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SERVICIO NACIONAL DE PATRIMONIO DEL ESTADO (SENAPE) DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (DAF) UNIDAD FINANCIERA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y SISTEMAS (UPS)

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REGLAMENTO DE FONDO ROTATIVO, CAJAS CHICAS Y GASTOS ADMINISTRATIVOS CAPITULO I FONDO ROTATIVO Artículo 1. (Objetivo). Contar con recursos financieros en la cuenta corriente fiscal del SENAPE, para efectuar los siguientes gastos, que no pueden ejecutarse a través del SIGMA por no contar con Beneficiario Directo: ⇒ Apertura y reposición de Caja Chica de Bs………………. El cual se manejará de acuerdo a su propia establecida en el presente reglamento ⇒ Pago de viáticos (partida presupuestaria 22200) ⇒ Gastos judiciales sujetos a rendición de cuentas (partida presupuestaria 26200) ⇒ Pagos al personal de seguridad y vigilancia (partida presupuestaria 26400) ⇒ Pago de refrigerio y gastos administrativos (partida presupuestaria 31110) ⇒ Pago de alimentación de canes (partida presupuestaria 31200) ⇒ Otros gastos de urgencia que sean debidamente autorizados mediante Resolución Administrativa del Director General Ejecutivo Artículo 2. (Techo financiero). El techo financiero del Fondo Rotativo corresponderá al 5% de la cuota mensual otorgada en el primer mes del año por el Tesoro General de la Nación (TGN), excluyendo las clases de gasto 01 “Servicios Personales” y 02 Otros Servicios Personales Partida 25200” Artículo 3. (Responsables). De acuerdo a la Ley 1178, el Director General Ejecutivo del SENAPE es el responsable del Fondo Rotativo; E Director Administrativo y Financiero tendrá la responsabilidad del control, supervisión y cierre del Fondo Rotativo La operatoria del Fondo Rotativo corresponde al Contador de la Institución Artículo 4 (Operatoria del Fondo Rotativo). ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Reglamento de Caja Chica

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------El procedimiento para la apertura, manejo, reposición y cierre del Fondo Rotativo, es como sigue: 4.1.

Apertura del Fondo Rotativo. En el primer mes de cada gestión, en la fecha que el Tesoro General de la Nación (TGN) apruebe la cuota de compromiso por clase de gastos en el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA), se solicitará a la Dirección de Programación Financiera del Viceministerio de Tesoro y Crédito Público, mediante el Comprobante C-31 SIGMA “Registro de Ejecución de Gastos”, sin imputación presupuestaria, el importe correspondiente para la apertura del Fondo Rotativo

4.2.

Manejo del Fondo Rotativo. La ejecución de gastos del Fondo Rotativo estará a cargo del Contador y se efectuarán mediante la Cuenta Corriente Fiscal de la Institución, con la emisión de cheques. Los gastos de Caja Chica, judiciales, viáticos, sujetos a rendición de cuentas serán contabilizados en cuentas del Activo Exigible a corto plazo. Efectuados los descargos del Fondo Rotativo, los gastos se registrarán en el reporte de “Resumen del Gasto del Fondo Rotativo” (documento base para el Comprobante Contable de reposición del Fondo), detallando la partida presupuestaria, descripción o concepto, actividad a que corresponde el gasto, importe y documento de respaldo. Para el control de Caja Chica, en el resumen del gesto del Fondo Rotativo, deberán estar identificados en forma separada los gastos correspondientes a esta cuenta

4.3.

Reposición del Fondo Rotativo. Con la ejecución del 90% del techo financiero del Fondo Rotativo, se efectuará la reposición del mismo, para lo cual se debe elaborar el Comprobante Contable, adjuntando el “Resumen de Gasto del Fondo Rotativo” y la documentación respaldatoria de los gastos, conforme a la Normas de Control Interno Gubernamental y la de Administración de Bienes y Servicios. El control y revisión de los gastos descargados, estará a cargo del Jefe de la Unidad Financiera, el mismo que emitirá un informe con recomendaciones al respecto para que posteriormente el Director Administrativo y Financiero apruebe la rendición de cuentas. Con base en el Comprobante de Reposición del Fondo Rotativo, el Responsable de Presupuesto registrará la ejecución presupuestaria y efectuará la solicitud a la Dirección de programación Financiera del Viceministerio de Tesoro y Crédito Público, por medio de un Comprobante C-31 SIGMA “Registro de Ejecución de Gastos”, afectando los créditos presupuestarios y la cuota mensual asignada

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4.4. Cierre del Fondo Rotativo. El cierre del Fondo Rotativo se efectuará en el mes de diciembre y se enmarcará en las disposiciones que emita el Ministerio de Hacienda por cierre de gestión. CAPITULO I I FONDO FIJO DE CAJA CHICA Articulo 5.

(Fondo Fijo de Caja Chica)

El Fondo Fijo de Caja Chica es un fondo establecido por la institución para el pago en efectivo de gastos menores y urgentes, exclusivamente para cumplir con la misión y objetivos del Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE). Artículo 6. (Objetivos) La administración de Fondos Fijos de Caja Chica tiene como objetivos: ⇒ Definir procedimientos para simplificar y agilizar el proceso del Fondo Fijo de Caja Chica en el SENAPE. ⇒ Proporcionar elementos de organización, funcionamiento y control eficientes relativos a la disposición de recursos del Fondo Fijo de Caja Chica que deben ser considerados por los servidores públicos del SENAPE. ⇒ Atender requerimientos urgentes de las Areas funcionales del SENAPE con recursos del Fondo Fijo de Caja Chica provenientes del Fondo Rotativo. ⇒ Lograr la administración transparente y eficiente de los recursos destinados a Caja Chica. Artículo 7. (Base Legal) La administración del Fondo Fijo de Caja Chica del SENAPE, tiene como base legal las siguientes disposiciones: La Ley 1178 de 20 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamental y sus Decretos Reglamentarios 23215 y 23318-A. Normas Básicas de Control Interno relativas al Sistema de Tesorería y Crédito Público. Reglamento y Texto ordenado al Decreto Supremo Nº 27328. Decreto Supremo N° 21364 de 13 de Agosto de 1986, Artículo 25, que detalla los gastos no reconocidos como obligaciones del Estado. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Reglamento de Caja Chica

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Decreto Supremo N° 24051, Artículo 3 inciso c), párrafo 5to y el Decreto Supremo N° 21532, Artículo 10, que establece la retención de impuestos. Manual de Operación del Usuario Fondos Rotativos del Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa SIGMA. Artículo 8. (Ambito de Aplicación) Las normas de este reglamento son de aplicación y cumplimiento obligatorio por todas las áreas, funcionales y/o Unidades Organizacionales del SENAPE que se beneficien con las asignaciones de recursos de Caja Chica. Artículo 9. (Responsabilidades) Dirección Administrativa y Financiera ⇒ Cumplir y hacer cumplir las normas de manejo de Fondos Fijos de Caja Chica. ⇒ Crear Fondos Fijos de Caja Chica en las Áreas funcionales, mediante Resolución Administrativa del Director General Ejecutivo. ⇒ Asignar un monto determinado de recursos para el pago de gastos menores por el Fondo Fijo de Caja Chica. ⇒ Supervisar el correcto funcionamiento de los Fondos Fijos de Caja Chica del Fondo Rotativo. ⇒ Implementar a través de la Unidad Financiera el Reglamento para el Manejo del Fondo Rotativo y Fondo Fijo de Caja Chica del SENAPE. Unidad Financiera ⇒ Implantar el Reglamento del Fondo Rotativo y Fondo Fijo de Caja Chica. ⇒ Autorizar la asignación de Fondos Fijos de Caja Chica con recursos del Fondo Rotativo. ⇒ Establecer el monto límite de Caja Chica en el Sistema SIGMA. ⇒ Crear usuarios SIGMA para los servidores públicos designados como responsables del manejo de los Fondos Fijos de Caja Chica. ⇒ Autorizar en el Sistema SIGMA las solicitudes de Fondos Fijos de Caja Chica. ⇒ Aprobar en el sistema SIGMA la reposición de gastos de los Fondos Fijos de Caja Chica previa revisión de descargos. ⇒ Aprobar en el sistema SIGMA la rendición final de los Fondos Fijos de Caja Chica. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Reglamento de Caja Chica

