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• Jhon David MAHECHA MEDINA

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UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOS FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

TRABAJO FINAL PRÁCTICA PROFESIONAL No.1

Presentado por Jhon David Mahecha Medina ID 608902

Bogotá D.C., 2020

Título del proyecto:

Diagnóstico de la empresa

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PRÁCTICA PROFESIONAL No.1

Nombre Estudiante:

Jhon David Mahecha Medina

ID:

608902

Modalidad de Práctica:

CERTIFICACIÓN

Número de práctica:

Uno

Cargo desempeñado:

Auxiliar de contratación.

Nombre de la Empresa:

Alcaldía Local de Engativá

Jefe inmediato:

Edna Lorena León

Profesor práctica profesional:

Vanessa Corzo Mantilla

Fecha:

24/05/2020

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Tabla de contenido 1. Introducción

4

2. Problema 4 2.1 Título 4 2.2 Planteamiento del problema 4 2.3 Formulación del problema

5

2.4 Justificación 5 3. Objetivos 5 3.1 Objetivo general

5

3.2 Objetivos específicos 6 4. Marco de referencia

6

4.1 Marco de antecedentes

6

4.1.1 Contextualización de la organización externa 6 4.1.2 Contextualización de la organización interna 7 4.1.3 Contextualización de la estructura organizacional

9

4.1.4 Contextualización del cargo o proceso a diagnosticar 9 5. Metodología

10

5.1 Tipo de investigación 10 5.2 Fases de la investigación

10

5.3 Instrumentos 11 6. Resultados y discusiones 13 7. Conclusiones y recomendaciones 14 8. Bibliografía 9. Anexos

15

15

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1. Introducción. La alcaldía Local de Engativá es la autoridad encargada de hacer cumplir las normas de licencias de construcción, uso del suelo, control de ruido, funcionamiento de establecimientos comerciales y tarifas de parqueadero. Adicionalmente, son las encargadas de la reparación y mantenimiento de vías secundarias y terciarias de la localidad de Engativá. Teniendo en cuenta lo anterior es de vital importancia que todas las áreas estén relacionadas, cuenten con una excelente comunicación, y se conozcan los mecanismos y procesos llevados en las áreas que están relacionadas. En este caso el área de contratación es fundamental y tiene varios procesos vitales, en donde la conexión entre los trabajadores de esta área y otras concernientes es primordial para llevar diversos procesos a cabo y así asegurar el buen funcionamiento y manejo del área de contratación; por lo anterior el objetivo de este trabajo es diagnosticar toda la logística detrás de los procesos de contratación y analizar algunas medidas de mejora. 2. Problema 2.1 Título: Diagnóstico del Área de Contratación de la Alcaldía Local de Engativá

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2.2 Planteamiento del problema: Dentro del proceso de creación de un contrato de la Alcaldía Local de Engativá hay varias áreas, de las que se requiere de todo su apoyo para que se pueda llevar a cabo la realización de un contrato, dichas áreas son: contratación, presupuesto, contabilidad, y planeación. Cada área tiene una labor en específico, pero cada una de ellas se necesita para poder contratar a una persona independiente, todos los contratos de la Alcaldía Local de Engativá son por prestación de servicios, pero antes de poder contratar a un persona, contabilidad y presupuesto tienen que validar el dinero con el que cuenta la Alcaldía y saberlo distribuir, el área de planeación tiene que realizar los estudios previos de cada contrato y el área de contratación tiene que verificar y seguir todo el procedimiento que está estipulado para poder realizar dicho contrato. Todo eso conlleva a que esas cuatro áreas deben trabajar en conjunto, manejar una excelente comunicación y que su logística esté relacionada; por ello cualquier error, falla o problema que ocurra en cualquier área retrasara a todos; por esto, es importante realizar un diagnóstico en el área de contratación para evidenciar que los procesos y las relaciones están estructuradas de manera adecuada y así garantizan un progreso y no un retraso de cada una de las áreas. 2.3 Formulación del problema: ¿Cómo es llevada la logística del proceso de creación de un contrato?

