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• joseph paniagua

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UNIVERSIDAD NACIONAL EVANGÉLICA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PARA EL DESARROLLO EMPRESARIAL

Escuela de Contabilidad

Trabajo de Grado para Optar por el Título de: Licenciatura en Contabilidad TEMA: Análisis de los Procesos en la Gestión de Cobros del Departamento de Cuentas por Cobrar de una Empresa Comercial. Caso: M&R Comercial S.R.L., Año 2017.

SUSTENTADO POR: Julissa Evangelista Mejía Fanny Lapaix Santa Mieses Alcántara

ASESOR: Lic. Deyrel Reynoso

SANTO DOMINGO, REPÚBLICA DOMINICANA Diciembre, 2017

UNIVERSIDAD NACIONAL EVANGÉLICA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PARA EL DESARROLLO EMPRESARIAL

Escuela de Contabilidad

Trabajo de Grado para Optar por el Título de: Licenciatura en Contabilidad TEMA: Análisis de los Procesos en la Gestión de Cobros del Departamento de Cuentas por Cobrar de una Empresa Comercial. Caso: M&R Comercial S.R.L., Año 2017.

SUSTENTADO POR: Julissa Evangelista Mejía

Mat. 2012-31291

Fanny Lapaix

Mat. 2013-3100227

Santa Mieses Alcántara

Mat. 2014-3101556

ASESOR: Lic. Deyrel Reynoso

SANTO DOMINGO, REPÚBLICA DOMINICANA Diciembre, 2017

ÍNDICE

CAPÍTULO I MARCO INTRODUCTORIO

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL

CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO

CASO PRÁCTICO ANÁLISIS DE CUENTAS POR COBRAR POR ANTIGÜEDAD DE SALDO

CAPÍTULO IV PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

1.1. INTRODUCCIÓN

En la presente investigación se realizó un análisis de los procesos en la gestión de cobros del Departamento de Cuentas por Cobrar de una Empresa Comercial, tomando como unidad de análisis, la empresa M&R Comercial. Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas o servicios prestados.

Estas cuentas constituyen un elemento de gran relevancia, ya que es un activo circulante, y está relacionado directamente con el giro del negocio y la competencia. La empresa cuenta con un sistema de cobros, el mismo incluyen políticas de cobro, normas y controles interno, pero, los mismo no son tomados en cuenta, para el tratamiento con los clientes, es decir, a esto no se les informa sobre las facturas vencidas o próximo a vencerse.

Esto surge debido a que no se tiene el control de los cobros que se deben realizar y una adecuada gestión a los clientes en atraso. Esta investigación esa estructurada en cuatro capítulos, detallados así:

Capítulo I: Que trata la problemática de la empresa, los objetivos (general, específicos), entre otros aspectos.

Capítulo II: Trata el marco conceptual, incluye una breve reseña histórica de la empresa, el concepto de los principales términos utilizados para ampliar el conocimiento del estudio.

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Capítulo III: Marco Metodológico. Conteniendo la metodología, las técnicas y procedimientos generales de la investigación.

Capítulo IV: Presentación y Análisis de los Resultados. Lo que incluye las tablas, gráficos, resumen, conclusión y recomendación.

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1.2. TEMA

Análisis de los Procesos de la Gestión de Cobros en el Departamento de Cuentas por Cobrar de una Empresa Comercial.

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1.3. DELIMITACIÓN TEMÁTICA

Análisis de los Procesos de la Gestión de Cobros en el Departamento de Cuentas por Cobrar de una Empresa Comercial. Caso: M&R Comercial S.R.L., Año 2017.

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1.4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Toda empresa comercial ha necesitado en algún momento saber sobre su situación financiera, para así determinar y evaluar la gestión que han realizado todos los agentes que intervienen en su funcionamiento. Por eso es preciso que en cada una de estas entidades se tome en cuenta las herramientas necesarias que representen su justa realidad.

Los estándares de crédito de la empresa M&R Comercial S.R.L. definen el criterio mínimo para conceder crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias, períodos promedio de pago, ciertos índices financieros, ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estándares de crédito. La empresa M&R Comercial S.R.L. cuenta con un sistema de cobro, el mismo incluyen políticas de cobro, normas y controles interno, pero, los mismos no son tomados en cuenta, para el tratamiento con los clientes, es decir, a estos no sé les informa sobre las facturas vencidas o próximo a vencerse, fecha de emisión, son los datos que faltan en una factura.

La empresa M&R Comercial S.R.L. requiere para otorgar créditos a sus clientes, entre los que se destacan, entre los que se destacan: Carta de trabajo, referencias comerciales o un fiador; sin embargo, algunos créditos concedidos, no cuenta con todos los requisitos necesarios y no lleva el control del vencimiento de las facturas, retraso de los estados de cuentas por cobrar, no se revisa mensualmente las facturas vencidas y a veces la línea de crédito no está actualizada con respecto al historial de pago.

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Esto surge debido a que no se tiene el control de los cobros que se deben realizar y una adecuada gestión a los clientes en atraso. Normalmente existe una inadecuada administración de Cuentas por Cobrar debido a que M&R Comercial S.R.L. tiene conocimiento exacto de la cartera vencida y los montos de la deuda de sus clientes, lo cual debe identificarse para poder garantizar el buen manejo de la gestión de cobros en el Departamento de Cuentas por Cobrar.

Al no mejorar estas políticas de cobro les trae en la actualidad como consecuencia problemas de liquidez, falta de rentabilidad, un alto nivel de morosidad, un alto nivel de costos de cuentas incobrables y el retorno de las mercancías es menor cuando se le restan los gastos de gestión de cobro.

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1.5. PREGUNTAS DE INVESTIGACIÓN

1. ¿Cómo afecta financieramente la gestión de cobros y el manejo de las cuentas por cobrar en relación a la liquidez y rentabilidad de la empresa M&R Comercial S.R.L.?

2. ¿Cómo se encuentra estructurado el sistema de cobros en el Departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L.?

3. ¿Cuál es la importancia que tienen los controles contables y administrativos en la gestión de los cobros en el Departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L.?

4. ¿Qué tipo de políticas de créditos aplica el Departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L. en el proceso de gestión de los cobros? 5. ¿Cuáles son los controles que utiliza el Departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L. en los registros de las facturas vencidas? 6. ¿Cómo están descriptos los requisitos de créditos de la empresa M&R Comercial S.R.L. con respecto a las ventas de las mercancías? 7. ¿Qué medidas utiliza el Departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L. para el manejo del historial o antigüedad de los saldos? 7

8. ¿Cuál es la función de la administración en relación a la gestión de las Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L.? 9. ¿Cuáles son los procedimientos que utiliza el Departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L. para manejar las cuentas dudosas? 10.¿Cómo la empresa M&R Comercial S.R.L. determina la liquidez y rentabilidad de sus comercializaciones? 11.¿Cuáles son los factores de la morosidad de las cuentas por cobrar en la empresa M&R Comercial S.R.L.?

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1.6. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN O DEL PROBLEMA

La importancia que tiene las cuentas por cobrar en las empresas comerciales, se debe a que existe un rango alto de visión que se tiene sobre la creación, desarrollo e implementación de sistemas de información avanzados para el manejo de los registros contables, los procesos que se efectuaron para el manejo de la cartera de cobros a clientes en la empresa M&R Comercial S.R.L., así como

la captación de mercados, proporciona una herramienta eficaz que

cumplen con las metas proyectadas en el volumen de ventas de la organización.

Los beneficios del estudio se basan en el aporte de conocimientos en el área de las ventas a crédito y el manejo correcto de las cuentas por cobrar identificando los diferentes controles y procedimientos que deben llevar a cabo en la gestión de los cobros, basándonos en el modelo de gerencial, para evitar caer en riesgos que conlleven a pérdidas financieras que pueden afectar el patrimonio de la empresa M &R Comercial S.R.L.

El proceso de la gestión de los cobros y el manejo de las cuentas por cobrar a clientes son una de las fuentes proveedoras de ingresos por excelencia de la empresa objeto de estudio, la cual genera recursos financieros para el cumplimiento de su compromiso con terceras personas y, además, pueden realizar inversiones, si se quiere, a corto o largo plazo, según como se adecue a los requerimientos o exigencias de las políticas de créditos de la organización.

En este estudio se pretende analizar la problemática de las tardanzas y regularidades de cobro a los clientes, el alto nivel de morosidad y la 9

inconformidad proyectada por los mismos con la pobre gestión de cobro, así como la mala administración del personal del Departamento de Cuentas por Cobrar, no acto para las funciones a realizar, ya que carecen de seguimiento continuo en las operaciones de control.

Conociendo los conceptos de la gestión de las cuentas por cobrar, pueden entender la importancia de la aplicación de las herramientas y técnicas adecuadas para su eficiente gestión, de forma que permitan lograr los objetivos y planes atrasados durante un determinado período.

Las razones por la cual la empresa M&R Comercial S.R.L. implementan los controles internos son para prevenir riesgos, así poder tener más calidad en sus servicios, por ende, tener sus clientes satisfechos y de esa forma poder obtener mejores beneficios en el futuro, tanto sus dueños como sus colaboradores o empleados.

Las soluciones planteadas en el desarrollo de este análisis beneficiarán de manera directa o indirecta al sector comercial, al sector privado y a los profesionales que intervienen en el área de contabilidad.

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1.7. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo se realizaría un análisis de los procesos de la gestión de cobros en el departamento de cuentas por cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L., Año 2017?

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1.8. OBJETIVOS

1.8.1. Objetivo General:

Analizar los procesos de la gestión de cobros en el departamento de cuentas por cobrar de una empresa comercial. Caso: M&R Comercial S.R.L., Año 2017.

1.8.2. Objetivos Específicos:

1. Describir los procedimientos que utiliza la empresa M&R Comercial S.R.L. para la gestión de los cobros de los clientes.

2. Analizar cómo se encuentra estructurado el sistema de cobros en el Departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L.

3. Conocer la importancia que tienen los controles contables y administrativos en la gestión de los cobros en el Departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L.

