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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD “ALEJANDRO DE HUMBOLDT” CONTABILIDAD IV SECCIÓN: ABN0412CP

INTEGRANTES: Borges, Marbely C.I. 13.615.483 Gonzalez Yndira C.I. 18.004.348 Noguera, Tatiana C.I. 16.258.943 Trejo, Andrea C.I. 20.638.654 Profesor: Aguirre, Héctor Caracas, Junio del 2012

INDICE Introducción…………………………………………………………………………...3 Conclusión…………………………………………………………………………...10 Bibliografía…………………………………………………………………………..11

INTRODUCCIÓN Como una manera de cumplir con nuestras obligaciones estudiantiles, nos proponemos desarrollar un trabajo de investigación en el cual tenemos como objetivo principal reforzar nuestros conocimientos intelectuales, con lo cual estaremos en mejor capacidad de ser unos buenos profesionales en el futuro, además pensamos que puede ser de gran ayuda y de mucho provecho en nuestra formación como futuros contadores. El trabajo está realizado con la finalidad de profundizar los conocimientos contables en lo concerniente a las agencias y sucursales. Para ello se exponen cada uno de los temas en detalle, así como ejemplo prácticos para visualizar el contexto de cada una de las ideas para el buen entendimiento de este tema. Por medio de las agencias y sucursales, la Casa Central esta en permanente contacto con la clientela del lugar y pone a su alcance los artículos que necesiten para que puedan escogerlos por su calidad y precios. Al mismo tiempo, la Casa Central tiene la oportunidad de conocer las necesidades del mercado para saber que productos son los de mayor demanda y de esta manera determinar las existencias necesarias y la rotación de los inventarios. Esperamos que esta investigación al igual que a nosotros, sea de su gusto y agrado.

AGENCIA Es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz, o sea es responsable de sus obligaciones fiscales. Su función consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz. Las agencias no están obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa central o casa matriz, esta ultima si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como número de agencias posea. Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia. Para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesario crear también la llamada cuenta cliente de la agencia. Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a efectos de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia. La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia. Su presentación en el balance general es dentro del grupo de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado.

CARACTERÍSTICAS DE UNA AGENCIA O DE UN AGENTE  Tiene personalidad jurídica propia.  Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes.  Cobran comisión por las mercancías vendidas.

 No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz.

LAS OPERACIONES NORMALES QUE GENERALMENTE REALIZA LA AGENCIA 

Obtiene pedidos y los remiten a la empresa que sirven para que sea aprobado el

crédito, enviada la mercancía y facturada.  Algunas

veces efectúan la cobranza a los clientes y la envían a la empresa a la que

sirven.  Atienden  Reciben

su territorio capturando mercado y procuran maximizar su participación.

de la empresa a la que le sirven, un fondo de trabajo para gastos menores.

 Generalmente

trabajan a base de comisiones sobre las ventas realizadas

CONTABILIDAD DE LA CASA MATRIZ La casa matriz debe matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, información estadística de carácter administrativo así como otros datos de relevancia. Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agencias o agentes, gastos de ventas de agencias o agentes y ventas de agencias o agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sub-cuenta por cada agencia o agentes. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de inventarios perpetuos. Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente, debe efectuarse un control especial de la mercancía en consignación, ya que la propiedad de ésta es conservada por la casa matriz. Si la mercancía que se envía a la agencias o agentes ya ha sido previamente vendida por éste, el importe de los fletes, seguros y demás gastos acarreados por el envío deben razonarse como gastos de ventas.

Si la mercancía es enviada en consignación, los gastos relacionados con la remisión deben ser considerados parte del costo de la mercancía. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas. Los asientos a realizar por la casa matriz dependerán de si la gerencia desea determinar las utilidades netas.

METODOS DE CONTABILIZACION CASA MATRIZ Los métodos para facturar las mercancías a las agencias y sucursales van a depender hasta cierto punto del precio. Actualmente existen tres métodos, a saber: 1.- Al Costo: Es el más usual y más sencillo. 2.- A precio arbitrario o intermedio entre el costo y el precio de venta: Este método se utiliza con el fin de que el gerente de la sucursal no se de cuenta del costo de la mercancía vendida y por lo tanto, de las utilidades. 3.- A precio de venta: Este método facilita un inventario continuo de mercancías de la sucursal al precio de venta y proporciona así una comprobación automática de las mercancías, que impedirá o descubrirá los descuidos y posibles fraudes.

