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• Miriam Miranda

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BASES TEÓRICAS ¿QUÉ ES UNA COOPERATIVA? Una cooperativa es una reunión voluntaria de personas, que tienen unas necesidades comunes y deciden asociarse para satisfacerlas, a través de la organización de una empresa sin fines de lucro. Esta organización utiliza sus propios recursos y funciona democráticamente. Una Cooperativa está conformada por un grupo no limitado de personas que se asocian y asumen el rol de empresarios, con autonomía garantizada por la Ley. PRINCIPIOS QUE RIGEN A LAS COOPERATIVAS. 

Autonomía e independencia.



Educación, entrenamiento e información.



Cooperación entre cooperativas.



Compromiso con la comunidad.



Asociación abierta y voluntaria.



Gestión democrática de los asociados.



Participación económica igualitaria de los asociados.

TIPOS DE COOPERATIVAS, PRODUCCIÓN Y OBTENCIÓN DE BIENES: De Producción: - Cooperativas de producción agrícola. - Cooperativas de producción minera. - Cooperativas de reproducción de especies animales. - Cooperativas de producción pecuaria.

- Cooperativas de producción pesquera. - Cooperativas de producción agrícola. Comercialización de bienes y/o servicios: - Cooperativas de transporte de pasajeros. - Cooperativas de transporte de cargas. - Cooperativas de transporte escolar. - Cooperativas de ahorro y préstamo. - Cooperativas de servicios especiales. - Cooperativas de servicios múltiples. - Cooperativas de consumo. - Cooperativas de vivienda. Producción, obtención y comercialización de bienes y servicios: - Cooperativas de producción, distribución y venta de productos agrícolas. - Cooperativas de producción, distribución y venta de productos mineros. - Cooperativas de construcción y venta de viviendas. - Cooperativas de producción, distribución y venta de productos pecuarios. COMPETENCIAS QUE DEBEN DESARROLLAR LAS COOPERATIVAS. Competencia Técnica: Es la capacidad que tienen las cooperativas para producir los bienes y servicios que se le demandan. Esta competencia depende del tipo de cooperativa que se tenga. Para lograr esta competencia es necesario definir los procesos de producción, tales como: -

Selección de tecnología.

-

Diseño de sistemas.

-

Flujo de producción.

-

Capacidad productiva de la empresa.

-

Inventario de materia prima y productos.

-

Cantidad y calidad de trabajo requerido.

-

Calidad de los bienes y servicios requeridos (control de calidad, muestreo, pruebas y costos).

Competencia Comercial: Se refiere a la capacidad de distribución y venta de bienes y/o servicios que se producen según el tipo de cooperativa. Para lograr esta competencia es necesario: - Fijarlos precios, el costo y los competidores dentro del mercado. - Fijar los canales de distribución. La distribución incluye determinar las necesidades y costos del: - Almacenamiento. - Cobertura de distribución. - Ubicación de los puntos de distribución y venta. - Niveles de inventario requeridos. Competencias Financieras: Estas competencias se relacionan con el estudio y determinación de los recursos necesarios para el desarrollo del negocio. Su precisa determinación permite diseñar los planes de acción y los cambios de estrategia. Es necesario analizar: - Capitalización interna. - Opciones de fortalecimiento financiero. - Capital de trabajo.

- Liquidez y Rentabilidad. - Utilización de activos. - Flujo efectivo. Competencias Administrativas: Son también llamadas “gerenciales” y contempla las siguientes actividades: - Planificación y Organización - Dirección y motivación. - Elección de personal. - Revisión y control. CONDICIONES

MÍNIMAS

PARA

LA

CONSTITUCIÓN

DE

UNA

COOPERATIVA. Es necesario que la Cooperativa tenga asociados, como mínimo cinco (5) personas naturales o jurídicas sin fines de lucro. Las personas naturales deben ser mayores de edad. No hay límite máximo en el número de asociados. RÉGIMEN Y FORMALIDADES DE LAS COOPERATIVAS. Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP) • Es el ente del Estado, creado en 1966, para promover, apoyar y fomentar el desarrollo de la economía social y a las Cooperativas del país. • Está adscrita al Ministerio de la Producción y Comercio.

• Cuenta con una serie de programas de fortalecimiento para las Cooperativas existentes, mediante la generación de espacios de encuentros, intercambios y de consolidación del movimiento cooperativo y asociativo. • Presta apoyo a las personas o grupos que tienen una idea a ejecutar y requieren asesoría especializada (bien sea económica, jurídica u operativa), a través de su Consejo Cooperativo. PARA CONFORMAR UNA COOPERATIVA ES NECESARIO: Paso1: Retirar la planilla de reserva de denominación en las Oficinas Regionales de la Superintendencia, localizadas en las instalaciones estadales del INCE. Para seleccionar el nombre que llevará la Cooperativa y consultar a la Superintendencia Nacional de Cooperativas, si este nombre no corresponde a una cooperativa ya registrada. Paso2: Luego de cinco (5) días hábiles, la Superintendencia Nacional de Cooperativas, certifica que la denominación consultada no pertenece a otra Cooperativa y autoriza a que esta pueda ser registrada con esa denominación. Esta constancia debe ser retirada en las Oficinas Regionales de la Superintendencia, localizadas en las instalaciones estadales del INCE. La reserva tiene una duración de 90 días. Paso3: Teniendo en cuenta que se tienen 90 días para realizar los posteriores procedimientos sin perder la reserva de denominación, el grupo de personas se reúnen y redactan los Estatutos que establecerán entre otras: la Estructura Organizativa de la Cooperativa, normas de funcionamiento, aporte de los socios, etc. (Art. 13 LEAC).

Artículo 13°. "El estatuto, como mínimo, contendrá:1.- Denominación, duración y domicilio, 2.- Determinación del objeto social, 3.- Régimen de responsabilidad: Limitado o suplementado y sus alcances, 4.- Condiciones de ingreso de los asociados. Sus derechos y obligaciones. Pérdida del carácter de asociado. Suspenciones y exclusiones, 5.- Formas de organización de la cooperativa y normas para su funcionamiento, coordinación y control. Atribuciones reservadas a la reunión general de asociados o asamblea. Reglamentos internos y competencia para dictarlos, 6.- Las normas para establecer la representación legal, judicial y extrajudicial, 7.Modalidades de toma de decisiones, 8.- Formas de organización y normas con relación al trabajo en la cooperativa, 9.- Formas y maneras de desarrollo de la actividad educativa. Funcionamiento de la o las instancias de coordinación educativa, 10.- Régimen económico: organización de la actividad económica, mecanismos de capitalización y modalidades de instrumentos de aportación. Aportaciones mínimas por asociado, distribución de los excedentes y normas para la formación de reservas y fondos permanentes. Ejercicio económico, 11.- Normas sobre la integración cooperativa, 12.- Procedimientos para la reforma del estatuto, 13.- Procedimiento para la transformación, fusión, escisión, segregación, disolución y liquidación, 14.Normas sobre el régimen disciplinario". Paso4: Una vez aprobados los Estatutos por los asociados, se acudirá al registro subalterno de la localidad para proceder a su registro y obtener así la personalidad jurídica de la Cooperativa. Es importante destacar que este servicio es gratuito en todos los Registros Subalternos del país. Paso5: Enviar a la Superintendencia Nacional de Cooperativas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, copia simple del registro de la Cooperativa indicando:

dirección completa, teléfonos y nombres de los directivos principales de la cooperativa. Nota: Las cooperativas cuya actividad económica se corresponda con la prestación de algún servicio público, solicitarán al ente correspondiente la debida autorización. Paso6: Retirar en un período de diez (10) días hábiles la constancia de inscripción de las cooperativas en las oficinas regionales de la SUNACOOP o en la receptoría de la Rinconada. INSTANCIAS

DE

TOMA

DE

DECISIONES

DENTRO

DE

UNA

COOPERATIVA. 1. La Asamblea: Son la autoridad máxima de la Cooperativa y sus acuerdos comprometen a todos los asociados, presentes o ausentes, según lo que establezcan los estatutos. Las Asambleas pueden ser de dos tipos: Asambleas Ordinarias: son aquellas que se celebran con la periodicidad que establezcan los estatutos. Normalmente este tipo de asambleas se realizan una vez al año, dentro de los tres meses siguientes al cierre del año fiscal. Estas asambleas tratarán temas como: • Cuentas, Balance General, informes y memorias de las Instancias Administrativas, de Evaluación y Control, de Educación y otras. • Plan anual de actividades y presupuestos. • Elección de los Directivos.

Asambleas Extraordinarias: Se celebran siempre que se determine que se debe llevar a cabo una reunión por circunstancias que no pudieron ser previstas en las asambleas ordinarias anterior y que por el grado de importancia no puede esperar a la próxima. 2. Convocatoria: Debe ser realizada por escrito para que se garantice que la convocatoria llegó a todos los interesados y que la información sobre la futura reunión está completa. La convocatoria debe contener: día, hora y lugar de la reunión: y orden del día, es decir, el listado de los temas que se van a tratar en la reunión. Deben ser convocadas con 7 días de anticipación a la fecha pautada para asamblea. Las personas autorizadas para realizar la convocatoria y fijar la agenda de las reuniones ordinarias deben determinarse en los estatutos; generalmente la responsabilidad de ejecutarlo es de las instancias administrativas. Las Asambleas Extraordinarias, según el Art. 28 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas necesitan de la aprobación del 20% de los socios para ser convocadas. Artículo 28°. "Las modalidades de realización de las asambleas o reuniones generales de asociados, otras modalidades de reuniones, la organización de las diferentes instancias, las convocatorias, el quórum, la composición y duración de los integrantes de las instancias, se establecerán en el estatuto y los reglamentos internos. En cualquier caso, un porcentaje de los asociados, que determinará el estatuto, podrá convocar la asamblea o reunión general de asociados, cuando no se haya realizado dicha convocatoria en las condiciones y plazos previstos en el estatuto o reglamentos; las elecciones se realizaran en forma nominal; la duración en los cargos de los integrantes de las instancias no podrá ser mayor de tres (3) años; el estatuto

podrá establecer la reelección en cuyo caso será por un solo período; en las asambleas o reuniones generales de asociados no se podrá representar a mas de un asociado salvo en aquellas que se realicen por delegados". 3. Desarrollo de las Asambleas: Se desarrolla según lo planteado en el orden del día, el cual es el resumen de todos los aspectos que se deseen tratar en dicha asamblea. 4. Quórum: Es el número mínimo de asociados que es necesario que estén presentes en la Asamblea para que ésta pueda ser considerada válidamente constituida y tenga capacidad para la toma de decisiones. Este número mínimo debe estar establecido en los estatutos, y de no contemplarlo se entiende que se requiere mayoría simple de la totalidad de los asociados. 5. Acuerdos o Decisiones: Las decisiones deben ser tomadas por mayoría de las personas presentes. El sistema de aprobación de las decisiones puede ser: - Por consenso - Por votación abierta - Por votación secreta - Combinación de algunas de las anteriores. El sistema de aprobación de las decisiones debe ser definido en los estatutos.

6. Levantamiento de Actas: Luego de cada reunión debe levantarse un acta que contenga: - Los temas tratados - Las personas asistentes - Los resultados de cada votación - Las decisiones tomadas Este documento debe asentarse en el libro de actas dentro de los 10 días siguientes al día de la reunión. INSTANCIAS

COMUNES

QUE

SE

NECESITAN

PARA QUE

UNA

COOPERATIVA FUNCIONE. Instancias Administrativas: Es el órgano que tiene a su cargo la administración y dirección de los asuntos socioeconómicos de la cooperativa y la ejecución de los planes acordados en Asamblea. Debe delegar sus funciones en gerentes, directores o secretarios ejecutivos. Instancia de Evaluación y Control: Es el órgano encargado de velar por el estricto cumplimiento de la ley, los estatutos y de las decisiones de la Asamblea. Además le corresponde fiscalizar las actividades económicas y contables de la empresa cooperativa.

Instancia de Educación: Es el órgano encargado de planificar, administrar, dirigir y evaluar las actividades educativas y de formación profesional dirigidas a los asociados, sus familias y miembros de la comunidad. Comités: Son grupos de personas con un conocimiento específico que se constituyen con el fin de realizar trabajos especiales; generalmente su desempeño es transitorio. Cada una de estas instancias se sugiere que tenga entre 3 y 5 miembros. ¿CON QUÉ DEBERÍA CONTAR UNA COOPERATIVA PARA FUNCIONAR? Con los aportes en dinero y el trabajo de los asociados (se anexa el formato de Aporte de Socio). Los recursos propios de carácter patrimonial, pueden ser: • Aporte de los asociados. • Acumulados de las reservas y fondos permanentes. • Donaciones, legados, auxilios, subvenciones o cualquier otro aporte a título gratuito destinado a integrar el capital de la Cooperativa. Hay varios tipos de Patrimonio que puede tener una cooperativa: a) capital fijo (Ej. Vehículos, edificios, equipos, entre otros). b) capital de trabajo (aportes que se materializan en desarrolla de actividades). c) capital suscrito (certificados suscrito por los asociados, no necesariamente pagado).

d) capital pagado (parte del patrimonio suscrito que ha sido entregado a la cooperativa). ¿COMO

SE

PUEDE

CONSEGUIR

FINANCIAMIENTO

PARA

LA

FORMACIÓN O EL FUNCIONAMIENTO DE LAS COOPERATIVAS? Si la cooperativa necesita financiamiento para capital de trabajo, maquinarias, equipos, infraestructuras, debe solicitarlo en una entidad financiera, preferiblemente del Estado, las cuales tiene programas especiales de financiamiento para los entes de la economía alternativa y participativa como las Cooperativas. A continuación se menciona el listado de algunos Entes crediticios del Estado que financian a las Cooperativas: FONDAPFA: Esquina de Salvador de León, a socarras, Edif. FCA, Teléfono: 0212- 542-31-52. (Atención al público: martes y miércoles de 8:30 a 1l:30 am y de 1:30 a 3:30pm) FONCREI: Torre Británica, Altamira, Teléfono: 0212- 263-55-80 /1147-0304 (atención al público martes y jueves de 2:00 a 4:00pm y lunes y viernes de 9:00a 11:00am) FONDEMI: Plaza España Av. Urdaneta, Edif. SUDANERIS, piso 2. Teléfono: 0212- 564-43-27. BANCO DEL PUEBLO: De Gradillas a San Jacinto, Teléfono: 0212-563 6591 / 563-65-26, (atención al público: de lunes a viernes hora de oficina) (Sra. Carolina Garcías) BANCO DE LA MUJER: Av. Urdaneta, Torre Bandagro, piso 3

Teléfono 02 12-860-82-10 (atención al público: de lunes a viernes de 8:00 a 11:45am y 1:30 a 4:45pm) (Lic. Sonia Sánchez) BANCO INDUSTRIAL: Chacaito, Av. Solano Teléfono 0212-9011111 BANCO DE DESARROLLO (ELBANDES): Esquina de Traposo FONDUR: Av. Venezuela, El Rosal, torre Fondur al frente del Banco Federal. Teléfono: 0212-7617609/1826 Oficina de Comercialización de Viviendas (atención al público martes y jueves de 8:30 1:30 am, traer planilla del Fuerte Tiuna) (Sra. Isabel) FONTUR: Av. Los Jabillos, con calle Las Flores, entre Av. Libertador y Francisco Solano, torre Fontur Teléfono: 0212- 761-18-85 FUS: Av. Andrés Bello, Centro Andrés Bello, Torre B, Piso 11, Teléfonos: 0212- 793-22-09 REQUISITOS PARA OBTENER FINANCIAMIENTO • Plan de inversiones. • Cotizaciones de los proveedores de la maquinaria o los equipos a adquirir. • Fotocopia de la cédula de los asociados. • Acta Constitutiva estatutaria. • RIF y NIT. • Balance. • Publicación del Acta Constitutiva Estatutaria. • Plan de Inversiones. • En algunos casos se exige un proyecto.

