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RIESGOS, SEGURIDAD DE LOS BIENES EN EL ALMACEN

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Dedicatoria El presente trabajo lo dedicamos al profesor. A nuestros padres A Dios

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INDICE Dedicatoria............................................................................................................ 2 Introducción........................................................................................................... 3 CAPITULO I:........................................................................................................ 4 Contenidos............................................................................................................ 4 1.1

Definición................................................................................................... 4

1.2

Principios de Almacenaje.............................................................................. 4

1.3

Sistema de gestión del almacén:...................................................................5

1.4

Funciones de los almacenes:........................................................................6

1.5

Clasificación de los almacenes:.....................................................................7

Distribución de las zonas de un almacén.............................................................12 1.6

Definiciones de términos................................................................................. 12

CAPITULO II...................................................................................................... 15 Buenas Practicas y Seguridad en el Almacén.........................................................15 2.1 Aprovechamiento del Espacio.........................................................................17 2.2 Organización................................................................................................ 18 2.3 Recepción de Bienes.................................................................................... 20 2.4 Despacho de Bienes...................................................................................... 20 2.5 Seguridad..................................................................................................... 20 2.6 Riesgos Químicos......................................................................................... 21 2.7 Riesgos de Caídas........................................................................................ 22 2.8

Emergencias............................................................................................ 22

2.9 Personal...................................................................................................... 24 2.9

Documentación y Registro..........................................................................25

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2.10 Inventarios.................................................................................................. 25 Conclusiones..................................................................................................... 29 Bibliografía........................................................................................................ 30 Anexo............................................................................................................... 31

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Introducción La razón de ser de todo almacén, estriba en el hecho de que el hombre debe de guardar aquello que produce, para consumirlo con cierta dosificación. Y esta es precisamente la razón última (o primera), de la existencia de los almacenes. El hombre produce bienes en un lugar determinado en el tiempo, pero precisa consumirlos con regularidad, todos los días. La necesidad de mejorar la productividad viene del mundo de la competencia entre las empresas. Cuando un mercado permanece estable, las empresas pueden sobrevivir sin manejar sus activos con eficiencia, es decir, pueden malgastar recursos o subutilizarlos, ya que hay pocos competidores que ofrezcan mejores productos a precios accesibles a los clientes. Pero la creciente inestabilidad nacional e internacional de los mercados, además del creciente número de empresas multinacionales que se están abriendo paso en los mercados internos y externos, de la cual la República Dominicana no es una excepción, también constituye oportunidades y amenazas para las empresas, que tienen que ser obligatoriamente más productivas para mantenerse competitivas. El manejo de inventarios ha llegado a la cumbre de los problemas de la administración de empresas debido a que es un componente fundamental de la productividad. En mercados altamente competitivos, las empresas trabajan con inventarios cada vez más bajos y con niveles de servicios cada vez más altos. El objetivo de este estudio es evaluar los aspectos básicos a considerar para desarrollar una adecuada logística de almacenamiento de una empresa, a fin de entender la importancia crucial, que esto representa en la cultura corporativa de la empresa y su búsqueda de la excelencia, de manera de ser mas competitivos dentro del mercado, tanto nacional como internacionalmente.

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.

CAPITULO I:

Contenidos 1.1 Definición Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. Son manejados a través de una política de inventario. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados. Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de manera coordinada el sistema de gestión del almacén y el modelo de almacenamiento. 1. Seguridad en el Almacen Protección colectiva e individual: la protección en el flujo logístico de materiales. 2. Evaluación de riesgos en el almacen y su prevencion  Factores de riesgo: físicos y mentales - Identificación de factores de riesgo. - Procesos en el almacen de riesgo. 1.2 Principios de Almacenaje Al margen de que cualquier decisión de almacenaje que se adopte tenga que estar enmarcada en el conjunto de actividades de la distribución integrada, se deben tener siempre en cuenta las siguientes reglas generales o Principios de Almacenaje:

