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Universidad Tecnológica de Tabasco División de Turismo y Gastronomía Programa educativo: TSU en Turismo área hotelería Asignatura: Auditoria Nocturna Tema: Reporte del Departamento de Auditoria Nocturna Nombre del profesor: Marisela García Cataldo Integrantes: Sugey Guadalupe De la Cruz Lázaro Krystel Raymundo Bautista Ivett del Carmen Martínez Jiménez Grado: 5to

Grupo: “A”

Tabla de contenido Introducción...............................................................................................................1 Auditoría nocturna......................................................................................................2 Perfil ideal del auditor nocturno.................................................................................3 Funciones del auditor nocturno.................................................................................6 Objetivo de la auditoria nocturna...............................................................................7 Finalidad de la auditoria nocturna.............................................................................7 Procedimiento de la auditoria nocturna.....................................................................7 Relación del auditor con los departamentos del hotel...............................................9 Departamento de alimentos y bebidas...................................................................9 Reporte de auditoria nocturna..............................................................................10 Departamento de ama de llaves...........................................................................11 Departamento de ventas......................................................................................12 Departamento de banquetes................................................................................13 Departamento de recepción.................................................................................15 Departamento de Room Service y bar.................................................................16 Conclusión...............................................................................................................17 Referencias..............................................................................................................18

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Introducción Un hotel es una estructura física en la cual operan recursos humanos y materiales para producir bienes y servicios destinados a terceros. Al igual que cualquier empresa bien constituida requiere llevar una contabilidad de sus ingresos y egresos. Es por ello que la empresa hotelera recurre a la auditoria nocturna para verificar la exactitud del registro de las cuentas de los huéspedes y particulares o visitantes del hotel. En el presente trabajo se muestran las características del auditor nocturno dentro de un hotel. También podemos apreciar el perfil que debe tener la persona que quiera aplicar para el cargo de auditor nocturno, sus funciones, responsabilidades así como las características personales con las que debe contar, experiencias, conocimientos, actitudes, etc. Igualmente se puede encontrar las relaciones del departamento de auditoría nocturna con las demás departamentos del hotel como son: ventas, banquetes, el departamento de ama de llaves, alimentos y bebidas, recepción y Room Service. Cabe mencionar que el auditor nocturno maneja una gran responsabilidad dentro del hotel, y que una de sus grandes características es el tener el gusto por los números ya que sin duda es su principal función el poder revisar y corregir errores en caso de que se hayan cometido en algún departamento del hotel. La auditoría es fundamental para llevar un control de los ingresos de un hotel y además permite detectar cualquier anomalía a tiempo para hacerle un seguimiento, detectar el problema y tratar de remediarlo antes que pueda generar pérdidas para la organización.

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Auditoría nocturna Es la que se realiza a diario en los hoteles en el turno de la noche, tiene bajo su responsabilidad a los cajeros nocturnos, y los auditores nocturnos de restaurantes, además de cumplir con sus funciones normales como auditor, el auditor nocturno está encargado también de la caja de recepción durante la noche, con todas las funciones de cajero de recepción. Su función principal, es chequear todas las cuentas

vivas

y

las

cuentas

ciudad

de

recepción.

El auditor nocturno se encarga de revisar diariamente los cortes de cajas departamentales y otros reportes que le permiten cerciorarse que los ingresos del día se hayan determinado, cobrado, clasificado y registrado conforme a las políticas establecidas. Se llama nocturno porque el trabajo del auditor nocturno comienza a las 11:00 pm; ya que a esa hora o un poco más tarde es cuando llegan a la caja de recepción los últimos diarios de ventas y sus respectivos comprobantes de los departamentos de alimentos y bebidas. El número de auditores depende de la magnitud del hotel y del promedio de habitaciones ocupadas. En función a las características especiales de operación de un hotel, la hora más apropiada para realizar la auditoria es de las 9:00 pm a las 7:00 am del día siguiente. Sin embargo este horario tiende a variar de acuerdo al hotel, en el hotel Hilton inicia a las 11:00 pm y/o 12:00 pm y termina 6:00 am y/o 7:00 am, en este

hotel

el

horario

varía

de

acuerdo

al

día.