LAS

PRINCIPALES

DIFERENCIAS

ENTRE

LAS

SOCIEDADES

MERCANTILES Y LAS SOCIEDADES COOPERATIVAS SON:

SOCIEDADES MERCANTILES (C.A. Y S.A.)

SOCIEDADES COOPERATIVAS

1. Limitada cantidad de accionistas.

1. Se acepta cualquier cantidad de asociados.

2. El poder lo determina la cantidad de acciones que se posean.

2. Cada miembro tiene un solo voto independientemente de la cantidad de certificados que posea.

3. El capital se fija en el documento constitutivo. Su alteración se rige por normas jurídicas.

3. El capital es indeterminado. 4. Los certificados son intransferibles y solo pueden ser negociadas entre cooperadores.

4. Las acciones son negociables y transferibles. (Las acciones en que se divide el capital social de una Sociedad 5. Los excedentes se distribuyen sobre la Mercantil estan representadas por titulos base de las operaciones y trabajo que el socio nominativos que serviran para acreditar y haya aportado. transmitir la calidad y los derechos de los socios) 5. Las utilidades o ganancias se reparten según el número de acciones de cada socio.

BENEFICIOS QUE BRINDA EL GOBIERNO A LAS ASOCIACIONES COOPERATIVAS. Están exentas del pago del Impuesto Sobre la Renta. Están exentas del pago de los derechos de Registro y de cualquier otra tasa o arancel que se establezca por la prestación de este servicio. ¿QUÉ ES LA CONTABILIDAD?

El Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMPC), ha definido la contabilidad como: "Una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.” Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados han sido definidos por la Declaración de Principios de Contabilidad N° 0 (DPC-O), emitida por la, FCCPV, de la siguiente manera: “Son un cuerpo de doctrinas asociadas con la contabilidad que sirven de explicación de las actividades corrientes o actuales y como una guía en la selección de convencionalismos o procedimientos aplicados por los profesionales de la Contaduría Pública en el ejercicio de las actividades que le son propias, en forma independiente de las entidades analizadas y que han sido aceptados en forma general y aprobados por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV), y auscultados a través de su Comité Permanente de Principios de Contabilidad.” LA CONTABILIDAD COOPERATIVISTA Los principios que rigen la conformación y funcionamiento de las Asociaciones Cooperativas en Venezuela, exigen de la elaboración y presentación de información contable de sus operaciones económicas y sociales a la Asamblea General de Asociados por parte de la instancia o Consejo de administración y/o Coordinación, según se haya denominado por los asociados en sus Estatutos, para realizar las funciones de administración de la cooperativa.

También es un deber legal para las Asociaciones Cooperativas, llevar la contabilidad actualizada de acuerdo a lo establecido en el artículo 53 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, Artículo 53°. "Las cooperativas llevarán contabilidad conforme con los principios contables generalmente aceptados, aplicables a las cooperativas y establecerán sistemas que permitan que los asociados, las instancias de coordinación y control definidas en los estatutos y el sector cooperativo cuenten con información oportuna y adecuada para la toma de decisiones. El régimen relativo al ejercicio económico se establecerá en el estatuto así como las disposiciones para el ejercicio irregular al inicio de la cooperativa". Es tan importante el cumplimiento de esta disposición legal que, las atribuciones conferidas a los asociados cooperativistas dispuestos en el artículo 21 de esta misma Ley, Artículo 21°. "Son deberes y derechos de los asociados, sin perjuicio de los demás que establezcan esta ley y el estatuto: 1.- Concurrir y participar en todas las decisiones que se tomen en las reuniones generales de asociados o asambleas y en las demás instancias, en el trabajo y otras actividades, sobre bases de igualdad. 2.Cumplir y hacer cumplir las obligaciones sociales y económicas propias de la cooperativa, las resoluciones de la reunión general de asociados o asamblea y las instancias de coordinación y control establecidas en el estatuto. 3.- Ser elegidos y desempeñar cargos en todas las instancias y asumir as responsabilidades que se les encomienden, dentro de los objetivos de la cooperativa. 4.- Utilizar los servicios en las condiciones establecidas. 5.- Solicitar y obtener información de las instancias de coordinación y control, sobre la marcha de la cooperativa. 6.- Participar en las decisiones sobre el destino de los excedentes. 7.- Velar y exigir el cumplimiento de los derechos humanos en general y en especial los derivados de la Seguridad Social, y el establecimiento de condiciones humanas para el desarrollo del trabajo". Dependen en gran manera de la existencia de un proceso contable, que les permita a todos los, asociados conocer o estar al tanto de cómo están los ingresos, los

costos, gastos y el resultado del trabajo asociado rea1izado en equipo, durante un periodo determinado. Es imposible que los asociados de una cooperativa puedan ejercer sus deberes y derechos sin la existencia de la contabilidad cooperativista. La contabilidad en las cooperativas permite a todos los asociados de la misma actuar en su rol social y económico en la toma de decisiones, al conocer el proceso contable e interpretar los datos económicos señalados en los estados financieros presentados por la instancia de Administración y Control a la Asamblea General. Además no dejará espacio para que otro tome decisiones por él, sino que de manera democrática, participara en la aprobación o no de los mismos, y podrá indicar o discutir los correctivos que deben ser aplicados de ser necesario, para el logro de los objetivos planteados por la Cooperativa. Finalmente, la importancia de la contabilidad aplicada a las cooperativas se observa en la elaboración del Presupuesto que acompañará el Plan de actividades del año; actividades que serán discutidas y acordadas por todos los Asociados en Reunión de Asamblea Ordinaria; ya que el Presupuesto está integrado por los ingresos y egresos que se estiman se obtengan, y que se gastarán en el año presupuestado. ¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO? Es la asignación de los montos que se esperan o se gastarán en las distintas actividades que espera realizar la Asociación Cooperativa, con el fin de alcanzar sus objetivos económicos y sociales, ya que el presupuesto es un instrumento de Planificación, de Coordinación y Control de funciones.

El presupuesto deberá señalar, los ingresos a obtener estimados que espera la cooperativa por préstamo, por venta de bienes o prestación de servicios u otros ingresos; y los gastos o egresos que se realizarán durante el año presupuestado, con el fin de producir tales ingresos y que se deducirán de los mismos. Dentro de los gastos presupuestados deben incluirse los anticipos societarios que recibirá el asociado por su trabajo asociado, en el caso de ser cooperativas de producción de bienes y servicios. Es importante señalar que las actividades presupuestadas y presentadas dentro del Presupuesto, van en función de los objetivos establecidos en los Estatutos de la misma. De allí la importancia del presupuesto, pues le permitirá identificarse con la actividad de la cooperativa o motivará la modificación del mismo. Ningún directivo tomará decisiones por todos, sino todos por todos. Sería una falta de respeto o violación de los principios cooperativos, tomar decisiones que competen a la, Asamblea General de Asociados de la Cooperativa. ENTRE LOS PRINCIPIOS GENERALMENTE ACEPTADOS QUE DEBE REUNIR LA INFORMACIÓN CONTABLE SE DISTINGUEN: a) Objetividad: Las partidas o elementos incorporados en los estados financieros deben poseer un costo o un valor que pueda ser medido con confiabilidad. Esto significa que los montos reflejados en el asiento de contabilidad en el Libro Diario deben responder a un valor reflejado en la factura de compra o de ingreso, que sea en bolívares.

b) Importancia relativa: La información financiera únicamente concierne a la que es, en atención a su monto o naturaleza, suficientemente significativa como para afectar las evaluaciones y decisiones económicas. c) Comparabilidad: Las decisiones económicas basadas en la información financiera requieren en la mayoría de los casos, la posibilidad de comparar la situación financiera y los resultados en operación de una entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades. d) Revelación suficiente: La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible, todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad. e) Prudencia: Las incertidumbres circundan muchas de las transacciones y eventos económicos, lo cual obliga a reconocerlos mediante el ejercicio de la prudencia en la preparación de los estados financieros. Con respecto a los principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la entidad, y los eventos económicos que la afectan, se encuentran: a) Valor Histórico original: Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica, se registran según las cantidades de efectivo que afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. b) Dualidad económica: Para una adecuada comprensión de la estructura de la entidad y de sus relaciones con otras entidades, es fundamental la presentación contable de: a) Los recursos económicos de los cuales dispone la entidad para la realización de sus fines; y b) Las fuentes.

c) Negocio en Marcha o Continuidad: La entidad normalmente es considerada como un negocio en marcha, es decir, como una operación que continuará en el futuro previsible d) Realización Contable: Las operaciones y los eventos económicos deben reconocerse oportunamente en el momento en que éstos ocurran, deben registrarse en la contabilidad. e) Período Contable: Las operaciones y eventos así como sus eventos susceptibles de ser cuantificados se identifican con el periodo económico en que ocurren. De hecho, las cooperativas deben incluir en sus estatutos lo relativo al ejercicio económico, así como las disposiciones para el ejercicio irregular al inicio de la cooperativa. Con respecto al Período Contable, es importante que las asociaciones cooperativas al momento de la elaboración y aprobación de sus Estatutos, consideren lo referente al ejercicio económico. El ejercicio económico debe abarcar doce (12) meses, desde Enero a Diciembre. No siendo así cuando una cooperativa se constituya o se registre ante el Registro Subalterno, en un mes diferente de Enero, algunos consideran que para este caso se presenta un ejercicio irregular que será identificado en los estatutos. “Ejercicio Irregular al Inicio de la Cooperativa”, esta expresión se aplica al siguiente caso: la Asociación Cooperativa presenta sus Estatutos Sociales ante el Registro Subalterno en el mes de Marzo o cualquier mes del año distinto del mes de Enero. El registrador anexa un párrafo que expresa la fecha de registro, el número, tomo y trimestre. A partir de la fecha asignada como registro, inician las actividades económicas y sociales como cooperativa, y por ende deberá dar inicio a los registros contables y sociales de sus operaciones. De hecho, el documento o Estatutos de la Asociación Cooperativa debe identificar que este periodo irregular que comienza a

partir de la fecha de su registro terminará el 31 de diciembre de ese año, tal periodo es el considerado como “periodo irregular”. Entonces, los Estatutos deben identificar el lapso que comprende su periodo irregular, cuándo inicia, y cuándo termina. De igual manera, deberá definir que los periodos siguientes comenzarán en el mes de enero y terminarán al 31 de diciembre de ese mismo año. Visto que los principios de contabilidad también se aplican a la contabilidad cooperativa, hace necesario resaltar que existen otros aspectos legales que deben armonizarse con la aplicación de los principios contables. Por ejemplo: Al momento de registrar los anticipos societarios, los certificados suscritos, las remuneraciones por sueldos, al retiro del asociado, etc. Todos los que integran la cooperativa deben prestar su esfuerzo o su trabajo en pro de los ingresos que obtendrá la misma, registrándose todo pago a los asociados de la cooperativa por el trabajo asociado como “Anticipos societarios”, de acuerdo a lo establecido en los artículos 33 al 35 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas. Artículo 33°. "El trabajo debe realizarse de manera tal que se garantice la mas amplia participación de los asociados que lo realicen directamente, en la definición de las políticas, planes y modalidades del mismo trabajo. Igualmente se debe garantizar esa participación en las instancias de coordinación de los procesos administrativos, de evaluación y educación. Las formas de coordinación y compensación del trabajo se establecerán bajo principio de equidad y amplia participación". Artículo 34°. "El régimen de trabajo, sus normas disciplinarias, las formas de organización, de previsión, protección social, compensaciones, serán establecidos en el estatuto, reglamentos, normas y procesos de evaluación, de conformidad con las disposiciones

de la constitución, esta ley, y de otras leyes que se refieran a la relación especifica del trabajo asociado, en razón de que se originan en el acuerdo cooperativo. Los asociados que aportan su trabajo en las cooperativas no tienen vínculo de dependencia con la cooperativa y los anticipos societarios no tienen condición de salario. En consecuencia no estarán sujetos a la legislación laboral aplicable a los trabajadores dependientes y las diferencias que surjan, se someterán a los procedimientos previstos en esta ley y en otras leyes que consideren la relación de trabajo asociado". Artículo 35°. "Los asociados que aportan su trabajo tienen derecho a percibir, periódicamente, según su participación en la cooperativa, según lo que prevean los estatutos o reglamentos internos, anticipos societarios a cuenta de los excedentes de la cooperativa. Si la cooperativa no es de producción de bienes y servicios, es decir, que los ingresos de las mismas provienen de los mismos asociados, para el sostenimiento de la misma, no hay trabajo asociado, por lo que todo pago que se haga a un asociado por su trabajo se registrará como “Sueldos Empleados”. La Contabilidad Cooperativa y los registros contables del patrimonio cooperativo, están sujetos a lo dispuesto en el artículo 45 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, Articulo 45 “Los recursos propios de carácter patrimonial son: 1º De Las Aportaciones de los Asociados; 2º Los excedentes acumulados en las reservas y fondos permanentes y 3º Las donaciones, legados o cualquier otro aporte a título gratuito destinado a integrar el capital de la cooperativa. Con respecto a las Aportaciones de los Asociados, son aquellos aportes individuales, que pueden hacerse en dinero o en especie o trabajo. Los excedentes acumulados en las reservas y fondos permanentes: El artículo 51 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, Artículo 51°. "Las reservas de emergencia, el fondo de educación, los otros fondos permanentes, así como los