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 El almacén NO es un ente aislado, independiente del resto de las funciones de la empresa. En consecuencia, su planificación deberá ser acorde con las políticas generales de ésta e insertarse en la planificación general para participar de sus objetivos empresariales.  Las cantidades almacenadas se calcularán para que los costos que originen sean mínimos; siempre que se mantengan los niveles de servicios deseados.  La disposición del almacén deberá ser tal que exija los menores esfuerzos para su funcionamiento; para ello deberá minimizarse:  El Espacio empleado,

utilizando

al

máximo

el volumen de

almacenamiento disponible.  El Tráfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con que se produzcan los movimientos.  Los Movimientos, tendiendo

al

mejor

aprovechamiento

de

los medios disponibles y a la utilización de cargas completas.  Los Riesgos, debe

considerarse

que

unas

buenas

condiciones

ambientales y de seguridad incrementan notablemente la productividad del personal.  Por último, un almacén debe ser lo más flexible posible en cuanto a su estructura e implantación, de forma que pueda adaptarse a las necesidades de evolución en el tiempo. 1.3 Sistema de gestión del almacén Se entiende por tal el sistema que determina los criterios para seleccionar el material que ha de salir del almacén para atender una petición concreta. La importancia de este sistema radica en que incide directamente sobre el período de permanencia de los productos en el almacén. El sistema más extendido es el FIFO, según el cual el primer producto llegado al almacén, es

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el primero que se expide. El sector de automoción es muy dinámico, por ello, y para evitar la aparición de obsoletos, es preciso seguir el FIFO. También tiene la función de dirigir la administración del almacén y de cualquier otra división de la empresa, así como de poner en práctica lo que se haya decidido en la gestión de producción. El almacén alojará lo que se habrá pedido con la función compra y/o lo que se habrá fabricado después de la planificación de lanzamiento. Gestionará el estatuto de la cuarentena según las instrucciones del control de calidad. Permitirá las salidas decididas por fabricación

o

por

el servicio comercial.

También

existen

la

regla

del LIFO (Ultimo en entrar, último en salir), se aplica en el área de alimentos, específicamente en frescos. Además del FEFO (Primero en caducar, primero en salir), utilizado en las industrias de productos farmacéuticos. La gestión del almacén tiene como función esencial optimizar los flujos físicos que le vienen impuestos del exterior. El almacén solo controla los flujo internos: reenvasados y reabastecimiento en las zonas de preparación a partir de stock de masa (en almacenes de materia prima y suministros). Aparte de la eventual prefacturación del transporte, la gestión del almacén no conoce ningún dato financiero. Excepcionalmente, la gestión puede realizar una valoración del stock, no para la contabilidad sino para controlar las primas de seguros. Muy a menudo el almacén es asimismo responsable de los reenvasados y de la logística externa. Por lo tanto, la gestión de almacén deberá

poseer

las

respectivas

funcionalidades

correspondientes.

En

resumen, la gestión de almacén dependerá de la dirección de logística, cuando esta exista en la empresa y si no de la dirección general. 1.4 Funciones de los almacenes:  Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

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 Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.  Mantener informado constantemente al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.  Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)  Vigilar que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).  Minimizar costos logrando así dar mayor eficiencia a la empresa.  Darle movimiento a los productos estacionados dentro del almacén, tanto de entrada como de salida.  Valorizar, controlar y supervisar las operaciones internas de los movimientos físicos y administrativos. 1.5 Clasificación de los almacenes: Cada almacén es diferente de cualquier otro. Por lo tanto, es necesario establecer mecanismos para clasificar los almacenes. Algunos de los parámetros usados para su clasificación son: 1) Según su relación con el flujo de producción. 2) Según su ubicación. 3) Según el material a almacenar. 4) Según su localización. 5) Según su función logística. 1) Según su relación con el flujo de producción. Los almacenes se pueden clasificar según su relación con el flujo de producción en los siguientes:

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

Almacenes de materias primas: aquellos que contienen materiales, suministros, envases, empaques, etc.; que serán posteriormente utilizados en el proceso de transformación productiva.



Almacenes de productos intermedios: aquellos que sirven de colchón entre las distintas fases de obtención de un producto.