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Perfil ideal del auditor nocturno Escolaridad: estudiante o egresado de administración hotelera, contaduría pública, administración de empresas.

Conocimientos

técnicos:

nociones

básicas

de

contabilidad,

auditoria,

contabilidad y administración hotelera.

Experiencia laboral: preferiblemente un (1) año como auxiliar de contabilidad o auditoria de ingresos; o en la industria hotelera, formando parte de la administración, cajero departamental, recepcionista, etc.

Características personales: dinámico, buena presencia, trato agradable, discreto, responsable, disponibilidad para trabajar en horario nocturno, habilidad analítica y de juicio, meticuloso.

Cualidades Estratégicas  Capacidad para integrarse en la cultura empresarial  Compromiso con la organización  Planificación de la empresa

Sociales  Capacidad de comunicación  Obtención de información  Capacidad de colaboración 5

 Capacidad de negociación  Autocontrol en situaciones criticas  Sensibilidad interpersonal  Confianza en sí mismo  Capacidad de impactar  Objetividad en la percepción

Intelectuales  Capacidad de análisis  Atención concentrada  Razonamiento concreto  Razonamiento numérico  Comprensión verbal  Fluidez verbal

Competencias El auditor nocturno, para alcanzar los resultados esperados debe ser competente con base En los siguientes conocimientos, habilidades y actitudes.

Conocimientos A) manejo de hojas de cálculo; B) procesos y procedimientos contables y financieros; C) elaboración de planillas y gráficos para análisis y control; 6

D) técnicas de auditoría en sistemas de empresas de alojamiento; E) tipos, estructura, funcionamiento y procedimientos de empresas de alojamiento; G) reglas de etiqueta y protocolo.

Habilidades A) cálculos matemáticos; B) lectura y escritura clara, para registro de inquietudes, sugerencias y orientaciones; C) memoria de corto y mediano plazo, que posibilite recordar detalles de cierres de caja; D) análisis y solución de situaciones conflictivas; E) verificación de diferencias entre planillas o resúmenes; F) evaluación crítica, capacidad de observación y sistematización; G) raciocinio lógico y capacidad de decisión para argumentar oralmente o en forma escrita.

Actitudes A) equilibrado emocionalmente. No transparentan emociones, reservado en sus sentimientos, controla explosiones temperamentales. B) confiable. Establece relaciones fácilmente, sabe cómo actuar y qué decir, hace que otros se sientan cómodos. C) razonador con datos. Le gusta trabajar con datos, se basa y actúa sobre hechos, goza midiendo y evaluando. D) detallista. Metódico, ordenado, preciso, le gusta tener cada cosa en su sitio.

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Funciones del auditor nocturno  Verificar el trabajo de los cajeros de recepción.  Verificar que los servicios se hayan cobrado según la lista de precios y tarifas estipuladas por el hotel.  Separar los ingresos por departamento, lavandería, restaurante, bar, RoomService, teléfonos, reservaciones, anticipos, banquetes y eventos.  Atender la recepción y cualquier requerimiento de los huéspedes durante la noche.  Realizar el check in y el check out que ocurra durante el turno.  Chequear

y

verifica

que

todos

los

huéspedes

tengan

la

tarifa

correspondiente, de acuerdo a la habitación que tenga, si es corporativa o reservación de agencia de viajes.  Chequear los descuentos y habitaciones complementarias autorizadas debidamente con un soporte firmado por el gerente general del hotel.  Chequea el reporte de extranjeros, para saber cuántas personas llegan al hotel de otra nacionalidad.  Chequea los desayunos tipo buffet incluidos y que no los haya cargado el restaurante en un cheque de consumo.  Chequea los cargos de propinas que se hallan en los desayunos incluidos.  Chequea los paid outs.  Chequea el cambio del dólar.  Chequear o revisar los city ledger de los huéspedes que estuvieron de salida ese día.  Chequea el folio de atenciones vip.

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 Cuadra los cierres los puntos de ventas de alimentos y bebidas, que les envían los cajeros departamentales en caso de que los haya, sino el encargado debe cerrar la caja.  Cuadra todos los cargos con tarjetas de crédito. Elabora un informe con todos los vouchers de tarjetas de crédito, detallando cada una de ellas y los emite en la caja fuerte del hotel.

