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Ayudamos al éxito de nuestros clientes a través de proyectos de mejora y desarrollo

Retroalimentación de 360° Herramienta fundamental en la creación del Mapa para el Desarrollo del Capital Humano y para Motivarlo

El Comportamiento que frecuentemente mostramos al manejar situaciones propias de nuestra labor diaria y el Alcance de las Metas establecidas son los mejores Indicadores de nuestras Competencias y Capacidades. El proceso de Retroalimentación de 360° es la herramienta más eficaz para determinar en qué nivel de Capacidad nos encontramos, trazar planes de desarrollo y capacitación, establecer metas organizacionales y llevar a cabo acciones de mejora continua para convertir nuestras Debilidades en Áreas de Desarrollo y a la Gestión del Recurso Humano por Competencias Casos Reales .......................................................................................................... 3 Caso #1 ............................................................................................................. 4 Caso #2 ............................................................................................................. 4 Caso #3 ............................................................................................................. 4 Habilidades (Competencias) comunes en cada “Caso” ...................................... 4 Fundamento de la Retroalimentación de 360° ................................................... 5 Proceso de Retroalimentación de 360º y el Seis Sigma (6σ) crean el Mapa de Desarrollo del Capital Humano ....................................................................... 5 Las fases del Seis Sigma (6σ) – DMAMC ........................................................... 5 Página 1 de 35

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Ayudamos al éxito de nuestros clientes a través de proyectos de mejora y desarrollo Definir en el Proceso de Retroalimentación de 360º considerando lo indicado por el Seis Sigma (6σ) .......................................................................................... 7 Medir en el Proceso de Retroalimentación de 360º considerando lo indicado por el Seis Sigma (6σ) .......................................................................................... 7 Analizar en el Proceso de Retroalimentación de 360º considerando lo indicado por el Seis Sigma (6σ) .......................................................................................... 8 Mejorar en el Proceso de Retroalimentación de 360º considerando lo indicado por el Seis Sigma (6σ) .......................................................................................... 8 Controlar en el Proceso de Retroalimentación de 360º considerando lo indicado por el Seis Sigma (6σ) ........................................................................... 9 Cambio de perspectiva con respecto a las evaluaciones ................................ 9 ¿Qué es la Retroalimentación de 360º? ............................................................ 11 Testimonios a nivel mundial ............................................................................... 12 Retroalimentación de 360º versus Evaluación Anual ..................................... 15 Proceso de Retroalimentación de 360º => Mejorar Performance .................. 16 ¿Por qué usar la Retroalimentación de 360º? .................................................. 16 Ventajas Comparativas........................................................................................ 16 Objetivos a alcanzar con la Retroalimentación de 360º.................................. 17 Presentación de resultados ................................................................................ 19 Mapa para el Desarrollo del Capital Humano ................................................... 21 Test Drive Gratuito en Internet ........................................................................... 24 Matriz del Desempeño ......................................................................................... 24 Visión, Misión, Objetivos Organizacionales ..................................................... 24 Utilización de la técnica SMART para fijar objetivos ...................................... 25 La Excelencia ........................................................................................................ 27 Experiencia............................................................................................................ 30

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Ayudamos al éxito de nuestros clientes a través de proyectos de mejora y desarrollo El que conoce a otro es inteligente. El que se conoce a sí mismo es sabio. Lao Tse. La Retroalimentación de 360° nos señala el nivel de Habilidades Ejecutivas que necesitamos para poner en práctica las...

Capacidades Operacionales requeridas en el puesto según la Matriz del desempeño y así...

Alcanzar las Metas establecidas por la organización

Ilustración 1

La Matriz del Desempeño en la página 24 nos servirá para ir de las Metas a las Competencias y viceversa. La pregunta es ¿Tenemos las Habilidades Ejecutivas que necesitamos para poner en práctica las Competencias Operacionales requeridas para llegar a las metas? La Retroalimentación de 360° nos dirá eso. El conjunto de Habilidades Ejecutivas hace posible que...

Las Capacidades Operacionales requeridas por el puesto se pongan de manifiesto para el...

Alcance de las Metas establecidas por la organización

Ilustración 2

Los resultados de la Retroalimentación de 360° nos dirá qué Habilidades Ejecutivas requiere cada persona y cómo conseguirlas a fin de tener y darle viabilidad a las Capacidades Operacionales que le permitan hacer lo necesario para alcanzar las metas establecidas por la organización.

