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• Jorge Mario Paz García

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Costos ABC ó Costos por Actividades El sistema de costos ABC (siglas en inglés de "Activity Based Costing" o "Costo Basado en Actividades") se desarrolló como herramienta práctica para resolver un problema que se le presenta a la mayoría de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la función de valoración de inventarios, para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestión interna. Las actividades son el centro del sistema contable y no los productos, estos pierden protagonismo como único objetivo de costo, es decir, el ABC emerge como un sistema de gestión integral y no como un sistema de cuyo objetivo prioritario es el cálculo del costo del producto y se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultanea, para así obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la producción y el valor que agregan a cada proceso Este sistema es útil para análisis del costo y seguimiento de actividades, factores relevantes para el desarrollo y resultado final de la gestión empresarial. La localización de los mercados y las exigencias de los clientes obligan a la organización a disponer de la información necesaria para hacer frente a las decisiones coyunturales. Es un modelo que se basa en la agrupación en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerencial en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a través de su consumo con el costo de los productos. Basa su fundamento en que las distintas actividades que se desarrollan en la empresa son las que consumen los recursos y las que originan los costos, no los productos, estos sólo demandan las actividades necesarias para su obtención. La empresa reorganiza la gestión de sus costos, asociando estos a sus actividades. El costo del producto o servicio se obtiene como la suma de los costos de las actividades que intervienen en el proceso. Importancia del sistema de costos ABC 

Es un modelo gerencial y no un modelo contable.

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Los recursos son consumidos por las actividades y estos a su vez son consumidos por los objetos de costos (resultados).

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Considera todos los costos y gastos como recursos.

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Muestra la empresa como conjunto de actividades y/o procesos más que como una jerarquía departamental.

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Es una metodología que asigna costos a los productos o servicios con base en el consumo de actividades.

Características del sistema de costos ABC 

Es un sistema de gestión integral, donde se puede obtener información de medidas financieras y no financieras que permiten una gestión óptima de la estructura de costos.

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Permite conocer el flujo de las actividades, de tal manera que se pueda evaluar cada una por separado y valorar la necesidad de su incorporación al proceso, con una visión de conjunto.

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Proporciona herramientas de valoración objetivas de imputación de costos.

Pasos para diseñar un sistema de costos ABC

1. Identificar las actividades.

2. Identificar los Conceptos de costos de las actividades.

3. Determinar los generadores de costo.

4. Asignar los costos a las actividades.

5. Asignar los costos de las actividades a los materiales y al producto.

6. Asignación de los costos directos a los productos. Para poder identificar las actividades debemos primero clasificarlas y esta clasificación esta definida de la siguiente manera:

Clasificación de las actividades para implementar el sistema de costos ABC De acuerdo a su actuación respecto al producto: 

Por producto.

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Por lote.

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Por línea de producto.

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Por empresa.

De acuerdo a la frecuencia: 

Repetitivas.

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No Repetitivas.

De acuerdo a la capacidad para añadir valor al producto: 

Que añaden valor al producto.

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Que no añaden valor al producto.

Procedimiento para el cálculo del sistema de costos ABC 

Localización de los Costos Indirectos en los Centros de Costo

Esta primera etapa como antes se ha analizado, puede eliminarse por no tener significación contable alguna a la hora de la asignación de los costos, primeramente hay que localizar, si no están definidos, todos los centros de costo que tiene o puede tener la empresa, determinar todos los costos indirectos y luego localizarlos por centros de costo. 

Dividir la empresa en actividades

Para identificar las actividades de cada uno de los centros de costo de la entidad, debido a las características de la misma, se deben realizar entrevistas y cuestionarios a los responsables de cada centro de costo y a algunos trabajadores de más experiencia así como para identificar las tareas que se realizan en cada área. Los resultados facilitarán no sólo la definición de las actividades sino la mejora de la gestión del proceso y de los recursos humanos.

El análisis operacional de cada área permite definir un gran número de actividades. Posteriormente con la relación de actividades definidas se procederá al estudio de una posible eliminación, adición o integración. Los criterios con mayor concordancia son: • • • •

Tareas que no se corresponden con el objetivo del área. Duplicidad de tareas. Omisión de tareas necesarias. Reparto de los Costos Indirectos de Producción entre las Actividades.

El Prorrateo de los costos de cada centro de costo entre las distintas actividades que en él tienen lugar, suele llevarse a efecto, generalmente de una manera sencilla, por cuanto en la mayoría de las ocasiones resultará fácil identificar esos costos con las actividades, sobre todo cuando se han de diseñar actividades de tal manera que todos los costos sean directos respecto a ellas. 

Distribución de los costos indirectos a través de los inductores

La selección de los inductores más adecuados está en función del parámetro que más influye en la variación de los costos. Su obtención se realiza mediante dos formas: una cuantitativa y otra cualitativa. En el primer caso se genera a través del sistema informativo actual y en el segundo caso se obtiene con el método de expertos, por lo que deberá ser incluido en el sistema informativo. Los datos necesarios para el inductor de costo se encuentran en tres estadios según los registros informativos actuales. Estos pueden encontrarse directamente en la base informativa, adecuarla o abrir nuevos registros. Para el cálculo de los inductores se propone la determinación del costo unitario de los inductores dividiendo los costos totales indirectos de cada actividad principal entre el número del inductor. Este representa la medida del consumo de recursos que cada inductor ha necesitado para llevar a cabo su misión, o en otros términos el costo que cada inductor genera dentro de una actividad concreta. 