Objetivo de la auditoria nocturna Contribuir al desarrollo y la proporción de los movimientos realizados durante la noche, para así ayudar a la labor del auditor de ingresos en su tarea de elaborar, supervisar

y

controlar

la

contabilidad

del

hotel.

El auditor nocturno canaliza la operación de los cargos de los ingresos por ventas y el auditor de ingresos hace la verificación y contabilización de dichos ingresos del

hotel.

Para facilitar la labor al auditor de ingresos, el auditor nocturno agiliza su trabajo con el sistema fidelium.

Finalidad de la auditoria nocturna La auditoría se realiza con la finalidad de facilitar el trabajo del auditor de ingresos, ya que el auditor nocturno realiza el cuadre de los ingresos obtenidos de las ventas hechas durante la noche, solo para que el auditor de ingresos verifique y pueda hacer más fácil la contabilidad.

Procedimiento de la auditoria nocturna  Cargos a cuentas por cobrar, el posteo de cargo debe ser finalizado.  Postear los cargos por habitación, impuestos y teléfonos. 9

 Distribuir los cargos, se separan los cargos por departamento y por cliente.  Cada departamento envía su hoja de control o resumen de ventas al auditor nocturno, de manera de comparar dicho resumen con lo obtenido en la auditoria.  Realizar el balance de los créditos de los folios, depósitos en efectivo y transferencias de créditos.  Verificar el balance.  El cajero de recepción hace su cuadre de caja y lo entrega al auditor nocturno.  Revisar los movimientos de cajeros y sacar los reportes de pagos (tarjetas de crédito, cheque, efectivo) y los reportes de cuenta ciudad (city ledger por cajero).  Cerrar los puntos de ventas del hotel, se debe que haber pre−registrado las reservas garantizadas encaso de no show (para pre−registrar el auditor primero debe autorizar la tarjeta de crédito y verificar sí el huésped está in house).  Revisar todas las llegadas extranjeras y verifica que estén todos los números de pasaportes, procedencia de los huéspedes y destinos. El auditor revisa que no haya doble registro y en caso de haber dos personas compartiendo una habitación que tenga una tarifa norate.  Verificar que todos los huéspedes in house tengan rate code, y no existan diferencias en las tarifas.

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Relación del auditor con los departamentos del hotel Departamento de alimentos y bebidas El departamento de alimentos y bebidas es de los más importantes dentro de un hotel, ya que de allí es donde se genera aproximadamente el 50% de todas las ganancias en un establecimiento de hospedaje. Complementando los otros servicios adicionales, es parte fundamental de estos como en: convenciones, eventos, conferencias, ferias y muchas otras actividades dentro de las instalaciones del hotel.Es ahí que a diario se organizan y coordinan las operaciones del restaurante, cocina, catering, comida en las habitaciones, banquetes y buffet. Sin dejar de lado el hecho de que es allí, donde se emplea gran cantidad de recurso humano. El objetivo principal de este departamento es el de ofrecer un buen servicio y producto a los comensales a fin de satisfacer sus necesidades y darle una buena imagen al hotel para cual trabajan. El auditor nocturno es la persona que verifica y comprueba el movimiento diario de las cuentas de huéspedes y realiza su trabajo al final del día, es decir, después de la media noche. El auditor nocturno se encarga de revisar diariamente los cortes de cajas departamentales y otros reportes que le permiten cerciorarse que los ingresos del 11

día se hayan determinado, cobrado, clasificado y registrado conforme a las políticas establecidas. Se llama nocturno porque el trabajo del auditor nocturno comienza a las 11:00 pm; ya que a esa hora o un poco más tarde es cuando llegan a la caja de recepción los últimos diarios de ventas y sus respectivos comprobantes de los departamentos de alimentos y bebidas. Ventas totales de restaurantes e impuestos Este total muestra todas las ventas incurridas por restaurantes y puntos de venta de alimentos en el hotel. Estas cantidades son verificadas contra el reporte diario de ventas, contra las cintas de auditoria de los puntos de venta de restaurantes o demás puntos de venta

Reporte de auditoria nocturna Daily report: Se saca con los datos reflejados en la transacción total, en el que se encuentran todos los ingresos por ventas ya contabilizadas de habitaciones, alimentos y bebidas. Este reporte se le pasa a la gerencia general. Propinas de restaurante, RoomService, banquetes y bares: las propinas pagadas a los meseros o personal de servicio representan un control importante. En cualquier caso los vouchers, propinas cargadas a las cuentas de los clientes, propinas pagadas inmediatamente al personal de servicio con dinero de la caja y los vouchers de tarjetas de crédito son utilizados para verificar este total.

