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Rif: J-30905284-5

Sociedad de Corretaje de Seguros

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES GENERALES Nombre:

Control de fondos y efectivo

Contenido: Manejo de fondos en caja Fecha Emitida: 01-04-2013 REPORTA:

Fecha Efectiva: 01-04-2013 Jefe Inmediato / Supervisor

SUPERVISA: Contabilidad A. OBJETIVO El Objetivo de este reglamento es establecer los controles necesarios para el manejo de fondos, que faciliten y agilicen las operaciones de compras imprevistas y de menor cuantía monetaria que no amerite la emisión de un cheque, y será asignado por un monto fijo de Bs. 1.000,00; como complemento del sistema de pagos por compra de bienes y servicios. Los gastos por montos mayores o no imprevistos deben corresponder a trabajos planificados, por lo tanto su adquisición debe hacerse mediante la Solicitud de Orden de Pago y no por el sistema de Caja Chica.

B. RESPONSABILIDADES La responsabilidad sobre el uso adecuado de los fondos en caja chica descansa exclusivamente en el trabajador que los tienen bajo su custodia y el departamento de contabilidad debe vigilar para que todos los gastos realizados por caja chica estén de acuerdo con los procedimientos aquí establecidos.

C. NORMAS ESPECIFICAS Y PROCEDIMIENTOS 1. La caja chica funciona bajo el sistema de fondo fijo, sujeto a reembolsos contra presentación de facturas y recibos a nombre de la empresa (ver anexo 01). 2. Se prohíbe destinar fondos de Caja Chica para efectuar préstamos, cambiar cheques o pagar, combustibles, tarjetas de presentación personal, herramientas, equipo menor, viáticos o cualquier operación diferente a su propia finalidad. Además no deben adquirir artículos que son incluidos en compras corporativas a menos que se demuestre su no existencia en inventario. 3. Cuando el trabajador reciba o se le asigne un fondo de caja chica este deberá firmar un documento de constancia al recibir los fondos, ningún responsable de estos fondos

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podrá mantener en la Caja Chica documentos que sean de propiedad personal o particular. 4. Todos los pagos que se hagan deberán ser aprobados por el jefe inmediato del responsable de caja chica. 5. El encargado de la caja chica debe solicitar a la contabilidad el reembolso de los gastos cuando los mismos hayan alcanzado un monto que no sea inferior al 25% ni superior al 50% de su fondo fijo, para trabajar con el remanente mientras se tramita la reposición. 6. Cuando la compra sea una persona jurídica la factura debe estar debidamente membretada, especificándose en ella el número de la cédula de identidad o Rif. Las facturas deben estar hechas a nombre de SOCIEDAD DE CORRETAJE DE SEGUROS ATLANTIDA, C.A. (ver anexo 02) identificando la fecha en que se hizo la compra. Todos los datos deben ser claros y no se admitirán borrones o tachaduras. 7. Es obligación del encargado la utilización del "Recibo de Caja Chica" (ver anexo 06) para cualquier adelanto de dinero. Estos recibos deben ser cancelados a más tardar 48 (cuarenta y ocho) horas después de haber sido entregados los fondos restantes con su factura a fin de realizar la reposición del mismo. No será válido el pago de ningún soporte diferente a Factura Fiscal o Recibo de Caja Chica. 8. Queda totalmente prohibido el fraccionamiento de las compras que se hacen por medio de la Caja Chica con el fin de eludir los trámites de compra establecidos por la Orden de Pago (ver anexo 05) y contener esta sello puesto de pagado y/o la firma del responsable de la casa comercial vendedora. 9. Los recibos cancelados con fondos de Caja Chica deben contener la firma, cédula fecha y huella dactilar de "Recibido Conforme" del beneficiario que recibió los bienes o servicios. 10. Es obligación del encargado de la Caja Chica mutilar con el sello de "Pagado con Caja Chica" todos los comprobantes de gastos pagados con dinero de este fondo. 11. Es obligación del encargado de la Caja Chica, cada vez que solicite Reposición de Fondos, arquear el fondo (ver anexo 03) para cerciorarse que el total de soportes de gastos más el efectivo en caja, es igual al fondo fijo asignado, y enviar junto con la solicitud de reposición el arqueo firmado por el encargado y por quien lo supervisa para el control interno. 12. Cuando un arqueo sorpresivo por parte de un miembro de la contabilidad, al encargado de Caja Chica, resultase algún faltante, deberá ser repuesto inmediatamente en presencia del que hace el arqueo, para así completar el monto del fondo fijo. Asimismo, si hubiese un sobrante, el mismo será depositado en la caja principal (Banco de Atlántida) en forma inmediata. El encargado de control de cajas chicas, informará de tales anomalías a quien corresponda. 13. Cuando un encargado de caja chica cese en sus funciones o se ausente de su trabajo por cualquier motivo, debe su jefe inmediato solicitar a Contabilidad, la

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remoción del encargado para efectuar el traspaso de los fondos a la persona que él asigne para responsabilizarse de los mismos. Ese traspaso se hará nuevamente al reingresar a sus funciones el titular responsable de la Caja Chica. 14. Los comprobantes de gastos deberán ser presentados para su reposición antes de terminar el mes en curso (30 días) a fin de cumplir con deberes contables y fiscales, así el gasto sea causado y pagado en su mes de origen. 15. El cheque o transferencia que se gire para la reposición de los gastos a través de caja chica debe ser a nombre del encargado o custodio del fondo para establecer responsabilidades en cuanto a su buen manejo y custodia. D. PREPARACION DE FORMULARIOS Reposición de Caja Chica y su Arqueo: Se preparará este formato según las siguientes explicaciones y la referencia numérica del modelo que se adjunta (ver anexo 03 y 04). a. Responsable: Nombre completo del encargado. b. Fecha: Día, mes y año de la reposición. c. No Control: “Composición del numero”: los dos primero dígitos son el año, los dos segundos el mes y los dos terceros el correlativo. Y coincide en ambos formularios reposición y arqueo. Ejemplo: 1303-01(primera reposición); 1303-02(segunda reposición), al cambiar el mes cambia el numero y este numero de control está bajo la supervisión de la administración. c. Sucursal: Estado, ciudad o sede que genera el gasto. d. Contabilidad: se anota cada uno de los pagos identificando cada comprobante con un número en orden consecutivo de fecha, número de factura y/o recibo, concepto, monto en bolívares. Este mismo orden en formato será igual para la relación física de soportes y su engrapado. e. Después de sumar el total de los desembolsos correspondientes se incluye el saldo de la caja chica donde dice "Saldo" y al final el total de las dos cantidades, el cual debe ser igual al monto fijo asignado a cada caja chica. f. Elaborado por: Aquí debe firmar la persona encargada de elaborar la reposición y/o arqueo. g. Revisado por: Firma de la persona designada jefe inmediato o supervisor que autorice los procesos de la emisión de la reposición. h. Aprobado por: Firma de la persona a quién se le ha delegado la responsabilidad de aprobar el pago de la reposición de los gastos. i. Observaciones: se anota cualquier situación anormal o poco recomendable que llame la atención sobre el control y manejo de los fondos.

Atentamente, SOCIEDAD DE CORRETAJE DE SEGUROS ATLANTIDA, C.A.

V°B° Alexander Pérez Gerente General

Lic. Elizabeth Pedraza Contador Público ~-4-~