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El Proceso de Elaboración de los Presupuestos - El Presupuesto Maestro y los Presupuestos Individuales

Juan Esteban Roa Vargas Finanzas, Asturias Corporación Universitaria Gerencia de Proyectos Rafael Humberto Pinzón Alfonso Marzo de 2021

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Tabla de Contenidos Introducción…………………………………………………………………….……3 Caso práctico…………………………………………………………………….…..4 Enunciado…………………………………………………………….………4 Respuesta a las preguntas....……………………………………………..7 Recomendaciones…………………………………………………………………..9 Bibliografía…………………………………………………………………………..10

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Introducción

Con el objetivo de poner en práctica lo estudiado en la unidad 3 de la asignatura de Finanzas, se propone la realización de caso práctico de la empresa JAMONES HAMM-JAMM, en el cual se espera comprobar si los estudiantes de dicha asignatura comprenden la importancia que tienen los presupuestos en las empresas, entender que estos sirven de guía para saber si se están logrando los objetivos generales de la empresa o si hay que hacerle ajustes. Comprender la importancia de los diferentes presupuestos y como estos interactúa con la estructura de la organización. Saber gestionar a partir de los presupuestos los distintos métodos de compra, almacenaje de materia prima y venta de un producto terminado. Entender que los presupuestos muestran el nivel de orden de la empresa y el acople de los diferentes departamentos de esta; aún más saber que estos deben ser dinámicos, que se deben ajustar con el paso del tiempo e ir adaptándose a los mercados actuales.

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Caso Práctico.

Enunciado. Ricardo Fernández, el director financiero de Jamones Hamm-Jamm ha estado dándole vueltas a la reunión que mantuvo con el banco hace ya más de una semana. Por supuesto antes de la reunión semanal del Comité de Dirección se ha sentado con el Director General y le ha comentado tanto que el Banco del Cantábrico ha accedido de buen grado a ampliar la póliza de crédito con la que se están financiando las nuevas aperturas de tiendas y puntos de venta. También le ha transmitido la petición del banco de los presupuestos de los nuevos puntos de venta previstos así como el calendario de aperturas previsto. A Ricardo, el director financiero de Jamones Hamm-Jamm no se le ha pasado por alto que el Director General no haya dado mayor importancia a esta petición y simplemente haya comentado: “Papeles, siempre andan pidiendo papeles.” En esa misma reunión ha aprovechado para trasmitirle su creciente preocupación por el hecho de que las previsiones no se cumplen casi nunca y que aunque si bien es verdad que las ventas han sido por lo general mayores a las esperadas, también ha sucedido que los gastos y las inversiones han sobrepasado trimestre a trimestre las cantidades previstas. El Director General le ha confesado que ya hace tiempo que se ha dado cuenta de ello y que aunque no le gustaba, como las ventas han ido evolucionando mejor que las previsiones no ha podido pararse a analizar el asunto, entre otras cosas porque ha estado demasiado ocupado con las nuevas aperturas y la puesta en funcionamiento de los nuevos sistemas e instalaciones de producción y de logística para poder abastecer la creciente demanda. De

5 modo que no ha podido ocuparse del tema de las desviaciones de las previsiones, que pese a todo le siguen preocupando. De hecho Ricardo le propone aprovechar los sistemas de contabilidad de costes y de contabilidad de la empresa y elaborar un presupuesto general de la empresa de forma integrada desde cero prescindiendo por completo de los sistemas en uso actualmente. El Director General decide confiar en el Director Financiero y le da carta blanca para elaborar una propuesta de acción. Ricardo ya de vuelta en su despacho coge un papel y un lápiz como en los tiempos de la facultad y empieza a hacer una lista de preguntas, esto siempre le ayudó a pensar 1.

¿Por dónde empezar? ¿Qué cifras utilizaremos como base para elaborar el resto

del presupuesto? ¿Quién las debe proporcionar o elaborar? Y ¿por qué? 2. Porque habría que empezar a hacer los cálculos por algún sitio. Marketing y ventas Producción Contabilidad Compras 3.

La necesidad recurrente de incrementar la financiación necesaria puede

estimarse de forma independiente o debe resultar de la integración de todos presupuestos. 4.

Los presupuestos individuales de los puntos de venta, que por otro lado no se

han venido haciendo, ¿podrían utilizarse para el presupuesto general? Es más. 5.

¿Tendría sentido empezar precisamente por ahí, por los presupuesto de los

puntos de venta? 6.

Y dentro de los puntos de venta, las previsiones de inversiones, consumos y

gastos y por descontado ventas, no son los mismos ni parecidos, los de los puntos de venta nuevos o recién abiertos que los de los que llevan ya 6 meses o un año. ¿Tiene sentido analizarlos por separado los de nueva apertura de los ya consolidados?

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7.