SUCURSALES El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes, fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la casa matriz.. La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas.

Las sucursales están autorizadas a conceder créditos y realizar la cobranza respectiva con la cual cubre sus gastos.

CARACTERÍSTICAS PARA LA APERTURA DE UNA SUCURSAL  Jurídicamente son una extensión de la casa matriz.  Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes.  Efectúa su propia facturación.  Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus características, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz.

LAS OPERACIONES NORMALES QUE GENERALMENTE REALIZA LAS SUCURSALES  Recibe efectivo y mercancía de la oficina matriz.  Compra mercancías de proveedores.  Vende, otorga crédito y entrega a los clientes los artículos vendidos.  Factura y cobra los artículos vendidos.  Contrata el personal necesario para su operación.  Registra las operaciones realizadas en los libros de contabilidad. Las cuentas, reglas de registro e información financiera deben ser iguales a los de la oficina matriz.  En algunas ocasiones efectúan alguna transformación a las mercancías o productos. ASPECTOS FINANCIEROS Es importante dejar sentado que la contabilidad de las transacciones de ventas realizadas por las sucursales, no conlleva al desarrollo de nuevos principios contables, ya que este tipo de operaciones tan solo aplican los principios contables a los problemas específicos relativos al control de las transacciones efectuadas por

intermediarios de la sucursal y a la información respectiva a la casa matriz de dichas operaciones y los resultados obtenidos. En virtud de no existir igualdad en la aplicación de los procedimientos de registros de las sucursales, los contadores tienen que tener especial cuidado en adaptar los sistemas de estas, para que sean coherentes con las exigencias de la matriz y con las características operativas particulares de la sucursal. El objetivo principal de la adaptación del sistema contable de una sucursal es poder determinar su utilidad o pérdida. Por lo tanto, las políticas contables, los libros, catálogos de cuentas, etcétera, asiduamente consiste en un conjunto completo de contabilidad. Conviene resaltar que en la contabilidad de la sucursal no aparece un renglón de capital, sino una cuenta denominada “Casa Matriz, cuenta corriente”, que muestra el importe de las inversiones efectuadas por la matriz en la sucursal. En la cuenta de la matriz, se debe abrir la cuenta, sucursal, cuenta corriente. La cuenta Casa matriz, cuenta corriente es de origen deudor y representa el importe de la inversión que la matriz efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal. Se presenta en el balance general dentro del grupo de los activos. En la contabilidad de la sucursal, se debe abrir la cuenta, casa matriz, cuenta corriente. Esta cuenta su saldo es acreedor y representa el importe de la inversión que la matriz efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal. Esta cuenta representa la inversión hecha por la casa matriz hacia la sucursal, la cual incluye efectivo, mercancías, muebles, equipos, etcétera, es decir, la inversión neta en la sucursal y se presenta en el balance general en la sección capital contable.

LAS SUCURSALES PUEDEN SER  Sucursales Locales: Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es difícil

para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz debido a la lejanía o dificultad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor servicio y, evitar que el cliente acuda con los competidores, se fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad. Una de las ventajas contables de esta estrategia es que por su cercanía, es posible centralizar diariamente en la casa matriz la información generada por cada una de ellas así como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de mercancías vendidas, gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los proveedores ni manejar cuentas de cheques. Desde el punto de vista financiero, esto es sano debido a que evita saldos muy elevados en los bancos y en inventarios, además, permite un manejo más eficiente de los recursos financieros de la empresa.  Sucursales Extranjeras: Se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Aquí las sucursales funcionan de manera similar a las locales, aunque la distancia que la separa de la oficina principal les permite y a veces hace indispensable una mayor independencia.

CUENTAS DE LAS SUCURSALES Esta es más complicada que la de las agencias. Lleva un juego completo de libros en el cual anota las mercancías recibidas de la casa matriz y las adquiridas de otras entidades, las ventas, las cuentas a cobra, las cuentas a pagar y los gastos. El mayor contiene una cuenta denominada Casa Central, a la cuál se acredita todo aquello que se recibe de la casa matriz y debita de lo que se envía a la misma, es pues una cuenta de capital donde se indica la inversión hecha por la casa matriz a la sucursal. Cuando esta ultima cierra sus libros se traspasa la utilidad neta de la cuenta Ganancias y Perdida a la de Casa Central, cuenta corriente, como aumento de su responsabilidad ante la casa central, mientras que si existiera una perdida neta, esta se cerraría contra la cuenta Casa Central, cuenta corriente.

DIFERENCIAS ENTRE AGENCIA Y SUCURSAL AGENCIAS

SUCURSALES

 Tienen un surtido de muestras para  Mantiene existencias de mercancías, la que las vean los clientes, pero no mayor parte de las cuales son obtenidas mantienen existencias para hacer las en la casa central, pero parte de las entregas a los clientes. Los pedidos se cuales puede haber comprado en otras envían a la casa central y ésta la que los entidades. Las entregas se hacen de las sirve.

existencias de la sucursal.

 Los créditos son concedidos por la  Los créditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se sucursal; las cuentas a cobrar se llevan a lleven en los libros de la casa matriz, ésta en los libros de la sucursal; ésta efectúa efectúa los cobros.

los cobros.

 El fondo fijo para los gastos de la  Los cobros efectuados por la sucursal agencia lo provee la casa matriz, la cual son depositados en un banco local para lo repone a medida que se agota. La que los acredite a la misma; el gerente de agencia no maneja ningún otro efectivo.

la sucursal extiende los cheques para pagar los gastos.

Una agencia ejerce las mismas funciones, pero más o menos, que un viajante, en tanto la sucursal desempeña la mayor parte de sus funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la inspección y el control de la casa matriz. Si bien existen agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen algunas de las características de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones de las sucursales, y sucursales sujetas a algunas restricciones que se aplican a las sucursales. Si una agencia desempeña alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las

agencias, se modifican necesariamente sus sistemas de contabilidad para adatarse a la situación.

EJEMPLO DE UNA AGENCIA Y SU CASA CENTRAL a.- Se envían muestras a la agencia por Bs. 10.000,ºº b.- Se establece un fondo de caja en la agencia por Bs. 5.000,ºº c.- La agencia notifica a la casa central, venta de mercancías por Bs. 100.000,ºº. La casa central entrega las mercancías utilizando un porcentaje de utilidad del 35% del precio de venta. d.- La casa central solicita que se le repongan gastos por Bs. 2.800,ºº e.- La casa central paga Bs. 600,ºº de gastos correspondientes a la agencia. Se pide: Hacer los asientos usando inventario físico, suponiendo: 

Sin determinar la utilidad de la agencia.



Determinando la utilidad de la agencia

DETERMINANDO UTILIDAD a

MUESTRAS DE LA AGENCIA

SIN DETERMINAR UTILIDAD

10.000,ºº

EMBARQUES PARA LA AGENCIA

MUESTRAS DE LA AGENCIA 10.000,ºº

Envío de muestras a la agencia

Fondo Fijo de la Agencia Establecimiento de un fondo de caja en la Agencia.

------------//--------------------

------------//----------------------

Cuentas por Cobrar o Bancos 100.000,ºº

Cuentas por cobrar o Bancos

Ventas de la Agencia

100.000,ºº Ventas

-Registros de las ventas por cuenta de la Agencia.

Registro de ventas efectuadas

------------//--------------------

----------------//------------------

Embarques para la Agencia -Para rebajar el costo de las mercancías vendidas por la agencia.

5.000,ºº

5.000,ºº Bancos

Establecimiento de un fondo de caja en la Agencia

Costo de Venta de la Agencia

10.000,ºº

---------------//------------------5.000,ºº

Bancos

c

EMBARQUES PARA LA AGENCIA Envío de muestras a la agencia

--------------//-----------------b Fondo fijo de la agencia

10.000,ºº

65.000,ºº

No se hace este asiento 65.000,ºº

5.000,ºº

100.000,ºº 100.000,ºº

------------//-------------------d Gastos de la Agencia

--------------//-------------------2.800,ºº

Bancos

e

Gastos 2.800,ºº Bancos

Reposición de gastos realizados por la Agencia

Pago de gastos realizados por la Agencia.

------------//--------------------

-------------//---------------------

Gastos de la Agencia

600,ºº

Bancos

Gastos de la Agencia

2.800,ºº

600,ºº

600,ºº Bancos

Pago de gatos a cargo de Agencia Ventas de la Agencia

-------------//--------------------100.000,ºº

No se hace este asiento

Costo de ventas de la Agencia

65.000,ºº

Gastos de la Agencia

3.400,ºº

Pérdidas y Ganancias Agencia

600,ºº

Pago de gastos de la Agencia

--------------//-----------------f

2.800,ºº

31.600,ºº

Para cerrar la cuentas de gastos, costos e ingresos de la Agencia y determinar su utilidad. -----------//---------------------

-------------//---------------------

EJEMPLO DE UNA SUCURSAL Y SU CASA CENTRAL a-) Efectivo enviado a la Sucursal Bs. 10.000,ºº b-) Mercancías enviadas a la Sucursal Bs. 50.000,ºº al costo c-) Mercancías adquiridas por la sucursal de otra empresa: Bs. 10.000,ºº a crédito. d-) Ventas de la sucursal al contado Bs. 2.000,ºº y a crédito Bs. 5.000,ºº. Se usa una tasa de utilidad del 30% del precio de venta. e-) Cobró de cuentas por cobrar de la sucursal Bs. 4.200,ºº f-) Pagó de cuentas por pagar de la sucursal Bs. 7.500,ºº g-) Gastos pagados por la sucursal Bs. 1.200,ºº h-) Efectivo remitido por la Sucursal a su casa central Bs. 4.000,ºº Ambas empresas utilizan inventario físico. Se pide: 

Asientos de diario en los libros de la Sucursal y en la Casa Central.



Estados Financieros de la Sucursal.



Asientos de cierre de la Sucursal.



Asientos para registrar en la casa central la utilidad de la Sucursal y el cierre normal. REGISTROS CONTABLES DE LA SUCURSAL CUENTAS Y DETALLE

1)

CAJA O BANCOS

DEBE

HABER

10.000,ºº

CASA CENTRAL - CUENTA CORRIENTE

10.000,ºº

-Efectivo recibido de la Casa Central.------------------------//--------------------2)

EMBARQUES DE LA CASA CENTRAL

50.000,ºº

CASA CENTRAL - CUENTA CORRIENTE

50.000,ºº

-Mercancías recibidas de la casa central. -------------------------------//----------------------------3)

COMPRAS

10.000,ºº

CUENTAS POR PAGAR

10.000,ºº

-Compra a crédito efectuadas por la sucursal.------------------------//-------------------------4-)

CAJA O BANCOS

2.000,ºº

CUENTAS POR COBRAR

5.000,ºº

VENTAS

7.000,ºº

Ventas efectuadas por la sucursal. ------------------------//-------------------------5-)

CAJA O BANCOS

4.200,ºº

CUENTAS POR COBRAR

4.200,ºº

-Cobro efectuados a clientes en el periodo.--------------------------//-----------------------------6-)

CUENTAS POR PAGAR

7.500,ºº

CAJA O BANCOS

7.500,ºº

-Pago realizados a clientes------------------------------//------------------------7-)

GASTOS

1.200,ºº

CAJA O BANCOS

1.200,ºº

Pago De gastos varios de la agencia -------------------------//-----------------------------8-)

OFICINA CENTRAL - CUENTA CORRIENTE

4.000,ºº

CAJA O BANCOS

4.000,ºº

-Efectivo remitido a la Casa Central por la Sucursal ----------------------//-----------------------------9-)

INVENTARIO FINAL

55.100,ºº

COSTO DE VENTAS

4.900,ºº

EMBARQUES DE LA OFICINA CENTRAL

50.000,ºº

COMPRAS

10.000,ºº

-Ajuste para determinar el costo de la mercadería vendida. ----------------------------------//-----------------------------