Almacenes de productos terminados: son los que se usan exclusivamente para almacenar productos del final del proceso de transformación productivo.



Almacenes de materia auxiliar: sirven para almacenar repuestos, productos de limpieza, aceites, pinturas, etc. La demanda de estos productos suele ser relativa.



Almacenes de preparación de pedidos y distribución: su objeto es acondicionar el producto terminado y ponerlo a disposición del cliente.

2) Según su ubicación: 

Almacenaje interior: almacenaje de productos con protección completa

contra

permitiéndose

cualquiera incluso

de

los

modificar

agentes

atmosféricos,

las

condiciones

de temperatura e iluminación. 

Almacenaje al aire libre: carecen de cualquier tipo de edificación y están formados por espacios delimitados por cercas, marcados por números, señales pintadas, etc.

3) Según el material a almacenar: 

Almacén para bultos: el objetivo de este almacén radica en reunir el material en unidades de transporte y de almacén cada vez mayores para el aprovechamiento pleno de la capacidad de carga de un vehículo para conseguir su transporte económico.

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

Almacenaje de graneles: si es posible, debe estar en las proximidades del lugar de consumo debido a que el transporte es costoso. Hay que hacer transportable y almacenable el material que se

puede

verter.

Su

contenido

debe

poderse

medir

automáticamente, su extracción regulable y con conexión a un medio de transporte. 

Almacenaje de líquidos: es un material específico de granel pero que puede ser transportable por tuberías.



Almacenaje de gases: requieren unas medidas de seguridad especiales que han de ser observadas por la alta presión, temperaturas o la particular inflamabilidad.

4) Según su localización: Se clasifican en almacenes centrales y regionales: 

Almacenes centrales: aquellos que se localizan lo más cerca posible del centro de fabricación. Están preparados para manipular cargas de grandes dimensiones.



Almacenes regionales: aquellos que se ubican cerca del punto de consumo. Están preparados para recoger cargas de grandes dimensiones y servir mediante camiones de distribución de menor capacidad. La elección de almacenes centrales o almacenes regionales depende del tipo de carga y la estructura de los costos de la empresa. Así productos de bajo valor, o costos de transporte elevados, conducen al uso de almacenes regionales. Por el contrario, con costos de almacén elevados, por el valor del producto,

implican

almacenes centrales.

En

cualquier caso

existen métodos para la evaluación de la mejor decisión al respecto.

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5) Según su función logística: Estos pueden clasificarse de la siguiente forma: 

Centro de consolidación: estos almacenes reciben productos de múltiples proveedores y los agrupan para servirlos al mismo cliente. Ver figura 1

FIGURA 1. Centro de Consolidación.

Son muy habituales en industrias cuyos productos tienen una gran cantidad de componentes. El centro de consolidación produce ahorros por el uso de medios eficientes de transporte al agrupar envíos reduciendo los niveles de stock en el cliente. 

Centro de Ruptura: tienen la función inversa de los centros de consolidación. Reciben la carga de un número reducido de proveedores y sirven a un gran número de clientes, con necesidades dispares. Ver figura 2.

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FIGURA 2. Centro de Ruptura. Reducen el número de contacto de los fabricantes con los clientes finales y reducen el movimiento de los clientes que únicamente han de acudir a un centro de ruptura para recoger múltiples productos. La mayor simplicidad de estos dos (2) sistemas hace que en la práctica, empresas con múltiples proveedores y múltiples clientes (como los sistemas de distribución) desagrupen las funciones pasando a tener un centro de consolidación para el aprovisionamiento y un centro de ruptura para la distribución. Ver figura 3.

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Figura 3. Separación de Almacén de Reserva y Picking. Esta aplicación es lo que se conoce como separación del almacén de reserva y picking. Es interesante considerarla cuando la unidad de carga de salida es menor que la unidad de carga de entrada. 

Centro de Tránsito: conocidos en ingles como CROSS-DOCK, son almacenes que no almacenan, solo mueven productos. Un ejemplo claro son los almacenes de transporte urgente. Este tipo de centro, muy complicado de gestionar, permite aumentar la eficiencia del transporte entre nodos y mantener altos niveles de servicios al cliente reduciendo el stock total.



Almacenes cíclicos o estacionales: Son almacenes que recogen una producción puntual para hacer frente a una demanda constante, o que permite resolver una demanda puntual frente a una producción más constante.



Almacenes de custodia a largo plazo: Es el único de los almacenes analizados cuyo objetivo es estar lleno, sin importarle los costos de transporte, demanda o ritmos de producción.

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Distribución de las zonas de un almacén

1.6 Definiciones de términos Artículo: equivale a referencia. Es la menor unidad física depositada en un almacén. FEFO: del inglés, first expired, first out, es decir primero en caducar, primero en salir. Utilizado en la industria farmacéutica. FIFO: del inglés, first in, first out, es decir primero en entrar, primero en salir. Gestión de Almacén: la gestión de almacén concierne a todo lo relativo a los flujos

físicos

de

los

artículos

en

almacén:

direcciones

físicas

de

almacenamiento, preparación de pedidos, etc. Gestión de Stock: la gestión de la existencia define lo que debe estar Almacenado y lo valora. Logística: concepto amplio aplicado a todas las fases de distribución de los productos, incluyendo todos los eslabones de la cadena de distribución,

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requeridos para hacer llegar el producto hasta el cliente final. La logística (término de origen militar) se encarga de optimizar fletes, asegurarse que los productos vayan bien transportados, calcular tiempos de espera y de descarga, manejo y control de almacenamiento. El objetivo final de la logística es disminuir los niveles de inventario y de optimizar el funcionamiento de toda la cadena de distribución. Cadena

de

Suministro: movimiento de materiales,

fondos

e información relacionada a través del proceso de la logística, desde la adquisición de materias primas a la entrega de productos terminados al usuario final. Maquila: proceso por el cual ingresan las mercancías al país con el objeto de que sólo se le incorpore el valor agregado correspondiente a la mano de obra. Mercancías: bienes que pueden ser objeto de regímenes, operaciones y destinos aduaneros. Mercancía Nacional: la producida o manufacturada en el país con materias primas nacionales o nacionalizadas. Muestras: son aquellas mercancías que únicamente tienen por finalidad demostrar sus características y que carecen de valor comercial por sí mismas. Manejo del inventario: el proceso de asegurar la disponibilidad de los productos

a

través

de

actividades

de administración de

inventario

como planeación, posicionamiento de stock, y supervisión de la edad del producto. Outsourcing: subcontratación de funciones comerciales o procesos tales como servicios logísticos o de transportación a una empresa externa, en lugar de hacerlos internamente. Pick/Pack (Picking): el proceso de escoger el producto de inventario y empacar en recipientes de embarque.

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Inventario: operación que permite conocer exactamente el número de artículos que hay en el almacén. Además, esta operación puede también determinar los emplazamientos de los artículos.

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CAPITULO II Buenas Practicas y Seguridad en el Almacén Los costos de operación en los que se incurren durante la administración de una bodega de almacenamiento están condicionados por el volumen de las mercancías que son almacenadas y custodiadas, así como también, de la eficiencia del personal que allí labora. Es por ello que en la medida que los recursos sean adecuadamente utilizados, dichos costos no serán motivo de preocupación y podrán ser enfocados en las mejoras correspondientes para cumplir con los objetivos que se puedan trazar en cada unidad administrativa. Al abordar el tema de costos, no debemos encasillar el concepto en un marco netamente monetario, hay que tomar en cuenta que uno de los principales recursos que poseen las entidades gubernamentales es el factor tiempo, aquí es donde el costo puede incrementarse y en la proporción que este insumo sea utilizado de la mejor manera se podrán prever resultados importantes. Para obtener resultados que a primera vista nos brinden beneficios para la organización, es menester, poseer un listado de hábitos que nos ayuden a controlar sistemáticamente la gestión en la administración de almacenes. Para ello, se debe contar con recomendaciones que involucren no solo a la parte operativa si no también a la parte humana que es quien condiciona la emisión de buenos resultados con su desempeño de manera pro-activa. Es hacia esa dirección donde debemos dirigir los esfuerzos para lograr que los componentes trabajen sobre una misma línea.