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Artículo 10. (Incumplimiento de la normativa) El incumplimiento de la presente normativa generará responsabilidades de acuerdo a lo establecido en el Capítulo V de Responsabilidades por la Función Pública de la Ley 1178, el Decreto Supremo Reglamentario 23318-A y el Decreto Supremo 26237 modificaciones al D.S. 23318-A. Artículo 11. (Revisión y Actualización) La Dirección Administrativa y Financiera en coordinación con la Unidad Financiera, revisará anualmente el presente Reglamento y de ser necesario actualizará el mismo con base en el análisis de la experiencia de su aplicación y la dinámica administrativa, buscando una mayor eficiencia y eficacia Artículo 12. (Caución de los Responsables de los Fondos Fijos de Caja Chica). El SENAPE, a través del Director Administrativo y Financiero caucionará a los Responsables de los Fondos Fijos de Caja Chica, sin perjuicio de que adicionalmente contrate una Compañía de Seguros y asigne los seguros necesarios para la ejecución de ese gasto. CAPITULO III CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA Artículo 13. (Fondo Fijo de Caja Chica) Anualmente se asignarán Fondos de Caja Chica a la Oficina central del SENAPE, a la Dirección de Liquidación de Entes Gestores y a las Oficinas Distritales con que cuenta el SENAPE. El mencionado requerimiento se efectuará imprescindiblemente con la debida justificación y será con destino a gastos menores de emergencia, afectando exclusivamente a las partidas de los grupos 20000 y 30000 del Clasificador por Objeto del Gasto, determinadas en el Presupuesto de la gestión y permitidas en el presente Reglamento y por ende en el modulo de Fondo Rotativo y Caja Chicas del sistema SIGMA. Estos Fondos Fijos de Caja Chica serán creados mediante Resolución Administrativa por la Dirección General Ejecutiva del SENAPE. Artículo 14. (Determinación de Recursos para los Fondos de Caja Chica)

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------En base a la solicitud, se determinará anualmente, un monto específico de recursos financieros para cada uno de los Fondos Fijos de Caja Chica con recursos de Fondo Rotativo, los cuales serán asignados mediante Resolución Administrativa. Artículo 15. (Desembolso de Recursos para los Fondos Fijos de Caja Chica) La Unidad Financiera, en cumplimiento a la Resolución Administrativa, instruirá proceder al desembolso de recursos, a nombre del Responsable de Caja Chica, mediante cheque del Fondo Rotativo, que no será mayor a los techos asignados cuando se trate de recursos de fuente de financiamiento 10 TGN; cuando se trate de otras fuentes de financiamiento se considerará el límite máximo establecido dentro del SIGMA por la Dirección Administrativa y Financiera. En ambos casos la reposición se efectuará previo descargo documentado del 50% del Fondo Fijo de Caja Chica asignado. CAPITULO IV PAGO EN EFECTIVO DE Bs. 1.- HASTA Bs. 500.CON FONDO FIJO DE CAJA CHICA Artículo 16. (Procedimiento para el Desembolso de Fondos Fijos de Caja Chica) Para el desembolso de recursos de Bs. 1.- hasta Bs. 500.-, el responsable del Fondo Fijo de Caja Chica deberá solicitar la Certificación Presupuestaria, elaborada por el Responsable de Presupuesto, además de pedir el llenado y cumplimiento de los siguientes formularios según corresponda, antes de los desembolsos: a) FORMULARIO N° 1 : SOLICITUD DE MATERIALES, SUMINISTROS Y OTROS. i.

Datos de cuadro por columna  Número de trámite  Número de solicitud correlativo  Despacho de Dirección General Ejecutiva, Direcciones de Área y Oficinas Distritales solicitante.  Partida  Partida presupuestaria de gasto a imputar, de acuerdo a la certificación presupuestaria, además autorizada en el presente Reglamento y el Clasificador Presupuestario.  Cantidad: Número de unidades de los materiales, suministros y otros solicitados.

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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Precio  Total numeral y literal  Fecha  Consigna la fecha en la cual el Jefe inmediato superior autoriza la solicitud  Solicitante  Nombre completo y Firma del solicitante. ii.

Autorización y aprobación de la solicitud de materiales, suministros y otros. • Jefe Inmediato Superior Autoriza mediante firma y sello. • El Director General Ejecutivo o Funcionario expresamente delegado por dicha Autoridad, aprueba la solicitud de materiales, suministros y otros, mediante firma y sello. • Sello de “Sin Existencia” • El Responsable del Almacén Central, certificara obligatoriamente la inexistencia de los ítems solicitados que pudiesen localizarse en almacén por materiales y suministros.

Para las compras de materiales, suministros y otros realizadas con Fondo Fijo de Caja Chica, no se requiere la presentación de tres cotizaciones o propuestas de proveedores o contratistas que se encuentren en condiciones de proporcionar los bienes y/o servicios solicitados. b) FORMULARIO N° 2: RECIBO. Debe ser solicitado mediante formulario de pedido de materiales al Almacén Central por los Responsables de los Fondos Fijos de Caja Chica, quienes llenarán en los espacios correspondientes el recibo de desembolso y Cargo de Cuenta de fondos recibidos por toda asignación de recursos que se realice; en concordancia con el Formulario N° 1 de Solicitud de materiales, suministros y otros. i.