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2.4

Justificación:

Es importante llevar a cabo esta investigación ya que se podrán evidenciar las falencias y problemas que tiene el área de contratación de la Alcaldía Local de Engativá y así encontrar opciones de mejora en sus procesos y en su logística. El propósito de esta investigación es observar cómo está la organización, y a partir de esto realizar un diagnóstico para conocer los problemas y fallas existentes en cuanto a la comunicación y desarrollo de las actividades, esto ayudará a ver con claridad por qué suceden retrasos a la hora de crear un contrato y poder replantear la logística llevada hasta el momento para reforzar y fortalecer la conexión existente entre las áreas de la organización, asegurar la eficiencia en la realización de estos, y lograr una disminución de tiempo en cuanto a la elaboración y así también afianzar relaciones entre los trabajadores y por supuesto aumentar su motivación. 3. Objetivos 3.1 Objetivo general: Diagnosticar el área de contratación de la Alcaldía Local de Engativá para evidenciar una oportunidad de mejora en cuanto a logística y comunicación. 3.2 Objetivos específicos: 

Caracterizar la logística del área de contratación para analizar los procesos realizados hasta el momento.



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Identificar el proceso de creación de un contrato para traslucir el uso adecuado de las conexiones en el área respectiva.

4. Marco de referencia: 4.1 Marco de antecedentes. 4.1.1 Contextualización de la organización externa: La Secretaría Distrital de Gobierno es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación y seguimiento de las políticas encaminadas al fortalecimiento de la gobernabilidad democrática en el ámbito distrital y local, mediante la garantía de los derechos humanos y constitucionales, la convivencia pacífica, el ejercicio de la ciudadanía, la promoción de la paz y la cultura democrática, el uso del espacio público, la promoción de la organización y de la participación ciudadana y la coordinación de las relaciones políticas de la Administración Distrital en sus distintos niveles.

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Adicionalmente tiene la funciones básicas de liderar, orientar y coordinar la formulación, adopción y ejecución de políticas, planes, programas y proyectos dirigidos a garantizar el respeto de los derechos humanos y la convivencia pacífica en la ciudad; también los proyectos necesarios para el mejoramiento de la gestión pública local y la consolidación de los procesos de la gobernabilidad local; los programas y proyectos encaminados a garantizar la participación de los habitantes en las decisiones que les afecten, y en el control social a la gestión pública en el marco del Sistema Distrital de Participación; garantizar la ejecución de políticas para la defensa del espacio público, y el saneamiento y registro de los bienes constitutivos del patrimonio inmobiliario distrital, como garantizar el desarrollo y organización de las iniciativas y procesos ciudadanos solidarios para la atención de las poblaciones vulnerables desde la perspectiva de la garantía de derechos; apoyar a las autoridades electorales, con miras al fortalecimiento de la democracia pluralista, participativa y el cumplimiento de los derechos y deberes civiles y políticos; promover y garantizar los derechos, deberes y libertades individuales y colectivas de las comunidades étnicas; encaminar los proyectos a la defensa y promoción de los derechos de los consumidores de bienes y servicios; vigilar la defensa y protección de los derechos constitucionales de los ciudadanos en todo el territorio distrital, y adoptar y ejecutar políticas, planes, programas, proyectos y acciones con las entidades religiosas y las organizaciones basadas en la fe.

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4.1.2 

Contextualización de la organización interna: Misión:

En la Secretaría Distrital de Gobierno lideran la articulación eficiente y efectiva de las autoridades distritales para mejorar la calidad de vida de todos los bogotanos. Garantizan la convivencia pacífica y el cumplimiento de la ley en el Distrito Capital, protegiendo los derechos y promoviendo los deberes de los ciudadanos. Sirven a todos los bogotanos y promueven una ciudadanía activa y responsable. 

Visión:

La Secretaría Distrital de Gobierno, será en el 2021 la entidad líder en la articulación de un gobierno democrático, efectivo y confiable para la ciudadanía, reconocida por su modelo de buen gobierno, gestión por sus resultados, innovación institucional. 

Organigrama:

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4.1.3 Contextualización de la estructura organizacional o unidad a la que pertenece:

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El

área de contratación tiene bastantes obligaciones y una labor

muy importante en la Alcaldía Local de Engativá, debido a que es la encargada de llevar todo el tema de

contratos para persona jurídica y persona natural; un contrato por persona natural es realizado por “prestación de servicios” en donde se establecen todas las obligaciones y responsabilidades que tiene con la Alcaldía y así las lleve a cabalidad; en los contratos que se realizan para persona jurídica, se contratan empresas que presten servicios de ayuda y de mejora para la localidad, como el arreglar calles, hacer eventos, dar clases educativas de diferentes tipos, entre otras especificaciones que dependen de lo que la Localidad de Engativá necesite o solicite etc. 4.1.4 Contextualización del cargo o proceso a diagnosticar: Dentro del área de contratación se encuentra el cargo de Auxiliar de Contratación, como auxiliar de contratación se llevan a cabo las siguientes actividades:  Clasificar, reasignar, entregar y archivar la correspondencia asignada al Fondo de Desarrollo Local.  Apoyar en la proyección de oficios, memorandos, certificaciones de contratos, minutas de contratos, adiciones, prorrogas o suspensiones de acuerdo a los requerimientos del fondo de contratación y el Supervisor designado del contrato.  Apoyar en el trámite y respuesta a los derechos de petición y solicitudes de la comunidad en general, que le sean asignados.

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

Apoyar el registro y actualización de la base de datos

de los contratos suscritos por el Fondo de Desarrollo Local de Engativá, cuando así se requiera.

 Apoyar en la publicación en el Portal único de Contratación y Portal de Contratación a la vista de los documentos que se requieran.  Brindar atención oportuna y eficaz a la ciudadanía, servidores públicos y demás interesados sobre los temas relacionados directamente con el Fondo de Desarrollo Local.  Las demás que demande la Administración Local a través de su supervisor, que correspondan a la naturaleza del contrato y que sean necesarias para la consecución del fin del objeto contractual. 5. Metodología: 5.1 Tipo de investigación: El tipo de investigación que se va a desarrollar es cualitativo y cuantitativo, ya que en ella se recogen y analizan datos cuantitativos sobre variables y se realizan registros narrativos de los fenómenos por medio de técnicas como la observación y las entrevistas no estructuradas, se utilizó una encuesta que generaron estadísticas y se realizó una cuantificación de actitudes, opiniones y comportamientos para proyectar los resultados.

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5.2

Fases de la investigación:

Para llevar a cabo correctamente esta investigación se desarrollaron las siguientes fases: -Caracterizar la logística del área de contratación para analizar los procesos realizados hasta el momento: Para realizar la caracterización de la logística en el área de contratación, se

indago sobre el conjunto de estrategias y técnicas que llevaba el área dependiendo de los diferentes requerimientos que se solicitan, al realizar este seguimiento se observó que debido a la falta de comunicación se retrasan los procesos y esto hace que todas las áreas se vean afectadas, esta demora es debido a que la logística no está establecida de manera conjunta sino particular, en donde cada área trabaja individualmente y no tienen en cuenta las demás áreas pese a que el trabajo se logra en unión. -Identificar el proceso de creación de un contrato para traslucir el uso adecuado de las conexiones en el área respectiva. Para el proceso de creación de un contrato es necesario que las áreas de contabilidad y de presupuesto validen el dinero con que cuenta la Alcaldía, para así distribuirlo adecuadamente; luego el área de planeación debe realizar unos estudios previos de cada contrato que se va a llevar acabo y finalmente el área de contratación verificará y continuará con el proceso que está previamente estipulado para poder realizar un contrato. Teniendo en cuenta las fases que se analizaron anteriormente, se evidencia que no se usan de manera adecuada las conexiones respectivas, ya que cada área piensa por

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separado con parámetros diferentes y conlleva a que la creación de un contrato no se realice de una manera eficiente y se retrasen todos los procesos. 5.3 Instrumentos: Para la realización de este trabajo investigativo se utilizaron herramientas como el DOFA.

DOFA:

DEBILIDADES:

OPORTUNIDADES:

-No manejar los mismos parámetros en

-Poder realizar estrategias de mejora

todas las áreas que tienen relación.

constantemente.

-Tener una mala logística.

-Contar con todos los cargos suficientes

-No estipular un horario para ciertas

para un proceso exitoso.

actividades.

-Tener espacios suficientes para poder

-Falta de organización.

contratar personas nuevas y complementar

-Falta de trabajo en equipo con las demás

dicha logística.

áreas. FORTALEZAS:

AMENAZAS:

-Contar con personas capacitadas.

-Cambiar la estructura de los procesos para

-Compromiso de todos los contratistas del

la creación de un contrato.

área.

-No contratar las personas esperadas.

-Contar con espacios adecuados para

-No tener al equipo satisfecho.

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realización de las actividades.

-No cumplir con los estándares de tiempo esperado.

La herramienta DOFA fue muy importante utilizarla ya que es una herramienta que nos permite analizar y diagnosticar el estado del área de contratación y como puede ser afectada en el futuro y poder así analizar que estrategias de mejora pueden utilizar para mejorar. También se realizó una encuesta a todos los contratistas del área de contratación para lograr hacer el análisis respectivo y conocer la perspectiva que tienen los trabajadores acerca de la logística y los procesos de esta área en la Alcaldía Local de Engativá. ¿EN QUE

¿COMO

¿COMO CONSIDERA EL

NOMBRE Y

CARG

ÁREA

CONSIDERA LA

PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN DE

APELLIDO

O

TRABAJA?