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Algunos puntos básicos que se deben considerar al momento de establecer “Buenas Prácticas de Control en el Almacén” pueden ser: o Establecer una política de administración de almacenaje. o Elaborar procedimientos para cada una de las actividades que se realizan en el Almacén. o Establecer criterios de medición (indicadores) de la gestión que se realiza en el Almacén. o Establecimiento de controles para conocer la trazabilidad y los artículos obsoletos. o Revisión periódica de mejoramiento continuo.

A continuación se listan algunos conceptos básicos y generales sobre lo que se puede poner en práctica en base a lo encontrado en la evaluación previa a la unidad de almacenes.

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VISTA DE PLANTA – ALMACEN GENERAL ACTUAL

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2.1 Aprovechamiento del Espacio La creencia normal establece que un Almacén tiene como función principal “almacenar” artículos, no obstante, es bueno saber que su concepto expone lo contrario. Un almacén tiene como finalidad hacer rotar la mercancía hacia su destino final, salvo en los casos donde se establezca custodia a largo plazo como se detallará mas adelante, la naturaleza básica de las funciones de un Almacén son: 1. Recepción de bienes solicitados a Proveedores. 2. Almacenamiento (Temporal y a largo Plazo). 3. Recogida de Solicitudes de Bienes. 4. Preparación de Pedidos. 5. Despacho de Bienes. El espacio físico en un almacén es vital, ya que esto condiciona el volumen de artículos que podrán manejarse sin problemas de desplazamiento de todo el personal de la bodega entre los muebles que se habiliten para el almacenamiento y va estrechamente ligado al término “Rotación de Inventario” para que exista un equilibrio entre la recepción vs despacho y de ésta manera garantizar la correcta utilización de los recursos y una eficiente gestión de almacenes. Para los casos donde se utilicen estanterías debe existir una clasificación de artículos de manera tal que su organización sea adecuada y acorde al volumen y criterio de rotación de artículos, haciendo énfasis en aquellos artículos que por sus características, tiendan a rotar con más frecuencia que otros. No deben existir cajas, ni estibas en el suelo dentro del área de almacenamiento, ya que éstas pueden impedir el libre flujo del personal que

labora en el Almacén, mermando la capacidad de respuesta al momento de despachar bienes solicitados y/u organizar las estanterías. El almacén general posee dos áreas que pueden clasificarse de la siguiente manera: o Almacén estacional: es aquí donde se ubican todas aquellos bienes que han sido adquiridos para proyectos u objetivos específicos de manera que su permanencia en el almacén es transitoria y no deben pasar más de 48 horas antes de que sean retirados por cada unidad solicitante. Este tipo de Almacén debe tener características de un almacén temporal, por lo que su utilización debe estar definida por un lapso de tiempo máximo, no deben existir estibas que pongan en riesgo la seguridad del personal y el espacio para desplazamientos debe estar libre para circular. o Almacén de Custodia a largo plazo: la naturaleza de los artículos que aquí se almacenan radican en que son artículos de uso común de todos los funcionarios de la institución y se deben mantener niveles de inventario máximos y mínimos para re-aprovisionamiento continuo. Para los casos donde se almacenen artículos que correspondan a la custodia a largo plazo, debe delimitarse un espacio claramente identificado por categoría de productos, de manera que su ubicación sea fácil y rápida para poder controlar las existencias y se pueda cumplir con el nivel de servicio al momento que estos artículos sean solicitados.

2.2 Organización

Debemos estar claros con el tipo de artículos que vamos a almacenar y efectuar una clasificación adecuada hará que podamos ubicar de manera inmediata y segura cada artículo que se encuentre dentro del almacén, ya sea en la sección estacional o en la sección de custodia a largo plazo. Algunos criterios que podemos tomar en cuenta para realizar ésta clasificación de artículos son: Orden de 7. (PEPS).