4. Identificar el tipo de políticas de créditos que aplica el Departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L. en el proceso de gestión de los cobros. 5. Analizar las herramientas y técnicas que utiliza la empresa M&R Comercial S.R.L. para gestionar los procesos de cobros en el departamento de cuentas por cobrar. 12

1.9. IDEAS CIENTÍFICAS A DEFENDER

La Gestión de Cobros del Departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L. impacta de forma positiva en el manejo de las cuentas por cobrar y en el volumen de las ventas a créditos de la organización.

Las políticas de crédito en la gestión de los cobros por el Departamento de Cuentas por Cobrar cumplen de forma eficiente con los controles internos y la protección de los activos de la empresa M&R Comercial S.R.L.

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1.10. DELIMITACIÓN GEOGRÁFICA La empresa M&R Comercial S.R.L. se encuentra ubicada en la Avenida Francisco Alberto Caamaño No. 12 - Esquina Calle Mauricio Báez del Municipio de San Pedro de Macorís, localizada geográfica con las siguientes limitantes: Al Norte

: Sector Los Cuatros Caminos

Al Sur

: Sector Villa Magdalena

Al Este

: Sector Restauración

Al Oeste

: Zona Universitaria – U.C.E.

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2.1- CONTEXTUALIZACIÓN

2.1.1- Breve Reseña Histórica de la Empresa M&R Comercial S.R.L.

La empresa M&R Comercial S.R.L., nace como un proyecto de Raymundo Quezada, de la cual fue aceptado rápidamente por quien más tarde fueron sus socios los Sres. David De Jesús Silvestre y Elio Santana Díaz. Esta empresa fue inaugurada el 10 de Septiembre del 1996, localizada en la Ave. Francisco Alberto Caamaño Deñó, Sector Los Cuatro Caminos; y a la vez, ésta se dedica a la distribución y ventas de muebles y electrodomésticos.

La empresa ha experimentado administrador con visión progresista, el cual ha dedicado más de 10 años de su vida en el área. Hoy el proyecto de la mueblería es un hecho y con solo un año cuenta con dos establecimientos a nivel nacional, lo que demuestra un grado de aceptación alto en la población. Esta compañía está conformada por dos directivos: Elio Santana Díaz (Presidente), Raymundo Quezada (Vicepresidente y Administrador).

En el área tecnológica sigue a la vanguardia con respecto a las otras empresas ubicada en San Pedro de Macorís, ya que cuenta con el Easy System o de Sistemas Fáciles Distribuidos, el cual mantiene de manera bidireccional las dos sucursales a la central. Esto permite que el Departamento de Cobros y de Contabilidad se manejen desde la cede principal.

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2.1.2- Filosofía Corporativa:

Misión: Lograr una cultura de excelencia en la gestión empresarial a través de nuestros clientes.

Visión: Ser líder en el mercado en la calidad de nuestros servicios, logrando la rentabilidad del negocio en beneficio de nuestros clientes, accionistas y empleados.

Valores: a) Excelencia. b) Integridad. c) Compromiso. d) Dinamismo. e) Honestidad.

Metas: a) Aplicar una correcta selección y manejo del riesgo junto a una efectiva gestión del negocio. b) Confidencialidad, agilidad y responsabilidad en el manejo de todas nuestras negociaciones. c) Conducir de manera transparente, abierta ante los colaboradores, clientes, suplidores y accionistas. d) Asegurar la calidad de los resultados en cada uno de las negociaciones. e) Trabajar en beneficio de la institución, la familia y el país.

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2.2- ANTECEDENTES En una investigación publicada en la Universidad Central del Este (UCE) en una tesis de grado sustentada por: Carmen Bórrame Frías, Mayra Vizcaíno Javier y María Santana Valenciano, con el tema: “Manejo y Contabilización de las Cuentas por Cobrar de una Empresa Comercial, San Pedro de Macorís, República Dominicana, Año 2012”. Los autores concluyeron: “La partida de documento por cobrar legalmente están amparada por documentos negociables en la cuales se puede citar pagaré, letra de cambio, giros bancarios, aceptaciones comerciales y todo documento que ampara una transacción comercial tiene fuerza probatoria. Hay empresa que acostumbran a vender mercancías exigiendo que se firme letra de cambio en vez de factura, debido a que las letras de cambio tienen mayor fuerza que la factura”.

Los autores recomendaron: Las cuentas y documentos por cobrar son de suma importancias, debido a que las empresa comerciales dedicadas a venta de mercancías se han constituidos como el arma del negocio y de hecho después del efectivo podemos decir que son los activos más líquido, de ellos depende la solides económicas del negocio para poder cumplir con las obligaciones contraída por sus proveedores, clientes y empleado además con una correcta administración de esta se puede mantener la estabilidad del negocio y tratar de conservar un abastecimiento constante de mercancías para satisfacer las necesidades de los clientes y de esta forma puede hacerle frente a la competencias que existe en el mercado.

En otra investigación publicada en la misma universidad citada anteriormente, se encontró una tesis sustentado por: Allacenis Bautista, Yajaira Alcántara y Esterlín Gonzales Benítez, con el tema: “Estudio y Evaluación de los 17

Controles Interno aplicados a Cuentas por Cobrar y por Pagar de una Ferretería, San Pedro de Macorís, República Dominicana”. Los autores concluyeron: “Un control interno adecuado sobre las cuentas por cobrar incluyen las separaciones de las funciones relativas a la recepción de efectivo y su contabilización y la adecuada aprobación de las devoluciones y descuento sobre ventas de las cancelaciones de las cuentas incobrables debiendo ser dicha funciones independientes de la relacionada con la recepción del efectivo”. La separación de responsabilidades y obligaciones constituye un elemento de importancia en todo procediendo de control interno. Los autores recomendaron lo siguiente: “Las operaciones de cuentas por cobrar que requiera de una debida

autorización , los pedidos de venta deben ser

aprobada por el departamento de crédito antes de que pueda ser afectadas ,la empresa deberá verificar periódicamente las cuentas a cobrar, el

personal

encargado de tal tarea es el de Auditor Interno, se debe enviar reporte mensuales a todos los clientes que reflejen con exactitud las cuentas del libro auxiliar las cuales deben ser preparado por empleados que no tengan otra responsabilidades en el departamentos de cuentas por cobrar”.

En otro estudio publicado en la Universidad Nacional Pedro Enrique Ureña (UNPHU) se encontró una tesis sustentada por Leticia Coronado Cruz y Jennifer Acosta Hernández con el tema: “Modelo de la Gestión Financiera y Reducción de Morosidad de sus Cuentas por Cobrar en la Empresa de Vehículos”. Los autores concluyeron: Que las Cuentas por cobrar se refieren al crédito que las empresas Otorgan a los clientes cuando venden bienes o servicios, esto es una modalidad de financiamiento a corto plazo entregada a los 18

clientes; sin embargo, paraqué una compañía esté en condiciones de otorgar créditos a sus clientes debe cumplir con los requisitos, establecer políticas de créditos y políticas de cobranza.

En otra investigación publicada en la Universidad Evangélica (UNEV) se encontró una tesis sustentada por Ruth Bautista y Llanna Jacobo Brito con el tema: “Contabilidad de Gestión y sus Importancias en el Control de los Costos en el Servicio de Construcción”. Caso: Constructora José Rodríguez S.R.L.” Los autores concluyeron: Que la contabilidad de gestión está adquiriendo cada vez más fuerza, debido a la gran competitividad y en el entorno empresarial en relación a los costó operacionales. La Gestión de costo son procedimientos que se toman en cuenta para la ejecución de una producción. Los controles de gestión de todo el proceso requieren de registro o argumentaciones que indiquen el flujograma de cada uno de los procesos en la contabilidad de gestión. En la actualidad existe la misión compartida existe la misión compartida de la contabilidad de costo y gestión es un sistema de información capaz de proveer gestión empresarial.

En un estudio publicado en la Universidad O&M se encontró una tesis sustentada por Manuel De Los Santos Urbáez y Cols., con el tema: “Control Interno En Las Cuentas Por Cobrar en el Ingenio Barahona”. Los autores concluyeron: El Ingenio Barahona comercializa sus productos principales, el Azúcar cruda y las mieles, a través de la oficina principal en Santo Domingo. No obstante, el ingenio Barahona realiza desembolsos millonarios por concepto de préstamos de diferente naturaleza. El departamento de auditoria Interna del (C.E.A) Investiga cada cierto tiempo el movimiento Contable relativo a los 19

Balances de los préstamos y monto de los nuevos préstamos a efectuarse en algún futuro.

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2.3- CONCEPTUALIZACIÓN 2.3.1- Políticas Según Rodríguez (2015), indica que son normas de actuación dictadas por la dirección de la empresa y derivan directamente de la estrategia de riesgos establecida. No obstante, las políticas de crédito también tienen en cuenta otros factores que matizan las grandes líneas marcadas por la estrategia de riesgos.

De acuerdo a De La Rosa (2016), explica que es toda actividad empresarial se maneja bajo normas que orientan la diversidad de actividades comerciales que se dan en el mercado desde el punto de vista mercantil; por lo tanto, considerando que el crédito es un proceso ordenado de pasos y procedimientos interconectados al desenvolvimiento económico y financiero necesita de políticas para que dichas actividades se encausen sobre objetivos específicos.

Jiménez (2014), explica que es expresada en términos de procedimiento sobre como otorgar créditos y como realizar las cobranzas es un trabajo ordenado que obedece a la siguiente secuencia y que necesariamente debe constar por escrito porque ello favorece a que el personal tenga plena conciencia del trabajo que realiza.

2.3.1.1- Objetivos Según Hernández (2015), desde el punto de vista empresarial, el establecer un sistema de créditos tiene como objetivo principal incrementar el volumen de las ventas mediante el otorgamiento de facilidades de pago al cliente, pudiendo ser este comerciante, industrial o público consumidor que no presente disponibilidad para comparar bienes o servicios con dinero en efectivo y de esta forma, cumplir 21

con el objetivo principal de la organización el cual es generar mayores ingresos y rentabilidad para la empresa.