legados, donaciones y cualquier otro bien o derecho patrimonial otorgado a la cooperativa a titulo gratuito, constituyen patrimonio irrepartible de las cooperativas, en consecuencia no podrán distribuirse entre los asociados a ningún titulo, ni acrecentarán sus aportaciones individuales. El registro contable de la creación de tales fondos se realizará al cierre del ejercicio económico de la cooperativa, con cargo a los excedentes. Por lo que los mismos, forman parte del patrimonio cooperativo y se reflejarán en el Balance General. Entonces, desde el punto de vista contable, los fondos y reservas sólo disminuirán en los siguientes casos, por lo que requerirá de un débito a dichas cuentas. En el caso de la Reserva de Emergencia, disminuirán cuando la cooperativa presente un déficit en el ejercicio, de acuerdo a lo señalado en el último párrafo del artículo 54 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, “Cuando una cooperativa tenga pérdidas en su ejercicio económico éstas serán cubiertas con los recursos destinados al fondo de emergencia, si éste fuera insuficiente para enjugarlas, deberán cubrirse con las aportaciones de los asociados”. El Fondo de Educación, sólo disminuirá cuando la asamblea general de asociados haya aprobado un curso en materia cooperativa acreditado por SUNACOOP, de acuerdo a lo establecido por este ente, en la Resolución N° 004, que observará en los anexos de este trabajo. Y el fondo de Protección Social, será utilizado para pagar la seguridad social asumida y aprobada, por la Asamblea General de Asociados. Las donaciones y/o legados recibidos por la cooperativa a título gratuito y que forman parte del patrimonio cooperativo sólo tendrán movimiento cuando se crea y

cuando se líquida una cooperativa, de acuerdo a lo establecido en el artículo 75 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, Artículo 75°. "La comisión liquidadora, en caso de disolución voluntaria o por otras causales, ejercerá la representación de la cooperativa. Deberá realizar el activo, cancelar el pasivo, entregar los fondo irrepartibles, actuando con la denominación social y el aditamento en liquidación. El pasivo se cancelará con la siguiente prelación: 1.- Obligaciones con los trabajadores no asociados contratados por vía de excepción. 2.- Obligaciones con terceros. 3.- Fondos irrepartibles y otras obligaciones con el sector cooperativo. 4.- Obligaciones con los asociados no trabajadores. Una vez cancelado el pasivo y devuelto el valor de las aportaciones, la comisión liquidadora entregará los fondos irrepartibles, y el remanente que resultare al organismo de integración al que estuviese afiliada la cooperativa, con destino al fondo de educación u a otro fondo irrepartible. En caso de no estar afiliada a ningún organismo de integración, se entregarán a una cooperativa de la localidad, con el destino mencionado. Cuando se registren contablemente los pasivos, es importante tener presente que las cooperativas pueden asumir todas las formas de pasivo y emitir obligaciones a suscribir por asociados o terceros, pero estos compromisos deben ser aprobados en reuniones generales de asociados o asamblea. En la Asociación Cooperativa, la responsabilidad de la contabilidad recae sobre el Tesorero de la misma. Responsabilidad que se establece en los Estatutos.

Entre las funciones del tesorero se identifican las siguientes: a) Supervisar y guardar bajo custodia toda la documentación relacionada con los ingresos, depósitos, valores y uso de los fondos. b) Informar a la instancia de Administración de cualquier irregularidad que se presente por parte de los asociados en el pago de sus certificados, préstamos o cualquiera otra obligación que tenga con la Cooperativa. c) Entregar bajo inventario, todos los libros, documentos, registros y demás pertenencias de la Cooperativa, tan pronto se nombre su sucesor. Aunque la contabilidad es de interés principal para el tesorero por las funciones o facultades asignadas por los Estatutos, también es de interés para el resto de los asociados de la cooperativa, ya que al momento de su participación en la toma de decisiones deberá dar consideración a la información contable de las operaciones económicas y sociales llevadas a cabo por la misma.

LAS

NORMAS

INTERNACIONALES

DE

CONTABILIDAD

EN

VENEZUELA En el mes de Enero del año 2004, el Directorio Nacional Ampliado de la FCCPV llegó a un acuerdo respecto a la adopción de las NIC-NIIF en Venezuela, lo cual deberá realizarse en un período de tres años a partir de la fecha, los beneficios que se esperan obtener con esta decisión son los siguientes: 1.- Facilitar la comprensión y confiabilidad en la información financiera. 2.- Eliminar, en muchos casos, la necesidad de preparar información financiera bajo reglas distintas. 3.- Facilitar la captación de recursos financieros de deuda y capital.

4.- Seguir normas y prácticas internacionales. Para las asociaciones cooperativas, aunque muchas de las NIIF tienen o podrían tener relevancia, la NIIF 32 es la norma que más ha tenido repercusión. En su primera interpretación, la aplicación de la NIIF 32 significaba una reclasificación de todos los aportes (capital social) al pasivo de una cooperativa. La repercusión de esta reclasificación en el caso de las cooperativas, será fuerte: el no reconocimiento de los aportes significaría la pérdida (desde el punto de vista contable) del capital en una asociación cooperativa. Debido a que esto hubiera llevado probablemente a la mayoría de las cooperativas a la insolvencia técnica y la quiebra, la International Accounting Standards Board. (IASB), puso en marcha un proceso de consulta a nivel mundial que culminó en septiembre 2004. El resultado de la propuesta hecha para la consulta, fue la interpretación CINIIF-2 que acepta el reconocimiento de los aportes como parte del capital si: • La cooperativa tiene el derecho incondicional de rechazar la devolución a un socio que presenta su renuncia • Si la ley local o disposiciones legales estipulan un capital mínimo que no puede ser devuelto. Esta interpretación fue aceptada por la IASB en noviembre 2004 y por la Comisión Europea en febrero 2005 para que sea transformada en derecho europeo estableciéndose en el Reglamento (CE) No 1073/2005 de la Comisión del 7 de julio de 2005 en lo que respecta a la CINIIF 2. Tomando como punto de partida la CINIIF 2, se requeriría un cambio en la LEAC (en su forma actual establece una devolución de los aportes sin restricciones por la renuncia como socio) y de los estatutos de las cooperativas.

Aunque las NIIF tienen una orientación de información para el mercado y las cooperativas venezolanas no cotizan en bolsa de valores, estas últimas pueden tener un interés en aplicar las NIIF: • Algunos países, como Uruguay, pueden exigir la aplicación de las NIIF a todas las formas de empresa, incluyendo las cooperativas (financieras o no). • Las cooperativas pueden tener interés en aplicar (voluntariamente) las mismas reglas de contabilidad como Sociedades Anónimas para no ser consideradas como "diferentes" o de "segunda clase" desde el punto de vista contable. • Financistas externos pueden exigir balances con base de las NIIF para facilitar la decisión sobre los términos de un crédito. Así, incluso si un país decide no aplicar las NIIF o no extender la aplicación de las NIIF a las cooperativas, estas últimas deberían participar en la discusión y de la definición adaptada de las NIIF por las circunstancias expuestas arriba. Con la entrada en vigencia de las NIIF, se presenta una incertidumbre en que si el capital social de las cooperativas se puede considerar como base para el cálculo de la responsabilidad patrimonial, sobre todo al aplicar la NIIF 32. El impacto de la aplicación de de la NIIF 32 en los estados financieros de las cooperativas, es en el tratamiento contable de los aportes de los socios. Por ser considerados como rescatables o reintegrables, la norma sugiere que podrían ser registrados como pasivos, si cumplen con ciertos requisitos. El problema de la aplicación de esta norma en todos sus extremos, es que en muchos de los casos, la mayor parte del patrimonio de las cooperativas, lo componen los aportes de los asociados. Al trasladar ese monto de aportes al pasivo, generaría

una insuficiencia de patrimonio y dejaría un gran número las cooperativas en problemas de solvencia. Es importante en este sentido que las cooperativas establezcan acciones preventivas para evitar una posible insuficiencia de capital, porque una de las consecuencias que podrían acarrear es la dificultad en la aprobación de créditos que solicite, o inclusive la quiebra por no cumplir con los requisitos mínimos establecidos por SUNACOOP. LA GERENCIA ESTATUTARIA El ejercicio o la puesta en práctica por parte de los asociados que integran la instancia de administración, control, educación y otras que existan, de las funciones asignadas a estos según los Estatutos Sociales de la, Cooperativa, durante un periodo de tiempo determinado. LIBRO DE ACTAS DE ASAMBLEAS El Libro de Acta de Asambleas, sólo debe contener y las Actas de Asamblea Extraordinaria y las Actas de Asamblea Extraordinarias celebradas por la Cooperativa, las cuales serán transcritas en el mismo, una vez autorizado este libro ante la Notaría Pública del domicilio legal de la cooperativa. LIBRO DE ASISTENCIA DE ASOCIADOS El Libro de Asistencia de Asociados, debe estar autorizado por la Notaría Pública del domicilio legal de la cooperativa antes de comenzar cualquier registro en el mismo. Como no existe en el mercado un libro denominado como tal, podrá adquirir un libro de actas y realizar el siguiente rayado. Sello y Folio Nº Nº

Nombre Asociados

CI. Nº

Firma

LIBRO DE ACTAS DE LAS INSTANCIAS Y/O COORDINACIONES Toda empresa requiere de una estructura organizativa que permita la dirección y la participación de todos los miembros que la integran. Las Asociaciones Cooperativas no escapan de este concepto. La Ley Especial de Asociaciones Cooperativas exige en el artículo 13 ordinal 5 que los Estatutos Sociales de la cooperativa deben establecer en el mismo “Formas de organización de la cooperativa y normas para su funcionamiento, coordinación y control. Atribuciones reservadas a la reunión general de asociados o asamblea. Reglamentos Internos y competencia para dictarlos”. De esta estructura organizativa, es la Asamblea General de Asociados la máxima autoridad dentro de la cooperativa. Estas instancias o coordinaciones no podrán tomar decisiones por sí mismas y estarán integradas por asociados, según lo establecido en los artículos 24, 25, 27 y 28 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, Artículo 24°. "Las formas y estructuras organizativas y de coordinación se establecerán en el estatuto y deberán ser flexibles y abiertas a los procesos de cambio y adaptadas a los valores culturales y a las necesidades de los asociados, propiciando la participación plena y permanente de los mismos, de manera que las responsabilidades sean compartidas y las acciones se ejecuten colectivamente. Las cooperativas decidirán su forma organizativa, atendiendo a su propósito económico, social y educativo, propiciando la participación, evaluación y control permanente y el mayor acceso a información. Artículo 25°. "Las cooperativas deben contemplar en sus estatutos para su coordinación, asambleas o reuniones generales de los asociados. Además podrán contar con instancias, integradas por asociados, para la coordinación de los procesos

administrativos, de evaluación, control, educación y otras que se consideren necesarias. Artículo 27°. "Las decisiones se tomarán en forma democrática. Será potestad de cada organización optar por formas democráticas de consenso, votación o mixtas. El estatuto establecerá las modalidades. Artículo 28°. "Las modalidades de realización de las asambleas o reuniones generales de asociados, otras modalidades de reuniones, la organización de las diferentes instancias, las convocatorias, el quórum, la composición y duración de los integrantes de las instancias, se establecerán en el estatuto y los reglamentos internos. En cualquier caso, un porcentaje de los asociados, que determinará el estatuto, podrá convocar la asamblea o reunión general de asociados, cuando no se haya realizado dicha convocatoria en las condiciones y plazos previstos en el estatuto o reglamentos; las elecciones se realizaran en forma nominal; la duración en los cargos de los integrantes de las instancias no podrá ser mayor de tres (3) años; el estatuto podrá establecer la reelección en cuyo caso será por un solo período; en las asambleas o reuniones generales de asociados no se podrá representar a mas de un asociado salvo en aquellas que se realicen por delegados". Otro aspecto que envuelve la Gerencia Bajo Estatutos, es la elaboración del Plan de Actividades y su respectivo Presupuesto del año, que será presentado a la Asamblea General de Asociados para su discusión, correcciones y aprobación. BASES LEGALES Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela El Artículo 70. Son medios de participación y protagonismo del pueblo en ejercicio de su soberanía, en lo político: la elección de cargos públicos, el referendo, la consulta popular, la revocatoria del mandato, las iniciativas legislativa, constitucional y

constituyente, el cabildo abierto y la asamblea de ciudadanos y ciudadanas cuyas decisiones serán de carácter vinculante, entre otros; y en lo social y económico, las instancias de atención ciudadana, la autogestión, la cogestión, las cooperativas en todas sus formas incluyendo las de carácter financiero, las cajas de ahorro, la empresa comunitaria y demás formas asociativas guiadas por los valores de la mutua cooperación y la solidaridad. La ley establecerá las condiciones para el efectivo funcionamiento de los medios de participación previstos en este artículo. El Artículo 118. Se reconoce el derecho de los trabajadores y trabajadoras, así como de la comunidad para desarrollar asociaciones de carácter social y participativo, como las cooperativas, cajas de ahorro, mutuales y otras formas asociativas. Estas asociaciones podrán desarrollar cualquier tipo de actividad económica, de conformidad con la ley. La ley reconocerá las especificidades de estas organizaciones, en especial, las relativas al acto cooperativo, al trabajo asociado y su carácter generador de beneficios colectivos. El estado promoverá y protegerá estas asociaciones destinadas a mejorar la economía popular y alternativa. El Artículo 184. La ley creará mecanismos abiertos y flexibles para que los Estados y los Municipios descentralicen y transfieran a las comunidades y grupos vecinales organizados los servicios que éstos gestionen previa demostración de su capacidad para prestarlos, promoviendo: Parágrafo 3. La participación en los procesos económicos estimulando las expresiones de la economía social, tales como cooperativas, cajas de ahorro, mutuales y otras formas asociativas. Parágrafo 5. La creación de organizaciones, cooperativas y empresas comunales de servicios, como fuentes generadoras de empleo y de bienestar social, propendiendo a su permanencia mediante el diseño de políticas en las cuales aquellas tengan participación.