1. Volumen 2. Peso

Salida

8. Frecuencia de uso. Tamaño de los 9. pedidos

3. Forma 4. Cantidad de unidad de consumo por unidad de carga.

(demanda). 10. Capacidad de estiba.

5. Fragilidad 6. Necesidad

de

Almacenamiento (Humedad, Refrigeración, etc). Se debe llevar un registro de todos aquellos artículos cuyas características sean de lenta rotación y/o fecha próxima de caducidad de manera que el espacio físico no esté sub-utilizado ni se ponga en riesgo de contaminación a los demás artículos almacenados. La identificación clara de cada uno de los espacios habilitados para almacenar artículos es importante, de ésta manera podremos garantizar la inmediata ubicación y despacho al momento de necesitar localizar dichos artículos.

Se debe utilizar una herramienta para control estadístico de todos los registros (Recepciones, Despachos, Inventarios de Bienes) de manera que se haga más fácil la tarea de ubicación, y referencia histórica de todos los bienes en el almacén.

2.3 Recepción de Bienes Los proveedores no deben ingresar al área de almacenamiento al momento de hacer entrega de los bienes a la Institución por medidas de seguridad, esto es para evitar posibles robos, daños a la propiedad de la institución y conflictos de responsabilidades que se deban adjudicar en casos que se presentes situaciones en el almacén. Debe existir un área físicamente delimitada para realizar la entrega de los bienes, de manera tal, que el personal del Almacén pueda realizar una revisión previa antes de la recepción de cada artículo. Todos los documentos de registros deben llevar la firma del proveedor, de la persona responsable de realizar la inspección para validar las condiciones físicas tanto cualitativas como cuantitativas de los bienes que se reciben, como del Almacén que valida que ha visto físicamente los artículos para poder realizar el correspondiente registro en el sistema.

2.4 Despacho de Bienes Los clientes internos no deben ingresar al área de almacenamiento al momento de hacer las solicitudes, y el personal del almacén debe establecer las áreas restringidas para poder brindar un adecuado servicio sin ocasionar obstrucciones en el flujo normal de las operaciones en el Almacén.

2.5 Seguridad Debe tomarse en cuenta que al momento de trabajar en un almacén, aún cuando sea un área cerrada y ambiente controlado, se corren una variedad de riesgos de accidentes. Algunas consideraciones importantes que se deben tomar son las siguientes: o Los pasillos deben marcarse identificando la entrada y el área de recepción de bienes, manteniéndolos libres y limpios todo el tiempo. o No se deben mantener cajas o materiales en el camino definido en el punto anterior, de manera que se pueda establecer un flujo libre para el paso. o Se debe evitar caminar sobre las cajas, estibas o materiales que estén colocadas en el área de almacenamiento. Se debe reportar inmediatamente al supervisor del Almacén cualquier conducta peligrosa de personas dentro del almacén incluyendo en primera instancia a toda persona no autorizada para ingresar a ésta área.

Algunos riesgos importantes que se deben considerar dentro del almacén son los siguientes:

2.6 Riesgos Químicos o Se debe disponer de toda la información relacionada con la seguridad de los

materiales

químicos

que

se

almacenan

dentro

del

almacén

(Desinfectantes, Cloro, Aguarras, Tiner, Potasa, Pintura, etc). o Se debe tener conciencia de todos los químicos que son depositados, tomando en cuenta sus características físicas y químicas, requerimientos de

o almacenaje, su utilización y las medidas que se deben adoptar en casos de emergencia donde se tengan que aplicar primeros auxilios. o Se debe considerar el equipo recomendado para la manipulación de éstos materiales por su posible característica de contaminantes (uso de guantes, mascarillas, lentes, etc). o Se debe asegurar que el almacenamiento de éstos productos corresponden a lo expedido por el fabricante y que los mismos no representen un foco de contaminación al personal que labora dentro de las instalaciones, descartando que los vapores que puedan emanar a la superficie se filtren por los ductos o retornos de los ventiladores o bien, permanezcan dentro del área de trabajo. El proveedor debe emitir toda la información correspondiente a este tipo de materiales de manera que se pueda efectuar el procedimiento adecuado para manipularlo, y se le debe exigir como parte del proceso de compras que cumpla con éste requerimiento.