El crédito flexibiliza los términos de una transacción (plazos, montos, tipo de interés) facilitando el acuerdo comercial, tanto al cubrir una satisfacción de venta tanto por parte del comerciante, como la necesidad de comprar por parte del consumidor, de acuerdo a la disponibilidad de pago que presenta.

Una vez estipulados y establecidos todos los términos del crédito se procede a otorgar el crédito el cual pude ser en efectivo, bienes o servicios según el requerimiento por parte del cliente. Se debe de tener en cuenta las condiciones en que se hace efectiva la entrega cuidando de demostrar delante del cliente las bondades del producto o servicio otorgado en crédito.

2.3.1.2- Importancia Según Gutiérrez (2015) la política de crédito está dirigida a apoyar los objetivos generales de la empresa y solamente la alta gerencia, en colaboración con el gerente de crédito, puede decidir cuáles deben ser. Una vez fijados, la alta gerencia, también en colaboración con el gerente de crédito, trazar una política de administración crediticia, que complemente y apoye estos objetivos de la empresa.

Cuando la política de crédito proviene de un nivel alto. todos los departamentos especialmente el de ventas - se ven obligados a cooperar: Una declaración de política de la alta gerencia evita desde el comienzo los conflictos que a menudo se presentan entre crédito y ventas. Cuando la política es clara, el departamento 22

de ventas no se extiende demasiado tratando de abarcar lo máximo a cualquier riesgo. 2.3.2- Cobros Según Rodríguez (2016), son los procedimientos que sigue la empresa para cobrar los créditos que ha otorgado a sus clientes. Cualquier sistema de cobranzas para que tenga éxito debe recibir dinero. Este objetivo se vuelve menos obvio y bastante menos probable de lograr cuando se agregan los requerimientos adicionales de retención del buen nombre, la rehabilitación del deudor, la prontitud en el pago y la operación económica.

Rogers (2015), consiste en percibir una cantidad de dinero bien por un trabajo realizado, por una venta o por una deuda contraída. El término “cobro” a menudo puede ser confundido con el de “ingreso”, por lo que resulta de interés destacar la diferencia entre ambos; cobro hace referencia a la corriente de efectivo existente, es decir, a la entrada de dinero, mientras que ingreso hace referencia al derecho de percibir ese cobro, si bien el mismo puede que no se lleve a cabo.

Peguero (2016), indica que es el acto y la consecuencia de cobrar, obtener el dinero correspondiente al desarrollo de una actividad, a la venta de un producto o al pago de deudas y la cobranza es el cobro en cuestión.

2.3.2.1- Objetivos De acuerdo a Olivares (2015), señala que es necesario satisfacer las necesidades de cobranza y recuperación de cartera en mora de los clientes, dentro de exigentes estándares de eficacia, eficiencia, oportunidad y calidad de servicio,

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adaptándose a los requerimientos del mercado. Los principales requerimientos para la cobranza y recuperación de obligaciones en mora de los clientes son: a) Gestionar la cobranza y recuperación de obligaciones manteniendo la fidelidad de los clientes en mora. b) Evitar que la morosidad y pérdida ocasionada sea mayor que la presupuestada. c) Mantener la liquidez del negocio. d) El buen trato y conciliación oportuna mantiene un excelente recaudo.

Según Ramírez (2016), establecen que los objetivos de los cobros son: a) Asegurar la cobranza en el plazo establecido según las condiciones de venta, monitorear la evolución de la cobranza por cliente, mediante la conciliación permanente de las cuentas por cobrar. b) Considerar el riesgo inherente de la venta a crédito mediante la implementación de una política de crédito. c) Custodiar, registrar y controlar los valores o comprobantes que representan efectivo. d) Mantener actualizado un archivo con la documentación del área.

2.3.2.2- Importancia Según James (2015), las empresas con equipos de cobranza efectivos tienen muchos elementos en común. Uno de estos elementos es que, antes de realizar el contacto de cobranza, son capaces de escoger efectivamente el objetivo del contacto. En primera instancia hay que descartar el olvido como motivo de no pago y dar inicio a la conversación de cobranza en un tono positivo. En estos primeros contactos se puede definir el tono que tendrá la discusión de cobranza

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entendiendo, entre otras cosas, el nivel de satisfacción del cliente con los servicios o productos recibidos.

En algunas circunstancias el cliente no paga producto de alguna acción que todavía no ha tomado el proveedor; por ejemplo, el cliente todavía no tiene copia de la factura. Una vez entendidas estas barreras es imperioso que el proveedor realice todo lo posible para resolverlas y eliminar las excusas que pueda tener el cliente para no realizar el pago.

De acuerdo a Williams (2014), si el cliente, luego de que es recordado, aún no realiza el pago, debe ser encaminado hacia acciones que lo generen. En estos casos, el contacto de cobranza debe promover que el cliente se comprometa a realizar acciones que culminen en el pago de la deuda. Si el cliente incumple los compromisos de pago, o no tiene la intención de honrarlos, el objetivo es presionar con mayor contundencia para generar una acción. Utilizar una amenaza para que el cliente actúe es un camino peligroso que sólo debe tomarse en condiciones extremas. Generar empatía, o un sentimiento de vergüenza por el retraso, suele tener mejores resultados.

Es importante que existan consecuencias claras cuando se detectan problemas en los pagos de los clientes. En estos casos, el objetivo debe ser notificar al cliente del cambio en las reglas o condiciones; por ejemplo, la reducción del límite de crédito o la imposibilidad de realizar despachos adicionales hasta que se salde la deuda.

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2.3.3- Políticas de Cobros Según Alcántara (2013), son un conjunto de procedimientos que sigue la empresa para cobrar los créditos que ha otorgado a sus clientes. Cualquier sistema de cobranzas para que tenga éxito debe recibir dinero. Este objetivo se vuelve menos obvio y bastante menos probable de lograr cuando se agregan los requerimientos adicionales de retención del buen nombre, la rehabilitación del deudor, la prontitud en el pago y la operación económica.

Alfonseca (2015), plantea que las políticas de cobro contemplan las condiciones de venta, cuando la empresa hace sus ventas a crédito, se establecen las condiciones de venta en cuanto al crédito otorgado, que comprende plazo, los porcentajes de descuento, fechas de pago, lugares donde efectuar los abonos a los créditos, tasas de interés, entre otros, y en cuanto a la entrega de las mercancías, características, garantías, usos, limitaciones, cuidados, entre otros.

Barrera (2016), entiende que es una guía clara hacia donde deben encaminarse todas las actividades de una misma clase, también es un lineamiento que permite tomar decisiones con respecto a situaciones rutinarias. Son aplicables en la mayoría de los casos y sus excepciones solo serán autorizadas por alguien competente. Para tal efecto, las políticas maximizan el nivel de utilidades obtenido por la organización, puesto que evitan retrasos, errores, al igual que pérdida de tiempo durante la ejecución de actividades.

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2.3.4- Gestión de Cobros Según Harrison (2016), plantea que la gestión de cobros busca mejorar el rendimiento de los procesos de las cuentas por cobrar. La gestión, es primordial dentro de la dinámica de las cuentas por cobrar, ya que la organización tiene la oportunidad de analizar los distintos escenarios dentro de la contabilidad que respalden un óptimo acceso a las cuentas por cobrar.

Ferreck (2012), sostiene que la gestión de cobros es la acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo para conseguir o resolver una cuenta por cobrar.

Según García (2014), explica que la gestión de cobros es un conjunto de acciones o diligencias que permiten la planificar y controlar cualquier actividad de cobranza. Dicho de otra manera, se refiere a todos aquellos trámites que se realizan con la finalidad de resolver una situación de ventas a crédito, la gestión es asociada con la administración de las cuentas por cobrar.

2.3.5- Sistema de Cobros Según Oswalt (2014), es un conjunto de elementos que integran las políticas de cobros y la forma de las ventas a créditos, capaces de fijar los vencimientos a cobrar, controlar los pagos con vigencia y un sistema de alertas que informa los cobros o pagos vencidos que no se han atendido en fechar.

De acuerdo a Lowell (2015), consiste en el control que tienen las empresas con respecto a los cobros a realizar, las obligaciones de pago y por supuesto, el ejercicio del derecho de cobro, es uno de los pilares que hacen que tengan una empresa realmente eficiente. Como en todos los casos, no hay dos empresas 27

idénticas y en cada caso, convendrá más aplicar unos sistemas más sencillos o más complicados, pero para todos los casos, hay que marcar las siguientes directrices de gestión y evaluación de los flujos de efectivo de la actividad empresarial.

Parras (2016), manifiesta que es una herramienta actualizada y eficiente, que permite a los autónomos y las pequeñas, medianas empresas centrar los esfuerzos en el funcionamiento del negocio y agilizar las tareas. 2.3.6- Facturas Vencidas Según Herrera (2012), señala que son las facturas que el cliente debió pagar en una fecha determinada y no efectuó el pago de la misma.

En relación a Sowthen (2014), son los registros obsoletos en un sistema de ventas, donde el documento es presentado a los clientes.

Valdez (2016), explica que son documentaciones registradas donde su fecha ha terminado dentro del sistema contable y/o financiero de una entidad.

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Ejemplo:

Fuente: URL (https://image.isu.pub/161011180653-6914a406b7c61ed3fbba4551172265db/jpg/page_1.jpg)

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2.3.7- Requisitos de Créditos Según Cordero (2014), consideran que son pautas que se persiguen para el otorgamiento de una venta a crédito.

Thompson (2015), afirma que son conjuntos de requerimientos (información crediticia, referencias, formularios) que sirve para la solicitud del crédito en una empresa.

Peguero (2015), señala que son acciones utilizadas para controlar el otorgamiento de una venta a crédito.

