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• Ronald Ayala

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Información y Comunicación Taller 5 Introducción El presente taller tiene como objetivo facilitar a quien está desarrollando el Curso Virtual de MIPG, la puesta en práctica de los conceptos y lineamientos de las políticas de gestión y desempeño asociadas a la Dimensión de Información y comunicación: Gestión Documental y la de Transparencia, acceso a la Información pública y lucha contra la corrupción . Para ello, a partir del caso de análisis propuesto, se orientará al estudiante a desarrollar una serie de pasos y actividades en las que a partir de un caso(s) de análisis, deberán aplicar los conocimientos adquiridos por medio de la lectura y revisión de los contenidos dispuestos en las diversas secciones del Módulo: Presentación, Conoce esta Dimensión en Profundidad, Infografía y Biblioteca.

Tiempo de duración El tiempo estimado de duración para el desarrollo del taller es de 2 a 3 horas

Metodología El taller girará en torno al análisis de un caso práctico que presenta una problemática y cómo a través de la implementación de las políticas de gestión y desempeño institucional en la dimensión de Información y comunicación , se puede solucionar la problemática identificada. Para ello, el taller consta de preguntas y ejercicios prácticos, que orientarán a los participantes sobre las actividades a realizar para resolver el caso.

Caso de Análisis PARTE N. 1 (Política de Gestión Documental) Lea cuidadosamente el caso propuesto y de respuesta a cada una de las preguntas El municipio de Sion posee un esquema de documentación desde el año 2000 hasta la fecha, la cual se encuentra almacenada en aproximadamente 200 cajas, algunos legajos, AZ y archivadores, dispuesta en un depósito de posible inundación, documentación que llegó a convertirse actualmente en un fondo acumulado. De otro lado los archivos de gestión de algunas oficinas tales como : 100 Oficina de Contratos, 200 - Oficina de Gestión Humana y 300 - Planeación, cuentan con 50

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Información y Comunicación carpetas almacenadas, las cuales están inventariadas en una hoja de Excel con los siguientes campos: Asunto y Fecha de creación, esta información ha referencia a ( 20 - Contratos, 30 Historias laborales, 10 - Actas Mejoramiento Continuo y 40 - Informes de Gestión Planeación) no se encuentran organizados, y los responsables no cuentan con formación específica en gestión documental. Con base en los elementos y descripción dada con respecto a la situación actual de los archivos del municipio de Sion: a.

Determine como mínimo tres aspectos críticos (problemática de la función archivística) descrita en el escenario presentado por el municipio de Sion, al igual que los riesgos asociados a cada uno de ellos. ASPECTOS CRITICOS

b.

RIESGOS

Teniendo en cuenta que los aspectos críticos identificados son prioridad, elabore la visión estratégica (que pretendo hacer con el plan):

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c.

Para el cumplimiento de la visión planteada, y con el fin de solucionar los aspectos críticos identificados, formule los objetivos para cada uno de ellos.

ASPECTOS CRITICOS

d.

Con base en la siguiente información se debe diligenciar la TRD para cada una de las tres (3) oficinas que se presentan en el ejercicio, se debe tener en cuenta que toda la información es en soporte papel, tenga en cuenta la información y diligencie el formato propuesto con la misma (Existen 3 formatos al final dado que es para cada una de las siguientes dependencias) :

Código de la Dependencia 100 200 300

Código de la serie 20

PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS

OBJETIVOS

Nombre de la serie

Contrato

Dependencia Oficina de Contratos Oficina Gestión Humana Oficina de Planeación

Tiempo de retención 20 años 1 año en Archivo de Gestión 19 años en Archivo Central Eliminar

Procedimiento

Ley 80 1993

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Información y Comunicación 30

Historias Laborales

10

Actas

40

Informe de Gestion

Subseries 20.001 Contrato de prestación de servicio. 10.001 Actas de Comité de Contratación. 40.002 Informe de Gestion Planeación

100 años 1 año en Archivo de Gestión 99 años en Archivo Central Selección 10 años 1 año en Archivo de Gestión 9 años en Archivo Central Conservación Total 10 años 1 año en Archivo de Gestión 9 años en Archivo Central Eliminar

según código contencioso administrativo según circular externa 03 de 2015

según circular externa 03 de 2015

Tipos documentales Informe Hoja de Vida Incapacidad medica Solicitud de permiso Cronograma Estudios previos Acta de liquidación Acta de posesión Citación a comité Análisis de sector Resolución de vacaciones Pólizas Diploma de estudio Acta entrega de cargo CDP Afiliaciones Seguridad Social Matriz de riesgo Contrato Asignación de supervisor Comunicación de nombramiento Solicitud de cesantías Facturas Certificado de Satisfacción

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PARTE N. 2 (Política de Gestión Documental) Del siguiente cuadro propuesto empareje de acuerdo a su conocimiento frente al marco de la política de la Gestión Documental, aquellos aspectos (Columna A) con su respectiva definición (Columna B), para ello tenga en cuenta el contenido de la presentación de este módulo. ID 1.