2.7 Riesgos de Caídas Las caídas en el Almacén pueden causar lesiones de diversas magnitudes, para evitar esto se recomienda lo siguiente: o Para lograr el acceso a los artículos que se encuentren en los niveles superiores de los estantes se debe utilizar escaleras portátiles, escalones o levantadores adecuados. o Se debe cerrar el área donde el personal corra el riesgo de sufrir caídas. o Los pisos y pasillos deben estar limpios y libres de basura o sustancias resbalosas, cuerdas eléctricas, mangueras u otros objetos que ocasionen que el personal pueda caerse. 2.8 Emergencias

Se debe contar con un plan de emergencias para los casos donde se presenten accidentes o necesidad de aplicar métodos de primeros auxilios. Para ellos es importante tener el conocimiento de los siguientes puntos: •

En que momento se debe llamar a los teléfonos de emergencia (Bomberos, Policía, Ambulancias, SINAPROC, etc).

•

Cuales son las localizaciones de todas las salidas de emergencia, y cuales son los procedimientos de evacuación del edificio, tomando en este punto la importancia de que no quede nadie en las instalaciones (funcionarios ni visitantes).

•

La correcta utilización de los extintores y su debida ubicación como también quienes son las personas idóneas para la utilización de éstos equipos de emergencia.

•

Cuales son los procedimientos para reportar a la administración todos los incidentes que se presenten, y cuales son los teléfonos habilitados incluso, después de la jornada normal de labores donde se pueda reportar.

En materia de seguridad para evitar personas no autorizadas al almacén se debe considerar lo siguiente: •

Las puertas de entrada y salida deben estar bien identificadas con el horario de atención tanto para clientes internos como para los proveedores de ésta manera se podrá garantizar la apertura y correspondiente cierre de las puertas para cada caso.

•

Al momento de cerrar las puertas de salida y acceso del almacén, se debe colocar en un lugar seguro y de fácil ubicación las llaves, ya que al ser una

salida de emergencia, se debe asegurar que de necesitarse la apertura se dispone de las mismas para cumplir con el procedimiento. •

Se recomienda la asignación de un espacio físico que se habilitará para las áreas de recepción de proveedores y despacho de bienes, de manera que el resto del almacén se señale como área restringida de acceso y sólo el personal

que

allí

labora

podrá

desplazarse

dentro

para

evitar

congestionamiento, daños, perdidas y/o robos. •

Se recomienda la señalización de las áreas restringidas a personas no autorizadas para delimitar los accesos correspondientes, tanto a los proveedores como a los clientes internos.

2.9 Personal Dentro de la gestión de almacenes, el recurso humano es un factor vital para la ejecución de los objetivos y es aquí donde se debe establecer el mayor enfoque. Debe considerarse como parte de un perfil ideal que los responsables de la administración de un almacén posean: o Conocimiento de los procesos de la organización. o Conocimiento de las técnicas y herramientas de almacenamiento. o Experiencia previa de funciones similares considerando el tamaño del Almacén y la Organización. o Conocimiento básico de la gestión de Recursos Humanos. o Conocimiento básico de sistemas de calidad. o Conocimiento avanzado de herramientas informáticas. o Capacidad de organización y ejecución de metodologías. o Capacidad de generar acciones pro-activas.

Entre algunas de las prácticas que realiza el personal de un almacén está: o Coordinar que todas las actividades que se realizan en el Almacén se cumplan de acuerdo a la planificación previa de la cual es responsable. o Controlar y supervisar las actividades de recepción de los bienes y su correspondiente traslado hacia el área de almacenamiento estacional y/o hasta su traslado al área de almacenamiento de custodia a largo plazo en los casos que aplique. o Ubicar las mercancías en las zonas apropiadas y señalizadas, como también la conservación de éstas en las mejores condiciones. o Asegurar que se cumplen las normas de traslado de las mercancías almacenadas ya sea internamente o al momento de los despachos correspondientes. 2.9 Documentación y Registro Toda documentación y registro debe generarse de manera que fluya en forma eficiente para toda la organización. Algunos registros recomendados son los siguientes: o Recepciones dentro del almacén. o Resumen de todas las recepciones de almacén. o Registro de rebaja de inventario (Rotación). o Despacho desde el Almacén. o Toma de Inventario. o Control de Obsoletos y Trazabilidad. o Informe de Despachos de almacén o Resumen de todos los despachos del almacén.

