Tema 10

Implementación del plan de formación [10.1] Presentación [10.2] Plan de comunicación interna [10.3] Métodos de comunicac

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Implementación del plan de formación [10.1] Presentación [10.2] Plan de comunicación interna [10.3] Métodos de comunicación interna [10.4] Marketing interno: concienciación sobre la necesidad de formación [10.5] Definición de los objetivos de cada acción

[10.6] Implementación de las acciones formativas [10.7] Seguimiento y evaluación

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formativa

[10.9] Análisis de los costes y presupuesto [10.10] Influencia de las nuevas tecnologías

TEM A

[10.8] Síntesis del proceso

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Ideas clave 10.1. Presentación Para estudiar este tema lee atentamente las Ideas clave que se presentan a continuación. Una vez elaborado el plan, queremos comenzar a ejecutarlo, pero ¿cómo se lo comunicamos al grupo directivo? Este grupo va a formar parte importante del plan de formación y, como hemos visto en el tema anterior, puede no darle la importancia que merece ya que puede no ser visto como una acción estratégica, y menos una acción rentable. Además, queremos que todos los empleados se enteren de que vamos a comenzar a ejecutar este plan de formación, para que puedan solicitar alguna acción formativa que les interese, para que puedan enviarnos dudas, quejas o sugerencias acerca del plan, para poder mitigar errores que quizá no hemos contemplado en su elaboración. Sin embargo, ¿cómo conseguimos que llegue la información a toda la compañía? Uno de los aspectos más importantes para que una compañía funcione con total garantía es tener una comunicación interna eficaz y organizada. Comunicación que resulta clave para que todos los miembros de la organización vayan en la misma dirección. Las estrategias de comunicación comienzan a introducirse en el mundo empresarial alrededor de los años 70, siempre como parte de las estrategias de RR.HH. y surgieron como consecuencia de la complejidad creciente que estaban sufriendo las organizaciones. En principio, la comunicación se centró en transmitir información acerca de temas como condiciones de trabajo, salarios, normas internas, etc. Esta comunicación tenía un solo sentido direccional (de manera vertical, pasaba de los de arriba a los de abajo y ahí finalizaba). A mediados casi finales de los años 90, la comunicación pasó a ser un área estratégica independiente del área de RR.HH., y el tipo de comunicación paso de ser unidireccional

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a bidireccional (pasaba de los de arriba a los de abajo y de los de abajo a los de arriba, permitía un feedback que no permitía la comunicación en una sola dirección) La comunicación respecto a la formación ha adquirido en los últimos años gran importancia debido al creciente y cambiante paradigma de la transmisión y gestión del conocimiento en las empresas, por lo que en este tema veremos cómo ‘vender’ el plan de formación, utilizando la comunicación interna. Así, como aprender a ejecutar el plan una vez elaborado. Los objetivos de aprendizaje que proponemos en este tema son: » Saber ejecutar de manera correcta un plan de formación en la empresa. » Conocer el proceso de comunicación interna del mismo y la realización de cada acción formativa. En el siguiente vídeo se explica la importancia de todo lo mencionado anteriormente.

Accede al vídeo a través del aula virtual.

10.2. Plan de comunicación interna La comunicación interna es la herramienta estratégica que engloba aquellos elementos de gestión dirigidos a promover la comunicación de una empresa con su personal. Su objetivo principal es coordinar las acciones de los diferentes individuos que conforman la organización de manera que faciliten la consecución de los objetivos empresariales.