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Departamento de ama de llaves El departamento de auditoria nocturna es la que comienza con una revisión del status físico de todas las habitaciones en el sistema para así obtener las discrepancias de habitaciones, que serán resueltas posteriormente por el gerente nocturno y actualizadas en el sistema para conciliarambos sistemas. Luego pide una serie de reportes que serán revisados al día siguiente por la gerencia de habitaciones como el arrivals, departures, vip, imprime las tarjetas de registro de los huéspedes próximos a llegar al hotel, además revisa las reservaciones que están garantizadas o no. El auditor nocturno canaliza la operación de los cargos de los ingresos por ventas y el auditor de ingresos hace la verificación y contabilización de dichos ingresos del hotel. La relación que tienen estos departamentos son que el auditor nocturno debe verificar cada noche el número de habitaciones que están ocupadas y cuantas están vacías, ya que el lleva un control de los ingresos que se obtiene al día. El departamento de ama de llaves pasa su reporte de las habitaciones ocupadas, vacías sucias, vacías limpias, etc. Así ellos tienen el control de las habitaciones, y una vez elaborado el reporte el auditor nocturno sabrá los números de habitaciones disponibles.

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Departamento de ventas La auditoría de ventas se centra en el control de los objetivos de la organización en paralelo con los resultados de ventas. La auditoría identifica zonas problemáticas y recomienda acciones a mediano y corto plazo. La auditoría consiste en un estudio de resultado monetario en volumen por las ventas por producto, territorios de ventas por vendedores y a veces por clientes; el análisis de ventas nos suministra respuesta en cuanto se ha vendido en cada uno de los departamentos y que productos y servicios particularmente dándonos información de quien fue el comprador y se toma como base de comparación los registros de la empresa en cada uno de los epígrafes y las cifras pronosticadas que fueron incluidas en la planeación de ventas. La profundidad del análisis, la exactitud de los resultados y el grado de dificultad para realizarlo depende de la información necesaria y disponible.

Habitaciones e impuestos La cantidad de ventas de habitaciones es importante para el éxito de un hotel, dicen al gerente que proporción de ingresos está entrando por cuartos. Los valores reflejados en ventas de habitaciones representan el total de rentas posteadas a los folios de los huéspedes. Este saldo es verificado contra el reporte de ama de llaves y revisado contra el rack de habitaciones o reporte de ocupación. Los impuestos correspondientes se obtienen al activar la función de cargar impuestos.

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Departamento de banquetes Revisa todos los ingresos finales y eventos pagados al final del día. Hacen reporte de estadísticas ventas diarias, acumulado del mes, diferencias anuales y la venta real que tiene el departamento.

Ventas de banquetes Los hoteles con un volumen de operación alto en banquetes, reportan las cantidades de este concepto por separado; es decir, no lo incluyen con restaurantes. Estas cantidades son el total de los cheques que son cargados a banquetes. El auditor nocturno debe revisar la bitácora de eventos para asegurarse que todos los eventos programados han sido cobrados.

Renta de espacios Son las rentas cobradas por salones de banquetes o de reuniones. El auditor nocturno cruzará esta información contra la bitácora de eventos para estar seguro que se han cargado las rentas.

Propinas de banquetes Las propinas pagadas a los meseros o personal de servicio representan un control importante. En cualquier caso los vouchers, propinas cargadas a las cuentas de los clientes, propinas pagadas inmediatamente al personal de servicio con dinero de la caja y los vouchers de tarjetas de crédito son utilizados para verificar este total.

