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• Hernando Enrique Bohórquez Ariza

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TRABAJO COLABORATIVO 2

ELABORADO POR ALVARO GOMEZ NOEL GIL ARANGO JOSE VICENTE CRUZ JULIO CESAR GIRALDO HERNANDO ENRRIQUE BOHORQUEZ

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION TUTOR: LUZ YANNETH ECHEVERRIA VALASCO GRUPO DE COLABORATIVO 100500_7

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD JULIO DE 2009

Contenido INTRODUCCION 1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 2. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION. 3. PLANEACION 3.1 DEFINICIÓN. 3.2 SELECCIONAR UNA EMPRESA, JUSTIFICAR LA ORGANIZACIÓN EN LA QUE SE QUIERE REALIZAR LOS PROCESOS. 3.3 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA PLANEACIÓN. 3.4 ASIGNACIÓN DE CADA MIEMBRO DEL EQUIPO DE TRABAJO, RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS PARA CADA ACTIVIDAD A DESARROLLAR. 4. ORGANIZACIÓN 4.1 DEFINICIÓN. 4.2 ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN. 4.3 ESTABLECER CLARAMENTE LOS DEBERES DE CADA EMPLEADO 4.4 PROPORCIONAR A TODOS LOS EMPLEADOS LOS RECURSOS NECESARIOS PARA QUE DESEMPEÑEN SU TRABAJO 5. DIRECCIÓN 5.1 DEFINICIÓN. 5.2 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA DIRECCIÓN. 6. CONTROL 6.1 DEFINICIÓN. 6.2 ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL. 7. CONCLUSIONES 8. BIBLIOGRAFIA y CIBERGRAFIA

INTRODUCCION

Las empresas de hoy se enfrentan a una serie de cambios en el mercado debido a la competencia tanto interna como externa, ya que a diario los mejores competidores tratan de adelantarse por medio de tecnología, organización y servicio, pretendiendo competir en los grandes mercados y en diferentes escenarios en todas partes del mundo. Se busca con diferentes métodos que las empresas tengan estabilidad y compitan frente a las grandes compañías, por medio de parámetros de administración definidos, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos por el grupo empresarial. En este trabajo se efectúa el análisis del proceso administrativo de una empresa seleccionada por el equipo de trabajo del grupo colaborativo, identificando en ella sus diferentes partes aspectos esenciales, que permitan realizar un juicioso análisis mediante la utilización de los conocimientos adquiridos en el presente módulo de Fundamentos de administración. La empresa escogida para el desarrollo de este trabajo es la Electrificadora de Santander S.A. ESSA-ESP y a través del análisis de su proceso administrativo, dar a conocer que tan competitivamente se comporta frente a la competencia; por otra parte, intentar conocer cuáles son sus falencias y fortalezas, el tipo de funciones y modo de trabajar teniendo en cuenta como parámetros el análisis las cuatro funciones esenciales del proceso administrativo y la manera como trata de alcanzar sus objetivos. ESSA-ESP presta el servicio de suministro de Energía Eléctrica a la comunidad del Departamento de Santander donde la coordinación, la organización, la eficiencia y el conocimiento previo son necesarios para el buen desempeño empresarial, tratando que los errores sean mínimos y poder garantizar el cumplimiento de sus objetivos y la satisfacción de sus clientes. En el desarrollo del trabajo se presentan los objetivos tanto general como específicos para el desarrollo del mismo, en el segundo capítulo se presentan los fundamentos del proceso Administrativo. En el tercer capítulo se desarrolla la función planeación aplicada a la organización en estudio; la función de organización se trata en el cuarto capítulo del trabajo; en el quinto capítulo se desarrolla la función dirección de la empresa y en el sexto y último capítulo se presenta la función control aplicada a la compañía. Por último se presentan las conclusiones y las referencias bibliográficas que sirvieron de base para el desarrollo del presente trabajo

1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL Establecer la aplicación de las funciones administrativas aplicadas en la empresa Electrificadora de Santander S.A. ESSA-ESP, Teniendo en cuenta los conceptos de los fundamentos de la administración 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS •

Identificar los principios esenciales de la función administrativa de Planeación que se aplican en la organización objeto del presente trabajo.

•

Establecer las especificidades esenciales de la función Organización aplicadas a la empresa ESSA por parte de su administración

•

Identificar los aspectos esenciales inherentes a la dirección que imparte la administración en la empresa seleccionada

•

Establecer los diferentes aspectos del control administrativo que se llevan a cabo en la empresa Electrificadora de Santander ESA-ESP

•

Indicar las conclusiones que se observan de la aplicación de las funciones administrativas que tiene lugar en la empresa Electrificadora de Santander S.A. ESSA-ESP

2. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION. El primer objetivo es dar a conocer los cuatro puntos que servirán para el buen manejo y dirección de una empresa o negocio cualquiera. En el proceso administrativo de ESSA-ESP, su sistema presenta un adecuado funcionamiento, regido mediante una organización grupal dirigida y monitoreada por un administrador, cuyos objetivos son claros a la hora de de dirigir y organizar las tareas que dicha empresa necesita para que sus metas se hagan realidad bajo unos parámetros y procesos que se deben aprovechar. Tales procesos como: Planeación: Determinar lo que se va a hacer. Organización: Trabajar en forma mancomunada a fin de alcanzar en forma correcta sus objetivos. Dirección: Velar para que las cosas se hagan bien. Control: Es la función que permite medir los resultados y corregir las desviaciones.

Figura 1 Fundamentos de Administración FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION ORGANIZACION

PLANEACION EMPRES A

DIRECCION

CONTROL

Fuente: Autores

Que se pueda tener una buena planeación a la hora de de empezar o dirigir una empresa y distinguir los puntos clave y su modo de operar en cada una de ellas para que así se cumplan todos los objetivos previsto; La organización

como desempeño laboral coordinado, la dirección para que los objetivos se cumplan y el control para que los resultados sean los esperados. Planeación: Entender que es planeación La organización en que se quiere realizar los procesos. Precisar las actividades a las que se va a dedicar dicha empresa. Tener claros los aspectos fundamentales de planeación.

Organización: Que cada individuo tenga destinada una labor y la ejecute con responsabilidad. Que cada empleado sepa cual es su labor. Que cada área este destinada a una labor especifica. Que la empresa proporcione los recursos necesarios.

Dirección: Coordinación en las actividades de la empresa. Definición de áreas. Seleccionar el personal adecuado para cada tarea. Tener una comunicación constante. Fomentar la participación y el interés. Mantener la disciplina. Remunerar a los empleados.

Control Establecimiento de los estándares para el Control Medición del rendimiento de la Organización Comparación del rendimiento con los estándares

Toma de decisiones

3. PLANEACION

3.1 DEFINICIÓN. Si se escoge como paseo ir a hacer una travesía por el Amazonas y nos proponemos atravesar la selva, se requiere de una buena planeación. Esta planeación sugiere desde el principio, subir al cerro más elevado y visualizar desde lo alto cual es el camino a seguir, calcular el tiempo en llegar a una meta esperada, escoger la herramienta para ir abriéndose paso entre la selva, escoger la cantidad y la calidad de alimentación que se debe llegar, escoger a los compañeros de travesía y analizar el estado de salud para saber si podemos o no atravesar ese terreno; todas esas actividades son las que para forman parte integral de lo que es una planeación y en el campo empresarial sucede lo mismo. El momento de la planeación desde el punto de vista de los empleados empieza desde el momento mismo en que se escoge un perfil para seleccionar las cualidades de los empleados y la cantidad de empleados que una empresa necesita para ser productiva. Para fabricar un producto será necesario mirar todos los aspectos, estadísticas, experiencias, reseñas históricas, y lecciones aprendidas por si mismos o por otros empresarios y hacer presupuestos, basado en un estudio previo sobre las expectativas de salida, venta o aceptación del producto. La palabra con la que más se debe asociar el concepto de planeación es la de proyección ya que a ella deben tender todos los objetivos de una buena planeación. No en vano es la función administrativa más importante, sin ella las posibilidades de éxito son mínimas. Es la parte del diseño de una empresa en la que no debe dejarse nada sin hacer y en donde se concentra la verdadera inteligencia de un negocio y que todos sepan que es lo que se quiere y se espera para lograr un objetivo.

3.2 SELECCIONAR UNA EMPRESA, JUSTIFICAR LA ORGANIZACIÓN EN LA QUE SE QUIERE REALIZAR LOS PROCESOS. Se ha seleccionado la empresa ELECTRIFICADORA DE SANTANDER S.A. ESP. Actualmente perteneciente al grupo empresarial E. P. M. Para cumplir con las metas se requiere de una buena organización del personal mediante el manejo de varias cuadrillas de empleados que se encarguen de realizar mantenimientos preventivos y correctivos, manejo de un buen stock de materiales que contengan repuestos como postes, crucetas, aisladores,

templetes, cables, dotación, equipos de seguridad industrial, manejo de equipos y herramientas especiales, vehículos, carro – canastas, grúas, equipos de detección de alta tensión, etc., que se requieren para alcanzar los objetivos:

Una planeación inteligente, ágil y eficiente para poder cumplir con esas metas y otras que no tienen que ver directamente con la productividad. Dirección y control para hacer las cosas bien, para que se establezca una autoridad para el cumplimiento de los objetivos. Organización para darle a cada quien sus funciones en forma ordenada y jerarquizada cubriendo todos los espacios y poder trabajar en grupo. Cada tarea tiene un tiempo destinado para que se realicen respetando el orden y asignación dada por el líder del grupo. Control de cada una de las actividades realizadas tanto por los funcionarios como por los contratistas temporales, mediante el análisis de estadísticas. Precisar la actividad a la que se dedica la empresa seleccionada. La empresa ELECTRIFICADORA DE SANTANDER S.A E.S.P. es una empresa descentralizada del estado, dedicada a la generación, comercialización, y distribución del servicio de Energía Eléctrica. Actualmente, después de un largo proceso de negociaciones, fue adquirida por el grupo empresarial EPM pero su proceso central de explotación, sigue siendo el mismo. Las metas, visiones, misiones y objetivos siguen siendo los mismos que conservaba cuando pertenecía al departamento de Santander.

3.3 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA PLANEACIÓN. Dentro de los principales aspectos que rodean la planeación de la empresa se encuentran dos aspectos fundamentales que contienen otro paquete de fundamentos y que consisten en trazar los objetivos y funciones de las distintas áreas en la que está dividida la empresa y determinar los medios más eficaces que se van a usar para alcanzar dichos objetivos.

- Objetivos y metas posibles de alcanzar: Lograr el 100% de cobertura eléctrica, meta muy probable ya que en la actualidad y según las estadísticas recientes, el porcentaje esta por el 92%.

Disminución de los tiempos de respuesta: Se requiere elaborar un plan para que se disminuyan los tiempos de demora en la atención a daños reportados por los usuarios. Se requiere un plan para disminuir o eliminar las cantidades de reportes de falla y la sumatoria del tiempo de duración de fallas ocasionadas por mantenimiento preventivo, ya que por ley de la CREG (Comisión Reguladora de Energía Y Gas), estas estadísticas negativas obligan a devolver al usuario en pesos el valor de la Energía dejada de entregar a los usuarios por fallas en el servicio.

- Actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos

Para el logro de la cobertura eléctrica del 100% del departamento, la empresa cuenta con programas de electrificación rural en los que al futuro usuario se le dan facilidades de financiación que son pagaderos dentro de la factura del servicio. Se financia los materiales, el transporte, la instalación del contador y de la acometida interna. Para este propósito la empresa creó el departamento de INTERVENTORIA en donde el usuario es atendido y se le brindan todas las comodidades y garantías para que pueda hacerse al servicio de energía. Internamente se lleva un control de los usuarios nuevos y se efectúan los estudios de capacidad de carga por cada circuito y de esa manera aprobar o improbar el proyecto presentado por el o los usuarios.

Para la disminución de los tiempos de respuesta se han implementado planes consistentes en dotar de motocicletas a los contratistas y en cada municipio designar un agente para que atienda las reparaciones en un área demarcada por el municipio. También existe una cuadrilla de funcionarios que soportan los trabajos delicados y que implican alto riesgo y una empresa de contratistas que tienen a cargo las reparaciones en toda la zona.

Para el tercer objetivo de la empresa existe un plan consistente en instalar las facilidades suficientes en las redes que permitan la maniobrabilidad de los circuitos mediante suplencias y de esa forma evitar que muchos usuarios se vean afectados por los cortes que se deban hacer cuando se requiera realizar un mantenimiento en las redes, en las subestaciones o cuando se requiera el cambio de un transformador por habérsele cumplido la vida útil o por cualquier otra falla. Esas suplencias son coordinadas vía radio por un asistente encargado de minimizar el impacto de cada uno de los eventos,

- Medios necesarios para llevar a cabo las actividades preventivas definidas Para poder cumplir con lo planeado se cuenta con los siguientes medios: Sistema propio de radiocomunicaciones Sistema de transporte para la potería y herramienta pesada. Sistema de grúas y carro canasta. Sistema de bodega de materiales. Estadística para llevar los historiales de las fallas reportadas. Rutas de inspección programadas para la detección temprana de fallas. Transporte motorizado para los contratistas y agentes de los municipios. Departamento de seguridad industrial que se encarga de impartir normas para la realización de los trabajos y controlar los riesgos de accidentalidad. - Ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas Para la cobertura eléctrica del 100% se ha estimado un tiempo de dos años en los que mensualmente se irán analizando la cantidad de usuarios que se van inscribiendo al sistema y se implementaran planes de publicidad, financiaciones elásticas que permitan al usuario una mejor ilustración de los beneficios del sistema.

La disminución del tiempo de respuesta será monitoreada mensualmente y de acuerdo a los resultados se irán analizando las posibilidades de aumentar el número de agentes y se harán estudios de costo beneficio en los que saldrá a flote la necesidad o no de incrementar el número de agentes y de linieros.

La disminución de las aperturas por mantenimiento de la red se analizará de acuerdo a los resultados que arrojen las estadísticas mensuales y con estos datos se reforzarán los planes de mejoramiento del sistema. Se analizaran conceptos como la calidad de los materiales, proveedores, control de calidad de los trabajos y la idoneidad de los operarios para el cumplimiento de las tareas.

3.4 ASIGNACIÓN DE CADA MIEMBRO DEL EQUIPO DE TRABAJO, RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS PARA CADA ACTIVIDAD A DESARROLLAR.

Dentro del programa de certificación de calidad que se ha implementado en la empresa, cada funcionario estará comprometido directamente con el análisis, medición, control y mejoramiento de cada uno de sus procesos. Por ejemplo en la cuadrilla, cada trabajador es consciente de la calidad con que debe desarrollar su tarea y para ello la empresa se compromete en estar periódicamente revisando las necesidades de actualización en conceptos de seguridad, eficiencia, eficacia y efectividad.

Tabla 1 CUADRO DOS RESPONSABILIDAD JERÁRQUICA

JEFE ZONA

ASISTENTE TECNICO

DE

• Estará encargado de la elaboración y diseño de estrategias que promuevan en los trabajadores el trabajo seguro. • Mantendrá una buena comunicación y relaciones con la comunidad y dirigirá los planes de publicidad que se requieran para estimular en los habitantes la necesidad de adquirir los servicios de la empresa. • Analizará la necesidad de aprobar las horas extras que requiera el personal para el cumplimiento eficiente de los objetivos. • Impartirá las órdenes para que el equipo de trabajo cumpla con los cronogramas de capacitación, seguridad industrial, tanto en funcionarios como en contratistas. • Ejercerá el control disciplinario y tomara los correctivos necesarios cuando se presenten conflictos entre trabajadores, trabajadores – usuarios y usuarios – empresa. • Analizará los datos que arrojen las estadísticas y estará al tanto de que se cumplan las metas previstas. Elaborará el plan para reforzar el mejoramiento continuo en aras de lograr los objetivos planeados. • Responderá por la elaboración del presupuesto y vigilará estricto cumplimiento. • Supervisará los trabajos de las cuadrillas y de los contratistas. • Aprobara las solicitudes de materiales que se requieran por cada orden de trabajo. • Elaborara las órdenes de trabajo y estimará el tiempo de duración de cada una de ellas. • Aprobará el tiempo extra que requiera cada OT en ausencia del jefe de zona. • Recibirá las órdenes de reparación para distribuirlas en el personal de contratistas y/o funcionarios. • Analizará las estadísticas mensuales sobre el cumplimiento de las metas y asesorará al jefe de zona en las medidas correctivas y planes a seguir.

INTERVENTOR

JEFES DE CUADRILLA

LINIEROS

OPERADORES DE SUBESTACIÓN

• Estará a cargo de los trabajos y liderará cada una de las tareas en las que se requiera trabajo en equipo para la coordinación de aperturas y cierres de los circuitos. • Estará en contacto directo con los usuarios, recibiendo las solicitudes de servicio tanto de los usuarios como de empresas contratistas que requieran realizar proyectos en el campo o la ciudad. • Hará los respectivos cálculos de carga basado en los requerimientos de cada uno de los proyectos. • Solicitara a los usuarios los requerimientos legales para cada uno de los proyectos. • Llevará las estadísticas de carga instalada, cantidad y capacidad de los transformadores y de número de aperturas de circuitos que demande el mantenimiento o la conexión de cada proyecto. • Visitará cada obra y le dará el visto bueno para su posterior aprobación por el jefe de zona.

• Solicitará diariamente las ordenes de trabajo y hará la requisición de materiales que amerite cada actividad en coordinación con el personal contratista o basado en su propia observación. • Dirigirá los trabajos en el sitio y programara los tiempos que cada actividad así lo requiera. • Cerrará cada orden de trabajo diariamente. • Solicitará los vehículos. • Retirará del almacén los materiales inscritos en cada OT. • Supervisará el cumplimiento de las normas de seguridad por cada uno de los linieros. • Coordinará con el Asistente Técnico, la planeación y ejecución de todos los trabajos de apertura y cierre de circuitos para efectos de mantenimiento. • Tendrán a su cargo la ejecución de los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo emanados del asistente técnico. • Deben demostrar capacidad y acreditación para el desarrollo de las actividades. • Mantenimiento adecuado de las herramientas y equipos a su cargo. • Seguimiento de las normas de seguridad. • Reporte al jefe de cuadrilla de las anomalías observadas durante la ejecución de los trabajos. • Cumplimiento estricto de los tiempos asignados a cada labor, de no ser así, solicitar con dos horas de anticipación el tiempo extra que se requiera para terminar la actividad. • Coordinar vía radio los trabajos de apertura y cierre de circuitos. • Llevar el control y registro de cada una de las tareas reportadas por los agentes, linieros y contratistas. • Elaborar los cuadros estadísticos para presentarlos mensualmente al jefe de zona.

• Llevar el control y registro de las cargas por circuito diariamente y hora por hora.

Fuente: ESSA-ESP, 2009

Figura 2 Distribución jerárquica

Fuente: ESSA-ESP, 2009

4. ORGANIZACIÓN

4.1 DEFINICIÓN. Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. Para lograr todas estas metas, propósitos, objetivos es fundamental la capacitación de todos los integrantes de la organización desde los altos mandos hasta los mandos medios y demás colaboradores, porque al haber entrenamiento y capacitación, hay buena comunicación para poder trabajar en equipo. Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento deben sujetarse a todos sus miembros y así valerse el medio que permite a una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.

4.2 ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN. Dentro del programa de certificación de calidad que se ha implementado en la empresa, cada funcionario estará comprometido directamente con el análisis, medición, control y mejoramiento de cada uno de sus procesos. Por ejemplo en la cuadrilla, cada trabajador es consciente de la calidad con que debe desarrollar su tarea y para ello la empresa se compromete en estar periódicamente revisando las necesidades de actualización en conceptos de seguridad, eficiencia, eficacia y efectividad. Jefe de zona. Estará encargado de la elaboración y diseño de estrategias que promuevan en los trabajadores el trabajo seguro. Mantendrá una buena comunicación y relaciones con la comunidad y dirigirá los planes de publicidad que se requieran para estimular en los habitantes la necesidad de adquirir los servicios de la empresa. Analizará la necesidad de aprobar las horas extras que requiera el personal para el cumplimiento eficiente de los objetivos.

Impartirá las órdenes para que el equipo de trabajo cumpla con los cronogramas de capacitación, seguridad industrial, tanto en funcionarios como en contratistas. Ejercerá el control disciplinario y tomara los correctivos necesarios cuando se presenten conflictos entre trabajadores, trabajadores – usuarios y usuarios – empresa. Analizará los datos que arrojen las estadísticas y estará al tanto de que se cumplan las metas previstas. Elaborará el plan para reforzar el mejoramiento continuo en aras de lograr los objetivos planeados. Responderá por la elaboración del presupuesto y vigilará su estricto cumplimiento. Asistente técnico: Supervisará los trabajos de las cuadrillas y de los contratistas. Aprobara las solicitudes de materiales que se requieran por cada orden de trabajo. Elaborara las órdenes de trabajo y estimará el tiempo de duración de cada una de ellas. Aprobará el tiempo extra que requiera cada OT en ausencia del jefe de zona. Recibirá las órdenes de reparación para distribuirlas en el personal de contratistas y/o funcionarios. Analizará las estadísticas mensuales sobre el cumplimiento de las metas y asesorará al jefe de zona en las medidas correctivas y planes a seguir. Estará a cargo de los trabajos y liderará cada una de las tareas en las que se requiera trabajo en equipo para la coordinación de aperturas y cierres de los circuitos. Interventor Estará en contacto directo con los usuarios, recibiendo las solicitudes de servicio tanto de los usuarios como de empresas contratistas que requieran realizar proyectos en el campo o la ciudad. Hará los respectivos cálculos de carga basado en los requerimientos de cada uno de los proyectos. Solicitara a los usuarios los requerimientos legales para cada uno d los proyectos.

Llevará las estadísticas de carga instalada, cantidad y capacidad de los transformadores y de número de aperturas de circuitos que demande el mantenimiento o la conexión de cada proyecto. Visitará cada obra y le dará el visto bueno para su posterior aprobación por el jefe de zona. Jefe de cuadrilla. Solicitará diariamente las órdenes de trabajo y hará la requisición de materiales que amerite cada actividad en coordinación con el personal contratista o basado en su propia observación. Dirigirá los trabajos en el sitio y programara los tiempos que cada actividad así lo requiera. cada orden de trabajo diariamente. Retirará del almacén los materiales inscritos en cada OT Supervisará el cumplimiento de las normas de seguridad por cada uno de los linieros. Coordinará con el Asistente Técnico, la planeación y ejecución de todos los trabajos de apertura y cierre de circuitos para efectos de mantenimiento. Linieros Tendrán a su cargo la ejecución de los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo emanados del asistente técnico. Deben demostrar capacidad y acreditación para el desarrollo de las actividades. Mantenimiento adecuado de las herramientas y equipos a su cargo. Seguimiento de las normas de seguridad. Reporte al jefe de cuadrilla de las anomalías observadas durante la ejecución de los trabajos. Cumplimiento estricto de los tiempos asignados a cada labor, de no ser así, solicitar con dos horas de anticipación el tiempo extra que se requiera para terminar la actividad. Operador de subestación. Coordinar vía radio los trabajos de apertura y cierre de circuitos.

Llevar el control y registro de cada una de las tareas reportadas por los agentes, linieros y contratistas. Elaborar los cuadros estadísticos para presentarlos mensualmente al jefe de zona. Llevar el control y registro de las cargas por circuito diariamente y hora por hora.

4.3 ESTABLECER CLARAMENTE LOS DEBERES DE CADA EMPLEADO Cada empleado está en la obligación de cumplir y acatar las normas y reglamento interno de trabajo regido por la empresa. De no ser así, el empleado se somete a los castigos como: llamados de atención verbal y por escrito, sanciones de uno o más días sin pago, despido justificado.

Debe utilizarla dotación y los elementos de protección que la organización le otorga, manteniendo la estética dentro de la misma.

Seguir las normas de seguridad industrial. Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad

Cada jefe de zona, cuadrilla, linieros, interventor, operador de subestación, asistente técnico tienen su zona de trabajo previamente asignadas para el desempeño de las labores teniendo en cuenta que cada uno de ellos tiene la responsabilidad de hacer las cosas bien para el buen funcionamiento de la energía que suministra la empresa.

4.4 PROPORCIONAR A TODOS LOS EMPLEADOS LOS RECURSOS NECESARIOS PARA QUE DESEMPEÑEN SU TRABAJO Dotación que consiste en pantalón y camisa, overoles, botas industriales antideslizantes dieléctricas, guantes, casco, gafas de seguridad.

Herramientas de trabajo como: alicates, pinzas atornilladores, tester etc.

Solicitud de vehículos para el transporte de los materiales necesarios para el desempeño de los trabajos y para el personal.

5. DIRECCIÓN

5.1 DEFINICIÓN. La dirección de una empresa es el componente más delicado en un administrador porque si bien debe mantener los índices de productividad bien alto, el logro de esta meta debe hacerse con mucho tacto y seriedad. No es suficiente para un administrador presentar unos balances de productividad altos sino que debe procurar mantener la moral de sus trabajadores bastante alta, para esto se debe convertir en un motivador entusiasta y mantener una comunicación permanente con sus dirigidos. En este campo entra a funcionar una característica muy propia de la personalidad que es la de ser un líder consumado que haga uso de un lenguaje apropiado, práctico y sencillo que cale entre los empleados para conservar en ellos el entusiasmo hacia el cumplimiento de las metas y a la vez haga que se sientan orgullosos de pertenecer a una organización. Quiero hacer un énfasis muy importante más que en la comunicación, en el trato interpersonal, para cualquiera de las circunstancias de la vida empresarial. Es por esto que se le debe dar mucha importancia a mantener en alto no solo la moral sino también la altura del compromiso que cada trabajador asume al firmar un contrato. Significa esto saber premiar a quien hace las cosas bien sin olvidar la motivación que debe mantener entre las personas que no logren mantener una eficiencia regular en sus acciones. Muchas veces para mantener esta motivación solamente es necesario realzar las capacidades de sus dirigidos para conservarles el deseo de hacer las cosas bien desde el principio. Es una labor delicada porque a pesar de ser un motivador e incentivador, debe mantener un respeto bidireccional hacia sus dirigidos y de sus dirigidos hacia él. La dirección es un conjunto de conceptos que se deben tener en cuente a la hora de dirigir una empresa, también pueden ser cualidades que van conectadas con un líder. Una persona que dirige tiene que ser motivadora, entusiasta, enérgica y sobre todo muy optimista para que pueda superar cualquier obstáculo y ayude a los demás para que ellos también puedan superarla y no entorpezca las tareas encomendadas y así poder cumplir con los objetivos previstos.

5.2 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA DIRECCIÓN. - Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente.

En un administrador deben ir unidos los conceptos de armonía y eficiencia. Para esto en la ELECTRIFICADORA DE SANTANDER, se tiene diseñado un cronograma de capacitación en el conocimiento de los equipos de comunicación, de transporte, de herramientas con tecnología de punta, de equipos de seguridad, y a la par se tiene diseñado un cronograma de actividades de recreación tanto para el trabajador como para su familia. Estas actividades son de tipo integración en donde el trabajador cultiva y mantiene las relaciones con sus compañeros y con las familias de sus compañeros. Se programan periódicamente: tardes deportivas, campeonatos internos y fiestas de integración para la celebración de los cumpleaños entre otras, es algo muy importante ya que esto ha demostrado que el rendimiento laboral y la armonía dentro de la empresa ha dado mayores resultados y el trabajo lo realizan de una forma más entusiasta. - Definir claramente las tareas de los empleados. Existe dentro de la empresa un manual de funciones en los que se especifica la responsabilidad, el campo de acción y el compromiso legal que cada empleado debe seguir a cabalidad. Este manual de funciones a pesar de que es bastante específico, deja la posibilidad para que en casos excepcionales el empleado pueda contribuir en otras áreas que no son de su competencia. La capacitación constante de los empleados de la empresa hace que estos mejoren su labor tanto especifica como en otras áreas ya que pueden servir de apoyo a la hora de presentarse algún inconveniente y así evitar la contratación de más personal haciendo que esto sea un ahorro a la empresa. - Desarrollar un eficiente proceso de selección de personal. Por ser una empresa del estado, no se escapa de las contrataciones de personal por recomendaciones políticas o por cuotas burocráticas de los caciques políticos. Pero hace seis (6) años mediante el programa de meritocracia, dirigido por la vicepresidencia de la república, se contrató a una empresa llamada SICOLOGOS ASOCIADOS para que hiciera la selección de personal basado en los perfiles sugeridos por la GERENCIA GENERAL. Fue así como se empezó a contratar personas con certificación de Tecnólogos y que tuvieran una acumulación de experiencia necesaria para realizar trabajos seguros y con un conocimiento amplio de los conceptos eléctricos. - Mantener una comunicación eficaz con los empleados. La comunicación con los empleados es personalizada mediante el sistema de correo interno que posee la empresa y mediante reuniones diarias de seguridad de máximo 15 minutos en donde también se discuten toda clase de temas, en cartelera para los comunicados informales y algunas informaciones

de interés, mediante memorandos cuando se requiere hacer hincapié en una actividad especial o en algún llamado de atención. La coordinación de las actividades remotas que requieren comunicación vía radio se utiliza un lenguaje claro con mensajes claros y de una manera eficaz con códigos preestablecidos, para evitar errores en la comunicación que lleven a malas interpretaciones y que se deriven en accidentes de trabajo. Además la forma de trato entre los empleados como el respeto hace que esto mejore la comunicación haciendo que confíen unos en los otros y su labor se haga más rápida y eficaz. - Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal. En la electrificadora de Santander se premia la pro actividad de los empleados, mediante concursos de conocimientos para otorgamiento de becas, bonos, préstamos o viajes a sitios turísticos. Periódicamente se llama a concursos para aumentar el nivel salarial, mediante pruebas teóricas y prácticas del conocimiento, siendo esta una forma de motivar al empleado y que su auto estima sea más alta. - Mantener la disciplina en el grupo de trabajo Es una función propia del jefe de Zona que se delega en forma jerárquica acudiendo al conducto regular. La indisciplina en la empresa es considerada un alto factor que contribuye a la accidentalidad y es penalizada fuertemente mediante el seguimiento de un protocolo que empieza con la advertencia pero que de ser repetitivo termina con la destitución del funcionario. La disciplina en esta empresa debe ser algo fundamental ya que un error puede poner en peligro la vida de las persona, por tal motivo se hace mucho énfasis en el tema. - Remunerar equitativamente al personal. Existe en la empresa la carrera administrativa en donde se respeta la escala salarial que arranca desde la vinculación del individuo y asciende periódicamente de acuerdo a parámetros establecidos en la convención colectiva de trabajo como la pro actividad, la antigüedad, la disciplina y las certificaciones que haya adquirido el empleado producto de sus capacitaciones. De acuerdo a la cantidad y a la calidad de trabajo y también supervisado por el jefe de zona y el asistente técnico, se programan trabajos especiales en donde no se niega el derecho a trabajar horas extras o el pago de remuneración nocturna o dominicales.

El pago de todas las prestaciones obligatorias por parte de gobierno hace que él empleado se sienta seguro y conforme en su trabajo, haciendo de este un segundo hogar.

6. CONTROL

6.1 DEFINICIÓN. El control son las acciones que se toman a diario para que todo lo planeado y proyectado puedan dar el fruto que se espera por parte de todo el equipo de trabajo; Aunque esto es lo último que se tiene en cuenta, esta puede ser la esencia de lo planeado, el control de una empresa hace que todo marche en perfectas condiciones y que cada área responda por su labor y se culmine en todos los aspectos las tareas encomendadas por la parte administrativa. Por otro lado la organización de la empresa cuenta con su portal http://www.essa.com.co/essa/default.aspx, el cual permite una comunicación fluida tanto al interior de la organización como con su entorno, con el propósito de atender de manera oportuna las necesidades tanto de sus clientes externos como de los internos en cada una de sus necesidades e intereses. Tanto el control como la planeación deben ir de la mano ya que esto hace que el comportamiento adecuado a través de un procedimiento pertinente que incluye la motivación y el Liderazgo, el orden y la organización incluidos en la empresa ESSA Electrificadora de Santander S.A., logre a través de efectivos canales de comunicación la perfección de la compañía.

6.2 ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL. - Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar. La alta dirección de la Electrificadora de Santander S.A. realiza un esfuerzo sistemático orientado a comparar el rendimiento con los estándares establecidos por la organización con el fin de determinar el desempeño acorde con las normas, con el fin de asegurar que todos los recursos sean utilizados de manera más efectiva posible en función del logro de los objetivos propuestos. La compañía ha establecido una serie de indicadores de Gestión tales como: Calidad del servicio durante el año; Generación real vs Esperada; Composiciones, Disparos de las líneas de 34.5 Kv; Horas trabajadas vs Horas sin trabajar, índices de atención a daños y números de transformadores quemados ESSA entrega oportunamente sus resultados a través de gráficos ilustrativos tales como:

Figura 3 Cuadro de información 1

Fuente: ESSA-EPS, 2009 Figura 4 Cuadro de información 2

Fuente: ESSA-EPS, 2009

- Realizar el control en el momento oportuno. La Alta dirección de la empresa dispone de mecanismos para la comunicación interna con sus empleados con el fin de controlar y asegurar el cumplimiento de lo previsto que se tiene para la prestación de un servicio oportuno a los clientes por medio de la política y los planes de calidad trazados en su sistema de gestión de calidad. A través de estos canales de comunicación la empresa manifiesta la idea y el pensamiento de los administradores a la hora de desarrollar una actividad laboral la cual quiere compartir con sus empleados y obtener de ellos el compromiso con las políticas gerenciales trazadas a través de sus planes de la revisión continua de sus posibles no conformidades con el propósito de lograr el mejoramiento continuo por medio de un monitoreo constante.

Figura 5 Control laboral 1

Fuente: ESSA-EPS, 2009

Figura 6 Control laboral 1

Fuente: ESSA-EPS, 2009 - Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. Los hechos, sucesos y procedimientos de comunicación se cumplen a todo nivel en cada área de la compañía a imagen de los procedimientos de comunicación de la Alta dirección, los cuales han demostrado su efectividad. Con los clientes externos se mantiene una comunicación eficaz además de su portal en Internet, mediante los procedimientos establecidos de atención al cliente, los cuales son un elemento esencial para establecer el grado de satisfacción de los mismos, el tener en cuenta sus aporte y quejas hace que dichos rumores sean confirmados por la parte administrativa para su respuesta oportuna. Los canales de comunicación con los miembros de la organización a todo nivel, son de ambas clases formales e informales para ambos caso son directos e indirecto y de forma oral y escrito según el caso para garantizar la viabilidad y efectividad de la misma.

Figura 7 INFORMACIÓN REAL

Fuente: ESSA-EPS, 2009

- Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. ESSA S.A. utiliza los canales formales para darle trámite a la información que se relaciona con el trabajo y son usados para establecer las relaciones interpersonales dentro de la misma para que se puedan hacer los cambios necesarios. ESSA utiliza canales directos para darle trámite efectivo a la comunicación a fin de garantizar que le lleguen directamente al interesado; a la vez y en particular en las labores operativas usa los canales orales para transmitir las órdenes pertinentes para que estas se cumplan con prontitud y eficacia. Con estos procedimientos ESSA S.A. demuestra su seriedad en cuanto a su política de comunicaciones para garantizar la eficacia de la dirección en el cumplimiento de los objetivos esenciales para la obtención de éxito en sus diferentes actividades como empresa regional de significancia.

Figura 8 Medidas correctivas 1

Fuente: ESSA-EPS, 2009 Figura 9 Medidas correctivas 2

Fuente: ESSA-EPS, 2009 7. CONCLUSIONES •

Durante la profundización de la unidad 2 del módulo del curso, y al revisar profundamente las temáticas relacionadas con el Proceso Administrativo, la Previsión y Planeación, la Organización, Dirección, y la Comunicación y Control, se cimientan las bases necesarias para que el administrador ejerza sus funciones con excelencia y conocimiento completo de lo que puede generar desde la correcta aplicación de todo lo que condensa estos puntos.

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La evolución de la administración ha ayudado a que surja un nuevo tipo de profesional, “administrador” basándose así en los principios, destrezas, competencias, habilidades, conocimientos y la exploración.

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Administrar es conseguir e implementar un método donde las labores se ejecuten de la mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos esperados.

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La tarea de la administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa y traducirlos en acción empresarial mediante planeación, organización dirección y control de las actividades realizadas en las diversas áreas y niveles y así generar el éxito y el alcance de sus objetivos.

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Los administradores son los sujetos encargados de convertir un conjunto de recursos humanos, materiales, técnicas monetarias, de tiempo y espacio en una empresa útil y efectiva y hace que las personas con su trabajo y recursos físicos produzcan, con el fin de lograr el éxito esperado.

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Analizar la evolución de las organizaciones y el surgimiento de un nuevo tipo de profesional como lo es el administrador.

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La administración es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos.

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La administración se da en todo tipo de organizaciones, y que consiste en interpretar los objetivos de una empresa y de crear estrategias que conlleven al desarrollo de estos.

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Se Observa claramente en el desarrollo de esta actividad como está conformada una Organización, partiendo de un orden lógico, como se ve claramente en el organigrama de la Jerarquía organizacional.

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Cada uno de los integrantes de una organización cumplen un papel importante dentro de la misma que le permite cumplir sus objetivos y metas, garantizar un servicio eficiente a la comunidad y llevar a cabo todas las funciones administrativas de manera adecuada.

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En el caso especifico de la Electrificadora de Santander S.A. se observa desde el punto de vista organizacional, que es una empresa que está bien constituida, donde su organización esta manejada por procesos y cada uno de los procesos son pilares fundamentales, para mantener los estándares de calidad exigidos por los clientes a los cuales se les presta el servicio de Mantenimiento y operación y distribución de la Electrificadora de Santander S.A. y Subestaciones de energía.

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La función control se lleva a cabo de manera rigurosa por parte de ESSA, tal como se observa en cada uno de sus instrumentos y gráficos, lo cual le permite a la Administración tomar decisiones de forma oportuna para el correcto funcionamiento de la organización, y lo que es mas importante la satisfacción de sus clientes

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Al realizar este documento se ponen a prueba los elementos necesarios para coordinar los esfuerzos de varias personas en la creación del mismo, se aplica el marco teórico y conceptual que soporta el proceso cognitivo del proceso administrativo.

8. BIBLIOGRAFIA y CIBERGRAFIA UNAD. ECACEN, Modulo Introducción a la Administración. 2009. http://www.google.com.co/url?&q=http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci %C3%B3n&ei=MpBsStOAG46EtgfRi_yaAQ&sa=X&oi=define&ct=&cd=1&usg= AFQjCNFd7-DEkTKXR_ObpcG1TNSLsWcr2A http://www.gestiopolis.com/ http://www.monografias.com/tl http://www.google.com.co/ http://apuntes.rincondelvago.com/ http://www.mitecnologico.com/ www.informipyme.com