2.3.7.1- Requerimientos de las Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L.: 1) El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general. 2) La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por el empleado asignado. 3) Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad. 4) Se debe contar con la aprobación de específica del encargado para otorgar descuentos especiales. 5) Verificación de las facturas y notas de créditos. 6) Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosas. 7) En relación a la gestión de las cuentas por cobrar es necesario tomar en cuenta la entrega de mercancía, la facturación, despacho, verificación de las facturas, el manejo de las cuentas control, el manejo de los libros mayores de los clientes, las devoluciones y las rebajas en ventas. 30

2.3.8- Control Interno Sosa (2015), sostiene que el control interno comprende el plan de organización, el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar las cuentas por cobrar, verificar la exactitud, veracidad de su información financiera, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Según Valloy (2014), explica que el control interno son un conjunto de áreas funcionales en una empresa y de acciones especializadas en la comunicación o el control en el interior de las cuentas por cobrar.

Rodríguez (2015), señala que son diseñado, aplicado y considerado como una herramienta más importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos, para obtener la productividad, además, de prevenir fraudes y errores violación a principios de las cuentas por cobrar.

Remington (2014), indica que es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y todo el personal del departamento de cuentas por cobrar, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las siguientes áreas: Efectividad y eficiencia en las operaciones, confiabilidad en la información de las cuentas por cobrar y el cumplimiento de las leyes o regulaciones aplicables.

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2.3.8.1- Características del Control Interno Según Poch (2011), explica que las características del control interno deben comprender un plan de organización flexible, simple donde se defina claramente líneas de autoridad y de responsabilidad. Además, tiene contener un sistema de autorización que contemple acción sobre activos, pasivos, ingresos y gastos mediante el control de las operaciones a través del registro.

Las prácticas sanas estableciendo una distribución de obligaciones y responsabilidades, evitando que una sola persona maneje una operación de principio a fin, y una segregación de funciones que abarque tanto a personas como a departamentos, que se extiendan por toda la organización y a todos los niveles de mando.

Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o específicas de la gerencia. Se registran los cambios para mantener un control adecuado y permitir la preparación de los estados de cuentas, los activos son asesorados con la autorización de la gerencia y los activos registrados son comparados con las existencias.

Ejemplo: El control interno es un proceso que es responsabilidad de la organización, ésta debe garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones, el cumplimiento de las disposiciones legales, la existencia y efectividad de los procesos de control, la verificación de las actividades propias del proceso contable. El control interno gestiona los riesgos del sistema contable, define los controles, garantiza la generación de información financiera, uniforme,

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evaluaciones periódicas, acciones de mejoramiento, evaluación y seguimiento sobre le existencia y efectividad de los controles.

2.3.8.2- Elementos del Control Interno Según Oliver (2014), indica que los elementos de un buen sistema de control interno tienen que estar estructurado de la siguiente manera: a) Organización: Comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad y corrección de los datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las políticas. b) Sistema de Contabilidad: Conjunto de pasos que se realizan de una manera cronológica mediante anotaciones contables para el registro de operaciones que hace una entidad. c) Presupuestos y pronósticos: Consiste en un plan de acción dirigido a cumplir un objetivo previsto, expresado en términos financieros, que debe cumplirse en determinado tiempo y en ciertas condiciones, contiene los gastos e ingresos correspondientes a un período, por lo general anual. d) Entrenamiento, eficiencia y moral de personal: Cualquier preparación o adiestramiento con el propósito de mejorar el rendimiento físico o intelectual. e) Vigilancia y supervisión: Es el proceso de monitoreo de los controles implementados en las diversas áreas, bajo la conformidad de normas esperadas o deseadas en sistemas de contabilidad confiables.

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2.3.8.3- Importancia del Control Interno Según Holmes (2016), es importante ya que constituye la base o soporte sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Su grado de fortaleza determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables. No se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras reflejada en los estados financieros, sino que también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables.

Para entender la importancia del control interno en las empresas, conviene empezar por entender el propósito del control interno, que tiene como objetivo resguardar los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraude o negligencia, como así también detectar las desviaciones que se presenten en la empresa y que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos de la organización.

Usualmente las pequeñas y medianas empresas no cuentan con un sistema de administración bien definido, donde muchas veces los objetivos y planes no se encuentran por escrito, sino que se trabajan de manera empírica; solucionando problemas conforme se presentan, invirtiendo sin planificación, creando departamentos a medida que surgen las necesidades, entre otras cosas.

2.3.8.4- Objetivos de un Sistema de Control Interno Según Danz (2015), tiene varios objetivos como: a) Evitar o reducir fraudes. b) Salvaguardar contra el desperdicio. 34

c) Salvaguardar contra la insuficiencia. d) Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras. e) Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables. f) Salvaguardar los activos de la empresa. g) Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administración.

2.3.8.5- Clasificación del Control Interno Según Arthur (2014), los controles internos se clasifican en:

1.- Control Contable: Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables. Algunos controles internos no tienen relación con los estados financieros, y en consecuencia no son de interés directo para el contador público independiente. Los controles de esta categoría se conocen a menudo como controles internos administrativos.

La gerencia está interesada en mantener controles internos eficientes sobre las operaciones de la empresa y las actividades de venta, así como sobre las funciones contables y financieras. En consecuencia, la gerencia establecerá controles administrativos para proporcionar la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas prescritas en todos los departamentos de la organización.

El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se requieren para la salvaguardia de los activos y la confiabilidad

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de los estados financieros, y en consecuencia tiene la finalidad de proporcionar una seguridad razonable de que: a) Las transacciones se llevan a cabo con la autorización general o especifica de la gerencia. b) Las transacciones se registran según se requiere para permitir la preparación de los estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener el registro contable de los activos. c) El acceso a los activos se permite solamente de acuerdo con la autorización de la gerencia. d) El registro contable para los activos se compara con los activos que existen a intervalos adecuados, y se actúa adecuadamente con respecto no importando sus intereses. e) El estudio y evaluación del control interno por los auditores incluirá siempre la revisión y la prueba de los principales controles contables. La revisión de los controles internos de naturaleza puramente administrativa generalmente no queda bajo la responsabilidad de los auditores independientes, cuyo objetivo es dictaminar sobre lo razonable de los estados financieros. Las empresas de contabilidad pública llevan a cabo con frecuencia servicios de asesoría gerencial, además de las auditorías.

Ejemplo: Las Cuentas por Cobrar son al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa u organización que le generaran un beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante, se originan de las ventas a crédito, los préstamos personales. Este tipo de cuenta tiene saldo deudor. A nivel mundial las Cuentas por Cobrar son de gran importancia para las 36

empresas, ya que la mayor parte de las ventas que realizan las empresas o negocios en la actualidad son realizados a crédito y en muchos casos respaldadas por facturas, las cuales ya sabemos que están registradas desde el punto de vista de la contabilidad, dentro de las Cuentas por Cobrar. 2.- Control Administrativo: Según Madison (2014), se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las políticas de la Dirección y normalmente sólo influyen indirectamente en los registros contables. El control interno de naturaleza administrativa es una orden escrita enviada al departamento de personal de una compañía en la que se establecen pautas específicas. Los auditores probablemente no se interesarán en la cuestión de sí el departamento de personal está siguiendo realmente el criterio estipulado para la selección de nuevos empleados. El control interno no está limitado en el plan de la organización y en los procedimientos de los registros que se relacionan con los procesos de toma de decisiones que conducen a la autorización de transacciones por la administración. Ejemplo: Las medidas de seguridad, los accesos restringidos, son medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional y la observación de las políticas establecidas en el área de la organización. Una debilidad de control interno no implica necesariamente que los registros sean erróneos, pero si existe la posibilidad que los estados financieros puedan contener errores. 2.3.9- Cuentas por Cobrar Gayle (2016), explica que las cuentas por cobrar es un concepto de contabilidad donde se registran los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusiva37

mente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa. Según Gutiérrez (2017), indica que las cuentas por cobrar consisten en el dinero que se le debe a un negocio por los bienes o servicios que provee.

Darklim (2016), indica que las cuentas por cobrar constituyen el crédito que la empresa concede a sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio, como resultado de la entrega de artículos o servicios. Ilustración de la Presentación de las Cuentas por Cobrar en el Balance General:

Fuente: https://www.google.com.do/search?biw=1024&bih=505&tbm=isch&sa=1&ei=VQEUWtq7OYHXas-TvqAG&q=Balance

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2.3.9.1- Importancia de las Cuentas por Cobrar Según Álvarez (2015), indica que las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar” el auditor establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoría a estas cuentas.

De acuerdo a Hernández (2013), indica que las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas al departamento que corresponda: a) Si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas. b) Los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos). c) Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones, descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse. d) Si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance. e) Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

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2.3.9.2- Clasificación de las Cuentas por Cobrar Marte (2015), explica que las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo no corriente: a) Cuentas por Cobrar a Clientes b) Cuentas por Cobrar a Empleados c) Otras Cuentas por Cobrar Según Rodríguez (2014), indica que las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia inmediata: Corto plazo y a largo plazo. a) Corto Plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año. b) Largo Plazo: Su disponibilidad es a más de un año.

2.3.9.3- Medidas de Control Interno de las Cuentas por Cobrar Las principales medidas para las cuentas por cobrar, son las siguientes: a) La factura debe estar firmada por los clientes. b) Analizar la conveniencia de otorgar descuentos por pronto pago y/o ampliar términos y condiciones. c) Implementar el cobro de intereses moratorios. d) No descuidar la oportunidad de la facturación y entrega. e) Utilizar sistemas automatizados para administrar la cartera. f) Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas. g) Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable. 40

h) Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de solidas políticas escritas. i) Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren el comportamiento de los clientes, en especial, los morosos. j) Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar debe ser claramente explicado en los estados financieros. k) Cualquier cancelación de venta debe estar basada en la factura original correspondiente y la documentación soporte. l) Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta administración; además, se debe tratar de que cubran los requisitos de deducibilidad fiscal. m) Debe efectuarse arqueos sorpresivos a la persona maneje la documentación de las cuentas por cobrar. n) Las políticas de cobranza deben contemplara las condiciones de mercado y tomar en consideración el establecimiento de agiles sistema de cobranza. o) Las condiciones del crédito especifican el período durante el cual se extiende el crédito, el descuento si existe por pago de contado o pago anticipado y el tipo de instrumento de crédito.