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Las ventajas de una buena comunicación interna: » Facilita la definición de las necesidades de comunicación que existen a nivel global en la empresa y a nivel de área o departamento. » Sirve para organizar las relaciones de trabajo. » Ayuda a consolidar y transmitir los valores y la cultura empresarial. » Reduce los errores de incertidumbre entre los empleados. Como por ejemplo los rumores. » Ayuda a motivar al personal, ya que es informado antes que nadie de lo que ocurre en su empresa, y por este motivo también ayuda a afianzar el compromiso de los empleados. » Facilita la comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos de la organización. » Facilita la comunicación entre departamentos, cada departamento está informado de lo que hacen los demás. » La ventaja anterior ayuda a evitar la repetición de tareas, de ideas, de proyectos. » Mejora el desempeño de los trabajadores ya que cuanta más información tengan se sentirán más integrados, motivados y mejorará el trabajo en grupo. » Facilita la toma de decisiones y la resolución de problemas. » Permite a la empresa una rápida y más eficaz adaptación al cambio. Para elaborar un buen plan de comunicación interna debemos conocer brevemente los tipos de comunicación interna que existen en la actualidad. » Comunicación interna vertical ascendente: de abajo hacia arriba. Comienza en los empleados que se encuentran al final del organigrama empresarial y finaliza en los directivos. El objetivo de esta comunicación es que los líderes conozcan los problemas, quejas, dudas y sugerencias de los trabajadores y actúen conforme a ellas. Si se realiza de manera efectiva y se observan consecuencias positivas, consigue fomentar el sentimiento de pertenencia de los empleados en la organización. Si no, se conseguirá la frustración de los empleados, el enfado por no ser escuchados y consecuentemente los posibles problemas derivados en la productividad y el trabajo diario.

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» Comunicación interna vertical descendente: de arriba hacia abajo. Comienza en los líderes y finaliza en los últimos empleados del organigrama. Es más habitual que la ascendente. El objetivo de esta comunicación es la transmisión a los empleados de los objetivos estratégicos de la empresa, de las tareas y proyectos que se quieren poner en marcha y de los posibles cambios que se realicen en la organización. Si se realiza de manera satisfactoria consigue aumentar el sentimiento de motivación y de integración; de lo contrario se dan situaciones de desmotivación y posibles fugas. » Comunicación interna horizontal: tiene lugar entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, es decir, entre personas de diferentes departamentos. Facilita la consecución de objetivos y evita problemas de coordinación, pérdida de proyectos, etc. » Comunicación formal: se produce entre todos los miembros de la empresa, pero utilizando los canales formales de la organización; los canales corporativos establecidos para la comunicación. » Comunicación informal: Se produce también entre todos los miembros de la empresa, pero sin utilizar los canales corporativos. Es la comunicación boca a boca o la comunicación de la que no se sabe quién es el emisor principal.

10.3. Métodos de comunicación interna Ahora que tenemos claros los tipos de comunicación que existen para poder utilizarlos en la empresa, ¿qué tipo de herramientas o métodos existen para aplicarlos? » Para la comunicación ascendente: o Buzón de sugerencias. o Entrevista. o Intranet.

o Correo electrónico.

o Reuniones periódicas.

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» Para la comunicación descendente: o Manual del empleado. o Cartas personales.

o Reuniones informativas. o Entrevistas.

o Tablón de anuncios.

o Circulares y correos electrónicos grupales. o La intranet.

o Boletín informativo. o Sistemas de megafonía y video. » Para la comunicación horizontal: o Reuniones entre departamentos.

o Reuniones entre grupos de trabajo. o Sesiones informativas. o Correo electrónico. o Redes sociales.

o Reuniones con otras direcciones. » Para la comunicación formal e informal: Cualquiera de las anteriores. Para implantar el plan de formación, debemos escoger el modo de difusión que más nos convenga según los objetivos de la formación que queramos implementar. Este plan siempre deberá de comunicarse además de a los directivos y participantes en el mismo, a todos los individuos de la compañía, por lo que se puede establecer una comunicación más detallada para los primeros y un folleto informativo para los segundos.

10.4. Marketing interno: concienciación sobre la necesidad de formación En multitud de ocasiones, a la hora de implantar un plan de formación no existe conciencia por parte de los empleados de necesitar ese documento.

