• Author / Uploaded
• steveduff1983

Citation preview

TRABAJO COLABORATIVO PASO 3- EFECTUAR LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

PRESENTADO POR MICHAEL STEVE RAMOS EDUARDO ANDRES DUARTE JULY DEL CARMEN MARIN SANDRA MILENA GOMEZ WILSON ERNESTO GUALTEROS CURSO 104005_2

PRESENTADO A CONCEPCION BARREDA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA ESPECIALIZACION DE PROYECTOS GESTION DE LAS ADQUISICIONES OCTUBRE 2020 1

INTRODUCCIÓN El plan de adquisiciones debe promover el cambio en todos los procesos de adquisiciones de la empresa, teniendo como objetivo principal prever los bienes y servicios programados y requeridos por la organización en este informe el estudiante documenta el cómo efectuar las adquisiciones del proyecto y se obtiene como entrada para proyectar las entradas de la planificación de las Adquisiciones. Ya con la previa selección del documento en el paso anterior. En este paso aplica el proceso de control y cierre de adquisiciones para determinar la eficiencia y eficacia de un proyecto y sus adquisiciones para garantizar el cumplimiento del cronograma dando cumplimiento a las políticas del proyecto

2

OBJETIVOS



Realizar un cronograma de organización para la solución de los entregables.



Identificar las entradas del proceso de control del proyecto



Reconocer las herramientas y técnicas al proyecto para realizar el control de las adquisiciones.



Identificar las Salidas del proceso de control pmbok aplicadas al proyecto

3

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Entregable 1- Cuadro con nombres y roles de todos los miembros activos del grupo.

ESTUDIANTE

ROL

MICHAEL STEVE RAMOS

ROL DE LÍDER

EDUARDO ANDRES DUARTE

VIGÍA DEL TIEMPO

JULY DEL CARMEN MARIN

ROL DE REVISOR Y ENTREGA

SANDRA MILENA GOMEZ

COLABORADOR

WILSON ERNESTO GUALTEROS

RELATOR

4

ENTREGABLE

1 2

ACTIVIDAD

SELECCIÓN DEL ROL CRONOGRAMA DE TRABAJO

CRONOGRAMA FECHA DE SOCIALIZACION FECHA DE EN EL FORO RETROALIMENTACION NOV NOV NOV NOV NOMBRE NOV NOV 18 19 NOV 17 NOV 19 8 AL 17 AL AL AL 8 AL AL 18 AL AL 20 28 28 28 20 28 28 28 TODOS                 TODOS                

ENTRADAS DEL PROCESO DE 3 CONTROL DEL PROYECTO APLICAR LAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS DEL PROYECTO PARA EL CONTROL DE 4 ADQUISICIONES SALIDA DEL PROCESO DE 5 CONTROL CONSTRUCCION DE 7 DOCUMENTO TODOS 8 ENTREGAR DOCUMENTO JULY Entregable 2- Cronograma de trabajo del grupo

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

   

   

   

   

   

   

   

Entregable 3-Presente las entradas del proceso de control del proyecto. La administración de los procesos de adquisición abarca todo lo concerniente a la dirección de proyectos apropiados a las diferentes relaciones contractuales, y con esto busca la integración de las salidas de estos procesos que es el concepto de la gestión general del proyecto, esta mezcla se puede presentar en diferentes niveles cuando tenemos varios proveedores, productos, servicios y resultados. Los procesos de dirección de proyectos de mayor aplicación incluyen:  Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto, para viabilizar el trabajo del contratista en el momento oportuno.  Realizar el control de la calidad para inspeccionar y verificar la conformidad del producto entregado por el contratista  Realizar el control integrado de los cambios y de esta manera garantizar que las modificaciones estén cabalmente aprobadas.  Control extremo de los riegos para que su incidencia sea mínima  Controlar las adquisiciones. Entradas Plan para la dirección del proyecto Documento de las adquisiciones

Herramientas y Técnicas Sistemas de control de cambios del contrato Revisiones del desempeño de las adquisiciones

