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PROCEDIMIENTO DE GESTION GESTION DE PROYECTOS

REUNIÓN DE CIERRE

1.

GYM.SGP.PG.67 Revisión: 0 Fecha: 22/06/2008 Página 1 de 2

OBJETIVO Exponer ante la organización las causas que llevaron al Proyecto a obtener un resultado final determinado, explicando las brechas de ejecución1 mostradas en el Relatorio del Proyecto.

2.

DESARROLLO La Reunión de Cierre no es obligatoria, siendo potestad del Gerente de División y/o del Gerente General convocarla cuando se considere necesario que el Proyecto haga presente sus resultados finales. Durante esta reunión se expone y revisa el contenido del Relatorio, haciendo incidencia en el análisis de las causas que originaron las brechas, así como en las principales complejidades y dificultades enfrentadas y en las lecciones aprendidas durante la ejecución.

El objetivo de la Reunión de Cierre no es controlar el cumplimiento de los procesos de cierre descritos en los documentos que integran el presente capítulo, ni entregar a la Oficina Principal las actividades pendientes para finiquitar el cierre2. Estas labores, si bien son necesarias, podrán coordinarse directamente sin necesidad de realizar una reunión.

2.1. Asistentes Obligatorios: 9 9 9

Gerente de Proyecto y/o Residente Jefe de Oficina Técnica Gerente de la División

Opcionales: 9 Gerente General 9 Personal del Proyecto (Administrador, Producción, Calidad, etc.) 9 Gerentes de Áreas de Soporte 9 Gerente Técnico

2.2. Agenda El Gerente de Proyecto, en coordinación con la Gerencia de División, definirá la agenda en función de los temas relevantes del Proyecto. De manera enunciativa más no limitativa, se adjunta un listado de los temas a tratar durante la Reunión de Cierre del Proyecto: 1. Información General: 1.1. Generalidades del Proyecto: cliente, supervisión, alcance, ubicación, etc. 1.2. Datos básicos del Contrato: Tipo, monto, plazos, forma de pago, seguros, fianzas, etc. 2. PdR: Panel final de indicadores. 3. Gestión Contractual: situación final de claims y adicionales presentados. 4. Actividades Críticas (complejas y principales)

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.66 – Relatorio del Proyecto 2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.65 – Cierre Técnico Administrativo del Proyecto

PROCEDIMIENTO DE GESTION GESTION DE PROYECTOS

REUNIÓN DE CIERRE

GYM.SGP.PG.67 Revisión: 0 Fecha: 22/06/2008 Página 2 de 2

5. Recursos Críticos (equipos, materiales y subcontratas). 6. Análisis de Brechas: 6.1. Hoja de Resultados de último Panel de Control. 6.2. Hoja Resumen de última Herramienta de Control de Costos. 6.3. Principales brechas positivas y negativas y sus causas cuantificadas. 7. Experiencias a compartir: 7.1. Evaluación de Factores Claves de Éxito. 7.2. Qué se hizo bien. 7.3. Qué se puede mejorar. 7.4. Recomendaciones y comentarios finales. Se debe dejar constancia de la reunión de Cierre del Proyecto elaborando el Acta de la Reunión.

2.3. Matriz de Responsabilidades GD 1. Convocar la Reunión de Cierre de Proyecto 2. Elaborar el Acta de la Reunión de Cierre del Proyecto GD: Gerente de División OT: Oficina Técnica

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1 Documentos Relacionados 9 9

GYM.SGP.PG.65 - Cierre Técnico Administrativo del Proyecto GYM.SGP.PG.66 - Relatorio de Proyecto

3.2 Anexos Relacionados 9

GYM.SGP.PG.67-F01 – Acta de Reunión de Cierre – Disponible en CD

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