LOGÍSTICA?

UN CONTRATO?

¿QUE PROBLEMAS NOTA ? FALTA DE COMUNICACION,

JHON

AUXILI

CONTRATA

MAHECHA

AR

CION

FALTA DE TRABAJO EN REGULAR

REGULAR

EQUIPO

BUENA

BUENO

FALTA DE COMUNICACIÓN

PROFE CATALINA

SIONA

CONTRATA

GONZÁLEZ

L

CION

PROFE SEBASTIAN

SIONA

CONTRATA

FALTA DE TIEMPO,FALTA

LOPEZ

L

CION

BUENA

BUENO

DE TRABAJO EN EQUIPO

SANTIAGO

PROFE

CONTRATA

REGULAR

REGULAR

FALTA DE

RESTREPO

SIONA

CION

ORGANIZACIÓN,FALTA DE

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PRÁCTICA PROFESIONAL No.1 ORJUELA

L

COMUNICACIÓN FALTA DE

CLAUDIA

TECNI

CONTRATA

MENDEZ

CO

CION

ORGANIZACIÓN,FALTA DE REGULAR

REGULAR

COMUNICACIÓN

PROFE HEIDY

SIONA

CONTRATA

PAYARES

L

CION

TECNI

CONTRATA

CO

CION

JESUS ANGEL

FALTA DE TIEMPO,FALTA REGULAR

REGULAR

DE ORGANIZACIÓN

REGULAR

REGULAR

FALTA DE ORGANIZACION

6. Resultados y discusiones:

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Se

realizó una encuesta a todos los trabajadores del área de

contratación y se realizó un análisis DOFA, tomando como referencia las entrevistas no estructuradas y por el método de observación, se sacaron los siguientes resultados: -El área de Contratación de la Alcaldía Local de Engativá tiene una mala logística y necesita replantearla. -Carece de Organización, trabajo equipo con las demás áreas, comunicación y de tiempo. -Cuenta con espacios adecuados para realización de las diferentes actividades del área de contracción, pero no aprovecha dichos espacios para que se pueda realizar una mejor logística. -Cuenta con el personal capacitado para realizar todas las actividades y tareas que se soliciten, pero no aprovechan las capacidades de todos los contratistas para mejorar el proceso de creación de un contrato y la logística de este. -No tienen un horario estipulado para los requerimientos que se soliciten y esto hace que no haya la organización pertinente para que el proceso de creación de un contrato se realice con mayor brevedad. -No manejan los mismos parámetros en todas las áreas que se relacionan para poder realizar un contrato que en este caso es el área de contratación, presupuesto, contabilidad y planeación. Cada área tiene un apoyo a la supervisión y cada uno de ellos son los que plantean las pautas para realizar una actividad y cada área piensa diferente.

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-La

mayoría del equipo de contratación voto que la falta de

organización es el principal problema realización de un contrato. 7. Conclusiones y recomendaciones: Al analizar los datos obtenidos en la investigación, se observó que el problema radica en la falta de comunicación, en la falta de organización, en la falta de tiempo y la falta de trabajo equipo, de acuerdo a las estadísticas obtenidas por la encuesta los contratistas del área de contratación votaron que el mayor problema radica en la falta de organización y en el análisis DOFA se concluyó que tienen varias falencias que pueden transcurrir a un problema mayor pero planteando varias estrategias pueden prevenir problemas y así mejorar en el futuro. Realizar la practica No. 1 Como auxiliar de contratación de la Alcaldía Local de Engativá permitió abrir nuevas puertas, nuevas experiencias, conocer la situación actual de una empresa, poder diagnosticar en que está fallando dicha área y así darse cuenta que los procesos de las organizaciones nunca son perfectos, fallan en algo, pero todo está en diseñar y replantear nuevas estrategias para nunca caer. Para concluir, como recomendación es necesario replantear la logística que se realiza hasta el momento por las áreas de contratación, de contabilidad, de presupuesto y de planeación; son áreas que están relacionadas y tienen que trabajar siempre en equipo para lograr un proceso más eficiente, esto puede hacerse empezando con una reunión con los jefes de cada área para llegar a varios acuerdos en donde todas las áreas logren seguir un

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mismo lineamiento y trabajen todas en conjunto para garantizar el buen desarrollo de los procesos y la disminución del tiempo perdido y problemas en cada área. 8. Bibliografía Engativa, A. L. (2020). Secretaria Distrital de Gobierno. Obtenido de Alcaldía Mayor de Bogota : http://www.gobiernobogota.gov.co/ 9. Anexos: FORMATO ENCUESTA: