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• riky guerrero

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Tarea II

Planificación y Organización de los eventos.

Tumistrial Pierna 11-5447 Marzo 30 ,2016

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Índice

Introducción Investiga Pre-Eventos Etapas > Eventos – Post-Eventos Conclusión Bibliografía

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Introducción

Los organizadores de eventos son los que se encargan de organizar todos los pasos de una conferencia o exposición que va desde negociar, promover hasta coordinarla. Siguiendo con el orden de lo que voy a desarrollar tenemos lo relacionado con la producción, el montaje, la ejecución y las evaluaciones del proyecto. Y terminando el desarrollo del tema hablaré de las etapas que están relacionadas con los eventos y los pasos a seguir para que los mismos sean exitosos y rentables.

Espero que el contenido del mismo pueda ayudar a desarrollar ideas en base a lo aprendido.

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Investiga

Que es el OPE? Según lo encontrado se define como Los organizadores profesionales de eventos que se encargan de promover, negociar, coordinar conferencias y exposiciones. Estos se encargan de las logísticas de los mismo, que van de donde se celebrara el evento, el alojamiento el transporte, hostelería, y los viajes dentro de un presupuesto.; y deben asegurarse que el evento se desarrolle sin novedad.

Funciones del OPE

Producción

Montaje

Son las gestiones previas al evento y tiene como objetivo principal la preparación de las logísticas del mismo. Uno de los sistemas de organización de eventos más utilizados es SISOE, que les facilita al OPE la planeación y la ejecución de los mismos. Equipos, recursos técnicos y humanos, materiales que se utilizan en donde se realizara un evento.

Ejecución

Es el paso donde los participantes de un evento están en el lugar y al mismo tiempo, comparten las logísticas planificadas.

Desmontaje

Orden para el retiro de los materiales y elementos que se utilizaron en el evento.

Evaluación de resultados

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. Esta es una de las etapas más importantes del post-evento, donde se conoce si se ha cumplido con el minino de requisitos requeridos y previstos y el rendimiento de ellos. En ellos se utiliza, ROI o Return On invesrment.

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Describe las diferentes etapas de un Eventos 1. Cuáles son las etapas del pre-eventos: Describe los paso a paso. 1. Definir objetivo del Evento, tipo y Nombre Determinar que se quiere alcanzar con la realización del Evento El nombre de ser:  

Corto y llamativo Adecuado al propósito que se persigue con la realización del evento

En algunos casos es conveniente ubicarlos en el contexto, local, regional, nacional o internacional 2. Nombra comités organizadores 

 

Coordinador General: es el responsable general del desarrollo del evento. Supervisa las laborales de las comisiones y, es el enlace de estas con la máxima autoridad de la institución responsable del Evento. Comisiones de Trabajo: son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del eventos sistematizadamente Comisión de logística: se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que operativita y hace posible la ejecución del evento.

Transporte Alojamiento Alimentación Secretarias Servicios Generales 3. Comisión Técnico - Académica Entre sus responsabilidades se pueden mencionar: Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, y seleccionarlos en función de estas Revisar el temario a desarrollar Determinar metodología de trabajo Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias Comisión de Promoción. Relaciones Publicas y Protocolo Atiende las actividades que abarcan la promoción y difusión del evento

6 Se encarga de las relaciones interinstitucionales que derivan de la ejecución del Evento Todo lo relacionado con protocolo y asistencia a lo participante en el evento Comisión de Festejos y Recreación Planifica y coordina: Lo relativo a la celebración de cocteles y fiestas Los tours y excursiones para los participantes en el evento La presentación de grupos artísticos y culturales en el evento 3. Selección de la fecha: Se debe tener en cuenta Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público Horario y frecuencia de los transportes Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de estas.

