y tributario del concepto de movilidad

Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 214 - Primera Quincena de Setiembre 2010

1. Introducción Una de las alternativas que tiene el empleador para reducir sus costos laborales es otorgar conceptos no remunerativos, uno de estos conceptos es el de movilidad, cuyo tratamiento comentaremos a continuación.

2. Concepto de movilidad Es la suma de dinero que el empleador entrega al trabajador durante la relación laboral.

3. Regulación y requisitos de la legislación laboral para el otorgamiento de la movilidad La normatividad laboral regula este concepto en el artículo 19° del Decreto Supremo N° 001-97TR, Ley de Compensación por Tiempo de Servicios, en los siguientes incisos: Inciso e): “El valor del transporte, siempre que esté supeditado a la asistencia al centro de trabajo y que razonablemente cubra el respectivo traslado. Se incluye en este concepto el monto fijo que el empleador otorgue por pacto individual o convención colectiva, siempre que cumpla con los requisitos antes mencionados”;

jadores para que éstos puedan acudir a laborar todos los días. El alquiler de este ómnibus constituye para el empleador un costo único, por lo cual es difícil individualizar la ventaja patrimonial respecto a cada trabajador lo que evidencia su carácter no remunerativo. Asimismo se debe advertir que son los trabajadores quienes en cada oportunidad decidirán si hacen uso de esta facilidad que el empleador pone a su disposición”1. b) Abono del transporte supeditado a la asistencia a laborar: es la suma de dinero que el empleador entrega a sus trabajadores, con la finalidad que este monto sea destinado a cubrir el costo del transporte del domicilio de trabajador al centro de labores y para el retorno del trabajador al mismo. c) Movilidad para el desempeño de las labores: es la suma de dinero que el empleador entrega a sus trabajadores para que éste cumpla efectivamente con sus labores, siendo ésta la causa de su entrega, estamos entonces ante una condición de trabajo. Al respecto el Decreto Supremo 00197-TR, TUO de la Ley de Compensación por Tiempo de Servicios, en su artículo 19° inciso i) precisa que la condición de trabajo es “todos aquellos montos que se otorgan al trabajador para el cabal desempeño de su labor(…) y en general todo lo que razonablemente cumpla tal objeto y no constituya beneficio o ventaja patrimonial”.

De la lectura de los citados incisos, se advierte que existen 3 modalidades en el otorgamiento de este concepto, y éstos son:

Para Toyama “en la ley de CTS se plantean límites a la entrega de las condiciones de trabajo que deben tenerse en cuenta dado que estamos ante un concepto genérico y de configuración en cada caso en concreto. De un lado deben ser entregadas por su necesidad o porque facilitan la prestación del servicio del trabajador de tal forma que no son de libre disposición del trabajador (…). De otro lado, su entrega debe ser razonable. Ciertamente estamos ante un concepto indeterminado que solamente puede definirse en cada caso en concreto, pero que se relaciona con la existencia de causa objetivamente válidas y que pueden ser demostrables y justificables”2.

a) Servicio de transporte organizado: en este caso el empleador no entrega al trabajador suma alguna de dinero, sino que pone a su disposición un medio de transporte; según Toyama este servicio aludirá al ómnibus que proporciona el empleador a sus traba-

3.1. Requisitos para el otorgamiento de la movilidad i) El monto otorgado bajo la denominación de movilivdad no debe ser de libre disposición del trabajador. Por lo que en caso de

* Abogada egresada de la Pontificia Universidad Católica. Alumna de la Maestría de Derecho de Trabajo y Seguridad Social en la PUCP. Alumna del Máster de Factor Humano en la UPC.

1 TOYAMA MIYAGUSUKU, Jorge, Instituciones del derecho laboral, Gaceta Jurídica 2005, página 326. 2 TOYAMA MIYAGUSUKU, Jorge, Los contratos de trabajo y otras Instituciones del derecho laboral, Gaceta Jurídica 2008, páginas 296 y 297.

inciso i) todos aquellos montos que se otorgan al trabajador para el cabal desempeño de su labor, o con ocasión de sus funciones, tales como movilidad, viáticos (…) todo lo que razonablemente cumpla con tal objeto y no constituya beneficio o ventaja patrimonial para el trabajador”.