Casos Reales Para un mejor entendimiento de cómo la Retroalimentación de 360° es una herramienta efectiva para la mejora de la Performance (Rendimiento) a continuación se presentan diferentes casos reales, con nombres cambiados, que demuestran, con hechos, que el sustento del éxito personal, profesional y de la organización se basa en que las personas tengan las Habilidades (Competencias) requeridas para el puesto que ocupan y que éstas le dan viabilidad y efectividad a las habilidades técnicas, independientemente de su actividad. Al final de cuentas, por ejemplo, el liderazgo es una Habilidad (Competencia) requerida tanto al gerente de una empresa de consumo masivo como al funcionario público, como al supervisor de producción, etcétera.

Habilidades (competencias) requeridas por el puesto

Comportamientos observados y alcance de metas

Retroalimentación de 360°

Acciones a tomar para mejorar el nivel de performance (rendimiento)

Ilustración 3

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Caso #1 El señor Juan Pérez es el Gerente Zonal de Ventas de una empresa de productos de consumo masivo que tiene a su cargo 20 supervisores y atiende a más de 10,000 clientes a través de una numerosa fuerza de ventas en un vasto territorio. Por más de cinco años, su rendimiento siempre ha sido y es uno de los mejores en toda la organización. Caso #2 La señora Martha Sánchez, es funcionaria de una entidad del estado encargada de dirigir una oficina estatal que atiende a más de 500 personas diariamente. Su rendimiento es uno de los mejores en todo el país. Caso #3 El señor Mario Martínez, es supervisor de una empresa de productos industriales y está encargado de toda la producción durante sus turnos de trabajo. Su rendimiento en su área es el mejor en toda la organización. “¿Cómo es que cada una de estas personas ha logrado estos excelentes resultados? ¿Qué habilidades (competencias) tienen y utilizan para ello?”

Habilidades (Competencias) comunes en cada “Caso” El excelente rendimiento y éxito de estas personas se debe a que cada una de ellas cuenta con la Habilidad de la Gestión Efectiva del Tiempo porque: Apoya a sus subordinados para hacer su trabajo a tiempo. Asigna con eficacia el tiempo y los recursos para cumplir con las fechas límites, etcétera. La Habilidad de Liderazgo porque: Actúa y hace actuar con integridad a su personal. Analiza rápidamente y muy bien los problemas cuando es necesaria la toma de una decisión inmediata, etcétera. La Habilidad del Trabajo en Equipo porque: Acepta las recomendaciones y sugerencias que le dan. Anima a los subordinados a asumir papeles de mando clave, etcétera. La Habilidad de Desarrollar al personal a su cargo porque: A los mantiene actualizados y capacitados en su área de especialidad en todos aquellos temas relacionados con su tarea. Acepta y propicia las recomendaciones de sus subordinados y colegas, etcétera. Las habilidades requeridas son las mismas para casos diferentes a fin de lograr el éxito personal, profesional y de la organizacional. Estas habilidades son las que le dan viabilidad a las habilidades técnicas. Sólo pregúntese ¿Para qué es bueno un Gerente Zonal que tenga una alta habilidad técnica en ventas si no puede hacer que su gente venda? ¿Para qué es buena una funcionaria pública con profundos conocimientos de sus obligaciones si no puede hacer que su oficina trabaje con eficiencia? ¿Para qué es bueno un supervisor de producción con altos conocimientos técnicos si no logra que su departamento tenga un alto rendimiento? Negar estos hechos sería un error ¿No es cierto?

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Las habilidades...

Sustentan los comportamientos observados que...

Producen los resultados

Ilustración 4

Fundamento de la Retroalimentación de 360° La Retroalimentación de 360° es la mejor manera de estimar el desempeño de las personas porque toma en cuenta la satisfacción de los requerimientos de todos aquellos con los cuales interactúan: Jefe, colegas, subordinados, clientes. Hoy en día, Desarrollar el Capital Humano se basa en Determinar cuáles son los factores que determinan su nivel de rendimiento. En otras palabras cuáles son las fortalezas y cuáles las debilidades que indican su performance en el puesto que ocupa. Las debilidades ya no se consideran como algo negativo sino como Áreas de Oportunidad de Desarrollo en las cuales la persona debe ser instruida y entrenada para ampliar las Capacidades y Competencias que necesita mejorar para ser más eficiente en su puesto de trabajo. Esto es totalmente necesario para decir que se está llevando a cabo una real, auténtica y eficiente Gestión por Competencias.

Sólo se puede gestionar lo que se mide

Proceso de Retroalimentación de 360º y el Seis Sigma (6σ) crean el Mapa de Desarrollo del Capital Humano El Seis Sigma es una metodología de mejora de resultados a través del perfeccionamiento de las actividades o procesos, centrada en la reducción de la variabilidad de los mismos determinando y eliminando fallas.

Las fases del Seis Sigma (6σ) – DMAMC Definir el problema (¿Qué es lo que se quiere mejorar?), Medir y recopilar datos (Proceso de Retroalimentación de 360º), Analizar datos (Encontrar las áreas de Página 5 de 35

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Ayudamos al éxito de nuestros clientes a través de proyectos de mejora y desarrollo desarrollo), Mejorar tomando las acciones para ello (Capacitación, entrenamiento, etcétera), Controlar (Supervisar y ayudar al personal a mejorar su rendimiento a través de la Disciplina sin castigo clic aquí)

Ilustración 5

Ahora, nuestro Proceso de Retroalimentación de 360º le permite seguir las mismas fases del Seis Sigma (6σ) y lograr no sólo la mejora de la performance de la persona sino, también la de la organización en su conjunto debido a que se utiliza toda la información recopilada y se analiza de manera global o sea se consideran todos los resultados a la vez del universo de personas que han recibido la Retroalimentación de 360º, agrupadas por capacidades y factores, de este modo se podrá saber al más mínimo detalle cuáles son las áreas de desarrollo de la empresa en su conjunto y de cada persona. (Ver Mapa para el Desarrollo del Capital Humano en la página 21).

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Definir en el Proceso de Retroalimentación de 360º considerando lo indicado por el Seis Sigma (6σ) Podemos imaginarnos que una persona debe tener un nivel de rendimiento determinado que lo hará eficiente para el puesto y así satisfacer los requerimientos del mismo. Esto sólo será posible si cuenta con las habilidades (competencias) apropiadas, las mismas que están compuestas por varios factores. En nuestro caso recomendamos analizar 4 habilidades a través de 10 factores para cada habilidad. Conocidos los resultados se podrá saber al mínimo detalle qué es lo que hace que cada persona que recibe la Retroalimentación de 360º tenga un nivel de performance determinado. Ver Ilustración 6 en la página 7

Ilustración 6

Medir en el Proceso de Retroalimentación de 360º considerando lo indicado por el Seis Sigma (6σ) La recopilación de datos es vía online, lo cual garantiza el anonimato y la exactitud de la información ingresada. De esta forma resultarán altamente confiables las mediciones que se realicen y los resultados serán 100% exactos. Además este servicio online tiene cobertura a nivel mundial, trabaja las 24 horas del día los 7 días de la semana, por lo que es un servicio 24/7.

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Analizar en el Proceso de Retroalimentación de 360º considerando lo indicado por el Seis Sigma (6σ) El análisis a nivel personal y organizacional es instantáneo porque es totalmente gráfico y se señala en dónde es necesario prestar atención. Para la presentación de resultados a nivel personal se usa el formato que se muestra en la página 19. Para la presentación de los resultados organizacional se usa un diagrama de Pareto como el que se ve en la Ilustración 7 de la página 8. De este modo, se podrá saber instantáneamente cuales son las principales causantes de las debilidades, también llamadas áreas de desarrollo, que tiene el personal de la empresa en su conjunto. Así, resultará muy fácil y acertado saber en qué incidir en la organización para mejorarla.

Mejorar en el Proceso de Retroalimentación de 360º considerando lo indicado por el Seis Sigma (6σ) Sabiendo las áreas de desarrollo Ilustración 7 de la organización y de cada persona que ha recibido su Feedback de 360º, se podrá establecer los planes de capacitación que necesita la empresa y además lograr todo lo indicado en el acápite llamado Objetivos a alcanzar con la Retroalimentación de 360º en la página 17.

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Controlar en el Proceso de Retroalimentación de 360º considerando lo indicado por el Seis Sigma (6σ) El controlar significa supervisar, prestar atención a que las personas ponen en práctica los conocimientos aprendidos en las capacitaciones, por los comportamientos observados, por los resultados que consiguen y cómo los consiguen. Muchas veces las empresas envían a su personal a diferentes capacitaciones para mejorar su rendimiento pero los asistentes no lo ponen en práctica es por eso que es necesario controlar que sí lo hagan. En todo caso, el siguiente Proceso de Retroalimentación de 360º (6 meses) servirá para medir las mejoras por las acciones realizadas por el personal a base de lo aprendido. ¿Cómo hacer que el personal ponga en práctica lo aprendido? Sólo mídalo con la Retroalimentación de 360º.

Cambio de perspectiva con respecto a las evaluaciones En la actualidad, la evaluación ha pasado de ser punitiva a ser un excelente medio de Desarrollo del Capital Humano y de Mejora Continua. Con nuestro sistema totalmente computarizado, vía online, se consigue que: 

Cada persona sepa en qué habilidad (competencia) debe ser entrenada para aprovechar sus áreas de desarrollo y convertir sus debilidades en fortalezas, todo esto a un nivel de análisis detallado factor por factor, habilidad por habilidad (competencia).