6

Salidas Información de desempeño de trabajo Solicitudes de cambio

Entradas

Herramientas y Técnicas Inspecciones y auditorias

Acuerdos

Solicitudes de cambio aprobadas

Informar el desempeño

Informes de desempeño del trabajo

Administración de reclamaciones

Datos de desempeño del trabajo

Sistemas de gestión de registros

Salidas Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto Actualizaciones a los activos del proceso de la organización

1. Plan para la dirección del proyecto Fecha

25-10-2020

Proyecto

PROYECTO SUMINISTRO E IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIÓN TECNOLOGICA DE ESTACIONAMIENTO EN VÍA PÚBLICA PARA LA CIUDAD DE BOGOTÁ.

Líder del proyecto

Grupo Gestión de las adquisiciones

Fuente de financiamiento

Gobierno Nacional de Colombia

PROCESO

Entradas del proceso de control del proyecto.

P M I CONTROL DE LAS ADQUISICION ES

Plan Dirección Proyecto

PROCESO ACTUAL

S I

N O

OBSERVACION

x

APLICAR A IMPLEMENTAC ION S I

x

7

ACCION

IMPACTO IMPLEMENTACI ON

NO

Genera r el formato de Docum ento

Reducción de imprevistos Tiempo para realizar adquision es

Documentos de la Adquisición Acuerdos

HTAS Y TECNICA

Recopilarlos forma más organizada

x

x

x

x

Solicitudes de Cambio Aprobadas

x

No están controladas

x

Informes de Desempeño del Trabajo

X

No están controladas

x

x

Mejorar

x

Sistema de Control de Cambios del Contrato Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones

x

x

Inspecciones y Auditorías

x

x

Administración de Reclamacione s Sistemas de Gestión de Registros Información de Desempeño del Trabajo

Solicitudes de Cambio

Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

Actualizaciones a los documentos del Proyecto

Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

x

Modificar procedimie nto Modificar procedimie nto Incluirlo en el proceso

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Establecer procedimie nto Genera r el formato de Documento Modificar procedimie nto

Incluirlo en el proceso y contratos No se aplicará por el momento

Ya está establecido Incrementar generación de nuevos proyectos Menores problemas legales Mayor calidad, menores costos Menores problemas legales Cumplimiento entregas programadas, evita sobrecostos Cumplimiento entregas programadas

No se aplicará por el momento Gen erar form ato Establecer procedimie nto

Establecer procedimie nto

Establecer procedimie nto

Establecer procedimie nto

Permite tomar medidas rápidamente respecto a costo tiempo y calidad Reduce riesgos negativos relacionados con las negociaciones y ejecución actividades Reduce riesgos negativos relacionados con las negociaciones y ejecución actividades Reduce riesgos negativos relacionados con las negociaciones y ejecución actividades Reduce riesgos negativos relacionados con las negociaciones y ejecución actividades

Entregable 4-Aplique las herramientas y técnicas al proyecto para realizar el control de las adquisiciones. Sistema de Control de Cambios del Contrato. Este proceso indica como las

8

adquisiciones pueden ser modificadas, donde se incluyen los formularios, sistemas de rastreo, y niveles de aprobación necesarios para autorizar los cambios. PROYECTO SUMINISTRO E IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIÓN TECNOLOGICA DE ESTACIONAMIENTO EN VÍA PÚBLICA PARA LA CIUDAD DE BOGOTÁ.

Proceso Administrativo Para Ordenes de Cambio

Formato V0

Fecha: 25/10/2020

Clave:

Revisión:

Orden de Cambio del Contrato Contratista:

Oficio No: Contrato No: Orden de Cambio No:

Dirección:

Por la presente el Contratista y la Resistencia de Obra acuerdan, incorporar los cambios siguientes: $ -

Monto: Plazos: Otros: Anexos:

Oficios de Solicitud (Contratista, Supervisión, Área Solicitante, etc.)