¿Podría esto tener que ver con la petición del departamento de riesgos del

banco? Al día siguiente tras haberlo pensado tranquilamente tiene las ideas claras, como sucede muchas veces todo es más sencillo si se ve con algo de distancia. Las respuestas a las preguntas que escribió ayer han sido la clave. Pide que no le pasen ninguna llamada, despacha los asuntos de trámite y se sienta a escribir la propuesta para el Comité de Dirección. De manera que el propio Director General le propone a Ricardo que en próximo Comité de Dirección prepare una propuesta de acción para investigar las causas y sobre todo establecer procedimientos para que las previsiones sean más ajustadas a la realidad. El Director Financiero que lleva toda la semana a vueltas con el asunto le confiesa que las previsiones con que hasta ahora han funcionado no son del todo correctas por incompletas, inconexas y no del todo organizadas. Y que es necesario plantearse en serio la implantación de un sistema de presupuesto que abarque todas las áreas: puntos de venta, centros de producción y de distribución y que permita hacer una mejor planificación y toma de decisiones dentro de la empresa y en particular al propio Comité de Dirección y al Director General mismo

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Respuesta a las preguntas.

1.

R/ se debe empezar por elaborar presupuestos de las diferentes dependencias

con el fin de establecer con que se cuenta en cada una ellas; utilizando de base las estadísticas históricas de la empresa y verificar que tanta similitud hay entre estos. Elaborar un balance y un estado de pérdidas y ganancias con el fin de conocer el estado real de la empresa y elaborar los planes correctivos que le ayude a tomar las riendas de la empresa; cuyos datos debe ser proporcionado por las dependencias de finanzas, contabilidad, producción, compras marketing y ventas. 2.

R/ Se debe tener en cuenta las diferentes áreas: Marketing y ventas: Porque se debe planear una estrategia que haga que los

clientes se interesen por el producto, el estudio de mercadeo y proyectar unas ventas realistas, que se ajusten a nuestra capacidad. Producción: Porque conociendo la capacidad de nuestros equipos y la agilidad del personal se pueden establecer metas alcanzables en cuanto a la producción, la calidad que podemos ofrecer y que nuestro producto sea competitivo ante las demás empresas. Contabilidad: Porque esta área nos proporciona la realidad de los activos y pasivos, del efectivo que tenemos y de las deudas que debemos cubrir. Compras: Porque esta área nos indica cuales son nuestros proveedores, si podemos mejorar el tema de tiempo de pago, si podemos conocer más y mejores proveedores que nos ofrezcan unos productos más favorables. 3.

R/ La financiación debe garantizar el cubrimiento del presupuesto general de la

empresa y este a su vez debe ser ajustado por cada dependencia para que no vaya a quedar alguna área con bajo presupuesto y por ende no pueda cumplir con los objetivos generales.

8 4.

R/ Como se ha actualizado los diferentes presupuestos de las dependencias de

la empresa, la actualización del presupuesto del punto de venta nos puede mostrar que consideraciones se estaban teniendo anterior mente y en qué aspectos se estaba fallando; para así poder ajustar los correctivos al nuevo presupuesto. 5.

R/ Sí, porque es el presupuesto principal, el que me muestra si voy a obtener lo

planteado, si voy a alcanzar mis objetivos corporativos; si el producto que estoy elaborando si es agradable al consumidor, si satisface sus necesidades, si cumple con los criterios de calidad que el mercado está solicitando. 6.

R/ No tiene sentido analizarlos por separado toda vez que los distintos puntos de

ventas hacen parte del balance y del presupuesto general de la empresa por ende deben cumplir con los mismos estándares independiente de su ubicación geográfica. 7.

R/ Sí, toda vez que los bancos se aseguran que la inversión o el crédito que ellos

van a otorgar sea usado en algo rentable y no en una actividad que les genere riesgo de pérdida a la hora de realizar el cobro de dicho crédito.

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Recomendaciones

1.

Ricardo Fernández debe contar con un personal idóneo y además que conozca

el funcionamiento de las diferentes dependencias, esto con el fin de poder presentar los documentos requeridos por el banco en el tiempo acordado y además que los reportes que este entregue tengan tanta claridad que el banco no vaya a solicitar de pronto una póliza lo cual le generaría más gastos y considero que no tiene previsto dicha solicitud. 2.

En el comité de dirección Ricardo Fernández debe presentar una idea de

negocio con objetivos claros para que la alta dirección sepa transmitir dichos objetivos a los empleados de las distintas áreas, también que los responsables de las actividades en las respectivas dependencias puedan saber su rol en el cumplimiento de las metas de la empresa y así saber cómo pueden generar valor agregado a los productos que van a entregar en los distintos puntos de ventas.

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Bibliografía

1. Introducción a los Presupuestos, Asturias Corporación Universitaria, obtenido de https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/finanzas/clase6_pdf1.pdf. 2. . El Proceso de Elaboración de los Presupuestos, Asturias Corporación Universitaria, obtenido de https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/finanzas/clase6_pdf2.pdf. 3. El Presupuesto Maestro y los Presupuestos Individuales, Asturias Corporación Universitaria, obtenido de https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/finanzas/clase6_pdf3.pdf