2.3.10- Antigüedad de Saldos Berling (2015), explica que la antigüedad de saldos son métodos que consiste en constituir previsión para cuentas incobrables tomando como marco de referencia el tiempo de permanencia en mora de los créditos existente al cierre del ejercicio, asignando según sea el caso, porcentajes mayores cuantos mayores sea la mora.

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Según Collimon (2015), este se realiza clasificando los saldos a cargo de los clientes por antigüedad de su vencimiento, pudiendo ampliar o restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa. Según Cedano (2014), lo considera como un historial de los saldos a cargo de los clientes por las políticas de vencimientos. Ejemplo: El hecho de que una cuenta por cobrar esté vencida sugiere que el Cliente es incapaz de pagar o no desea hacerlo, siendo necesario hacer un análisis en un conjunto de todas las cuentas por cobrar tomando en cuenta su fecha de vencimiento, esto es lo que se conoce como Análisis de Antigüedad de Saldos.

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Fuente: Víctor R. De La Rosa, Damaso A. Toribio. Curso de Contabilidad para el Segundo Nivel. Teoría y Práctica: Preguntas y Problemas.

2.3.11- Administración de Cuentas por Cobrar Belkany (2016), se refiere a las decisiones que toma una entidad, respecto a sus políticas generales de crédito, cobranza y a la evaluación de cada solicitante de crédito en particular.

De acuerdo a García (2015), tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio, reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de variables tales como políticas de crédito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros.

Gayle (2016), consiste en un conjunto de medidas para la ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para la administración exitosa de las cuentas por cobrar. Para conservar los clientes, atraer nuevos y la mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito.

2.3.12- Cuentas Dudosas (Incobrables o Malas) Según Peguero (2015), sostiene que son aquellas que habiéndose realizado las gestiones de cobranza y transcurrido un tiempo más allá de lo razonable no se ha podido hacer efectivo su cobro debido a dificultades financieras del deudor. 43

Vidal (2015), dice que son originadas por clientes que han quebrado o han dejado de operar por distintas causas y que han imposibilitado el cumplimiento de dicha deuda con la empresa. Una cuenta se considera incobrable no se podrá cobrar. Esto quiere decir, que se convertirá en una pérdida para la empresa y se debe registrar como gasto.

Barnes (2014), plantea que es un término utilizado en el área de la contabilidad, auditoría y contabilidad financiera. Aquéllas que por alguna razón se estiman de cobro difícil. Normalmente se refiere a las de clientes.

Ejemplo, Cuenta Incobrables: De acuerdo con el método aplicado y suponiendo que la empresa hasta la fecha no constituyó previsión alguna, la cuantía a constituir como previsión para cuentas incobrables.

Caso: La compañía M&R Comercial S.R.L., vendió durante Diciembre del 2016 un total de RD$ 850,000.00, de los cuales RD$ 650,000.00 fueron a crédito, este caso se estima que el 2% sobre las ventas a crédito es incobrable. Se puede observar: Ventas a Cerdito………………………… RD$ 650,000.00 Estimación de Cuentas Incobrables (RD$ 650,000.00 x 0.02)….. RD$ 13,000.00 Valor Neto……………………………… RD$ 637,000.00

El Asiento Sería: Fecha

Detalle

Auxiliar

Débito

Crédito

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2016 Diciembre

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Gastos Generales y Administrativos Gastos por Cuentas Incobrables

13,000.00 13,000.00

=A= Provisión por Cuentas Incobrables

13,000.00

Registro provisto por cuentas incobrables al 31/12/2016 Fuente: Víctor R. De La Rosa, Damaso A. Toribio. Curso de Contabilidad para el Segundo Nivel. Teoría y Práctica: Preguntas y Problemas.

2.3.13- Liquidez Del Rosario (2016), sostiene que es la capacidad que tiene una persona, empresa o entidad bancaria para hacer frente a sus obligaciones financieras.

Nivar (2015), indica que la liquidez representa la cualidad de los activos para ser convertidos en dinero efectivo de forma inmediata sin pérdida significativa de su valor. De tal manera que cuanto más fácil es convertir un activo en dinero se dice que es más líquido.

Charleston (2014), considera que la liquidez es la capacidad de un activo de convertirse en dinero gastable en el corto plazo sin tener que arriesgar a vender ese activo a un precio más barato. Ejemplo: Los indicadores de liquidez se utilizan para determinar la capacidad que tiene una empresa para enfrentar las obligaciones contraídas a corto plazo. Cuanto más elevado es el indicador de liquidez, mayor es la posibilidad de que la empresa consiga cancelar las deudas a corto plazo.

1.- Razón Circulante o de Solvencia 45

Datos: Razón Circulante = Activo Circulante Pasivo Circulante Esta razón indica en qué medida los pasivos circulantes están cubiertos por los activos que se espera que se conviertan en efectivo en el futuro cercano, es decir que los pasivos circulantes están cubiertos la cantidad de veces por los activos circulantes. 2.- Razón de Liquidez Inmediata: Datos: Razón de Liquidez Inmediata = Activo Circulante – Inventario Pasivo Circulante La razón rápida es una variación de la razón circulante, que nos muestra que se tiene de activos circulantes deduciendo de estos los inventarios y dividiendo la parte restante entre los pasivos circulantes. 2.3.14- Rentabilidad Spencer (2014), explica que la rentabilidad es la relación existente entre los beneficios que proporciona una determinada operación o cosa y la inversión o el esfuerzo que se ha hecho; cuando se trata del rendimiento financiero; se suele expresar en porcentajes. Según Ortiz (2015), indica que la rentabilidad mide la tasa de devolución producida por un beneficio económico (anterior a los intereses y los impuestos) respecto al capital total, incluyendo todas las cantidades prestadas y

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el patrimonio neto (que sumados forman el activo total). Además, es totalmente independiente de la estructura financiera de la empresa. En relación a Gutiérrez (2016), señala que la rentabilidad hace referencia a los beneficios que se han obtenido o se pueden obtener de una inversión que hemos realizado previamente. Tanto en el ámbito de las inversiones como en el ámbito empresarial es un concepto muy importante porque es un buen indicador del desarrollo de una inversión y de la capacidad de la empresa para remunerar los recursos financieros utilizados. 2.3.15- Morosidad Según Stewart (2016), considera que la morosidad es la falta de puntualidad o retraso, en especial en el pago de una cantidad debida o en la devolución de una cosa.

Saunders (2015), dice que es la lentitud, dilación o demora en el cumplimiento de un compromiso dentro de la franja de tiempo establecido previamente. Es una falta de puntualidad, retraso en cumplir un objetivo, un pago o en la devolución de una deuda.

De acuerdo a García (2016), indica que la morosidad es cuando se incurre en un impago de deuda estipulada en un contrato formal, este impago no significa que el deudor no vaya a pagar su deuda en algún momento pero que no lo haya hecho dentro del plazo establecido en el contrato. El concepto Documentos por Cobrar, que representa el derecho a cobrar a su vencimiento el importe consignado en el documento aceptado por otra entidad, puede incluir un interés el cual se valúa sobre la cantidad otorgada a crédito. El 47

interés no es más que un cargo por el uso del dinero, para el deudor el interés representa un gasto y para el prestamista representa un ingreso. Un pagaré puede o no devengar interés. Sin un documento devenga interés, el porcentaje o la cantidad de interés se debe manifestar en el Documento. Para mayor facilidad, los intereses se calculan sobre la base de un año de 360 días dividido en 12 meses de 30 días cada uno. Por ejemplo, el interés sobre un Documento de RD$ 2,000.00 a una tasa 8% y con vencimiento a un año, se calcula de la siguiente forma: Valor del Documento por tasa anual de interés por tiempo del Documento es igual a Interés expresado en años: 2,000.00 x 8 x 1 = RD$ 160.00 100 Ocasionalmente, el plazo de un Documento se expresa en meses. En tales casos, el Documento vence y es pagadero en el mes de su vencimiento en el mismo día del mes en que fue expedido.

Por ejemplo, un Documento expedido el 10 de Julio y pagadero a tres meses de esa fecha, vencerá el 10 de Octubre. Para el cálculo de interés los negocios normalmente consideran el año de 360 días. Esto simplifica el cálculo de los intereses en la mayoría de los casos. Se efectúan los siguientes cálculos para un documento de RD$ 2,000.00., con vencimiento a 90 días y con interés anual del 8%. Fórmula: Interés = Capital x Tasa x Número Exacto de Días 48

360 Interés = 2,000.00 x 8% x 90 360 Interés = 2,000.00 x 0.08 x 0.25 Interés = 40.00

3.1. MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN En la realización del presente trabajo de grado, fue necesario hacer uso de varios métodos, entre los que están los siguientes:

Método Descriptivo: González (2015), explica que el método descriptivo se utiliza para recoger, organizar, resumir, presentar, analizar, generalizar, los resultados de las observaciones. Este método implica la recopilación y presentación sistemática de datos para dar una idea clara de una determinada situación. Las ventajas que tiene este estudio es que la metodología es fácil, de corto tiempo y económica”.

Se utilizó para dar detalle general sobre la gestión de cobros en el departamento de cuentas por cobrar de la empresa M&R Comercial. Se analizaron los datos y se relacionaron las variables del estudio entre sí, tomando en consideración, la presentación e interpretación de los resultados de la investigación de acuerdo a los criterios que tiene los empleados que laboran en el departamento de cuentas por cobrar de la organización. 49

Método Analítico: Rodríguez (2014), considera que este método implica el análisis, la separación de un tono en sus partes o en sus elementos constitutivos. Se apoya en que para conocer un fenómeno es necesario descomponerlo en sus partes. Se utilizó para realizar un análisis de los procesos de la gestión de cobros del departamento de cuentas por cobrar de la empresa M&R Comercial, donde se describieron cada una de las etapas de los procedimientos. Método Sintético: Peguero (2015), implica la unión de elementos para formar un todo. El juicio analítico implica la descomposición del fenómeno, en sus partes constitutivas. Es una operación mental por la que se divide la representación totalizadora de un fenómeno en sus partes.