Ingeniería de Planos

Modificación a Programas

9

Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones. Permite revisión del avance del vendedor con el objetivo de cumplir con el alcance y la calidad del proyecto, dentro del costo y el plazo acordado. Inspecciones y Auditorias. Se generan mediante la solicitud del comprador para verificar la conformidad de los procesos del vendedor. Informes de Desempeño. Proporcionan información sobre la efectividad del vendedor en el logro de los objetivos contractuales. Sistemas de Pago. Pagos al vendedor procesados por el sistema de cuentas por pagar del comprador al certificar que el trabajo es satisfactorio conforme a los términos del contrato.

10

Entregable 5-Salidas del proceso de control PMBOK aplicadas al proyecto

Inspección del comprador Fecha

17 -11-2020

Actividad

Revisión de producto – Cumplimiento de características – análisis de productos – controles.

Coordinador administrativo

MICHAEL STEVE RAMOS

Comprador

JULY DEL CARMEN MARIN

Vendedor

WILSON ERNESTO GUALTEROS

Tabla inspección al comprador

Oportunidades de mejora No Oportunidad de Mejora

1

El vendedor de equipos presenta inconvenientes con los documentos

Documento soporte

Plan de Acción

Solicitud de Soportes de actualización documentación de documentos no vigente para las adquisiciones

11

Responsable

SANDRA MILENA GOMEZ

Estado Actual Pendiente Atendido Pendiente

2

3

Entrega de elementos con muestras de manipulación

Entrega de equipos sin las características acordadas y en tiempos fuera de cronograma

Entradas almacén

Remisiones Facturas de venta

Solicitar cambios de elementos que se encuentren SANDRA con apertura o MILENA manipulaciones GOMEZ previas. Realizar nuevamente Comité para acordar ajustes en cronogramas de entrega

SANDRA MILENA GOMEZ

Atendido

Pendiente

Tabla. Oportunidades de mejora

Registro de Comunicación Actas de reunión Numero de Acta

0001

PROYECTO SUMINISTRO E IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIÓN TECNOLOGICA DE ESTACIONAMIENTO EN VÍA PÚBLICA PARA LA CIUDAD DE BOGOTÁ.

Fecha Lugar Asistente

17-11-2020 Oficinas - Administrativas Cargo

MICHAEL STEVE RAMOS

Jefe de Suministro

EDUARDO ANDRES DUARTE

Coordinador

VICTOR PULIDO LOPEZ ANDREA NOVOA

Gerente Coordinadora DESARROLLO DE LA REUNION Análisis de cronograma de actividades Ajustes en entregas 12

Empresa Grupo Gestión de las adquisiciones Grupo Gestión de las adquisiciones Equipos especializados S.A Equipos especializados S.A

Solicitud documental Compromisos y cierre COMPROMISOS Compromiso

Responsable

Entrega de ajustes al cronograma

Andrea Novoa

Compromisos en entregas y calidad de equipos

Víctor Pulido

Tabla. Registro de comunicaciones

Cronogramas de control y cierre de adquisiciones Nombre de tarea Compras Compras nacionales Planta Telefónica Equipos de comunicaciones CCO (routers, switches, etc) Página web y servicio de registro y pago Mapa (Desarrollo software) Cableado eléctrico y de comunicaciones Pintura Estaciones de trabajo Software (incluyendo bases de datos y demás licencias necesarias para la operación Software de reportes del sistema Amoblamiento (sillas, computadores, mesas, avisos, etc.) Digiturno Equipos de recarga Equipos de comunicaciones (Routers, switch, etc)

13

Durac ión 40 días 8 días 8 días 8 días 8 días 8 días 8 días 8 días 8 días 8 días 8 días 8 días 8 días 8 días 8 días

Comienz o vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20

Fin mi 8/10/20 lun 07/10/20 lun 07/10/20 lun 07/10/20 lun 07/10/20 lun 07/10/20 lun 07/10/20 lun 07/10/20 lun 07/10/20 lun 07/10/20 lun 07/10/20 lun 07/10/20 lun 07/10/20 lun 07/10/20 lun 07/10/20