El Artículo 308. El Estado protegerá y promoverá la pequeña y mediana industria, las cooperativas, las cajas de ahorro, así como también la empresa familiar, la microempresa y cualquier otra forma de asociación comunitaria para el trabajo, el ahorro y el consumo, bajo régimen de propiedad colectiva, con el fin de fortalecer el desarrollo económico del país, sustentándolo en la iniciativa popular. Se asegurará la capacitación, la asistencia técnica y el financiamiento oportuno. LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA En el Artículo 14. Están exentos de impuesto: Numeral 11 Las sociedades cooperativas cuando operen bajo las condiciones generales fijadas por el Ejecutivo Nacional. LEY ESPECIAL DE ASOCIACIONES DE COOPERATIVAS

En su Artículo 12. Las empresas Cooperativas están exentas del pago de derechos de registro y de cualquier otra tasa o arancel que se establezca por la prestación de este servicio. El Artículo 89. El Estado apoyará los planes de desarrollo que las Cooperativas y Organismos de Integración elaboren y presenten en igualdad de condiciones, las cooperativas serán preferidas por los institutos financieros y crediticios del Estado; de igual manera se preferirá a las empresas cooperativas en la adquisición y prestación de bienes y servicios por parte de los entes públicos.

LEY IMPUESTO AL VALOR AGREGADO En el Artículo 16. No estarán sujetos al impuesto previsto en esta Ley: ... numeral 4. Las operaciones y servicios en general realizadas por los bancos, institutos de créditos o empresas regidas por el Decreto Nº 1.526 con Fuerza de Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras, incluidas las empresas de arrendamiento financiero y los fondos del mercado monetario, sin perjuicio de lo establecido en el parágrafo segundo del artículo 5 de esta Ley, e igualmente las realizadas por las instituciones bancarias de crédito o financieras regidas por leyes especiales, las instituciones y fondos de ahorro, los fondos de pensión, los fondos de retiro y previsión social, las sociedades cooperativas, las bolsas de valores, las entidades de ahorro y préstamo, las bolsas agrícolas, así como la comisión que los puestos de bolsas agrícolas cobren a sus clientes por el servicio prestado por la compra de productos y títulos de origen o destino agropecuario.

EL PROCESO CONTABLE El proceso contable es la intención de registrar en libro diario de contabilidad o en el sistema contable los ingresos, costos, gastos, activos, pasivos y patrimonio, soportados por un comprobante, el cual puede ser una factura de ingreso, planilla de deposito, efectivo, cheque, letra de cambio, pagares, nota de crédito, nota de debito, factura de compra de bienes o servicios, certificados de aportación, certificados de inversión, otros certificados, ticket de caja etc. Para concretar el registro de las transacciones contables soportadas por los documentos respectivos, se debe dar consideración al tipo de cuenta contable y al efecto sobre la misma, con el fin de determinar si se le hará un cargo o un abono.

La trascripción de los montos de las facturas, recibos u otros soportes en el debe o en el haber del libro diario, dependerá del tipo de cuenta contable y de la naturaleza de la misma. La relación Cuenta-Registro, da origen a la Clasificación de Cuentas CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS 1. Cuentas Reales 2. Cuentas Nominales 3. Cuentas de Valoración de Activos 4. Cuentas Transitorias 5. Cuentas de Orden Cuentas Reales Son cuentas de activo, pasivo, capital y valoración de activos, y por lo tanto representan bienes, derechos u obligaciones que se reflejan en el balance general, cuyos saldos afectan los ejercicios económicos siguientes. Es decir, que permanecen abiertas en el libro mayor, cuando termina un ejercicio contable y comienza otro. El activo: son todos los bienes, tangibles e intangibles, propiedad de la cooperativa y aquellos gastos efectuados, atribuibles a futuros años o periodos económicos. Estará integrado de la siguiente manera: Activo circulante, cuentas y efectos por cobrar a largo plazo, inversiones, activo fijo, activo intangible, cargos diferidos y otros activos. 1. Activo circulante Esta constituido por las cuentas que representen efectivo u otros activos y recursos que razonablemente se consideren susceptibles de convertirse en efectivo, o

de consumirse o transformarse dentro del lapso de un año, o en el ciclo normal de operaciones de la cooperativa. Estas cuentas deben ordenarse según su grado de convertibilidad en efectivo, e incluirse separadamente, en cuanto sea aplicable así: a) Efectivo: Está constituido por los activos representados en moneda o su equivalente, de disponibilidad inmediata. Las partidas en moneda extranjera deben convertirse a la tasa de cambio vigente para la echa del balance general. Entre estas cuentas se encuentran: caja chica, caja general y los bancos. b) Inversiones en Valores: Están constituidos por títulos valores y se clasifican según la intención del propietario de la inversión: b.1) Inversiones temporales: Son inversiones negociables representadas por valores o instrumentos de inversión negociables, convertibles en efectivo a corto plazo y tienen un mercado activo, tales como las bolsas de valores. Deberán valorarse al cierre del año o periodo económico con base a su valor de mercado. Los efectos por las variaciones deben incluirse en los resultados del año o periodo económico. Entre estas se encuentra: colocaciones bancarias. b.2) Inversiones disponibles para la venta: Son inversiones en títulos de deuda o de capital, respecto a las cuales se tiene la intención de mantenerlas disponible para la venta. b.3) Inversiones Conservadas hasta su vencimiento: Se incluyen en esta categoría títulos de deuda cuando se tiene la intención de mantener la inversión en estos valores hasta su vencimiento. Cuando el vencimiento sea mayor a un año, se debe presentar como activo a largo plazo, en el rubro de las inversiones. Dichas inversiones deberán valorarse al cierre del año al costo amortizado.

c) Cuentas y Efectos Por Cobrar: Están constituidos por créditos a favor de la entidad y originados por las ventas, prestación de servicio y demás operaciones normales de la cooperativa, e incluyen efectos o documentos por cobrar. entre estas se encuentran: cuentas y efectos por cobrar comerciales, cuentas por cobrar departamentos, cuentas por cobrar organismos de integración, cuentas por cobrar cooperativas, cuentas o anticipos a asociados, y las cuentas por cobrar a los trabajadores de la cooperativa. Las perdidas estimadas por cuentas incobrables, deben registrarse en una cuenta separada “Provisión para cuentas incobrables o de cobro dudoso”, y mostrar su saldo como una deducción de las cuentas y efectos por cobrar. d) Inventarios (Existencias): Están constituidos por las siguientes partidas, en cuanto sea aplicable: - Inventario de mercancías - Inventario de Productos terminados - Inventario de Productos en Proceso - Inventario de Materias Primas - Inventario de Materiales indirectos y suministros de fábrica - Mercancías en transito - Mercancía en transito - Repuestos y Suministros - Otros inventarios distintos a los antes mencionados e) Gastos pagados por Anticipado: Están constituidos por las partidas que representen servicio u otros conceptos pagados que aun no han sido recibidos en su totalidad, y van a ser absorbidos como gastos en el año siguiente. En este grupo se encuentra: los seguros pagados por anticipado, intereses pagados por anticipado y los alquileres pagados por anticipado.

2. Cuentas y efectos por cobrar a largo plazo Están constituidos por créditos cuyo vencimiento debe efectuarse dentro de un plazo mayor a un (1) año, o al del ciclo normal de operaciones de la cooperativa. Las cuentas que integran esta agrupación deben mostrarse separadamente, indicando si corresponden o no, a operaciones normales de la asociación cooperativa. En el caso de cuentas por cobrar comerciales, estas deben presentarse con su correspondiente estimación para cuentas de cobro dudoso. En las notas a los estados financieros deben informarse, además, la tasa de interés que devengan las principales cuentas. 3. Inversiones Están constituidas por cuentas que representan inversiones clasificadas como permanentes, así como las inversiones a largo plazo en títulos valores, y bienes inmuebles. En este grupo se encuentran: los certificados de organismos de integración, terrenos e inmuebles con fines especulativos. 4. Activo fijo (Propiedades, planta y equipos) Están constituidos por cuentas que representan activos de carácter permanente, de naturaleza tangible, que no estén destinados a la venta y que serán usados en las operaciones regulares del negocio. Sus componentes más importantes deben separarse por rubros, tales como terrenos, edificaciones, instalaciones, maquinarias y equipos, mobiliario, vehículos y activos fijos en proceso de construcción o instalación. Debe señalarse la base de valuación y; en los casos en que este no sea el costo de adquisición o de construcción, debe indicarse como se determinó la valuación adoptada. en el caso de las depreciaciones acumuladas, deben registrarse en una cuenta separada que identifique el activo al cual se aplica; por

ejemplo, en el caso del edificio, ”Depreciación acumulada edificio”, y mostrara su saldo como una de las cuentas de activo fijo afectadas (Edificio – Depreciación Acumulada) 5. Activo Intangible: Está constituida por cuentas que representan derechos de carácter relativamente permanente, y que tiene valor jurídico o económico como medios para la realización de las operaciones normales de la cooperativa. En caso de que los activos intangibles, individualmente considerados, no representen montos de importancia, pueden presentarse bajo una denominación genérica. En cuanto sea aplicable, las cuentas que deben ser agrupadas dentro del activo intangible son: las patentes, marcas de fábrica, nombres comerciales, plusvalía y otras de semejante naturaleza. Las cuentas que forman parte de esta agrupación y que por su naturaleza son objeto de amortización deben ser presentadas separadamente. Debe establecerse la base de valuación e indicarse el método de amortización y el monto aplicable al año o periodo económico. En todo caso, los activos intangibles deben presentarse separadamente si son de importancia. Entre las no amortizables se encuentran: licencias, y entre las amortizables: Patente de invención, Derecho de autor, campaña publicitaria, gastos de organización. 6. Otros Activos: Están constituidos por cuentas que representan cualquier otro activo no determinado dentro de las agrupaciones precedentes e incluirán las siguientes partidas: a) Las cuentas a cobrar no circulantes, correspondientes a asociados y empleados de la cooperativa. b) Los fondos especiales para pensiones, jubilaciones y conceptos similares c) Los activos fijos que estén fuera de uso y destinados a la venta.

d) Depósitos dados en garantía. e) Efecto por cobrar en litigio. En el pasivo: son todas las obligaciones reales, estimadas, eventuales y contingentes de la cooperativa, y aquellos ingresos percibidos atribuibles a futuros años o periodos económicos. Este integrado de la siguiente manera y en orden para su presentación: Pasivo circulante, pasivo a largo plazo, apartados, créditos y otros pasivos. 1. Pasivo Circulante Están constituidos por las cuentas que representen deudas y obligaciones reales o estimadas, que deben ser pagadas en el lapso de un año o en el ciclo normal de operaciones de la cooperativa, y para cuya liquidación se espere utilizar activo circulante o la creación de otro pasivo circulante. Debe mostrar separadamente, cuando su importancia lo amerite, las siguientes partidas: Prestamos y sobregiros bancarios, papeles comerciales, efectos y cuentas por pagar, gastos acumulados, intereses vencidos, excedentes determinados para su distribución entre los asociados, porción circulante de las obligaciones a largo plazo, saldos acreedores de cuentas a cobrar y otras deudas de la misma naturaleza. También deben incluirse en efectos y cuentas por pagar aquellas obligaciones por concepto de adquisición de bienes y servicios correspondientes a las operaciones normales de la cooperativa, y que estén formalizadas por facturas o títulos de crédito debidamente emitidos y aceptados. Tanto las cuentas como los efectos por pagar deben mostrarse separadamente cuando representen cifras de relativa importancia. Aquellas obligaciones que, en virtud de su naturaleza, no puedan ser clasificadas adecuadamente dentro de las partidas o cuentas que se presentan separadamente dentro del pasivo circulante. Estas cuentas deben presentarse como otras cuentas por pagar.

Entre otros pasivos se encuentran: Crédito u obligaciones bancarias, documentos a pagar a corto plazo, documentos a pagar a departamentos, documentos a pagar organismos de integración, documentos a cobrar cooperativas, retención INCE, retención seguro social por pagar, retención política habitacional, los gastos acumulados por pagar (Aporte seguro social y paro forzoso, Aporte Ley Política Habitacional, Aporte INCE), ahorros a pagar y excedente por pagar. 2. Pasivo a Largo Plazo Esta constituido por cuentas que representen deudas y obligaciones reales a largo plazo contraídas por la cooperativa. Deben separarse según su clase y tipo. Se deberá presentar un cuadro resumen por año de los vencimientos a largo plazo.

3. Apartados Están constituidos por cuentas que representes montos estimados de gastos cargados a las operaciones de uno o mas años o periodos económicos precedentes, destinados a presentar obligaciones de carácter eventual o contingente que mantiene la cooperativa. Tales como indemnizaciones laborales, incluyendo la provisión para pagos adicionales por despidos injustificados calculada con base a la experiencia de estos pagos por parte de la cooperativa, garantías otorgadas a terceros, garantías sobre productos o servicios vendidos, litigios pendientes, mantenimiento del activo fijo, indemnizaciones contractuales y otros conceptos de la misma naturaleza. Entre estos apartados se encuentra el apartado para prestaciones sociales. 4. Créditos Diferidos

Están constituidos por cuentas que representan ingresos recibidos por la entidad y cuyos efectos son atribuibles a futuros años o periodos económicos. Entre estos se encuentran los intereses cobrados por anticipado. 5. Otros Pasivos Están constituidos por cuentas que representan obligaciones que no deben ser incluidas, por razones de su naturaleza, en las agrupaciones anteriores. Deben mostrar separadamente aquellas partidas que tengan relativa importancia. Entre este grupo se encuentran los depósitos recibidos en Garantía. En el patrimonio: Es la diferencia entre el Activo menos el Pasivo y representa el valor según libros de la inversión de los asociados de la cooperativa. Para fines de su presentación está integrado de la siguiente manera: Capital Cooperativo: Certificados de aportación Certificados de Asociación, Certificados Rotativos, Certificados de Inversión; Las donaciones, legados o cualquier otro aporte a titulo gratuito destinado a integrar el capital de la cooperativa; fondos y reservas irrepartibles: reservas de emergencia, fondo de educación, fondo de protección social y otros fondos permanentes. 1. Patrimonio Esta integrado por aquellas cuentas que representan la inversión de los asociados de la cooperativa. Dentro de esta agrupación deben incluirse separadamente, las siguientes cuentas: - Capital social cooperativo Suscrito: - Certificados de Asociación - Certificados de Aportación - Menos Certificados de Asociación no pagado - Certificados de Aportación no pagado

- Certificados de Inversiones y Rotativos. La cuota no pagada de los certificados debe mantenerse como una deducción hasta tanto ingrese efectivamente. Donaciones y legados: Constituyen patrimonio irrepartible de la cooperativa, en consecuencia no podrán distribuirse entre los asociados. Se entiende por donaciones: Legados: Fondos y reservas Irrepartibles: Son patrimonio irrepartible de las cooperativas, dado que no podrán distribuirse entre los asociados a ningún titulo, ni acrecentaran las aportaciones individuales de los asociados. -

Fondo de Reserva de emergencia

-

Fondo de Educación

-

Fondo de Protección Social

-

Otros Fondos de Reservas establecidos en los Estatutos de la Asociación Cooperativa.