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la movilidad supeditada a la asistencia debe ser destinado a cubrir el pasaje urbano. Mientras que en el caso de movilidad condición de trabajo la suma otorgada debe ser destinada para que el trabajador ejecute sus labores. ii) Que el monto otorgado sea razonable. iii) Exista una causa objetiva válida que pueda ser demostrable y que justifique su entrega. Este último requisito específicamente para la movilidad otorgada como condición de trabajo, puesto que si el empleador no otorga esta suma, al trabajador no podrá ejecutar las labores para las cuales fue contratado. El cumplimiento de estos requisitos resulta indispensable toda vez que el Tribunal Fiscal los toma en cuenta al momento de evaluar el otorgamiento del concepto de movilidad, en cualquiera de sus dos modalidades, ello lo podemos advertir en las siguientes resoluciones: Jurisprudencia: RTF 05449-4-2007 (20/06/2007) “(…) los montos otorgados por transporte que no sean considerados como parte de la remuneración, resulta necesario que se acredite que el monto asignado es razonable y que se encuentra supeditado a la asistencia al centro de trabajo, lo cual no se produjo en el caso de autos, toda vez que al no contar con un control de asistencia no le es posible efectuar tales pagos en función a la asistencia del trabajador, no habiéndose cumplido con uno de los supuestos contenidos el inciso e) del artículo 19° del Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo Nº 650, para considerar que dichos montos no son remuneración (…)”.

Jurisprudencia: RTF 1215-5-2002 (06/03/2002) “Se revoca en parte la apelada en cuanto a los reparos al Impuesto a la Renta por gastos de movilidad y teléfono, pues constituyen condición de trabajo y no una contraprestación de servicios, como señaló la SUNAT; si bien no se trata de remuneraciones, se encuentran sustentados en las planillas de liquidación de gastos de movilidad y telefonía que han sido suscritas por los trabajadores, por lo que no cabe condicionar su deducción a la presentación de comprobantes de pago, ya que se trata de montos entregados en efectivo y en cantidad razonable”.

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Área Laboral 3.2. Formalidades de la entrega de concepto de movilidad En caso que el empleador haya decidido otorgar este concepto debe declararlo en los siguientes documentos: a) Planilla Electrónica PDT-601 conforme lo dispone el artículo 1º de la Resolución Ministerial N° 020-2008-TR (casilla 909). b) En la boleta de pago de remuneraciones artículo 14º del Decreto Supremo N° 001-98-TR, Reglamento de Planillas de Pago de Remuneraciones. Cabe precisar que sólo se registrará en la Planilla Electrónica y en la boleta de pago de la remuneración mensual del trabajador la movilidad supeditada a la asistencia y no así al concepto de movilidad destinada a la ejecución de sus labores, porque esta última la debe registrar en la planilla de movilidad. El cumplimiento de estas formalidades permitirá que los gastos deducidos no sean reparados conforme lo podemos apreciar de la siguiente Resolución del Tribunal Fiscal RTF Nº 8729-5-2001 (26.10.01) que señala lo siguiente: “ [Asimismo], del análisis del expediente se desprende que los gastos reparados se encuentran sustentados en las planillas de recurrente y en las boletas de pago, [por lo que] corresponde revocar la apelada en ese extremo […]”.

“El principio de causalidad es la relación de necesidad que deben establecerse entre los gastos incurridos y la generación de renta o mantenimiento de la fuente, lo cual en nuestra legislación es bastante amplio, pues se permite la deducción de gastos que no guardan relación de manera directa. No obstante ello, el principio de causalidad debe ser atendido siguiendo los criterios adicionales de que los gastos sean normales de acuerdo al rubro del negocio y mantengan proporción con el volumen de las operaciones realizadas, entre otros”. En caso de cumplirse con el citado Principio, el otorgamiento del concepto movilidad otorgado a los trabajadores podrá ser deducido. Este Principio de causalidad está previsto en el artículo 37° de la Ley de Impuesto a la Renta. b. Principio de razonabilidad: implica que el beneficio otorgado tiene que estar en relación con el contribuyente. c. Principio de generalidad: implica que el beneficio debe ser otorgado en forma general, impersonal, abstracto. Cabe precisar que no basta cumplir con los citados Principios, sino que también el empleador debe cumplir ciertas formalidades en la entrega de este concepto si desea deducirlo como gasto, por lo que pasaremos a desarrollar cuáles son estas formalidades.

3.3. Consecuencias del otorgamiento de concepto de movilidad La legislación laboral no sólo ha conceptualizado las distintas modalidades del concepto movilidad, sino que también ha señalado que es un concepto no remunerativo, por lo que la consecuencia de tal calificación origina que el monto otorgado bajo la denominación: movilidad supeditada a la asistencia o movilidad condición de trabajo no tenga incidencia en el cálculo de beneficios sociales: gratificaciones de julio y diciembre, remuneración vacacional y compensación por tiempo de servicios, reparto de utilidades.