Parquímetro multiespacio Importación de equipos Lectores manuales (handhelds para control) Radios para operario Cámaras para control y ocupación (generación de alarmas - AT 5.5.4.2 Svr. Comunicaciones HP DL180G6 Svr Base de datos - HP DL180G6 Sistema de Almacenamiento 4T Medios de almacenamiento UPS y soporte eléctrico - CCO UPS y soporte eléctrico - PA Páneles pórtic Páneles electrónicos de informació Tarjetas TISC Stickers RFI Otros tipos de tarjeta / sticker

ACTA DE CIERRE DE CONTRATO Acta de liquidación y finalización de contrato CONTRATO OBJETIVO

23 Compra internacional de parquímetros, que son

14

8 días 40 días 40 días 40 días 40 días 40 días 40 días 40 días 40 días 40 días 40 días 40 días 40 días 40 días 40 días 40 días

vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20 vie 28/08/20

lun 07/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20 mié 8/10/20

transportados en un contenedor de 10 pies, bajo la fracción d exportación 9403.40.00.00 del sistema armonizado de designación y codificación de mercancía

En la ciudad de Bogotá a los 30 días de agosto de 2019, se reunieron en las oficinas de la empresa, las siguientes personas: Michael Ramos identificado con la cedula de ciudadanía No 80.100.999, en calidad de representante de la empresa proyect parq y el señor Hans weber con cedula de ciudadania americana No349573 representante de la empresa parkweb, con el fin de liquidar el contrato en mención. contratista PARKWEB valor del contrato $ 4.410.000.000 valor anticipo $ 2.220.000.000 valor a pagar $ 2.190.000.000 En este estado las partes firmantes manifiestan estar de acuerdo con la presente acta de recibo y liquidación y se deja constancia que: El producto fue entregado por el contratista y recibido a satisfacción por el contratante. En la presente acta de recibido y liquidación del contrato están los valores por el producto acordado. El contratista manifiesta que la entidad ha cumplido con todas las obligaciones y que por lo tanto renuncia a toda acción, reclamación, o demanda en contra del contrato y la presente liquidación. En consecuencia, se da por liquidado definitivamente el presente contrato. Firmas Representante Representante

CONCLUSIONES

En el presente trabajo se realiza investigaciones de fuentes diversas, donde se sustentan las necesidades existentes y aportes que tiene el proyecto. 15

El plan de adquisiciones nos permite tomar decisiones al ejecutar los puntos más importantes en el desarrollo del proyecto. Si se tiene claro los criterios de selección del proveedor, es una ayuda ya que es fácil poder determinar si es funcional o no para el proyecto, porque se cuentan con unas pautas, para identificarlos y dar el visto bueno.

BIBLIOGRAFIA

Herrera, R. F., Muñoz-La Rivera, F. C., Vargas, C. F., & Antio, M. M. (2017). Uso e Impacto de los Modelos nD como Herramienta para la Dirección de Proyectos en la Industria de la Arquitectura, Ingeniería y Construcción. Información Tecnológica, 28(4), 16

169–177. http://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login? url=http://search.ebscohost.com/login.aspx? direct=true&db=zbh&AN=124602644&lang=es&site=eds-live PLAN DE ORDENAMIENTO DE ESTACIONAMIENTOS – V8, Formulación del plan maestro de movilidad para Bogotá D.C., que incluye ordenamiento de estacionamientos P1 a P161. [en line], Disponible en: www.movilidadbogota.gov.co/ hiwebx_archivos/audio_y_video/1 https://www.movilidadbogota.gov.co/web/node/2182 ALCALDÍA DE BOGOTÁ, Resolución N° 026 de 2019, “por la cual se ordena la apertura al proceso de licitación pública sdm-lp-006-2012”P1 a P4.    BOGOTÁ. SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD. Anexo Técnico Licitación Pública N° SDM-LP-006 de 2012 Bogotá, 2019. p 15. Castro, A. F. (2003). Guía técnica institucional para elaborar un plan de negocios. Pág 128. Retrieved from https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2538/lib/unadsp/detail.action? docID=3173481# Pedraza, R. O. H. (2014). Modelo del plan de negocios: para la micro y pequeña empresa, pág 1-79. Retrieved from https://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2538/lib/unadsp/detail.action?docID=3227864#

17