COLUMNA A Gestión documental es:

Resp. (1 , )

ID A.

COLUMNA B Establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservación del patrimonio documental.

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Información y Comunicación 2.

El Sistema Nacional de Archivos (SNA) tiene como finalidad:

(2 , )

B.

3.

Las entidades deben planear e (3 , ) implementar de manera gradual el Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos a través de sus componentes: En el componente Documental, entidad (4 , ) debe desarrollar planear, implementar y hacer seguimiento de manera progresiva a la gestión de los siguientes procesos: Para obtener más información, los (5 , ) recursos que se pueden consultar en materia de gestión documental son:

C.

6.

Administración de Archivos es:

(6 , )

F.

7.

En el componente Estratégico la (7 , ) entidad debe planear, implementar y hacer seguimiento de manera progresiva a la gestión de:

G.

8.

La Ley General de Archivos tiene como (8 , ) objeto:

H.

9.

En el componente cultural, entidad (9 , ) debe desarrollar planear, implementar y hacer seguimiento de manera progresiva a la gestión de: Política archivística comprende: (10, )

I.

En el Componente Tecnológico la (11, ) entidad debe desarrollar planear, implementar y hacer seguimiento de

K.

4.

5.

10. 11.

La Administración de Archivos y Gestión Documental de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación. Programa de Gestión Documental, Tablas de Retención Documental e Inventarios Documentales, entre otros.

D.

Administración electrónica, preservación de documentos en ambientes electrónicos, interoperabilidad, seguridad y privacidad.

E.

La obligación de los funcionarios de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y su responsabilidad por la organización, conservación y preservación. Gestión de conocimiento, mercadeo de la información, participación ciudadana, gestión del cambio, patrimonio documental, protección del ambiente. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Adoptar, articular y difundir las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos establezca el Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado, promoviendo la modernización y desarrollo de los archivos en todo el territorio nacional. Administración de archivos; Seguridad en el trabajo y Salud ocupacional.

J.

Normatividad, cursos virtuales, publicaciones, banco terminológico, calendario de capacitación, trafico lícito de patrimonio documental, entre otros. Estratégico, Administración de Archivos, Documental, Tecnológico y Cultural.

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Información y Comunicación 12. 13.

14. 15.

manera progresiva a la gestión de: La responsabilidad de la administración (12, ) de archivos se relaciona con: En el componente Administración de (13, ) Archivos, la entidad debe desarrollar planear, implementar y hacer seguimiento de manera progresiva a la gestión de: La gestión documental se relaciona con (14, ) la elaboración de los siguientes instrumentos archivísticos: El Archivo General de la Nación es: (15, )

L. M.

Planeación, producción, gestión y trámite, transferencias, valoración, organización, disposición y preservación. Planeación de la Función Archivística; Planeación Estratégica; Control, Evaluación y Seguimiento.

N.

Establecer reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

O.

Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

PARTE N. 3 (Política de Transparencia, acceso a la Información pública y lucha contra la corrupción) CASO DE ANALISIS 1: La presente situación hipotética está relacionada con la implementación de la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y Derecho al Acceso de la Información Pública. Una Organización No Gubernamental (ONG) solicitó a la Fuerza Naval información sobre las coordenadas exactas donde fue hallado el hundimiento de un famoso barco con tesoros centenarios, así como el contrato que determinaba la distribución de los recursos del tesoro entre la empresa privada que gestionó la búsqueda del barco y el Estado.

Paso 1. Reflexión Inicial Analicen en el marco normativo de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto reglamentario 1081 de 2015.

Paso 2. Responda a las siguientes preguntas

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Información y Comunicación I.

Con respecto a los límites del derecho de acceso a la información pública establecidos en la Ley 1712 de 2014, expliquen por favor bajo qué excepciones de acceso a la información podría la Fuerza Naval negar el acceso a esta información y porqué.

II.

¿En esta situación a su criterio prima el interés del Estado por reservar el acceso a esta información o el interés público de la sociedad de conocer la historia del hundimiento y las condiciones del contrato?

III.

¿Cómo debería obrar el organismo garante de la ley de transparencia y acceso a información pública para establecer si una información que involucra seguridad nacional debe ser entregada y como consecuencia debe hacerse pública?