o Custodia de bienes. o Hoja de Inventario Físico. o Catálogo de artículos existentes en el Almacén. o Ordenes de Compras pendientes de recepción.

2.10 Inventarios Los conteos de artículos deben realizarse periódicamente y es básico para el control interno que se realicen con la coordinación de personal idóneo, con la participación de auditores y contadores, que certifiquen los correspondientes registros, tanto teóricos como físicos para que exista una completa transparencia en cuanto a la gestión de adquisición y distribución de bienes en la institución. Para la toma de inventarios, se debe coordinar un calendario previo, preferiblemente anual, donde se establezcan las fechas en las que se realizara ésta tarea, lo recomendable para conteos cíclicos precedidos por contabilidad es de cada seis (6) meses, efectuando el primer conteo en los primeros 6 meses y el segundo conteo en los últimos 6 meses del año. La responsabilidad de emitir este calendario le corresponde a la unidad de Contabilidad, que junto con auditoria coordinaran las fechas mas adecuadas para que todos puedan participar. Se recomienda además, la toma de inventarios periódicos como parte del control interno de la unidad de almacén y la responsabilidad del supervisor en ésta unidad.

Los grupos para la toma de inventario deben tener como mínimo dos personas, de ésta manera se realiza la verificación del conteo en el mismo momento en que es evaluada la muestra. El personal del Almacén tiene la responsabilidad de organizar y limpiar con el apoyo de la unidad de Servicios Generales la instalación física, tan pronto se acerque la fecha acordada en el calendario emitido por Contabilidad y Auditoria. Deben participar en la actividad de toma de inventario todo personal que sea convocado dentro de las unidades de Compras, Contabilidad y Auditoria, y lo que en su momento defina la dirección Administrativa. Durante la realización del inventario, el almacén debe permanecer cerrado tanto para las actividades de recepción como para los despachos, de manera tal, que no se afecten los registros que se efectúan habitualmente en el sistema y que las muestras tomadas sean los mas reales posibles, sin necesidad de efectuar ajustes. Se debe realizar una reunión previa donde se comuniquen los objetivos del inventario a cada unidad participante antes del día de la actividad.

VISTA DE PLANTA – ALMACEN GENERAL RECOMENDADO

Conclusiones 1) Todo lo expuesto anteriormente tiene como finalidad garantizar la seguridad, correcta operación y eficiencia dentro de un almacén mediante algunas prácticas a seguir. 2) El Almacenaje es un área crítica para el servicio al cliente. El inventario es el mayor de los activos circulantes. 3) Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. 4) Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. 5) Éstas prácticas van dirigidas a todo el personal dispuesto a aplicarlas con una actitud colaboradora y consciente de los beneficios que se obtendrán para toda la organización, sabiendo que durante el proceso la mejora continua siempre será necesaria.

Bibliografía

1) FINNEY A. y Millar. (1991) “Curso de Contabilidad”. Unión Tipográfica, Editorial Hispano-americana, México. 2) GOLPAL, Christopher y CAHILL, Gerard. (1992) “Logistics in Manufacturing. APICS series in Production Management. Illinois. U.S.A.. 3) Graves, S. (1993) “Logísticas de producción e inventario”, North-Holland, Ámsterdam 4) Guajardo C. Gerardo.(1995). “Contabilidad Financiera”. 2da. Ed. Editorial McGraw-Hill, México. 5) Hangren, Harrison

y

Robinsón.

(1990)

Hispanoamericana. http://www.monografias.com

Contabilidad.

Editorial

Anexo Riesgos de bienes en el almacen

Seguridad de bienes en el almacen