4.1. Formalidades tributarias en la entrega del concepto de movilidad condición de trabajo para su deducción como gasto Como ya habíamos comentado en el caso de movilidad supeditada a la asistencia, el empleador debe registrar el monto otorgado en la Planilla Electrónica PDT-601 conforme lo dispone el artículo 1º de la Resolución Ministerial N° 020-2008-TR (casilla 909), así como en la boleta de pago de remuneraciones, cumpliendo con ello con lo dispuesto en el artículo 14º del Decreto Supremo N° 00198-TR, Reglamento de Planillas de Pago de Remuneraciones. Mientras que, en el caso de movilidad condición de trabajo, el empleador o contribuyente debe acreditar este gasto con cualquiera de los siguientes documentos: 1) Comprobante de pago: boletas o facturas que acrediten la adquisición del servicio de transporte, por ejemplo la factura girada a favor de la empresa por el costo del servicio de taxi. Si el contribuyente tiene cualquiera de los comprobantes referidos, la deducción de este gasto no tendrá límite

4. Regulación y requisitos de la legislación tributaria para el otorgamiento de la movilidad Para que los montos entregados a los trabajadores bajo la denominación de movilidad pueda ser deducida como gasto, debe cumplir con el Principio de causalidad, generalidad y razonabilidad. a. Principio de causalidad: el Tribunal Fiscal ha definido este Principio en su RTF N° 8634-02-2001 (24.10.01) señalando lo siguiente: N° 214

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alguno en cuanto a su monto, sólo que deben ser razonable. 2) Planilla de movilidad: tiene que constar en documento escrito, que debe ser suscrita por los trabajadores usuarios de la movilidad y contener necesariamente la siguiente información: a. Numeración de la planilla. b. Nombre o razón social de la empresa o contribuyente. c. Identificación del día o período que comprende la planilla, según corresponda. d. Fecha de emisión de la planilla. e. Especificar, por cada desplazamiento y por cada trabajador: - Fecha (día, mes y año) en que se incurrió en el gasto. - Nombres y apellidos de cada trabajador usuario de la movilidad. - Número de documento de identidad del trabajador. - Motivo y destino del desplazamiento. - Monto gastado por cada trabajador. Cabe precisar, que la falta de alguno de los requisitos previstos en el inciso e) sólo inhabilita la planilla para la sustentación del gasto que corresponda a tal desplazamiento, mas no así los gastos consignados que se refieran a otros desplazamientos, ello en virtud de lo dispuesto por el Decreto Supremo N° 159-2007-EF (16.10.07) que regula el contenido de esta planilla. Por otro lado, no debemos perder de vista que esta planilla no constituye un libro ni un registro, razón por la cual no debe cumplir con las formalidades exigidas en el libro de registro vinculados a asuntos tributarios establecido en la Resolución N° 234-2006/ SUNAT, que dispone la legalización de libros antes de su uso. En otras palabras, no es requisito de validez de esta planilla su legalización. 4.2. Límite del gasto de la movilidad condición de trabajo sustentado en la planilla de movilidad El artículo 21º del Reglamento de la Ley de Impuesto a la Renta dispone que los gastos sustentados con esta planilla, no podrá exceder por cada trabajador, del importe diario equivalente a 4% de la remuneración mínima vital mensual de los trabajadores, esto es, 22 soles diarios3. Respecto al uso de esta planilla, es necesario tener en cuenta que no 3 A partir del 1 de enero de 2008 la remuneración mínima vital es 550 soles conforme lo señala el Decreto Supremo N 022-2007-TR.

