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• Diego Julian Rolon Lizcano

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Caso Practico Clase 6 materia Finanzas Estudiante: Diego Julián Rolón Lizcano Enunciado: Ricardo Fernández, el director financiero de Jamones Hamm-Jamm ha estado dándole vueltas a la reunión que mantuvo con el banco hace ya más de una semana. Por supuesto antes de la reunión semanal del Comité de Dirección se ha sentado con el Director General y le ha comentado tanto que el Banco del Cantábrico ha accedido de buen grado a ampliar la póliza de crédito con la que se están financiando las nuevas aperturas de tiendas y puntos de venta. También le ha transmitido la petición del banco de los presupuestos de los nuevos puntos de venta previstos así como el calendario de aperturas previsto. A Ricardo, el director financiero de Jamones Hamm-Jamm no se le ha pasado por alto que el Director General no haya dado mayor importancia a esta petición y simplemente haya comentado: “Papeles, siempre andan pidiendo papeles.” En esa misma reunión ha aprovechado para trasmitirle su creciente preocupación por el hecho de que las previsiones no se cumplen casi nunca y que aunque si bien es verdad que las ventas han sido por lo general mayores a las esperadas, también ha sucedido que los gastos y las inversiones han sobrepasado trimestre a trimestre las cantidades previstas. El Director General le ha confesado que ya hace tiempo que se ha dado cuenta de ello y que aunque no le gustaba, como las ventas han ido evolucionando mejor que las previsiones no ha podido pararse a analizar el asunto, entre otras cosas porque ha estado demasiado ocupado con las nuevas aperturas y la puesta en funcionamiento de los nuevos sistemas e instalaciones de producción y de logística para poder abastecer la creciente demanda. De modo que no ha podido ocuparse del tema de las desviaciones de las previsiones, que pese a todo le siguen preocupando. De manera que el propio Director General le propone a Ricardo que en próximo Comité de Dirección prepare una propuesta de acción para investigar las causas y sobre todo establecer procedimientos para que las previsiones sean más ajustadas a la realidad. El Director Financiero que lleva toda la semana a vueltas con el asunto le confiesa que las previsiones con que hasta ahora han funcionado no son del todo correctas por incompletas, inconexas y no del todo organizadas. Y que es necesario plantearse en serio la implantación de un sistema de presupuesto que abarque todas las áreas: puntos de venta, centros de producción y de distribución y que permita hacer una mejor planificación y toma de decisiones dentro de la empresa y en particular al propio Comité de Dirección y al Director General mismo.

De hecho Ricardo le propone aprovechar los sistemas de contabilidad de costes y de contabilidad de la empresa y elaborar un presupuesto general de la empresa de forma integrada desde cero prescindiendo por completo de los sistemas en uso actualmente. El Director General decide confiar en el Director Financiero y le da carta blanca para elaborar una propuesta de acción. Ricardo ya de vuelta en su despacho coge un papel y un lápiz como en los tiempos de la facultad y empieza a hacer una lista de preguntas, esto siempre le ayudó a pensar 1. ¿Por dónde empezar? ¿Qué cifras utilizaremos como base para elaborar el resto del presupuesto? ¿Quién las debe proporcionar o elaborar? Y ¿por qué? 2. Porque habría que empezar a hacer los cálculos por algún sitio. 

Marketing y ventas

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Producción

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Contabilidad

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Compras

3. La necesidad recurrente de incrementar la financiación necesaria puede estimarse de forma independiente o debe resultar de la integración de todos presupuestos. 4. Los presupuestos individuales de los puntos de venta, que por otro lado no se han venido haciendo, ¿podrían utilizarse para el presupuesto general? Es más, 5. ¿Tendría sentido empezar precisamente por ahí, por los presupuesto de los puntos de venta? 6. Y dentro de los puntos de venta, las previsiones de inversiones, consumos y gastos y por descontado ventas, no son los mismos ni parecidos, los de los puntos de venta nuevos o recién abiertos que los de los que llevan ya 6 meses o un año. ¿Tiene sentido analizarlos por separado los de nueva apertura de los ya consolidados? 7. ¿Podría esto tener que ver con la petición del departamento de riesgos del banco? Al día siguiente tras haberlo pensado tranquilamente tiene las ideas claras, como sucede muchas veces todo es más sencillo si se ve con algo de distancia. Las respuestas a las preguntas que escribió ayer han sido la clave. Pide que no le pasen ninguna llamada, despacha los asuntos de trámite y se sienta a escribir la propuesta para el Comité de Dirección.

Respuestas Respuesta 1 Empiezo por los costos de cada uno de los departamentos de cada punto de venta, las cifras a utilizar son los presupuestos de cada punto de venta, el jefe o supervisor de cada sitio de venta debe proporcionar ese presupuesto, y por qué él es el encargado y tiene una idea global de los gastos de funcionamiento y con qué presupuesto contar para la Operación del sitio. Respuesta 2 Si miro el Departamento de producción Empezar por tener cantidades como costo de las materias primas, costos de los servicios públicos para operar, arriendo del local, sueldos de los operarios, sueldo del supervisor, personal de Aseo, personal de seguridad. Si miro el Departamento de Compras tengo que tener bien estructurado cuales son los materiales adicionales a las materias primas para poder operar no solo para la producción sino para las oficinas administrativas de cada punto de venta a nivel de papelería y gastos de funcionamiento. Para el marketing tener en cuenta cuanto me vale tener un Departamento de Publicidad para el rotulo de mis productos y los recipientes o cajas donde irían guardados que tanto me vale cada uno y cuantas existencias por modelos debo tener. La previsión de las ventas es demasiado importante ya que al tener más ingresos puedo pensar en cómo ir pagando los créditos a corto plazo tener un buen flujo de caja para los pagos del día a día como facturas de pago a proveedores, pago de servicios, etc. Departamento de Contabilidad cuanto me vale el contador o la auxiliar contable, comprar el software para llevar la contabilidad, si va a ser más de una persona que digite y lleve la información. Respuesta 3 Debe resultar de la integración de todos los presupuestos. Respuesta 4 Claro que si son los presupuestos de base para unirlos e ir creando el presupuesto General. Respuesta 5 Si claro es lo correcto empezar por ahí por los presupuestos de los puntos de venta tanto de los consolidados que llevan 6 meses a 1 año, como de los puntos de venta nuevos o recién abiertos. Respuesta 6

Los presupuestos de los puntos de venta ya consolidados que llevan 6 meses a un año se analizan por aparte de los presupuestos de los puntos de venta nuevos, ya que las previsiones de inversiones, consumos y gastos y por descontado ventas, no son los mismos ni parecidos. Respuesta 7 Si claro debido a los comentarios del Director Financiero de Jamones Hamm-Jamm a Ricardo Director General confesándole que las previsiones con que hasta ahora han funcionado no son del todo correctas por incompletas, inconexas y no del todo organizadas. Y que es necesario plantearse en serio la implantación de un sistema de presupuesto que abarque todas las áreas: puntos de venta, centros de producción y de distribución y que permita hacer una mejor planificación y toma de decisiones dentro de la empresa y en particular al propio Comité de Dirección y al Director General mismo.