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• Jorge Hernandez Castro

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En el presente trabajo veremos los soportes de contabilidad. Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológicos y consecutivos y de tal manera que sea posible su verificación. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle. OBJETIVOS El presente trabajo tiene como objetivo darnos a conocer y manejar los diferentes soportes contables, al igual que:    

Identificar los principales soportes de contabilidad que se emplean en una empresa. Diligenciamiento de los soportes de contabilidad de acuerdo con las caracterizas de cada formato. registrar las transacciones según los soportes de contabilidad valorar la importancia de los soportes contables para legalizar los registros de contabilidad

CONCEPTOS: son documentos que sirven para realizar las operaciones comerciales de una empresa, necesita de gran cuidado al momento de elaborar un soporte contable. Sirven como control de los registros operacional y no operacional de una empresa. Que dictaminan unos resultados que deben servir para la toma de decisiones, permiten soportar a la empresa los costos, gastos, ingresos y demás de manera que quede una evidencia contable. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

IMPORTANCIA: es necesario que se realice a diario es soporte contable, “el comprobante diario de contabilidad” el cual debe registrar transacciones comerciales de la empresa de una forma breve. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas. Su misión es importante ya que en ellos queda dar por establecida la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones. Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. CARACTERISTICAS:

CLASIFICACIÓN: Los soportes contables se clasifican en dos clases Interno y Externo. INTERNO: Este se utiliza en casos en los que la transacción no afecte a terceros, como la reserva, diferidos y distribución de costos, entre otros. EXTERNO: estos soportes son los que se producen al momento de realizar operaciones con terceros, como: recibo de caja, comprobante de pago, recibo de caja menor, entre otras. 1. RECIBO DE CAJA: es un soporte de contabilidad el cual refleja los ingresos de efectivo cheques y otras formas de recaudo., Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas.

Contabilización del recibo de caja El recibo de caja se contabiliza con un debito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. El recibo de caja siempre se le debe entregar al cliente, y de igual forma la empresa debe tener una copia para el departamento contable. Los recibos de caja deben llevar una numeración para llevar un orden y su revisión sea más sencilla. Este debe tener el nombre del cliente, y la fecha de realización de la transacción.

2. COMPROBANTE DE CONSIGNACIÓN: es aquel comprobante donde se relacionan los depósitos de dinero en efectivo, cheque o título, realizadas por el cliente en sus cuentas corrientes, depositadas en una entidad bancaria, cada entidad bancaria cuenta con un formato propio pero en términos generales todas cuentan con los mismos datos:  fecha  nombre y número bajo las cuales figura la cuenta  cantidad consignada  firma del tesorero o quien el deposito Existen dos tipos de formato suministrados por el banco; uno que se utiliza para consignaciones en efectivo y cheques de bancos locales. Otro formato para consignaciones es el destinado exclusivamente para los depósitos de cheques girados contra cancos de otras plazas o ciudades. 3. COMPROBANTE DE EGRESO: son el documento encargado de mantener el registro de todos los gastos de una empresa, este es obligación para las pequeñas y grandes empresas. Ante de elaborar un comprobante de egreso el tesorero deber asegurarse que los bienes o servicios adquiridos cuentan con la aceptación de los directivos o ejecutivos de la empresa, de no ser así se tendría que anular el cheque y el comprobante de egreso, cuando se anula un comprobante de egreso se debe anular también todas las copias. 4. RECIBO DE CAJA MENOR: es una constancia del dinero que sale de la caja menor de una empresa, por concepto de compra y/o pago de papelería, flete, transporte, cafetería, mensajería, entre otras. También presenta en detalle el concepto de los gastos y su valor. Es un documento de contabilidad utilizada para contabilizar las erogaciones de dinero de la caja menor, cuando no existe otro

soporte probatorio, o para ampliar el detalle de un determinado desembolso. 5. FACTURA DE VENTAS: es un documento que deben librar los responsables de impuesto sobre las ventas, comerciantes y demás establecidos en las normas tributarias. Este documento tiene efectos directamente fiscales. La factura cambiaria es un título valor que tiene efectos jurídicos y que además puede tener efectos fiscales, si además cumple con los requisitos establecidos en las normas tributarias.

