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• Alberto Candau Camacho

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REUNIONES EFICACES    La mayoría de profesionales que trabajan en estrecha relación con otras personas dedican  una parte importante de su tiempo asistiendo a reuniones.  Cada nueva convocatoria implica dedicar uno de nuestros recursos más escasos y valiosos:  el tiempo. Si el resultado es satisfactorio lo consideramos una inversión, pero si la reunión  no resulta productiva, nos replantearemos nuestra participación próximas ocasiones. A  nadie le sobra el tiempo.  Entre los errores más frecuentes destacan:  

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Las órdenes del día y los contenidos se envían prácticamente el día anterior a cada  reunión o no se envían, con lo que resulta imposible preparar dichas reuniones  adecuadamente.  Hay reuniones en los que nunca se decide nada. Tan solo se consultan opiniones.  Para ello, el correo electrónico ejerce la misma función.  No respetar los horarios o alargarse más de la cuenta en cada tema.  Las reuniones duran menos de lo previsto porque siempre hay miembros que deben  salir con antelación.   Los objetivos propuestos no justifican una reunión, pudiéndose utilizar otros  mecanismos más eficientes para alcanzar esos mismos objetivos (circular, teléfono,  correo electrónico…).  No se crea un clima de confianza adecuado para fomentar el debate y el intercambio  de información, por lo que queda todo en una simple exposición de temas.  Anulación de reuniones horas antes de celebrarse con el consiguiente perjuicio para  los asistentes. 

Reunirse es una sana costumbre. Favorece la relación y mejora la comunicación entre  personas que comparten inquietudes, cohesiona a los integrantes de equipos profesionales,  amplia el conocimiento que tenemos de los demás, e incluso de nosotros mismos. Pero las  reuniones pierden el sentido cuando nos aburrimos, nos resultan repetitivas o nos producen  la sensación haber perdido el tiempo. 

Claves para garantizar que una reunión sea eficaz y productiva  El éxito de una reunión depende de que se cumplan los objetivos para los que ha sido  programada y que los participantes sientan que el tiempo empleado les ha servido para  enriquecerse.  Para lograrlo, se recomienda seguir los siguientes 7 pasos: 

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1. Confirmar la necesidad real de reunirse. Muchas veces, reunirse es una  rutina o un trámite que cumplir. Craso error. Las reuniones sólo deben celebrarse  cuando existe la necesidad de hacerlo. Si existe un medio de comunicación  alternativo igualmente eficaz debe utilizarse, y aplazar la celebración de una reunión  hasta que haya objetivos que la justifiquen.  Algunos medios de comunicación alternativos son, por ejemplo, el teléfono, el  correo electrónico o la intranet corporativa. Cualquiera de ellos permite  intercambiar información entre dos o más personas. Si se necesitan respuestas  inmediatas, o resolver asuntos menores, pueden utilizarse en sustitución de una  reunión.  Sólo hay que convocar reuniones cuando haya que convencer, seducir, debatir,  aclarar, solucionar, formar o celebrar algo, así como todas aquellas situaciones en las  que el contacto humano sea imprescindible. 

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2. Definir las coordenadas de la reunión. Una vez que somos conscientes de  la necesidad de convocar una reunión, se tienen que definir algunos aspectos que  propiciarán que la reunión sea más productiva:   o Enumerar por escrito los objetivos de la reunión.  o Especificar a quiénes se dirige la reunión: públicos internos (profesores,  claustro, equipo directivo…) o públicos externos (padres, alumnos, otros  profesionales ajenos al centro,…).  o Definir la estructura de la reunión: duración, temas a tratar, tiempo que debe  dedicarse a cada apartado, personas que deben abordar cada asunto,  tiempos para el debate, salas a utilizar si hay previsto realizar tareas por  grupos…. En reuniones de larga duración deben planificarse descansos.  o Seleccionar un enclave que se ajuste a las verdaderas necesidades de la  reunión, salones, alojamiento, restauración y actividades a realizar.   

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3. Motivar a los participantes. Los participantes asisten a las reuniones por  varias razones, aunque realmente pueden englobarse en dos: porque tienen que ir o  porque quieren ir. Personalmente prefiero mantener reuniones con personas  motivadas, porque resulta más agradable y el resultado es siempre más satisfactorio  para todos.  Los elementos que deben favorecer un ambiente motivador son:   o La carta de convocatoria debe despertar interés, bien sea mediante carta, e‐ mail, folleto informativo o cualquier otro medio. Cada tipo de reunión y de  asistentes requiere un tipo de comunicado diferente, pero todos deben tener  en común su capacidad para despertar el deseo de asistir a “esa” reunión.  o Enviar el orden del día o agenda de la reunión, especificando los horarios, los  temas a tratar, reparto del tiempo por temas, materias que deben prepararse  previamente, posibles decisiones que van a debatirse y la contribución que se  espera de cada asistente. 

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En los días previos a la reunión hay que enviar, en una sola vez o en varios  envíos, la documentación que debe trabajarse previamente. En cada envío  debe especificarse qué se debe hacer con dicha documentación y qué  tratamiento se hará en el transcurso de la reunión. 

La convocatoria a la reunión y la agenda de la misma deben enviarse entre 30 y 15  días antes de la fecha de celebración. El envío de información y documentación debe  realizarse entre los 15 y 7 días anteriores. Si se envía más tarde, posiblemente no se  prepare y pierda todo su efecto.    

4. Preparar el formato de reunión más adecuado al perfil de los  participantes. Cada situación y cada necesidad precisa una solución diferente. Por  eso, las reuniones pueden adoptar muchos formatos, dependiendo siempre de los  objetivos que se persigan en cada caso.   A veces, una óptima comunicación interna de la empresa requiere que unas  reuniones provoquen la celebración de otras y así sucesivamente hasta que los  mensajes llegan desde el Consejo de Administración hasta el último empleado y  viceversa. Esos flujos de información se denominan “comunicación en cascada”.  Otro aspecto que debe tenerse en consideración para la preparación de una reunión  son los diferentes roles que deben darse cita: director de la reunión, organizador,  moderador, ponentes y participantes. En ocasiones, se puede contar con la  participación de un especialista en alguna materia concreta que aporte valor a la  reunión con nuevos puntos de vista.  En cuanto a aspectos puramente materiales conviene:  o o o o o o o

planificar la disposición de la sala que más favorezca la comunicación (en U,  en escuela, mesa imperial…).  prever la necesidad de utilizar medios audiovisuales  habilitar conexiones a internet,  proporcionar agua, papel y bolígrafo a cada asistente,  acondicionar la temperatura de la sala  planificar los descansos y/o algún coffee break  elegir la fórmula de almuerzo, cena o ágape más adecuada a las  características de la reunión y al tiempo disponible. 

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5. Hacer que cada reunión sea un evento especial. El resultado final de la  reunión depende de que se superen las expectativas de los asistentes. Para ello,  todos los detalles previos deben estar bajo control y la puesta en escena debe ser  muy cuidada:  

Documentación inicial: En el sitio que le corresponde a cada asistente debe  haber:    Orden del día con horarios   Hojas en blanco y bolígrafo   Vaso y agua   Caramelos   Nombre (sólo en reuniones muy personalizadas)  o Presentación y bienvenida: El comienzo de la reunión es un momento en el  que muchos de los asistentes fijan sus expectativas y su predisposición. Cada  reunión se fabrica in situ, en el momento y lugar escogidos, y todos los  participantes son responsables del resultado final. Este mensaje debe  dejarse muy claro para propiciar una actitud favorable y activa.   o

Los aspectos que deben vigilarse en esta fase inicial de la reunión son:  Puntualidad  Presentar a las personas nuevas (cuando la mayoría de los asistentes  son habituales)   Disculpar a los no asistentes (que hayan manifestado sus motivos a los  organizadores).   Informar acerca de los objetivos que se esperan alcanzar con esta  reunión   Detallar los temas que se van a abordar y explicar brevemente los  motivos.  o Apertura: Muchas reuniones se inician con la lectura del acta de la reunión  anterior. Es un terrible error, ya que todos deberían haberla leído. Repitiendo  la reunión anterior se pierde tiempo y se aburre a las personas que vienen  con los deberes hechos. En el caso que se requiera aprobación del acta  anterior, se debería entregar copia de la misma y verbalmente resumir los  puntos más relevantes, para proceder posteriormente a su aprobación.  o Moderador: Es la figura clave para lograr que la reunión sea realmente  productiva. Su misión es lograr la atención de los asistentes, que exista  entendimiento en el debate, que se escuchen y se respeten los turnos de  palabra y que se fomente la participación de todos.    

Para lograrlo tiene que:   

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manejar los tempos de cada tema y de los debates posteriores.  prestar mucha atención a los gestos de los participantes: muecas,  manos levantadas, muestras de disconformidad y signos de pérdida  de atención y actuar en consecuencia.  formular preguntas a los asistentes  conducir las opiniones y comentarios hacia los objetivos perseguidos.  utilizar técnicas que fomenten la visualización y el refuerzo de algunos  conceptos (si procede), como workshop, simulaciones, sesiones  formativas, role playing o cualquier otro tipo de actividad que  fomente la participación activa. 

prever preguntas, inquietudes y reacciones, y si procede llevar  preparadas sus correspondientes respuestas.  o Presentaciones: Si en el transcurso de la reunión se van a proyectar videos o  realizar presentaciones utilizando medios audiovisuales, la información debe  ser muy gráfica y muy concisa. La presentación sólo es un apoyo para el  ponente, que es quien debe enriquecer con sus comentarios y con sus  aportaciones el tema expuesto.   o Debates: La puesta en común es la fase más caliente de la reunión, la que  puede derivar en algún tipo de conflicto entre los asistentes. Para evitarlo, el  moderador debe:    exigir a los intervinientes que sean muy concretos en sus exposiciones   respetar los turnos de palabra   hablar siempre en positivo y plantear todos los asuntos, hasta los más  negativos, con “mano izquierda”.   dirigir el debate hacia los objetivos de la reunión   todas las aportaciones deben aportar valor a la reunión (evitar los  lucimientos personales, las divagaciones, las conversaciones  cruzadas…)   no hay que callar nada, sólo hay que cuidar la forma en la que se  dicen las cosas.   alcanzar acuerdos y definir quién debe ejecutar cada uno de ellos y en  qué plazo  o Cierre: La finalización de la reunión debe realizarse con la misma puntualidad  con la que se ha iniciado. Pero antes, en esta fase procede:    Resumir las principales conclusiones   Recordar tareas y próximos pasos (qué, quién, cuando…)   Fijar una fecha para la próxima reunión   Agradecer a todos su asistencia y su participación activa.  

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6. Garantizar que se cumplen los acuerdos alcanzados en la reunión.  Cuando todo el mundo vuelve a su destino, la reunión todavía no ha finalizado.  Comienza la post‐reunión. Los aspectos críticos de esta fase son:   o Acta de la reunión: Es la herramienta que deja constancia de la trayectoria de  una empresa, una institución, una asociación, una comunidad o simplemente  de un grupo de personas que resumen por escrito cada una de sus reuniones.  Pero el acta no sólo es un papel escrito, además debe:    reflejar fielmente lo acontecido en la reunión para quienes no han  podido asistir   informar de los asistentes y a los interesados acerca de los acuerdos  alcanzados, las personas responsables de ejecutar las decisiones y los  plazos definidos para ello.  o Gestionar los acuerdos: gestionar significa movilizar los recursos necesarios  (humanos, materiales y económicos) para lograr unos objetivos.  o Seguimiento: Es decir, controlar la ejecución de las acciones derivadas de  cada uno de los acuerdos reflejados en el acta de la reunión. 

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Reporting: Emitir un informe en base a las gestiones realizadas para dar una  respuesta eficaz y eficiente a los acuerdos recogidos en el acta. 

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7. Repasar y escribir los aspectos de mejora para próximas  reuniones. Al finalizar la reunión comienza la post‐reunión, pero a su vez se ponen  en marcha los fuegos para cocinar la próxima reunión. Sirva esta metáfora culinaria  para resaltar que, en caliente, debe realizarse un balance de los aspectos que  pueden y deben mejorarse en la próxima reunión.  Para ampliar nuestra información al respecto, podemos pedir feedback a todos los  asistentes sobre los temas más trascendentales abordados en la reunión y el  tratamiento dado. Esta información puede recogerse in situ (cuestionario) o con  posterioridad a la reunión (e‐mail, teléfono, encuesta…).  Las opiniones y comentarios hay que tamizarlos, y saber leer entre líneas. Seguro  que de su correcta interpretación surgen algunos aspectos que contribuyen a que el  resultado de la siguiente reunión sea todavía mejor. 

Aportar valor  En resumen, para que las reuniones sean productivas deben: ser necesarias, informar, ser  comprensibles, fomentar la participación, gestionar acuerdos y si es posible, entretener.  Si se dan estos factores, los participantes saldrán de la reunión convencidos de que haber  participado en la misma les ha aportado un valor añadido que les ha enriquecido.