4. Determinar el número y el tipo de Asistentes al Eventos.

Expositores o Ponentes: Son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento Participantes: Personas que asisten al evento en calidad de público Acompañantes: No están directamente relacionados con el evento, acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales Delegados: Asisten al evento en representación de una empresa, institución o grupo particular Invitados especiales: Personas que por su prestigio, reconocimiento científico, social o político, le confieren notoriedad al evento

5. Selección el Lugar o Lugares de realización.       

Ciudad Sede Instalaciones específicas donde se realiza el evento: Capacidad Comodidad Iluminación Equipos Acceso

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6. Elaboración Cronograma de Actividades Programas: Técnicos o Científicos Duración

Social

Objetivos

Para Acompañantes De visitas técnicas Turísticos

7. Estimación de recursos

Humanos: Personal profesional, especializado y obrero que se requiere para la realización del evento Técnico: Equipos de sonido, grabación, Interpretación simultánea, apoyo audiovisual, computadoras, comunicaciones y reproducción; así como formatos, afiches, programas, cronogramas, etc. Materiales: Implementos necesarios (lápices, carpetas, mesas, sillas) y las instalaciones a utilizar 8. Elaborar Presupuesto y determinar Fuentes de Financiamiento Egresos

Ingresos

Publicidad y promoción

Espacios Publicitarios

Impresos y Originales

Actividades especiales

Alojamiento

Venta de comidas y bebidas

Alquiler y Montaje de Salones

Concesiones para venta

Transporte

Cuotas de registro al evento

Eventos Sociales

Donaciones y patrocinios

Recursos Humanos

Venta de boletos para actividades

Servicios profesionales

sociales, artísticos, culturales Y Deportivos

Papelería Alquiler de equipos Otros

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9. Promoción del Evento Medios de Comunicación Correo directo Publicidad Impresa (volantes, aviso de prensa)

10. Diseño y Elaboración de Impresos 11. Selección y Capacitación del Persona 12. Adquisición o Contratación de material, Equipos y Servicios Registro de los participantes Realización del Acto de Inauguración Realización de Coctel de bienvenida Implantación del Programa General de Actividades Clausura del evento Realización de eventos social de despedida Traslado de los participantes a los terminales de salidas Evaluación Opinión

Evaluación

Participantes

Comparación cualitativa y

Expositores o ponentes

cuantitativa entre lo programado

Comité organizador

lo ejecutado y lo alcanzado

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2. Etapas del Evento Comienza cuando la organización se traslada a la sede del evento y finaliza luego del desarme de las instalaciones temporarias del evento. Esta es la etapa con más responsabilidad donde se requiere toda la coordinación y supervisión, para que este esté en la marcha correcta, con las funciones delegadas a cada responsable de área con las logísticas bien planificadas y con la agenda a seguir. 1. 2. 3. 4.

Armado Acreditación de los asistentes Agenda de actividades del evento Desarme

3. Etapas del Pos-Evento. Retirados los asistentes se recogerán carpetas, equipos y lo que se haya utilizado Aclarar inquietudes que hayan sucedido durante la ejecución del evento Elaborar una lista por separado de acciones que deben seguirse Comunicar a los interesados sobre las decisiones derivadas de la reunión Enviar el borrador por separado a la persona encargada de su revisión, el cual digitado a doble interlínea con el fin de dejar espacio para hacer correcciones si es necesario. Agradecer a las personas que colaboraron a la realización del evento.

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Conclusión

Al concluir este informe me queda los conocimientos de lo que es un OPE y de los procedimientos que el mismo debe desarrollar como expertos en la organización de los eventos y los pasos que tienen que seguir para el mismo. No obstante, en el desarrollo y en la lectura del material verifique que los pasos de un pre-evento, son fundamentales para que el mismo tenga un desarrollo satisfactorio para la empresa que les contracto, puesto que las logísticas son muy específicas para cada paso del evento. En el mismo desarrollo leí sobre el sistema de organizador de eventos donde este facilita a OPE a la planeación y la ejecución de los mismos, en todos los pasos y procesos que necesite. Espero que este informe haya sido desarrollado de acuerdo a lo requerido, indicándole que es bueno siempre tener facilitadores que se preocupen por el aprendizaje de sus alumnos, muchas gracias por las informaciones indicadas.

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Bibliografía

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Procedimientos operativos Empresas organizadoras de eventos. (Lcda. Maribel Lárez Salazar. (Material Colgado en IN). ( https://es.slideshare.net/laresal/los-eventos-y-sus-etapas

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Evenbrite. Etapas de los eventos. (desconocido) www.eventbrite.com.ar/blog/antes-del-evento/etapas-de-los-eventos-a-grandesrasgos-que-sucede-en-cada-una/

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Reyes, Yaquelin. (2017). MATERIAL DE APOYO A LA UNIDAD 2. Santiago: Desconocido.

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