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Hay que tener en cuenta que hay empleados que llevan de manera simultánea varios proyectos, o uno que les quita la mayor parte del tiempo de trabajo del día, por lo que verán el plan de formación como una carga más de trabajo y encima sin remunerar salarialmente. Es lógico este pensamiento ya que por parte de los superiores reciben mucha presión para que el trabajo diario sea rentable. Por otro lado, el área encargada de implementar este plan de formación, ya sea RR.HH. o gestión del talento, se verá afectada por los comentarios y pensamientos negativos de los trabajadores. Por lo que un paso muy importante a la hora de elaborar el plan de comunicación de la formación es tener en cuenta la concienciación y la sensibilización de los trabajadores que van a recibir este plan. El objetivo de la fase de concienciación, es informar a los participantes de las características del plan de formación que se vaya a implantar. Concienciar de la necesidad de implantar un modelo formación, de transmisión del conocimiento en su ámbito personal y profesional, y motivar para la realización del plan. Es cierto que no suele haber una recompensa salarial por participar en los planes de formación, pero se puede motivar a los empleados aprovechando otros factores igualmente motivacionales. Es decir, el reconocimiento interno y externo en la compañía y fuera de ella o la visibilidad y el impacto que van a aportar. A través de una motivación dirigida al reconocimiento y al aporte de valor del trabajo de los empleados. Esta concienciación puede realizarse a través de actividades, talleres, videos, charlas, debates, seminarios… antes de poner en marcha la acción formativa propia del plan. Siempre que estas actividades tengan como características principales y objetivos los siguientes: » Motivar e involucrar a los participantes en la gestión de su propia formación. » Evidenciar la necesidad de esa formación en su ámbito personal y laboral. » Practicar los principales puntos del plan de formación que se desee implantar. » Presentar y explicar el plan en detalle. » Resolver dudas, quejas y sugerencias del plan. » Identificar los beneficios que les aportará esta formación.

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10.5. Definición de los objetivos de cada acción formativa Ya hemos decidido el tipo de comunicación que vamos a utilizar, el método para aplicarla y hemos realizado la concienciación sobre la necesidad del plan formativo en nuestra empresa. ¿Cuál es el siguiente paso para comenzar a ejecutar el plan? La definición específica de las acciones formativas que vamos a implantar. Recordamos del tema anterior que al realizar el plan de formación teníamos que detectar las necesidades de formación que se identificaban en la empresa (a través de test, cuestionarios, entrevistas…) y realizar unas acciones formativas que pudieran cubrir y mejorar esas deficiencias; para conseguir que la formación fuera efectiva. En la fase previa a la ejecución en sí de las acciones formativas, es decir, antes de comenzar las actividades que forman el plan, debemos establecer y definir los objetivos de cada acción formativa, y dar respuesta a cuestiones como para qué se realiza esta actividad, a quién va dirigida, cuánto tiempo tiene que durar para lograr fijar los conocimientos, quien se encargará de impartirla o qué materiales se van a utilizar. Las acciones formativas deben ir dirigidas a la consecución de las competencias determinadas que hemos encontrado a partir de la detección de las necesidades de formación. Para diseñar las acciones formativas destinadas a cubrir las necesidades detectadas debemos seguir una serie de pasos: » Determinar los objetivos didácticos: o Deben estar enunciados de manera que describan los comportamientos y conductas que los participantes serán capaces de llevar a cabo al final del período de formación. o Deben ser descritos de manera específica, partiendo de los objetivos generales del programa, dejando claros y de manera concreta los logros que se van a ir alcanzando. o Deben ser descritos a corto plazo. o Deben especificar qué tipo de aprendizaje va a aportar el objetivo, puede ser de tipo intelectual (datos, conceptos...), de tipo psicomotor (habilidades o destrezas), de tipo competencial (conocimientos técnicos).

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» Determinar los contenidos de cada acción formativa: o Una vez determinados los objetivos, se deben establecer los conocimientos y actitudes que se requieren y que se van a trabajar para alcanzarlos. » Establecer un orden cronológico para cada acción: o Seleccionados los objetivos y los contenidos, se deben ordenar secuencial y temporalmente de manera que tengan sentido y estén relacionados entre sí. » Establecer la metodología de implantación de cada acción formativa: o Hace referencia a los materiales, formas de impartir la formación, lugar, dinámicas y tiempo. » Establecer la evaluación de cada acción formativa: o Para comprobar si se han conseguido los objetivos o hay elementos que modificar. En la figura 1 se ofrece un ejemplo del diseño de una acción formativa: Curso: Habilidades Sociales. Primera sesión.

Figura 10.1. Ejemplo de diseño de una acción formativa. Fuente: elaboración propia.

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10.6. Implementación de las acciones formativas Para la aplicación de las acciones formativas, lo primero que conviene analizar son las distintas técnicas de formación que mejor se adapten a cada una de las situaciones y empresas. El objetivo de la fase de implementación es poner en marcha las actividades indicadas en el plan de formación. Los participantes abordarán estas actividades fijadas para su desarrollo personal y formativo con el seguimiento y el apoyo necesario. En esta fase sobre todo se orientará a la práctica de las actividades, al control y la orientación por parte de los formadores y a la resolución de dudas durante todo el proceso. Se pueden realizar informes de seguimiento y aprovechamiento de cada acción formativa, para que después sea más fácil establecer su evaluación. Es cierto que la tendencia actual respecto a la impartición de actividades formativas es la de escoger a los profesionales mejor valorados de la empresa como formadores. Es una buena práctica ya que ayuda a fomentar la motivación y la implicación de todas las partes; pero tiene sus desventajas de aplicación sobre todo por la disponibilidad de los profesionales, la planificación y el horario de trabajo.

10.7. Seguimiento y evaluación La fase de seguimiento es la etapa del control, la comprobación de que los participantes están alcanzando o no los objetivos marcados de aprendizaje. Además, pretende medir el grado de adecuación y coherencia entre los objetivos de la formación y los resultados obtenidos de la impartición de la misma. Los puntos clave para la evaluación de las acciones formativas se resumen en: » Establecer indicadores de evaluación, en base a: o Factores cuantitativos. Por ejemplo, valorar el número de acciones formativas llevadas a cabo o el número de participantes, el número de formadores…

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o Factores cualitativos. Cómo se valora la elección de los formadores, el contenido de las actividades… » Los principales indicadores para la medición de estas acciones son: o La satisfacción: respecto a materiales, recursos, lugar, tiempo, horario, organización, formadores, actividades, tareas, utilidad para el puesto de trabajo, etc. o El aprendizaje: en relación al grado en que se han asimilado los conocimientos y habilidades. o Retorno de la Inversión (ROI): indicador que se encarga de medir la rentabilidad del plan de formación a través de la comparación entre el importe invertido en la formación y el incremento de beneficio en la empresa que está relacionado con dicha formación. En síntesis, podemos decir que en esta fase: » Se pretende evaluar y medir si los participantes han adquirido los conocimientos, técnicas y actitudes que se querían conseguir. Hecho que se puede valorar mediante pruebas, evaluaciones, trabajos grupales, exposiciones orales, test, etc. » Se pretende evaluar si la formación adquirida es transferible o no al puesto de trabajo. Es decir, si se puede aplicar al trabajo diario. Hecho que podemos contrastar comparando el desempeño anterior y el posterior después de que haya transcurrido un tiempo razonable para efectuar esta medición. » Se pretende evaluar la valoración global del curso o programa que ha sido impartido por formadores ajenos o propios para facilitar la toma de decisiones sobre la conveniencia o no de repetirlo en un futuro, modificarlo o suprimirlo. En la figura 2 se detalla un ejemplo de un cuestionario de valoración de la formación:

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Figura 10.2. Ejemplo de cuestionario de valoración de la formación. Fuente: elaboración propia.

10.8. Síntesis del proceso A partir de la elaboración del plan de comunicación para formación, el proceso de implementación es como el que se puede observar en la figura 3:

Figura 10.3. Proceso de implementación. Fuente: elaboración propia.