A través de este procedimiento se resumieron las documentaciones teóricas logradas sobre el tema por las diferentes fuentes: (Primarias y Secundarias), que sustentan el desarrollo teórico – práctico del estudio.

Método Deductivo: Sampieri (2014), consiste en la conclusión implícita dentro de las premisas, esto quiere decir, que las conclusiones son una consecuencia necesaria de las proposiciones, cuando las mismas resultan verdaderas y el razonamiento deductivo tiene validez, no hay forma de que la conclusión no sea verdadera. Por lo general, se distingue porque parte de premisas generales para llegar a una conclusión particular o concreta. 50

Durante el proceso de investigación se partió de lo general a lo particular, utilizando las informaciones para elaborar el marco teórico del trabajo de investigación.

Método Inductivo: Jiménez (2015), es un método científico que elabora conclusiones generales a partir de enunciados observacionales particulares y parte de lo particular a lo general. Su aplicación consistió en el desarrollo del esquema teórico – práctico, donde se analizaron los aspectos particulares relacionados con los procesos de la gestión de cobros del departamento de cuentas por cobrar por la empresa M&R Comercial S.R.L., que afecta directamente a la situación contable administrativa de la misma.

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3.2. TÉCNICAS DE LA INVESTIGACIÓN Para la realización de la presente investigación, fue necesario hacer uso de varias técnicas que permitieron viabilizar los métodos a fin de alcanzar los objetivos, entre ellas se encuentran:

Observación Directa: Se observó el panorama de la situación actual de la gestión de los cobros en la empresa M&R Comercial S.R.L., haciendo una descripción de todas las áreas objeto de estudio, luego se realizó un análisis de las fortalezas y debilidades de la entidad, tomando en consideración, los procesos que realiza el departamento de cuentas por cobrar. Entrevista: Se le realizó una entrevista al encargado de contabilidad de la empresa M&R Comercial, con la finalidad de analizar los criterios u opiniones acerca del tema de investigación. Este instrumento fue utilizado para completar las informaciones correspondientes en relación a los procesos en la gestión de los cobros a través del departamento cuentas por cobrar, y a la vez, analizar las informaciones correspondientes de las actividades financieras – contables de la entidad.

Encuesta: Se diseñó un formulario que contiene todas las variables correspondientes al estudio, donde se elaboraron preguntas cerradas para luego ser aplicado al personal del departamento de cuentas por cobrar. 52

Tabulación Estadística: Se aplicó este procedimiento a los hallazgos que resultaron del cuestionario guía utilizado en la empresa M&R Comercial. En síntesis, con las técnicas y el instrumento aplicado, se pretendió ir construyendo informaciones directas del lugar del estudio, las cuales contribuyeron al conocimiento cabal de la realidad en el lugar y estas sirvieron para el análisis de los resultados.

La importancia de utilizar las técnicas son los procedimientos e instrumentos que se utilizaron para acceder al conocimiento, como fueron las encuestas, entrevistas y las observaciones.

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3.3. TIPOS DE INVESTIGACIÓN Este estudio sobre un análisis de los procesos de la gestión de cobros en el departamento de cuentas por cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L., fue necesario establecer los tipos de investigación, como se describe a continuación:

Investigación de Campo: Kotler (2014), consiste en un proceso sistemático, riguroso y racional de recolección, tratamiento, análisis y presentación de datos, basado en una estrategia de recolección directa de la realidad de las informaciones necesarias para la investigación.

Se aplicaron los procesos de la investigación de campo donde se realizaron encuestas a los empleados que laboran en el departamento de cuentas por cobrar, utilizado como campo de estudio para recolectar información con relación al tema tratado.

Investigación Documental: García (2014), indica que es una variación de la investigación científica, cuyo objeto es analizar los diferentes fenómenos que se presentan en la realidad utilizando como recurso principal los diferentes tipos de documentos que produce la sociedad y a los cual tiene acceso el investigador.

Permitió realizar una revisión de las fuentes de información primaria y secundaria sobre el tema tratado tomando en cuenta los libros de textos, revistas, folletos y manuales para obtener informaciones eficientes.

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Además, este tipo de investigación fue utilizada para analizar las observaciones o datos, contenidos en los documentos bibliográficos, tomando en consideración, la elaboración del esquema del marco teórico conceptual del estudio.

Investigación Descriptiva: Zamora (2015), señala que describen los datos y este debe tener un impacto en las vidas de la gente que le rodea. El objetivo de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables.

Se utilizó para conocer las situaciones predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos y opiniones de los empleados en relación a la gestión de cobros de la empresa M&R Comercial S.R.L. En estos tipos de investigación se apoyaron informaciones que provienen entre otras fuentes bibliográficas, de encuestas y observaciones.

En todo el trabajo de investigación fue evaluado mediante un proceso sistemático, donde se hizo posible el planeamiento de estrategias válidas para el logro de los objetivos. Por esta razón, las metas fueron revisadas en cada una de las etapas del proceso de la investigación.

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3.4. PROCEDIMIENTOS DE INVESTIGACIÓN Para esta investigación fue necesario establecer los procedimientos de la recolección de las informaciones, donde se destacan con detalles los pasos que se siguieron en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya antes nombradas: 1. Recolección de las informaciones en diferentes clases de fuentes y observaciones al alcance, visitas a universidad, entre otros.

2. Fotocopias de todos los formularios, registros, y cualquier otro tipo de material recolectado para prevenir cualquier pérdida o eliminación accidental de información u otra clase de problema.

3. Digitalización de los relatos, números, y otra información para ser guardada en un programa de computación, donde fueron organizados y utilizados en diversas maneras.

4. Transcripción de las informaciones recopiladas de las diferentes fuentes bibliográficas y luego se organizó la misma de manera que sea más fácil de trabajar.

5. Aplicación de un instrumento de recolección de información a cada uno de los empleados que laboran en el departamento de cuentas por cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L. El documento de recolección de información está dividido en dos partes: La Primera Parte, estuvo conformada por la 56

descripción de los datos personales y la segunda parte, está conformado por los datos concernientes al problema tratado. 6. Revisión, clasificación y tabulación de las preguntas correspondientes al estudio.

7. Para la presentación de los resultados del estudio, se elaboraron cuadros y gráficos estadísticos, además, se calcularon los valores para obtener la frecuencia absoluta (valor bruto) y la frecuencia relativa (porcentajes). Después se analizaron los datos para establecer las conclusiones y recomendaciones correspondientes al trabajo de investigación.

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3.5. POBLACIÓN Y MUESTRA Para la realización efectiva del presente estudio, se utilizó la siguiente población y muestra.

Población: Está conformada por un total de 32 empleados que laboran en la empresa M&R Comercial S.R.L.

Muestra: Se utilizó un muestreo aleatorio simple, donde se encuestaron a un total de 5 empleados que laboran en el departamento de cuentas por cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L. El tipo de muestreo fue aleatorio simple, en este proceso se tomó la unidad de análisis de investigación, donde se evaluaron cada uno de los empleados que conforman la población objeto de estudio. Al elegir la muestra aleatoria se esperó conseguir que las propiedades sean extrapolables a la población. Este proceso permitió ahorrar recursos y a la vez obtener resultados precisos.

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3.6. DESCRIPCIÓN DEL INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Se elaboró un cuestionario para recoger los datos que dieron repuesta a la investigación sobre el análisis de los procesos de la gestión de cobros en el departamento de cuentas por cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L. El mismo consta de dos partes: 1. La primera parte toma datos sociodemográficos de los cuestionarios. 2. La segunda parte recoge información propia del presente estudio.

La primera parte consta de 3 preguntas, en tanto que la segunda parte está conformada de 12 interrogantes, para un total de 15 preguntas.

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4. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS A continuación, se presentan los resultados obtenidos, a propósito de la aplicación del cuestionario para la adquisición de las informaciones que dan respuesta a la investigación sobre un Análisis de los Procesos de Gestión de Cobros del Departamento de Cuentas por Cobrar de una Empresa Comercial. Caso: M&R Comercial S.R.L., Año 2017.

Para llevar a cabo esta tarea, se tabularon los datos, se elaboraron gráficos y se completó con una pequeña interpretación, y luego finalizó con un resumen de este contenido.

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4.1. DATOS ESTADÍSTICOS A continuación, se presentan los resultados obtenidos, a propósito de la aplicación del cuestionario para la adquisición de las informaciones que dan respuesta a la investigación sobre un análisis de los procesos de la gestión de cobros en el departamento de cuentas por cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L., para llevar a cabo esta tarea, se tabularon los datos, se elaboraron gráficos y se completó con una pequeña interpretación, luego finalizó con un resumen de este contenido. Tabla No. 1 1) Su sexo es: Indicadores

%

Femenino

Frecuencia 3

Masculino

2

40 100

Total

60

5

Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 1

40% Femenino Masculino

60%

En la tabla No. 1 muestra que el 60% de los empleados que laboran en el Departamento de Cuentas por Cobrar pertenecen al sexo femenino y el 40% de 61

los colaboradores pertenecen al sexo masculino. Esto quiere decir, que la empresa ofrece mayor oportunidad laboral a las mujeres. Tabla No. 2 2) Su edad en años cumplidos, está en el rango de: Indicadores

Frecuencia 1 3 1 5

0 – 20 años 20 – 40 años 40 – 60 años Total

% 20 60 20 100

Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 2

20%

20% 0 – 20 años 20 – 40 años 40 – 60 años

60%

En la tabla No. 2, el 80% de los empleados encuestados tienen menos de 40 años. Es evidente que el personal es relativamente joven.