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Factor 1

Factor...

Factor n-1

Factor n

Habilidad

Ilustración 8

 

La organización obtenga información real y valedera que le sirve para sustentar y justificar de manera precisa la capacitación y cursos que necesita su personal (persona por persona). El cliente desarrolle planes de trabajo de corto, mediano y largo plazo gracias a que cuenta con personal preparado para ello.

Corto plazo

• Plan 1 • Plan 2

Mediano plazo

• Plan 1 • Plan 2

Largo plazo

• Plan 1 • Plan 2

Ilustración 9



Se puedan alinear las metas personales con los de la organización y viceversa lo cual crea la sinergia organizacional.

Objetivo1 Objetivo 2

Objetivo 3

Objetivos Organizacionales = Objetivos Personales Ilustración 10

Por favor, prestar mucha atención a lo señalado en el acápite Objetivos a alcanzar con la Retroalimentación de 360º en la página 17.

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Ayudamos al éxito de nuestros clientes a través de proyectos de mejora y desarrollo La Retroalimentación de 360° le permite una Gestión por Competencias de una manera Científica, esto quiere decir, con Información Real

¿Qué es la Retroalimentación de 360º? Todas las personas realizan una serie de actividades a nivel Laboral, Personal e Interpersonal (Comportamiento) para el Alcance de sus Metas (Performance) lo cual sólo será posible gracias a las Competencias que posee (Competitividad). Así, el Comportamiento y la Performance son los mejores y más evidentes indicadores del nivel de las Competencias de una persona por lo que su análisis es altamente conveniente.

Comportamiento

Performance

Competitividad

Ilustración 11

De este modo, el jefe, pares, subordinados y, del ser el caso, el cliente interno y/o externo dan su apreciación del comportamiento y de la performance de una persona obteniéndose un promedio el cual se compara con la apreciación que esa persona se da a sí misma. Esto permite que cada uno conozca cuál es el nivel de sus competencias, entienda y coteje cómo es visualizado por aquellos que interactúan con él o ella y saber de qué manera sus propias acciones afecta a otros y a los objetivos de la organización. En adición, al hacer esta comparación de apreciaciones le ayudará a desarrollar y mejorar su Inteligencia Emocional. Este Proceso de Retroalimentación es Jefe anónimo, confidencial y real porque da resultados por consenso y no sólo por opiniones aisladas. El resultado final y comparativo sirve para indicar con gran detalle el Clientes Colegas nivel de performance de cada persona y cuáles son los factores a trabajar para aprovechar sus oportunidades de desarrollo. (Ver Objetivos Subordia alcanzar con la nados Retroalimentación de 360º en la página 17)

Yo mismo

Este feedback representa un “Círculo completo”, por lo que a veces es referida como Página 11 de 35

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Ayudamos al éxito de nuestros clientes a través de proyectos de mejora y desarrollo “Retroalimentación de Procedencia Múltiple” (“Multi-Source Feedback”) la cual se desarrolló como una excelente alternativa frente a las limitaciones de la evaluación tradicional de “Arriba hacia abajo” siempre percibida como injusta, condicionada, limitada, desmotivante y amenazadora, contando con la perspectiva de una sola persona (por lo general el jefe). La Retroalimentación de 360º tiene el potencial para vencer estos problemas. Es por eso que es usada extensivamente en organizaciones de vanguardia, tal como lo confirma la Revista Fortune1 y el Business Week2.

Testimonios a nivel mundial La Retroalimentación de 360º es reconocida mundialmente como el mejor sistema para estimar una amplia gama de habilidades, capacidades profesionales y aspectos personales.

(Para leer el artículo online clic aquí) 1 2

O’Reilly, B., ‘360 Feedback Can Change Your Life’, Fortune, v.71, n.3, October 17, 1994 Bongiorno, L., ‘How’m I Doing’, Business Week Special Report, October 23, 1995. Página 12 de 35

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(Para leer el artículo online clic aquí)

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Retroalimentación de 360º versus Evaluación Anual La Retroalimentación de 360º va mucho más allá que una Evaluación Anual La evaluación anual hace un análisis de lo realizado con una proyección hacia atrás, generalmente un año y sólo proporciona una calificación.