Fondo de Reserva de Emergencia: Este fondo será utilizado cuando la cooperativa tenga pérdida en su ejercicio económico, hasta el monto de la misma. Es decir, servirá para cubrir el déficit económico de la cooperativa. Fondo de Educación: Este fondo será utilizado para la contratación de los cursos sobre materia cooperativa acreditados por la Superintendencia Nacional de Cooperativas y para cursos que preparen al cooperativista para el campo de trabajo explotado por la misma. Esto no significa que la cooperativa en su primer ejercicio no realizara actividades educativas, claro que no, significa que estos gastos por

educación serán cancelados con los recursos que dispone la cooperativa para esa fecha. Solo que después de crearse tal fondo deberá considerar su uso. Fondo de Protección Social: Este fondo será utilizado para activar los mecanismos de protección social establecida en el artículo 40 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, Por previa aprobación de la Asamblea General de Asociados se podrán destinar para el pago del Seguro Social, la política habitacional o la adquisición de un Seguro de Póliza H.C.M., para todos los asociados. Excedente (déficit) del ejercicio: Está representado por la sumatoria de los Excedentes o (Déficit) Neto Repartible del ejercicio, no distribuido por los asociados. Con respecto a los movimientos en esta cuenta, es importante tener presente lo establecido en el artículo 54 de la Ley especial de Asociaciones Cooperativas, de que la Asamblea destinará este excedente a ser invertido o distribuido entre los asociados. Por lo que esta cuenta solo debería señalar lo excedentes o déficit del ejercicio.

2. Cuentas Nominales o de Resultado Son cuentas de ingreso y egreso que integran el estado de resultado o ganancias y pérdidas, que se deben cerrar en los libros de contabilidad de la cooperativa cuando termina o se cierra el ejercicio económico, mediante asientos de cierre que se realizaran en el libro diario. Clasificación Cuentas Nominales o de Resultado Ingresos Brutos Menos: a) Devoluciones en Ventas b) Descuentos en Ventas Ingresos Netos por Ventas Costo de Venta de las Mercancías o Servicios vendidos Excedente (Déficit) Bruto en Venta Gastos de Operaciones a) Gastos Generales y de Administración

b) Gastos de Ventas Excedente (Déficit) Neto en Operaciones Ingresos Extraordinarios Egresos Extraordinarios Excedente (Déficit) Neto del Ejercicio Menos: Fondos de Reserva de Emergencia Fondo de Educación Fondo de Protección Social Menos Anticipos Societarios Excedente (Déficit) Neto Antes del 30% Fondos y Reservas Menos: Fondos de Reserva de Emergencia Fondo de Educación Fondo de Protección Social Excedente (déficit) del ejercicio sujeto a decisión de la Asamblea de Asociados. Ingresos Brutos: Son aquellos ingresos que provienen por la venta de bienes y servicios que son facturados por las cooperativa y están relacionados con la actividad de la empresa Menos: Devoluciones en Ventas: se utiliza cuando un cliente devuelve a la cooperativa parte o el total de la mercancía que le ha sido facturado en un momento dado. Descuentos en Ventas: Son rebajas que se aplican a los clientes mediante acuerdo previo mediante porcentajes determinado por la cooperativa en función del volumen en ventas o lapsos de pagos. Ingresos Netos por Ventas: Es la diferencia resultante de los ingresos Brutos, menos las devoluciones y descuentos en ventas, en un periodo determinado. Costo de Venta de las Mercancías o Servicios vendidos: son aquellos que están asociados directamente con la generación de la renta de la cooperativa, esta integrado por: Inventario inicial de mercancía, materia prima, repuestos, productos en proceso, productos terminados, más las compras, fletes en compras, derechos de aduana,

gastos de importación, menos las devoluciones y descuentos en compras, bonificaciones en compras, los inventarios finales existentes al cierre del ejercicio económico de materia prima, productos en proceso, productos terminados y de mercancía. Excedente (Déficit) Bruto en Venta: Es la diferencia resultante de la resta de los ingresos Netos o Ingresos Brutos Netos menos el costo de Venta de los bienes y servicios prestados. Gastos de Operaciones: Son aquellos gastos administrativos y de ventas realizados por la empresa cooperativa con la finalidad de producir bienes y servicios. a) Gastos Generales y de Administración: Son los relacionados con la administración de la empresa, que son necesarios para la producción de los bienes y servicios a ser comercializados, entre ellos se encuentran: Sueldos y Salarios, viáticos, pérdidas por cuentas incobrables, gastos de depreciación de los activos relacionados con el área administrativa, gastos de seguros, gastos de alquiler, gastos de publicidad, aporte INCE, aporte LPH, aporte SSO, gastos de representación, gastos de servicios básicos, comisiones bancarias, impuestos y donaciones. b) Gastos de Ventas: Son aquellos gastos relacionados con la comercialización y venta, necesarios para que el bien o servicio producido sea vendido como lo son: Gastos generales de ventas, comisiones a los vendedores, gastos de publicidad, Excedente (Déficit) Neto en Operaciones: Es la diferencia que resulta de la resta de: excedente (déficit) bruto en venta, menos los gastos de operaciones (gastos de ventas + gastos de administración. Ingresos Extraordinarios: Son las entradas por ventas de bienes y servicios que no están relacionados con el objeto principal de la cooperativa ejemplo: intereses

bancarios, ganancia en venta de activos de la cooperativa, ingreso por venta de desperdicios. Egresos Extraordinarios: Es la salida de dinero gastos de bienes y servicios que no están relacionados con el objeto principal de la cooperativa. Excedente (Déficit) Neto del Ejercicio: Es la diferencia que resulta de la resta de: Excedente (Déficit) Neto en Operaciones, mas o menos Ingresos Extraordinarios, mas o menos Egresos Extraordinarios. Menos: Fondos de Reserva de Emergencia: Es el fondo que se usa cuando la cooperativa tenga pérdida en su ejercicio económico. Fondo de Educación: Es el fondo que se usa la contratación de los cursos sobre materia cooperativa. Fondo de Protección Social: Es el fondo que se usa para activar los mecanismos de protección como lo son el Seguro Social, la política habitacional o la adquisición de un Seguro de Póliza H.C.M., para todos los asociados. Menos Anticipos a Societarios: Son las cantidades que reciben los asociados de la cooperativa, estos anticipos se determinan por la participación que los socios o a según lo prevean los estatutos o reglamentos internos de la cooperativa. Excedente (Déficit) Neto Antes del 30% Fondos y Reservas: Es el resultado obtenido de la resta del Excedente (Déficit) Neto del Ejercicio menos los fondos determinados del 1% del ingreso total, menos los anticipos a societarios.

Menos: Fondos de Reserva de Emergencia: 10% del Excedente (Déficit) Neto Antes del 30% Fondos y Reservas Fondo de Educación: 10% del Excedente (Déficit) Neto Antes del 30% Fondos y Reservas Fondo de Protección Social: 10% del Excedente (Déficit) Neto Antes del 30% Fondos y Reservas Excedente (déficit) del ejercicio sujeto a decisión de la Asamblea de Asociados: es la diferencia resultantes entre Excedente (Déficit) Neto Antes del 30% Fondos y Reservas menos los fondos determinados anteriormente.

3. Cuentas de Valoración de Activos Son las cuentas que muestran la parte que ha sido gastada, consumida o perdida de determinados activos, cuyos montos disminuyen el valor monetario de los mismos, lo que da como resultado el valor real o valor contable. 4. Cuentas Transitorias Son las que se reflejan en los libros por un tiempo relativamente corto y desaparecen cuando han cumplido su función como lo es mercancía en transito. 5. Cuentas de Orden

Son la que no afectan el activo, el pasivo ni el patrimonio de la cooperativa pero que deben ser reflejada en el balance general, se colocan después del total del activo, después del total pasivo y capital como lo son: Banco cuenta giros, giros al cobro, fianza a empleados per contra, mercancía consignada, y mercancía enviada en consignación. REGISTRO EN EL LIBRO DIARIO: ASIENTO DE APERTURA Fecha Junio

Junio

30

Cuentas y explicación ____ 1____

Ref

Debe

Certificados de Aportación Asociado 1 Certificados de Aportación Asociado 2 Certificados de Aportación Asociado 3 Certificados de Aportación Asociado 4 Certificados de Aportación Asociado 5 Certificados de Aportación Asociado suscritos

02 03 04 05 06

1.000.000,00 1.000.000,00 1.000.000,00 1.000.000,00 1.000.000,00

Para registrar e identificar los certificados de aportación suscritos por cada uno de los asociados de la cooperativa a la fecha de su constitución 30 ____ 2 ____ Efectivo en caja o Banco (xxxxxx) Certificados de Aportación N° Pág Asoc.1 Certificados de Aportación N° Pág Asoc.2 Certificados de Aportación N° Pág Asoc.3 Certificados de Aportación N° Pág Asoc.4 Certificados de Aportación N° Pág Asoc.5 Certificados de Aportación Asociado 1 Certificados de Aportación Asociado 2 Certificados de Aportación Asociado 3 Certificados de Aportación Asociado 4 Certificados de Aportación Asociado 5

Para registrar la forma en que se ha

07

08 09 10 11

5.000.000,00

500.000,00 900.000,00 900.000,00 900.000,0

12

900.000,00

13

900.000,00

02 03 04 05 06

Haber

1.000.000,00 1.000.000,00 1.000.000,00 1.000.000,00 1.000.000,00

cancelado el Certificado de aportación suscrito por los asociados a la fecha de su constitución y Estatutos. 5.000.000,00 5.000.000,00 EL BALANCE GENERAL El Balance general es un estado financiero que esta integrado por Cuentas Reales, es decir, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y valoración del activo. Por lo que la información contenida en este estado mostrará la situación económica socialcontable de la cooperativa a una fecha determinada, sin tomar en cuenta el factor tiempo. Presentará de forma detallada los activos, pasivos y el patrimonio de la cooperativa, a la fecha de su elaboración. Este estado financiero se elabora al cierre del ejercicio o periodo contable, o cuando las circunstancias de la cooperativa lo determinen. La información contable necesaria para la elaboración del Balance General se obtiene de los saldos reflejados en el Libro mayor de contabilidad, del balance de Comprobación o de la hoja de trabajo, dependiendo de la fecha de su presentación. Si la presentación del Balance General es la fecha de cierre, éste requerirá de que se apliquen algunos ajustes a algunas cuentas que lo integran, con el fin de que los montos reflejados en las cuentas que lo componen sólo reflejen lo que corresponde al ejercicio que termina, y realizar los apartados legales establecidos en la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, ya determinados en el estado de resultado. Una vez ajustado y cerrado el ejercicio, el Balance general resultante al cierre se registrará en el Libro de Inventarios y/o Balances utilizando una estructura de forma vertical, siguiendo al Estado de Resultado de ese período. Con respecto a las partes que integran el balance general, se destacan las siguientes:

1.- El Encabezado: En él se debe registrar lo siguiente: a) El nombre de la cooperativa b) El nombre del estado financiero c) La fecha de presentación 2.- El cuerpo del estado financiero: Está integrado por tres partes, a saber: a) Los Activos b) El Pasivo y Patrimonio c) Las cuentas de orden y las cuentas de orden per contra. Otro rasgo financiero que indica que el Balance General es importante, es porque éste muestra la capacidad de pago inmediata de la cooperativa, su solidez y su solvencia.

Al igual que el Estado de resultado o Estado de Ganancias y Pérdidas, el Balance General debe ser entregado a los Asociados con ocho (8) días hábiles anticipados a la celebración de la Asamblea Ordinaria para su discusión y aprobación, y serán remitidos a SUNACOOP en las condiciones y lapsos establecidos para su presentación por este Ente, en la Providencia Administrativa N° 034-05. ASOCIACIÓN COOPERATIVA AUDEDICMOR, R.L. BALANCE GENERAL Al 31/12/2003 (Expresado a Valores históricos) ACTIVOS Activos Circulantes Efectivo

5.450,00

Banco X

582.623,10 Total Activo Circulante

Activos Fijos

588.073,10

Equipo de Computación Menos Depreciación Acumulada Equipo de Computación Neto

4.800.000,00 (615.277,79) 4.184.722,21

Equipo de Video Neto Menos Depreciación Acumulada

3.500.000,00 3.266.666,69

Total Activos Fijos Netos

7.451.388,90

Total Activos

8.039.462,00

PASIVO Y PATRIMONIO PASIVO Pasivo Circulante Gastos Intereses Sobre Préstamos por pagar

75.000,00

Retención de ISLA. por pagar

10.500,00

Retención Ley de Política Habitacional por pagar Préstamo por Pagar a Fondo Único Social

3.000,00 4.500.000,00

Total Pasivo Circulante

4.588.500,00

Total Pasivo

4.588.500,00

PATRIMONIO Certificados de Aportación Suscritos

2.520.000,00

Menos Certificados de Aportación No pagados

(320.000,00)

Total Certificados de Aportación

2.200.000,00

Reserva de Emergencia

161.694,54

Fondo de Protección Social

161.694,54

Fondo de Educación

161.694,54

Excedente o Déficit del Ejercicio

765.878,40

Total Patrimonio

3.450.962,00

Total Pasivo y Patrimonio

8.039.462,00

EL BALANCE DE COMPROBACIÓN El Balance de Comprobación puede ser elaborado cuando las circunstancias lo exijan. Y en el caso de las Asociaciones Cooperativas debe ser elaborado cada tres (3) meses, o al último mes del trimestre con el fin de remitirlo a SUNACOOP de acuerdo con lo establecido en el Artículo No. 2 de la Providencia Administrativa No. 034-05 publicada en Gaceta Oficial No. 38.298 de fecha 21 de Octubre de 2005, el cual establece lo siguiente: “Artículo 2: Las Cooperativas y los Organismos de Integración deberán enviar a la Superintendencia Nacional de Cooperativas, dentro de los treinta (30) días consecutivos a partir de la terminación de cada trimestre: El Balance de Comprobación y la Conciliación Bancaria del último mes del respectivo trimestre, con sus soportes bancarios”.