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Tabla No. 3 3) Su nivel académico es: Indicadores

Frecuencia 1 1 2 1 5

Bachiller Técnico Universitario Profesional Total

% 20 20 40 20 100

Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 3

20%

20% Bachiller Técnico Universitario Profesional

20% 40%

Según los datos de la tabla No. 3, el 60% de los empleados encuestados son estudiantes universitarios o profesionales. Al parecer la empresa exige ciertos conocimientos académicos para ocupar puestos importantes en la empresa. 63

Tabla No. 4 4) ¿Cómo está estructurado el sistema de cobros en el Departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial? Indicadores Sistema de información automatizado Sistema manual Total

Frecuencia 5 0 5

% 100 0 100

Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 4

Sistema de información automatizado Sistema manual

100%

La tabla No. 4 indica que el 100% de los empleados que laboran en el Departamento de Cuentas por Cobrar indicaron que el sistema de cobros es automatizado. Lo que indica que la organización se encuentra en la vanguardia 64

utilizando sistema de información para el manejo de las cuentas por cobrar para toma de decisiones. Tabla No. 5 5) ¿Cuáles son los procedimientos que realiza la empresa M&R Comercial para gestionar los procesos de cobros en el Departamento de Cuentas por Cobrar? Indicadores

Frecuencia

%

Llamadas a los clientes

2

40

Visita a los clientes

1

20

Intimación de pago

1

20

Cobros compulsivos

1

20

5

100

Total Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 5 20% 40%

Llamadas a los clientes Visita a los clientes Intimación de pago Cobros compulsivos

20% 20%

En la tabla No. 5 muestra que el 60% de los empleados cuestionados indicaron que los procedimientos que realiza la empresa M&R Comercial para gestionar los procesos de cobros por llamadas o visitas a los clientes. Lo que se puede 65

evidenciar que la vía telefónica o personal es el medio de comunicación de mayor relevancia para realizar cobros a los clientes.

Tabla No. 6 6) ¿Considera que son importantes los controles contables y administrativos para la gestión de los cobros en el Departamento de Cuentas por Cobra de la empresa M&R Comercial? Indicadores

Frecuencia

%

Si

5

100

No

0

0

No sabe

0

0

5

100

Total Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 6

Si No No sabe

100%

Los datos de la tabla No. 6 manifiestan que el 100% de los empleados encuestados indicaron que los controles contables y administrativos para la 66

gestión de los cobros en el Departamento de Cuentas por Cobrar son importantes. Esto infiere que el personal tiene pleno conocimiento de las funciones del departamento de cuentas por cobrar. Tabla No. 7 7) ¿Hay clientes que no pagan? Indicadores

Frecuencia

%

Siempre

1

20

Casi siempre

0

0

A veces

4

80

Nunca

0

0 100

Total

5

Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 7

20% Siempre Casi siempre A veces Nunca

80%

67

En la tabla No. 7 evidencia que el 80% de los empleados encuestados manifestaron que a veces hay clientes que no pagan. La empresa presenta a menudo cuentas incobrables por clientes que no realizan los pagos correspondientes de acuerdo a la solicitud del artículo o mercancía. Tabla No. 8 8) ¿Crean una provisión para las cuentas de clientes que no pagan? Indicadores

Frecuencia 0

%

Casi siempre

2

40

A veces

3

60

Nunca

0

0 100

Siempre

Total

5

0

Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 8

40%

Siempre Casi siempre A veces

60%

Nunca

De los empleados encuestados, el 60% indicaron que a veces crean una provisión para las cuentas incobrables para cancelar las cuentas de clientes que no pagan. 68

Esta situación pone de manifiesto de que la empresa no tiene saneada la cartera de crédito o que se utiliza el método de cancelación directa de las cuentas de los clientes (método que es incorrecto, porque no hay un apareamiento de ingresos y gastos).

Tabla No. 9 9) ¿Qué porcentaje se estima cómo incobrable? Indicadores

Frecuencia

%

1%

0

0

2%

5

100

3%

0

0

4%

0

0

5

100

Total Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 9

1% 2% 3% 4%

100%

69

En la tabla No. 9 se muestra que el 100% de los empleados encuestados señalaron que el porcentaje que estima como cuentas incobrables es de un 2%. Lo que indica que la organización realiza la provisión para cuentas incobrables, contradiciendo la respuesta de la pregunta anterior.

Tabla No. 10 10) Para M&R Comercial otorgar un crédito, los clientes deben: Indicadores Hacer una solicitud por escrito Llenar un formulario de solicitud de crédito Traer referencias comerciales Pagar las facturas vencidas Firmar la factura de las mercancías Total

Frecuencia 1 3 1 0 0 5

% 20 60 20 0 0 100

Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 10

20%

20% Hacer una solicitud por escrito Llenar un formulario de solicitud de crédito Traer referencias comerciales Pagar las facturas vencidas Firmar la factura de las mercancías

60%

70

Se puede observar en la tabla No. 10 que el 100% de los empleados encuestados manifestaron que la empresa M&R Comercial S.R.L. cuando un cliente solicita un crédito debe hacer una solicitud, llenar formulario de solicitud y traer referencias comerciales. Esto manifiesta que el cliente debe formalizar la obtención de un crédito. Tabla No. 11 11) ¿Hay clientes que se le dificulta obtener la documentación requerida para adquirir un crédito? Indicadores

%

Si

Frecuencia 4

No

0

0

No sabe

1

20 100

Total

80

5

Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 11

20% Si No No sabe

80%

71

La tabla No. 11 muestra que el 80% de los empleados indicaron que existen clientes que se le dificulta obtener la documentación requerida para adquirir un crédito. Esto se debe a clientes que presentan problemas financieros y no disponen al momento de solicitar el crédito todos los requerimientos exigidos.

72

Tabla No. 12 12) ¿Cuál es el proceso para la obtención de la información crediticia de los clientes? Indicadores Formularios

Frecuencia 0

%

Historial crediticio en la empresa

2

40

Referencias comerciales

2

40

Fiadores

1

20 100

Total

0

5

Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 12

20%

Formularios

40% Historial crediticio en la empresa Referencias comerciales Fiadores

40%

Se puede observar en la tabla No. 12 indicaron que el 80% de los empleados encuestados manifestaron que el historial crediticio y las referencias comerciales es parte del proceso para la obtención de la información crediticia de la organización. La empresa M&R Comercial S.R.L. revisar el historial crédito para obtener las informaciones correspondientes de los clientes. 73

Tabla No. 13 13) ¿Cómo evalúa los procedimientos de las cuentas por cobrar que utiliza la empresa M&R Comercial S.R.L.? Indicadores Excelente Buena Regular Deficiente

Frecuencia 3 2 0 0

Total

% 60 40 0 0 100

5

Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 13

Excelente

40% Buena Regular

60%

Deficiente

En la tabla No. 13 muestra que el 60% de los empleados encuestados evalúan como excelente los procedimientos de las cuentas por cobrar que utiliza la empresa M&R Comercial S.R.L. Es decir, que todos los parámetros están conforme a las políticas, controles y normas de la organización. 74

Tabla No. 14 14) ¿Cuáles son los propósitos de los Estados Financieros en las Cuentas por Cobrar en la empresa M&R Comercial S.R.L.? Indicadores

Frecuencia

%

Mostrar monto

3

60

Mostrar los clientes

1

20

Mostrar el valor neto

1

Total

5

20 100

Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 14

20% Mostrar monto Mostrar los clientes Mostrar el valor neto

20%

60%

Se puede observar en la tabla No. 14 que el 80% de los empleados encuestados indicaron que los propósitos de los Estados Financieros en las Cuentas por Cobrar son para mostrar clientes por montos. Es el propósito de los Estados Financieros, específicamente el Balance General, el de mostrar relación de los clientes y los montos sobre todo en un anexo.

75

Tabla No. 15 15) ¿La empresa M&R Comercial S.R.L. otorga descuentos por pronto pago? Indicadores

Frecuencia 0 2 3 0

Siempre Casi siempre A veces Nunca Total

5

% 0 40 60 0 100

Fuente: Cuestionario aplicado.

Gráfico No. 15

40%

Siempre Casi siempre A veces

60%

Nunca

En la tabla No. 15 muestra que el 60% de los empleados encuestados indicaron que a veces, la empresa M&R Comercial otorga descuentos por pronto pago. Esto indica que no es política de la empresa motivar a los clientes a realizar el pago antes del vencimiento de las facturas. 76

4.2- RESUMEN Después de presentar los datos estadísticos, se procede a realizar un resumen de los hallazgos de mayor relevancia en el estudio:

La empresa M&R Comercial S.R.L., está formada principalmente por mujeres, con menos de 40 años, con grado universitario profesional. En los resultados, se pudo comprobar que el personal que labora en el Departamento de Cuentas por Cobrar explicó que el sistema de cobros es automatizado, además, que se encuentra en la vanguardia y que sirve para la toma de las decisiones financieras.

Los procedimientos que realiza la empresa M&R Comercial para gestionar los procesos de cobros es llamar a los clientes, aplican los controles contables y administrativos para la gestión de los cobros en relación a las ventas de las mercancías.

A veces hay clientes que no pagan, presentando a menudo cuentas incobrables por pagos no registrado a tiempo. Por lo que, la organización en algunas ocasiones tiene que crear una provisión para las cuentas de clientes que no pagan.

En la empresa M&R Comercial S.R.L. cuando un cliente solicita un crédito debe hacer una solicitud, llenar formulario de solicitud y traer referencias comerciales.

77

Existen clientes que se le dificulta adquirir la documentación requerida para adquirir un crédito, donde el historial crediticio y las referencias comerciales es parte del proceso para la solicitud de la información crediticia de la organización.

El personal que labora en la empresa M&R Comercial evalúa de forma excelente los procedimientos de las cuentas por cobrar que utiliza la empresa M&R Comercial S.R.L. Los propósitos de los Estados Financieros en las Cuentas por Cobrar son para mostrar monto de los clientes.

La empresa no tiene, como política el motivar a los clientes a realizar pagos antes del vencimiento de las facturas objeto de un crédito.