Evaluación anual

Lo actuado

Calificación

Ilustración 12

La Retroalimentación de 360º indica en qué grado intervienen los factores que determinan la performance de una persona (fortalezas y oportunidades de mejora). Estima la performance con exactitud y se proyecta hacia el futuro porque señala qué es lo que se debe hacer para perfeccionarla lo cual tiene directa incidencia en la mejora personal y profesional del individuo y de la organización en su conjunto.

Retroalimentación de 360° Determinación de los factores que inciden en la performance

Aplicación de la encuesta

Resultados de la estimación de la performance

Pasos a seguir para mejorar la performance

Ilustración 13

Proyección de la Evaluación anual vs Retroalimentación de 360°

Evaluación anual (pasado)

Retroalimentación 360º (futuro)

Ilustración 14

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Ayudamos al éxito de nuestros clientes a través de proyectos de mejora y desarrollo Es muy importante señalar que la Retroalimentación de 360° puede ser aplicada para medir diversas habilidades de manera objetiva y precisa las mismas que son indicadores del nivel de la performance de la persona.

Proceso de Retroalimentación de 360º => Mejorar Performance

¿Por qué usar la Retroalimentación de 360º? Tiene un alto impacto en los Sistemas de Dirección y Desarrollo del Rendimiento. Da una clara indicación del qué hace, del cómo lo hace y lo que consigue cada Empleado al detalle de persona por persona, competencia por competencia y habilidad por habilidad. Estimado, con una muy alta precisión y eficiencia, su Performance los cual los ayudará a reconocer sus Fortalezas y Oportunidades de Desarrollo (Debilidades) para ser Más Eficientes y Eficaces. Nuestro Sistema Online de Retroalimentación de 360º tiene las siguientes:

Ventajas Comparativas  

Es totalmente anónimo y confidencial. Se realiza vía Internet por lo que es accesible desde cualquier lugar del mundo las 24 horas del día los 7 días de la semana (24/7), durante todo el tiempo que dure la recolección de información. Página 16 de 35

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El cliente escoge las 4 habilidades que considera son mayormente requeridas por las personas de acuerdo a su jerarquía. Cada una de estas habilidades tiene 10 preguntas las cuales pueden ser proporcionadas por el cliente o por nosotros. En otras palabras este proceso puede ser adaptado al 100% a sus requerimientos. Este conjunto de 4 habilidades puede segmentarse hasta en 3 niveles de jerarquía diferentes. Lo recomendable es usar 2 niveles pero en todo caso éstos podrían ser: 1. Directivos y gerentes (conjunto “A” de 4 habilidades). 2. Jefes y supervisores (conjunto “B” de 4 habilidades). 3. Empleados (conjunto “C” de 4 habilidades). Los reportes de los resultados son gráficos, por lo que su entendimiento y comprensión es instantáneo. Los resultados pueden ser utilizados inmediatamente para tomar decisiones claves para mejorar la performance de las personas y de la organización en su conjunto. Estos resultados sirven como sustento y apoyo para justificar las acciones de mejora que el personal y la organización requieren. Sirve para el desarrollo de la Inteligencia Emocional (IE) en el trabajo al hacernos conscientes de lo que la gente piensa de nosotros y nos permite comparar esa información con la nuestra. La organización puede estar segura que las evaluaciones del personal son realmente aplicadas para la mejora de su performance. Se logra estimar las habilidades de las personas en las competencias reales requeridas por el puesto, hacer inferencias de sobre la performance del trabajador, hacer recomendaciones acerca de la promoción de la persona, ofrecerle entrenamiento, desarrollo de oportunidades o proveerle coaching y/o mentoring.

Objetivos a alcanzar con la Retroalimentación de 360º Con el reporte de resultados en la mano cada trabajador sostiene una reunión de Feedback con su jefe para establecer los cursos de acción a seguir para convertir sus Áreas de desarrollo (debilidades) en fortalezas para lo cual utiliza la Hoja de Desarrollo de la Performance. Esta es una lista resumida de todos los objetivos que pueden ser alcanzados utilizando este proceso:   

Asesoramiento de las Necesidades de Entrenamiento, lo cual servirá de base para los planes anuales del personal basado en información de lo que realmente necesitan mejorar. Cambio y Mejora Continua, por el hecho que el personal deberá modular y cambiar comportamientos que los harán más idóneos para sus puestos de trabajo. Cultura Organizacional Más Abierta, al existir, necesariamente, una mayor comunicación entre todas las personas.

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Ayudamos al éxito de nuestros clientes a través de proyectos de mejora y desarrollo           

Desarrollo de Equipo, porque las tareas ya no dependerán de una sola persona sino del trabajo sinérgico de todos. Desarrollo del Rendimiento Personal y Organizativo, éste es uno de los principales objetivos de todo este proceso de retroalimentación. Disminuye el Riesgo de Discriminación, porque intervienen 3 o más personas en lugar de una sola para la evaluación. Incrementa la Motivación, porque se establecen objetivos personales y organizacionales con una misma dirección. Innovación, estimula el uso de la complementariedad. Mejora de la Comunicación, necesaria para el desarrollo organizacional. Mejora de la Inteligencia Emocional, al tener una idea clara y real de lo que la gente piensa de nosotros. Ofrece la oportunidad que una persona le dé un feedback a otra. Responsabilidad de Desarrollo de la Carrera, proporciona una excelente información al participante sobre lo que tiene que hacer para realzar su carrera. Satisfacción Generalizada, los colegas, el personal, los clientes internos y externos aprecian mucho el hecho que se les pida que expresen cómo están siendo tratados. Se logra un Servicio Mejorado, al Cliente interno/externo. Sinergia, la mejora de las comunicaciones, el trabajo en equipo, el desarrollo de una organización más abierta propicia la innovación entre otras cosas, son el mejor terreno para la creación y uso de la sinergia con todos los beneficios que ello implica.

La Retroalimentación de 360º entre el jefe y el subordinado no es punitiva, más bien es una gran oportunidad para motivarlo a ser mejor reconociendo sus fortalezas y áreas de desarrollo (debilidades) y de este modo crear un plan de acción de mejora de su performance Estos objetivos podrán ser alcanzados a través de la participación de la persona que interviene en este programa y su jefe al tener la posibilidad real de plantear juntos objetivos de desarrollo que sean: Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Oportunos. (Ver ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. en la página ¡Error! Marcador no definido.). Este trabajo debe ser orientado y supervisado por el área de Recursos Humanos de la organización e integrarlo en sus planes de Desarrollo del Personal y Gestión del Talento Humano, el mismo que deberá estar alineado a la Visión, Misión y Objetivos Organizacionales.(Ver Matriz del Desempeño en la página 24).

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Ayudamos al éxito de nuestros clientes a través de proyectos de mejora y desarrollo Presentación de resultados Es totalmente gráfica para su entendimiento de manera instantánea. A continuación se muestran presentaciones de ejemplo de dos competencias. Una es de un alto ejecutivo (123456789) y la otra es de un trabajador de mando medio (987654321).

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Mapa para el Desarrollo del Capital Humano Con toda esta información usted tendría un Mapa para el Desarrollo del Capital Humano de su organización y por ende la de su empresa. Imagínese recibir un gráfico que represente el resultado de la organización por cada nivel o jerarquía (Ver ilustraciones de las páginas siguientes) y en cada uno de ellos figura el promedio de los valores ingresados por todo el personal que participó en el Proceso de Retroalimentación de 360º, agrupado por Competencia y Habilidades. Esto le dará una clarísima idea de las fortalezas y áreas de desarrollo de su organización en ese momento. Luego, con esta información, la empresa toma las acciones pertinentes para mejorar lo obtenido y se comparan los resultados actuales con el siguiente Proceso de Retroalimentación de 360º (6 meses) observándose así las mejoras conseguidas debido a las acciones realizadas. Además esta información se convierte en el Mapa para el Desarrollo del Capital Humano. Ahora que ya tiene el diagnóstico podrá saber qué es lo que se tiene que hacer y lo mejor de todo es que los siguientes Procesos de Retroalimentación de 360º nos dirán cuáles son nuestros avances y otra vez qué es lo que se tiene que hacer.

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Matriz del Desempeño Aquí sabrá, de una manera muy práctica y sencilla, cómo ir de la Visión de la organización a una Administración por competencias. Además, se podrá evaluar permanentemente el aporte de real de cada trabajador y servirá como herramienta efectiva para realizar el Empowerment. Esta matriz puede y debe trabajar junto con los resultados de la Retroalimentación de 360° y con los de Clima Laboral. La Retroalimentación de 360° nos dirá el nivel de las habilidades que posee cada persona para tener la capacidad de realizar correcta y eficientemente la labor que le corresponde en su puesto de trabajo. El Clima Laboral, no sólo nos dirá el grado de satisfacción del trabajador sino, también, si las condiciones de la organización permiten el desarrollo de las actividades del trabajo con el menor nivel de contrariedades.

Visión, Misión, Objetivos Organizacionales Principio supremo: “El ser humano está por encima de toda consideración” La organización sólo será sostenible en el tiempo, si primero se tiene en cuenta este Principio supremo al momento de crear la Visión, Misión y Objetivos Organizacionales. Por otro lado, “Primero debemos saber lo que queremos para saber lo que tenemos que hacer para conseguirlo” Esta simple frase refleja lo que hemos estado haciendo todos los seres humanos desde que aparecimos en la tierra. Sin embargo, muchas veces, nos olvidamos de ella los que tenemos la responsabilidad de dirigir una organización independientemente de su tamaño o tipo de actividad.