Según lo dispuesto en el artículo No. 2, las cooperativas deberán remitir un Balance de Comprobación al 31 de marzo, al 30 de Junio, al 30 de Septiembre y al 31 de Diciembre de cada año, acompañados de las conciliaciones bancarias y sus respectivas copias de los estados de cuenta bancarios y/o libreta de ahorro a la fecha del Balance de Comprobación, debidamente certificadas por el Tesorero de la Cooperativa o el responsable de la contabilidad según lo establecido en los Estatutos Sociales de la cooperativa. Por lo que no se requiere que el Balance de Comprobación remitido a la Superintendencia Nacional de Cooperativas, esté certificado por un Contador Público inscrito en SUNACOOP, de acuerdo con lo establecido en la Providencia Administrativa No. 034-05 ya identificada en su artículo No. 7, el cual expresa lo siguiente: “Toda la documentación debe ser remitida debidamente certificad por la Instancia correspondiente, de conformidad con los previsto en los Estatutos. El balance de comprobación puede ser elaborado para su presentación de dos maneras: 1.-) Balance de Comprobación por sumas: Se suma el Debe y el Haber de cada cuenta del Libro Mayor principal. Este método presenta el movimiento de cada cuenta en el periodo analizado. 2.) Balance de Comprobación por Saldos: Tomando el último saldo (débito o crédito) que tenga cada cuenta del mismo Libro Mayor principal. Representa el estado a la fecha de la presentación de dicha cuenta. Ejemplo:

Nombre de la Cuenta Caja Chica Banco Capital Cooperativo

POR SUMAS DEBE 5.000 125.000

HABER 3.000 108.000 97.900

POR SALDOS DEBE 2.000 17.000

HABER 97.900

Activos Fijos Ingresos Gastos Generales Sumas Iguales

370.000

370.000 350.000

58.900 558.900

558.900

350.000 58.900 447.900

447.900

ASOCIACIÓN COOPERATIVA AUDEDICMOR, R.L. BALANCE DE COMPROBACION POR SALDOS AL 31/12/2003 (Expresado en bolívares históricos)

No.

Folio Detalle de la Cuenta

DEBE

HABER

Mayor 01

Equipos de Computación

4.800.000,00

02

Efectivo

5.450,00

03

Honorarios Profesionales

40.000,00

04

Gastos de Registro

5.000,00

05

Fotocopias

1.550,00

06

Gastos Trámites de RIF

3.000,00

07

Talonarios y Facturas

70.000,00

08

Cuentas por Pagar Editorial Miranda

09

Cuentas por Cobrar Cooperativa Tu cupido

10

Ingresos por Ventas de Servicios

11

Banco X

12

Préstamo por Pagar Fondo Único Social

13

Equipo de Video

3.500.000,00

14

Gastos de Publicidad y Propaganda

400.000,00

15

Anticipos Societarios

11.300.000,00

16

Gastos de Interés sobre préstamo

450.000,00

17

Gastos de artículos de Escritorio

104.400,00

15.685.000,00 582.623,10 4.500.000,00

18

Gastos de Alquiler de Local

150.000,00

19

Gastos de Teléfono

71.126,30

20

Gastos de Luz

113.950,60

21

Gastos Implementos de Limpieza

25.600,00

22

Sueldo Empleado

60.000,00

23

Retención S.S.O. por pagar

24

Retención L.P.H. por pagar

25

Certificados de Aportación No Pagados

26

Certificados de Aportación Suscritos

27 28 29

Aporte Patronal S.S.O. Retenciones I.S.L.R. por pagar Gastos de Papelería

25.800,00

SUMAS IGUALES

22.178.500,00

3.000,00 320.000,00 2.520.000,00 10.500,00 150.000,00 22.718.500,00

ESTADO DE RESULTADOS O ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS El Estado de Resultados es considerado uno de los cuatro estados financieros básicos exigidos para su presentación, según lo dispuesto en la Declaración de Principio de Contabilidad No. 10 (DPC-10) emitida por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, y de reconocimiento a nivel internacional. Este estado financiero está integrado por cuentas nominales o de resultado, es decir, ingresos, costos, egresos y anticipos societarios según sea le caso. El principal objetivo de la elaboración y presentación de este estado financiero, es mostrar el excedente o déficit resultante de las operaciones realizadas por la cooperativa durante un periodo contable determinado o al cierre del ejercicio. El Estado de Resultados es uno de los estados financieros que deberá ser entregado a los asociados de la cooperativa con ocho (8) días hábiles antes de la realización de la Asamblea Ordinaria de la Cooperativa para su discusión y aprobación, y que luego serán remitidos a la Superintendencia Nacional de Cooperativas, una vez aprobado por la Asamblea General de Asociados de acuerdo a lo establecido en el Artículo No. 1 de la Providencia Administrativa No. 034-05, el cual establece lo siguiente: “Las Cooperativas y los Organismos de Integración deberán celebrar la Asamblea Anual de Asociados dentro de los tres (3) meses siguientes a la terminación de su Ejercicio Económico, debiendo remitir a la Superintendencia Nacional de Cooperativas, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su realización, los siguientes documentos: 1. Copia del Acta de la Asamblea Ordinaria Anual de Asociados. 2. Los Estados Financieros básicos correspondientes al Ejercicio Económico terminado y presentados en la Asamblea, codificados de acuerdo al Plan Único de Cuentas emanado de la Superintendencia Nacional de Cooperativas

con los siguientes anexos integrantes: El Estado de Flujo del efectivo y Movimiento de las Cuentas de Patrimonio. 3. Memoria y Cuenta de todas las instancias 4. Plan Anual de Actividades y su respectivo Presupuesto aprobados por la Asamblea. 5. Listados de Asociados a la fecha. Las cooperativas no están en la obligatoriedad de que los estados financieros incluyendo el Estado de Resultados sean certificados por un Contador Público inscrito ante la Superintendencia Nacional de Cooperativas, es más, los contadores que presten sus servicios a las Asociaciones Cooperativas ya no tienen que estar inscritos en la SUNACOOP, por lo que éstas deberán presentar sus estados financieros a valores históricos o nominales y certificarlos por las instancias correspondientes. Después de elaborado este estado financiero, deberá ser presentado a la instancia de evaluación y control para su análisis. También será presentado al contador o contadores con el fin de que éstos cumplan con lo exigido en la Providencia Administrativa No. 034-05 con respecto a la presentación ante SUNACOOP. De hecho el artículo No. 1 de esta Providencia establece la obligación que tienen las cooperativas y los Organismos de Integración de remitir los estados financieros básicos correspondientes al ejercicio económico terminado y presentado a la asamblea con sus notas revelatorias, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la realización de las Asamblea. Estos deberán presentarse codificados de acuerdo al Plan Único de Cuentas emanado de SUNACOOP. En este mismo sentido, al artículo 63 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas ratifica la obligación que tienen las cooperativas de remitir a SUNACOOP, los balances económicos y sociales, en el siguiente trimestre a la finalización del ejercicio económico o cierre del mismo.

Cooperativa AUDEDICMOR, R.L. Estado de Resultados Del 20/03 al 31/12/2003 (Expresado a valores históricos) Ingresos Brutos Prestación de Servicios Total Ingresos Menos Costo de Venta Excedente Bruto en Ventas Gastos operacionales: Gastos de Administración: Honorarios Profesionales Gastos de Registro Fotocopias Gastos trámites del R.I.F. Talonarios y Facturas Gastos de Intereses Sobre Préstamo Gastos de Artículos de Escritorio Gastos de Alquiler de Local Gastos de Telefónos Gastos de Luz Gastos implementos de limpieza Sueldo Empleado Aporte patronal SSO Gastos de Papelería Gastos de Deprec. Equipos de Computación Gastos de Deprec. Cámara de Video Total Gastos de Administración Gastos de Ventas Gastos de Publicidad y Propaganda Total Gastos de Ventas Total Gastos Operaciones Excedente o Déficit Neto antes de Anticipos y Reservas Menos: Anticipos Societarios Excedente o Déficit Neto después de Anticipos y Reservas Menos: Apartado del 1% del Ingreso Bruto Excedente del Ejercicio antes del 30% Apartados Apartado del 30% Artículo 54 L.E.A.C. Excedente del Ejercicio

15.685.000,00 15.685.000,00 0,00 15.685.000,00 40.000,00 5.000,00 1.550,00 3.000,00 70.000,00 525.000,00 104.400,00 150.000,00 71.126,30 113.950,60 25.600,00 600.000,00 25.800,00 150.000,00 615.277,79 233.333,31 2.734.038,00 400.000,00 400.000,00 3.134.038,00 12.550.962,00 11.300.000,00 1.250.962,00 156.850,00 1.094.112,00 328.233,60 765.878,40

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Es uno de los estados financieros requeridos por la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP) en el artículo 1° de la Providencia Administrativa N° 034-05. La elaboración y presentación de este estado financiero le permitirá a los asociados de la cooperativa determinar el saldo del efectivo en caja y bancos, al final de cada período de cierre del ejercicio el saldo del efectivo en caja y movimiento del efectivo que sale y que entra o ingresa a la cooperativa, por medio de una lista de las fuentes de ingresos de efectivo y los desembolsos del mismo. Este estado también permitirá estimar las futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes. La elaboración de este estado financiero está sujeto al procedimiento establecido en la Declaración de Principios de Contabilidad N°11 (DPC-11) emitida por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela para el caso de Venezuela. Es por ello, que este estado se prepara utilizando datos financieros generalmente identificables en el estado de resultado o de Ganancias y Pérdidas, del balance general y en las notas revelatorias. No obstante, presenta información que puede no estar fácilmente disponible en forma utilizable en los otros dos estados. Entre los objetivos del Estado de Flujo de Efectivo se encuentran: 1.- Proporcionar información sobre los ingresos y desembolsos de efectivo o equivalente de efectivo. 2.- Mostrar el monto del efectivo que sale y que ingresa a la cooperativa. 3.- Suministrar una base para estimar las futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes.

La estructura del estado de flujo de efectivo para su elaboración y presentación exige la clasificación de los ingresos y egresos por actividades de operación, inversión y financiamiento, preferiblemente en la siguiente forma: INGRESOS Y EGRESOS DERIVADOS DE LAS ACTIVIDADES DE OPERACIONES: Las actividades de Operación incluyen todas las transacciones y otros eventos que no se definen como actividades de inversión o de financiamiento; usualmente se incluyen los ingresos del efectivo derivados de la venta de bienes y servicios, incluyendo los relacionados a los cobros o ventas, cuentas por cobrar a corto plazo originados en dichas ventas, los ingresos de efectivos relacionados con los rendimientos de los préstamos, distintos de los instrumentos de las deudas de otras entidades o títulos de participación intereses y excedentes. También incluye otros ingresos de efectivo que no se deriven de las transacciones definidas como actividades de inversión y financiamiento, tales como: montos recibidos por indemnizaciones de seguros y otros de similar naturaleza. Entre los egresos de efectivo originados de actividades de Operación se encuentra el efectivo utilizado para adquirir materias primas, materiales, suministros, mercancías para la producción de bienes y servicios para la venta, los pagos por concepto de impuestos, derechos, multas, pagos de intereses a prestamistas y otros acreedores y otros pagos que no estén relacionados con transacciones definidas como actividades de inversión o financiamiento.

INGRESOS

Y EGRESOS

DERIVADOS

DE

LA ACTIVIDAD

DE

INVERSIÓN: Entre los ingresos y egresos clasificados como derivados de actividades de inversión se encuentran el otorgar y cobrar préstamos, adquirir o traspasar una deuda o instrumento de pasivo y la adquisición de activos necesarios para la producción de bienes y servicios distintos de los inventarios objeto o actividad económica de la

cooperativa. También se incluye en el cobro de préstamos hechos por la cooperativa, el efectivo recibido por la venta de activo fijo, propiedades, plantas y equipos, los pagos de préstamos, pagos para adquirir certificados de aportación de organismos de integración o de otras cooperativas, los pagos para adquirir activo fijo.

INGRESOS Y EGRESOS DERIVADOS DE LAS ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO: Las actividades de financiamiento incluyen la obtención de recursos de los asociados y el rendimiento obtenido por su inversión la obtención y pago de préstamos u otra forma de cancelación de las obligaciones financieras y con terceros, la obtención y pago de otros recursos obtenidos de los acreedores de la cooperativa mediante créditos a largo plazo. Entre los ingresos de efectivo en actividades de financiamiento se encuentra el producto de la emisión de nuevos certificados de aportación, asociación u otros, la obtención de hipotecas, pagarés y otros préstamos obtenidos a corto y largo plazo, los aumentos del valor de las aportaciones o de capital de la cooperativa, el pago de excedentes a los asociados, pago de aportaciones por retiro de asociados, pagos de préstamos obtenidos y los pagos de cursos de materia cooperativa, y los pagos de seguridad social del asociado.

La Declaración de principios de Contabilidad Nº 11 (DPC-11) considera dos (2) métodos para la elaboración del estado de flujo de efectivo: 1.- Método Directo: Este método permite determinar para un cierto periodo el efectivo neto generado y utilizado para las actividades de operación, Inversión y de financiamiento y el efecto que dichos flujos tienen sobre el efectivo o sus equivalentes, de tal forma que se puedan conciliar los saldos del efectivo iniciales y finales.

2.- Método Indirecto: Este método consiste en ajustar el excedente o déficit del periodo para eliminar de éste, los efectos de todos los diferimientos de ingresos y egresos de efectivo relacionados con operaciones pasadas, tales como los cambios en el inventario durante el periodo, ingresos diferidos, acumulaciones de ingresos y egresos por operaciones futuras esperadas, como cambios en las cuentas por cobrar y pagar ocurridas durante el periodo y los efectos de todas las partidas relacionadas con flujos de efectivo de inversión o financiamiento, tales como la depreciación, amortizaciones de intangibles, prepagados y diferidos.

ASOCIACIÓN COOPERATIVA AUDEDICMOR, R.L. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO AL 31/12/2003 Expresado en Valores Históricos (Método Directo) 31/12/2003 Efectivo y Equivalente al Inicio

100.000,00

Efectivo Y Equivalentes provenientes de Actividades de Operación Fuentes del Efectivo Ventas Netas (Deducido el aumento por cuentas por cobrar) Cobros realizados Otros ingresos Operativos

15.685.000,00 0,00 13.500,00

Total Fuentes por Actividades de Operación

15.698.500,00

Desembolsos de Efectivo Compras netas (Deducido el aumento por cuentas por cobrar) Pago de Gastos de Operación

0,00 13.060.426,90

Total Desembolsos por Actividades de Operación

13.060.426,90

Aumento (disminución) Efectivo y Equivalente asociado a Actividades de Operación

2.638.073.10

Efectivo Equivalente proveniente de Actividades de Financiamiento Fuentes del Efectivo Préstamos Bancarios y Otros Ingreso por Intereses Bancarios

4.500.000,00

Total Fuentes por Actividades de Financiamiento

4.500.000,00

Desembolsos del Efectivo Pagos de Préstamos y Otros Pago de Intereses Total Desembolsos por Actividades de Financiamiento Aumento (disminución)Efectivo y Equivalentes Actividades de Financiamiento

450.000,00 450.000,00 4.050.000,00

Efectivo y Equivalentes a Actividades de Inversión Fuentes de Efectivo Venta de Activo Fijo Aportaciones Suscritas y pagadas Total Fuentes de Efectivo por actividades de Inversión Desembolsos del Efectivo Compras de Activo Fijo Pago de Gastos de Inversiones y otros Total Desembolsos por actividades de Inversión Aumento (disminución) por Actividades de Inversión Efectivo y Equivalentes al cierre del ejercicio

100.000,00 100.000,00

6.300.000,00 6.300.000,00 -6.200.000,00 588.073,10

ESTADO DE MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE PATRIMONIO Es un estado básico, exigida su presentación por parte de la Superintendencia Nacional de Cooperativas (SUNACOOP), en el artículo 1º de la providencia administrativa Nro. 034-05. Este estado financiero debe suministrar la información con respecto al movimiento de las cuentas del patrimonio cooperativo (Certificados, apartados legales y estatutarios, donaciones, excedentes o déficit) al cierre del ejercicio económico de la cooperativa. La información señalada en este estado financiero es comparada con el Libro de Registros Asociados, dado que los montos reflejados en el mismo deben coincidir con el monto suscrito y pagado a la fecha de elaboración del Estado de Movimiento de las Cuentas de Patrimonio. Además deberá señalar los efectos de retiros de asociados o exclusiones, los ingresos, los apartados acumulados y los creados en el ejercicio económico terminado, al igual que las disminuciones de los apartados en el

caso de déficit, de contratar cursos en materia cooperativa y al cubrir gastos de protección social de los asociados. COOPERATIVA AUDEDICMOR, R.L. ESTADO DE MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE PATRIMONIO AL 31/12/2003 EXPRESADO EN VALORES HISTÓRICOS

DETALLE

APORTACIÓN Saldo a la Apertura Ingreso de Asociado Suscrito Menos Certificado No Pagado

RESERVAS

CERTIFICADOS ASOCIACIÓN

PROTECCIÓ N SOCIAL

2.100.000,00

2.100.000,00

420.000,00

2.520.000,00

(320.000,00)

2.200.000,00

Resultado del Ejercicio Totales

EMERGENCIA EDUCACIÓN

EXCEDENTES O DÉFICIT

2.200.000,00

0,00

PATRIMONIO COOPERATIVO

161.694,54

161.694,54

161.694,54

765.878,40

3.450.962,00

161.694,54

161.694,54

161.694,54

765.878,40

3.450.962,00

ASIENTOS DE AJUSTE Los Asientos de Ajuste son registrados en el Libro Diario a la fecha de cierre del ejercicio económico, ya que a la fecha de cierre, algunas de las cuentas que integran el Libro Mayor no reflejan su verdadero actual valor, por lo que el ajuste permite encontrar dicho valor actual. Los ajustes más utilizados son los siguientes: Ajuste de las cuentas por cobrar: Este ajuste consiste en calcular aproximadamente la cantidad de las cuentas por cobrar que pensamos que dejaremos de cobrar en un periodo determinado, quizás porque la persona natural o jurídica se declare en quiebra o porque sufra cuantiosas pérdidas por siniestros y no tenga póliza de seguro. Estos posibles hechos obligan a la

Asociación

Cooperativa

a

tomar

las

previsiones

del

caso,

calculando

aproximadamente la cantidad de las cuentas por cobrar que se creen dejarán de percibir. Dicha cantidad se registra bajo la cuenta contable “Provisión para Cuentas Incobrables”, o “Provisión Cuentas Malas” y “Provisión Cuentas de Dudoso Cobro”. Existen varios métodos para la determinación de este ajuste: a) Porcentaje fijo del total de las ventas a crédito. b) Porcentaje fijo de las cuentas por cobrar clientes. c) Análisis del vencimiento de las cuentas por cobrar. d) Análisis cliente por cliente. e) Aplicación del porcentaje de pérdida real del periodo anterior. Ajuste Activos Fijos Depreciables La segunda clase de ajuste es la “Depreciación”, entendiéndose por depreciación, el desgaste o pérdida de valor que sufren algunos activos fijos tangibles por su uso a través del tiempo. La depreciación afectará a activos tales como: edificios, Maquinarias, Mobiliarios, Vehículos, Equipo de Oficina, Equipo de Reparto. Al Final del periodo contable, cuando la empresa va a cerrar sus libros, se debe calcular la depreciación o desgaste sufrido por dichos activos fijos incorporados a la producción de bienes y servicios, para este periodo. Existen varios métodos para calcular la depreciación, siendo los más utilizados los siguientes: a) Método de línea recta. b) Método de depreciación por línea recta múltiple, variable o decreciente. c) Método de depreciación por unidades producidas. d) Método de depreciación por horas trabajadas.

e) Método de depreciación por saldos declinantes o decrecientes. f) Método de depreciación por la sumatoria de los dígitos de los años. g) Método de depreciación por grupos. h) Método de depreciación por el método de inventario. Ajuste por la Venta de un Activo Cuando se vende un activo fijo que ha sido objeto de depreciación, lo primero que debemos determinar al momento de su venta, es la depreciación que le corresponde en el año hasta la fecha de su venta. Además, a través de la venta del activo en el asiento de registro de la transacción, le damos salida de los libros contables del activo y también su depreciación acumulada a la fecha de la venta. Ajuste Cargos Diferidos Este tipo de ajuste está constituido por los gastos hechos por anticipado, o gastos pagados no disfrutados por la cooperativa. Los más utilizados son los siguientes: Alquiler local pagado por anticipado, Seguro pagado por anticipado e Intereses pagados por anticipado. También son tratados bajo este ajuste las amortizaciones que

caracterizan

a los cargos diferidos, ejemplo: Gastos de

organización, Campaña publicitaria. Ajuste ingresos Recibidos por Anticipado Este tipo de ajuste está constituido por los ingresos que la empresa recibe sin prestar el respectivo servicio al momento, y contablemente se manejan como créditos diferidos. Ejemplo: Alquiler maquinaria recibido por anticipado, y los intereses recibidos por anticipado.

Ajuste de los Gastos Acumulados Existen una serie de gastos que se determinan en cada mes del año por su norma legal o por su naturaleza contable, como el aporte patronal seguro social, aporte INCE, aporte L.P.H, Gastos de luz, agua, sueldos y salarios, anticipos societarios, y que al cierre del ejercicio no se poseen las facturas de los mismos o que aún no hemos pagado. Ejemplo: Los sueldos y salarios, y los Anticipos Societarios. Este tipo de remuneración se realiza semanal, quincenal o mensual y resulta que casi siempre la última semana del mes siempre abarca parte del mes siguiente, aún más al cierre del ejercicio cuando abraca días del año siguiente. En estos casos debe ser ajustada la parte que sólo corresponde al ejercicio terminado, a través de un ajuste a fin de determinar cuál es el salario y anticipo societario que se aplica al cierre del ejercicio. DETERMINACION DE LOS EXCEDENTES La ley Especial de Asociaciones cooperativas, en su artículo 54 define los Excedentes como: “El sobrante del producto de las operaciones totales de la cooperativa, deducidos los costos y los gastos generales, las depreciaciones y provisiones, después de deducir un uno por ciento (1%) del producto de las operaciones totales que se destinara a los fondos de emergencia, educación y protección por partes iguales. De los excedentes, una vez deducidos los anticipos societarios, después de ajustarlos, si procediese, de acuerdo a los resultados económicos de la cooperación, el treinta por ciento (30%) como mínimo se destinara: 1) diez por ciento (10%) como mínimo, para el fondo de reserva de

emergencia que se destinara a cubrir situaciones imprevistas y pérdidas. 2) diez por ciento (10%) como mínimo, para el fondo de protección social que se utilizara para atender las situaciones especiales de los asociados trabajadores y de los asociados en general. 3) diez por ciento (10%) como mínimo para el fondo de educación, para ser utilizado en las actividades de educación y el sistema de reconocimiento y acreditación (…)” En este mismo sentido, la Superintendencia Nacional de Cooperativas publicó en Gaceta Oficial Nº 38.277 en fecha 21 de septiembre de 2005, la Providencia Administrativa Nº 030-05 de fecha 11 de julio de 2002. Esta Resolución tiene como objetivo reglamentar lo establecido en el artículo 54 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, que define y describe el procedimiento a seguir para la determinación del excedente que será sometido a la Asamblea General de Asociados, para que esta decida sobre el destino de los mismo. Artículo 54. "El excedente es el sobrante del producto de las operaciones totales de la cooperativa, deducidos los costos y los gastos generales, las depreciaciones y provisiones, después de deducir uno (1%) por ciento del producto de las operaciones totales que se destinará a los fondos de emergencia, educación y protección social por partes iguales. De los excedentes, una vez deducidos los anticipos societarios, despues de ajustarlos, si procediese, de acuerdo a los resultados económicos de la cooperativa, el treinta (30%) por ciento como mínimo se destinara: 1.- Diez (10%) por ciento como mínimo, para el fondo de reserva de emergencia que destinará a cubrir situaciones imprevistas y pérdidas. 2.- Diez (10%) por ciento como mínimo, para el fondo de protección social que se utilizará para atender las situaciones especiales de los asociados trabajadores y de los asociados en general.

3.- Diez (10%) por ciento como mínimo, para el fondo de educación, para ser utilizado en las actividades educativas y en el sistema de reconocimiento y acreditación. La asamblea o reunión general de asociados podrá destinar el excedente restante a incrementar los recursos para el desarrollo de fondos y proyectos que redunden en beneficio de los asociados, la acción de la cooperativa y el sector cooperativo podrán destinarlo para ser repartido entre los asociados por partes iguales como reconocimiento al esfuerzo colectivo o en proporción a las operaciones efectuadas con la cooperativa, al trabajo realizado en ella y a sus aportaciones. Cuando una cooperativa tenga pérdidas en su ejercicio económico éstas serán cubiertas con los recursos destinados al fondo de emergencia, si éste fuera insuficiente para enjugarlas, deberán cubrirse con las aportaciones de los asociados.

La definición legal sobre los Excedentes podría expresarse contablemente de la siguiente manera: Ingresos Totales de la Cooperativa durante el periodo Por el 1% (Bs. 1000,00 x 1%)

Bs. 100,00 (1,00)

Fondo de Reservas de Emergencias (1,00/3)= 0,33 Fondo de Protección Social

(1,00/3)= 0,33

Fondo de Educación

(1,00/3)= 0,34

Menos Costo de Ventas

(20,25)

Menos Gastos Operacionales

(35,60)

Menos Depreciaciones y Amortizaciones

(3,00)

Menos Anticipos Societarios

(30,00)

Excedente del Ejercicio

10,15

Por el 30% (10,15 x 30%)

(3,04)

Fondo de Reservas de Emergencias (3,04/3)= 1,01 Fondo de Protección Social

(3,04/3)= 1,01

Fondo de Educación

(3,04/3)= 1,02

Excedente Neto del Ejercicio

7,11

Los excedentes determinados quedaran a disposición de la Asamblea General de Asociados, la cual podrá decidir sobre el destino de los mismos, de acuerdo a lo establecido en el artículo 54 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas. Este artículo permite solo dos destinos para los excedentes: 1. Para incrementar los recursos para el Desarrollo de los Fondos y proyectos que redunden en beneficios de los Asociados. 2. Ser repartidos entre los Asociados: Si la Asamblea General de Asociados decide por esta alternativa, deberá definir e identificar cual de las siguientes modalidades utilizará para la distribución de los excedentes del ejercicio entre los Asociados. Entre estas alternativas, el articulo 54 dispone las siguientes: 2.1 Repartirlos por partes iguales. 2.2 En proporción a las operaciones efectuada con la cooperativa. 2.3 Al trabajo realizado por el asociado en la cooperativa. 2.4 Con base en sus aportaciones. 2.1. REPARTIDOS POR PARTES IGUALES Bajo esta modalidad, los asociados de una cooperativa disfrutan de la cantidad resultante de dividir el Excedente Neto del ejercicio entre el número de asociados. Por ejemplo, el excedente del Ejercicio es de Bs. 15.000.000,00 y el número de socios es de 10. El excedente se repartirá de la siguiente manera:

Excedente para cada socio

Excedente del ejercicio a Repartir = 15.000.000,00 Número de asociados

10

El excedente que le corresponde a cada asociado es de Bs.1.500.000, 00 cada uno. A continuación se presenta a través de un cuadro demostrativo las asignaciones del excedente a cada asociado. Es importante que este tipo de papel de trabajo que indica la base de cálculo sea presentado a la Asamblea General de Asociado y sea certificado por el Contador Publico, al certificar los estados financieros al cierre del ejercicio. Ejemplo: Asociado 1 Yemes Fernando 2 Pacheco Leylanit 3 González Patricia 4 Gómez Yusmely 5 Marrero Yuleidy 6 Rodríguez Carmen 7 Serrano Marisela 8 Dorante Felipe 9 Navarro Carlos 10 García Joel

Excedente a Recibir 1.500.000,00 1.500.000,00 1.500.000,00 1.500.000,00 1.500.000,00 1.500.000,00 1.500.000,00 1.500.000,00 1.500.000,00 1.500.000,00 Total 15.000.000,00

Este método es muy utilizado por las Asociaciones Cooperativas de obtención, decir, que los ingreso de la misma provienen de sus asociados para el mantenimiento de la misma.