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10.9. Análisis de los costes y presupuesto La mayoría de las empresas ya tiene fijado un coste destinado a la formación de personal, aprobado por el comité de dirección. La gestión del presupuesto de este plan puede realizarse desde RR.HH., desde el área de gestión del talento o desde la encargada de llevar la formación de la compañía. Vamos a ver de manera resumida qué tipo de costes podrían darse al implantar un plan de formación. Así, en el presupuesto vendrán incluidos: » El coste total del plan de formación. » El coste total de cada programa incluido dentro del plan de formación. » El coste de cada acción formativa. » El coste aproximado derivado de la utilización de medios técnicos (aulas, luces, electricidad, etc.). » El coste de los materiales. » El coste de cada formador de manera individual. » El certificado o diploma expedido para cada participante. Además, en el presupuesto de formación, otras áreas importantes que facilitan el control de cumplimiento de esta inversión pueden ser: » El coste por aspecto formativo: Por ejemplo, el coste por cursos de inglés. » El coste en formación dividido por departamentos. » El coste por grupo profesional o por división jerárquica. » El coste hora por formación y por participante. También hay que dejar un espacio para los costes indirectos que podemos presentar en el plan de formación; como los debidos a modificaciones en el programa durante la fase de concienciación, modificación de profesorado, desarrollo de instrumentos como cuestionarios o encuestas, etc. Normalmente, los presupuestos destinados al año siguiente se realizan durante el último trimestre del año en curso, habiendo tiempo para revisar las tarifas del año que va a entrar.

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10.10. Influencia de las nuevas tecnologías Vamos a terminar el tema comentando brevemente las tendencias actuales en formación para empresas derivadas del avance de las nuevas tecnologías. Factores como las redes sociales, Internet, Internet en el teléfono móvil, la nube de información y el análisis de datos influyen en la manera de trabajar y de formarnos en las empresas en la actualidad. La capacidad de procesamiento de la información aumenta cada vez más de manera considerable. Las nuevas tecnologías facilitan el trabajo, pero también hacen que los profesionales tengan que estar en constante actualización tecnológica. Así, los empleados tienen que adquirir nuevos conocimientos, habilidades y competencias del mundo digital. Por lo que otro de los retos de las empresas y sobre todo del área de formación, es estar al tanto y constantemente actualizada acerca de las mejoras la innovación tecnológica. Y esta es la tendencia que siguen las empresas con ansias de crecimiento y expansión, cada vez más volcadas en implementar sistemas de formación inmediata, con soporte y ayuda 24 horas. Por lo que las plataformas e-learning ganan cada vez más adeptos.

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Lecturas El peso de la formación empresarial Blázquez, S. (25 de octubre de 2015). El peso de la formación empresarial. El País. Recuperado de: http://elpais.com/ Artículo interesante que trata el tema de la formación empresarial y la capacitación de los jóvenes, desde una perspectiva temporal. Accede al artículo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web: http://economia.elpais.com/economia/2015/10/21/actualidad/1445426594_649829.h tml

La web 2.0 (Redes Sociales): Su aplicación e impacto en el nuevo rol de Recursos Humanos Info Capital Humano. La Web 2.0 (Redes Sociales): Su aplicación e impacto en el Nuevo Rol de Recursos Humanos [Web] Artículo que presenta la aplicación y el impacto de las redes sociales en los roles de Recursos Humanos. Accede al artículo a través del aula virtual o desde la siguiente dirección web: https://www.infocapitalhumano.pe/recursos-humanos/articulos/la-web-2-0-redessociales-su-aplicacion-e-impacto-en-el-nuevo-rol-de-recursos-humanos/

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El mito del emprendedor Gerber, M. (1997). El mito de emprendedor. Barcelona: Editorial Paidós Empresas. La temática del libro está destinada a modificar la visión que gira alrededor de la puesta en marcha de una empresa. Pasando por todas las etapas de la gestión. Es uno de los libros de gestión de empresas más famoso de los últimos años.

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Más recursos Vídeos Estudios retributivos-píldoras de talento Pequeño video informativo sobre cómo el hecho de disponer de información retributiva de calidad nos permitirá atraer y retener el talento sin aumentar los gastos y costes presupuestarios.