REQUISITOSDE FACTURAS:

La factura debe expedirse con los siguientes requisitos:  Estar denominada expresamente como factura de venta, pre impreso.  Numeración en orden consecutivo, pre impreso.  Apellido y nombres o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio, pre impreso.  Apellido y nombres o razón social del adquiriente de los bienes o servicios, cuando éste exija la discriminación del IVA.  Fecha de expedición.

 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.  Valor total de la operación.  El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura, pre impreso.  Indicar la cantidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes la factura:  Los tiquetes de máquinas registradoras.  Los tiquetes de transporte.  Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno.  Póliza de seguro, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de paga.  Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de valores, fondos de pensiones y cesantías.  Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferidos bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro. Quiénes están obligados a facturar:  Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.  Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas.

 Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera cuando el valor supere el monto establecido por el gobierno nacional para cada vigencia fiscal.  Los importadores.  Los prestadores de servicios.  En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el mandatario. Si el mandatario adquiere bienes o servicios las facturas deben ser expedidas a nombre del mandatario.  Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común.  Quienes presten el servicio de elaboración de facturación, aunque pertenezcan al régimen simplificado.  Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opción de que lo hagan a nombre propio y representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada una de ellos. Quienes no están obligados a facturar: no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:  Los bancos, las corporaciones financieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de financiamiento comercial.  Las cooperativas de ahorro, crédito y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realizan.  Las responsables inscritos en régimen simplificado.  Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.  Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad.

 Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional.  Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad.  Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

6. CUENTAS DE COBRO : cumple una función de comprobante de la realización de un pago, existen formatos en forma de cuenta de cobro, que pueden utilizarse para hacer un cobro por la prestación de un servicio cuando no se está obligado a facturar, aunque para la contabilidad de quien hace el pago debe realizarse un documento que de valides contable como recibo de pago, una nota de contabilidad, comprobante de egreso o recibo de caja entre otras, no hay un formatos único para realizar una cuenta de cobro; a pesar de no constituir un documento contable o final. Debe incluir nombre de quien debe, identificación y dirección y la información del beneficiario y el concepto de la deuda. 7. LETRAS DE CAMMBIO: la letra de cambio consiste en una orden escrita impulsada por una parte para que la contraria pague una cierta cantidad de dinero a un tercero en un plazo establecido, cuando el librado firma la letra del cambio, se está comprometiendo a pagar y adquirir la obligación. Poseen una fecha de vencimiento que corresponde al día de pago, existen formas de pago:  Letras giradas a día fijo  Letras libradas a la vista  Letras giradas a un plazo desde la fecha  Letras libradas a un plazo desde vista 

8. PAGARÉ: Un significado este que cobra sentido en el momento que se considera que pagar algo a alguien es darle aquello para calmarlo, apaciguarlo, y que no haya ningún tipo de problemas. Un pagaré es un título que registra una obligación de pago. La persona que lo emite, que se conoce como suscriptora, se compromete a pagar a un segundo como instrumento formal de pago, un pagaré debe cumplir con requisitos de validez. El documento tiene que incluir, ya sea al principio o en otra parte, la palabra pagaré que lo identifica como tal. Por otra parte debe detallar la cantidad de dinero que se pagará con sus correspondientes intereses tanto en letras como en números. Es importante tener en cuenta que el pagaré obliga al pago en la fecha estipulada, lo que lo distingue de la letra de cambio. Es importante recalcar que en muchas ocasiones suele confundirse lo que es un pagaré con una letra de cambio, pero hay que dejar claro que son elementos diferentes. En este sentido, y además de lo expuesto, podemos exponer que una de las principales divergencias que existen entre ellos es que mientras que el contenido del citado pagaré lo que recoge es una promesa de pago, en la letra lo que incluye es una orden de pago.

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