2.2 EN

PROPORCION A LAS OPERACIONES EFECTUADAS CON LA

COOPERATIVA

La aplicación de esta modalidad requerirá de buenos registros contable con el fin de identificar las asignaciones acordadas por la Asamblea General de Asociados y señaladas en el Libro de Actas de Asambleas. A estas operaciones realizadas por asignación especial, se suman los anticipos societarios si los hubiese por parte del asociado. El papel de trabajo a ser elaborado para determinar la base de cálculo de la distribución del excedente del ejercicio. Ejemplo:

Asociados

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Monto en Bs. Recibido por

Proporción a las

el Asociado por las

operaciones

Operaciones realizadas con

efectuadas con la

la cooperativa

cooperativa

1.200.000,00 1.200.000,00 622.021,00 850.000,00 1.200.000,00 1.500.000,00 1.200.000,00 0,00 0,00 0,00 Total 7.750.000,00

1.93 1.93 1.93 1.93 1.93 1.93 1.93 1.93 1.93 1.93

Excedente a recibir

2.316.000,00 2.316.000,00 1.200.500,00 1.640.500,00 2.316.000,00 2.895.000,00 2.316.000,00 0,00 0,00 0,00 Total 15.000.000,00

El porcentaje de proporción se obtuvo del siguiente cociente: Porcentaje aplicable al Excedente a repartir

Excedente del Ejercicio Operaciones Efectuadas

% = 15.000.000,00 = 1.93

7.750.000,00 2.3 AL TRABAJO REALIZADO POR EL ASOCIADO. La determinación del trabajo realizado por el asociado no resulta ser complicada su cuantificación, ya que la ley Especial de Asociaciones Cooperativas, e su articulo 35, establece que “los Asociados que aportan su trabajo tienen derecho a percibir, periódicamente, su participación en la cooperativa, según lo que prevean los estatutos o reglamentos internos, anticipos societarios a cuentas de excedentes de la cooperativa”. Entonces, la aplicación de esta modalidad requerirá de los resultados de la contabilidad, ya que cuando el asociado trabaja para producir el ingreso de la cooperativa, el monto recibido por éste se registrará contablemente en una cuenta que se denomina: Anticipos Societarios, la cual dejara los montos en dineros recibidos por cada asociado, por su trabajo societario. Es importante que la contabilidad si es sistematizada cree subcuentas a la Cuenta “Anticipos Societarios”, en donde estas Sub-Cuentas lleven por nombre, el nombre de cada Asociado de la cooperativa, así al momento del cierre del ejercicio, todos los asociados

sabrán cuanto han recibido por su trabajo, y por ende la

participación de cada uno en la producción del excedente resultante. El autor sugiere el siguiente papel de trabajo bajo el supuesto de que el excedente resultante para ser distribuido entre lo Asociados es de Bs. 15.000.000,00 y que los 10 asociados recibieron los siguientes montos como anticipos societarios según la contabilidad de la Cooperativa. Además, esta hoja de cálculos deberá ser presentada ante la Asamblea General de Asociados como soporte de la determinación de la distribución del excedente,

para que sea de conocimiento de todos los asociados y sean discutido los mismo y deberán ser remitidos a la Superintendencia Nacional de Cooperativas como información complementaria a la documentación correspondiente al cierre del ejercicio contable. Ejemplo:

Asociado

Anticipo recibido

Proporción del

Excedente a recibir

trabajo asociado 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Total

1.200.000,00 1.200.000,00 622.021,00 850.000,00 1.200.000,00 1.500.000,00 1.200.000,00 0,00 0,00 0,00 7.750.000,00

sobre el excedente 1.93 1.93 1.93 1.93 1.93 1.93 1.93 1.93 1.93 1.93

2.316.000,00 2.316.000,00 1.200.500,00 1.640.500,00 2.316.000,00 2.895.000,00 2.316.000,00 0,00 0,00 0,00 Total 15.000.000,00

Porcentaje aplicable al Excedente a Repartir = Excedente del Ejercicio Anticipos societarios % = 15.000.000,00 = 1.93 7.750.000,00 La decisión de la Asamblea General de Asociados de distribuir excedentes por este método, puede ser un castigo a aquellos asociados que no han prestado su trabajo asociado a la cooperativa en la producción del ingreso y que solo han recibido anticipos societarios por diferentes razones que no sea el trabajo asociado. Entonces, el asociado que no haya trabajado porque no deseó o porque cree que el ejercer administrativa es suficiente, no recibirá nada de los excedentes. Caso distinto será cuando este asociado no ha prestado su trabajo asociado porque se lo han impedido violando lo establecido en sus Estatutos Sociales y lo dispuesto en el artículo 32 de la ley Especial de Asociación Cooperativa, "El trabajo

en las cooperativas es asociado, cualquiera que sea su objeto, y bajo cualquier modalidad, se desarrollará en equipo, con igualdad, disciplina colectiva y autogestión, de tal modo que se estimule la creatividad y el emprendimiento, la participación permanente, la creación de bienestar integral, la solidaridad y el sentido de identidad y pertenencia". Debe organizarse de manera tal que se garantice la más amplia participación de los asociados que lo realicen directamente, en la definición de políticas, planes y modalidades del mismo trabajo. Igualmente se debe garantizar esa participaron en las instancias de coordinación de los procesos administrativos, de evolución y educación, de acuerdo a lo establecido en el articulo 34 párrafo segundo de esta misma ley, “Los asociados que aportan su trabajo en las cooperativas no tienen vínculo de dependencia con la cooperativa y los anticipos societarios no tienen condición de salario. En consecuencia no estarán sujetos a la legislación laboral aplicable a los trabajadores dependientes y las diferencias que surjan, se someterán a los procedimientos previstos en esta ley y en otras leyes que consideren la relación de trabajo asociado”.

2.4 CON BASE EN SUS APORTACIONES Esta modalidad permitirá que el excedente se distribuya en proporción a las aportaciones pagadas por cada asociado, reexhibiendo mayor cantidad, el asociado que haya pagado en una mayor proporción las aportaciones pendientes. Este método estimula el pago de las aportaciones suscritas por los asociados y que conforman el capital cooperativo de obtención de bienes y servicios, es decir, aquellas donde sus ingresos provienen de los aportes del asociado para el funcionamiento de la misma.

Por ejemplo, el excedente del ejercicio es de Bs. 15.000.000,00, existen 10 asociados y cuatro (04) de ellos solo han pagado 80% del aporte, y los seis (06) restantes han pagado el 100% de la aportaciones. Ejemplo:

Asociado

Aportación

Aportación

% Sobre Alícuota

Pagado lo pagado 600.000,00 480.000,00 80% 600.000,00 480.000,00 80% 600.000,00 480.000,00 80% 600.000,00 480.000,00 80% 600.000,00 600.000,00 100% 600.000,00 600.000,00 100% 600.000,00 600.000,00 100% 600.000,00 600.000,00 100% 600.000,00 600.000,00 100% 600.000,00 600.000,00 100% 6.000.000,00 5.520.000,00

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

excedente 2.7173 2.7173 2.7173 2.7173 2.7173 2.7173 2.7173 2.7173 2.7173 2.7173

Excedente a recibir 1.304.304,00 1.304.304,00 1.304.304,00 1.304.304,00 1.630.380,00 1.630.380,00 1.630.380,00 1.630.380,00 1.630.380,00 1.630.380,00 15.000.000,00

Entonces: Excedente a ser distribuido a cada asociado:

Excedente del Ejercicio Certificados Pagados

Excedente a ser distribuido a cada asociado:

15.000.000,00

= 2.7173

5.520.000,00 Los resultados de la aplicación de esta modalidad, resultan en un estimulo o motivación para que el asociado cancele las aportaciones pendientes a la fecha. De hecho el excedente antes de ser repartido, puede ser condicionado a que el dinero a recibir por cada asociado sirva en primer lugar para el pago de las aportaciones pendientes por parte del asociado.

LOS EXCEDENTES Y SU NATURALEZA Los excedentes resultantes del ejercicio que podrán ser destinados a su distribución entre los asociados, no se puede asemejar a las ganancias mercantiles que obtienen las empresas comerciales o mercantiles, ya que el lucro capitalista envuelve la plusvalía del trabajo realizado por los obreros y empleados, además del producto de la especulación propia del mercado comercial. Mientras que el excedente resultante de las operaciones realizadas por una cooperativa que produce bienes y servicios es parte de la remuneración al trabajo del asociado. En conclusión, el reparto de los excedentes equivale a la remuneración laborada por los mismos asociados por su trabajo en equipo y esfuerzo por un salario justo, que jamás obtendría bajo un esquema capitalista o mercantilista. De hecho, la ausencia del trabajo asociado en la cooperativa es sancionado con la suspensión de certificaciones de acuerdo a lo establecido en el articulo 95 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas: “Cuando las cooperativas contraten en forma permanente los servicios de trabajadores no asociados (…), corresponderá la suspensión de certificaciones. Concurrentemente se aplicaran las multas ente 151 y 350 unidades tributarias a las personas o entidades responsables y se realizará el tramite para la disolución y liquidación”. LOS

EXCEDENTES

DEL

EJERCICIO

Y

LAS

ASOCIACIONES

COOPERATIVAS QUE REALIZAN ACTIVIDADES DE PRODUCCIÓN Y OBTENCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. El excedente del ejercicio, cuando la Cooperativa es de Producción y de Obtención de Bienes y Servicios, considerada como “Mixta”, por la Ley General de Asociaciones Cooperativas ya derogada. Para esta ley derogada el excedente correspondiente a operaciones con personas que no sean asociadas de la cooperativa no se distribuiría entre los asociados, sino que pasaría a los Fondos Sociales de

Promoción y Educación Cooperativa, según lo dispuesto en el Artículo 89 de la Ley General de Asociaciones Cooperativas ya derogada. La Ley Especial de Asociaciones Cooperativas que derogo a la Ley General de Asociaciones Cooperativas, no hace distinción legal entre los diversos tipos de cooperativas existentes, sin embargo en su Articulo 90, reconoce lo siguiente: “Los organismos oficiales, para otorgar la protección y preferencias establecidas en el presente capitulo a favor de las cooperativas, deberán exigirle la presentación de una certificación de cumplimiento de las disposiciones establecidas en esta Ley en lo referente al trabajo asociado y del uso de los excedentes provenientes de actividades de obtención de bienes y servicios en operaciones con terceros. Las Cooperativas solicitaran a la Superintendencia Nacional de Cooperativas la emisión de estas certificaciones”. Es importante señalar que las Cooperativas de Producción se caracterizan porque sus clientes son terceros, y para las Cooperativas de Obtención sus clientes serán los asociados de la misma. Para cumplir con tal disposición legal las Cooperativas deberán implementar una contabilidad cooperativa que le permita determinar por separado los excedentes resultantes con sus operaciones de obtención, es decir con asociados, y los excedentes resultantes de sus operaciones realizadas con terceros. Con este fin deberán elaborar los papeles de trabajo que se señalaran en las respectivas notas a los Estados Financieros objetos de las revisiones integrales en donde se detalle el resultado del prorrateo de aquellos gastos que benefician tanto a las actividades realizadas con sus asociados y con terceros. Ejemplo de ellos, son los gastos de teléfono, alquiler, las depreciaciones de equipos, la luz, los sueldos y salarios, etc. La Superintendencia Nacional de Cooperativas deberá exigir la presentación de los Estados de Resultados o de Ganancias y Perdidas por separado; uno primero en donde se determine el excedente producto de las actividades realizadas con sus

asociados, y otro donde se demuestre el excedente obtenido con sus actividades con terceros o no asociados. EL LIBRO DE REGISTRO DE ASOCIADOS Es uno de los libros requeridos y exigidos por la Superintendencia Nacional de Cooperativas, por lo que su uso e implementaron es de carácter obligatorio. Es considerado de igual importancia que los principales y auxiliares de contabilidad, ya que a través del mismo se puede observar de manera detallada, las aportaciones realizadas por los asociados y sus respectivas fechas, incluso permite visualizar y conocer que asociados se han retirado de la Cooperativa y a quienes se han incluido. La estructura del Libro de Registro de Asociados es sugerida y recomendada por la autora, Morgano J. (2006), ya que no existe en el mercado o en librerías un libro denominado como tal. Este libro ha sido reemplazado por algunos cooperativistas por el Libro de Socios o Accionistas, el primero siendo utilizado por las Sociedades Mercantiles de Responsabilidad Limitada, y el segundo, por las Compañías y Sociedades Anónimas, no aplicables a las Asociaciones Cooperativas por su estructura, a continuación observe la estructura sugerida.

Estructura Sugerida por la autora para el Libro de Registro de Asociados Folio No. Asociado:

C.I.No.

Edad.

Nacionalidad

Detalle: Indicara el tipo de documento, el recibo o el Acta de Asamblea Ordinaria u Extraordinaria que motive tal movimiento. Fecha: Es la que indica la fecha de Registro del Documento. El registro inicial será el correspondiente a sus Estatutos, la fecha de registro. Suscritos: Es la cantidad de Certificados Suscritos por el Asociado. Valor Nominal: Es el valor en bolívares del Certificado. Total Suscritos: Es el monto en bolívares resultantes de la multiplicación del certificado (cantidad) y el valor nominal establecido en los Estatutos Sociales de la Cooperativa. Total Pagado: Al inicio será el monto que se diga en los Estatutos Sociales de la Cooperativa que el Asociado ha pagado; el mono no podrá ser inferior al 10% del valor suscrito. Los registros que se hagan después en esta columna se originaran de los pagos que haga el asociado después de la constitución de la Cooperativa. A este libro se irán adicionando los ingresos de nuevos asociados en correspondencia con el asiento contable registrado en Libro Diario de contabilidad, al igual que permanecerán en el mismo el folio asignado a un asociado que ya se ha excluido o retirado de la cooperativa, solo que el saldo de este folio será “cero” bolívares, de acuerdo al asiento contable.

Referencias Bibliográficas Morgano, C. J. (2006). La Contabilidad para Cooperativas. Valencia – Venezuela: Vadel Hermanos Editores. Ley Especial de Asociaciones Cooperativas. (2001) Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 37.766. Fecha 02- 09- 2003 Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999). Gaceta Oficial Extraordinaria N° 36.860. Fecha 30 -12- 1999