Accede al vídeo a través del aula virtual o en la siguiente dirección web: http://www.peoplematters.com/estudios-retributivos-pildoras-de-talento/

Bibliografía Fernández-Salinero, C. (1999). El diseño de un plan de formación como estrategia de desarrollo empresarial: estructura, instrumentos y técnicas. Revista complutense de educación, 10(1), 181-242. Puchol, L. (2007). Dirección y gestión de Recursos Humanos. Madrid-Buenos AiresMexico: Editorial Díaz de Santos.

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Test 1. El plan de comunicación interna es… A. un conjunto de tareas y acciones destinadas a mejorar el desempeño o rendimiento actual o futuro de las personas a través del entrenamiento de sus conocimientos. B. Es un conjunto de tareas y acciones destinadas a mejorar la capacidad de comunicación en una empresa. C. Un proceso que implica realizar y contestar preguntas en base a conocimientos. D. Es la herramienta estratégica que engloba aquellos elementos de gestión dirigidos a promover la comunicación de una empresa con su personal. 2. ¿Cuál es el objetivo principal de la comunicación interna? A. Reducir las necesidades y carencias encontradas. B. Es un proceso dentro de la dirección de RR.HH. por lo que persigue el mismo objetivo que persiga la dirección. C. Coordinar las acciones de los diferentes individuos que conforman la organización de manera que faciliten la consecución de los objetivos empresariales. D. Ninguna es correcta. 3. Señala la respuesta correcta, la comunicación vertical ascendente, tiene como objetivo… A. Que los líderes conozcan los problemas, quejas, dudas y sugerencias de los trabajadores y actúen conforme a ellas. B. Informar a los empleados de los objetivos estratégicos de la empresa, de las tareas, proyectos y posibles cambios en la organización. C. Capacitar, formar y actualizar a las personas de la organización en competencias, con técnicas adaptadas a cada persona y objetivos establecidos en cascada. D. Todos los anteriores.

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4. Señala la respuesta correcta. La comunicación horizontal… A. Se produce de izquierda a derecha en el mismo nivel jerárquico. B. Se produce de derecha a izquierda en el mismo nivel jerárquico. C. Se produce a través de megafonía. D. Ninguna es correcta. 5. Señala la respuesta correcta. El manual del empleado… A. Suele incluir información relacionada con los miembros de la empresa como números de teléfono... B. Es un manual que informa sobre las funciones que debe realizar el nuevo miembro de la empresa. C. Suele incluir información relacionada con la empresa como la historia de la empresa, el organigrama, misión, visión y valores... D. Ninguna es correcta. 6. Señala la respuesta correcta, el objetivo de la fase de concienciación es… A. Fomentar la importancia del plan de comunicación. B. Concienciar de la necesidad de implantar un modelo formación, de transmisión del conocimiento en su ámbito personal y profesional, y motivar para la realización del plan formación de estrategia. C. Concienciar de la necesidad de implantar un modelo formación, de transmisión del conocimiento en su ámbito administrativo, y motivar para la realización del plan formación de estrategia. D. Ninguna es correcta. 7. El tercer paso en el diseño de una acción formativa es… A. Establecer un orden cronológico para cada acción. B. La orientación al empleado. C. Establecer la metodología de implantación de cada acción formativa. D. Establecer un entrenamiento para la acción formativa.

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8. Señala la respuesta incorrecta. Respecto a los objetivos didácticos de las acciones formativas… A. Deben ser descritos de manera específica. B. Deben ser descritos a medio/largo plazo. C. Deben ser descritos a corto plazo. D. Deben describir comportamientos y conductas que los participantes serán capaces de llevar a cabo después de la formación.

9. ¿Cuáles son los principales indicadores de evaluación de las acciones formativas? A. La satisfacción, el aprendizaje y el ROI. B. La capacidad de mantener la atención, el aprendizaje y el ROI. C. El ROI y la satisfacción. D. Ninguna opción es correcta. 10. ¿Qué queremos decir cuando decimos que una acción formativa es transferible? A. Que permite utilizar los conocimientos aprendidos en el puesto de trabajo. B. Que se transfiere de un trabajador a otro. C. Que se utiliza para formar a los empleados que son transferidos de un departamento a otro. D. Dos respuestas son correctas.

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