78

CASO PRÁCTICO En el presente caso práctico se realizará un análisis sobre las cuentas por cobrar por antigüedad de saldos, donde se tomaron las informaciones de las bases de datos de los clientes de la empresa M&R Comercial:

M&R Comercial S.R.L. Análisis de Cuentas por Cobrar por Antigüedad de Saldos, Enero – Noviembre 2017 Valores en RD$

Nombres y Apellidos Eduardo García

Total 47,578.00

No Vencido

María González

58,714.00

58,714.00

Eladio Gutiérrez

62,573.00

62,573.00

Sonia Álvarez

43,478.00 8,578.00

Santiago Benítez

16,576.00

Francisca Reyes

19,870.00

Frederick Vásquez

80,250.00

Frank Peguero

78,916.00

78,916.00

Dolaris Sosa

71,126.00

71,126.00

Selenia Ortiz

73,578.00

D’Angelo Rosa

31,578.00

Porcentajes

31 – 60 Días 47,578.00

61 – 90 Días

Más de 90 Días

43,478.00

Luís Encarnación

Totales

1 – 30 Días

8,578.00 16,576.00 19,870.00 80,250.00

73,578.00 31,578.00

592,815.00

299,777.00

48,154.00

47,578.00

123,728.00

73,578.00

100%

50.57%

8.12%

8.03%

20.87%

12.41%

Fuente: Datos M&R Comercial S.R.L.

79

RESUMEN

Análisis de Cuentas por cobrar por Antigüedad de Saldos, Enero – Noviembre 2017: La empresa M&R Comercial S.R.L., tiene una cartera de crédito formada por 12 clientes. Los mismos adeudan un balance de RD$ 592,815.00 entre el período Enero – Noviembre 2017.

Del monto antes citados el valor no vendido asciende a RD$ 299,777.00, equivalente a un 50.77%, y el 49.23% está vencido de los cuales RD$ 48,154.00 (8.12%) tiene de 1 a 30 días, RD$ 47,578.00 (8.03%), esta vencido de 31 a 60 días y el restante 33.28%, equivalente a RD$ 197,306.00, tiene más de 30 días, que la empresa debió recibir los valores de los clientes.

80

CONCLUSIÓN Después de presentados y analizados los datos recogidos referentes a la presente investigación sobre el análisis de los procesos de la gestión de cobros en el departamento de cuentas por cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L. Se concluye indicando lo siguiente: 1) De acuerdo a los hallazgos, el departamento de Cuentas por Cobrar utiliza un sistema automatizado que sirve como herramienta para la solución de los problemas financieros y toman las decisiones correctas de acuerdo a sus resultados.

2) Es evidente que la empresa M&R Comercial gestiona de forma continua la información con respecto a sus clientes, centrándose en el proceso de las llamadas telefónicas, las visitas domiciliarias y el uso de otros medios de comunicación.

3) En la empresa, en ocasiones tienen clientes que no pagan, donde existe un alto porcentaje de cuentas incobrables, donde, tienen que crear provisiones para cuentas incobrables.

4) La empresa M&R Comercial S.R.L. evalúan de forma constante los requerimientos de los clientes cuando solicita un crédito, tomando en cuenta, los formularios, las referencias comerciales y el historial crediticio.

5) La empresa comercial no tiene como política motivadora, descuentos por pronto pago, para que los clientes realicen los pagos antes del vencimiento de las facturas. 81

RECOMENDACIONES Una vez presentadas las conclusiones a las que se llegaron referentes a la presente investigación sobre un análisis de los procesos de la gestión de cobros en el departamento de cuentas por cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L. Se presentan las siguientes recomendaciones:

1) Se requiere que la empresa comercial siga manteniendo las directrices para el control de su sistema de información, ya que muestra estabilidad financiera y toman las decisiones correctas, por tal razón, se debe actualizar constantemente la información de los clientes, revisar la situación financiera – comercial con el fin de evitar las cuentas incobrables. 2) Es importante que la organización tenga un estricto control de los documentos que soportan las deudas de los clientes; para en el caso de necesitarlo, ejecutarlos a favor y recuperar así los montos no pagados por los clientes. 3) Se debe emplear un mecanismo de agilización de los procesos de cobros, reforzando las visitas domiciliarias, enviándole notificaciones a los clientes que tienen deudas pendientes, a través de los correos electrónicos, mensajes privado a través de los chats de las redes sociales, como estrategia de recuperación y disminuir los altos porcentajes de cuentas incobrables. Si lo anterior no resultare, utilizar el sistema de cobros compulsivos. 4) En la empresa M&R Comercial se debe realizar una evaluación profunda del historial crediticio, que determine las concesiones de crédito y los registros para cada cliente, estudiando previamente la documentación de soporte como los formularios para las solicitudes de crédito. 82

5) Es importante diseñar y mantener actualizada una política de crédito que recoja todos los lineamientos necesarios para las ventas a créditos a los clientes. Tomar en consideración los controles presentados en este trabajo de investigación y que se crean necesarios para evitar fraudes e irregularidades por parte de los colaboradores en el área de cuentas por cobrar.

83

BIBLIOGRAFÍAS

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E. Barnes, Louisa. Teoría sobre los Controles Internos de las Cuentas por Cobrar. 3era. Edición, Editorial Mosby S.A. Bogotá – Colombia, 2015.

84

10) Everst, Julio. Contabilidad General. 1era. Edición, Editorial Mc Graw Hill Interamericana, Bogotá – Colombia, 2014. 11) Feliu, César. Cuentas por Cobrar. 2da. Edición, Editorial Cengage Learning, México, 2015. 12) Ferreck, Peter. Utilidad de las Cuentas por Cobrar. 1era. Edición, Editorial Mc Graw Hill Interamericana, Buenos Aires – Argentina, 2014. 13) García, Héctor. Importancia de las Cuentas por Cobrar. 2da. Edición, Editorial Mosby S.A. Lima – Perú, 2013. 14) González, Domingo. Controles Internos de las Cuentas por Cobrar. 1era. Edición, Editorial Mc Graw Hill Interamericana, Madrid – España, 2014. 15) Guillan Stein, Diego. Cuentas por Cobrar. 2da. Edición, Editorial Mc Graw Hill Interamericana, México, 2013. 16) Harrison, Sonia. Cuentas por Cobrar. 3era. Edición, Editorial Mosby S.A. Brasil, 2014. 17) Hernández, Elton. Contabilidad General. 2da. Edición, Editorial Story Saltex, EE.UU., 2015. 18) Herrera, Ernesto. Cuentas Incobrables. 3era. Edición, Editorial Elsevier, España, 2016. 19) Jiménez, María. Fundamentos de la Contabilidad. 1era. Edición, Editorial Mc Graw Hill Interamericana, México, 2014. 85

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30) Sosa, Sarah. Contabilidad General. 1era. Edición, Editorial Cengage Learning. 1era. Edición, Editorial Mosby S.A., 2015. 31) Sowthern, Persy. Contabilidad General. 2da. Edición, Editorial Prentice Hall Pearson, Caracas – Venezuela, 2014. 32) Thompson, Iván. Cuentas por Cobrar. 1era. Edición, Editorial Prentice Hall Pearson, Perú – Lima, 2013. 33) Valdez, Sonia. Contabilidad General. 3era. Edición, Editorial Cengage Learning, México, 2015. 34) Valloy, Ángela. Elementos de las Cuentas por Cobrar. 3era. Edición, Editorial Prentice Hall Pearson, Pennsylvania, EE.UU., 2014.

87

ANEXOS

1

CUESTIONARIO

A continuación te presento una serie de preguntas para dar respuesta al tema de investigación: “Análisis de los procesos de la gestión de cobros en el departamento de cuentas por cobrar de la empresa M&R Comercial S.R.L.”, las cuales se espera que usted responsa sin dificultad.

PRIMERA PARTE: DATOS SOCIODEMOGRÁFICOS.

1. Su sexo es: a) Femenino b) Masculino

2. Su edad en años cumplidos, está en el rango de: a) 0 – 20 años b) 20 – 40 años c) 40 – 60 años d) 60 y más

3. Su nivel académico es: a) Bachiller b) Técnico c) Universitario d) Profesional

SEGUNDA PARTE: DATOS PROPIOS DEL ESTUDIO

4. ¿Cómo está estructurado el sistema de cobros en el Departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial? a) Sistema de información automatizado b) Sistema manual 5. ¿Cuáles son los procedimientos que realiza la empresa M&R Comercial para gestionar los procesos de cobros en el Departamento de Cuentas por Cobrar? (Puede seleccionar más de una) a) Llamadas a los clientes b) Visita a los clientes c) Intimación de pago d) Cobros compulsivos

6. ¿Considera que son importantes los controles contables y administrativos para la gestión de los cobros en el Departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa M&R Comercial? a) Si b) No c) No sabe

7. ¿Hay clientes que no pagan? a) Siempre b) Casi siempre c) A veces d) Nunca

8. ¿Crean una provisión para las cuentas de clientes que no pagan? a) Siempre b) Casi siempre c) A veces d) Nunca

9. ¿Qué porcentaje se estima cómo incobrable? a) 1% b) 2% c) 3% d) 4% 10. Para M&R Comercial otorgar un crédito, los clientes deben: (Puede seleccionar más de una)

a) Hacer una solicitud por escrito b) Llenar un formulario de solicitud de crédito c) Traer referencias comerciales d) Pagar las facturas vencidas e) Firmar la factura de las mercancías

11. ¿Hay clientes que se le dificulta obtener la documentación requerida para adquirir un crédito? a) Si b) No c) No sabe

12.¿Cuál es el proceso para la obtención de la información crediticia de los clientes? a) Formularios b) Historial crediticio en la empresa c) Referencias comerciales d) Fiadores 13.¿Cómo evalúa los procedimientos de las cuentas por cobrar que utiliza la empresa M&R Comercial S.R.L.? a) Excelente b) Buena c) Regular d) Deficiente 14.¿Cuáles son los propósitos de los Estados Financieros en las Cuentas por Cobrar en la empresa M&R Comercial S.R.L.? (Puede seleccionar más de una) a) Mostrar monto b) Mostrar los clientes c) Mostrar el valor neto

15.¿La empresa M&R Comercial S.R.L. otorga descuentos por pronto pago? a) Siempre b) Casi siempre c) A veces d) Nunca