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Relación del departamento de banquetes con auditor de ingresos  Maneja la orden de cobro de banquetes  Gira las ordenes que manda banquetes a los departamentos de compra y cocina  Verifica que los posteos en el sistema estén correctamente registrados y reflejen la realidad de los ingresos del día.  Transferir al asistente contralor de folios, vouchers, cheques de consumo y demás reportes de las ventas a crédito durante el día  La auditoría de ingresos se basa en la verificación de las ventas totales del hotel que corresponde al día anterior, mediante reportes previamente revisados por el auditor nocturno y así realizar un examen exhaustivo y asegurar que el procedimiento de revisión sea más efectivo.  Verificar diariamente

los depósitos bancarios suministrados por el

departamento de banquetes.

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Departamento de recepción La auditoría nocturna se divide en 2 áreas dependiendo del tamaño del hotel, por ejemplo si es de 5 estrellas, lo ideal es dividirla en general y habitaciones. Esta última es la que revisa el estado físico de las habitaciones para pasarlas al sistema y el auditor nocturno será quien resuelva cualquier problema respecto a ella. Los reportes se deben presentar a la gerencia de habitaciones para que sean revisadas diariamente. Y finalmente el auditor general será quien del cierre del día de las ventas cerradas, pasándolas al sistema para que estén listos al siguiente día con el auditor de ingresos. En los hoteles es indispensable este tipo de auditoría, ya que esta ayuda tener un control sobres los ingresos y egresos que tiene dicho hotel, ayuda a que la empresa no sufra perdidas, detecta cualquier problema o descuadre en el manejo de dinero y realiza un debido estudio para hacerle seguimiento y emendar el error cometido del día, pues dentro de sus actividades o funciones, son además de revisar documentos también es manejar la caja de recepción durante la noche.

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Departamento de Room Service y bar El RoomService es la función que se hace con llamada telefónica hacia la habitación y al restaurante o bar de su preferencia, se les toma la orden y el número de habitación que solicitan el pedido, esto es beneficio para los huéspedes para que ellos no tenga la necesidad de comer en el restaurante ya que se cuenta con este tipo de servicio que hay en el hotel. Propinas de restaurante, Room Service, banquetes, y bares Las propinas pagadas a los meseros o personal de servicio, representan un control importante. En cualquier caso los vouchers (propinas cargadas a las cuentas de los clientes), tirillas de paid-out (propinas pagadas inmediatamente al personal de servicio con dinero de la caja), y los vouchers de tarjetas de crédito (propinas cargadas) son usadas para verificar este total.

Room Servicie Algunos hoteles reportan estas cantidades por separado, debido a que preparan promociones especiales y campañas de merchandising para incrementar el consumo en Room Service, por lo que es necesario monitorear las cantidades de cerca.

Ventas bares en generales Esta cantidad es originada por las máquinas registradoras de los puntos de venta. El total de los diferentes puntos que sirven bebidas alcohólicas son reportados al front office por medio del reporte diario de ventas. Cada reporte es acompañado por las cintas de auditoría de las máquinas registradoras.

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Conclusión La auditoría nocturna tiene como función principal verificar y controlar las actividades relacionadas con las finanzas de la industria hotelera. Es decir, mediante un proceso sistematizado permite conocer los cobros y transacciones que se realizaron durante el día, y con ello determinar si dicho establecimiento se encuentra funcionando de forma eficiente. Para lo cual, como ya se ha mencionado con anterioridad, el Auditor Nocturno debe tener un perfil apropiado para desempeñar con eficacia su labor dentro de la empresa. De la misma forma debe contar con conocimientos y habilidades que le sean útiles en su labor diaria al momento de realizar sus actividades y en el trato con los clientes. La auditoría nocturna se relaciona directamente con los demás departamentos, ya que se mantiene informada de los movimientos financieros que se dan en cada área, durante el día en la empresa. De esta manera, el auditor debe hacer los cargos de las cuentas por cobrar, cargos de habitaciones, impuestos, teléfonos, entre otros. Separando los cargos por departamentos y por clientes. Teniendo de esta forma, el control de las actividades y movimientos realizados.

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Referencias Cornejo, S. (s.f.). TURISMO. AUDITOR NOCTURNO. Quito , Ecuador . Díaz Vera , L. (Junio de 2013). Instructivo para la auditoría de ingresos . Merida, Venezuela : Colegio Univercitario Hotel Escuela de los Andes Venezolanos . Reyes García , E. (20 de Febrero de 2011). Administración Hotelera . Obtenido de http://infoadmohotels.blogspot.mx/2011/02/auditoria.html

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