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se podrá deducir como gasto los montos registrados en esta planilla de los trabajadores que ya tenga a su disposición alguna movilidad brindada por su empleador, esta precisión la encontramos en el último párrafo del inciso a 1) del ya citado artículo 37° de la Ley de Impuesto a la Renta. Esta restricción nos parece correcta puesto que si la empresa ya ha otorgado a sus trabajadores alguna movilidad particular para que ejecuten sus labores, como sería el caso de personal de dirección: gerente, representante legal a quienes es usual otorgar algún vehículo de propiedad de la empresa no debería otorgar un monto destinado a lograr el mismo objetivo: ejecutar sus laborales, por lo que es evidente que habría una duplicidad de este concepto y por tanto una doble deducción de gasto. 4.3. Restricción en el uso de la planilla de movilidad: trabajadores destacados fuera de localidad de Lima Otras de las precisiones que encontramos en el inciso a 1) del artículo 37° del Reglamento de la Ley de Impuesto a la Renta, es respecto a la prohibición de deducir como gasto la movilidad asignada como parte de los viáticos, por lo que esta movilidad otorgada a los trabajadores destacados como parte de los viáticos deben cumplir con los límites y requisitos que dispone el inciso r) del artículo 37° de la Ley de Impuesto a la Renta. A continuación desarrollaremos el concepto de viáticos. Viáticos La norma tributaria precisa que los gastos de viáticos comprende los gastos de alojamiento, alimentación y movilidad. 4.4. Requisitos para el otorgamiento de la movilidad como parte de viáticos Si el empleador destaca a algún trabajador, ya sea fuera de Lima o fuera del país para que ejecute sus labores, podrá otorgarle una asignación por movilidad, la misma que el trabajador deberá destinar a cubrir el costo que implique trasladarse de un lugar a otro durante el tiempo que dure su destaque. 4.5. Formalidades para la deducción de los viáticos (i) Comprobante de pago: boletas o facturas que deben cumplir con las formalidades señalas en la Resolución N° 007-99-SUNAT, Reglamento de Comprobante de Pago. Mientras que en caso de movilidad asignadas al trabajador destacado al extranjero, el documento que sustente la movilidad

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debe cumplir con las formalidades del país de destino, que debe contar con la siguiente información: - Nombre, denominación o razón social y el domicilio del transferente o prestador del servicio, la naturaleza u objeto de la operación; y la fecha y el monto de la misma. En caso de requerimiento de la Administración Tributaria, el contribuyente-empleador debe cumplir con presentar estos documentos traducidos al idioma castellano. Cabe precisar que en caso se cuente con los respectivos comprobante, no existirá límite para deducir, el gasto de viáticos. (ii) Declaración jurada: en caso no se cuente con el respectivo comprobante de pago, el empleador podrá requerir al trabajador la entrega de una declaración jurada en cuyo caso los gastos deducidos por esta vía no podrá exceder del 30% del monto máximo permitido (último párrafo del inciso r) del artículo 37° de la Ley de Impuesto a la Renta). Cabe precisar que las formalidades y los topes en cuanto a los montos que pueden deducir como gasto no son exclusivamente del concepto de movilidad, sino del concepto de viáticos que comprende: alimentación, movilidad y hospedaje.

Hasta el momento ya hemos desarrollado las distintas modalidades de movilidad que el empleador puede otorgar a sus trabajadores, así como los requisitos que se deben cumplir para que los montos entregados bajo este concepto sean deducidos como gastos por lo que sólo nos falta precisar si la movilidad otorgada a los trabajadores está afecta a renta de quinta categoría. 4.6. ¿El concepto de movilidad está afecto a renta de quinta? Para contestar a esta pregunta, citaremos las distintas modalidades del concepto movilidad que ya hemos comentado: a) Servicio de transporte organizado; b) Abono del transporte supeditado a la asistencia a laborar; c) Movilidad para el desempeño de las labores, y la movilidad como parte de los viáticos otorgados a los trabajadores destacados fuera de Lima o al exterior. De las modalidades desarrolladas en el presente informe sólo estaría afecta a renta de quinta categoría la movilidad otorgada a los trabajadores supeditada a la asistencia, porque este monto otorgado no es indispensable para que el trabajador ejecute sus labores, por lo que sería considerado un ingreso para el trabajador y no una condición de trabajo.

Los Topacios S.A. Av. Benavides 5440 - Surco

Planilla de Gastos de Movilidad inciso a1) del Art. 37º de la Ley de Impuesto a la Renta, concordado artículo 21º del RLIR. Fecha: 10.08.10 Apellidos y nombres: Juan Carlos Fuentes Documento de identidad: 40380020 Área: Ventas

Fecha/día/hora

Motivo

Destino

Monto

Total: Juan Carlos Fuentes Firma

5. Conclusiones El otorgamiento de concepto de la movilidad es una de las alternativas para lograr la reducción de costos laborales. Sin embargo, para que la misma sea deducida como gasto debe cumplir los Principios

de causalidad, generalidad y razonabilidad, y además con las formalidades que hemos desarrollado en el presente informe para evitar cualquier reclamo del trabajador, así como de algún reparo por parte de la Administración Tributaria. N° 214

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