Asignar los costos de las actividades a los servicios

Una vez ya se han obtenido los costos por inductor se puede proceder a asignar los costos de las actividades principales a los objetivos de costo. 

Analizar los resultados

Para el análisis de los resultados se deberá comparar los márgenes de los servicios con los costos ABC obtenidos por servicios, de esta comparación resultarán los márgenes económicos por servicios, los cuales deben ser analizados. Ventajas del sistema de costos ABC 

Información para la toma de decisiones.

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Permite saber como y donde reducir costos.

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No asigna los costos de la capacidad no utilizada a los productos.

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Establece actividades de planeación.

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Evaluación de procesos y productos.

Desventajas del sistema de costos ABC 

Conlleva bastante tiempo en realizarlo.

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Altos costos por la capacitación de los empleados.

Objetivos del sistema de costos ABC 

Medir los costos de recursos.

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Aplicar su desarrollo en la contabilidad administrativa.

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Ser medida de desempeño.

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Proporcionar herramientas para la planeación, el control, reducción de costos y determinación de utilidades.

Principios del sistema de costos ABC Las ideas fundamentales de las cuales parte la metodología en cuestión son: 

Los productos no consumen costes sino actividades.

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Las actividades son las que realmente consumen recursos. Los costeos son la expresión cuantificada de los recursos consumidos por las actividades.

De ello se deriva, en primer lugar, que la gestión de los costes se deberá centrar, principalmente, en las actividades que los originan, llevando a que la gestión óptima de las mismas genere la reducción de los costes que de ellas se derivan. En segundo lugar, debe establecerse una relación causa/efecto entre las actividades y los productos o servicios. De ello se deriva que a mayor consumo de actividades corresponde la imputación de mayores costes y viceversa. Por último, y en tercer lugar, tenemos la mayor objetividad en la asignación de los costes, resultante ello de conocer los recursos consumidos en cada actividad. Por lo tanto, la imputación al producto o servicio será en función de las actividades que haya producido o consumido. La contabilidad de actividades descompone a una organización en una estructura de actividades que proporciona un análisis razonado de causa y efecto de cómo los objetivos fundamentales y sus actividades asociadas crean costos y tienen como resultado productos. Un sistema ABC efectivo usa el siguiente método: 

Determinar las actividades fundamentales que se deben llevar a cabo para satisfacer los objetivos de una empresa. Las actividades permiten la identificación de cómo una compañía despliega sus recursos para lograr sus objetivos básicos.

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Determinar las relaciones causales que permiten que los productos se atribuyan a los recursos. Un gran número de estas relaciones se basará en mediciones no relacionadas con el volumen como el número de partes en un diseño nuevo.

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Comprobar la salida de una actividad en términos de una medida del volumen de actividad a través del cual los costos de un proceso de negocios varían de forma más directa.

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Relacionar las actividades con los productos y determinar cuánto de cada actividad se dedica a ellos. Una estructura de costos, conocida como lista de actividades, se usa para describir cada patrón de consumo de actividad del producto.

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Determinar los factores fundamentales de éxito mediante los que las actividades de la empresa se pueden alinear con los objetivos estratégicos planteados. Este paso indica qué tan efectivamente se lleva a cabo el funcionamiento que se desea a través de las actividades que la compañía emprende.

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Tomar medidas, con la filosofía de mejoramiento continuo, sobre las oportunidades de productividad. Como el costo de actividad es la razón de los recursos consumidos por una actividad a la medida de la producción de la actividad, un medio para evaluar la efectividad y eficacia está disponible para los administradores. Ahora se pueden evaluar, en forma realista, varias alternativas para realizar los cambios que se desean en los patrones de actividad, a través de la inversión o de medios organizacionales.

Los beneficios específicos y los usos estratégicos de esta información son: 

Costos más exactos de los productos permiten mejores decisiones estratégicas relacionadas con: • • • •

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Determinar el precio del producto. Combinar productos. Elaborar compras. Invertir en investigación y desarrollo.

Mayor visión sobre las actividades realizadas.

Procedimiento del sistema de costos ABC

Conclusiones

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La implantación del sistema de costos ABC sirve a los efectos de lograr la reducción de costos, incrementar las utilidades, mejorar el desempeño y hacer factible la mejora continua.

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La determinación del costo de las actividades que no añaden valor al servicio posibilita controlar sus costos para una posible contratación a terceros, una alianza estratégica o simplemente mantener informada a la dirección para decisiones posteriores.

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El cálculo del costo utilizando el sistema de costos ABC permite la determinación del costo por grupo de servicios con una distribución más exacta de los costos indirectos.

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Es un modelo que se basa en la agrupación en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa.