• Author / Uploaded
• crazy6661158

Citation preview

Capacitación para la EPSA Boliviana

No. 39

Tesorería

Autor: Lic. V. Ronald Quinteros Limpias

Diciembre, 2002 La Paz - Bolivia

s i s t e m a

m o d u l a r

d e

c a p a c i t a c i ó n

Administración Financiera

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

PREFACIO Proporcionar herramientas operativas sencillas y ágiles que faciliten el manejo de los sistemas de abastecimiento de agua potable y de alcantarillado sanitario con criterios de calidad, eficacia y eficiencia, constituye uno de los requisitos fundamentales para el fortalecimiento y la consolidación especialmente de las pequeñas y medianas empresas de servicio en el país. Esta es una tarea requerida y fomentada por la Ley No. 2066 de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario del 11 de abril 2000. En el marco de sus servicios de capacitación, el SAS quiere dar a conocer guías prácticas que conduzcan al logro de la excelencia en la gestión de las entidades prestadoras de servicios de agua y alcantarillado sanitario. Asimismo pretende crear determinados conocimientos y competencias transversales mínimas que deberían existir por igual entre todos y cada uno de los funcionarios de esas entidades. Esta iniciativa puede contribuir a la reducción de los consabidos efectos de los deficientes servicios de AP y ALC-S que atentan contra la salud y el medio ambiente y que forman parte de las causas estructurales de los problemas que vive Bolivia. El presente documento es uno de los textos didácticos de la serie de módulos de capacitación del Sistema Modular que el SAS viene preparando desde 1999. La forma de presentación representa una innovación didáctica en el sector saneamiento básico en el país; todos los módulos corresponderán a un mismo concepto didáctico y a un estilo uniforme de diagramación. Deseamos que éste como todos los textos didácticos por publicar enriquezcan a capacitandos y docentes, sea en la situación del curso como en el estudio individual.

Ing. Ronny Vega Márquez Gerente General ANESAPA

Lic. Michael Rosenauer Coordinador del Programa de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario en Pequeñas y Medianas Ciudades PROAPAC - GTZ

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

ÍNDICE GENERAL Pág. PREFACIO

2

SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS

5

INTRODUCCION

7

1. LA TESORERÍA 1.1 Definición y conceptos básicos 1.2 Particularidades de la tesorería en las EPSAs

10 10 13

2. EL SUB-SISTEMA DE TESORERIA Y LOS OTROS SISTEMAS OPERATIVOS 2.1 La tesorería como sub-sistema 2.2 Integración con otros sistemas 2.3 Relaciones con otros sub-sistemas del área administrativa financiera

17 17 18 19

3. NORMATIVA DE LA TESORERIA 3.1 Normativa legal y reglamentaria 3.2 Normativa específica

23 23 26

4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA 4.1 El proceso de programación de flujos de caja 4.2 El proceso de administración de cobros 4.3 Procesos de ejecución de desembolsos 4.3.1 Desembolsos mediante cheques 4.3.2 Desembolsos mediante transferencias y otras formas de pago 4.4 El proceso de conciliación diaria de cuentas bancarias 4.5 Consideraciones operativas transversales 4.5.1 Recepción y verificación de comprobantes 4.5.2 Control de movimiento de fondos 4.5.3 Administración de disponibilidades y obligaciones 4.5.4 Otros aspectos relevantes a tener en cuenta en la administración de tesorería 4.5.5 Custodia de valores y efectivo 4.5.6 Informes de tesorería 4.5.7 Responsabilidades funcionales del sub-sistema

30 36 40 45 47 52 54 61 61 61 64 66 67 68 68

5. OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS A TESORERIA 5.1 Desembolsos de efectivo desde caja chica 5.2 Administración de cajas

74 74 76

6. RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA TESORERIA 79 6.1 Aspectos gerenciales 79 6.2 Aspectos operativos 81 6.3 Soporte informático 82 ANEXOS Anexo 1: Anexo 2:

SISTEMA MODULAR

Formato de planificación del módulo (FPM) Normas legales y otras que rigen las actividades administrativa-financieras de las EPSAs 39-Tesoreria-V1

85 86 88 Pág. 3 de 120

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

Anexo 3:

Estructura propuesta para el reglamento específico de la tesorería en las EPSAs Anexo 4: Programación flujo de caja a) Ejemplo de programación anual b) Ejemplo de programación mensual Anexo 5: Formato propuesto de parte diario de ingresos en bancos Anexo 6: Formato propuesto de comprobante de ejecución presupuestaria de egresos Anexo 7: Actividades hacia una estandarización de cuentas contables en las EPSAs Anexo 8: Ejercicios de tesorería Anexo 9: Soluciones a los ejercicios de tesorería Anexo 10: Glosario Anexo 11: Bibliografía

Pág. 4 de 120

39-Tesoreria-V1

91 93 93 95 96 99 101 102 105 108 119

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

SIGLAS Y ABREVIACIONES UTILIZADAS $us. AAPOS AFP ALC-S An. ANESAPA AP Art. BID Bs. AS cap. CT CAPYS CENCAP CGR cód. DDPC DONPA D.L D.S. EPSA Fig. FNDR FPM FT GTZ h IUE IVA IT Minº Mód. MVSB O&M párr. p.ej. PFI POA PROAPAC RC-IVA R.M. RR.HH. R.S. RUC S.A. SISTEMA MODULAR

Dólar(es) americano(s) Administración de Agua Potable y Obras Sanitarias de la Ciudad de Potosí Administradora de Fondos de Pensiones alcantarillado sanitario Anexo Asociación Nacional de Empresas e Instituciones de Servicio de Agua Potable y Alcantarillado Agua potable artículo (de una norma legal) Banco Interamericano de Desarrollo Boliviano(s) (moneda) Aguas servidas = residuales = negras capítulo (del presente texto) Comisión Técnica Comité de Agua Potable y Saneamiento Centro de Capacitación (de la CGR) Contraloría General de la República Código Proyecto Desarrollo Democrático y Participación Ciudadana (con financiamiento de USAID) Dirección de Organización, Normas y Procedimientos Administrati-vos (del Minº de Hacienda) Decreto Ley Decreto Supremo Entidad Prestadora de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario (antiguamente EPS) Figura Fondo Nacional de Desarrollo Regional (La Paz) Formato de Planificación de Módulos Fuerza de Tarea Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GMBH (Cooperación técnica alemana) hora(s) Impuesto a la Utilidad de las Empresas Impuesto al Valor Agregado Impuesto a las Transacciones Ministerio módulo (del Sistema Modular de Capacitación del SAS) Ministerio de Vivienda y Servicios Básicos operación y mantenimiento Párrafo (de una sección del presente documento) por ejemplo Proyecto de Fortalecimiento Institucional (con financiamiento de la GTZ) Programa de Operaciones Anual, coloquialmente Plan Operativo Anual Programa de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario en Pequeñas y Medianas Ciudades (con financiamiento de la GTZ) Régimen Complementario al IVA Resolución Ministerial recursos humanos Resolución Secretarial, Resolución Suprema Registro Unico de Contribuyentes Sociedad Anónima 39-Tesoreria-V1

Pág. 5 de 120

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

SAS SB SeLA SIGMA SIIF SIRESE SISAB SNIP UFI USAID VMSB VºBº vs.

Pág. 6

de 120

Dirección de Servicios de Capacitación y Asistencia Técnica de ANESAPA (Servicios de Apoyo a la Sostenibilidad en Saneamiento Básico) saneamiento básico Servicio Local de Acueducto y Alcantarillado de Oruro Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa Sistema Integrado de Información Financiera Sistema de Regulación Sectorial Superintendencia Sectorial de Saneamiento Básico Sistema Nacional de Inversión Pública Unidad de Fortalecimiento Institucional (de ANESAPA) United States Agency for International Development (Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional) Viceministerio de Servicios Básicos visto bueno Versus

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

INTRODUCCION El presente texto de Tesorería se ha elaborado con el propósito de establecer pautas para la organización e implementación de esas operaciones en las entidades prestadoras de servicios de AP y ALC-S (EPSAs), en el contexto general de mejorar los procesos, racionalizar las actividades y asegurar la transparencia de su manejo administrativo-financiero. La administración de disponibilidades y obligaciones representa el principal instrumento de carácter financiero para la toma de decisiones diarias, debido a que la información de tesorería que se maneja, refleja el estado real de los recursos disponibles para poder atender las obligaciones existentes en las EPSAs. Las actividades generales que se deben efectuar para la administración de disponibilidades y obligaciones, comprenden la programación y el control de los flujos de efectivo: los recursos monetarios que recibe la empresa (ingresos) y los gastos y otros costos que debe realizar (egresos) para cumplir sus obligaciones. Las funciones de tesorería existen en todas las EPSAs, no importa su tamaño. Sin embargo, en las pequeñas, los correspondientes procesos y procedimientos operativamente están muy ligados a otros de contabilidad financiera, y lo más probable es que estén a cargo del mismo contador o incluso de un funcionario único que cubre todas las funciones administrativo-financieras. Por tanto, los contenidos y procedimientos tal como vienen enfocados y disgregados en el presente texto, se ajustan más a las necesidades de las EPSAs medianas y grandes. Por la importancia de la tesorería en la gestión empresarial, es indispensable el cumplimiento de algunas normas básicas que garantizan una gestión financiera eficiente de la EPSA. Por otro lado, se requieren normas y procedimientos especiales para la autorización, administración y reposición de fondos de estas empresas. El modelo de tesorería que se desarrolla aquí, es un diseño consecuente de, y compatible, con la concepción desarrollada por la Ley No. 1178 de Administración y Control Gubernamentales (“SAFCO”) y el Sistema de Tesorería que se viene implantando en el sector público. Conforme a la Ley SAFCO, este texto contempla procedimientos tanto para el manejo de los ingresos como de los egresos, procedimientos que se constituyen en una guía para el alumno con ciertas características de manual, con el propósito de normalizar y sistematizarlas a fin de consolidar una administración eficiente de los recursos así como una información financiera oportuna y confiable en la EPSAs. Así, este documento se constituye en una herramienta de carácter instructivo, informativo y válido para la toma de decisiones orientadas a •

mejorar las capacidades de gestión administrativa de los ejecutivos de las EPSAs

•

mejorar la calidad del desempeño operativo de los funcionarios involucrados en el proceso rutinario de Tesorería

•

organizar y aplicar adecuadamente todos los elementos del Sub-sistema de Tesorería en sus empresas

•

ampliar y afianzar el dominio de conceptos y términos claves en este contexto

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 7 de 120

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

•

ampliar los conocimientos legales y normativos que respaldan la implementación de la tesorería.

Este Módulo de capacitación pretende exponer los elementos conceptuales, organizativos y metodológicos pertinentes en una forma que permita al personal a cargo de esas funciones en las EPSAs, comprenderlos y adiestrarse en ellos. El Módulo está dirigido principalmente a •

los/las candidatos/as a tesorero/a y los/las tesoreros/as en ejercicio en las EPSAs

•

los/las cajeros/as y contadores/as de las EPSAs medianas que también cumplen funciones de tesorería

•

los/las directores/as, gerentes o administradores/as de las EPSAs pequeñas que tienen que cumplir todas las funciones administrativo-financieras, incluidas las de tesorería,

y en un segundo plano a •

otro personal operativo del área de administración y finanzas de las EPSAs, vinculado al movimiento de efectivo y cumplimiento de obligaciones (p.ej. encargados de adquisiciones, mensajeros)

•

los/las responsables de otras áreas funcionales de las EPSAs, p.ej. del área Comercial o de Administración de RR.HH., que sean usuarios de la información sobre el movimiento del dinero de la EPSA

•

los/las gerentes del área Administrativa Financiera en las EPSAs medianas.

Los contenidos del presente texto están estructurados de la siguiente manera: En el cap. 1 se contextualiza brevemente el tema, con una explicación general y los conceptos básicos de la tesorería, así como los objetivos y el alcance de este subsistema en las EPSAs. El cap. 2 desarrolla en detalle las interrelaciones del subsistema con otros sistemas y sub-sistemas en las EPSAs. Por su parte, el cap. 3 presenta la normativa que rige a los quehaceres de la tesorería desde el punto de vista legal, de su organización específica y de sus procedimientos operativos. El cap. 4 presenta todo el proceso de Tesorería en la EPSA con una explicación de las principales características, componentes y operaciones en la empresa. Concluye el texto con el cap. 6 en el que se presentan algunas recomendaciones para la implementación del proceso de Tesorería en las EPSAs. Finalmente, cabe señalar que el texto cuenta con varios anexos que pretenden complementar e ilustrar los contenidos presentados, con ejemplos, propuestas y ejercicios que faciliten su aplicación práctica. Para lograr una mayor comprensión y diferenciación de la terminología utilizada en este texto, se recomienda hacer amplio uso del glosario en el Anexo 10. La definición de contenidos de capacitación y la elaboración del presente módulo, es necesariamente un proceso dinámico; la práctica de la capacitación y el trabajo en las entidades permitirán que esta primera edición pueda ser retroalimentada y actualizada con esas experiencias y por los diferentes actores que intervienen con algún grado de competencia dentro del sector. Invitamos entonces a todos los usuarios del texto a hacernos llegar sus comentarios y observaciones a las direcciones del SAS, o al e-mail: [email protected].

Pág. 8

de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

No queremos terminar esta introducción sin expresar nuestro agradecimiento a los integrantes de la CT4 quienes han aportado las bases curriculares, el enfoque sistémico del área administrativa-financiera y la recopilación de normas legales pertinentes, al Dr. Ricardo Batista Moliner, lector del presente texto quien lo sometió a una profunda y amplia revisión, al Lic. Thomas M. Sonntag, Coordinador del Sistema Modular, quien aportó relevantes sugerencias en cuanto a la sistematización de los enfoques, contenidos y terminología, y finalmente a la Lic. Janett Ferrel Díaz por su prolija revisión de la edición técnica del documento.

Lic. V. Ronald Quinteros Limpias Autor Fuerza de Tarea 4

SISTEMA MODULAR

Dr. Ricardo Batista Moliner Redactor del Texto Didáctico

39-Tesoreria-V1

Pág. 9 de 120

Cap. 1. LA TESORERÍA

EL SUB-SISTEMA DE TESORERÍA EN EPSAs 1.

LA TESORERÍA

1.1

Definición y conceptos básicos (1) En la economía, los sujetos económicos que son las empresas, se dedican a la producción y/o distribución de bienes y/o a la prestación de servicios. Esos bienes y servicios tienen un valor que se expresa en dinero. El dinero, cuando es depositado y custodiado por ejemplo en un banco o en una caja, viene a ser un fondo y representa un recurso financiero. También hay otras formas de fondos: los títulos o “valores”, otros activos tangibles e intangibles. Los fondos pueden ser transferidos mediante pagos de diversa índole y con diferentes mecanismos, generando un tráfico de pagos en el mercado financiero. Dentro de una empresa, esos pagos repercuten como egresos e ingresos que deben ser planificados, controlados y saldados, en vista de mantener una adecuada liquidez de la empresa, para que en todo momento pueda responder a sus obligaciones contraídas. (Explicaciones de estos términos ver glosario en el Anexo 10.)

Terminología básica

(2) A la instancia que se ocupa de estos aspectos, llamamos Acepciones de “tesorería” tesorería, y a la persona que la maneja, tesorero. Estos vocablos provienen de “tesoro” que tiene connotaciones diferentes: un ser Í “Tesorero, ¿me puedes dar una mano querido, una posesión de mucho valor, con este grifo que está goteando?” el erario público. (3) Incluso si nos ubicamos solo dentro del ámbito administrativo-financiero, hay varias definiciones, en parte incompatibles entre ellas, como podemos ver en el Anexo 10. Conforme a la necesidad y la realidad en las EPSAs, para fines de este texto definiremos a la tesorería como administración, manejo operativo y control responsable de ingresos y egresos cualquier tamaño, a saber:

Í A lo mejor un baúl lleno de oro, plata y piedras preciosas, hundido junto con uno de esos viejos galeones españoles antes que lo pueda piratear Sir Francis Drake y sus corsarios, y que sigue esperando en el fondo del mar a que lo rescatemos…

de una EPSA de

•

la programación anual y mensual de flujos financieros conforme a presupuesto vigente

•

la ejecución de pagos según programación y previa autorización de personal competente

Pág. 10 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

•

la administración (no ejecución) de cobros según programación (más detalles ver cap. 4.2)

•

la conciliación bancaria a diario

•

la custodia de valores y, excepcionalmente cuando no exista otro lugar seguro, de efectivo.

Í Hay efectivos que cuidan efectivo. ¿Alguna

vez Ud. ha visto ese espectáculo cuando unos pocos verdes escoltan a muchos otros verdes?

A lo largo de este texto conoceremos en detalle todo lo que contiene esta definición. (4) En general, cualquier tesorería tiene como objetivos principales:

Objetivos y funciones

a) poner a disposición de la parte solicitante, de forma eficiente y oportuna, los recursos de dinero para la ejecución de egresos asignados en el presupuesto y autorizados por personal competente b) controlar los movimientos de egresos e ingresos de los recursos c) el manejo operativo del financiamiento d) disminuir los costos de mantener fondos ociosos en numerosas cuentas e) prever la disponibilidad de liquidez, para el cumplimiento oportuno de las obligaciones. (5) Para lograr los mencionados objetivos, una tesorería debe cubrir las siguientes funciones: a) programar en detalle el flujo financiero de acuerdo a las obligaciones y pagos previstas en el presupuesto de egresos b) reprogramar por motivos de emergencia los pagos (en caso de insuficiencia de fondos; siempre previa autorización de personal competente) c) manejar a nivel operativo el financiamiento de las operaciones de la EPSA

Í Todos quieren manejar, pero…..¿y la responsabilidad?

d) la recaudación o cobranza efectiva de los ingresos en el momento de su exigibilidad e) la ejecución de los pagos comprometidos f) conciliar adecuadamente la ejecución de egresos con los ingresos efectivos de dinero g) estandarizar los procedimientos de las actividades inherentes al movimiento de fondos, sobre todo los procedimientos para el registro de sus ingresos y egresos (p.ej. solicitud de desembolso, descargo de fondos de caja chica, emisiones y reversiones de cheques), incluyendo el diseño de controles, documentos a utilizar y rutinas a seguir SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 11

de 120

Cap. 1. LA TESORERÍA

h) mejorar constantemente el control de los recursos destinados a fondos fijos (caja chica) y rotatorios i)

administrar y controlar la información y documentación de Tesorería sobre los flujos de dinero,

todo ello conforme al presupuesto de egresos e ingresos de la empresa, de acuerdo a políticas financieras emanadas de la Gerencia Administrativa Financiera, y/o a raíz de instrucciones de los ejecutivos competentes. En otras palabras: Por lo general un tesorero es un funcionario operativo que sigue planes hechos por otros y no toma decisiones propias Í Nada más que operativo, pero sobre pagos; actúa por mutuo propio y ex oficio ¡eso sí! Con una responsabilidad especial, tratándose de dinero. solamente en el marco del margen de competencias que le fue concedido, p.ej. en el caso de arqueos de caja. (6)

La tesorería debe efectuar la programación del flujo financiero

•

mediante proyección de flujos de caja, o sea a través de pronósticos de los ingresos y egresos en un período de tiempo determinado, en coordinación con el Sub-sistema de Presupuesto, y con el objeto de compatibilizar los resultados programados con los ejecutados, y a fin de analizar la disponibilidad de recursos y prever el cumplimiento de las obligaciones

•

en base a políticas de pagos propias de la empresa, p.ej. para el servicio de la deuda, considerando las fechas de vencimiento de las obligaciones.

(7) La tesorería comprende un conjunto de acciones vinculadas al proceso de ejecución presupuestaria y es responsable de aquella parte de la ejecución presupuestaria que es la ejecución de percepciones y pagos,

Actividades que realiza

Í Tesorería y Presupuesto:

un “matrimonio” que a veces tiene sus contradicciones.

•

previniendo el sobregiro de partidas presupuestarias

•

impidiendo la emisión de cheques sin fondo (mediante conciliación bancaria previa)

•

controlando el equilibrio entre el flujo monetario de ingresos con el flujo monetario de egresos.

(8) El mencionado equilibrio hace a la liquidez o solvencia de un negocio. La liquidez se refiere a la rapidez de conversión de los activos realizables en dinero en efectivo. Se distingue entre varios grados de liquidez; una tesorería maneja solamente los activos o valores correspondientes al primer grado, o sea los de más fácil liquidez, a saber: •

efectivo en caja

•

efectivo en bancos

•

cheques

Pág. 12 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

•

letras de cambio.

(9) Todo el manejo de recursos financieros está fundamentado en el principio de unicidad de caja, el cual establece la administración centralizada de los recursos financieros como característica fundamental de la tesorería. Si bien, por motivos operativo-financieros, una empresa necesita utilizar “físicamente” una diversidad de cuentas o canales de flujo del dinero (caja, bancos y otras entidades financieras), desde el punto de vista contable y de control, todos esos canales deben funcionar como un solo (sub)sistema. De esta manera se evitan manejos discrecionales del efectivo, p.ej. un ejecutivo “prestándose” directamente dineros de las cajas del Área Comercial “para el fin de semana”. (10) El Área funcional Administrativa Financiera tiene un papel relevante para el desempeño de cualquier empresa, dentro de la cual la tesorería constituye un eslabón importante para la entidad, incluso clave, toda vez que el manejo del dinero tiene que funcionar de manera absolutamente confiable e infalible. Sin embargo, una vez garantizado Í O funciona, o no funciona; o está la este buen funcionamiento, la tesorería no plata donde debe estar, o se ha “perdido”. deja más margen para optimizar el desempeño de toda la empresa; en este sentido ya no sería estratégicamente importante.

1.2

Particularidades de la tesorería en las EPSAs (11) La naturaleza específica de los objetivos empresariales y de las operaciones de una EPSA genera ciertas características particulares de la tesorería en las EPSAs, a diferencia de otras empresas y mercados: •

El AP y el ALC-S son bienes respectivamente servicios de necesidad y uso permanente.

•

Su demanda es más o menos uniforme y previsible.

•

El mercado de ventas es monopólico y está asegurado previamente por contratos de largo plazo con clientes claramente identificados.

•

Por esos motivos y otros técnicos y de costos, la producción del líquido elemento purificado es igualmente continua y más o menos constante, y los tiempos entre producción y distribución de este bien perecible son relativamente cortos.

Características diferenciales”

Í ¿Dónde se ha visto que el AP se

produce para luego almacenarla hasta el día de San Benito, cuando por casualidad aparece un cliente al paso a comprarlo?

Por tanto existe una periodicidad y ciclos previsibles de ingresos y egresos de las EPSAs. Esa previsibilidad, típica de muchos servicios públicos, hace que la tesorería en EPSAs pueda manejar fondos de manera previamente planificada. SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 13

de 120

Cap. 1. LA TESORERÍA

(12) Los mencionados ciclos de ingresos y egresos tienen su origen formal en que las diferentes unidades de la EPSA identifican oportunamente sus necesidades y planifican sus actividades en el Programa de Operaciones Anual (POA) del cual se deriva el presupuesto asignado. Del presupuesto se deriva a su vez una proyección estimativa en el tiempo de •

todos los costos que requieren las unidades para cumplir con los objetivos y metas fijados en su programación (costos que luego significan egresos), y

•

valores de los servicios a prestar (valores que luego significan ingresos).

(13) Cualquier EPSA de cualquier tamaño debe cumplir Lugar en la estructura funciones de tesorería. Sin embargo, pocas de ellas podrán contar orgánica y funcional con una unidad “Tesorería” con un tesorero, o sea un/a funcionario/a de planta que esté exclusivamente a cargo de las funciones de tesorería. Esto se dará en EPSAs grandes y algunas medianas, pero no en otras medianas y menos en las pequeñas, donde las correspondientes Í ¡Ojo, no confundir funciones con funciones están ligadas a (y lamentablemente cargos! No por no tener un tesorero, se deja de practicar la tesorería. confundidas con) las del cajero o contador o administrador de la EPSA. (14) La tesorería en las EPSAs comprende una serie de El modelo de principios, normas y procedimientos que hacen a la tesorería para las administración de los recursos financieros de los sectores público y EPSAs privado. La percepción de dinero así como su canalización hacia la pago de las obligaciones, debe regirse bajo una normativa uniforme. El modelo de tesorería que se desarrolla aquí, es un diseño consecuente de, y compatible con, la concepción desarrollada por la Ley No. 1178 de Administración y Control Gubernamentales (“SAFCO”), y con el Sistema Í Cualquiera que sea el modelo, se de Tesorería que se viene implantando en el trata de facilitar la plata entre de forma sector público. Cabe notar que a pesar de eficaz y segura, y de garantizar que ello, el modelo de tesorería desarrollado en este salga confiable y razonablemente. texto, es aplicable y recomendable también a las EPSAs privadas (cooperativas, sociedades anónimas, CAPYS), a excepción de •

la función de recaudación por los servicios de AP y ALC-S prestados y por la venta de bienes en ese mismo contexto (p.ej. de micromedidores), que en el caso de las EPSAs, también en las públicas, debería estar a cargo del Área 3 Comercial y cuya información es reportada a Tesorería en forma diaria

•

la función de custodia de valores del Sistema de Tesorería del Estado, y de valores a otras tesorerías públicas mientras no dispongan de condiciones de seguridad

Pág. 14 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

•

la operación del flujo de información mediante el software SIIF (ver cap. 6.3).

(15) Como hemos visto en el párr. (3), la definición de tesorería para las EPSAs implica la programación, aplicación y captación de sus recursos financieros. En la parte de captación de recursos, existe una importante restricción de las competencias de Tesorería: Idealmente, el tesorero (en EPSAs grandes y medianas) no debería manejar el efectivo en caja, para evitar problemas de juez y parte y para fortalecer su función controladora. Por ello y por motivos de calidad de la atención al cliente, se recomienda que en vez de que el tesorero mismo ejecute cobros en efectivo, éstos sean percibidos exclusivamente por cajas de la EPSA y/o de bancos, de manera que p.ej. el grueso que son las recaudaciones por los servicios de AP y ALC-S prestados y por la venta de bienes en ese mismo contexto (p.ej. de Í Que quede bien claro: micromedidores), esté a cargo del Área 3 El tesorero no es el que cobra o paga, Comercial, recibiendo el tesorero solamente la sino el que procesa la información correspondiente información (en forma diaria) derivada de esas actividades. para controlar y consolidarla. (16) Una EPSA podrá ejecución de pagos: •

operar

diferentes

puntos

de

cajas de recaudación a) en una oficina (central y/o agencias) de la EPSA que se encuentra en una ventanilla de atención al público usuario b) en ventanillas de sucursales locales de bancos c) ambulantes; esto es p.ej. en algunas EPSAs pequeñas donde un cobrador, con garantía y representación ante la empresa; va recaudando de puerta en puerta de los domicilios de los clientes

•

cuentas bancarias de ahorro, incluyendo depósitos a plazo fijo

•

cuentas corrientes bancarias donde se deposita el efectivo de las cajas mencionadas anteriormente (cobranzas), o sea para a) los llamados fondos rotatorios son aquellos creados para un fin específico, cuya ejecución debe recuperarse para ser utilizados sucesivamente hasta cumplir el objetivo para el cual se creó (p.ej. préstamos a los clientes para realizar sus conexiones domiciliarias de AP o ALC-S, a cancelar en el tiempo acordado). El manejo de estos fondos está sujeto a una rendición de cuentas debidamente documentada y entregada a Tesorería para su descargo. b) cajas chicas internas, fondos destinados a gastos menores y pago directo en efectivo a los beneficiarios

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 15

de 120

Cap. 1. LA TESORERÍA

c) para solventar gastos de funcionamiento y de inversión de la empresa (17) A efectos de conciliación bancaria, Tesorería facilita al resto de la EPSA un resumen diario del movimiento de cuentas bancarias, de extractos individuales de cada cuenta de operación, de forma y contenido similar a los que emiten los bancos a sus clientes para información y control de las operaciones y sus saldos. Entonces, la Tesorería de la EPSA facilita la administración de las transacciones que implican movimiento de efectivo; es decir, permite que la empresa, a través de un tesorero, registre el movimiento de las disponibilidades. (18) El principio de unicidad de caja referido arriba en el párr. (9) tiene implicaciones que pueden ir incluso más allá de la EPSA misma; esto es el caso de la intervención, uso y/o congelación de saldos de las cuentas de la EPSA por parte de su entidad matriz, p.ej. la tesorería municipal que Í ¡Por lo visto ni tan interviene la tesorería de la EPSA municipal autónoma que se diga! autónoma, o la casa matriz de la EPSA constituida en S.A. que usa fondos de esa EPSA.

!

1.

1. 2. 3.

?

4. 5. 6. 7. 8.



#

La Tesorería constituye una herramienta básica de la actividad financiera de cualquier empresa, y su esencia radica en la capacidad de lograr óptimos resultados en la programación y manejo de sus fondos, para desarrollar una gestión económica exitosa. Repita las 5 funciones principales que hacen a la Tesorería en las EPSAs. Nombre al menos 3 objetivos y 5 funciones de la Tesorería en las EPSAs. ¿Qué características diferencian el modelo de Tesorería en las EPSAs, de otros que se manejan en otras empresas o en la administración pública? En las EPSAs, la recaudación de pagos por servicios prestados, ¿debe ser una función de Tesorería?¿Por qué? ¿Qué valor le concede Ud. al sub-sistema de Tesorería, y cómo influye en los resultados de una empresa? En su opinión, ¿que características debe tener el personal que trabaja en el sub-sistema de Tesorería de una EPSA? ¿Las mujeres son más idóneas para estas funciones que los hombres? ¡Discutan! ¿Qué diferencias hay entre un/a tesorero/a y un/a cajero/a? ¿Qué tiene que ver la Tesorería con el Presupuesto?

1.

Revise los tipos de cajas de recaudación que se enuncian en el cap. 1.2. Piense en las ventajas y desventajas de cada cual, y anóteselas en dos columnas. Luego compare su lista con las de los/las compañeros/as de curso. ¡Discutan!

1.

Como proceso esencial de toda empresa, es indispensable que la actividad de tesorería se organice atendiendo a las normas y requisitos de la misma. Es importante que en la misma se cuente con el personal y condiciones de trabajo adecuadas que garanticen un proceso confiable para la empresa.

Pág. 16 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

2.

EL SUB-SISTEMA DE TESORERIA Y LOS OTROS SISTEMAS OPERATIVOS (19) Todo lo dicho en el cap. 1 sobre el conjunto de funciones en la EPSA que es la Tesorería, puede ser enfocado desde un punto de vista sistémico.

2.1

La tesorería como sub-sistema (20) La tesorería como sistema operativo está encaminada a desarrollar y aplicar de forma ordenada los procesos y procedimientos con los cuales se realizan los movimientos y el control de fondos que ingresan por diferentes conceptos (sobre todo por la prestación de servicios), y que egresan por concepto de pago de diferentes obligaciones. (21) La unidad de Tesorería que opera en el seno de la EPSA, generalmente está dentro de la estructura organizativa correspondiente al Área Administrativafinanciera. Hablando en términos sistémicos, la tesorería viene a ser entonces un sub-sistema dentro del Sistema Administrativo-Financiero.

Relaciones al interior del sub-sistema de Tesorería

Í En el lenguaje coloquial, “tesorería”

puede estar referida a: - Oficina o despacho del tesorero - Funciones del Tesorero - Cargo y oficio del Tesorero - Parte del Activo disponible metálico fácilmente realizable.

(22) Existen varios componentes que deben necesariamente formar parte de la configuración del sub-sistema de Tesorería. En este contexto, la conformación de estos componentes puede visualizarse en el organigrama de la Fig. 1.

SUBSISTEMA DE TESORERIA

PROGRAMACION DE INGRESOS Y GASTOS

RECEPCION Y VERIFICACION DE COMPROBANTES

CONTROL DE MOVIMIENTO DE FONDOS

ADMINISTRACION DE CAJA

CONCILIACION DE CUENTAS BANCARIAS

Fig. 1: Estructura del sub-sistema de tesorería (23) Cada componente del sub-sistema desarrolla funciones específicas que aseguran el cumplimiento de los objetivos de la Tesorería dentro de la empresa (ver párr. (13)). SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 17

de 120

en

Cap. 2. EL SUB-SISTEMA DE TESORERIA Y LOS OTROS SISTEMAS OPERATIVOS

(24) El Sub-sistema de Tesorería tiene una relación directa con los Sub-sistemas de Presupuesto y Contabilidad Financiera (comprendidos dentro del Sistema Administrativo-Financiero) e indirecta o de apoyo a los requerimientos de otras áreas y sistemas de la EPSA.

2.2

Integración con otros sistemas (25) Todas las estructuras organizativas de la EPSA, las comunicaciones entre sus partes y la organización para su funcionamiento, deben estar orientadas al logro de los objetivos de la empresa. En este sentido, también el Sub-sistema de Tesorería establece relaciones con varios sistemas de la EPSA (ver Fig. 2).

Relaciones fuera del Area Administrativa Financiera

SISTEMA ADMINISTRATIVO-FINANCIERO

SISTEMA DE PLANIFICACION

SUB-SISTEMA DE TESORERIA

SISTEMA COMERCIAL

SISTEMA DE OPERACIONES TECNICAS

Fig. 2: Interrelación del sub-sistema de tesorería con otros sistemas de la EPSA (26) El Sub-sistema de Tesorería recibe del Sistema de Planificación, administrado por una unidad especializada o sino por el Sistema Administrativo-Financiero (ver párr. (32)), el POA. (27) Recibe del Sistema Comercial el producto de la venta de servicios, que es la principal fuente generadora de recursos operacionales propios de la EPSA.

Í Ojo: Con este sistema tiene

interfases muy estrechas, ¡pero no con fundir lo que hace uno y otro!

(28) De las unidades ejecutoras del presupuesto, p.ej. del Sistema de Operaciones Técnicas, el Sub-sistema de Tesorería recibe información sobre el trabajo, cuantificado en términos financieros para conocer el monto de ejecución y si guarda relación con lo programado en los flujos de caja, p.ej. cuando deben Pág. 18 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

cancelarse planillas de ejecución de obras, correspondientes a la realización de determinadas operaciones; las que deben ser remitidas a Tesorería para su pago. En el caso de no estar programado, Tesorería deberá consultar con presupuestos o con la autoridad superior para su aprobación y ejecución. (29) Otro ejemplo de esta relación es la información sobre los compromisos de pago contraídos por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios. Esta relación no es directa, sino que se formaliza a través de los Sub-sistemas de Administración de Bienes y Servicios y de Contabilidad Financiera (ver subcap. siguiente).

2.3

Relaciones con otros sub-sistemas del área administrativa financiera (30) Dentro del Sistema Administrativo-Financiero, el Sub-sistema de Tesorería recibe y genera información sobre los flujos financieros de ingresos y egresos. Emite documentos que respaldan sus operaciones para la correspondiente ejecución presupuestaria y contabilización.

Relaciones dentro del Area Administrativa Financiera

(31) El Sub-sistema de Tesorería tiene estrechas relaciones con otros sub-sistemas del Área funcional 4 Administrativa-financiera, especialmente con aquellas que tienen que ver con operaciones financieras (ver Fig. 3). La característica sistémica principal del Subsistema de Tesorería es que es subsidiario o auxiliar de esos otros sub-sistemas, es decir, les presta servicios internos. (32) Se producen varios procesos de interacción con cada una de ellos: •

Sub-sistema de Programación de Operaciones: Provee el POA cuyas operaciones serán ejecutadas con recursos propios y ajenos. El POA también contiene metas financieras expresadas a través de índices que orientan la gestión financiera.

•

Sub-sistema de Presupuesto: Aporta el presupuesto aprobado como expresión del plan financiero a corto plazo, para que Tesorería pueda realizar la programación de flujos de caja, y recibe de Tesorería la información sobre Í La Tesorería viene a ser un ejecución presupuestaria.

•

Sub-sistema de Contabilidad Financiera: programado) y la contabilidad Proporciona información relativa a la ejecución financiera (control de lo ejecutado) de desembolsos por parte de Tesorería, y recibe la información de la ejecución presupuestaria de egresos para su posterior registro contable.

SISTEMA MODULAR

enlace entre el presupuesto (lo

39-Tesoreria-V1

Pág. 19

de 120

Cap. 2. EL SUB-SISTEMA DE TESORERIA Y LOS OTROS SISTEMAS OPERATIVOS

SUBSISTEMA DE ADM. DE RR. HH.

SUBSISTEMA VENTAS

SUBSISTEMA DE ALMACENES

SUB MOD ULO DE ACTI VO S FIJOS

SUBMODULO SUBMODULO SUB DE CONTABILIDAD MODULO DE DE COSTOS CONTABILIDAD TESORERIA FINANCIERA

SU CO BSIS N T DE TABIL EMA CO I ST DAD OS

SUBSISTEMA CONTABILIDAD FINANCIERA

SUBSISTEMA

SUBMODULO PROGRAMAC ION OPERATIVA

PRESUPUESTO

SUBMODULO DE ALMACENES

S P UB OP LANI SIST E F ER AT ICAC MA I IÓ V (P A O A ANU N ) AL

DULO SUBMO DE UESTO PRESUP

A SUBSISTEM S VO ACTI FIJOS

MA TE DE S I IÓN BS SU ISIC S Y E QU AD BIEN ICIOS V R SE

EMA SIST SUB RERIA O TES

Fig. 3: Enfoque sistémico ideal del área administrativa financiera en las EPSAs

Pág. 20 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

•

Sub-sistema de Adquisición de Bienes y Servicios: Es un ejecutor de las necesidades programadas, para las compras de bienes y servicios para el funcionamiento de la empresa. Para ello, este sub-sistema recibe a través de la Tesorería los recursos según la programación, para el funcionamiento de las unidades responsables de la administración de bienes y servicios.

(33) Para comprender bien todos los detalles contenidos en la anterior Fig. 3, cabe considerar los siguientes comentarios: •

La figura principal abarca todo lo que es el "Sistema Administrativo-Financiero", el cual queda delimitado por el correspondiente límite exterior. Como se observa, hay dos esferas ovaladas externas correspondientes al "Sub-sistema de RR. HH." y al "Sub-sistema de Ventas" como parte del "Sistema Comercial"; ellas significan que el Sistema Administrativo-Financiero puede o no integrar las funciones mencionadas. Las EPSAs pequeñas y medianas normalmente no pueden tener esas funciones organizativamente separadas; su grado de diferenciación organizacional no es tan fuerte.

•

El gráfico muestra 2 anillos y 1 núcleo central, los cuales representan 4 dimensiones del enfoque sistémico; la lectura de afuera hacia adentro sería así: un solo sistema funcional que incluye sub-sistemas funcionales que a su vez tienen cada cual un componente operativo y otro contable; este último corresponde a un submódulo que, junto con otros submódulos, finalmente conforma el "Módulo de Contabilidad Integrada" que es el núcleo de todo el sistema y produce los Estados Financieros.

•

Los anillos están segregados mediante líneas radiales en sectores, distinguiendo así uno por uno los 3 grupos de subsistemas, los 8 sub-sistemas y los 7 submódulos. Un determinado sub-sistema abarca desde la línea exterior de la figura hasta su punto central. A la altura de los dos anillos, un sub-sistema tiene un mismo color, pero en diferentes tonos, para señalar la diferencia entre la dimensión operativa no contable (tono oscuro) y la dimensión contable como tal (tono claro).

•

Normalmente, a un sub-sistema operativo corresponde un submódulo contable; con excepción del grupo de sub-sistemas "Gestión de Bienes y Í El enfoque sistémico no es uno Servicios", donde 3 sub-sistemas están solo. Requiere de una mirada flexible; pues cada EPSA tiene vinculados a solamente 2 submódulos. El variaciones según su tamaño y motivo de esta excepción es que el sub- características de funcionamiento. sistema de Gestión de Bienes y Servicios se refiere al proceso previo de adquisición, que luego de la recepción, serán procesados detalladamente en los módulos de Activos Fijos o Almacenes.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 21 de 120

Cap. 2. EL SUB-SISTEMA DE TESORERIA Y LOS OTROS SISTEMAS OPERATIVOS

2.

! ? 

#

La Tesorería constituye una actividad clave dentro del Área Administrativa Financiera, convirtiéndose en un eslabón de enlace entre los sub-sistemas de Presupuesto y Contabilidad, y al mismo tiempo es el vínculo directo con el sistema Comercial. De esta forma puede decirse que la Tesorería es el integrador y facilitador de la ejecución presupuestaria y de la captación de fondos para la empresa. 9. Describa los componentes del sub-sistema de Tesorería y sus particularidades dentro de la EPSA. 10. ¿Cómo organizaría Ud. la función y la actividad de tesorería en una EPSA pequeña? ¿Crearía una Unidad de Tesorería? Explique su respuesta. 11. El Sistema Comercial de la EPSA se encarga de promover los servicios de la empresa y Tesorería se ocupa de recaudar los fondos derivados de la venta de esos servicios. ¿Está de acuerdo con esa afirmación? ¡Discutan! 12. Explique las relaciones de la Tesorería con el resto de los sub-sistemas del Área Administrativa-financiera y señale a su juicio, con cuál de ellas debe mantener los vínculos más estrechos y directos. 2. Estudie detenidamente la Fig. 3, reflexione sobre las relaciones de Tesorería con el Sistema Comercial y la participación de los sub-sistemas de Presupuesto y Contabilidad. ¿Cuál es el eslabón que une a todos los sub-sistemas? Exponga sus consideraciones sobre las implicaciones de esas interacciones en el modelo propuesto de acuerdo a los diferentes tipos de EPSA. 2.

Pág. 22 de 120

El éxito del funcionamiento del sub-sistema de Tesorería depende en gran medida de la interrelación que exista con el resto de los sub-sistemas del Área Administrativa Financiera, especialmente con Presupuestos y Contabilidad. Adicionalmente es muy importante los vínculos con el sistema Comercial.

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

3.

NORMATIVA DE LA TESORERIA (34) Con respecto a los elementos normativos que rigen el funcionamiento del sub-sistema de Tesorería y controlar el proceso, éstos se clasifican en tres grupos de normas:

3.1

•

normativa legal y reglamentaria

•

normativa específica

•

normativa de supervisión.

Normativa legal y reglamentaria (35) La reforma administrativa en el sector público ha dotado de ciertos instrumentos a las reparticiones del Estado, incluyendo las empresas públicas, cuyos principios y normas legales se encuentran explicados en documentos emitidos por diferentes instituciones. (36) Las principales normas y regulaciones en relación con los requisitos para el funcionamiento de la tesorería en las EPSAs se reúnen en la Tabla 1. Existe una sola norma específica que es la R.S. 218056 Normas Básicas del Sistema de Tesorería del 27/01/98 (ver No. 17 en la Tabla). Esta normativa, especifica que el sistema de Tesorería está basado en principios, definiciones y normas vinculados con la efectiva recaudación de recursos, por venta de bienes o prestación de servicios, los pagos por obligaciones, la programación del flujo financiero y la ejecución, así como la custodia de valores.

Bases legales

(37) En su estructura, las normas establecen los aspectos relacionados con la recaudación de recursos y su administración por las entidades empresariales, la unicidad de caja, la programación del flujo financiero y ejecución presupuestaria, así como las disposiciones sobre custodia de títulos y valores. Al mismo tiempo describe los procedimientos de implementación de estos principios en cada empresa gradualmente y en varias fases. (38) Debe señalarse además que estas normas sirven de base para la elaboración del reglamento de Tesorería de la empresa. Es por ello que, aunque estas regulaciones son de cumplimiento obligatorio solo en empresas publicas, es recomendable que las no Í La ausencia de normas no significa que pueden públicas apliquen algunos de hacerse las cosas mejor le parece a cada cual. estos procedimientos para una mejor administración y control de sus ingresos y egresos. SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 23 de 120

Cap. 3. NORMATIVA DE LA TESORERIA

(39) Como se aprecia en la recopilación de la Tabla 1, las EPSAs públicas están mucho más reglamentadas en sus funciones administrativas y financieras, que las no públicas. Ello por un lado implica un mayor grado de libertad para estas últimas; sin embargo, en la práctica de algunas de ellas se puede notar que la ausencia de normatividad externa, no es suplida por una normatividad interna creada por estas entidades, faltando entonces sistematizar su administración. (40) Más allá del aspecto tesorería, todos los quehaceres administrativos y financieros de las EPSAs se rigen por un grupo de normas legales y reglamentarias. En el Anexo 2 se presentan todas esas normas que deben tenerse en cuenta para desarrollar adecuadamente los procesos administrativos y financieros.1

1

El Anexo 2 repite los datos de la siguiente Tabla 1, pero en un contexto más amplio que da una visión completa de todas las normas legales de diferentes niveles que intervienen en los quehaceres del Área 4 Administrativa-financiera de las EPSAs.

Pág. 24 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

4

5

X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X

X X X X Ley 843 Impuestos X X X R.M. 704/1989 Reglamento para la elaboración, presentación y ejecución de presupuestos X X X X X X Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales ("SAFCO") X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

11

20/05/86 22/06/89 20/07/90 D.S. 23251 Reglamento de modificaciones al presupuesto de gasto 13/08/92 D.S. 23318-A Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública 03/11/92 R.S. 216768 Normas Básicas del Sistema Nacional de Inversión Pública 18/06/96 26/07/96 R.S. 216779 Normas Básicas del Sistema Nacional de Planificación R.S. 216784 Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones 16/08/96 R.S. 217095 Normas Básicas del Sistema de Presupuestos 04/06/97 R.S. 218040 Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrado 29/07/97 R.S. 218056 Normas Básicas del Sistema de Tesorería 27/01/98 D.S. 25875 Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA) 18/08/00 D.S. 26455 Ámbito de responsabilidades del uso y administración de información del SIGMA 19/12/01 Ley 2331 Financial o Ley del Presupuesto General de la Nación – Gestión 2002 08/02/02

13

Honorable Congreso Nacional Ministerio de Hacienda Honorable Congreso Nacional Poder Ejecutivo de la Nación Poder Ejecutivo de la Nación Poder Ejecutivo de la Nación Poder Ejecutivo de la Nación Poder Ejecutivo de la Nación Poder Ejecutivo de la Nación Poder Ejecutivo de la Nación Poder Ejecutivo de la Nación Poder Ejecutivo de la Nación Poder Ejecutivo de la Nación Honorable Congreso Nacional

17

9 10

12

3

16

X

8

(DD/MM/AA)

15

X

7

Entidad emisora

14

X X X X X X X X X

6

Nombre del instrumento normativo

Vigencia desde

CAPYS Cooperativas Privadas Públicas

2

Contabilidad Integrada Activos Fijos Almacenes Adquis. Bienes y Serv Contabilidad de Costos Contabilidad Financiera Tesorería Presupuesto

2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 17 19 26 28

Planif. Operativa Anual

Norma No. (x antigüedad )2 1

Obligatorio en las EPSAs

Sub-sistema / Módulo afectado

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Tabla 1: Normas legales y otras que rigen la tesorería en las EPSAs

2

Los instrumentos normativos están ordenados por antigüedad de vigencia.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 25 de 120

Cap. 3. NORMATIVA DE LA TESORERIA

3.2

Normativa específica (41) Una norma específica es un reglamento interno que se da una entidad en base a la normativa legal o reglamentaria vigente, para regular en detalle cómo funcionará un asunto o proceso en esa entidad específicamente. (42) En el caso del Sub-sistema de Tesorería, una normar internamente su estructura, los deberes y atribuciones del tesorero y las sanciones correspondientes en caso de incumplimiento. En el Anexo 3 se propone una estructura para un reglamento específico de la Tesorería en las EPSAs. (43) Entre los elementos internamente, tenemos:

que

se

Bases reglamentarias

EPSA debe Í Como todo proceso en cualquier entidad, debe estar sujeto a un reglamento interno, y su incumplimiento será objeto de las correspondientes sanciones.

sugiere

normar

1. Programación de los ingresos y egresos: a) Instruir que cualquier programación de flujos de caja y bancos debe estar perfectamente respaldada por el presupuesto de ingresos y egresos de la EPSA.

Proyección de fondos

b) Implantar frecuencias de programación anual, mensual y semanal del movimiento de fondos. 2. Manejo de ingresos: a) Las fuentes de ingresos deben responder a un cronograma previamente elaborado. Ello significa que el cronograma de ingresos debe considerar la información proporcionada por el Sistema Comercial sobre la recaudación prevista por cada tipo de servicio prestado durante la gestión.

Manejo de fondos

b) Todo ingreso a la EPSA debe ser registrado por el cajero en el día, y transmitido al tesorero en la mañana del día siguiente. Por cada operación, el cajero debe otorgar un recibo oficial, que es un formulario prenumerado de imprenta, o en su defecto la factura. Los mismos deben contener información necesaria para su identificación, clasificación y registro contable por parte del analista contable, dentro de las 24 horas de recibidos. c) Los ingresos del día, la unidad de Caja debe depositarlos total e íntegramente en la o las cuentas bancarias de la empresa, a más tardar al final del mismo día. 3. Manejo de egresos: a) Cualquier egreso se efectúa solo previa validación de las cuentas presupuestarias y cuentas bancarias que maneja Tesorería. b) Definir medidas de seguridad para que estén correctamente calculados los pagos a los acreedores Pág. 26 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

(liquidaciones o pagos fraccionados) o las retenciones a efectuar. c) Los desembolsos de fondos tendrán la documentación de respaldo suficiente y con la información que permita su registro por parte del analista contable. d) El documento de respaldo principal, el Comprobante de Egreso (ver formato en el Anexo 6), deberá inutilizarse con sello de “Cancelado” al momento de efectuarse el desembolso por el tesorero en caja. e) El beneficiario recibirá una copia del comprobante de egreso cerrado, para su constancia. 4. Manejo de efectivo: a) Definir exactamente los puntos de ejecución de pagos. b) Definir exactamente los límites de responsabilidad entre el manejo de efectivo (cajero, otros) y la administración del efectivo (tesorero). c) No se efectuarán pagos en efectivo por montos superiores a los límites establecidos por las disposiciones internas de la empresa. No es recomendable que Tesorería realice pagos de dinero en efectivo, pero excepcionalmente puede presentarse una situación que lo requiera. d) Los funcionarios que tengan relación directa con el movimiento de efectivo y cheques deben presentar una caución a la EPSA. e) Se deben efectuar comprobaciones físicas de existencias mediante arqueos sorpresivos periódicos, Í … y aplicar consecuentemente practicado por un funcionario independiente sanciones administrativas o de quienes tienen la responsabilidad de la legales, ante irregularidades custodia y registro de fondos. detectadas en el manejo de fondos. 5. Manejo de cheques: a) La emisión de cheques se efectuará previa programación de pagos de acuerdo a los cupos o cuotas de gasto b) La responsabilidad en la emisión de cheques recae en el tesorero, una vez que se ha emitido el comprobante de pago por el sub-sistema de contabilidad. c) En caso de ser necesario debe designarse a un suplente para que éste sea acreditado legalmente a la institución bancaria, para realizar los distintos trámites ante esta entidad; como p.ej. la solicitud de talonarios, los extractos bancarios y saldos de cuentas. d) El tesorero deberá velar y es responsable por la seguridad de los cheques y debe hacer seguimiento de su situación (en chequera sin emitir, para firma, listo para desembolso, entregado al beneficiario). SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 27 de 120

Cap. 3. NORMATIVA DE LA TESORERIA

e) El tesorero velará por que no se efectúen sobregiros bancarios (falta de cobertura por fondos en banco). 6. Manejo de Caja Chica: a) Este fondo fijo, por ningún motivo se lo utilizará para pagos fraccionados de compras mayores que excedan los límites autorizados para Caja Chica. b) Podrá ser responsable del manejo de idealmente un funcionario de planta independiente del cajero principal, del tesorero y de otros que realicen funciones contables o financieras.

Caja Chica, Í De todas maneras, la Caja

Chica debería ser manejada por el Área Administrativa Financiera.

c) Puede haber un reglamento interno de administración de Caja Chica, adicionalmente al reglamento de Tesorería. 7.

Custodia de valores: Se debe contratar un seguro para precautelar la bóveda de caja (caja fuerte en la EPSA).

8. Manejo de cuentas bancarias: a) Las cuentas bancarias deben ser abiertas a nombre de la empresa y mediante la autorización de sus ejecutivos. b) Si existen en la EPSA, los fondos rotatorios según su objetivo específico, deberán ser entregados a las unidades internas de la empresa para ser manejadas en cuentas bancarias, a nombre de la propia empresa; y éstas a su vez deben emitir el informe correspondiente de rendición de cuentas sobre el uso de esos fondos. c) El pago de sueldos a los funcionarios de la EPSA se efectúa mediante el sistema bancario (recomendable por transferencias en vez de cheques). d) El Tesorero debe efectuar como mínimo mensualmente las conciliaciones bancarias, para igualar el saldo de extracto bancario con libro de bancos. Por su parte el contador, en coordinación con Tesorería, deberá efectuar los asientos de ajustes contables que correspondan. 9. Políticas de desembolso (ejemplos):

Políticas y control

a) Utilizar fondos para atender (pagar) obligaciones solamente si están programados y presupuestados. b) Los pagos por servicios personales (sueldos) que se procesan de acuerdo a lo presupuestado y determinado en la planilla de sueldos. 10. Competencias de supervisión y control (ejemplos): a) el jefe del Área Administrativa Financiera: control de los referidos elementos normativos Nos. 3 a), b) y c), y 9 b) el tesorero como responsable del control de ingresos: control de los elementos normativos Nos. 2 y 8 d) Pág. 28 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

c) el tesorero como responsable de programar los pagos: control de los elementos normativos Nos. 4 c) y 5 c) y d). (44) Las políticas de desembolso que se normen en este reglamento interno (ver arriba inc. 9) solo pueden ser un juego de pautas mínimas; por lo demás, las políticas son más bien coyunturales, según el estado de liquidez de la empresa. (45) La responsabilidad del cumplimiento de la normativa legal, reglamentaria e interna referidas a la administración del efectivo y créditos, recae en el nivel ejecutivo de las EPSAs y en sus dependientes ejecutores del Sub-sistema de Tesorería. Mediante la normativa interna referente al control (ver arriba inc. 10), se promoverá el acatamiento y cumplimiento estricto de los principios, normas y procedimientos del Sub-sistema por todos los niveles jerárquicos involucrados. En todo caso, el Í Como en cualquier sistema máximo ejecutivo de cada EPSA es el administrativo, el jefe es responsable por responsable final del cumplimiento de las los errores de sus funcionarios subalternos, y de hecho le puede costar muy caro, por normas y de su supervisión. tanto debe controlar la labor de ellos.

!

3.

13.

? 

14. 15. 16. 3. 4.

3.

#

4.

La normatividad en Tesorería representa el marco legal en el cual deben desempeñarse las entidades económicas en general, especialmente las públicas, cuyos sistemas de tesorería forman parte del Sistema de Tesorería del Estado y como tal deben someterse a sus regulaciones so pena de ser sancionadas. ¿Cuál es el principal instrumento legal que norma el funcionamiento de la tesorería en las empresas públicas en el país? Ante la ausencia del cajero, el tesorero puede asumir la tarea de recaudación. ¿Es correcta esa afirmación? ¡Discutan! Defina exactamente qué es un sobregiro. ¿Por qué motivos puede ocurrir? Describa los elementos que se deben normar internamente en una EPSA. ¿Cómo se adaptan a su empresa? Excepcionalmente pueden efectuarse pagos en efectivo por parte de Tesorería. Revise la reglamentación al respecto y menciones algunas de estas situaciones. De acuerdo con la estructura propuesta en el Anexo 5, proponga un Reglamento específico para la EPSA a la que Ud. pertenece. ¿Cuáles elementos más se tendría que normar internamente, más allá de los mencionados en el Anexo y en el párr. (43)? Elaborar y hacer cumplir el reglamento de Tesorería es un requisito indispensable en cada EPSA, cualquiera que sea su condición. Adicionalmente, en el caso de las empresas públicas se requiere tener a mano todos los documentos y materiales que regulan y norman el trabajo de tesorería en este tipo de entidades de servicio. En percepción de los autores de los módulos del Área 4 Administrativa Financiera, las normas enunciadas en el Anexo 2, en general permiten a las EPSAs un desarrollo fluido de su administración, no pudiéndose notar contradicciones entre una y otra norma que afecten su aplicabilidad práctica. Aún así, puede ser que sin embargo existan incongruencias o discrepancias en este sentido; una vez reconocidas, es importante enfrentar y tratar de solucionarlas de inmediato.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 29 de 120

Pág. 30 de 120

39-Tesoreria-V1

Remite información

Programa gastos

Programa ingresos en coordinación con Sistema Comercial

(47) Como se observa en la anterior Fig. 4, la Tesorería está vinculada con otros sistemas y sub-sistemas de la EPSA. De la ejecución operativa del POA y el presupuesto por los diferentes Existencias

Egresos

Ingresos

Objetos de egreso no

sí

sí

Recibe información diaria del Sist. Comercial. Mejorar el control

Control

Custodia de valores Conciliación bancaria no efectivos Arqueos (efectivos solo en Mejorar el control casos excepcionales) Informes

Ejecución de pagos Produce la información diaria. Mejorar el control

Administración de percepciones depositadas en bancos

(Re-)Programación Manejo operativo

Administración de flujos de fondos

SUBSISTEMA TESORERÍA

Servicios personales Servicios no personales Materiales y suministros Amortizaciones Inversiones

Fuentes de ingreso

SISTEMA DE PLANIFICACIÓN

Recaudaciones en entidades financieras

Recaudación en oficinas y agencias propias

Ingresos propios Préstamos Subvenciones Donaciones Otros Ingresos

SUBSISTEMA PRESUPUESTO

Org. e Inforrn.

Archivo

Verifica y registra

Recepción comprobante de egreso

Emisión de Comprobante de Egreso y envío a Tesorería

SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD Recepciona solicitud de desembolso y/o ejecuta programación presupuestaria OTROS SISTEMAS

4.

Clientes de la EPSA

SISTEMA COMERCIAL

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA (46) La siguiente Fig. 4 traduce muchos de los aspectos funcionales y sistémicos que hemos visto en caps. anteriores, al nivel operativo de la tesorería, en una visión de conjunto:

Solicitud de desembolso según programación

• estandarizar procedimientos • llevar documentación • entregar información a Contabilidad y Presupuesto

Fig. 4: Relaciones funcionales del sub-sistema de tesorería con los sistemas de la EPSA

Interacción con otros sistemas

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

sistemas de la EPSA, resultan las actividades de Tesorería, consistentes en el procesamiento de ingresos y egresos, la custodia de valores, el control de las obligaciones y el movimiento de caja propiamente dichos, con sus elementos de recepción, custodia y pago de fondos. Su funcionamiento está orientado por la programación financiera inicial, el consiguiente seguimiento, y la reformulación de acuerdo a las solicitudes de reprogramación de pagos o por falta de liquidez en la EPSA. (48) Aquí se reconoce la interacción del Sistema Comercial con el Sistema Administrativo-Financiero a través de Caja, la cual es responsable del hecho físico de la recepción de dinero proveniente de la venta de servicios, frente al proceso de registro y procesamiento contable del segundo. (49) Es decir el sistema Comercial tiene a su Í A pesar de todo a veces hay cargo la gestión persuasiva y coactiva para que que llegar a gestiones coercitivas el usuario llegue al agente recaudador (sea banco o para lograr la recaudación. las cajas de la empresa). A partir del momento en que el agente recaudador recibió el dinero por facturas canceladas, cesa la responsabilidad del Sistema Comercial y se inicia la de Tesorería. En este momento entra a trabajar el Area Administrativa Financiera, pues una vez recibida la información y documentación del área Comercial, la procesa a través de Tesorería, utilizando los formularios de ingresos y realiza los asientos contables correspondientes por parte de contabilidad. (50) De existir un sistema de planificación en la empresa, éste sería el encargado de conducir la elaboración y consolidación del POA de la empresa, y al mismo tiempo compatibilizar con el presupuesto; lo que le permitirá al sistema administrativofinanciero elaborar la propuesta presupuestaria final. Sobre esta propuesta, Tesorería prepara los correspondientes flujos de caja. (51) La existencia de un Sub-sistema de Tesorería constituye una condición indispensable para poder llevar adelante una planificación financiera, que permita reflejar las actividades que debe asumir una entidad (pública o privada) para poder cumplir con las metas programadas en ingresos, egresos y financiamientos, comprendiendo de esta forma la planificación, administración y control de ingresos de recursos en efectivo y de los egresos que deben realizarse, es decir centraliza la administración del efectivo. (52) Este propósito se materializa a través de procesos que se ilustran en la Fig. 5 y se mencionan a continuación: 1.

Procesos operativos de la tesorería

Programación de flujos de caja (detalles ver cap. 4.1), con los siguientes pasos: a) recibir el presupuesto aprobado b) elaborar el flujo de caja

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 31 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

c) aprobación del flujo por la autoridad ejecutiva del Área Administrativa Financiera d) ejecución y control del flujo. 2.

Administración de cobros (detalles ver cap. 4.2), con los siguientes pasos: a) obtener información diaria sobre recaudaciones (del Área Comercial y de los bancos) b) verificar los importes que ingresaron en bancos c) cotejar los referidos registros comerciales con los bancarios d) elaborar el correspondiente Parte Diario de Ingresos e) transferir documentación de recaudación al sub-sistema contable y de presupuestos, para el correspondiente procesamiento

3.

Ejecución de desembolsos mediante cheque (detalles ver cap. 4.3.1): Las obligaciones de la empresa se honran generalmente a través de la emisión de cheques, siguiendo los pasos descritos a continuación:

Í La emisión de cheques (aún) es la forma de pago más común en nuestro medio, a nivel empresarial.

a) recibir información para el pago, mediante Comprobante de Egreso proveniente de Contabilidad b) verificar Comprobante recibido, cotejar con el flujo de caja programado y compatibilizar con la liquidez existente c) en caso de no estar programado en el flujo de caja, o si no existe la suficiente liquidez, consultar y solicitar aprobación de autoridad superior d) procesar la emisión del cheque con fines de pago, y remitirlo junto con el Comprobante para autorización e) autorización por parte de dos ejecutivos f) entrega del cheque al beneficiario g) ejecutar el egreso presupuestario y devolver comprobante a Contabilidad 4.

Ejecución de desembolsos mediante transferencia y otras formas de pago (detalles ver cap. 4.3.2): En caso de que se requiera realizar un pago directamente acreditando a un beneficiario con una cuenta bancaria, se puede realizar a través de una instrucción de transferencia de fondos. Este proceso sigue los siguientes pasos: a) recibir las instrucciones mediante el Comprobante de Egreso correspondiente, por parte de Contabilidad b) verificar formulario recibido y compatibilizar con el flujo de caja

Pág. 32 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

c) procesar la instrucción bancaria para la correspondiente transferencia de fondos d) comunicar al beneficiario la ejecución de la transacción. 5.

Conciliación de cuentas bancarias (detalles ver cap. 4.4): Este proceso puede realizarse diaria, semanal o mensualmente por parte del tesorero. Consta de los siguientes pasos: a) Recabar la información registrada en la EPSA (Libro de bancos) y en los bancos (extractos bancarios). b) Cotejar los débitos y créditos Í La conciliación bancaria representa el registrados por la EPSA y los proceso que resume y verifica toda la registrados en los bancos. gestión de tesorería y señala el resultado c) En caso de incongruencias, final en un período de operaciones requerir ajustes contables y/o financieras, en términos de movimientos de fondos ingresos y egresos. reclamar al banco. d) Preparar el parte diario de tesorería que incluirá el resultado de la conciliación bancaria.

(53) Todos estos procesos operativos y funciones hacen a la esencia del Sub-sistema de Tesorería que es la administración de fondos; entre ellos, los procesos que más destacan por su importancia operativa inmediata para toda la empresa, son los de administración de ingresos y ejecución de desembolsos. (54) Como se observa en la siguiente Fig. 5, varias operaciones de los procesos de Tesorería “salen” de su ámbito de actividad y se vinculan en varias interfaces con otras unidades del Área Administrativa-financiera; así como de otros sistemas de la EPSA. Esto es una característica de todo proceso que es un “conjunto de

Interfaces e integración de la tesorería

actividades interrelacionadas con insumos y rendimientos prescritos, que atraviesan los límites funcionales de una organización”3. El esquema de la Fig. es válido más que nada para EPSAs grandes o medianas; puede variar en dependencia del tamaño y tipo de EPSA, pues en las entidades pequeñas, los procesos de tesorería pueden estar inmersas en los Sub-sistemas de Presupuestos o Contabilidad Financiera. (55) Es recomendable que la mayoría de los procesos que se han descrito en los puntos precedentes, estén comprendidos en un software que integre Contabilidad Financiera, Presupuesto y Tesorería con el fin de contar con información oportuna y ágil (más detalles ver cap. 6.3). La conciliación bancaria sin embargo no es susceptible de total automatización, por ser un proceso con particularidades que requieren un análisis muy diverso.

3

Fuente: FRANKLIN, pág. 543 ss.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 33 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA PROCESO OPERATIVO

AREA COM ERCIAL / BANCOS

PASO

ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Gerencia de Área

c) Aprobación del flujo por la autoridad ejecutiva

1c 1d

a) Información diaria sobre recaudaciones

2a 2b

b) Verificación de los importes que ingresaron en bancos c) Cotejo de los registros comerciales con los bancarios

2c

d) Elaboración del correspondiente Parte Diario de Ingresos

2d

e) Asientos contables en libros / Procesamiento prespuestario

2e

2e

a) Información para el pago mediante Comprobante de Egreso

3. Ejecución de desembolsos mediante cheque

3a

b) Verificación del Comprobante recibido, cotejo con flujo de caja programado y compatibilización con liquidez existente c) Paso eventual: Si no está programado o faltando liquidez, análisis del caso y aprobación d) Emisión y registro del cheque y remisión junto con el Comprobante para autorización

3c

e) Autorización (firmas en Comprobante y cheque)

3e

3b

3d

f) Entrega del cheque al beneficiario

3f

g) Procesamiento presupuestario / Asientos contables en libros

Pág. 34 de 120

Unidad de Contabilidad Fin.

1b

b) Elaboración (o reformulación) del flujo de caja

d) Ejecución y control del flujo de caja

2. Administración de cobros

UNIDAD DE TESORERÍA

1a

a) Recepción del presupuesto aprobado (original o reformulado) 1. Programacion de flujos de caja

Unidad de Presupuest o

3g 39-Tesoreria-V1

3g SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

PROCESO OPERATIVO

AREA CO MERCIAL / BANCOS

PASO

ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA Gerencia de Área

Unidad de Presupue sto

UNIDAD DE TESORERÍA

4a

a) Información para el pago mediante Comprobante de Egreso

4. Ejecución de desembolsos mediante transferencia

b) Verificación del Comprobante recibido, cotejo con flujo de caja programado y compatibilización con liquidez existente c) Paso eventual: Si no está programado o faltando liquidez, análisis del caso y aprobación d) Emisión de la instrucción bancaria y remisión junto con el Comprobante para autorización

4c

e) Autorización (firmas en Comprobante e instrucción bancaria)

4e

4b

4d

4f

f) Entregar instrucción bancaria al banco y comunicar al beneficiario 4g

g) (Banco) ejecutar la transferencia de fondos h) Recabar extracto de cuenta del banco y remitir todo a Contabilidad y Presupuesto

4h 4i

i) Procesamiento presupuestario / Asientos contables en libros

5. Conciliación de cuentas bancarias

Unidad de Contabilidad Fin.

a) Información registrada en la EPSA (Libro de bancos) y en los bancos (extractos bancarios). b) Hacer verificaciones, cotejando los débitos y créditos registrados por la EPSA y los registrados en el banco c) Paso eventual:Hacer ajustes contables en la EPSA y/o arreglar con el banco.

4i

5a

5a 5b

5c

d) Informar resultado de la conciliación en el parte diario de Tesorería

5c

5c 5d

Fig. 5: Partes involucradas en los principales procesos operativos de tesorería

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 35 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

4.1

El proceso de programación de flujos de caja (56) El proceso de programación de flujos de caja consiste en un conjunto de actividades y procedimientos relacionados con la elaboración de pronósticos de los ingresos y egresos de la empresa, y los pagos de las obligaciones una vez efectuada la percepción del ingreso.

Í La programación financiera se constituye en una meta propia del proceso de administración de recursos, otorgando la previsibilidad y el poder de anticipación que se requiere, y optimizando el movimiento de fondos en el corto plazo.

(57) El primer paso que debe dar Tesorería es desarrollar un programa de flujos de caja que constituye el punto de partida para posteriormente dar curso a su ejecución, control y reprogramación. Lo recomendable es que el responsable de Tesorería en coordinación con el encargado de presupuesto, elaboren este flujo mediante una programación mensual de ingresos y egresos y lo eleven a consideración del gerente del Área Administrativa Financiera. Operativamente, el tesorero elabora también una programación semanal. (58) Como se ha dicho anteriormente, este flujo se elabora tanto para los ingresos como para los egresos de la empresa, de acuerdo a lo previsto en el presupuesto aprobado. Los ingresos se refieren al origen de los recursos obtenidos por la empresa mediante pagos, por la venta de bienes o servicios prestados o por transferencias, que se utilizan para financiar las operaciones de la entidad. El origen de estos recursos puede ser operaciones propias (ventas de servicios o bienes), financiamientos de bancos, de entidades externas y donaciones. De esta forma, los ingresos de una EPSA son principalmente originados por: •

las ventas de los servicios,

•

la renta de bienes,

•

empréstitos o recursos de financiamiento,

•

otras fuentes.

(59) El otro componente del flujo son los egresos, los cuales se refieren cualquier gasto u otro costo en el desarrollo de un negocio o prestación de un servicio, los cuales se emplean en las diversas actividades programadas por la entidad, para el cumplimiento de sus objetivos. Los objetos de egreso son diversos, entre las principales podemos citar: a)

Pág. 36 de 120

Fuentes de ingresos

Objetos de egresos

Servicio de la deuda: En forma periódica (mensual, trimestral, semestral) se prepara un cuadro de vencimientos, mediante el cual se programan los pagos; ya sea cancelándolos en la fecha señalada o efectuando provisiones periódicas, si se trata de amortizaciones con montos muy elevados; con el objeto de evitar que la

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

empresa se encuentre en mora, al momento de ejecutar un pago. b)

Obligaciones patronales: De la misma manera que en el caso anterior, se efectúa un detalle de las obligaciones patronales y créditos garantizados pendientes de pago, para que mediante provisiones o cancelaciones en efectivo se realice el pago en las fechas previstas por ley, p.ej. aportes a las AFPs, pago al seguro social y otros.

c)

Proveedores: Dentro de las programaciones diarias que se realizan, se debe encontrar posibilidades reales de pago, de acuerdo a los ingresos diarios Í “Deuda flotante” …¿le dirán así (recaudaciones); demostrando mediante porque durante un tiempo mantiene cuadros la deuda flotante de la empresa. la EPSA a flote, pero cuando al final De esta manera se realizan las hay que pagar, se puede hundir? programaciones diarias priorizando las obligaciones, p.ej. pago a proveedores suministros y servicios.

(60) Como ejemplos de pagos que se originan por compromisos u obligaciones que tiene la EPSA, podemos señalar los realizados por •

facturas de proveedores (p.ej. pago por la adquisición de tubería)

•

amortización de préstamos (pago a bancos comerciales o fondos de desarrollo que realizan préstamos, como p.ej. el BID)

•

gastos de personal (p.ej. pago por servicios personales)

•

impuestos (retención del IVA)

•

servicios (p.ej. de consultoría)

•

seguros (p.ej. para bienes inmuebles)

•

intereses y amortización (pago del servicio de la deuda)

•

servicios básicos (energía eléctrica, comunicaciones, agua)

•

Í Sí señor, en cuanto a servicios de agua y

alcantarillado, ¡la EPSA es su propio cliente!

transporte, combustible, servicio de correos y otros gastos menores no programados y asumidos por Caja Chica.

(61) Los referidos ingresos y egresos se ejecutan en el tiempo, y su saldo en un momento dado determina las disponibilidades, situación que cambia cada día. Este movimiento dinámico de ingresos y egresos y la relación entre ambos, lo llamamos flujos de caja o flujos de fondos. Con esas mismas características, la programación se lleva a dos niveles: •

Niveles de programación

Programación anual con desglose mensual: Es de carácter indicativo y se realiza una sola vez generalmente a principio de año para toda la gestión.; su información se desglosa mensualmente.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 37 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

•

Programación mensual con desglose semanal. Es de carácter indicativo y se realiza por cada semana de un mes, desglosando el programa anual.

(62) Veamos ahora en detalle los pasos del proceso de programación que ya fueron enunciados en la Fig. 5:

Cómo se procede en la programación

1. Recibir la información del presupuesto aprobado: La programación que hace Tesorería se basa en el presupuesto anual aprobado de la EPSA el cual a su vez es una expresión en valores monetarios del POA. Un requisito importante es que los ingresos y egresos en las diferentes partidas presupuestarias estén provistos de plazos y fechas de vencimiento. Además, la programación de flujos de caja se basa en proyecciones financieras tomando como base el comportamiento histórico de ingresos y Í Suena lógico, pero a veces la egresos de la empresa. situación cambia de forma radical y Considerando estos elementos, la las proyecciones ya no sirven. Por programación de flujos de recursos financieros eso también hay que considerar imprevistos y estar preparados. se relaciona con el presupuesto según se muestra en la Fig. 6. El presupuesto aprobado constituye la base para elaborar el flujo de caja, al indicar los ingresos y gastos previstos para la gestión; con ello se elabora la programación anual, mensual y semanal para la administración del efectivo necesario para ejecutar los diferentes rubros. POA APROBADO DE LA EPSA

Reformulación del POA

PRESUPUESTO ANUAL APROBADO DE LA EPSA

Reformulación del Presupuesto

PRESUPUESTO DE INGRESOS

PRESUPUESTO DE EGRESOS

PROGRAMA ANUAL / MENSUAL DE FLUJOS DE CAJA

PROGRAMAS MENSUALES / SEMANALES DE FLUJOS DE CAJA

Control de flujos de caja

Reprogramaciones mensuales / semanales de flujos de caja

Fig. 6: Relacionamiento entre presupuesto y programación de flujos de caja Pág. 38 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

2. Elaborar el flujo de caja: La programación será anual, mensual y Í Algunos recomiendan incluso, semanal. El programa anual de Tesorería realizar una programación diaria. establecerá la identificación y la descripción de los flujos estimados en el año, relacionando las disponibilidades del período con las obligaciones, y determinando el saldo del período. El Anexo 4.a) muestra un ejemplo con cifras mensuales. El programa mensual de Tesorería establecerá la identificación y descripción de los flujos estimados del mes, desglosado por semanas, determinándose las disponibilidades y obligaciones del período para obtener el saldo en cada semana, la cual se relacionará con las estimaciones mensuales del programa anual. El Anexo 4.b) muestra un ejemplo con cifras semanales. 3. Aprobación por la autoridad ejecutiva del área: Una vez elaborados los flujos, se los presenta para su aprobación por el Área Administrativa Financiera. Es muy importante que Tesorería haga la programación con eficacia, para proveer la información requerida y lograr la aprobación por la gerencia. 4. Ejecución y control del flujo: Después de aprobada la programación del flujo de caja, debe procederse a ejecutarla según lo previsto. En este sentido, el tesorero controla los flujos comparando lo Í “Control, control y control” programado (ingresos y egresos) con lo … ahí está la clave del éxito efectivamente cobrado y pagado; por ejemplo: la compra de medidores, programado Bs. 100.000, ejecutado Bs. 99.000, saldo de diferencia Bs. 1.000. La información del origen de los recursos será proporcionada en forma diaria por el Sistema Comercial y las entidades bancarias autorizadas para cobranzas y depósitos de dinero, con esta información el Tesorero ejecutará los egresos correspondientes a pagos por obligaciones o adquisición de bienes o servicios de acuerdo a lo programado en el flujo, según el comprobante de egresos remitido por contabilidad, el cual una vez revisado, da origen a la emisión del cheque correspondiente para cumplir con la ejecución programada. Por otra parte también lleva un registro de los valores que custodia para tener una información oportuna, como por ejemplo fecha de vencimiento de boletas de garantía, la información es remitida en forma periódica al ejecutivo del área para fines de conocimiento y aprobación.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 39 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

(63) Como consecuencia de los resultados del referido control, puede ser necesaria una reprogramación sobre la marcha, en coordinación con el sub-sistema de Presupuesto. Por tanto, el tesorero debe realizar una reformulación de los flujos de caja, que permita cumplir los compromisos de pago de la entidad.

Reprogramación del flujo

(64) Este proceso se realiza en caso de detectarse errores en la ejecución de flujos respecto a la ejecución presupuestaria prevista, o de existir cambios en las obligaciones de pago como consecuencia de ajustes en las actividades a desarrollar. Igualmente se hace necesario este proceso ante dificultades financieras de la empresa que imposibilitan realizar los pagos o adquisiciones previstos en determinado momento, y posteriormente se reajustan cuando la situación financiera muestra liquidez. (65) La reprogramación del flujo de caja se ejecuta adecuando los pagos no realizados atendiendo a las nuevas condiciones de liquidez de la empresa. Eso significa volver a programar las obligaciones postergadas. Esto también se puede realizar ante una reformulación del presupuesto de la entidad.

? 

4.2

17. Explique por qué es necesario realizar la programación de flujos de caja y cuáles son los pasos que se siguen para realizarla. 18. ¿Cuál es el papel del sub-sistema de Presupuestos en la programación de flujo de caja? 19. Analice los ejemplos de programación de un flujo de caja que se observa en el Anexo 4. Explique la “mecánica” de las tablas. ¿Cómo se las llena y lee, cómo “corren” las cifras? ¿Le parecen útiles los formatos sugeridos? ¿De qué otra manera suele Ud. anotar una programación de flujos? 20. ¿En qué circunstancias debe realizarse la reprogramación del flujo de caja? 5. Sáquese una fotocopia del Anexo 4.b) y haga un ejercicio de programación mensual para el mes de Agosto 2002, según los datos para ese mes que figuran en el Anexo 4.a). 6. La programación y reprogramación continua de los fondos es como la política: el arte de lo posible. Para hacer entender esto con toda claridad a los/las compañeros/as del curso, recuerde o imagínese Ud. una situación de conflicto por una reprogramación, donde chocan los requerimientos del gerente administrativo de la EPSA con la óptica de su tesorero. Júntese con un/a compañero/a, anótense un breve guión y pónganlo en escena (juego de roles).

El proceso de administración de cobros (66) Como ya se ha dicho en el párr. (15), según el modelo de tesorería para EPSAs que se desarrolla en este texto, el tesorero no debería manejar efectivo. Esto significa para el proceso que se detalla aquí, que ningún dinero en efectivo que ingrese a la entidad pasará “por las manos” del tesorero. Sin embargo, con este proceso que llamaremos “administración” (no manejo) de cobros, el tesorero cumplirá diariamente otras funciones relacionadas a ingresos, de suma importancia: la verificación,

Pág. 40 de 120

39-Tesoreria-V1

Conceptos básicos

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

validación, ordenamiento y consolidación de todos los ingresos, sobre todo en vista de que entran por diferentes puntos de tráfico de pagos (ver párr. (16)). Es importante tener claro que en el Í Ello significa que los cajeros de la ELPSA al contexto de este proceso, todos los final del día depositarán el efectivo recaudado en la correspondiente cuenta bancaria, para lo ingresos estarán depositados en cual puede haber un servicio del banco que cuentas bancarias en el momento recoge en la tarde ese efectivo y lo lleva al que los ve el tesorero, incluso las banco, dejando al cajero un certificado de recaudaciones percibidas en caja depósito en el momento de recojo. (ventanilla) de la EPSA. (67) Para poder operar este proceso adecuadamente, el tesorero debe disponer de la siguiente información antecedente: •

estructura de ingresos, es decir las posibles fuentes de ingreso previstas en el presupuesto

•

los nombres y direcciones de las entidades financieras en las cuales la EPSA mantiene cuentas, los números de las correspondientes cuentas bancarias y los nombres de los oficiales bancarios que están a su cargo

Í Para el adecuado control de los

ingresos la EPSA, necesariamente debe habilitar una cuenta bancaria aparte para cada línea de ingreso.

•

valores de experiencia del comportamiento de los ingresos de años anteriores (aspectos de magnitud y tiempo)

•

posibles causas que podrían alterar las recaudaciones

•

incorporación de nuevas fuentes de ingreso, si llegan a darse (p.ej. la firma de un contrato de préstamo para el financiamiento de determinadas obras de expansión de la empresa).

(68) Este proceso se presenta de manera gráfica en forma de un flujograma con sus pasos y vías (ver siguiente Fig. 7, también Fig. 5). El Parte Diario de Ingresos que se menciona en el flujograma es la herramienta principal que se usará en el proceso y cuyo formato se propone en el Anexo 5.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Procedimiento en la administración de cobros

Pág. 41 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

SISTEMA COMERCIAL

SUBSISTEMA TESORERÍA

Ingreso por venta de servicios y otros conceptos

Recepción de información y documentos de respaldo de comercial y otras unidades de recaudación (bancos y agencias)

Empresa extiende la factura

SI

Tiene errores

SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD

Recepción de documentación y revisión física de documentos

Se procesan los asientos contables mediante formatos de comprobantes diarios de ingreso

NO

Se deposita el efectivo a la cuenta bancaria

Elabora parte diario de ingresos y adjunta documentos

Ingreso por venta de servicios y otros conceptos

Recaba y valida los extractos bancarios

SI

Tiene errores

NO Ingreso por venta de servicios y otros conceptos

Archivo de documentación

Remisión a contabilidad

FIN

Archivo Copia

Fig. 7: Flujograma del proceso de administración de cobros4 (69) Como se ve en la anterior Fig., en el proceso de administración de cobros se conjuncionan los siguientes pasos operativos (actividades) a ser efectuados por varios actores (ver también párr. (15)), a saber el Área Comercial, el Sub-sistema de Tesorería y el Sub-sistema de Contabilidad Financiera, respectivamente: 4

Fuente: Elaboración propia

Pág. 42 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

•

Los cajeros de la EPSA depositan diariamente los ingresos que genera la empresa por concepto de servicios prestados o por otros conceptos.

•

Los bancos recogen o reciben los depósitos de las cobranzas diarias que realiza el Área Comercial.

Ahora comienza el proceso propiamente dicho, con la intervención y la responsabilidad del tesorero en el proceso: 1. Recibe la información y documentación recaudaciones del Area Comercial.

de

las

2. Realiza la verificación diaria de los importes que ingresaron en bancos, recabando esa información en los bancos, a través de los diferentes tipos de información que brinda el banco. Los certificados de depósito bancario en las cuentas correspondientes, deben constituirse en la base para el registro en el Parte Diario (ver Anexo 5) así como para el posterior registro contable por parte del contador. 3. Coteja los referidos registros comerciales con Í Si no hay coincidencia, algo los bancarios; es decir, los depósitos totales en está pasando; o es un error, o los el banco deben ser iguales a los ingresos fondos pueden haber tomado un totales registrados en el parte diario de rumbo “desconocido”. ingresos de caja y/o comprobantes de ingreso. En esto, el tesorero debe realizar una exhaustiva revisión con el propósito de detectar posibles errores, en los documentos correspondientes, revisando en detalle los siguientes aspectos: a) Rubro de ingreso: Significa revisar los conceptos por los cuales la empresa percibió recursos en efectivo, depósitos, donaciones y otros ingresos. b) Verificar sumas, es decir, cruzar información de los comprobantes de ingreso contables con los extractos de depósitos bancarios o caja, para verificar las sumas de los fondos percibidos por los diferentes conceptos (venta de servicios, donaciones, otros). c) Correspondencia del monto: Si el literal del monto correspondiente a los comprobantes de ingreso, coincide con el monto numeral respectivamente. d) Descripción (glosa): Es decir, detallar el concepto por el cual se está emitiendo el comprobante de ingresos; es decir, si es por la venta de servicios, recuperación de cuentas por cobrar u otros. e) Firmas autorizadas apropiadas: Para el cobro de cheques emitidos a favor de la EPSA, su representante legal deberá endosar este documento en el reverso del mismo. Esto se aplica p.ej. a los casos del remate y del pliego de especificaciones indicados en el Anexo 5. SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 43 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

Finalmente, si las cifras no cuadran y se detectan errores que no pueden ser corregidos por Tesorería, deberá informar a Contabilidad para que ésta, después de un análisis pertinente, realice los asientos de ajuste, si corresponde. 4. Luego, el tesorero llena el formulario de Parte Diario de Ingresos tomando en cuenta los diferentes conceptos por los cuales se realiza el cobro (ver Anexo 5). En la col. “Código” se asigna el código contable y/o presupuestario5 a la transacción de ingreso, mientras que en la descripción se expone el concepto literal que origina el ingreso. En la pág. 98 del referido Anexo se presenta Í Según el modelo de tesorería que se un formato correctamente llenado con sigue en este texto, en el Parte Diario algunos ejemplos de conceptos de de Ingresos solo se registra ingresos ingreso (ventas de servicios, un remate depositados en bancos, ¡no ingresos en de vehículo, una venta de pliegos y una efectivo a cajas de recaudación de la EPSA ni a Caja Chica! devolución de viáticos). Las notas en las págs. 97 y 98 del Anexo dan más detalles sobre cómo llenar el formato. 5. El Parte Diario así emitido por el tesorero, se distribuye a las unidades de Contabilidad y Presupuesto. (70) Aquí termina la intervención y la responsabilidad del tesorero, y concluye el proceso de administración de cobros propiamente tal. Sin embargo, para culminar la ejecución presupuestaria de los ingresos, faltan los siguientes pasos:

Í En

esencia: La percepción de ingresos que efectúa Tesorería no es directa (recepción de efectivo) sino indirecta (generación y distribución de la información interna sobre los ingresos).

•

Contabilidad Financiera hace los registros (asientos contables) en libros (Diario y Mayor) de los ingresos percibidos, manteniendo la separación por conceptos que se encuentran en el Parte Diario del tesorero.

•

Presupuesto procesa la información recibida a fin de verificar y compatibilizar la ejecución respecto a los ingresos programados.

4.

!

Lo que hace el tesorero, es certificar la correcta recepción de todos los ingresos en bancos de la EPSA en un día determinado, donde el énfasis principal está en una prolija revisión de la recaudación por servicios de AP, ALC-S y otros, para lo cual el tesorero controla la información recibida del Area Comercial (certificados de depósito en bancos de las sumas pagadas en ventanillas de la EPSA) y, en caso que la recaudación también funcione a través de bancos, aquella que él recaba del o de los bancos (extractos de las cuentas bancarias). Además, con esto el tesorero facilita la tarea posterior del contador que es efectuar los asientos de esos ingresos en libros contables, con ayuda de comprobantes de ingreso que prepara el contador.

5

Normalmente existe una codificación para cuentas que se manejan en la unidad Contabilidad, y otra en Presupuestos, lo que resulta en que a veces la información contable no es directamente comparable con la presupuestaria.

Pág. 44 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

? 

# 4.3

21. ¿En qué consiste la administración de cobros a diferencia del manejo de cobros? ¿Qué participación tienen en este proceso el sistema Comercial y el sub-sistema de Contabilidad? 22. ¿Qué hay que hacer si el cotejo entre registros comerciales y bancarios arroja cifras de ingresos que no cuadran? 23. Supongamos que se ha efectuado una serie de ingresos en una fecha lunes 10. ¿Qué fecha debería aparecer entonces al pie del correspondiente Parte Diario de Ingresos (ver Anexo 5)? ¿Por qué esa fecha y no otra? 24. Si el Parte Diario de Ingresos sugerido en el Anexo 5 no permite al tesorero registrar ingresos en efectivo a cajas de recaudación de la EPSA ni a Caja Chica, ¿qué otro funcionario de la entidad los registra entonces, y dónde? 25. El Parte Diario de Ingresos no es un Comprobante de Ingresos. ¿Es correcta esta afirmación? ¿Por qué? 7. Compare el formato modelo de Parte Diario de Ingresos sugerido en el Anexo 5, con el formato que se maneja en la empresa donde Ud. trabaja. ¿Qué diferencias nota Ud.? En su criterio, ¿cuál de los dos modelos es mejor, y por qué? 5. Para corregir las diferencias de codificación entre Contabilidad Financiera y Presupuestos, se están aplicando relacionadores o se trata de introducir un sistema de códigos contables integrados. En cuanto a la problemática de la compatibilidad entre los diferentes tipos de cuentas contables, lea el Anexo 7 para conocer algunos pasos que se están dando para solucionar el problema.

Procesos de ejecución de desembolsos (71) Estos procesos consisten en la ejecución de egresos mediante diversas formas de pago, respaldadas por un Comprobante de Egreso recibido de Contabilidad. Analicemos ahora diferentes procesos de desembolso: •

el pago mediante cheque

•

el pago mediante transferencia bancaria

•

el pago mediante débito automático

•

el pago mediante la cuentas en el exterior.

Conceptos básicos

Cabe recordar aquí una vez más que según el modelo de tesorería para EPSAs que se desarrolla en este texto, el tesorero no debería manejar efectivo. Por tanto, el desembolso de efectivo que únicamente se realiza desde Caja Chica, no será tratado en este sino en el cap. 5.1. (72) Para poder operar estos procesos adecuadamente, el tesorero debe disponer de la siguiente información antecedente: •

la periodicidad de los egresos, es decir las fechas en que debe ejecutar el egreso; por ejemplo el pago de sueldos, el pago de planillas por avance de obras, etc.

•

el comportamiento de gastos y otros egresos en años anteriores

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 45 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

•

el endeudamiento a corto plazo que son obligaciones cuyo pago se debe ejecutar en la gestión, ya que el incumplimiento sería motivo de multas por retrasos o que se realicen acciones legales contra la empresa, si éstas no han sido renegociadas (p.ej. la intervención de las cuentas bancarias de la empresa)

•

conocimiento del gasto corriente y otros egresos, a fin de cumplir oportuna y adecuadamente con las operaciones que debe realizar.

(73) El egreso de fondos es la ejecución del presupuesto que efectiviza el uso de recursos en atención a los gastos de funcionamiento o costos de inversión y su control respectivo. A diferencia del proceso de administración de cobros (ver cap. 4.2), la unidad de Contabilidad Financiera (el contador) interviene al comienzo de los Í En otras palabras: La intervención del procesos de desembolso, no solamente al tesorero cambia dependiendo del tipo de final. Por tanto, antes de la intervención del proceso operativo, entre el encargado de presupuesto y el contador. tesorero, ya existe un avance hecho en la ejecución presupuestaria: el egreso ya está asentado en libros como comprometido. Igualmente un desembolso puede desencadenarse mediante solicitud de las áreas interesadas de la EPSA, ante la necesidad de cumplir sus actividades; en este contexto es sobre todo la unidad de Adquisición de Bienes y Servicios la que tramitará un desembolso, a raíz de una recepción de un bien o un servicio. Excepcionalmente también el tesorero puede iniciar la gestión de los pagos ante las instancias pertinentes del Area Í Sin embargo, para el tesorero, la “chispa inicial” siempre viene del contador, en forma Administrativa Financiera, de acuerdo a del Comprobante de Egreso. su programación de flujo de caja. (74) Considerando lo anteriormente expuesto sobre este proceso, en la Fig. 8 se presenta la organización básica de esta actividad:

EJECUCION DE DESEMBOLSOS Emisiones Reversiones Fig. 8: Esquema de organización del proceso de desembolso

Pág. 46 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

(75) Como se aprecia en la anterior Fig., la administración de desembolsos conoce dos tipos de movimientos: emisiones y reversiones. a) Emisión: Es la salida de dinero por cualquier concepto de gasto. Por cada autorización de desembolso de dinero, necesariamente debe efectuarse el desembolso respectivo a nombre del interesado o acreedor. b) Reversión: Es la devolución del dinero previamente emitido, que por diferentes motivos no fue cobrado por su acreedor en el tiempo programado. En ese caso, se Í La anulación de un pago generará, anula el cheque emitido o se cancela la de acuerdo a la instancia en la que se transacción; por tanto no se ejecuta el produzca, los contraasientos desembolso y se devuelve el Comprobante respectivos por parte de Contabilidad. de Egreso a Contabilidad. (76) En los sub-caps. siguientes veremos más de cerca cada uno de los procedimientos de emisión, en las diferentes formas de pago.

? 

26. ¿Cuántos mecanismos de desembolso pueden ser aplicados por la empresa? Explique brevemente el procedimiento más frecuente utilizado en su empresa. 27. ¿Cuál es la particularidad en la colaboración entre tesorero y contador, en la ejecución de desembolsos, a diferencia de la administración de ingresos? 28. Nombre ejemplos de situaciones que hacen necesaria una reversión de un desembolso. 8.

En caso que Ud. no tenga del todo claro los diferentes momentos contables, fíjese en las definiciones de “comprometido”, “devengado” y “efectivo” que se encuentran en el glosario en el Anexo 10.

4.3.1 Desembolsos mediante cheques (77) Este proceso se presenta en el flujograma de la Fig. 9, con la secuencia de pasos a seguir en el trámite de pagos. Junto con el cheque, el Comprobante de Egreso que se menciona en el flujograma, es la herramienta principal que se usará en el proceso y cuyo formato se propone en el Anexo 6. El Comprobante de Egreso es el documento que respaldará cada uno de los pagos que efectúe la empresa (salvo gastos menores a través de Caja Chica).

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 47 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

SUBSISTEM A CONTABLE Solicitud de desembolso o instrucción verbal del ejecutor responsable

Unidad de Contabilidad elabora comprobante de ejecución presupuestaria de egreso (Ver anexo)

SUBSISTEM A TESORERIA Revisión física de los documentos

SI

Tiene errores NO

Verifica si tiene errores

Cotejo con presupuesto mensual de tesorería

Tiene errores

Hay programación presupuestaria

SI

NO

Recepción del cheque y com probante

Consultar con presupuesto y parte ejecutiva para fines de ejecución

Entrega de cheque

SI

NO Comprobante de ejecución presupuestaria a tesorería

saldo en bancos

NO

Devolución de documentación a contabilidad

Esperar hasta contar con fondos bancarios

SI Copia Archivo caja

Em isión del cheque Documentación de respaldo

Archivo copia

Envio responsable ejecutivo para firma

Firma responsable ejecutivo

Devuelve a tesorería comprobante con documentos de respaldo y cheque

Fig. 9: Flujograma del proceso de desembolso mediante cheque (78) Como se ve en la anterior Fig., en el proceso de pago mediante cheques se conjuncionan los siguientes pasos operativos (actividades) a ser efectuados por varios actores (ver también párr. (46)), a saber el Sub-sistema de Contabilidad Financiera, el Sub-sistema de Tesorería, el ejecutivo que autoriza y el beneficiario del pago, respectivamente. (79) Pág. 48 de 120

Pasos para la emisión de cheques

En la práctica los pasos a seguir son: 39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

1.

Recibir información para el pago, mediante Comprobante de Egreso emitido por Contabilidad. Entonces, el proceso será iniciado por Contabilidad, de acuerdo a la programación presupuestaria que se tiene, o de acuerdo a solicitud de pago p.ej. procedente de la unidad de Adquisición de Bienes y Servicios. Habrá casos de gastos imprevistos cuya autorización previa se tramita ad hoc y aparte. En todo caso, es el contador quien debe emitir y enviar al tesorero el comprobante correspondiente que justifica el egreso, para la emisión del cheque. Un modelo y ejemplo del Comprobante de Egreso se presenta en el Anexo 6. En la col. “Código” se asigna el código contable a la transacción de egreso, en la segunda la descripción del concepto y en la última el importe. En la pág. 100 del referido Anexo se presenta un formato correctamente llenado con algunos ejemplos de conceptos de egreso para un viaje en comisión de un funcionario. Las notas en las páginas del Anexo dan más detalles sobre cómo llenar el formato.

2.

Verificar Comprobante de Egreso recibido y compatibilizar con el flujo de caja. En este contexto, todo egreso de fondos en una EPSA, debe estar previsto en la programación del flujo de caja, para lo cual existirá la asignación presupuestaria correspondiente. En caso del pago de una deuda, verificar que el monto programado para desembolso corresponda con el adeudado. En caso de insuficiencia de fondos debe reprogramarse el pago, según el procedimiento sugerido en el párr. (65)). Más allá del cotejo con el flujo programado, el tesorero verificará si el pago a realizar está actual y realmente respaldado por una liquidez suficiente.

3.

En caso de no estar programado en el flujo de caja o faltando liquidez, consultar y solicitar aprobación de autoridad superior. Si un desembolso no estuviera programado ni presupuestado, por tratarse de una emergencia o caso extraordinario, se dará curso al proceso de desembolso solo previa aprobación específica de la máxima autoridad de la empresa. La unidad responsable de presupuestos y/o el responsable de planificación hará entonces una reformulación presupuestaria correspondiente y si fuera necesario, también en el POA de la empresa.

4.

Emitir el cheque con fines de pago. El tesorero procederá a la preparación del cheque según las indicaciones del Comprobante de Egreso. El cheque debe estar dirigido al beneficiario. Después de llenar el cheque, el tesorero una vez más debe realizar una exhaustiva revisión del cheque y su

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 49 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

correspondencia con el Comprobante de Egreso, con el propósito de detectar posibles errores, revisando en detalle los siguientes aspectos: a) Categoría y partida presupuestaria asignada. Cada acción presupuestaria debe estar clasificada bajo una modalidad de programación y ejecución denominada categoría y partida presupuestarias. b) Verificar si la suma y las liquidaciones de acreedores son correctas, es decir, si los valores de los Comprobantes de Egreso y los cheques emitidos respectivamente son iguales en montos. c) Correspondencia del monto: Controlar si el literal del monto corresponde al numeral (cifra) que se halla registrada en el cheque y en el comprobante de egreso correspondiente. d) Código del acreedor o beneficiario: Es el número o letra con el que se identifica al acreedor al cheque. En el caso que se disponga de un sistema computacional (ver cap. 6.3), el código es asignado automáticamente por éste. e) Descripción (glosa): Corresponde al detalle por el cual se está emitiendo el Comprobante de Egreso, es decir, la descripción resumida del concepto por el cual se realiza el egreso; como por ejemplo el pago por el suministro de tuberías de hierro galvanizado. A continuación, el tesorero procede al registro del o de los cheques en el Libro o Libreta de Bancos en orden cronológico, anotando el número del cheque extendido, con sus respectivos conceptos. 5.

Debe realizarse entonces la revisión y Í Lo recomendable es que éstos autorización del desembolso, el o los instrumentos de pago se extiendan ejecutivos autorizados revisando y con las firmas de dos autoridades aprobando el Comprobante de Egreso y de la empresa, uno de los cuales firmando el cheque. Las firmas autorizadas debe ser ejecutivo del Área corresponden al personal acreditado por la Administrativa Financiera. instancia jerárquica de mayor nivel de la EPSA. No califican para esta función los funcionarios que manejen o estén a cargo de •

las recaudaciones

•

el fondo fijo de Caja Chica o fondos rotatorios

•

las conciliaciones bancarias

•

las auditorías.

Pág. 50 de 120

39-Tesoreria-V1

Í Es comprensible: Uno no puede ser juez y parte.

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de los funcionarios acreditados, se debe cancelar en forma inmediata las firmas autorizadas en los respectivos bancos. 6.

La entrega del cheque al beneficiario es el momento de la ejecución del egreso presupuestario; paso del proceso con el que se cumple el compromiso de pago adquirido y programado. Para el efecto, el acreedor o su representante debidamente Í Como aporte a una buena calidad de atención, es recomendable que también autorizado se presentará en la oficina el beneficiario del desembolso reciba su del tesorero, dejando su firma en el propia (foto)copia del Comprobante. Comprobante de Egreso como constancia de recepción conforme.

7.

Posteriormente el tesorero remite el original del Comprobante de Egreso junto con la documentación de respaldo (como las facturas) a Contabilidad Financiera para los correspondientes asientos contables, y recibirá copia del comprobante la unidad de Presupuesto, para el correspondiente registro de la ejecución del egreso.

(80) En caso de una errónea preparación del desembolso, tendrá que procesarse una reversión de la operación que significa anular la operación realizada y realizarla de nuevo si corresponde, corrigiendo los errores detectados. Esto implica repetir el proceso desde el inicio (ver también Fig. 8) asegurando que no se vuelvan a cometer los errores.

Reversión de cheques

(81) Los cheques no reclamados por los beneficiarios deben ser anulados a los 30 días de girados y ajustados contablemente. Los cheques anulados deben ser archivados cuidadosamente conjuntamente con sus comprobantes y la documentación que lo respalda. Los cheques en tránsito que no fueron cobrados oportunamente por los acreedores pueden ser revalidados por la empresa, de acuerdo a reglamento bancario. (82) Los interesados que soliciten el pago de sus cheques revertidos deben cancelar el 10% del total de cheque por gastos administrativos. (83) Con referencia al proceso de pagos, cabe notar que en la práctica se consideran otras pautas más para el desembolso de fondos. Estas políticas muchas veces responden a decisiones coyunturales ad hoc de la Gerencia Administrativa Financiera y/o de la Gerencia General de la EPSA, a diferencia de otras políticas más estructurales o permanentes (ver también párr. (36)). Tales políticas ad hoc las propondría el tesorero a la luz del saldo actual en caja, y pueden ser p.ej. ejecutar el pago de la deuda en vez del pago de planillas de avance de obras, postergando esa obligación unos días.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Políticas de pago

Pág. 51 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

(84) Estas retardaciones o “bicicleteos” de pagos solo es aconsejable aplicarlas solo cuando el estado de liquidez de la empresa es realmente desfavorable como para cumplir los compromisos programados. (85) En el caso del pago de sueldos a Í Como sabemos por funcionarios de la empresa es recomendable que experiencia, situación puede esta operación no se ejecute por cheques, sino crear problemas de que se proceda al abono de los importes mediante organización e indisciplina transferencia a cuentas bancarias (ver cap. 4.3.2) durante los días de pago. para que los empleados puedan cobrar con el uso de tarjetas magnéticas en cualquier momento, con el fin de evitar pérdidas de tiempo laboral producidas por salidas del empleado para realizar el cobro del cheque, haciendo cola en el banco.

? 

29. Describa el proceso de desembolso mediante cheque. 30. Mire una vez más la graficación de este proceso en las Figs. 5 y 9. ¿Qué posibilidad de optimización del proceso encuentra Ud.? 31. Según su experiencia, ¿cuáles son los errores más frecuentes que se cometen en la emisión de un cheque? 32. ¿De qué mecanismos de seguridad y descargo se puede valer el tesorero para que no se pierdan los cheques emitidos que él elevó para autorización y firma? 33. El pago de haberes a los empleados mediante cheques sigue siendo el método más recomendable para una EPSA. ¿Está Ud. de acuerdo? ¡Discutan! 9.

La retardación o “bicicleteo” de pagos es por cierto un asunto sensible. Hágase una lista comparativa de pros y contras de tal política, desde el punto de vista de la EPSA. Luego compárela con la de un compañero/a de curso.

4.3.2 Desembolsos mediante transferencias y otras formas de pago (86) El proceso de desembolso mediante transferencia de fondos a través del banco, es una operación de Tesorería para dar cumplimiento a obligaciones de pago utilizando un procedimiento alternativo a la tradicional emisión de cheques. (87) Una transferencia bancaria, tal como se la practica en nuestro país, viene a ser una orden de pago en forma de carta o un formato similar al cheque (nombre del beneficiario, tipo y número de su cuenta corriente, importe), mediante la cual el depositante de fondos instruye a su banco para que realice una transferencia de fondos directamente de su cuenta bancaria a la de un Í Ya ha vivido Ud. alguna vez acreedor en el mismo banco. Este sistema no incluye esa grata sorpresa cuando Ud. encuentra una suma abonada en notificación al acreedor de la transferencia realizada.

su cuenta, pero después se la

(88) Cabe aclarar aquí la diferencia entre una pasa adivinando quién fue el transferencia y un giro. El último es un sistema benefactor y por qué motivo? de pago en que el depositante instruye a su banco para que realice una transferencia directamente de su cuenta Pág. 52 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

bancaria (corriente) a la de un acreedor en el mismo u otro banco, y notificarle a este acreedor la transferencia realizada. El giro entre cuentas en bancos diferentes requiere de la existencia de una o varias centrales de giro (p.ej. en el seno del Banco Central) para el clearing diario entre los bancos miembro. Dentro de Bolivia no existe el sistema de giro interbancario, por falta de centrales de giro como tal (sí existen para clearing de cheques entre bancos).

Otras formas de desembolso

(89) Puede ser conveniente utilizar el mecanismo de desembolso que se conoce bajo el denominativo de débito automático, instruyéndose a alguna institución financiera que se afecte a una cuenta corriente en determinadas fechas para la cancelación de algunas obligaciones periódicas, p.ej. el pago de servicios básicos (luz, agua, teléfono). (90) Otra forma de pago puede ser la apertura de acreditivos, que son operaciones que se usan generalmente para pagar las compras de bienes en el exterior y que consisten en instruir al banco del exterior que proceda al pago al proveedor una vez que se tenga constancia de que la mercancía ha sido enviada. (91) Los pasos a seguir en el proceso de transferencia bancaria son equivalentes a los realizados para la emisión de cheques, y son los siguientes: 1.

Recibir las instrucciones mediante el Comprobante de Egreso, por parte de Contabilidad. Este paso es igual al que se explica en el párr. (79), inc. 1.

2.

Verificar formulario recibido y compatibilizar con el flujo de caja, de la misma manera que en el caso de un cheque.

3.

En caso de no estar programado en el flujo de caja o faltando liquidez, consultar y solicitar aprobación de autoridad superior.

4.

Procesar la instrucción bancaria para la correspondiente transferencia de fondos: En esto, el tesorero debe preparar una nota dirigida al Banco para que realice la transacción, o llenar el formulario que ofrezca el banco para este tipo de operación.

5.

Autorización del desembolso mediante firmas autorizadas en el Comprobante y en la instrucción bancaria.

6.

Hacer llegar instrucción bancaria al banco y comunicar al beneficiario de la ejecución (inminente) de la transferencia, aclarando los términos de la misma.

7.

El banco ejecuta la transferencia de fondos.

8.

Recabar el extracto de cuenta del banco.

9.

Finalmente se remite a Contabilidad la documentación completa del desembolso, incl. el Comprobante de Egreso y el documento de ejecución emitido por el banco, que justifica

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pasos de una transferencia

Pág. 53 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

la los asientos contables en libros y el procesamiento por el encargado de Presupuestos.

? 4.4

34. Explique la diferencia entre una transferencia bancaria y un giro.

El proceso de conciliación diaria de cuentas bancarias (92) Las conciliaciones bancarias representan una operación básica del sub-sistema de Tesorería en las empresas; es competencia muy propia de Tesorería. Esta actividad consiste en compatibilizar la información que refleja el Libro de Bancos de la empresa, con la información que generan los extractos bancarios, para determinar los Í El saldo disponible de los recursos saldos correctos en las cuentas bancarias. financieros de la EPSA será el Esta actividad es aconsejable realizarla en resultado del movimiento de fondos, forma diaria al recibir el extracto de banco. tanto de ingresos como de egresos. (93) Este control se hace con el objetivo de tener información actualizada y confiable sobre la disponibilidad de fondos en cuentas bancarias de la empresa. Antes de realizar pagos que afectarán las cuentas, se deberá haber hecho el análisis de saldo suficiente en cuentas bancarias y la conciliación bancaria correspondiente. (94) Los componentes del proceso de conciliación bancaria se muestran en la Fig. 10. Consta de dos sub-procesos: verificaciones y ajustes.

Componentes de la conciliación

CONCILIACION DE CUENTAS BANCARIAS

Verificaciones Ajustes

Fig. 10: Esquema de organización del proceso de conciliación de cuentas bancarias a) Verificaciones: Consisten en comprobar que las operaciones realizadas se desarrollen de acuerdo al siguiente procedimiento: •

registrar el saldo según el banco

•

cotejar los depósitos según extracto bancario y registrará los depósitos pendientes de registro por el banco si corresponde

Pág. 54 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

•

sumar el total de depósitos en tránsito al saldo según banco

•

cotejar los cheques pagados por el banco con los cheques emitidos por la EPSA y registrará los cheques pendientes de pago

•

ajustar todos los cargos y abonos efectuados por el banco

•

determinar los saldos correctos.

Í Es decir, realizar la conciliación en sí.

La revisión y aprobación de las conciliaciones es responsabilidad del tesorero mismo.

b) Ajustes: Es el proceso por el cual, una vez efectuada la verificación de las cuentas bancarias, se pueden realizar los asientos de ajuste pertinentes por la unidad de Contabilidad, con el objetivo de que el saldo determinado como Í Aquí interviene correcto sea el fiel reflejo del saldo de la cuenta Contabilidad en el proceso. corriente bancaria perteneciente a la EPSA. (95) En la Fig. 11 se presenta un modelo de planilla para la elaboración de las conciliaciones bancarias, en el que se identifican los conceptos por los cuales aparecen diferencias entre el registro en libros de la EPSA y sus extractos bancarios. Nombre o Razón Social de la Empresa CONCILIACIÓN BANCARIA – B.B.A. Cta. Cte. Nro. 00013 Practicada al 31 de Marzo del 2001

Bs -----Mas: Los débitos efectuados por la empresa y no acreditados por el Banco Los débitos del Banco no acreditados por la empresa Suma Menos: Los créditos de la empresa no debitados por el Banco Los créditos del Banco no debitados por la empresa

Bs. ........ Bs. ........

Bs. ....... Bs. .......

Bs. ........ Bs. ……

Bs. .......

Saldo según libros

Bs. ........

Fig. 11: Formato para la ejecución de conciliaciones bancarias (96) La fórmula básica recomendable para las conciliaciones bancarias es la siguiente:

Pasos para la conciliación”

saldo que indica el extracto de la cuenta bancaria más depósitos no abonados en el banco = Total menos cheques no cobrados = saldo que debe figurar en el Libro de Bancos.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 55 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

(97) En el caso de que estos montos no igualen, se debe seguir los siguientes pasos: •

revisar si se ha registrado correctamente el importe en el Libro de Bancos

•

revisar que el importe de los comprobantes de depósito coincida con el registrado en el Libro de Bancos y extractos bancarios

•

verificar si se han restado todos los cheques del Libro de Bancos

•

cuando se dio recientemente la apertura de un nuevo Libro de Bancos, verificar si se ha transferido correctamente el saldo del libro anterior al nuevo

•

verificar las sumas y restas del libro de bancos.

Í Sumar y restar, …parece fácil, no es

cierto, … ¿pero será así en la realidad?

(98) Cuando aún así los saldos no pueden ser conciliados por el tesorero, éste informa a Contabilidad para su análisis y consulta si corresponde realizar los ajustes de asiento pertinentes. (99) Para evitar el sobregiro bancario, es Í El sobregiro o déficit en cuentas importante determinar el saldo real de libre es un riesgo permanente. disponibilidad a una determinada fecha, que permita un control interno adecuado en la EPSA, en el giro de cheques por concepto de pago de deudas o la compra bienes y servicios. El sobregiro se presenta usualmente debido a que el saldo del Libro de Bancos y del extracto bancario no reflejan saldos reales; pues normalmente existen cheques en circulación o notas de cargo del banco aún no contabilizados. Excepcionalmente puede presentarse que ambos saldos coincidan a una determinada fecha; si esto ocurre, no es necesario efectuar la conciliación, tampoco determinar el saldo real. El saldo real se determina utilizando el siguiente modelo:

Determinación del Saldo Disponible (Saldo Real) Detalle Saldo según libros y extractos Débitos efectuados por la empresa y no acreditados por el Banco. Créditos efectuados por el Banco y no debitados por la empresa. Créditos efectuados por la empresa y no debitados por el Banco (*) Débitos efectuados por el Banco y no acreditados por la empresa. Sumas parciales Diferencias (saldo real) Sumas iguales

Empresa Débitos Créditos XXXX

Banco Débitos Créditos XXXX XXXX

XXXX XXXX XXXX XXXX

XXXX XXXX XXXX XXXX

XXXX XXXX XXXX

XXXX XXXX

(*) Ejemplo el valor de los cheques girados, pero aún no pagados por el Banco

Tabla 2: Modelo general de determinación del saldo real en bancos

Pág. 56 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

(100) Las celdas con X en la Tabla anterior, representan las operaciones que tienen un saldo para la empresa o el banco. Por ejemplo: Si la empresa gira un cheque y aún no ha sido cobrado, no se registra por el banco; o si el banco autoriza un crédito y la operación no es de conocimiento de la empresa, ésta no lo registra en sus libros; de igual forma, cuando el banco realiza un débito y la empresa no lo contabiliza. (101) Como ejemplo de este proceso de conciliación se presenta en la Tabla 3 a continuación la Libreta de Bancos de la EPSA “XYZ” y el extracto bancario que emite el banco, correspondientes al mes de marzo 2001. Asumimos que sea el Banco Nacional de Bolivia, Cuenta Corriente No. 14-10-5:

Ejemplo de una conciliación

Libreta de Bancos Empresa XYZ S. R. L. Cta. Cte. No. 14-10-5 Detalle

Fecha

Cheque No.

Saldo mes anterior 02/10 Depósito del día 03/01 Pago honorarios profesionales–auditoria 03/02 0101 Sr. Rocha para pago de sueldos 03/05 0102 Sr. Ruiz por pago, reparación vehículo 03/07 0103 Sr. Soto pago factura de mercaderías 03/09 0104 Depósitos 03/09 Transacción a Banco de Crédito con cheque 03/12 0105 certificado Deposito 03/14 Avance documento en cobranza 03/15 Pago de luz de febrero 03/16 0106 Traspaso a oficina La Paz 03/19 0107 Pago factura No. 100 librería París 03/19 0108 Pago impuestos por febrero 03/19 0109 Traspaso a oficina La Paz 03/20 Pago factura No. 345 compra de mercadería 03/21 0110 Anticipo Sr. Arce 03/22 0111 Pago al Dr. Siles por atención médica 03/22 0112 Pago por servicio de té Sr. Paco 03/23 0113 Depósito 03/23 Compra de muebles 03/24 0114 Compra de material de escritorio librería París 03/24 0115 Pago de alquiler por marzo 03/27 0116 Depósito 03/30 Traspaso a oficina Santa Cruz 03/30 TOTALES 9 Verificación a satisfacción X Importes no considerados

Débitos

Créditos

Saldo

2.370 4.100 9 2.000 2.410 700 940

X 9 X 9

3.250 9 1.900

9

1.100 9 1.740 9 340 190 240 710

X 9 X 9

946 200 160 70

9 X X X

2.900 9

1.600 9 920 X 250 X 500 9 2.100 X 19.160

700 9 13.176

2.370 6.470 4.470 2..060 1.360 420 3.670 1.770 2.870 4.610 4.270 4.080 3.840 3.130 6.030 5.084 4.884 4.724 4.654 6.254 5.334 5.084 4.584 6.684 7.384

Tabla 3: Ejemplo de conciliación bancaria: Libreta de Banco

mientras que en la siguiente Tabla 4, se presenta el extracto bancario a la misma fecha: SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 57 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

Extracto Bancario Empresa XYZ S. R. L. Banco Nacional de Bolivia Cta. Cte. No. 14-10-5

Detalle Saldo mes anterior Depósito Cheque No. 0102 Cheque No. 0104 Depósitos Cheque No. 0105-VIS Depósito Avance documento en cobranza Cheque No. 0107-VIS Cheque No. 0109 Transferencia de oficina La Paz Cheque No. 0110 Depósito Cheque No. 0116 Cheque No. 0100 Transferencia a oficina Santa Cruz Débito por chequera Débito por intereses préstamo Depósito Transferencia de oficina La Paz TOTALES 9 Verificación a satisfacción

Fecha 03/01 03/01 03/05 03/09 03/09 03/12 03/14 03/15 03/19 03/20 03/20 03/22 03/23 03/28 03/28 03/30 03/30 03/30 03/30 03/30

Débitos

Créditos 9 4.230 9 4.100

9 2.410 9 940 9 3.250 9 1.900 9 1.100 9 1.740 9 9 9 2.900

9 190 9 710 9 946

9 1.600 9 500 9 1.110 9 700 X 70 X 940

10.416 X Importes no considerados

X 1.200 X 900 9 21.020

Saldo 4.230 8.330 5.920 4.980 8.230 6.330 7.430 9.170 8.980 8.270 11.170 10.224 11.824 11.324 10.214 9.514 9.444 8.504 9.704 10.604

Tabla 4: Ejemplo de conciliación bancaria: Extracto bancario

(102) Con ello se determinan los cheques pendientes de cobro del mes de febrero: Cheque No. 99 a nombre de Bellot Cheque No. 100 a nombre de Solano Total

Bs. 750 Bs. 1.110 Bs. 1.860

(103) Verificada la boleta de depósito del 30 de marzo de 2001, se establece que el importe real es Bs. 1.200 y no Bs. 2.100, como se refleja en la Libreta del Banco. De modo que, existe una diferencia en exceso de Bs. 900 en los registros de la empresa. (104) Antes de cotejar los débitos de la empresa con los créditos del Banco y los créditos realizados por la empresa con los débitos efectuados por el Banco, es necesario comprobar la exactitud de los saldos de la libreta y del extracto bancario. Comprobando el saldo del extracto del banco, tenemos:

Pág. 58 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

menos

Sumas de los créditos (haber) Sumas de los débitos (debe) Saldo igual al extracto

Bs. Bs. Bs.

21.020 10.416 10.604

comprobando el saldo de la libreta bancaria del Banco Nacional de Bolivia tenemos:

menos menos

Sumas de los débitos (debe) Sumas de los créditos (haber) Saldo correcto Saldo de la libreta Diferencia

Bs. Bs. Bs. Bs. Bs.

19.160 13.176 5.984 7.384 1.400

(105) Una vez determinada la diferencia se suele dividir el total calculado (1.400 / 2 = 700) entre dos Í Ya se va complicando ¡también hay que dividir …! y el resultado, se busca en los débitos y créditos hasta encontrar el error. Estas diferencias usualmente son ocasionadas por error en registros de la empresa. Por ejemplo, el registro de un débito en el lado de los créditos, sumar un importe en vez de restar, entre otros. (106) Efectuada la comprobación y/o corrección de los saldos, se realiza la conciliación bancaria como sigue:

Más

Menos

Conciliación Bancaria Empresa XYZ S. R. L. – BANCO NACIONAL DE BOLIVIA – Cta. Cte. No. 14-10-5 (en Bs.) Practicada al 31 de marzo de 2001 Concepto Débito Crédito Saldo según extracto bancario Débitos efectuados por la empresa Bs. 900 Error de la empresa Bs. 900 Débitos efectuados por el Banco Bs. 1.010 Nota de cargo por compra de chequera Bs. 70 Nota de cargo por intereses Bs. 940 Suma Créditos de la empresa Bs. 5.630 Cheques pendientes de cobro Cheque No. 0099 Sr. Bellot Bs. 750 Cheque No. 0101 Lic. Vargas Bs. 2.000 Cheque No. 0103 Sr. Ruiz Bs. 700 Cheque No. 0106 Empresa de Luz Bs. 340 Cheque No. 0108 Librería París Bs. 240 Cheque No. 0111 Sr. Arce Bs. 200 Cheque No. 0112 Sr. Siles Bs. 160 Cheque No. 0113 Sr. Paco Bs. 70 Cheque No. 0114 Sr. Meza Bs. 920 Créditos del Banco Bs. 900 Traspaso de oficina La Paz Bs. 900 Saldo según libros

Saldo Bs. 10.604 Bs. 1.910 Bs. 12.514

Bs. 6.530 Bs. 5.984

Tabla 5: Ejemplo de conciliación de cuenta: comprobación y corrección de saldos

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 59 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

(107) Finalmente se determina el saldo real:

Determinación del Saldo Disponible Empresa Débitos Créditos 5.984

Detalle

Extracto Bancario Débitos Créditos 10.604

Saldo según libreta y extracto Error en la empresa en registro del 900 depósito de fecha 30/12/00 Traspaso de oficina La Paz no considerado 900 por la empresa Cheques pendientes de cobro (*) 5.630 Nota de cargo por compra de chequera 70 Nota de cargo por intereses sobre 940 préstamo Sumas parciales 6.884 1.910 5.630 Saldo real al 31/03/01 4.974 4.974 Sumas iguales 6.884 6.884 10.604 (*) Corresponden al valor de los cheques girados, pero aún no pagados por el Banco

10.604 10.604

Tabla 6: Ejemplo de conciliación de cuenta: determinación de saldo real (108) En resumen: La determinación del saldo disponible se establece mediante la conciliación del extracto bancario con relación a los movimientos de débitos y créditos procesados por la empresa.

Í Parecía tal vez sencillo, pero no lo

es. En la práctica se requiere mucha atención y responsabilidad.

?

35. ¿Cuál es el objetivo de la conciliación bancaria? 36. ¿Cuántos métodos de conciliación bancaria Ud. conoce? Explique el más utilizado por su empresa. 37. Mencione los aspectos que deben tenerse en cuenta para asegurar un adecuado control de fondos.



10. Diríjase al Anexo 8 y realice los ejercicios de conciliación bancaria y otros que allí se exponen. 6.

#

Pág. 60 de 120

La experiencia práctica demuestra que es sumamente improbable que el sistema contable del banco se haya equivocado en los asientos de créditos y débitos. Si es que hay una irregularidad en el desempeño del banco, lo más probable es que al cargar un monto por servicios bancarios efectuados, no entreguen la correspondiente boleta a la EPSA cliente, lo cual causa confusión a la hora de proceder con la conciliación bancaria. – De todas maneras, es el tesorero quien debe negociar y aclarar con el banco las omisiones e irregularidades que fueran de responsabilidad del banco.

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

4.5

Consideraciones operativas transversales

4.5.1 Recepción y verificación de comprobantes (109) Este componente ejecuta el proceso que permite verificar y validar la información a ser utilizada por el área de Tesorería y contabilidad de la empresa. La Fig. 12 refleja la forma en que puede estructurarse internamente.

RECEPCION Y VERIFICACION DE COMPROBANTES

VERIFICACION

VALIDACION

Fig. 12: Componentes del proceso de recepción y verificación de comprobantes (110) La verificación comprueba la consistencia de la estructura presupuestaria y su relación con las cuentas agregadas de Tesorería y Contabilidad. Por ejemplo si un gasto corriente para servicios personales tiene asignado los códigos presupuestario y contable correspondientes.

Operaciones sobre comprobantes”

(111) La validación es la acción mediante la cual la instancia encargada de los sistemas financieros en una EPSA, da su visto bueno a la consistencia de la información en el Í Para ello tiene que estar comprobante de acuerdo a la programación completa y clara la documentación prevista por empresa para esa operación. Por respaldatoria de la operación ejemplo si en el caso anterior se comprueba una adecuada correspondencia de codificación, entonces se le otorga el visto bueno por parte del responsable de Tesorería, en caso contrario debe ser rechazado y devuelto a la unidad de origen.

4.5.2 Control de movimiento de fondos (112) Este proceso consiste en verificar las operaciones que se realizan para ejecutar los ingresos, egresos de fondos y su movimiento por la empresa. En este sentido, los tipos de operaciones de control que es necesario establecer formalmente en el movimiento de fondos de la empresa se presentan en la Fig. 13. SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 61 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

CONTROL DEL MOVIMIENTO DE FONDOS

INGRESO DE FONDOS

EGRESO DE FONDOS

CONTROL DE EJECUCIÓN DE FONDOS

Fig. 13: Estructura del componente de Control de Movimiento de Fondos (113) Para ingresos, como ya se ha expresado antes, los ingresos que generan las EPSAs, deben ser registrados en el día y emitir las facturas correspondientes, las mismas que servirán para el registro contable.

Control de fondos

(114) Las recaudaciones en efectivo y cheques deben ser depositadas inmediatamente en las cuentas bancarias correspondientes. Se deben efectuar conciliaciones de cuentas entre los ingresos percibidos y los depósitos bancarios realizados. (115) Para egresos, los desembolsos para gastos deben tener la documentación de respaldo necesaria y suficiente; la autorización de las instancias administrativas y ejecutivas correspondientes.

Í El control de fondos apunta en dos direcciones básicas: a los ingresos y a los egresos.

(116) El control de ejecución de fondos está directamente orientado al control del movimiento de fondos en todas sus instancias, en cumplimento de las normas de control interno que debe establecer cada empresa. (117) Otros aspectos relevantes que deben tenerse en cuenta para el manejo de fondos y que garanticen su adecuado control, son los siguientes: a) Control y registro del endeudamiento por créditos. La unidad de Tesorería debe manejar y controlar el financiamiento o crédito de la empresa, en concordancia con las disposiciones legales vigentes y acuerdos establecidos; para lo cual se deben establecer registros detallados que proporcionen información oportuna sobre el endeudamiento y su evolución en la empresa. b) Custodia y manejo de valores. En cada empresa se deben diseñar e implementar procedimientos específicos de custodia, registro y de salvaguarda de los valores que las proteja de eventuales siniestros. Pág. 62 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

c) Verificación física de los valores. Funcionarios independientes de la custodia y contabilización de las inversiones; realizarán constataciones físicas periódicas de los valores que mantengan las empresas.

Í Se refiere p.ej. a la adquisición

de bonos del Estado o la compra de acciones de otras empresas.

d) Autorización y registro de valores por cobrar. En las empresas que corresponda, se deben implementar los mecanismos necesarios que garanticen que el otorgamiento de crédito, en los casos que amerite, sea semejante con los objetivos de la empresa. Igualmente en las empresas que lo justifiquen, se establecerán registros detallados y clasificados de los valores por cobrar en concordancia con las normas de contabilidad. (118) La entrega de fondos con cargo a rendición de cuentas es una alternativa en el manejo de los fondos que se recomienda para operaciones específicas como en el caso de Caja Chica; para que una entidad pueda entregar fondos con antelación a su aplicación, a funcionarios responsables de desarrollar actividades que requieren de pago fuera de las oficinas de la EPSA, p.ej. en el caso de viajes al campo. (119) Sin embargo, de darse esta situación, se debe prever y reglamentar el manejo de estos fondos. Ello se refiere a la forma de solicitud, el tipo de gastos que pueden ser cubiertos con estos fondos, el plazo que el funcionario tiene para realizar la rendición de cuentas; así como el registro y apropiación contable que de cada gasto se debe realizar. (120) Periódicamente en forma sorpresiva un funcionario de Tesorería debe efectuar arqueos de Caja Chica, dejando constancia de dicho trabajo en un informe de conclusiones en que dará a conocer los resultados del arqueo. El mismo control debe efectuarse a los fondos rotatorios y otros fondos entregados para operaciones específicas (viajes, pagos a trabajadores fuera de la empresa). (121) En la práctica un gran número del total de las transacciones de una empresa; originan entradas y salidas de dinero; de modo que, deben establecerse las medidas de seguridad para controlar el efectivo, pues éste es el valor de activo más susceptible de robo que cualquier otro. Por tanto para evitar o revertir estos posibles riesgos es importante prever e implementar las siguientes medidas:

Normas de seguridad

a) Crear documentación fuente. Todo ingreso en una empresa, debe ser registrado en el día; otorgando por cada operación un recibo oficial de la organización que debe ser un formulario prenumerado de imprenta que contenga la información necesaria para su identificación, clasificación y registro contable dentro de las 24 hrs. de recibidos.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 63 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

Es muy importante crear documentación fuente tales como:

Í Igualmente, los ingresos del día

deben depositarse total e íntegramente

recibos de caja de ingreso y egreso, en las cuentas bancarias autorizadas tiras de papel de cajas registradoras, por la empresa, en forma inmediata. volantes de remesas recibidas, facturas, talonarios de facturas prenumerados, etc.; con el objetivo de dar fe de la recepción y entrega de fondos.

b) Preparación de cortes de caja. Es necesario efectuar cortes de caja con el fin de verificar con cierta frecuencia la existencia real del efectivo, como el manejo correcto por el encargado (tesorero). c) Dividir la responsabilidad. Es muy importante separar la función del manejo material de los fondos de la función del registro de ingresos y egresos de caja. d) Depositar íntegros los ingresos de caja. Con el objetivo de lograr un mayor control interno de caja, deben depositarse diariamente en cuenta bancaria corriente respaldados con papeles de depósito y éstas deben igualar con los ingresos del día de caja. e) Documentos de respaldo, clasificación y autorización de desembolsos. Todo desembolso por gastos tendrá la documentación de respaldo suficiente con la información que permita su registro de acuerdo al clasificador de gastos vigente en la empresa, y deberá se autorizado por un funcionario independiente, tanto de las actividades de manejo o custodio de los fondos y valores, como de las actividades contables o de registro. Dichos documentos de respaldo deberán archivarse con su sello fechador de cancelado al momento de efectuar el desembolso.

4.5.3 Administración de disponibilidades y obligaciones (122) Los procedimientos para la administración de las disponibilidades, constituyen una guía para la ejecución de actividades y tareas relativas al trabajo de Tesorería, con el propósito de normalizarlas y sistematizarlas a fin de consolidar una administración eficiente de los recursos así como de información financiera. (123) Para asegurar un funcionamiento adecuado, todos los ingresos y egresos de fondos de las EPSAs, sean en efectivo, cheques o mediante débitos y créditos; las cuentas bancarias deben estar respaldadas por los respectivos comprobantes de ingreso y egreso, según corresponda. Deben cumplirse las siguientes normas básicas: •

Normas de funcionamiento

Los ingresos recaudados en las diferentes cajas recaudadoras autorizadas deben ser depositados como máximo dentro de las 24 horas posteriores a su recaudación en las cuentas corrientes de la empresa.

Pág. 64 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

•

Todos los egresos procesados por Tesorería deben ser efectuados mediante cheques o transferencias bancarias, y deben tener el respaldo del Comprobante de Egresos.

(124) La administración de disponibilidades constituye el principal instrumento de carácter financiero para la toma de decisiones diarias debido a que la información que se maneja refleja el estado real de los recursos disponibles para atender las obligaciones existentes en la empresa. (125) La unidad de Tesorería en la empresa debe realizar un informe diario de disponibilidades con el propósito fundamental de suministrar información relativa al movimiento diario de efectivo y a los saldos diarios disponibles en caja y en las cuentas bancarias de la empresa. Esto tiene como propósito servir como herramienta para: • •

tomar decisiones orientadas a la ejecución de gastos que han sido programados para su pago en el período evaluar el comportamiento de los ingresos y gastos ejecutados en relación con su programación para el período.

(126) La administración de obligaciones consiste en verificar la disponibilidad de recursos con el objeto de cumplir oportunamente con los compromisos Í Es un proceso básicamente establecidos con los acreedores y de esta forma destinado a poder cumplir con los compromisos de pago de la empresa. evitar la emisión de cheques sin fondos. (127) Para realizar los pagos correspondientes observarse los siguientes aspectos6:

deben

a) todo pago debe contar con la autorización correspondiente b) que se sigan las prácticas y normas establecidas para la emisión de cheques c) los cheques deben contener un mínimo de Í Habitualmente son el ejecutivo dos firmas de autorización principal de la empresa y el gerente d) los firmantes de cheques deben revisar el administrativo-financiero. pago, previo a la firma del cheque; con la documentación sustentatoria del trámite, dejando constancia de su acción en la documentación e) los cheques deben emitirse nominalmente, evitándose girar “al portador” f) debe evitarse la firma de cheques en blanco g) debe mantenerse un adecuado control de las chequeras no utilizadas h) los cheques anulados deben inutilizarse y archivarse convenientemente. (128) Las condiciones de seguridad y protección para el manejo de efectivo y caja deben ser rigurosas y debidamente 6

CENTELLAS, pág. 99

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 65 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

reguladas, restringiéndose el espacio físico y el acceso a los responsables asignados a esta actividad. El personal que realiza el manejo de estos fondos debe ser idóneo y afianzado, es decir de confiabilidad garantizada.

Í En ocasiones, este personal debe

ser debidamente investigado, para una mayor seguridad de la empresa.

(129) La administración de obligaciones como proceso se refleja en los flujos de fondos semanales y mensuales que establece el presupuesto para cada período. Una vez ejecutada o cumplida la obligación, la documentación correspondiente debe ser enviada a contabilidad.

4.5.4 Otros aspectos relevantes a tener en cuenta en la administración de tesorería (130) Adicionalmente, algunos aspectos relevantes que se deben considerar en la labor habitual de la unidad de Tesorería, con respecto a la administración de sus principales subprocesos, se presentan en la Tabla 7. En ella se indican algunas situaciones especiales de cada proceso y alternativas que pueden ser aplicadas como excepción para algunas de esas situaciones. Aspectos a considerar

Situaciones de excepción

El presupuesto anual de Tesorería en que se estima el flujo de los ingresos y gastos en efectivo, necesariamente debe ser controlado con la ejecución del flujo anual para ejecutar los ajustes o cambios. El flujo mensual de Tesorería estructurado semanalmente al igual que el flujo anual, necesariamente debe ser controlado con la ejecución del flujo anual para efectuar los ajustes o cambios necesarios. La información que se genera a través del módulo presupuestario y contable es capturada por el módulo de Tesorería, la misma valida y verifica esa información para convertir en ejecución del módulo de Tesorería a través de sus cuentas. Abrir cuentas bancarias autorizadas exclusivamente por el nivel ejecutivo de la EPSA, para el manejo de los fondos en efectivo. La solicitud de desembolso de las instancias internas de la EPSA, debe estar normada de acuerdo a reglamento interno, en el cual se especifique que el comprobante de ingreso es el documento por el cual queda registrada la recepción de fondos. La generación de pagos obedece a una programación del mismo no pudiendo hacer efectivo pagos que no estén programados y que obedezcan de la información procesada del Sub-sistema Contable. Los fondos fijos y rotatorios no deben ser utilizados para gastos que se quieran fraccionar.

Pág. 66 de 120

39-Tesoreria-V1

Ninguna

Ninguna

Cuando una información de tipo presupuestario y contable no puede ser validada por Tesorería, deberá el área administrativa, convalidar esa situación como ejecución de cuentas de Tesorería. (Por ejemplo: contabilidad en moneda extranjera, tipo de cambio que afecta al flujo de efectivo, inversiones de recursos, etc). La apertura de cuentas bancarias para efectuar inversión y/o mantener el poder adquisitivo de los efectivos ociosos deberá efectuarse con aprobación de las instancias ejecutivas. En los casos que se obtenga avance en la cuenta bancaria, necesariamente este hecho debe registrarse en el sistema contable. No debe existir ninguna situación de excepción al respecto. Un gasto no se considera fraccionado cuando el proveedor es exclusivo del producto o servicio.

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

Aspectos a considerar El recaudo o cobro y las obligaciones a pagar son propósito del sub-sistema de Tesorería; el cual tiene que ser sometido a un control permanente por lo que la unidad de Tesorería debe estar ubicada en el nivel de decisión a fin de garantizar la independencia y la autoridad suficiente en el control de flujo de efectivo. Los funcionarios encargados de firmar los cheques deben ser acreditados legalmente ante la institución financiera. Los cheques que se expidan llevarán firmas mancomunadas de dichos funcionarios. Cuando se produzca el retiro o traslado del funcionario debe cancelarse inmediatamente su firma autorizada. Los cheques revertidos que están archivados, no deberán ser de conocimiento de los interesados, ya que se presume que algo no se cumplió a cabalidad sus contratos o servicios. El Área de revisión, aprobación y/o verificación de las conciliaciones bancarias es responsabilidad del analista contable; quién mensualmente debe realizar esta Área, en la primera semana del mes siguiente. Los ajustes contables que se generan en una conciliación bancaria deben ser respaldados por las notas de débito y crédito del banco.

Situaciones de excepción Ninguna.

En casos extremos y por situaciones ajenas a la administración de la EPSA, para salvaguardar la integridad física, financiera de la empresa, se solicitará por escrito al banco en la que se mantiene la cuenta corriente la emisión de cheques de gerencia, la misma que será regularizada contablemente. Sólo se comunicará al familiar del interesado cuando éste haya fallecido o se encuentra gravemente enfermo. En caso de denuncia o de auditoria se podrá efectuar conciliación bancaria a una fecha determinada, sin que la misma sea limitante para que se efectúe la conciliación programada por la EPSA. En el caso que existan abonos no identificados en el extracto bancario; los mismos deben ser contabilizados en cuenta transitoria, hasta que se conozca su procedencia o su naturaleza.

Tabla 7: Resumen de algunos aspectos relevantes de la actividad habitual de Tesorería y probables situaciones de excepción

4.5.5 Custodia de valores y efectivo (131) La custodia de valores comprende actividades y procedimientos relacionados con el registro, ingreso, custodia y control de valores en tesorería, en condiciones que aseguren su adecuada preservación. (132) Para desarrollar esta función la tesorería deberá realizar las siguientes actividades: a) Registro y control de valores ingresados a la tesorería. b) Velar por las condiciones de seguridad en la impresión de cheques, letras, pólizas de seguro y otros valores de tesorería. c) Custodiar los títulos y valores de la empresa susceptibles de pérdida o deterioro. d) Prestar servicios de custodia de valores a otras áreas cuando estas no dispongan de condiciones de seguridad apropiadas. e) Asumir la custodia de efectivo, en el caso de que las recaudaciones efectuadas por el Área Comercial no hayan sido depositadas en el Banco y ésta no cuente con condiciones de seguridad.

Actividades básicas

(133) Para garantizar una adecuada custodia y protección de valores de la empresa, Tesorería deberá contar con un sistema de seguridad apropiado, es decir una caja fuerte o bóveda de seguridad que cumpla los requisitos establecidos para la protección de los valores y el efectivo. SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 67 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

(134) El personal que se ocupa de la protección y manejo de estos valores debe ser sometido a un proceso de investigación y contar con un certificado de confiabilidad y buena conducta, así como tener caución.

4.5.6 Informes de tesorería (135) Las actividades de Tesorería generan también su propia información, que será, por una parte sobre el desempeño de la programación financiera inicial, y por otra sobre la documentación de las operaciones o movimiento de dinero, que tienen como destino la contabilidad.

Í Para cualquier actividad de gestión

se requiere información, de igual forma toda actividad de interés gerencial genera información; ésta debe ser debidamente ordenada y emitida

(136) En ese sentido Tesorería emitirá un parte diario donde consigna las disponibilidades en cuentas bancarias y los egresos que procesa en el día. Al mismo tiempo rinde un informe sobre el resultado de las conciliaciones bancarias cuando es necesario realizar ajustes contables, en caso contrario la información formara parte del informe resumen mensual. (137) La Tesorería habitualmente emite un informe resumen mensual de las actividades desarrolladas, en el cual también hace conocer sus criterios para el mejor manejo de esta área, informe que es remitido para conocimiento y aprobación a la gerencia correspondiente.

4.5.7 Responsabilidades funcionales del sub-sistema (138) Para lograr los objetivos que han sido asignados a la unidad o responsable de Tesorería, se ha desarrollado un breve marco referencial sobre las actividades claves que debe desarrollar al interior de la EPSA. (139) Esta sección servirá de marco referencial, para que los funcionarios de las EPSAs, tengan pleno conocimiento de las actividades y tareas principales que debe ejecutar el área de Tesorería. Otro fin básico será el de conocer el nexo de dependencias y coordinación que pueda existir con las diferentes áreas de la empresa y otras instancias externas. (140) La unidad de Tesorería, debe estar ubicada en la estructura organizacional de la empresa como un área funcional con el suficiente nivel jerárquico como para administrar los ingresos y egresos de la entidad.

Pág. 68 de 120

39-Tesoreria-V1

Tareas a realizar

Í En el organigrama de la EPSA, se

recomienda que su dependencia sea directa de la Gerencia del Área Administrativa Financiera.

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

(141) Por otra parte se sugiere que el personal asignado a esta unidad esté compuesto por un responsable y un cajero pagador. Esta unidad tiene definidos objetivos y funciones esenciales para cada uno de sus funcionarios. A continuación se describen esos aspectos. (142) Según se ha expresado la unidad de Tesorería, tiene como objetivo principal administrar los ingresos, el financiamiento o crédito y la programación de los compromisos, obligaciones y pagos para la ejecución del presupuesto de gastos, permitiendo de esta manera garantizar el funcionamiento de las actividades de la empresa.

Objetivos a alcanzar

(143) Partiendo de esas premisas los funcionarios de esta unidad deben proponerse y alcanzar los siguientes objetivos específicos: •

Programar los ingresos y egresos de la entidad.

•

Verificar que los pagos se cumplan de acuerdo a la programación realizada.

•

Controlar los conceptos por los cuales se generan los ingresos.

•

Verificar que la documentación respaldatoria de los ingresos y egresos de la empresa.

(144) De igual forma los funcionarios que pertenecen a esta unidad tienen que cumplir las siguientes funciones principales: •

Controlar, ejecutar y administrar los ingresos y egresos de la Institución de acuerdo a las políticas señaladas por el área Administrativo-financiera.

•

Analizar, aprobar y ejecutar diariamente las programaciones de pago aplicando procedimientos adecuados para la distribución de los recursos.

•

Coordinar sus actividades con el área de presupuestos.

•

Negociar y coordinar con las instituciones financieras temas relativos a las políticas diseñadas la unidad Administrativafinanciera.

•

Elevar informes periódicos a la unidad Administrativa– financiera, sobre la posición diaria de los recursos de la empresa.

•

Emitir cheques y/o fondos de todas las cuentas que mantiene la empresa en las diferentes Instituciones financieras.

•

Analizar y hacer recomendaciones al área Administrativa-financiera para la mejor canalización de los recursos obtenidos mediante crédito.

SISTEMA MODULAR

Funciones del personal

Í Estas funciones son realizadas por diferentes funcionarios dentro del subsistema de Tesorería.

39-Tesoreria-V1

Pág. 69 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

•

Mantener actualizado el Registro de Liquidaciones pendientes de pago, tanto de gestiones anteriores como de la gestión actual.

•

Procesar diariamente el pago de la programación realizada en coordinación con el área de contabilidad y presupuestos.

•

Revisar en forma diaria las conciliaciones bancarias con las instituciones donde la empresa tiene cuentas.

•

Revisión documentaría comprobantes de egreso.

•

Cumplir las disposiciones legales en vigencia sobre aspectos contables administrativos y otros, a efectos de ejercer una buena administración y distribución de recursos.

•

Retirar dinero de las diferentes instituciones financieras, para realizar diferentes cancelaciones como ser: Pago de haberes a eventuales, contratados, servicio de té y otros.

•

Administrar la Caja Chica para gastos menores exclusivamente para fines de la empresa y por ningún motivo para pagos fraccionados de compras mayores.

de

los

cheques

según

Í De acuerdo a sus necesidades,

varias áreas de la EPSA pueden contar con su propio fondo de Caja Chica, debiendo rendir cuenta de los gastos a Tesorería debidamente documentada, quien entrega a Contabilidad para su procesamiento contable.

•

Realizar trámites para el pago de viáticos al personal que realiza viajes por asuntos laborales.

•

Elaborar cierres de cargo mensualmente por las entregas con cargo de cuenta documentada realizadas por el área de contabilidad.

•

Elaborar el detalle de anticipos de haberes otorgados al personal fijo de la empresa, en coordinación con el área de personal, para efectuar los descuentos correspondientes.

•

Entregar boletas de pago al personal fijo para el cobro de haberes.

•

Elaborar el Estado de Saldos Bancarios con los extractos del banco, detallando en forma pormenorizada los cheques girados, los débitos bancarios y los cheques cobrados.

•

Girar cheques de conformidad a los comprobantes de egreso.

•

Recibir la documentación bancaria referente a débitos, abonos, traspasos y otros documentos relacionados al movimiento en entidades financieras para su registro correspondiente.

•

Entregar la documentación bancaria completa al encargado de elaborar comprobantes de ingreso para su respaldo documentario correspondiente.

Pág. 70 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

•

Registrar las transacciones bancarias en los libros de banco.

•

Elaborar diaria y mensualmente las conciliaciones bancarias de todas las cuentas corrientes que mantiene la empresa con el sistema bancario.

•

Realizar todos los trámites que estén relacionados al movimiento bancario, como son: solicitudes de traspaso, apertura de cuentas corrientes, registro de firmas autorizadas, entre otros.

•

Mantener bajo su custodia las chequeras de las diferentes cuentas corrientes que mantiene la empresa y comunicar oportunamente cualquier débito bancario que se hubiera efectuado sin autorización de las autoridades competentes.

•

Procesar comprobantes de ingreso y de egreso de acuerdo a documentación que los respalda.

•

Efectuar comprobaciones de diario detallando explícitamente la glosa que respalda la operación contable.

•

Preparar mensualmente listado de acreedores por las retenciones efectuadas al personal de la empresa, por créditos garantizados.

Í Si hacemos un balance de los resultados de la actividad de Tesorería, casi la mitad de ellas está vinculada con operaciones bancarias.

(145) En síntesis y con el propósito de facilitar el desarrollo y control de estas operaciones la siguiente Tabla 8 presenta una propuesta de secuencia ordenada de algunas de esas actividades considerando su propósito, periodicidad y responsable. Actividad Propósito Efectuar el presupuesto anual de Administrar y controlar los flujos de fondos de Tesorería con flujos mensuales ingresos y gastos del efectivo. Determinar los ingresos y gastos por la Realización detallada del presupuesto naturaleza de sus rubros y partidas anual del flujo de fondos. relacionadas con Tesorería. Determinar los ingresos y gastos por la Realización detallada del presupuesto naturaleza de sus rubros y partidas mensual del flujo de fondos relacionadas con Tesorería. Verificar la consistencia de la estructura Control de calidad de la información presupuestaria y ejecuta validaciones con el que se alimenta al paquete catálogo de cuentas de Tesorería, determina a computarizado. los acreedores, las retenciones efectuadas. Comprobar la vinculación del presuPermite ver la consistencia del requerimiento puesto con la ejecución del efectivo. Validar las transacciones Permite identificar a los acreedores y las presupuestarias que tienen relación retenciones efectuadas. con los flujos de efectivo. Establecer formalmente los procedimientos y Diseño de procedimientos y aplicación las normas involucradas en los procesos de de la normativa legal para el control. generar ingresos, egresos y control de los mismos.

SISTEMA MODULAR

Periodicidad Responsable Anual, mensual y Tesorero semanal Anual y mensual Mensual semanal

Tesorero y

Tesorero

Toda la gestión

Tesorero

Toda la gestión

Tesorero

Toda la gestión

Tesorero

A través de los Tesorería funcionarios de Operadores gestión

39-Tesoreria-V1

Pág. 71 de 120

Cap. 4. PROCESOS OPERATIVOS EN TESORERIA

Actividad Solicitud de desembolsos. Recepción de fondos. Programación inicial. Aprobación de las cuotas de desembolsos. Llenado de formularios. Solicitud de créditos. Recepción del efectivo, cheque o nota del crédito del banco. Registro en libro de ingreso o efectuar el recibo pertinente. Registro de comprobante ejecución de ingresos.

de

Solicitud de pagos. Amortizaciones de pagos. Emisión del comprobante de ejecución presupuestaria de gastos. Programar el pago. Elaborar el cheque. Abrir el fondo fijo de Caja Chica. Elaborar planillas de gastos. Revisar planilla de gastos y documentación adjunta. Abrir el fondo rotatorio. Realizar pagos de acuerdo a la programación. Elaborar planilla de gastos. Revisar planilla de gastos y documentación adjunta. Verificación de documentación que sea válida, confiable y sustentable. Emisión de cheques Llenado del cheque preimpreso. Firmas por los responsables. Sellos de seguridad. Anulación de cheques. Archivo de cheques. Solicitud de extractos bancarios Conciliación bancaria Efectuar el cruce de información entre el libro de bancos y el extracto bancario. Realizar los asientos contables de los débitos y créditos efectuado por el banco.

Propósito Periodicidad Determinación de ingresos adjunto a los Anual controles y documentos a utilizar.

Responsable Tesorero

Información específica sobre la programación inicial de requerimientos de desembolsos. Diario y a Tesorero Información para la aprobación de las cuotas requerimiento de desembolsos. Determinar la documentación necesaria y Diario y a suficiente para proceder con el registro Cajero requerimiento contable. Alimentar a la base de datos para su Diario y a procesamiento y reportar estados de la Tesorero requerimiento contabilidad integrada. Determinación de los gastos adjunto a los Anual Tesorero controles y documentos a utilizar. Hacer efectivo las obligaciones generadas en pagos de sueldo, contratistas, proveedores de Toda la gestión bines, servicios y gastos operativos.

Tesorero

Normar el manejo de los fondos fijos de Caja Chica entregado a funcionario responsable A requerimiento para gastos menores.

Funcionario independiente al manejo contable

Normar el manejo de los fondos Rotatorios A requerimiento entregados a unidades internas de la EPSA.

Funcionario responsable de cualquier área de la EPSA

Control del movimiento de fondos en A través de la Tesorero cumplimiento al control interno. gestión Determinar reglas para la seguridad de A través de la Cajero cheques. gestión Seguridad de la emisión de cheques.

A través de la Tesorero y Cajero gestión

A través de la Cajero auxiliar gestión Determinar el saldo correcto en la cuenta Responsable de Mensual bancos. bancos Precautelar cobros indebidos.

Verificar los débitos y créditos bancarios.

Mensual

Ajustar la cuenta Bancos al saldo correcto Mensual determinado en la conciliación.

Responsable bancos

de

Liquidador analista contable

Tabla 8: Actividades a realizar por el personal de Tesorería según propósito y periodicidad

Pág. 72 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

5.

! ? #

Los procesos de tesorería resumen un conjunto de operaciones financieras aparentemente complejas, pero que en la práctica se convierten en un mecanismo que permite a la institución movilizar de forma programada y ágil los recursos de que dispone y a la vez asegurar la entrada segura y ordenada de nuevos fondos para su crecimiento económico. 6. Estas operaciones implican un alto grado de responsabilidad y eficiencia, requiriendo por parte de sus funcionarios de gran capacidad y dedicación. Ello debe demostrarse ante todas las instituciones con las que la empresa mantendrá relaciones directas de trabajo, dándole prestigio y autoridad, especialmente con las entidades bancarias. 38. ¿Cuáles son las medidas de seguridad que deben aplicarse para lograr una correcta custodia del efectivo? 39. El informe de disponibilidades de la empresa debe emitirse mensualmente por Tesorería para garantizar un adecuado movimiento de fondos. ¿Es correcta esa afirmación? Explique su respuesta. 7. El manejo y control de recursos financieros por parte de una empresa siempre implica riesgos y responsabilidad. Es por ello que la administración de fondos debe realizarse necesariamente a través de cuentas bancarias, evitando el uso de efectivo en las operaciones que generan recursos para la entidad. En ese sentido deben seguirse los pasos que se presentan en este capítulo, a fin de no cometer errores y alejar la posibilidad de mal manejo de esos recursos o pérdidas que impliquen daños económicos a la institución o sanciones a personas relacionadas con este proceso.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 73 de 120

Cap. 5. OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS A TESORERIA

5.

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS A TESORERIA (146) En el presente cap. veremos algunas funciones que también atañen al manejo operativo de fondos, pero que sin embargo no forman parte del modelo de tesorería que se propone en este texto. Como ya se ha dicho en el párr. (15), el motivo de ello es el principio que en tesorería no se debería manejar efectivo.

5.1

Desembolsos de efectivo desde caja chica (147) Los fondos que se manejan en la EPSA pueden ser de dos tipos según su movimiento: a) un fondo rotatorio es aquel creado para un fin específico de egreso, y es manejado a través de una cuenta corriente bancaria abierta a nombre de la empresa. Este fondo debe ser recuperado en un período de tiempo determinado para una nueva utilización (ver párr. (16)). b) un fondo fijo o Caja Chica está hecho para hacer pagos en efectivo. Su nivel se define, de acuerdo con las necesidades de la empresa, y se los repone antes que la anterior dotación se haya gastado. (148) La creación y manejo de fondos fijos Í No sé por qué le dicen fondo fijo de Caja Chica debe realizarse por parte de la si se mueve constantemente; y empresa de acuerdo a sus necesidades; con el algunos los mueven demasiado. propósito de hacer pagos en efectivo por gastos menores exclusivamente para fines de la entidad, y por ningún motivo se utilizaran para pagos fraccionados de compras mayores que excedan los límites autorizados en el reglamento interno. Para ese fin se deberán seguir los procedimientos de contratación de bienes o servicios pertinentes. (149) Los fondos de caja chica, tienen como objetivo cubrir en efectivo gastos menores y de emergencia que tiene la empresa, estos fondos son proporcionados periódicamente por tesorería a los responsables designados para su manejo, a través de un cheque con cargo a rendición de cuentas debidamente documentada. (150) Los pagos con cargo a los fondos de Caja Chica deben efectuarse a la presentación de comprobantes prenumerados, debidamente preparados y autorizados. Dichos comprobantes deberán ser rotulados con el sello de cancelado y archivados al momento de efectuarse el respectivo desembolso. (151) Debe ser responsable de cada fondo de Caja Chica un funcionario independiente del cajero principal de la empresa y de otros que realicen funciones contables o financieras.

Pág. 74 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

(152) Como se trata de un fondo reembolsable con la intención de mejorar la operatividad del sub-sistema, el encargado de su administración o custodio, debe Í Aquí se pone de manifiesto la solicitar la reposición del fondo una vez capacidad del funcionario encargado de prever anticipadamente las agotado el 70% del fondo fijo, permitiendo un necesidades de reposición sin caer margen de seguridad para atender los en la falta de fondos cuando se requerimientos; mientras se tramita el reembolso necesita con urgencia. de fondos. (153) La planilla de gastos debe ser presentada mínimamente en dos ejemplares, es decir, un original y una copia. El original debe quedar en poder de Contabilidad, con el propósito de establecer su correcta elaboración y dar validez a su documentación sustentatoria y posteriormente proceder a su reposición. La copia debe quedar en poder de la instancia responsable del manejo de los fondos de Caja Chica, para efectos de su respaldo. (154) Las planillas que pueden ser utilizadas para la rendición de estos gastos, se presentan en las Figs. 14 y 15.

EMPRESA DE SERVICIOS DE AGUA “XYZ” Rendición de Gastos de Caja Chica Del 01 de agosto al 31 de diciembre de 2001 Formulario No. 0025 Fecha

Detalle

01/08/01 02/08/01 05/08/01 12/08/01 15/08/01 8/08/01 20/08/01 31/08/01

Desembolso Caja Chica Compra de material de Escritorio Por pasajes (taxi) Arreglo vehículo Compra de azúcar y café (Servicio Pago de periódico (mes anterior) Fotocopias Envío de correspondencia (pago del mes)

No. Cheque/ Factura o Recibo 3115 8756 0001 6544 922 0002 0003 3865

Ingreso Bs.600

Egreso Bs.0 30 6 95 63 90 56 86

Saldo Bs.600 570 564 469 406 316 260 174

TOTAL FONDO FIJO (Bs.-) 600 TOTAL GASTOS EFECTUADOS (Bs.-) 426 SALDO A LA FECHA (Bs.-) 174 Firma Responsable Adm. Caja Chica: ....................................................

Fig. 14: Formato para rendición de gastos de Caja Chica (con ejemplos)

(155) En la Fig. 14 se aprecia la rendición de gastos que se puede utilizar por los responsables de la administración de fondos fijos destinados a Caja Chica. Por otro lado, la Fig. 15 es un ejemplo que puede ser utilizado por el área contable de la EPSA, para el control de los gastos ejecutados por Caja Chica. Para ser contabilizado el manejo de estos fondos se sugiere que el encargado de contabilidad utilice la siguiente planilla:

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 75 de 120

Cap. 5. OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS A TESORERIA

EMPRESA DE SERVICIOS DE AGUA “XYZ” Control de Gastos de Caja Chica Del 01 de agosto al 31 de diciembre de 2001 Formulario No. 0025

Fecha 01/08/01 02/08/01 05/08/01 12/08/01 15/08/01 18/08/01 20/08/01 31/08/01

Detalle Desembolso Caja Chica Compra de material de Escritorio Por pasajes (taxi) Arreglo vehículo Compra de azúcar y café (Servicio Pago de periódico (mes anterior) Compra de la Gaceta de publicaciones Envío de correspondencia (pago del mes)

No Cheque / Total Ingreso Factura o Importe Bs. Recibo Bs. 3115 600 0 8756 30.0 0001 6.0 6544 95.0 922 63.0 0002 90.0 0003 56.0 3865 86.0

TOTAL FONDO FIJO (Bs.)

600.0

TOTAL GASTOS (Bs.)

426.0

SALDO A LA FECHA (Bs.)

174.0

Total Gasto

IVA

3.9 12.35 8.19 11.18

600.0 26.1 6.0 82.65 54.81 90.0 56.0 74.82

Apropiación Contable Bancos Moneda Nacional Materiales de Escritorio Pasajes y Viáticos Mantenimiento Vehículo Servicio de Té Gastos de Comunicaciones Gastos de Comunicaciones Gastos de Comunicaciones

Nota: Los Números 0001 al 003 corresponden a recibos de Caja Chica. Vº Bº Contador:....................................................

Fig. 15: Formato para control de gastos de Caja Chica (con ejemplos)

5.2

Administración de cajas (156) Este es un subproceso del Área Comercial que consiste en la recaudación del efectivo como resultado de la venta de bienes y servicios por parte de la empresa. Por lo general en cada EPSA, existe una área denominada Caja, cuya función principal es el cobro de las facturas emitidas por concepto de los servicios que prestan.

Tesorería y cajas

(157) Sin embargo, existen situaciones en las que empresas como las EPSAs, realizan el cobro de sus servicios a través de entidades financieras; en ambos casos el área de Tesorería debe prever contar y manejar información actualizada sobre los ingresos percibidos y su depósito en cuentas bancarias; con el propósito de conocer el estado real existente y en su caso tomar las acciones de ajuste pertinentes. (158) Para estas operaciones, en contabilidad se mantiene una cuenta del grupo disponible del activo, que sirve para registrar el movimiento de dinero de curso legal que posee una empresa.

Í Ello permite llevar el control de

los cheques, así como su situación de entrega al interesado y las reversiones de los mismos.

(159) En el lado de los débitos se registran todos los ingresos de efectivo y cheques que por venta de servicios al contado y/o pago de deudores. En el lado de los créditos las salidas de efectivo y/o cheques por concepto de depósitos en instituciones financieras o de crédito (Bancos, Mutuales, Cooperativas y otras) y pago por compra de bienes y servicios. Pág. 76 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

(160) El registro de la cuenta caja en la posición financiera (Balance General) es en Activo corriente o circulante, en el rubro de Disponible. (161) El movimiento de fondos de la empresa, reflejados como débitos y créditos determinan el esquema de cuentas, mediante incrementos y disminuciones. Ello se representa en la Fig.16. CAJA

DEBITOS

AUMENTOS

CREDITOS

DISMINUCIONES

Se debita o se carga la cuenta por todo Se acredita o se abona por toda salida de ingreso de efectivo o cheque recibido en pago efectivo o cheque emitido como pago por la o endosamiento por la venta de servicios o compra de bienes o servicios. bienes.

Fig. 16: Esquema de cuentas que muestra los movimientos de débitos y créditos que se registran contablemente en la cuenta caja en las empresas (162) La administración de caja lleva implícito una serie de procesos que tienen lugar regularmente durante las operaciones financieras de la empresa, que vinculan las áreas de Comercial y Tesorería. Estas operaciones son: •

Flujo de caja

•

Desembolsos en cheque

•

Arqueos de caja

•

Arqueos sorpresivos de fondos y valores

Procesos de caja

(163) Las dos primeras son ejecutadas por Tesorería y ya han sido descritas antes (ver caps. 4.1 y 4.3.1). El Arqueo (de arca) = arqueo de caja es el recuento físico que se Í reconocimiento de los caudales y realiza del dinero (billetes, moneda y cheques) y papeles que existen en la caja de otros valores existentes en caja en una una casa, oficina o corporación. determinada fecha, para verificar si el manejo del efectivo por el responsable es idóneo. (164) Estos arqueos tienen que ser efectuados en forma sorpresiva y por personal que nada tiene que ver con la administración ni manejo de efectivo, tales como, el auditor interno, auditor externo, contador, otros.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 77 de 120

Cap. 5. OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS A TESORERIA

(165) El arqueo sorpresivo de valores es el procedimiento mediante el cual se realiza un control sorpresivo de valores de la empresa para verificar su integridad y adecuado control. (166) La existencia de fondos y valores de la empresa, cualquiera sea su origen, debe estar sujeta a comprobaciones físicas mediante arqueos sorpresivos periódicos, practicados por funcionarios independientes de quienes tienen la responsabilidad de su custodia y registro. (167) Para la ejecución de este proceso de administración de caja se requiere designar un personal que cuente con caución, es decir una garantía Í Se recomienda que las EPSAs no de confiabilidad de esa persona sobre el públicas apliquen alguna forma de manejo de efectivo y valores de la empresa. garantía de seguridad y protección de sus fondos, que pueden ser objeto de Si bien este requisito es obligatorio para las robo o mal manejo. entidades estatales y no para las no públicas. 7.

! ? 

40. 41. 42. 43.

11.

8.

#

Pág. 78 de 120

Como ya se ha expresado en varias oportunidades, la tesorería mantiene una estrecha relación con el sistema Comercial y esta se establece precisamente a través de la Caja Chica. Esta supuestamente “chica” entidad dentro de la empresa representa un elemento de gran actividad e importancia para la misma, pues como se ha visto, facilita el movimiento rápido de pequeñas cantidades de efectivo que permite solucionar grandes problemas. ¿Cómo se realiza la creación y manejo de fondos de Caja Chica? ¿Cuál es el papel de Tesorería con relación a la Caja Chica? Mencione los procesos que vinculan el Area Comercial y Tesorería, y explique en qué consiste el arqueo de caja. La caución es requisito obligatorio en las empresas privadas y no así en las públicas, para poder calificar a un cargo de administración de caja. ¿Está de acuerdo Ud. con esta afirmación? Explique su respuesta. Revise la organización de la actividad de tesorería en su empresa y presente un análisis crítico del proceso de control de los fondos derivados de la administración de las cajas recaudadoras principales y de los desembolsos de Caja Chica. Como en otras entidades empresariales, en las EPSAs es esencial que la tesorería cumpla cabalmente con la elaboración y control preciso de información derivada del proceso de recaudación general y manejo de efectivo; ya sea de las principales cajas recaudadoras que cobran el servicio como del uso de los fondos de Caja Chica.

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

6.

RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA TESORERÍA

6.1

Aspectos gerenciales (168) Como hemos visto en caps. anteriores, el objetivo principal de las funciones de tesorería es garantizar un saldo disponible (liquidez) de recursos financieros para el pago de obligaciones que asegure la normal ejecución presupuestaria. (169) La nueva concepción de la administración financiera es contar con una tesorería precisa y ágil que administre los fondos con un criterio gerencial, más precisamente: que produzca la información necesaria para la formación de criterios gerenciales, y que reaccione “como reloj” a criterios gerenciales emitidos. (170) Entonces, el beneficio de las actividades de Tesorería no consiste solamente en el mero control de los movimientos de fondos. Su beneficio se maximiza recién cuando en los niveles ejecutivos en las EPSAs

Beneficios esperados

•

se genere el compromiso y la dedicación necesarias para garantizar el buen funcionamiento del Sub-sistema de Tesorería

•

exista una predisposición a hacer uso exhaustivo de la información arrojada por el Sub-sistema, Í No confundir con otro SIG: idealmente en el contexto de un Sistema de Sistema de Información Geográfica. Información Gerencial (SIG).

Solamente dadas esas condiciones, se logrará •

administrar los recursos financieros de acuerdo a un programa de los pagos de la EPSA

•

planificar, coordinar y controlar presupuesto de ingresos y gastos

•

informar diariamente respecto al movimiento diario de efectivo y sus saldos de liquidez

•

ejecutar los egresos de forma orientada en la programación de pagos para el período

•

conocer el comportamiento de la ejecución financiera en relación con su programación en el período

•

reprogramar inmediatamente los pagos en caso de insuficiencia de fondos

•

cumplir sus actividades de forma eficaz, eficiente y oportuna.

la

ejecución

del

(171) Aunque el proceso de desembolsos responde a una programación bien realizada, debe tomarse en cuenta que estos pueden verse sometidos a situaciones eventuales que exigen SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 79 de 120

Cap. 6. RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA TESORERÍA

una respuesta inmediata y decisiones que implican ajustes o cambios en su ejecución. La empresa debe estar preparada para enfrentar tales circunstancias y tener previstas estrategias de reprogramación ante la necesidad de nuevas actividades a realizar, la imposibilidad de cumplir determinada operación planificada o la falta oportuna de fondos propios para cumplir las obligaciones previstas. Ante estas situaciones la empresa debe estar preparada y aplicar políticas o ajustes en los programas de desembolso o financiamiento. (172) Un elemento importante a considerar por parte de la gerencia de la empresa para evaluar y asegurar la calidad de la gestión financiera de la entidad es su grado de liquidez y las variaciones de la misma en cada gestión. (173) El grado de liquidez de una empresa es la velocidad con que los activos fijos y de trabajo se convierten en dinero efectivo, y se determina por su capacidad de cumplir con sus obligaciones en los períodos determinados; puesto que para hacer frente a sus obligaciones, la Í Tener o no tener (plata): ¡he ahí la cuestión! empresa necesita dinero en efectivo. (174) El método más integral para medir la capacidad que tiene una empresa de disponer de fondos cuando los necesita, es el de contar con un adecuado flujo de caja. Si se confecciona semanal y mensualmente, este procedimiento es uno de los instrumentos más valiosos de que dispone el sistema financiero, porque muestra el estado de liquidez que resulta de las operaciones del período, permite mantener en todo momento la información de que, el dinero disponible, es suficiente para hacer los pagos necesarios; y si es posible, tener además un saldo razonable para egresos de emergencia; es decir contar con la información sobre: •

los momentos en que se necesita el efectivo,

•

la disponibilidad del mismo con relación a la necesidad, y

•

la cantidad de efectivo que debe reunirse para evitar dificultades.

Indicadores de liquidez

(175) Otras técnicas que indican la capacidad que tiene la empresa de cumplir con sus obligaciones es a través de la relación de liquidez, que puede ser de dos Í Verdad nomás que se pone ácida tipos: relación (razón) activo-pasivo y la la cosa ante la falta de liquidez. inmediata o prueba ácida. (176) La primera, está dada por la relación entre activo corriente dividido entre pasivo corriente, y es un indicador que se extrae del balance de la empresa y sirve para medir la capacidad de pago de las deudas en el corto plazo. Una regla general utilizada es que el indicador tenga como resultado, una relación de 2 a 1 para ser satisfactorio; si es mayor, puede Pág. 80 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

indicar que los recursos no productivamente en la empresa.

están

siendo

utilizados

(177) La relación de liquidez inmediata o prueba ácida, se calcula como complemento del indicador anteriormente citado; solo que se extraen del activo corriente, los inventarios y los gastos pagados por anticipado; es decir esta prueba relaciona (divide), los activos corrientes de alta liquidez (caja, bancos, valores negociables y cuentas por cobrar) con los pasivos corrientes. Un resultado de liquidez inmediata de 1 o un poco más, se consideraría satisfactorio (178) A la hora de instaurar una unidad propiamente dicha de Tesorería en una EPSA (grande o mediana), cabe recordar lo dicho en el párr. (10) sobre la relativa importancia estratégica de la Tesorería en el contexto funcional de la EPSA.

6.2

Aspectos operativos (179) Los procedimientos o rutinas que fueron definidos en el presente texto y los formularios a utilizar, constituyen los aspectos operativos del sub-sistema de Tesorería a aplicarse en la EPSA.

Recomendaciones operativas”

(180) En el orden operativo, se recomienda a los tesoreros hacer énfasis en lo siguiente: •

centralizar la administración de fondos (principio de unicidad de caja; ver párr. (18))

Í Eso no quiere decir que se agarren la

plata para ellos (aunque siempre puede haber algún vivo que, aprovechando su acceso privilegiado, saquea la empresa).

•

velar por el depósito inmediato de fondos en las entidades financieras

•

hacer conciliaciones bancarias periódicas, preferentemente diarias y, en caso de detectar saldos que no pueden ser conciliados. informar a contabilidad para que, previo análisis, realice los ajustes contables correspondientes

•

elaborar el estado de flujo de caja (efectivo)

•

asegurar que los egresos estén siempre sujetos a las disponibilidades, al presupuesto y a la programación de operaciones si corresponde

•

agilizar los pagos de obligaciones

•

fomentar el uso de las transferencias para el pago de sueldos y reducir el uso de cheques con ese fin

•

ser prolijos en la custodia de los cheques

•

aplicar los documentos y formularios propuestos en el presente texto o ajustar los que actualmente se utilizan la empresa.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 81 de 120

Cap. 6. RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA TESORERÍA

(181) Estos aspectos deben ser tomados muy en cuenta para que el rol operativo de tesorería no se reduzca al de un mero pagador, y para que se transforme en un auténtico sistema de administración de fondos con capacidad normativa.

6.3

Soporte informático (182) Un mucho la Tesorería, procurar o

aspecto importante que sin duda puede facilitar implementación de los procesos operativos de es software informático que la EPSA debe sino desarrollar por su cuenta.

(183) En el país no existe ningún paquete exclusivo para Tesorería. En la práctica de las EPSAs se están utilizando programas informáticos correspondientes a los Sub-sistemas de Contabilidad, p.ej. el Sistema de Información y Desarrollo (SID) para control de contabilidad, activos fijos y almacenes; y Presupuestos (p.ej. el SIGMA para Í Existen numerosos ejemplos de instituciones estatales), a los cuales estos programas, y puede afirmarse posiblemente se podría integrar un módulo para que cada día aparece uno nuevo. tesorería, aunque ciertamente con una serie de problemas. (184) Lo más recomendable para una adecuada gestión financiera, es la integración mínimamente de los Subsistemas de Presupuesto, Contabilidad Financiera y Tesorería (y mejor aún otros más) en un único paquete informático modular (ver la idea básica de un módulo de contabilidad integrada en la Fig. 4). A continuación se comentará dos paquetes integrados existentes que incluyen tesorería, los cuales pueden servir de ejemplo o por lo menos orientación para la concepción y el diseño de un paquete (semi) integrado hecho a la medida para las EPSAs.

Ejemplos de informatización

(185) El “Sistema Integrado de Información Financiera” (SIIF) desarrollado por el proyecto SAFCO–ILACO, y actualmente se encuentra funcionando en las Prefecturas y en los Municipios tipo “D”. Este software cuenta con los siguientes componentes o módulos relacionados a tesorería, entre otros: •

“Programación de pagos”: Permite introducir en una base de datos todos los compromisos y obligaciones que la entidad debe cumplir en un período que puede ser mensual, trimestral, semestral o anual.

•

“Verificación y aprobación de pagos”: Aquí se cruza la información introducida con el Sistema de Presupuestos. Si éste reporta que existen los fondos presupuestados para ejecutar el pago, entonces se aprueba el pago y se lo compromete.

Pág. 82 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

•

“Generación de cheque”: Este módulo emite el cheque y lleva en registro electrónico, el Libro de Bancos. Algunas entidades pueden tener comunicación “en línea” con el banco, para conocer el estado de cuentas.

•

“Realización de pago”: Es el momento en el que el tesorero pagador hace efectivo el cheque y lo reporta en el sistema el pago, para luego pasar esta información al sistema contable para que registre contablemente el pago.7

(186) El otro software que cabe mencionar aquí es el “Sistema Integrado de Contabilidad, Costos y Presupuestos” (SIMCOP) desarrollado en 1998/99 por el PFI para las EPSAs SeLA (Oruro) y AAPOS (Potosí) donde también se encuentra funcionando 8

Integración y automatización

(187) Este software fue desarrollado con el apoyo de la GTZ y ANESAPA e intenta integrar los procesos derivados de Presupuestos, costos y contabilidad, en las que se toman en cuenta también las operaciones financieras ejecutadas por la unidad de Tesorería; cuyo efecto influye en los sub-sistemas antes mencionados. (188) Este sistema permite la automatización de los procesos de ejecución seguimiento y control en el área administrativa financiera. El programa utiliza un clasificador de cuentas y relacionadores presupuestario-contables, que facilita la realización de:

Aunque en la práctica existen alternativas de utilización de módulos independientes, creados para diferentes tareas de control financiero, lo ideal es el uso de un programa único en el que se integren todas las operaciones financieras.

Í

•

el registro y control inmediato de cuentas contables y presupuestarias,

•

la elaboración de balances oportunos y confiables,

•

el reporte detallado de libro de caja y bancos, y

•

la estimación de los costos de producción por metro cúbico de agua.

(189) El paquete consta de tres módulos integrados: Presupuesto, Contabilidad y Costos. Aunque no tiene un modulo especifico de tesorería, en su funcionamiento si facilita la ejecución de las operaciones relacionadas con el control de fondos.

7

Para recabar mayor información sobre el SIIF, comunicarse con la Contraloría General de la República. 8 Para recabar mayor información sobre este sistema, comunicarse con ANESAPA. SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 83 de 120

Cap. 6. RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA TESORERÍA

8.

! ?

9.

44. 45. 46. 12.

Como se ha podido ver a lo largo del texto el objetivo principal de la tesorería es garantizar una adecuada disponibilidad (liquidez) de recursos financieros para el pago de obligaciones, que asegure la normal ejecución presupuestaria, a través de un grupo importante de operaciones financieras. Para ello también existen indicadores que permiten evaluar esta gestión. Una herramienta de gran utilidad es la posibilidad de contar con programas informáticos que facilitan y agilizan todos los procesos de ésta y otras actividades financieras. Al mismo tiempo tiene la ventaja de permitir la integración de las diferentes actividades del área Administrativa-financiera. ¿Qué importancia le concede Ud. al estado de liquidez de una empresa? Si Ud. es el tesorero de una EPSA y a mediados de la gestión se da cuenta que se encuentra en un estado de falta de liquidez para asumir los compromisos de pago, ¿qué conducta asumiría? Discuta las ventajas y desventajas que presentan los programas informáticos para integrar las funciones y la información financiera. A continuación se presentan datos obtenidos del Balance Financiero de una EPSA (en Bs.): Efectivo Cuentas por cobrar Provisión por cuentas incobrables Inventario de almacén Vehículos Terrenos Equipos Depreciación acumulada vehículos Depreciación acumulada equipos Cuentas por pagar Documentos por pagar Bonos por pagar Capital social Utilidades retenidas Venta de servicios Costo de ventas Gastos de administración Gastos de comercialización Gastos de intereses Utilidad neta del período



9.

#

88.000 60.000 4.000 92.000 21.000 38.000 112.000 8.000 11.000 70.000 48.000 65.000 110.000 67.000 250.000 115.000 36.000 25.000 6.000 28.000

Calcule la razón de liquidez y la prueba ácida. Como hemos apreciado, dentro del Área Administrativa Financiera se requiere un adecuado proceso de preparación y organización del personal que trabaja en ella. El desarrollo de las funciones y el cumplimiento exitoso de los objetivos está actualmente vinculado al empleo de la tecnología informática y la aplicación a esta área de la economía, visto con un enfoque integral y dinámico que facilita e impulsa un mejor resultado contable.

***

Pág. 84 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

ANEXOS ANEXOS

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 85 de 120

ANEXO 1

Anexo 1: Formato de planificación del módulo (FPM) Administrativa-financiera

Area:

Objetivo del Programa:

Código: 4

Código: 4.2

Programa: Administrar los recursos

Los/las participantes conocerán la normativa y procedimientos para la administración de las disponibilidades de recursos y los compromisos de su EPSA Código: 4.3.4

Requisitos:

Tener conocimientos administración financiera.

básicos

Módulo:

TESORERIA

Objetivo terminal del Mód.:

Los/las participantes Tiempo total estarán capacitados para el manejo del financiamiento y la programación de los [hr:min reloj]: compromisos y pagos de su EPSA.

en

16:00

Objetivo parcial Tema y contenidos

Prerrequisitos

Los/las participantes

4.3.4.3

... conocen los La tesorería: • Conocimientos básielementos teóricos y 1. Definición y conceptos básicos de cos de administración definiciones básicas Tesorería financiera, preferentede la tesorería 2. Particularidades de la tesorería en las mente egresado de EPSAs las carreras de economía, auditoria, administración de empresa o ingeniería comercial ... conocen el rol El subsistema de tesorería y otros • Idem anterior fundamental del sistemas operativos: subsistema de 1. La tesorería como subsistema Tesorería en el 2. Interrelación con otros sistemas proceso de adminis- 3. Relaciones con otros sub-sistemas del área administrativa-financiera tración financiera y su interrelación con otros sistemas de la empresa ... comprenden las Normativa de la tesorería: características, el 1. Normativa legal y reglamentaria marco legal y 2. Normativa específica normativo que rige el funcionamiento del sistema de Tesorería.

4.3.4.4

4.3.4.2

4.3.4.1

Cód.

UNIDADES TEMÁTICAS

... estarán capacitados para identificar de manera gráfica y conceptual los procesos operativos de la Tesorería y a definir sus características.

Pág. 86 de 120

• Conocimientos básicos de administración financiera, preferentemente egresado de las carreras de economía, auditoria, administración de empresas o ingeniería comercial.

Procesos operativos en tesorería: • Idem anterior 1. El proceso de programación de flujos de caja 2. El proceso de administración de cobros 3. Procesos de ejecución de desembolsos 4. El proceso de conciliación diaria de cuentas bancarias 5. Consideraciones operativas transversales

39-Tesoreria-V1

Bibliografía Recomendada

Tiempo [hr:min reloj]

• Juan Funes 03:00 “Contabilidad de Costos”, Cochabamba – Bolivia, 2000.

03:00 • Idem anterior • Normas Básicas del Sistema de Tesorería y Crédito Público • Normas Básicas del Sistema del Sistema de Contabilidad Integrada 02:00 • Ley SAFCO • Normas Básicas del Sistema de Tesorería y Crédito Público • Normas Básicas del Sistema del Sistema de Contabilidad Integrada 05:00 • Idem anterior

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

4.3.3.6

4.3.3.5

Cód.

UNIDADES TEMÁTICAS Objetivo parcial Tema y contenidos

Prerrequisitos

Los/las participantes ... estarán capacitados para reconocer y ejecutar otros procesos operativos relacionados con la Tesorería ... estarán informados sobre las acciones que deben seguir de acuerdo a la organización de la empresa los niveles ejecutivos y operativos, para el funcionamiento del subsistema de Tesorería.

SISTEMA MODULAR

Bibliografía Recomendada

Tiempo [hr:min reloj]

Otras funciones relacionadas a tesorería: • Idem anterior 1. Desembolso de efectivo desde caja chica 2. Administración de caja

• Idem anterior

01:30

la • Idem anterior

• Idem anterior

01:30

Recomendaciones para implementación del subsistema: 1. Aspectos gerenciales 2. Aspectos operativos 3. Soporte informático

39-Tesoreria-V1

Pág. 87 de 120

ANEXO 2

Anexo 2: Normas legales y otras que rigen las actividades administrativa-financieras de las EPSAs

3

X X X

4 5

X X X X X X X X X X X X

6

X X X X X X X X X

7

X X X

X

X

8

X X X

X

X

9

X X X X

X

X

10

X X

11

X X X

12

X X X X X X X X X

9

X X

X

Entidad emisora

(DD/MM/AA)

11 Decreto Ley 14379 Código de Comercio Ley 843 Impuestos R.M. 704/1989 Reglamento para la elaboración, presentación y ejecución de presupuestos Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales ("SAFCO") D.S. 23251 Reglamento de modificaciones al presupuesto de gasto D.S. 23318-A Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública R.S. 216768 Normas Básicas del Sistema Nacional de Inversión Pública R.S. 216779 Normas Básicas del Sistema Nacional de Planificación R.S. 216784 Normas Básicas del Sistema de Programación de Operaciones R.S. 217055 Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa del Sector Público R.S. 217095 Normas Básicas del Sistema de Presupuestos R.S. 218040 Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrado

12 25/02/77 20/05/86

13 Poder Ejecutivo de la Nación Honorable Congreso Nacional

17 16 15 14

3 4 5 6 7 8 9 X X X X X X X X X

Nombre del instrumento normativo

Vigencia desde

CAPYS Cooperativas Privadas Públicas

2

10

Activos Fijos Almacenes Adquis. Bienes y Serv Contabilidad de Costos Contabilidad Financiera Tesorería Presupuesto

1 1 2

X

Contabilidad Integrada

Planif. Operativa Anual

Norma No. (x antigüedad )9

Obligatorio en las EPSAs

Subsistema / Módulo afectado

22/06/89

Ministerio de Hacienda

X

20/07/90 13/08/92

Honorable Congreso Nacional Poder Ejecutivo de la Nación

X X

03/11/92

Poder Ejecutivo de la Nación

X

18/06/96

Poder Ejecutivo de la Nación

X X X X

26/07/96

Poder Ejecutivo de la Nación

X

16/08/96

Poder Ejecutivo de la Nación

X

20/05/97

Poder Ejecutivo de la Nación

X

04/06/97

Poder Ejecutivo de la Nación

X

29/07/97

Poder Ejecutivo de la Nación

X

X X X X X X X X

Los instrumentos normativos están ordenados por antigüedad de vigencia.

Pág. 88 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

---

15

X X

16

X X

17

X X

X

18

X X

19

X X X X X

20

X X

X X

X

21

X X

X X

X

22

X X

X X

X

23

X X X

24

X X

25

X

SISTEMA MODULAR

X

X X

Entidad emisora

(DD/MM/AA)

11 Ley 1788 de Organización del Poder Ejecutivo R.S. 217064 Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal Res. Adm. Regulatoria ??? Guías para la elaboración del Programa de Operaciones en las Superintendencias Sectoriales Res. Adm. Regulatoria SA 1098/1998 Guías para la formulación, seguimiento y control del Programa de Operaciones Anual R.S. 218056 Normas Básicas del Sistema de Tesorería Ley 2066 modificatoria a la Ley 2029 de Servicios de Agua Potable y Alcantarillado Sanitario D.S. 25875 Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA) D.S. 25964 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios D.S. 26144 Complementación de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios D.S. 26208 Complementación de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios R.M. 717/01 Directrices de formulación presupuestaria para la gestión 2002 R.M. 718/01 Clasificador presupuestario para el año 2002 D.S.26449 Procedimiento para la remisión de la información de contrataciones estatales 39-Tesoreria-V1

12 16/09/97

13 Honorable Congreso Nacional

17 16 15 14

14

Nombre del instrumento normativo

Vigencia desde

CAPYS Cooperativas Privadas Públicas

3 4 5 6 7 8 9 X

10

Activos Fijos Almacenes Adquis. Bienes y Serv Contabilidad de Costos Contabilidad Financiera Tesorería Presupuesto

2 X

Contabilidad Integrada

Planif. Operativa Anual

Norma No. (x antigüedad )9 1 13

Obligatorio en las EPSAs

Subsistema / Módulo afectado

23/05/97

Poder Ejecutivo de la Nación

X

??/??/97

Superintendencia General del SIRESE

X X X X

13/04/98

Superintendencia de Aguas

X X X X

27/01/98

Poder Ejecutivo de la Nación

X

11/04/00

Honorable Congreso Nacional

X X X X

18/08/00

Poder Ejecutivo de la Nación

X

21/10/00

Poder Ejecutivo de la Nación

X

06/04/01

Poder Ejecutivo de la Nación

X

07/06/01

Poder Ejecutivo de la Nación

X

27/08/01

Ministerio de Hacienda

X

27/08/01

Ministerio de Hacienda

X

18/12/01

Poder Ejecutivo de la Nación

X

X

Pág. 89 de 120

ANEXO 2

27 28

X

11 D.S. 26455 Ambito de responsabilidades del uso y administración de X X X X X X X X información del SIGMA R.M. 013/02 Reglamento de Operación del Sistema de Información de X X Contratación Estatal Ley 2331 Financial o Ley del Presupuesto General de la Nación – X X Gestión 2002

29

X X

30

X

31

X X

32

X X

13

(DD/MM/AA)

10

26

Entidad emisora

17 16 15 14

3 4 5 6 7 8 9

Nombre del instrumento normativo

Vigencia desde

CAPYS Cooperativas Privadas Públicas

Activos Fijos Almacenes Adquis. Bienes y Serv Contabilidad de Costos Contabilidad Financiera Tesorería Presupuesto

2

Contabilidad Integrada

Planif. Operativa Anual

Norma No. (x antigüedad )9 1

Obligatorio en las EPSAs

Subsistema / Módulo afectado

X X Normas Internacionales de Contabilidad Plan Nacional de Saneamiento Básico 2001-2010 Guía para la presentación de información del Plan Operativo Anual (POA) ("Guía - D") Contratos de Concesión EPSA - SISAB

12

19/12/01

Poder Ejecutivo de la Nación

X

28/01/02

Ministerio de Hacienda

X

08/02/02

Honorable Congreso Nacional

X

actualiz. 2001 10/01 02/02 ---

Comité de Normas Inter-nacionales de Contabilidad Ministerio de Vivienda y Servicios Básicos (MVSB) Superintendencia Sectorial Saneamiento Básico (SISAB)

X X X X X X X X X X X X X X X X

Conclusiones de la FT4: • •

En percepción de los autores de los módulos del Area 4 Administrativa-Financiera, estas normas en general permiten a las EPSAs un desarrollo fluido de su administración, no pudiéndose notar contradicciones entre una y otra norma que afecten su aplicabilidad práctica. Como se nota claramente en esta recopilación, las EPSAs públicas están mucho más reglamentadas en sus quehaceres administrativos y financieros, que las no públicas. Ello por un lado implica un mayor grado de libertad para estas últimas; sin embargo, en la práctica de algunas de ellas se puede notar que la ausencia de normatividad externa, no es suplida por una normatividad interna creada por ellas, faltando entonces sistematizar su administración. Así por ejemplo, es recomendable utilizar las normas referentes a POA y Presupuestos destinadas a empresas públicas, también en las no públicas.

Pág. 90 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

Anexo 3: Estructura propuesta para el reglamento específico de la tesorería en las EPSAs Como referencia adicional, se sugiere consultar también el texto modelo “Reglamento Específico del Sistema de Tesorería. Contenido Mínimo” indicado en la bibliografía en el Anexo 11.

REGLAMENTO DE TESORERÍA DE LA EPSA “XYZ” TITULO I: DISPOSICIONES GENERALES CAPITULO I: Aspectos Generales Artículo 1° Artículo 2° Artículo 3° Artículo 4° Artículo 5° Artículo 6º Artículo 7º Artículo 8º Artículo 9º Artículo 10º Artículo 11º Artículo 12º Artículo 13º

Concepto Objetivos Base legal Previsión Ámbito de aplicación Nivel normativo del sistema Responsable operativo del sistema Atribuciones del nivel operativo del sistema Componentes del sistema Interrelación con otros sistemas Difusión Revisión, actualización y ajuste del Reglamento Específico de Tesorería Incumplimiento de la aplicación

TITULO II: RECAUDACIÓN DE RECURSOS Artículo 14º Artículo 15º Artículo 16º Artículo 17º Artículo 18º Artículo 19º Artículo 20º

CAPITULO ÚNICO: Recaudación de Recursos Concepto Objetivo Procedimiento Función Prohibición de deducción Responsabilidad de la recaudación de recursos Titularidad de las cuentas fiscales TITULO III: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

Artículo 21º Artículo 22º Artículo 23°

CAPITULO I: Concepto, Objetivo y Función Concepto Objetivo Función

Artículo 24° Artículo 25º Artículo 26º

Concepto Objetivo Funciones

CAPITULO II: Unidad de Caja

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 91 de 120

ANEXO 3

CAPITULO III: Programación del Flujo Financiero y Ejecución Presupuestaria Artículo 27° Concepto Artículo 28° Objetivo Artículo 29º Funciones Artículo 30º Marco de la programación Artículo 31º Marco de la ejecución TITULO IV: DISPOSICIONES TRANSITORIAS CAPITULO ÚNICO: Implantación de la Unidad de Caja en el Subsistema de Tesorería Artículo 32º Gradualidad Artículo 33º Fases de implantación Artículo 34º Desarrollo de procedimientos y programas de implantación Definiciones Tesoro Tesorería Tesorero Cuentas fiscales bancarias Recursos o ingresos de tesorería Egresos de tesorería Recaudación de recursos Unidad de Caja Programación del flujo financiero Ejecución del presupuesto

Pág. 92 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

Anexo 4: Programación flujo de caja a)

Ejemplo de programación anual

EPSA “XYZ” Cuentas presupuestarias Código Descripción SALDO INICIAL Disponibilidades del período (Total) Venta de bienes y servicios Cuentas por cobrar Documentos por cobrar Intereses por préstamos Donaciones corrientes Transferencias corrientes Otros ingresos corrientes Otras cuentas por cobrar Venta de activos Donaciones de capital Transferencias de capital Recuperación de préstamos Venta de inversiones financieras Obtención de préstamo Aportes de capital Recuperación de préstamos Obligaciones del período (Total) Remuneraciones Cuentas por pagar Impuestos por pagar Impuestos indirectos y tasas por pagar Bienes y servicios y otros gastos Cuentas y documentos por pagar Activo diferido a corto plazo Intereses y otras rentas Intereses por pagar Transferencias corrientes SISTEMA MODULAR

ENE 5.000 15.850 6.000 400 4.000 30

PROGRAMA ANUAL DE FLUJO DE CAJA Flujos mensuales programados (en Bs.) FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO 6.755 4.910 4.595 4.620 6.625 6.030 7.115 13.030 13.980 13.980 16.330 13.630 15.780 14.180 5.500 6.000 6.200 5.800 6.000 5.800 6.600 400 400 400 400 400 400 400 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 4.000 30 30 30 30 30 30 30

600 1.000 400 2.000

3.000 400 1.500

400 1.500

400 2.000

400 1.800

400 1.600

3.000 400 1.000

400 1.200

SEP 6.890 13.330 6.400 400 4000 30

400 1.000

OCT 5.565 12.930 6.000 400 4.000 30

400 1.000

Año: 2002 Total año DIC

NOV 4.420 12.930 6.000 400 4.000 30

4.325 15.250 6.000 400 4.000 30

5.000 17.1200 72.300 4.800 48.000 360

400 1.000

2.000 400 1.000

600 9.000 4.800 16.600

250

250

350 20 800

200

150

150

200

200

150

150

100

100

100

100

1.000

1.000

1.000

1.000

1.000

1.000

1.400

1.000

1.000

1.000

1.320

1.950 20 12.520

14.095 5.000 200 100

14.875 5.000 150 100

14.295 5.000 200 100

13.955 5.000 180 100

14325 5.000 130 100

14.225 5.000 150 100

14.695 5.000 200 100

14.405 5.000 230 100

14.655 5.000 180 100

14.075 5.000 180 100

13.025 5.000 200 100

12.425 5.000 200 100

169.050 60.000 2.200 1.200

1.000 300 20 30 15

1.000 300

1.000 300 20 30 15

1.000 300

1.000 300 20 30 15

1.000 300

1.000 300 20 30 15

1.300 300

1.000 300

1.000 300

1.000 300

30 15

30 15

1.000 300 20 30 15

30 15

30 15

12.300 3.600 100 360 180

30 15

39-Tesoreria-V1

30 15

30 15

Pág. 93 de 120

ANEXO 4 EPSA “XYZ” Cuentas presupuestarias Código Descripción Otros gastos corrientes Otras cuentas y documentos por pagar Inversión real Transferencias de capital Concesión de préstamos Otras inversiones financieras Intereses por préstamos bancarios Amortización de préstamos Retenciones a pagar Diferencia (= Disponibilidades – Obligaciones) SALDO FINAL (= Saldo Inicial + Diferencia)

ENE 800 1.200 4.000 200 900 50 200 80 1.755 6.755

PROGRAMA ANUAL DE FLUJO DE CAJA Flujos mensuales programados (en Bs.) FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP 1.000 900 800 900 1.000 900 800 900 1.000 1.200 1.000 1.300 1.100 1.100 1.100 1.200 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.500 5.000 5.000 200 150 150 150 150 150 150 150 800 200 80 (1.845) 4.910

100 200 80 (315) 4.595

100

100

200 80 25 4.620

200 80 2.005 6.625

100 200 80 (595) 6.030

100 200 80 1.085 7.115

100 400 80 (225) 6.890

100 600 80 (1.325) 5.565

Año: 2002 Total año DIC

OCT 900 1.000 5.000 150

NOV 700 1.200 4.000 100

1.000 1.300 3.000 100

10.600 13.700 56.500 1.800

100

100

100

2.700 50 2.800 960 2.150 7.150

200 80 (1.145) 4.420

200 80 (95) 4.325

200 80 2.825 7.150

Ver notas al final del siguiente Anexo 4.b).

Pág. 94 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

b)

Ejemplo de programación mensual

EPSA “XYZ”

PROGRAMA MENSUAL DE FLUJO DE CAJA

Cuentas presupuestarias Código

Descripción SALDO INICIAL Disponibilidades del per. (Total) Venta de bienes y servicios Cuentas por cobrar Documentos por cobrar Intereses por préstamos Donaciones corrientes Transferencias corrientes Otros ingresos corrientes Otras cuentas por cobrar Venta de activos Donaciones de capital Transferencias de capital Recuperación de préstamos Venta de inversiones financieras Obtención de préstamo Aportes de capital Recuperación de préstamos Obligaciones del período (Total) Remuneraciones Cuentas por pagar Impuestos por pagar Impuestos indirectos y tasas x pagar Bienes y servicios y otros gastos Cuentas y documentos por pagar Activo diferido a corto plazo Intereses y otras rentas Intereses por pagar Transferencias corrientes Otros gastos corrientes Otras cuentas y documentos x pagar Inversión real Transferencias de capital Concesión de préstamos Otras inversiones financieras Intereses por préstamos bancarios Amortización de préstamos Retenciones a pagar Diferencia (= Disponibilidades – Oblig.) SALDO FINAL (= Saldo Inicial + Difer.)

1ª 6.030 4.400 1.400 1.000

Mes: Julio 2002

Flujos semanales programados (en Bs.) Semana 2ª 3ª 4ª 5ª 9.980 8.980 10.530 11.915 1.900 3.400 4.600 1.480 1.400 1.400 1.400 200 200 200 1.000 1.000 1.000 30

1.000

1.000

1.000

300

3.000 400 1.000

150

150

1.000

1.000 3.600

1.150

3.215

100

100

6.280 5.000 100

250

250 150

250

250 150 20 30 15

200

200

200

200

500 3000

(1.700) 8.280

1.000 300 20 30 15 900

600

1.100

150

5.500 150

2500

2.250 10.530

14.695 5.000 200 100

100

100

3.950 9.980

6.030 15.780 5.800 400 4.000 30

100 1.000

450

Total mes

100

1.385 11.915

200 80 (4.800) 7.115

80 1.085 7.115

Notas importantes: • Este ejemplo corresponde al mes de julio que figura en el anterior Anexo 4.a). • Las dos filas de saldos en este y el anterior Anexo, en la última col. “Total” no suman a totales, sino que allí se repite los saldos inicial respectivamente final del período. • Los ejemplos en este y el anterior Anexo contemplan cuentas de contabilidad financiera. Esas cuentas deberán ser reemplazadas por las cuentas presupuestarias que concretamente se manejen en una EPSA determinada, aumentando los correspondientes códigos en la 1ª columna.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 95 de 120

ANEXO 5

Anexo 5: Formato propuesto de parte diario de ingresos en bancos

EPSA “XYZ”

PARTE DIARIO DE INGRESOS

Código

No.: ................................... Fecha de ...... / ...... / ...... recepción: (DD / MM / AA) Importe

Descripción

(en Bs.)

TOTAL: Son .............................................. Bolivianos ..... / 00. Fecha: Parte elaborado (firma): Fecha: VºBº (firma):

Tesorero

Pág. 96 de 120

Contador / Verificador

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

Notas importantes: •

Este formato propuesto tiene la función de a)

certificar la correcta recepción de todos los ingresos en bancos de la EPSA en un día determinado, donde el énfasis principal está en una prolija revisión de la recaudación por servicios de AP, ALC-S y otros, para lo cual el tesorero controla la información recibida del Area Comercial (certificados de depósito en bancos de las sumas pagadas en ventanillas de la EPSA) y, en caso que la recaudación también funcione a través de bancos, aquella que él recaba del o de los bancos (extractos de las cuentas bancarias)

b)

facilitar la tarea posterior del contador que es efectuar los asientos de esos ingresos en libros contables, con ayuda de comprobantes de ingreso que prepara el contador.

Por ende, este parte diario de ingresos no es un comprobante de ingresos. •

Cada EPSA adecuará este formato a sus características y necesidades, p.ej. agregando más filas para más transacciones o reduciendo el formato para una sola transacción, según convenga. Para EPSAs pequeñas donde las funciones de tesorería están a cargo del mismo contador o de un funcionario único que cubre todas las funciones administrativo-financieras, posiblemente no conviene siquiera emplear este formato, procediéndose directamente al uso del comprobante de ingresos para fines de asiento contable.

•

En el llenado de este formato se respetará los criterios indicados en la pág. siguiente que también trae un ejemplo de llenado.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 97 de 120

ANEXO 5

Se asigna el código contable y/o presupuestario a la transacción en cuestión, según nomenclatura vigente en la EPSA. (Los ejemplos usan los códigos del Plan de Cuentas Contables propuesto en el Mód. # 4.2.1 en el Anexo 3.

Por ser devolución de una cuenta de gastos, se usa el cód. de esa cuenta. Se anota en literal el monto total. Salvo casos de fuerza mayor, esta fecha debe corresponder al día hábil posterior a la fecha de percepción de los ingresos, porque no deben pasar más de 24 h para un procesamiento contable de transacciones.

Pág. 98 de 120

Se llena el concepto o motivo por el cual se percibe un ingreso.

EPSA “XYZ”

Son solo ingresos depositados en bancos. El tesorero no debería percibir efectivo.

PARTE DIARIO DE INGRESOS

Código

4 10 00 00 00 4 10 00 00 00 4 10 00 00 00 4 20 50 00 00 4 20 50 00 00 5 30 10 10 05

Llenar el número correlativo del parte, según nomenclatura que mejor convenga a la EPSA.

No.: ..........176 / 02.......... Fecha de recepción:

28 / 08 / 02 (DD / MM / AA)

Importe

Descripción

(en Bs.)

Recaudación por venta de servicios de AP y ALC-S en la Oficina Central de la EPSA Recaudación por venta de servicios de AP y ALC-S en la Agencia No. 1 de la EPSA Recaudación por venta de servicios de AP y ALC-S en las sucursales del Banco ABC Remate del vehículo placa 541-UZX Venta pliego de especificaciones, Licitación 07/2002 Devolución de viáticos J. Pérez, viaje a Cochabamba

TOTAL: Son ..cuarenta y siete mil trescientos noventa.. Bolivianos 58 / 00.

Fecha:

Parte elaborado (firma):

29/08/02

Fecha:

VºBº (firma):

29/08/02 Tesorero

Es el día en que de hecho se ha percibido todos estos ingresos. Todas las transacciones registradas deben ser del mismo día; no pueden entrar ingresos percibidos en otras fechas.

20.528,67 9.320.10 7.185,31 10.200,00 100,00 56,50 47.390,58

Es el valor total correspondiente a un ingreso percibido y depositado en el banco. Se coloca el monto total percibido, sumando los importes de todas las transacciones de ingreso del día.

Contador / Verificador

Firma el funcionario que controló los ingresos depositados en bancos (recaudación por servicios y otros). 39-Tesoreria-V1

Debería ser la misma fecha en que firmó el tesorero, porque no deben pasar más de 24 h para un procesamiento contable de transacciones.

Firma el funcionario que verificó una vez más las operaciones de ingreso realizadas, para luego proceder a los correspondientes asientos contables. SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

Anexo 6: Formato propuesto de comprobante de ejecución presupuestaria de egresos EPSA

No.: ..............................

COMPROBANTE DE EGRESO

“XYZ”

Beneficiario: ......................................................RUC:..................... Concepto: ....................................................................................... No. Cheque

Código

Fecha de ...... / ...... / ...... emisión: (DD / MM / AA) Importe (en Bs.)

Descripción

Debe

Haber

TOTAL: Son ....................................................................................... ............................................................................ Bolivianos ....... / 00. Comprobante emitido Firma:

Desembolso preparado Firma:

Recibí conforme Desembolso autorizado [ ] Cheque(s) firmado(s) Fecha: Firma: Firma y sello:

C.I.: Contador

Tesorero

Ejecutivo responsable

Beneficiario

Notas importantes: •

Este formato propuesto es un comprobante para varias transacciones parciales de egreso (por lo común mediante cheque) de una EPSA que conforman un solo desembolso para un solo beneficiario.

•

Este comprobante se origina en la Unidad de Contabilidad Financiera. Contiene espacios para hacer el asiento contable del desembolso, conforme a los requerimientos de contabilidad de partida doble (Debe vs. Haber).

•

El tesorero no es más que un eslabón intermedio (preparación del cheque) y final (devolución a Contabilidad, Financiera o Integral) en el proceso de desembolso.

•

Cada EPSA adecuará este formato a sus características y necesidades, p.ej. agregando más filas para más transacciones o reduciendo el formato para una sola transacción, según convenga. A diferencia del formato propuesto en el anterior Anexo 5, éste también es aplicable a EPSAs pequeñas.

•

En el llenado de este formato se respetará los criterios indicados en la pág. siguiente que también trae un ejemplo de llenado.

•

En la Fig. 7 del Módulo Nº 37 Contabilidad financiera se encuentra otro formato más simple el cual no considera la intervención de un tesorero en el proceso de desembolso.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 99 de 120

ANEXO 6

Es la explicación resumida del motivo general del egreso (p.ej. Nº y objeto del contrato). Todas las transacciones parciales registradas deben corresponder a ese mismo concepto; no pueden entrar transacciones ejecutadas por otros conceptos. Se llena solo cuando se paga mediante cheque(s), en las filas del Haber. Se anota en literal el monto total a pagar.

Se asigna el código contable a la transacción en cuestión, según nomenclatura vigente en la EPSA. (Los ejemplos usan los códigos del Plan de Cuentas Contables propuesto en el Módulo # 4.2.1, Anexo 3.

Pág. 100 de 120

Indicar el nombre o la razón social del destinatario del desembolso.

Se llena el concepto detallado o varios parciales por los cuales se realiza el egreso, cuyas filas corresponden a la col. Debe.

EPSA “XYZ”

Se llena el o las contrapartidas afectadas por el egreso (p. ej. Nº de cuenta bancaria), cuyas filas corresponden al Haber.

COMPROBANTE DE EGRESO

Llenar el Nº corr. del comprobante, según nomenclatura de la EPSA. Poner aquí el Nº de RUC, p.ej. cuando es un proveedor o consultor que presenta factura.

No.: ......1532 / 02........

Beneficiario: .....Lic. Juan Pérez.....................RUC:....---............. Fecha de Concepto: ...Viaje a Taller SB en la Prefectura, Tarija............ emisión:

No. Cheque

Código

Importe (en Bs.) Debe Haber

Descripción

----528002 076321

5 30 10 10 05 Viáticos 1 10 10 10 03 Fondo de Caja Chica 1 10 10 20 01 Cuenta corriente # 123, Banco “A” 1 10 10 20 02 Cuenta corriente # 456, Banco “B” TOTAL: Son ......trescientos cincuenta -----.... Bolivianos ..00.. / 00. Comprobante emitido

Firma:

Contador

Desembolso preparado Firma:

Tesorero

Firma quien inició la preparación del comprobante, de acuerdo a solicitud de desembolso o instrucción verbal del ejecutivo responsable, o por oficio según Presupuesto y/o Progr. del Flujo de Caja (An. 4 y 5), y tras asiento ctble.

28 / 08 / 02 (DD / MM / AA)

150,00 200,00

350,00

Desembolso autorizado Recibí conforme [X] Cheque(s) firmado(s) Fecha: 29 / 08 / 02 Firma: Firma y sello:

Ejecutivo responsable

Firma quien preparó el/los cheque(s) previa verificación de la documentación respaldatoria del comprobante. 39-Tesoreria-V1

C.I.: 12345678 L.P. Beneficiario

Firma el funcionario que a-prueba previo al desembolso. El casillero [ ] se marca solo cuando el pago es mediante cheque(s), para dejar constancia adicional al tesorero que el o los cheques ya fueron firmados por él.

150,00 200,00 350,00

Es el día en que se inicia el proceso de desembolso, cuando el contador llena las partes del formulario que corresponden a él y hace el asiento contable. Todas las transacciones que conforman el desembolso deben ser de esa misma fecha de comprometido; no pueden entrar otras. El monto de un concepto a pagar se anota en la col. Debe. El monto de la contrapartida afectada se anota en la columna Haber.

Se coloca 2 veces el monto total a pagar/pagado, sumando todos los importes parciales. Los totales del Debe y del Haber deben ser idénticos. SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

Anexo 7: Actividades hacia una estandarización de cuentas contables en las EPSAs Desde hace mucho tiempo atrás, algunos actores del sector SB han reconocido la necesidad de estandarizar las cuentas contables que manejan las EPSAs del país, buscando •

compatibilidad entre clasificadores de cuentas financieras, presupuestarias y de costos al interior de una EPSA dada (“relacionador”)

•

compatibilidad de códigos contables entre EPSAs, con miras a facilitar el intercambio de información financiera (sistema de información sectorial, sistema de información regulatoria).

Así p.ej., el FNDR en el contexto de su Programa de Fortalecimiento ligado a la inversión, en ciertas EPSAs del país a partir del año 1992, hizo un intento de uniformar estos flujos de información financiera entre fondo y EPSA beneficiaria. En los años 1998 y 1999, el PFI con financiamiento de la GTZ, ha desarrollado el “Sistema Integrado de Contabilidad, Presupuestos y Costos”, sistema que actualmente está en funcionamiento en SeLA y AAPOS y está siendo implementado con el apoyo del SAS (la ex UFI de ANESAPA) en las EPSAs de Sucre, Trinidad y Tarija. En el año 2001 se inició una consultoría en el seno de la SISAB que apunta a crear un sistema de contabilidad regulatoria, con el objetivo principal de lograr un formato único de presentar la información financiera a esa instancia regulatoria. En este momento no parece estar del todo claro si este proyecto tiende a limitarse al objetivo del formato único (lo cual significaría crear un sistema de información financiero independiente en las EPSAs) o si más bien la tendencia sería hacia una integralidad completa de todas las contabilidades, incluida la regulatoria. El Sistema Modular de Capacitación del SAS conoce y considera los referidos esfuerzos de compatibilización y estandarización que están en curso. Las propuestas de planes contables que el Sistema Modular ofrece en sus textos •

4.1.2 “Formulación, ejecución y control del presupuesto en EPSAS”

•

4.2.1 “La contabilidad financiera en EPSAs públicas y privadas”

•

4.2.2 “La contabilidad integrada en EPSAs públicas y privadas” y

•

4.2.4 “La contabilidad de costos en EPSAs”,

persiguen los mismos objetivos y pretenden ser aportes innovativos a la discusión en curso. Cabe notar que los clasificadores propuestos en estos módulos no requieren necesariamente de la disponibilidad de medios automatizados para su implementación, lo que los hace aplicables también en EPSAs pequeñas. Esto significa que una EPSA puede introducir y aplicar total o parcialmente las herramientas que ofrece el modelo contable propuesto por el Sistema Modular, adecuándolo a las características y condiciones propias de cada entidad en particular.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 101 de 120

ANEXO 8

Anexo 8: Ejercicios de tesorería 1.- Marque las siguientes aseveraciones como falsas o verdaderas: 1.1 El principio de unidad de caja es el que establece la administración centralizada de los recursos. Falso ____

Verdadero ____

1.2 La Tesorería cuando elabora un flujo financiero, debe hacerlo basándose en información presupuestaria. Falso ____

Verdadero ____

1.3 Una cuenta cuando se debita o carga, es por todo ingreso en efectivo o cheque recibido. Falso ____

Verdadero ____

1.4 Para realizar una conciliación se debe cotejar los débitos realizados por la empresa con los créditos registrados por el banco. Falso ____

Verdadero ____

1.5 En una conciliación se debe cotejar los créditos realizados por la empresa con los créditos efectuados por el banco.. Falso ____

Verdadero ____

1.6 En una conciliación se deben sumar los débitos y los créditos y obtener la diferencia para comprobar la exactitud del saldo. Falso ____

Verdadero ____

2.- De acuerdo a los siguientes asientos, marque la aseveración como correcta o incorrecta: 2.1

Debe: Banco Haber: Ingresos por servicios Este asiento se realiza cuando se reciben las recaudaciones. Correcto ____

2.2

Incorrecto ____

Debe: Cuentas por cobrar comerciales Haber: Ingresos por servicios Este asiento se realiza cuando se emite la facturación. Correcto ____

Incorrecto ____

3.- Desarrolle Ud. los conceptos de las siguientes preguntas: 3.1 ¿Cuál es el propósito del Subsistema de Tesorería? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

Pág. 102 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

3.2 ¿Qué actividades debe desarrollar el Subsistema de Tesorería para un buen control de ingresos?. Describa dos de esas actividades. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 3.3 ¿Qué actividades debe desarrollar el Subsistema de Tesorería para un buen control de egresos?. Describa dos de esas actividades. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 3.4 ¿Qué funcionarios y cuántos, normalmente deben tener las firmas autorizadas para la emisión de cheques? ___________________________________________________________________________ 3.5 ¿Qué se entiende por fondo rotatorio? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 3.6 ¿Qué se entiende por arqueo de caja? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 3.7 ¿Qué es una reversión de fondos? ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

4.- Describa aquí los subsistemas que tienen una relación más directa con el Subsistema de Tesorería: ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 103 de 120

ANEXO 8

5.- ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es la correcta? 5.1 El criterio para el ordenamiento y clasificación de las cuentas en el balance general se realizan de acuerdo a la liquidez que puedan tener para convertirse en dinero; es decir las cuentas más líquidas son la que encabezan el activo y las más duras en su conversión son las últimas del activo. Correcto ____

Incorrecto ____

5.2 La fórmula recomendable para las conciliaciones bancarias es, verificar el saldo que indica la cuenta bancaria, mas los depósitos no abonados en el banco, este total menos los cheques no cobrados debe ser igual al saldo de libro de bancos. Correcto ____

Incorrecto ____

5.3 Los ingresos recaudados por las distintas cajas recaudadoras, deberán ser depositados como máximo dentro las 48 horas posteriores a su recaudación en las cuentas de la empresa. Correcto ____

Incorrecto ____

6.- Realice los siguientes ejercicios de conciliación bancaria. 6.1 El saldo de libro de bancos de una EPSA muestra Bs. 8.547,25. El estado del extracto bancario muestra un saldo de Bs. 8.377,25. Además se registran dos cargos: • cheque devuelto por insuficiencia de fondos de Bs. 500, y • costo de talonario de cheques Bs. 100. También se comprueba que existen cheques pendientes de cobro por Bs. 1.500 y depósitos en tránsito (o no abonados por el banco) por Bs. 1.070. Realice la correspondiente conciliación utilizando el método tradicional. 6.2. En una EPSA, después de revisar el Estado de Cuenta Mensual del Banco de Crédito y los registros de la empresa, se encuentra las siguientes diferencias: • Saldos al 31 de enero de 2000: cuenta del Mayor de la empresa Bs. 1.200.000; Estado de Cuenta del Banco Bs. 1.045.300. • Los cheques 101001 y 101025 por Bs. 29.000 y 30.000 aún no han sido cobrados. • El depósito de Bs. 150.000 del 30 de enero de 2000, no fue abonado en cuenta. • El Banco devolvió un cheque, por falta de fondos, por Bs. 60.000. • El Banco especifica un cargo por comisión por cheque devuelto de Bs. 3.600. • El cheque 101022 por Bs. 11.000, se había abonado por Bs. 10.000 • El cheque 101018 por Bs. 14.500, se había abonado al Banco por Bs.15.400. a)

Realice la conciliación bancaria correspondiente, utilizando el método tradicional.

b)

Con los mismos datos, realice la conciliación empleando el método de cuatro columnas.

Pág. 104 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

Anexo 9: 1.1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Soluciones a los ejercicios de tesorería 2.2.1 Incorrecto 2.2 Correcto

Verdadero Verdadero Verdadero Verdadero Falso Verdadero

3.3.1 Es contar con la información sobre el recaudo de ingresos, el manejo del financiamiento y la programación de los compromisos, obligaciones y pagos. 3.2 Las actividades son: - verificar el depósito diario de ingresos - actualizar el libro de bancos - emitir el parte diario de ingresos. 3.3 Las actividades son: - programar el gasto - emitir el cheque - verificación de la correcta autorización de pago. 3.4 Ejecutivos de la empresa, y deben firmar el cheque por lo menos dos personas. 3.5 Es el creado para un fin especifico, el cual debe ser recuperado en un período de tiempo determinado, para ser nuevamente utilizado. 3.6 Es el recuento físico que se realiza del dinero (billetes, monedas, cheques) y otros valores existentes en caja en una determinada fecha, para verificar el manejo. 3.7 Es la devolución de dinero (cheque) previamente emitido que no fue cobrado por el acreedor en el tiempo programado o autorizado.

4.Los subsistemas son: 1. Programación Operativa Anual 2. Presupuesto 3. Contabilidad Financiera 4. Adquisición de Bienes y Servicios 5.5.1 5.2 5.3

Correcto Correcto Incorrecto

6.6.1 La conciliación es la siguiente:

Saldo según extracto bancario Más: Depósitos en tránsito Saldo: Menos: Cheques pendientes de cobro Saldo

SISTEMA MODULAR

Bs. 8.377,25 Bs. 1.070,00 Bs. 9.447,25 Bs. 1.500,00 Bs. 7.947,25

Bs. 8.547,25

Saldo según Libro de Banco Menos: Cargos diversos:

Saldo

39-Tesoreria-V1

Servicios Cheque devuelto Total:

Bs. 100,00 Bs. 500,00 Bs. 600,00 Bs. 7.947,25

Pág. 105 de 120

ANEXO 9

6.2 a) La conciliación mediante el método tradicional es como sigue:

Saldo según extracto bancario

Bs.

1.045.300

Bs.

150.000

Bs.

1.195.300

Bs. Bs. Bs.

29.000 30.000 59.000

Bs.

1.136.300

Saldo según Libro de Banco

Bs.

1.200.000

Más: Abono demás

Bs.

900

Saldo:

Bs.

1.200.900

Bs. Bs. Bs. Bs.

60.000 3.600 1.000 64.600

Bs.

1.136.300

Más: Depósitos en tránsito Saldo: Menos: Cheques pendientes de pago:

No. 101001 No. 101025 Total:

Saldo

Menos: Cargos diversos:

Cheque devuelto por falta de fondos Comisión banco Abono de menos Total:

Saldo b) Por el método de las cuatro columnas, la conciliación sería:

Ref. a b c d e f g h

Descripción Saldos al 31 de enero de 2000 No. 101001 Cheques no cobrados: No. 101025 Depósito del 30-01-00 no abonado Cheque devuelto por falta de fondos Comisión Banco por cheque devuelto Abonado de menos, cheque No. 101022 Abonado demás, cheque No. 101018 Totales Saldos correctos Saldos totales correctos

Libros de la empresa Debe Haber 1.200.000

Extracto de banco Debe Haber 1.045.300 29.000 30.000 150.000

60.000 3.600 1.000 900 1.200.900

64.600 59.000 1.195.300 1.136.300 1.136.300 1.200.900 1.200.900 1.195.300 1.195.300

Los ajustes del diario se podrán hacer tomando los datos de la hoja de trabajo. Se pueden hacer dos asientos: •

uno por los cargos al Banco, de la siguiente manera:

Pág. 106 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

Mes Febrero

Día 3

Descripción Banco de Crédito

Debe

Haber

900

Cuentas x cobrar: X

900

Ajustes s/ conciliación hoy •

y otro por los abonos al Banco, como sigue: Mes

Febrero

Día 3

Descripción

Debe

Haber

Cuentas x pagar: Y

1.000

Cuentas x cobrar: Z

60.000

Gastos bancarios

3.600

Banco de Crédito

64.600

Ajustes s/ conciliación hoy

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 107 de 120

ANEXO 10

Anexo 10:

Glosario

Notas: •

•

Los términos en este glosario están definidos para fines del presente Módulo y de acuerdo a la realidad en las EPSAs, o sea que las definiciones no necesariamente son aplicables tal cual a otros ámbitos. Se ha tratado de lograr un juego lógico de definiciones sin contradicciones entre ellas, combinando diferentes definiciones halladas en la literatura existente con formulaciones propias. 10 La flecha → señala otros términos que también son explicados en este glosario. En el caso que un mismo término a referenciar aparezca varias veces en una definición, la flecha se usa solamente la primera vez.

a cuenta

Modalidad de compra o venta efectuada mediante un pago parcial anticipado como compromiso y →registro contable

abonar

Practicar una nota de abono o →crédito en la contabilidad, o anotar una cantidad en el haber de una →cuenta (ver también →depósito)

acreditar

→Registrar un →crédito mediante un →asiento contable11

acreedor

• como sustantivo: persona o entidad a quien se debe algo • como adjetivo: calidad de un →exigible o de una →disponibilidad →devengada, correspondiente a cuentas por cobrar; contrario de →adeudado

activo

• Cualquier objeto físico (tangible) o derecho (intangible) que se posea en propiedad, que tenga un →valor en →dinero; en economía puede ser sinónimo de →capital12 • todas las partidas de un balance que indican las propiedades o recursos de una persona o →empresa; se divide en activo →realizable y activo fijo13 (ver también →pasivo)

activos de caja

→Activos incluidos en un estado financiero, formados por las tenencias actuales de →dinero más los →depósitos bancarios totales

adeudar

Estar →obligado a retribuir a alguien por un bien o servicio

administración

Actividades que permiten la adecuada gestión gerencial (planificar, coordinar, dirigir, organizar y controlar)

adquisición

Término general que engloba todas las actividades referidas a la compra de un bien o servicio

ajuste contable

Corrección de situaciones financieras de períodos previos, hecha de modo directo (ver también →asiento de ajuste)

10

Gran parte de las definiciones son formulaciones propias en base a ROSENBERG (ver bibliografía en el Anexo siguiente). 11 Fuente: KOHLER, pág. 12 12 Fuente: KOHLER, pág. 13 13 Fuente: formulación propia en base a ROSENBERG, pág. 8

Pág. 108 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

almacén

Ambiente o instalación donde se depositan y resguardan bienes tangibles (p.ej. mercancías o material) antes de su distribución

amortización

→Pago paulatino y sucesivo de una →obligación financiera contraída por préstamo, a →cargo de una →cuenta de →capital, mediante la →Cancelación de →dinero para cubrir la deuda

apalancamiento

Ventaja obtenida al financiar negocios con →dinero prestado, cuando la tasa neta de interés del préstamo es menor (o mayor) que la tasa de ganancias de la →empresa

arqueo (de caja)

= Corte de caja Recuento físico que se realiza del →dinero (billetes y →monedas), →cheques y otros →valores existentes en →caja en una determinada fecha y hora, para verificar su integridad; control sorpresivo de cierta periodicidad efectuado por personal que nada tiene que ver con el manejo operativo de →fondos (auditor interno, auditor externo, contador, otros), dejando constancia de dicho control en un informe de resultados y conclusiones Un arqueo se realiza Al →tesorero, cuando éste es responsable del manejo y de la custodia de fondos y valores Por el auditor o personal designado, a →cajeros y encargados de →caja chica.

asiento (contable) →Registro contable de una →transacción en el Libro Diario asiento de ajuste

→Asiento que se elabora al final de cada período contable, para poder calcular sobre una base ampliada todos los →ingresos y →gastos del período, y →valorar de forma correcta las distintas →cuentas de →activo, →pasivo y →capital14, corrigiendo errores en asientos anteriores

asiento de cierre

→Asiento realizado al final de un período contable, para cerrar todas las →cuentas de →ingresos, →gastos y otras cuentas del período

asignación de recursos

Acción de autorizar sumas de →dinero destinada a pagar ciertas →obligaciones o →adquisiciones de bienes o servicios

auditoría (financiera)

Verificación, análisis y emisión de opinión sobre los estados financieros declarados de una →empresa, de forma continua (caso de la auditoría interna) o periódica (auditoría externa)

caja

• físicamente: lugar donde se realizan →pagos (→cancelaciones y →desembolsos) y/o donde se custodian →fondos, p.ej. en una oficina (central o agencia) de la EPSA la caja de →recaudaciones que se encuentra en una ventanilla de atención al público usuario • contablemente: →disponibilidades tales como →dinero, →giros postales negociables y →cheques, así como los →saldos en →depósito en los bancos después de deducir los cheques en circulación15; para fines del presente Módulo y conforme a la realidad del manejo en las EPSAs: →disponibilidades en →efectivo

14 15

Fuente: KOHLER, pág. 29 Fuente: formulación propia en base a KOHLER, pág. 72

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 109 de 120

ANEXO 10

caja chica

• cantidad relativamente pequeña de →dinero en →efectivo, en →caja o en →depósito, disponible para →desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de →fondo fijo16 • fondo de una cantidad determinada del cual se extraen los →pagos para los →gastos de pequeña cuantía17; →sistema de uso común en las EPSAs

cajero/a

funcionario/a de planta en EPSAs que está a cargo de las funciones de →caja; diferente al →tesorero En EPSAs pequeñas posiblemente no existe ese cargo, y las correspondientes funciones están ligadas a las del contador o administrador de la EPSA.

cancelación

→pago de una →obligación a una persona, a una →caja o a un →fondo, en forma de →efectivo o →cheque o mediante →transferencia, →giro, →débito automático o →tarjeta de crédito (ver también →desembolso)

capital

Inversión →monetaria o en especie, necesaria para crear, hacer funcionar o ampliar la capacidad de producción de una →empresa

cargo

• →Costo o →gasto adjudicado a una →cuenta específica18 • →valor o importe que se registra como →débito contable

caución

Fianza en →dinero o especie que da una persona o entidad por otra, para efectos de prevención, precaución o cautela de los →valores que están bajo su manejo y custodia (ver también →garantía)

cheque

Orden de →pago dirigida a un banco, contra los →fondos poseídos por el ordenador en una determinada cuenta bancaria; la orden de pago puede ser nominativa o al portador19 o ser transferida a terceros mediante endoso; implica cobro en →efectivo en instalaciones del banco (ver también →tarjeta de crédito)

circulante

= →Dinero = →efectivo = →moneda = →numerario

cobranza

= →Recaudación

cobro

= →Percepción = →recepción

comisión bancaria

Remuneración fija o variable que cobra un banco por la prestación de sus servicios

comprobante

Documento escrito que justifica o da fe de algún hecho consumado, p.ej. de una ejecución de servicios o de una →transacción

comprometido (fondo)

En el contexto de →presupuesto: se refiere al momento presupuestario en el que se compromete en forma preliminar un fondo determinado para una actividad o propósito, hasta tanto se conozca el valor exacto del egreso, momento que se denomina →devengado, finalmente cuando se realiza el egreso se genera el momento de ejecutado o pagado

16 17 18 19

Fuente: KOHLER, pág. 72 Fuente: ROSENBERG, pág. 50 Fuente: ROSENBERG, pág. 59 Fuente: formulación propia en base a ROSENBERG, pág. 115

Pág. 110 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

concesión

Acuerdo de reducción o rebaja sobre un precio inicial o sobre el →valor de una →transacción

conciliación bancaria

→Proceso sistemático de comparación (cotejo) entre los apuntes contables de una cuenta bancaria realizados por el banco, por un lado, y la correspondiente cuenta contable “Bancos” que se lleva en la contabilidad de una →empresa, por el otro; incluye una explicación de las diferencias encontradas

consumo

Utilización de bienes o servicios para atención de las demandas de una →empresa

contabilidad de caja

Subsistema contable que se maneja en el Submódulo de →Tesorería (ver Fig. 3), en el que los →ingresos y →egresos se contabilizan sobre la base →efectivo

contabilidad de costos

Rama de la contabilidad que trata de la clasificación, →registro, asignación, sistematización e información de los →costos actuales y prospectivos; proporciona el medio a través del cual se conocen y controlan los →costos de producción

contrato

Acuerdo entre dos o más personas naturales o jurídicas, establecido legalmente, por el que se determinan derechos y obligaciones de las partes que se obligan a hacerlas efectivas en el tiempo

costo

→Valor en →efectivo, en especie o en servicios, cedido por una entidad para la obtención de bienes o servicios Todos los →gastos son costos, pero no todos los costos son →gastos.20

crédito

• Como préstamo: operación financiera por la que se proporciona →fondos, respaldada por una promesa de →pago dentro de un período acordado • como →asiento contable: cualquier monto de →dinero que al asentarse crea una →cuenta de →pasivo o una partida de →capital, incrementa el →saldo de éstas, o disminuye el saldo de una cuenta de →activo Todas las cuentas de pasivo o de ingresos normalmente tienen saldo acreedor, y todas las cuentas de activos y de →egreso tienen saldo deudor. (ver también →débito)

cuenta (contable) Herramienta que permite agrupar y →registrar las →transacciones económicas y financieras de una →empresa, de acuerdo a su naturaleza, sus características y los efectos de cada →transacción En una cuenta se exhiben cargos y abonos, expresados en términos → monetarios, y se muestra el →saldo actual, si existe (ver también →crédito y →débito). débito

20

Cualquier monto de →dinero que al →asentarse crea una →cuenta de →activo o de →egreso, incrementa el →saldo de éstas, o disminuye el saldo de una cuenta de →pasivo Todas las cuentas de activo o de egresos normalmente tienen saldo deudor, y todas las cuentas de pasivos, →capital y de →ingreso tienen saldo →acreedor. (ver también →crédito)

Fuente: formulación propia en base a ROSENBERG, pág. 102

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 111 de 120

ANEXO 10

débito automático Forma de →transferencia o →giro, con →pagos múltiples y periódicos previamente autorizados por el deudor con una sola orden de pago general, mediante la cual un banco →retira →fondos de una cuenta bancaria del deudor, y los →abona en una cuenta bancaria del →acreedor déficit

Exceso del →exigible sobre el →realizable o de los →pasivos sobre los →activos (ver también →saldo)

depósito

• →Fondos existentes en una cuenta bancaria • acción de →abonar fondos a una cuenta bancaria propia o ajena, en forma de →efectivo y/o →cheques, instrumentos de →giro etc.21; contrario de →retiro

desembolso

→Pago de una →obligación desde una →caja o desde un →fondo, en forma de →efectivo o →cheque o mediante →transferencia, →giro o →débito automático (ver también →cancelación)

devengado

En el contexto de →asientos: base o criterio de →registro contable que considera los →ingresos como percibidos y los →egresos como incurridos en el momento cuando se producen, independientemente de cuándo se reciban respectivamente →paguen22 (ver también →comprometido y →efectivo)

dinero

= →Circulante = →efectivo = →moneda = →numerario • recurso financiero en forma de →moneda o papel moneda (billete), utilizado libremente como medio de cambio; objeto aceptado en intercambio por otras cosas (p.ej. metales preciosos); sus características principales incluyen: fácil reconocimiento, calidad uniforme, →valor relativamente alto en un volumen reducido23 • medio de →pago establecido por el estado24 • pagaré sobre el producto social25 El dinero tiene funciones como • unidad de cálculo que permite una asignación exacta de valores a los bienes y servicios • medio de intercambio o trueque • medio de conservación de valores, que permite transferir un poder adquisitivo actual hacia el futuro (con restricciones en el caso de inflación) • reserva de →liquidez • medio de préstamo y →amortización de deudas.26

disponibilidad (inmediata)

→Efectivo disponible de inmediato, como p.ej. para una →adquisición27 (ver también →liquidez)

efectivo

= →Circulante = →dinero = →moneda = →numerario • vocablo de sentido amplio asociado con cualquier →transacción comercial que implique la utilización de →dinero28

21

Fuente: formulación propia en base a ROSENBERG, pág. 127 Fuente: formulación propia en base a las Normas Básicas del Sistema de Tesorería del Estado (R.S. 218056), Art. 1º 23 Fuente: formulación propia en base a ROSENBERG, pág. 140 24 Fuente: formulación propia en base a SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 1, col. 1657, término “Geld” 25 Fuente: formulación propia en base a BENDIXEN, cit. en SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 1, col. 1656, término “Geld” 26 Fuente: formulación propia en base a SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 1, col. 1657, término “Geld” 27 Fuente: KOHLER, pág. 200 28 Fuente: ROSENBERG, pág. 155 22

Pág. 112 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

• en el contexto de →asientos: base o criterio de →registro contable que considera el registro solamente cuando efectivamente estén recibidos los →ingresos o pagados los →gastos (ver también →comprometido y →devengado)

egreso

= →erogación cualquier →gasto u otro →costo en el desarrollo de un negocio29 o prestación de un servicio, sea mediante →pagos en →efectivo o especie, sea en base efectivo o →devengado

empresa

Unidad de organización económica dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos. En el presente Módulo y dependiendo del contexto, incluye o se refiere exclusivamente a las EPSAs

erogación

= →Egreso

exigible

• →obligación o →activo a favor de una entidad que debe exigir y cobrarla en un año según lo comprometido • →cuentas por cobrar susceptibles a ser efectivas dentro de la →gestión

fondos

recursos financieros en forma de →dinero en →efectivo, →valores u otros →activos, →depositados a nombre de una →empresa o de una persona

fondo rotatorio

son →fondos creados y asignados para cumplir fines específicos en la empresa, los cuales son manejados preferentemente a través de apertura de una →cuenta corriente. Los fondos utilizados deben ser recuperados en un tiempo determinado, para ser aplicados a otros beneficiarios hasta la conclusión del fin previsto. Por ejemplo fondos para un proyecto de conexiones de ALC-S, los cuales se otorgan en un monto determinado, que se puede entregar directamente al cliente para que éste compre artefactos sanitarios en el objetivo previsto; dinero que debería ser devuelto a la →empresa en el plazo de seis meses. Este recurso recuperado, se vuelve a utilizar para seguir beneficiando a otros clientes, hasta alcanzar la meta final de instalaciones

garantía

fianza en →efectivo o en especie ofrecida por una →empresa o una persona, por un préstamo realizado a su favor a entidades financieras u otras instancias (ver también →caución y →pignoración)

gestión (fiscal)

= ejercicio período contable para el cual se preparan los →presupuestos de →ingresos y →gastos de la →administración y los estados financieros, y en el que se →devengan los impuestos; en Bolivia normalmente igual a un año calendario

giro

→Sistema de →pago en que el →depositante de →fondos instruye a su banco para que realice una →transferencia de →fondos directamente de su cuenta bancaria (corriente) a la de un →acreedor en el mismo u otro banco, y notificarle a este acreedor la transferencia realizada31

29 30 31

Fuente: ROSENBERG, pág. 156 Fuente: ROSENBERG, pág. 200 Fuente: formulación propia en base a ROSENBERG, pág. 204

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 113 de 120

ANEXO 10

El giro entre cuentas en bancos diferentes requiere de la existencia de una o varias centrales de giro (p.ej. en el seno del Banco Central) para el clearing diario entre los bancos miembro. 32 Dentro de Bolivia no existe el sistema de giro interbancario, por falta de centrales de giro como tal (sí existen para clearing de cheques entre bancos) (ver también →transferencia (bancaria)).

impuesto

Carga fiscal creada por el estado y que recae en personas físicas o jurídicas

ingreso

Recursos financieros obtenidos mediante →pagos, por la venta de bienes o servicios de la →empresa o por →transferencias (de capital); sea en base →devengado o →efectivo

inventariar

Proceder al recuento de las existencias poseídas en una →empresa, en un momento determinado

liquidación (de pagos)

→Pago que deja finiquitada (cumplida por completo) una →obligación (ver también →pagos fraccionados)

liquidez

solvencia de un negocio, con referencia especial a la rapidez de conversión de los →activos →realizables en →dinero en →efectivo33 Se distingue entre 4 órdenes o grados de liquidez; las de primer orden son: • →efectivo en →caja • efectivo en bancos • →cheques • letras de cambio. (Ver también →prueba ácida.) Los de segundo orden son: • valores por cobrar de suministros y servicios prestados • existencias en almacenes (inventario) • productos terminados y semielaborados de fácil venta. Los de tercer orden son: • productos terminados y semielaborados de difícil venta • materia prima auxiliar y de operación (p.ej. gasolina). Los de cuarto orden, o de ninguna liquidez, son: • activos fijos (patrimonio). La →tesorería maneja solamente los activos o →valores correspondientes al primer orden, o sea de más fácil liquidez.

moneda

= →Circulante = →dinero = →efectivo = →numerario

numerario obligación

= →circulante = →dinero = →efectivo = →moneda Compromiso de →pago que adquiere una persona o entidad y que debe cumplirse en determinado tiempo (ver también →disponibilidad)

obligación patronal

→Obligación a favor del empleado que ha sido aceptada por la →empresa para hacerla efectiva a las instancias pertinentes

pago

acción de traspasar una cierta cantidad de →dinero, bienes o servicios, mediante • →cancelación o →desembolso (caso del dinero), o

32

Fuente: formulación propia en base a SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 2, col. 1700, término “Überweisungsverkehr, Giroverkehr” 33 Fuente: ROSENBERG, pág. 247

Pág. 114 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

• entrega (caso de bienes y servicios), sea en plan de →pago fraccionado o de →liquidación, sea respondiendo a una →obligación adquirida (antes de, al o después de su →vencimiento) o no; contrario de →cobro

pagos fraccionados

= Pagos por cuotas, pagos a plazos →pagos múltiples y parciales de un total, que se realizan de forma sucesiva de acuerdo a plazos de →vencimiento comprometidos, hasta la →liquidación de la →obligación

pasivo

• cualquier objeto físico (tangible) o derecho (intangible) que se →adeuda, que tenga un →valor en →dinero • todas las partidas de un balance que indican las →obligaciones con terceros que tiene una persona o →empresa y que deben ser cumplidas en las fechas comprometidas o a requerimiento del →acreedor (ver también (activo)

percepción

= →cobro = →recepción Acción de cobrar, percibir, recibir o recepcionar un →pago, sea o no en base a una →obligación de terceros (deudores) con la →empresa (→acreedora) (ver también →recaudación)

pignoración

Ofrecimiento por el prestatario de su →activo como →garantía para el →pago de una deuda

planificación

→Proceso coordinado, continuo y →sistemático mediante el cual una organización define sus objetivos y las actividades necesarias para lograrlos con eficiencia y eficacia

procedimiento

• manera de hacer algo en forma secuencial • sección de un →proceso que realiza unas operaciones bien definidas y enfocadas a un fin • sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí que constituyen una unidad dentro de un ámbito determinado de aplicación34

proceso (operativo)

conjunto de actividades interrelacionadas con insumos y rendimientos prescritos, que atraviesan los límites funcionales de una organización35

proceso contable

→proceso de explicación y determinación de las pérdidas y beneficios a partir de la revisión de una contabilidad, mediante el uso de fórmulas →sistemáticas

programa de flujo de caja

Resumen →sistemático y cronológico de las previsiones (proyecciones) de →disponibilidades y →obligaciones que tendrá la →empresa a lo largo de una →gestión

programación

actividad de definir pasos secuenciales, interrelacionados y ordenados que se deben seguir para operacionalizar las funciones

prórroga

Postergación de la fecha de →vencimiento de una →obligación, por ejemplo

34 35

Fuente: FRANKLIN, pág. 543 ss. Fuente: FRANKLIN, pág. 543 ss.

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 115 de 120

ANEXO 10

en un préstamo de →dinero

proveedor

→Empresa dedicada al suministro de bienes o servicios

prueba ácida

= Indicador de fluidez indicador que señala la capacidad de una →empresa para cumplir con sus →obligaciones de corto plazo; fórmulas: Activo disponible − Inventarios Pasivo corriente

ó

Caja + Efectos a cobrar + Valores con cotización Exigible actual

Normalmente, una relación = 1 se considera satisfactoria. (Ver también →liquidez.)

realizable

Característica de un →activo que es convertible en →dinero o su equivalente (ver también →liquidez)

recaudación

• como actividad: = cobranza tipo de →percepción de →pagos por parte de la →empresa, caracterizada por que - existe como antecedente una →obligación de terceros (deudores) con la →empresa (→acreedora) - se trata de valores →exigibles por la venta de bienes o prestación de servicios o por otros conceptos • como monto →monetario: los →ingresos percibidos por la actividad de recaudación (ver arriba)

recepción

= →Percepción

registro contable actividad mediante la cual el funcionario anota con cierta exactitud la información de los hechos financieros o económicos desarrollados de acuerdo a normas de la entidad retiro

Acción de extraer →fondos de una cuenta bancaria propia, en forma de →efectivo y/o →cheques, instrumentos de →giro etc.36; contrario de →depósito

revalorización

• Incremento en el →valor de un →activo que no resulta de un aumento de los →costos • ajuste de una →cuenta de →activo para hacerla corresponder con su valor estimado de mercado

saldo

diferencia cuantitativa entre dos conceptos opuestos, p.ej. →ingresos vs. →egresos, → créditos vs. →débitos (ver también →déficit) acompañamiento en el desarrollo de las actividades →programadas, a manera de identificar las posibles desviaciones de manera oportuna y generar las acciones correctivas necesarias

seguimiento

servicio de la deuda

36

→pagos por interés y →amortización de títulos de bonos, préstamos y otras →obligaciones de corto, mediano o largo plazo, obtenidas del →tesoro respectivamente de una entidad financiera

Fuente: formulación propia en base a ROSENBERG, pág. 127, término “depósito”

Pág. 116 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

sistema

conjunto de unidades y actividades, que coordinadas e interrelacionadas permiten el logro de objetivos de gestión institucional / empresarial

Subsistema de tesorería

conjunto de principios, normas y procedimientos vinculados con la efectiva recaudación de los recursos la administración de ingresos y egresos, la programación de flujo financiero, la ejecución presupuestaria y la custodia de valores37

tarjeta de crédito medio digital con el cual • se emite una orden de (pago dirigida a un banco, contra los (fondos poseídos por el ordenador en una determinada cuenta bancaria; la orden de pago es nominativa (ver también (cheque) • se (retira (efectivo de una cuenta bancaria, sea en ventanilla del banco o en cajero automático tesorería

• lugar u oficina donde el (tesorero desempeña sus funciones38 • actividad de dirección responsable de la custodia e inversión del →dinero, →garantía del crédito, cobro de →cuentas, suministro de →fondos y →seguimiento del mercado de los →valores de la →empresa39 • funciones relativas a la →recaudación de recursos, la administración de ingresos y egresos, la programación del flujo financiero y la ejecución presupuestaria, y la custodia de títulos y valores40 • para fines del presente Módulo: administración, manejo operativo y control responsable de ingresos y egresos de una EPSA de cualquier tamaño, a saber: - la programación anual y mensual de flujos financieros conforme a presupuesto vigente - la ejecución de pagos según programación y previa autorización de personal competente - la administración (no ejecución) de →cobros según programación - la →conciliación bancaria a diario - la custodia de valores y, excepcionalmente cuando no exista otro lugar seguro, de efectivo La tesorería maneja de principio solo los →activos o valores de primer orden, o sea de más fácil →liquidez, a saber: →efectivo en →caja, efectivo en bancos, →cheques, letras de cambio. Idealmente, el →tesorero (en EPSAs grandes y medianas) no debería manejar ni siquiera el efectivo en caja, para evitar problemas de juez y parte y para fortalecer su función controladora. Por ello y por motivos de calidad de la atención al cliente, se recomienda que en vez de que el tesorero mismo ejecute cobros en efectivo, éstos sean percibidos exclusivamente por cajas de la EPSA y/o de bancos, de manera que p.ej. el grueso que son las recaudaciones por los servicios de AP y ALC-S prestados y por la venta de bienes en ese mismo contexto (p.ej. de micromedidores), esté a cargo del Area 3 Comercial, recibiendo el tesorero solamente la correspondiente información (en forma diaria) para controlar y consolidarla.

tesorero/a

funcionario/a de planta en EPSAs grandes y algunas medianas, que está exclusivamente a cargo de las funciones de →tesorería

37 38 39 40

Fuente: Normas Básicas del Sistema de Tesorería del Estado (R.S. 218056), Art. 2º Fuente: Normas Básicas del Sistema de Tesorería del Estado (R.S. 218056), Art. 1º Fuente: ROSENBERG, pág. 407 Fuente: Normas Básicas del Sistema de Tesorería del Estado (R.S. 218056), Art. 3º inc. b)

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 117 de 120

ANEXO 10

En otras EPSAs medianas y en EPSAs pequeñas no existe ese cargo, y las correspondientes funciones están ligadas a las del →cajero o contador o administrador de la EPSA.

tesoro

Caudal de →dinero, títulos y →valores que pertenecen al erario público41

transacción

Operación comercial basada en un acuerdo entre dos partes, por la que se obligan a algo recíprocamente

transferencia

• De capital: traspaso de →fondos a título gratuito (donación) o reembolsable (préstamo o →crédito) • bancaria: orden de →pago mediante la cual el →depositante de →fondos instruye a su banco para que realice una →transferencia de fondos directamente de su cuenta bancaria a la de un →acreedor en el mismo banco; no incluye notificación a este acreedor de la transferencia realizada42 • En Bolivia existe este sistema de transferencia intrabancaria (ver también →giro).

unicidad de caja Principio que establece la →administración centralizada de los recursos financieros como característica fundamental de la →tesorería, para alcanzar una moderna y más segura gestión del manejo de los recursos, y lograr la administración plena y transparente de los mismos43 valor

• importancia, expresada en términos →monetarios, que se atribuye a un bien o servicio en cuanto a su capacidad de servir como medio de satisfacción de necesidades, y que es determinada por el beneficio que brinda ese bien o servicio así como por su grado de escasez en relación a la demanda44 • título, acción u →obligación que representa cierta cantidad de →dinero

vencimiento

fecha a la conclusión de un plazo de →pago, en la cual una →obligación debe ser →cancelada o →desembolsada (letra, →cheque, bono, otros →valores negociables o →efectivo)

41 42 43 44

Fuente: Normas Básicas del Sistema de Tesorería del Estado (R.S. 218056), Art. 1º Fuente: formulación propia en base a ROSENBERG, pág. 204 Fuente: Normas Básicas del Sistema de Tesorería del Estado (R.S. 218056), Art. 1º Fuente: formulación propia en base a SELLIEN / SELLIEN (eds.), tomo 2, col. 2241, término “Wert”

Pág. 118 de 120

39-Tesoreria-V1

SISTEMA MODULAR

Módulo Nº 39 – Tesorería en EPSAs

Anexo 11: 1

Bibliografía

Literatura utilizada

CENCAP - CGR (ed.)

CENTELLAS Rubén

Sistema de Tesorería y crédito público. Auspiciado por el Sistema Nacional de Capacitación en Saneamiento Básico Cochabamba – Junio 2000

ESPAÑA, Contabilidad a moneda constante Ed. X-Celencia - Edición Popular, 2ª ed., La Paz, Agosto 1998

FRANKLIN FINCOWSKY, Auditoría Administrativa Enrique Benjamín McGraw Hill, México, Noviembre 2000 FUNES ORELLANA, Juan Contabilidad intermedia ed. por el autor, Cochabamba 2000 KOHLER, Eric L.

Diccionario para contadores Unión Tipográfica Editorial Hispano-Americana, 1ª ed. / 1ª reimpresión, México D.F. 1976

ROSENBERG, Jerry M.

Diccionario de administración y finanzas Ed. Océano/Centrum, Madrid 1993

SELLIEN, R. / SELLIEN, Dr. Gablers Wirtschafts-Lexikon, 2 tomos H. (eds.) Ed. Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler, 9ª ed., Wiesbaden 1975

2

Normas legales pertinentes

Minº de Hacienda (ed.)

Normas Básicas del Sistema de Tesorería del Estado45 R.S. 218056 de 30/07/97, La Paz 1997

idem

Reglamento Específico del Sistema de Tesorería. Contenido Mínimo La Paz

Honorable Nacional (ed.)

Congreso Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales ("SAFCO") La Paz 1990

Poder Ejecutivo Nación (ed.)

45

de

la Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA) D.S. 25875 de 18/08/00, La Paz 2000

Corresponde al “Sistema de Tesorería y Crédito Público”

SISTEMA MODULAR

39-Tesoreria-V1

Pág. 119 de 120

© ANESAPA, La Paz / Bolivia y GTZ, Eschborn / Alemania Todos los derechos reservados.

39-Tesoreria-V1