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• Ricardo Amat Sánchez

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REGLAMENTO PARA UN BUEN MANEJO Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA 1.-ASPECTOS GENERALES Y/O DEL OBJETO Y FINES 1.1 Se autoriza el funcionamiento de cajas chicas en las empresas y/u organizaciones privadas, cuyos fondos tienen por objeto satisfacer aquellos gastos de menor cuantía o cuando las circunstancias justifiquen el desembolso. El fondo de Caja Chica es aquel constituido con carácter único por dinero en efectivo, establecido de acuerdo a las necesidades de la organización, con el objeto de racionalizar el uso del dinero en efectivo. 1.2 Los montos asignados a las Cajas Chicas, estarán constituidos por un fondo fijo, reembolsable en forma frecuente a fin de que el efectivo no llegue a agotarse, y se pueda atender los pagos menudos y urgentes, que por naturaleza no son programables en los pagos con Cheques/bancos o desde tesorería. 1.3 Se establece los siguientes rubros para pagos de menor cuantía para el uso de los fondos de Caja Chica:          

Gastos de fotocopias Gastos de compra de medicamentos para botiquín Gastos en taxis- pasajes urbanos Gastos de Revistas y periódicos Envíos de correspondencia Gastos de llamadas telefónicas Gastos de servicios de limpieza Gastos de artículos de limpieza Se puede considerar pago de compra de suministros excepcionalmente Pagos de tasas, impuestos y/u otros relacionados.

1.4 Los montos a destinar para cada caso, serán fijados por la Directiva y serán acordados bajos criterios que permitan su uso racional y práctico. Los gastos deben estar dirigidos prioritariamente a las compras de bienes y servicios para el normal desempeño operativo y administrativo de la empresa. 1.5 La Directiva, previo estudio del caso será la autorizada, para asignar a la Tesorería, el establecimiento de una Caja Chica cuyo monto estará acorde con la importancia y función de la oficina o unidad solicitante. 1.6 Cuando se autorice la creación de una Caja Chica, la Directiva designará al responsable del manejo y custodia de los fondos. La designación de tal responsable puede ser cambiada, atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cada caso en particular.

a) Si la ausencia es temporal, la designación la hará el jefe de la dependencia respectiva. b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designación la corresponde a la Directiva. En ambos casos, el Tesorero junto a un delegado por la Directiva procederán a hacer arqueo respectivo y el nuevo encargado de la Caja, recibirá el efectivo y documentos que hubiere por inventario, firmado el acta de recibido conforme. El original de ese documento será entregado a la sección de Contabilidad. 1.7 Los fondos de Caja Chica podrán ser arqueados por el Tesorero junto a un delegado por la Directiva, sin previo aviso. El responsable está en la obligación de ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se realice plenamente y sin trabamientos. Cuando hubiere alguna diferencia de Caja, los dineros sobrantes serán inmediatamente depositados a favor de la empresa. Los faltantes de dinero deben ser reintegrados de inmediato por el responsable del funcionamiento de la Caja Chica. 1.8 La omisión o ignorancia a las disposiciones de este reglamento por parte de algún encargado, será motivo suficiente para la suspensión temporal o definida de la custodia y administración de la Caja Chica. 1.9 Cuando sea necesario proceder a la liquidación total de fondos de caja chica, se realizara el arqueo correspondiente por el Tesorero junto a un delegado por la Directiva y el efectivo de Caja se depositará de inmediato a favor de la empresa. Los egresos efectuados se contabilizaran con cargo a la cuenta respectiva. 1.10 Es de responsabilidad del encargado del fondo fijo de caja chica, el cumplimiento del presente reglamento. 2. PROHIBICIONES 2.1 No pueden utilizarse los fondos de Caja Chica para adquirir servicios, mercaderías, activos fijos, materiales o suministros, cuando: a) Su valor sobrepase los límites autorizados en la escala contemplada en el Numeral 1.4. b) No haya urgencia de adquirirlos de inmediato. c) Se trate de mercancías de existencia normal en el almacén de la proveeduría de la organización.

2.2 El empleado encargado del manejo de Caja Chica, no podrá aceptar ni tramitar compras o servicios fraccionados, que traten de eludir lo dispuesto en el artículo 2.1 del presente reglamento. 2.3 Asimismo no debe aceptar ni tramitar comprobantes dudosos, a lápiz con tachaduras, roturas, borrones o con alteraciones de cualquier naturaleza que pueden poner en duda su legitimidad. 2.4 En los comprobantes de pago no debe hacerse agregados de ninguna especie. Cualquier aclaración se podrá hacer en hoja adicional o al dorso del comprobante. 2.5 Para el manejo de los fondos de Caja Chica: no debe confundirse valores que no tengan ningún nexo con el efectivo y justificantes. Consecuentemente, es terminantemente prohibido mezclar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan ninguna relación con el fondo. 2.6 Los fondos de Caja Chica no se podrán utilizar para realizar operaciones distintas a las que se destinan dichos fondos. 2.7 Si por negligencia se incurre en pagos improcedentes, de acuerdo con lo establecido por las normas internas, reglamentarias y administrativas vigentes en la empresa, el o los funcionarios responsables, deberán reintegrar el monto gastado. 3. USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA 3.1 Para el uso de los fondos de Caja Chica, se debe sustentar con el formato recibos de egreso adjuntado los comprobantes. 3.2 Si el adelanto de caja chica tiene valor igual o superior al fijado por la empresa, debe tener el visto bueno de la sección de control de tesorería, para efectos de contenido presupuestario. 3.3 El destino de los fondos para los que pide “un adelantado de caja chica”, nunca debe ser diferente del gasto efectuado. Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no especificadas en el adelantado. Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado en el vale o adelantado de caja. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente ante el responsable del manejo de la caja chica. 3.4 Se hace imprescindible que todo desembolso de caja chica este debidamente respaldado con la presentación de un justificante; y/o sustentados mediante documentos debidamente

autorizados; como facturas, notas de ventas, recibos de pagos, RUC/CI, importes y fechas de cancelación. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo deberán tener el sello de recepción del almacén, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva. 3.5 Tesorería establecerá el monto máximo que se pagará con el fondo de Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa autorización de la Directiva. 3.6 Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener la autorización del Tesorero. 3.7 La Directiva tomará las medidas de control previo y posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo. 4. REEMBOLSOS DE LA CAJA CHICA 4.1 La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa documentación sustentatoria debidamente autorizada. La reposición oportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no podrá ser inferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepción se efectuara como mínimo 2 veces por semana y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se necesite. 4.2 Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo. 4.3 El encargado del fondo preparará el comprobante de caja y el resumen detallado de los documentos pagados en original y copia solicitando a la Tesorería la reposición del Fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica (por fechas). 4.4 El Tesorería procederá previa verificación de los documentos sustentatorios y codificación contable, a tramitar el giro del cheque o desembolso de reposición a nombre de encargado del manejo del fondo fijo. 4.5 Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrán ser mayores al asignado. 4.6 El voucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como justificación del cheque o recibo emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.

5. DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO 5.1 Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado está de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo. 5.2 Los arqueos sorpresivos se efectuarán cuando las circunstancias así lo requieran y estará a cargo del Tesorero y un delegado por parte de la Directiva. 5.3 Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Directiva de la organización, para que se tomen, si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.