ESTADO DE RESULTADOS Ventas netas

Bs. 7.000,ºº

Menos: Costo de la mercadería vendida: Embarques de casa central

Bs. 50.000,ºº

(+) Compras de mercancías

10.000,ºº

Mercadería disponible para la venta:

Bs. 60.000,ºº

(-) Inventario Final

55.100,ºº

=Costo de la mercadería vendida

4.900,ºº

=Utilidad bruta sobre ventas

¢2.100,ºº

(-) Gastos

1.200,ºº

= Utilidad neta del periodo

¢900,ºº

BALANCE DE SITUACION O BALANCE GENERAL ACTIVO: Caja o Bancos

Bs. 3.500,ºº

Cuentas por cobrar

800,ºº

Inventario de mercancías

55.100,ºº

TOTAL DE ACTIVO:

Bs. 59.400,ºº Bs. 59.400,ºº

PASIVO Y PATRIMONIO Cuentas por pagar

Bs. 2.500,ºº

PATRIMONIO: Casa Central

56.900,ºº

Total Pasivo y Patrimonio

Bs. 56.900,ºº Bs. 59.400,ºº

ASIENTOS DE CIERRE ----------------------t--------------------------------VENTAS 7.000,ºº PÉRDIDAS Y GANANCIAS 900,ºº COSTO DE VENTAS 4.900,ºº GASTOS 1.200,ºº Para cerrar los ingresos, costos y gastos y Reflejar la utilidad. ----------------------t--------------------------------PÉRDIDAS Y GANANCIAS 900,ºº OFICINA CENTRAL - CUENTA CORRIENTE 900,ºº Capitalización de las utilidades de la Sucursal. ------------------------------//----------------------------

REGISTROS CONTABLES EN LOS LIBROS DE LA CASA CENTRAL CUENTAS Y DETALLE 1.

SUCURSAL - CUENTA CORRIENTE

DEBE

HABER

10.000,ºº

CAJA

10.000,ºº

-Remesa enviada a la Sucursal--------------------------//-----------------------------2.

SUCURSAL - CUENTA CORRIENTE

50.000,ºº

EMBARQUES A LA SUCURSAL - COSTO

50.000,ºº

-Mercancías enviadas a la Sucursal. ----------------------------//-------------------------3.

CAJA

4.000,ºº

SUCURSAL - CUENTA CORRIENTE

4.000,ºº

Remesa recibida de la Sucursal ----------------------------//-------------------------------4.

SUCURSAL - CUENTA CORRIENTE PERDIDAS Y GANANCIAS DE LA SUCURSAL -Para reflejar la pérdida o ganancia con motivo del cierre. ------------------------------//-------------------------------

900,ºº 900,ºº

CONCLUSIÓN Con este trabajo de investigación que le estamos presentando esperamos contribuir en la actualización de un tema tan importante para todo contador como son, las agencias y sucursales y su contabilización de cada una de estas y su casa central. El tema que hemos desarrollado basado en las agencias y sucursales nos ha sido de gran ayuda para entender cuan amplio e importante son todos estos temas. Si bien existen agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen algunas de las características de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones de las sucursales, y sucursales sujetas a algunas restricciones que se aplican a las sucursales. Si una agencia desempeña alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las agencias, se modifican necesariamente sus sistemas de contabilidad para adatarse a la situación. Sin embargo ambas son muy importantes en el desarrollo y crecimiento en el mercado de la entidad Ha sido para nosotros un placer inmenso haber podido indagar sobre tan importantes temas.

BIBLIOGRAFIA

FERNANDEZ, Cepero. Valuaciones y Clasificación de los Estados Básicos. Contabilidad Moderna II. Cuarta Edición. Editorial Discolar. Cuba. 1962.

HIMMELBLAU, David. Investigación para usos Financieros. Editorial Unión Hispano Americano. México. 1940.

LOPEZ, Pedro; GUAJARDO, Gerardo; WOLTZ, Phebe. Contabilidad. Editorial McGraw –Hill.

REDONDO, A. Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Centro Contable Venezolano. Tercera edición. Venezuela.