Administración Organizacional por Objetivos Sólo cuando sabemos lo que queremos podemos determinar qué es lo que debemos hacer para conseguir nuestra Visión. Lo que tenemos que hacer se le llama Misión la cual está conformada por objetivos, los cuales pueden ser categorizados en tres niveles: Estratégico, Táctico y Operacional. Habiendo determinado los objetivos es necesario aplicar esta simple pregunta a cada uno de ellos “¿Cuáles son las posibles consecuencias, en el corto, mediano y largo plazo, por el intento y por el alcance de cada objetivo?” Contestar esta pregunta nos dará un excelente feedback para saber en qué medida dichos objetivos contribuyen al alcance de nuestra Misión y Visión y qué posibilidad tenemos de alcanzarlos. Página 24 de 35

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Utilización de la técnica SMART para fijar objetivos Hablamos del establecimiento de objetivos y el uso de este acrónimo sirve perfectamente para este fin. S – Específico (Specific, significant, stretching) M – Medible (Measurable, meaningful, motivational) A – Alineado (Aligned, agreed upon, attainable, acceptable, action-oriented) R – Realista (Realistic, relevant, reasonable, rewarding, results-oriented) T – Basado en el Tiempo – Oportuno (Time-based, timely, tangible, trackable)

“Recuerde que los objetivos tienen consecuencias por lo que deberá tenerlas muy en cuenta” Específicos:  

Bien definido. Claro para cualquier persona que trabaja en la organización.

Mensurables:  

Saber si el objetivo es obtenido y qué tanto lo hemos conseguido. Saber cuándo se ha logrado.

Alineado: 

Los objetivos establecidos están alineados con la meta que se persigue y todos los interesados están de acuerdo en cuáles deben ser los objetivos

Realista: 

Dentro de la disponibilidad de recursos, conocimientos y tiempo.

Basado en el Tiempo:   

Que haya el tiempo suficiente para lograr el objetivo. No demasiado tiempo, que puede afectar el desempeño. Determinar fechas en las cuales se deben cumplir las etapas del caso para el alcance del objetivo.

Termine las instrucciones con un “Muchas gracias”. Después que el empleado ha hecho el trabajo requerido, asegúrese de darle un feedback (retroalimentación), positiva o correctiva, eso es totalmente necesario. Los empleados necesitan ser recompensados por su buena performance en caso contrario, ellos no tratarán de hacer un buen trabajo en el futuro. Cuando dé un reconocimiento o recompensa hágalo lo más pronto y específico posible. De esta manera el empleado sabe exactamente qué ha hecho y por qué se la están dando.

Siempre que fije objetivos por alcanzar, también debe proveer los recursos necesarios para poder alcanzarlos Página 25 de 35

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Metas (Conjunto de Objetivos: Estratégico, Táctico y Operacional)

Saber lo que se quiere (Visión)

Consecuencias debido al alcance de cada uno de nuestros objetivos

Acciones a realizar para alcanzar los Objetivos, Misión y Visión

Ilustración 15

Administración Organizacional por Resultados “Administrar significa medir para actuar” Realizar un trabajo de administración de los resultados nos lleva a determinar si la ejecución de las Acciones a tomar se está llevando a cabo, si están dentro del periodo determinado y si dichas acciones se culminan satisfactoriamente para lo cual usamos indicadores de gestión teniendo en cuenta los periodos de tiempo asignados. Estos indicadores nos van a señalar la brecha entre lo deseado y lo alcanzado. Esa brecha se llama (GAP).

Administración Organizacional por Competencias Por último es necesario saber qué competencias son las que debe tener el personal para realizar las Acciones a tomar, lo cual demuestra que el Recurso Humano es el más importante en cualquier Organización. De este modo se ha creado la Matriz del Desempeño con la cual se conectan las competencias requeridas con la Visión de la Organización. La Tabla 1 en la página 28 es una Matriz del Desempeño en blanco para su uso. Metas  Objetivos  Consecuencias  Acciones a tomar  Indicadores (GAP)  Competencias.

