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Las reuniones de trabajo

Valdés, G. & Vidal, M. Apunte Docente Semana 15

Reuniones de trabajo Se ha calculado que en los niveles directivos y gerenciales más de un 60% del tiempo se utiliza en reuniones de trabajo. Este es el medio de comunicación más utilizado, ya que permite una interacción directa y efectiva entre todos los asistentes, facilitando la sinergia. Una buena reunión permite encontrar soluciones, coordinar proyectos, tomar decisiones o integrar equipos de trabajo. El problema es que muchas veces se realizan demasiadas reuniones que carecen de preparación y organización, por lo que resultan ser una pérdida de tiempo para los asistentes. Este abuso en la citación a reuniones, la falta de preparación y la carencia de liderazgo en su dirección ha afectado el prestigio de este medio de comunicación formal, por lo que ser citado a una reunión de trabajo suele despertar entre los convocados una actitud negativa, lo que merma su participación. Es por ello necesario aprender no solo a convocar reuniones, sino también a prepararlas, conducirlas y realizar el seguimiento de las mismas. La primera etapa es la preparación, para lo cual es necesario organizar los objetivos y metas de la reunión para asegurar los resultados deseados. Barbosa (1996) señala que las reuniones se pueden clasificar en cuatro tipos: Junta informativa: este tipo de reuniones se cita para poner en conocimiento a los asistentes de una decisión tomada. En algunos casos, se registran las opiniones y comentarios de los presentes. Junta negociativa: en este tipo de reuniones se toman decisiones y, por tanto, se negocia para alcanzar acuerdos. Por su tipo requiere de un liderazgo capaz de conducir la dinámica. Junta consultiva: estas reuniones sirven para escuchar y reunir distintos puntos de vista o alternativas. En estas reuniones los directivos participan de forma moderada, solo haciendo preguntas, manteniendo el objetivo de la reunión e incentivando la participación de todos. Junta mixta: es una combinación de las anteriores y suele ser la más generalizada en las organizaciones.

Tipos de reuniones

Ejemplos de objetivos específicos

Junta informativa

Dar a conocer una decisión. Desmentir un rumor. Anunciar un cambio. Impartir un curso tipo conferencia. Dar instrucciones a un equipo de trabajo. Adoptar un procedimiento. Dar a conocer un plan o programa. Coordinar información entre ejecutivos.

Junta negociativa

Diagnosticar, analizar y/o resolver un problema. Acordar responsabilidades. Fijar o modificar una o más políticas. Tomar decisiones. Acordar sueldos o prestaciones. Fijar o modificar estándares. Establecer objetivos o metas parciales. Establecer o ajustar un presupuesto. Compartir un bien o servicio. Evaluar resultados.

Junta consultiva

Diagnosticar un problema. Conocer reacciones ante un cambio. Crear alternativas de solución. Proponer una innovación. Reunir antecedentes y posiciones ante un conflicto. Analizar opciones. Consultas entre directivos.

Informativa-

Anunciar un cambio y acordar responsabilidades.

negociativa

Dar instrucciones a un equipo de trabajo, estableciendo el procedimiento de evaluación de la tarea.

Informativa-consultiva

Dar a conocer una decisión y detectar reacciones. Adoptar un procedimiento y solicitar ideas.

Negociativa-consultiva

Fijar o modificar uno o más estándares y detectar posibles obstáculos. Tomar una decisión y buscar candidatos para el seguimiento de la misma.

Adaptado de Barbosa, E. (1999). Juntas y Reuniones: Preparación, conducción y seguimiento. México: Mc Graw-Hill.

Una vez que hemos definido el tipo de reunión y se ha determinado su objetivo, es necesario definir a quiénes se debe citar. Esta decisión es fundamental para asegurar el éxito de la reunión, ya que se debe considerar el número preciso de asistentes, el cual siempre debe ser impar, el ideal es de 5 a 7 personas. Las reuniones más amplias requieren de una conducción experta que permita asegurar la participación de todos y conservar el foco de la junta. Además, es necesario establecer criterios válidos para elegir a los participantes. A una reunión deben asistir: los que pueden tomar decisiones, los expertos, los responsables de las tareas, los que deben hacerse cargo, los que manejan la información, los que deben ser informados y los que pueden aportar soluciones. Las personas que no cumplen con ninguno de estos criterios no deben ser invitadas, ya que no tienen participación de la misma y, solo dificultan su conducción al aumentar el número de participantes. Una reunión productiva requiere tener claro su contenido (líder), ser bien conducida (moderador) y se debe registrar. Lo más adecuado es que estas tareas sean distribuidas en tres personas distintas y que estas trabajen en equipo, asegurando así la calidad de la reunión. En un equipo de trabajo consolidado cualquiera de sus miembros puede asumir uno de los tres roles, de acuerdo a su experiencia o especialidad, lo importante es que la organización y seguimiento de los acuerdos sean una responsabilidad de todo el equipo. De esta manera, el éxito o fracaso de la reunión es compartido por todos. La duración y horario de la reunión son aspectos que muchas veces no se consideran relevantes, sin embargo, ambos son factores que pueden afectar su productividad. Generalmente, las reuniones suelen extenderse más allá de lo prudente porque no existió una planificación previa. En una reunión que se extienda más allá de dos horas es necesario hacer una pausa de 15 minutos, este esquema debe seguirse en reuniones extendidas,

programando tiempos de descanso, y para reuniones de una jornada es conveniente organizar actividades para dinamizar los equipos, sobre todo al iniciar y al regresar del almuerzo. El horario en el que se programa la reunión también incide en su éxito, existen horarios de mayor distracción y fatiga (ejemplo: al regreso del almuerzo), por ello es adecuado preferir, sobre todo en reuniones claves, los horarios de mayor alerta (al inicio o término de la jornada). Redactar el contenido (agenda de la reunión) Normalmente este paso no se realiza o se planea en la mente de solo una persona, por lo que muchas veces los asistentes desconocen, suponen o conocen parcialmente el contenido que se tratará en la reunión. Esto afecta la productividad, ya que los participantes no están preparados para responder a los resultados esperados, por lo que se pierde tiempo en comunicar el foco de la reunión. Una práctica recurrente es la conocida “agenda oculta”, según la cual se cita a reunión por alguna causa, pero durante la misma, de forma intencionada, se trata un tema polémico o sensible. Esta práctica promueve un ambiente tenso en las reuniones, ya que las personas no están preparadas y pueden incluso sentirse intimidadas. En reuniones con una agenda extensa es a veces necesario cronometrar los tiempos de cada tema, para así limitar la duración de la reunión y alcanzar a cubrir la agenda, limitando los temas solo a los establecidos previamente. Pero se debe tener en cuenta que mantener esta rutina en todas las reuniones, puede entenderse como falta de flexibilidad, lo que también daña el clima social. También es importante considerar el uso de las habilidades interpersonales (empatía, asertividad, negociación, resolución de conflictos y escucha activa), tanto para conducir la reunión como para participar de manera productiva. La escucha activa es la habilidad primordial en las reuniones sobre todo en quien lidera la reunión, escuchar atentamente permite hacer fluir las ideas, captar las emociones, aceptar las críticas y sugerencias, alcanzar acuerdos, entre otras ventajas. Actualmente, las organizaciones trabajan comúnmente en equipos, por ello en las reuniones las decisiones se toman como bloque. Esto puede ser origen de tensiones y conflictos, por lo que se recomienda decidir con

anterioridad la forma en que se establecerán los acuerdos. A continuación se explican formas de decisiones grupales, algunas demuestran integración de los equipos y otras son propias de grupos divididos: 1. Decisión por falta de apoyo: este tipo de decisiones se toma generalmente en grupos divididos y en constante competencia. Se decide sin analizar las opciones, sino que a medida que alguien hace una propuesta otro(s) la descartan; bajo está tensa dinámica se decide por la última opción, lo que se traduce en mayor división. 2. Decisión unilateral de autoridad: en ciertos equipos, ya sea de forma tácita o expresa, una persona (usualmente el líder) toma las decisiones. Esto puede ser producto de varias causas: liderazgo paternal o autoritario o inmadurez del equipo. 3. Decisiones de una minoría: cuando en un grupo existen subgrupos o bandos mejor integrados, estos imponen su decisión en el equipo. 4. Decisiones de la mayoría: esta es una forma democrática de decisión en la cual se respeta la opción más votada. 5. Decisiones tipo ley parlamentaria: en este tipo de decisiones el equipo vota a favor o en contra de las opciones, no hay tiempo para comparar las opciones, por lo que se utiliza preferentemente en reuniones con muchos participantes y con temáticas extensas. 6. Decisiones por consenso: es la forma más adecuada, ya que demuestra mayor integración del equipo. Todos alcanzan un acuerdo y, aunque algunos discrepen en todo o parte del acuerdo, finalmente apoyan la decisión del equipo. 7. Decisiones por unanimidad: es la forma ideal de tomar decisiones, en la cual todos están de acuerdo, pero son las más difíciles de alcanzar, ya que requieren de un equipo consolidado orientado a la calidad, por lo que no caben los intereses personales, sino que se centran en el objetivo. En esta etapa de votación de acuerdos, muchas veces el clima de la reunión requiere tomar medidas extremas como su suspensión. Esta es una opción que debe tomarse solo cuando es imposible llegar a un acuerdo por tiempo, falta de información, grave tensión en el equipo, se necesita más reflexión, faltan participantes claves, entre otras. Control y seguimiento Antes de finalizar la reunión es necesario revisar de los acuerdos alcanzados, establecer las formas de control y seguimiento, fijar las fechas límites y nombrar a los encargados de realizar el seguimiento de los acuerdos.

También es necesario que durante la junta exista un encargado de llevar nota de todos los temas analizados, los aportes de cada participante y los acuerdos. De esta manera, es posible elaborar un resumen o minuta (también pueden realizarse informes, reportes o actas) que sirve de evidencia del trabajo realizado y como formalización de los acuerdos alcanzados. Esta minuta debe ser difundida entre los asistentes dentro de las 48 horas siguientes a la reunión, pero en acuerdos trascendentales se debe formalizar durante la reunión o, como máximo, en las 2 horas siguientes. Para redactar el documento (minuta, acta o informe) se debe tener en cuenta a los destinatarios, mantener la claridad y resumir las ideas sin desvirtuar su contenido. Tipos de minutas

Índice cronológico

Índice temático alfabético o por

Índice por participante

(reuniones negociativas)

prioridades

(reuniones consultivas o informativas)

(reuniones negociativas o consultivas)

I.

Introducción

Acuerdos

Introducción

II.

Sesión 1. Fecha de inicio

Comisiones formadas

III.

Sesión 2. Fecha de inicio

Problemas solucionados y pendientes

IV.

Comentarios generales o

de solución

1.

Ideas expuestas

personales

Problemas detectados

2.

Peticiones

Opciones sujetas a análisis

3.

Información proporcionada

4.

Discrepancias

5.

Actitud

6.

Conclusiones

Sr. Pedro Santos

Comentarios generales o personales

En algunos tipos de reuniones ampliadas es pertinente realizar una breve evaluación, entregando una encuesta a cada uno de los participantes. Para cerrar, es importante no improvisar, ya que es un momento clave para entregar un mensaje directo a los asistentes. Es adecuado agradecer la asistencia y participación, pero esta intervención no debe tomar mucho tiempo para que el mensaje no pierda fuerza. Asimismo, terminar la reunión en el tiempo acordado es signo de respeto, lo que será agradecido por todos sus convocados.