CASO DE ANALISIS 2: El veedor ambiental de un municipio del país, solicitó información al Ministerio de Minas y Energía relacionada con un proyecto de deforestación que presentó la Empresa Petróleos Limpios, por considerar que dicho proyecto puede ser perjudicial para el medio ambiente de su zona e impedir el desarrollo sustentable del país. La información solicitada se refería, entre otros, al contracto celebrado entre la empresa y el Estado, los criterios bajos los cuales se había seleccionado la empresa, el monto total de la inversión que iba realizar la empresa y qué autoridad del Estado estaba a cargo de vigilar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de la empresa, las hojas de vida de las personas vinculadas por el contratista para ejecutar el contrato, los salarios, el tipo de vinculación laboral y las afiliaciones a la seguridad social del personal. El Estado ser rehusó a entregar la información bajo el argumento que el proyecto de inversión solicitado contenía información financiera de la empresa y de datos personales de las personas vinculadas al contratista. Además, sostuvo que divulgar la información podría afectar el interés colectivo al desincentivar las inversiones y afectar la competencia de la empresa en el mercado. El organismo requerido también adujo que no era el titular de dicha información y que no podía entregar información de terceros aun cuando esta se encontrase en su poder.

Paso 1. Reflexión Inicial Analice el marco normativo de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto reglamentario 1081 de 2015.

Paso 2. Responda a las siguientes preguntas

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Información y Comunicación I.

¿Qué recursos debe utilizar el Veedor ambiental para impugnar esa decisión del Estado al no permitirle acceder a la información solicitada? II. Teniendo en cuenta la Ley de Transparencia y acceso a la información pública ¿debe el Estado entregar dicha información? Explique las razones. III. ¿Cuáles son a su juicio las obligaciones del Estado frente a esta situación? IV. ¿Qué sucedería si la veeduría hubiera solicitado la misma información al contratista directamente y no al ministerio de Minas y Energía?

CASO DE ANALISIS 2: El veedor ambiental de un municipio del país, solicitó información al Ministerio de Minas y Energía relacionada con un proyecto de deforestación que presentó la Empresa Petróleos Limpios, por considerar que dicho proyecto puede ser perjudicial para el medio ambiente de su zona e impedir el desarrollo sustentable del país. La información solicitada se refería, entre otros, al contracto celebrado entre la empresa y el Estado, los criterios bajos los cuales se había seleccionado la empresa, el monto total de la inversión que iba realizar la empresa y qué autoridad del Estado estaba a cargo de vigilar el cumplimiento de las obligaciones a cargo de la empresa, las hojas de vida de las personas vinculadas por el contratista para ejecutar el contrato, los salarios, el tipo de vinculación laboral y las afiliaciones a la seguridad social del personal. El Estado ser rehusó a entregar la información bajo el argumento que el proyecto de inversión solicitado contenía información financiera de la empresa y de datos personales de las personas vinculadas al contratista. Además, sostuvo que divulgar la información podría afectar el interés colectivo al desincentivar las inversiones y afectar la competencia de la empresa en el mercado. El organismo requerido también adujo que no era el titular de dicha información y que no podía entregar información de terceros aun cuando esta se encontrase en su poder.

Paso 1. Reflexión Inicial Analicen en grupo el marco normativo de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto reglamentario 1081 de 2015.

Paso 2. Responda a las siguientes preguntas I.

¿Qué recursos debe utilizar el Veedor ambiental para impugnar esa decisión del Estado al no permitirle acceder a la información solicitada?

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Información y Comunicación II. III. IV.

Teniendo en cuenta la Ley de Transparencia y acceso a la información pública ¿debe el Estado entregar dicha información? Explique las razones. ¿Cuáles son a su juicio las obligaciones del Estado frente a esta situación? ¿Qué sucedería si la veeduría hubiera solicitado la misma información al contratista directamente y no al ministerio de Minas y Energía?

CASO DE ANALISIS 3: Una ciudadana solicitó a una empresa de economía mixta, encargada de la prestación del servicio de suministro de energía eléctrica, información relacionada con los reclamos en la prestación del servicio en los últimos cinco años en su municipio y copia de los contratos suscritos para el mantenimiento de las redes eléctricas. La empresa se negó a entregar dicha información a la ciudadana argumentando que esta información era privada y que su entrega afectaba la libre competencia de la empresa. Así mismo, expresaron que no tenían ninguna obligación legal de entregar esa información a particulares, pues eran una empresa de economía mixta y que en dado caso que decidieran de manera voluntaria entregarle la información, ella debía explicar qué iba a hacer con dicha información y pagar $300.000 pesos que costaba la misma. Finalmente, la ciudadana presentó una queja ante el órgano garante o entidad encargada de vigilar y sancionar el incumplimiento de derecho de acceso a la información pública en dicho país.

Paso 1. Reflexión Inicial Analicen en grupo el marco normativo de la Ley 1712 de 2014 y el Decreto reglamentario 1081 de 2015.

Paso 2. Responda a las siguientes preguntas I. II. III.

Respecto a la necesidad de que el solicitante explique el uso que le dará a esa información y el costo que determina la empresa por la información ¿cuál es la reflexión frente al caso? ¿Qué decisiones debería tomar el organismo garante? Explique su respuesta. ¿Las empresas que prestan servicios públicos deben suministrar la información solicitada en relación con su actividad a particulares? Explique su respuesta.

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