Administración por objetivos

Administración por resultados (GAP)

Administración por competencias

Ilustración 16

Para realizar las Acciones a tomar y lograr los objetivos serán necesarias herramientas, condiciones en la organización y habilidades o competencias de todos y de cada uno de los trabajadores en su puesto de trabajo, lo cual nos lleva a la Administración Organizacional por Competencias. Si el personal no tiene las competencias del caso no se podrán alcanzar los objetivos deseados los cuales son medidos por los resultados logrados (GAP). Esto demuestra que el mayor activo de cualquier organización es su personal. “Sólo será posible el alcance de los objetivos trazados si el personal cuenta con las competencias requeridas y la organización brinda las condiciones del caso” Página 26 de 35

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Ayudamos al éxito de nuestros clientes a través de proyectos de mejora y desarrollo En la Tabla 2 de la página 29 tiene un ejemplo de la Matriz del Desempeño.

La Excelencia Debe ser medida a través de resultados los cuales son estimados por indicadores claves. Algunos de ellos son el Clima Laboral y la Retroalimentación de 360º. Usted tiene que definir los demás estimadores según su entendimiento de lo que es excelencia. Una vez hecho esto debe estudiar las prácticas de la organización utilizadas para conseguir esos resultados. Conocido esto último, verá que estas prácticas serán mejores según los Valores organizacionales. Ver Ilustración 17 en la página 27

Excelencia

Valores

Prácticas

Clima laboral Retroalimentación 360º

Indicadores

Resultados

Ilustración 17

Tome en cuenta que las prácticas organizacionales de hace sólo 5 años atrás podrían ser obsoletas hoy en día debido a la rapidez del cambio. Es por eso que debemos fijarnos muy bien en el fundamento de la organización como son sus Principios, Valores, Visión y Misión. Estos son conceptos imperativos de supervivencia de las organizaciones actuales y quizás, por siempre, las del futuro. En nuestra época todas las organizaciones requieren que su éxito se apoye en su eficiencia. Cuando la organización pone en práctica sus principios, valores y tiene una idea clara de su visión y misión entonces tiene una sólida base para evaluar sus prácticas organizacionales y alinearlas con su visión y todo aquello que sigue a su misión. De este modo se consigue la EXCELENCIA.

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Matriz del Desempeño Tabla 1

Metas

Objetivos

Consecuencias

Acciones a tomar

Indicadores (GAP)

Competencias

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Matriz del Desempeño Tabla 2

Metas

Objetivos

Mayor participación en el mercado

Incremento de volúmenes de consumo en el canal de distribución de minorista

Consecuencias

Acciones a tomar

Se requieren más unidades de reparto

Mejorar el sistema de distribución

Posible venta de producto en grandes volúmenes lo cual podría causar una falta de rotación

Campaña publicitaria dirigida al consumidor final Incentivos a los minoristas

Indicadores (GAP)

Competencias

Crecimiento en las ventas de 15% mensual

Los vendedores deberán saber demostrar a los minoristas las ventajas de nuestros productos

El no incremento de las devoluciones Mejorar en por lo menos 10% en la participación del mercado

Técnicas de cierre de ventas Plazo 3 meses

Creación de nuevos productos

Presentar al mercado una alternativa que debilite a la competencia

Cambio de preferencia de marca por parte del consumidor final Reconocimiento de nuevos productos en el mercado

Diseño y preparación de un producto con ventajas comparativas frente a los existentes en el mercado

El Dpto. de Desarrollo deberá presentar el 25% de avances cada mes en un periodo de 4 meses, el 5to mes servirá para corregir posibles fallas

Innovación Plazo 5 meses

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Experiencia Como “Performance Consulting”: Trabajamos proyectos de mejora y desarrollo. Convertimos sus objetivos en planes operativos realizables y rentables. Optimizamos los resultados y el rendimiento en las áreas de: Recursos Humanos, Management y Desarrollo Comercial. Utilizamos las prácticas implementadas en empresas Fortune 100. Dictamos Cursos que Forman y no sólo informan los cuales proporcionan Herramientas para Mejorar el Rendimiento de la Organización y de su Personal implementando las Buenas Prácticas de Gestión (BMP: Best Management Practices). Realizamos Evaluaciones de reconocimiento mundial. Asociados a la: American Management Association, American Marketing Association, Harvard Business Publishing, Center for Creative Leadership.

Center for Creative Leadership

Contamos con una amplia experiencia docente y de trabajo en las mejores Universidades, Organizaciones, Empresas del país y del extranjero, incluidas Fortune 100 como son: Experiencia en Perú y en Canadá

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Escuela de Estrategas y Estadistas – 3E

4D Computers - Canadá

Portfolios.com - Canadá

Craig Hind - Canadá

La industria de Trujillo

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Lifestyle and Wellness - Canadá

Banco de Trabajo Owens Illinois

Universidad Nacional San Agustín de Arequipa

Superintendencia de Entidades Prestadoras de Salud

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