Recibo y Cargo de Cuenta Documentada

Número Preimpreso Recibo numerado en forma correlativa. Categoría Programática Estructura Programática a la que presta sus servicios el funcionario Público que recibe el dinero para la realización de la compra. Total numeral Monto total a ser desembolsado para la adquisición del bien, expresado numeralmente. Total literal Monto total a ser desembolsado, expresado literalmente. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Reglamento de Caja Chica

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Concepto Breve descripción de los bienes solicitados. Compromiso En el acápite Compromiso, se mencionan las disposiciones legales vigentes a las cuales se deben sujetarse los cuentadantes. Fecha Fecha del día del desembolso efectuado por el Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica. Recibí Conforme Nombre, Apellidos y Firma del Funcionario Público que recibe el dinero. Carnet de Identidad Número de Carnet de Identidad del Funcionario Público que recibe el dinero. Entregué Conforme Nombre, Apellidos y Firma del Funcionario que recibe el dinero. Carnet de Identidad Número del Carnet de Identidad del Funcionario Público que recibe el dinero. Entregue Conforme Nombre, Apellidos y Firma del Funcionario Público responsable del Fondo Fijo de Caja Chica. ii.

Liquidación. Deberá ser llenado para fines de descargo de manera que la ejecución del gasto sea debidamente apropiada de acuerdo al clasificador presupuestario.

Ítem Número correlativo del detalle de materiales, suministros y servicios no personales Partida Número de la partida presupuestaria de gasto autorizada en el presente Reglamento. Cantidad Número de unidades de materiales, suministros y otros, para cada uno de los ítems. Descripción Descripción clara y suficiente de los materiales, suministros y otros Precio Precio de cada uno de los ítems. Valor de la Compra del Bien o Servicio Total de la compra efectuada, de todos los ítems y debidamente respaldada con recibos y facturas fiscales. Saldo Devuelto En caso de hacer efectuado la compra por un monto menor al recibido, se efectuará la devolución en efectivo de la diferencia. Total Corresponde a la suma del valor de compra, mas el saldo devuelto, el mismo que necesariamente debe ser igual al importe recibido. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Reglamento de Caja Chica

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Entregué conforme Nombre, Apellidos y Firma del Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, como constancia de aceptación de la liquidación y recepción de saldo devuelto. Fecha Fecha del día de descargo presentado ante el Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica. Articulo 17. (Desembolso para gastos de transporte) El Formulario N° 4, se utilizará cuando el Responsable de Caja Chica otorgue fondos para el traslado del personal del SENAPE por motivos oficiales y/o en comisión, previa presentación de la certificación presupuestaria y el llenado de los siguientes datos: Número Recibo numerado en forma correlativa Solicitante Nombre completo del funcionario solicitante Carné de Identidad Número del Carné de Identidad del funcionario que recibe el dinero Dependencia Área funcional a la que pertenece Destino Dirección concordante con la papeleta de salida Motivo Breve explicación de la razón de la salida Monto a ser desembolsado, expresado numeral y literalmente. Fecha Fecha del día de la solicitud Recibí conforme Firma del funcionario como constancia de la recepción de los fondos. Entregué conforme Firma el Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica Autorización de la Solicitud Firma del Director Administrativo y Financiero o funcionario expresamente delegado por dicha autoridad. CAPITULO V DESCARGO Y REPOSICION DE FONDO FIJO DE CAJA CHICA Artículo 18. (Rendición de cuentas) ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Reglamento de Caja Chica

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------El responsable del Fondo Fijo de Caja Chica, tienen la obligación de rendir cuenta de la administración de los recursos asignados, por medio del sistema contable, en los formularios generados mediante el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA), especificando la documentación sustentatoria y adjuntando todos los Formularios de Recibo de Caja Chica y la documentación exigida para cada desembolso según los procedimientos descritos en el presente Reglamento. Artículo 19. (Reposición del fondo fijo de caja chica) a) El responsables del Fondo Fijo de Caja Chica solicitará su reposición, cuando su ejecución sea igual o mayor al 50% de los recursos asignados. b) Deberá introducir al sistema SIGMA los datos correspondientes a la documentación de respaldo, diferenciando facturas de documentos internos, una vez elaborados los documentos de reposición deberán dejarlos en estado Verificado e imprimir los reportes de Resumen de Gastos Caja Chica y Resumen de Gastos Caja Chica Acumulado por Estructura de Gasto. Los Resúmenes de Gastos deben ser firmado por el responsable del Fondo Fijo de Caja Chica y remitidos a la Unidad Financiera mediante nota interna y adjuntando toda la documentación de respaldo, para su respectiva revisión y aprobación respecto a los procedimientos del presente Reglamento. c) Toda compra de materiales, suministros o servicios no personales, mayor o igual a Bs.5.debe contar con la correspondiente nota fiscal (factura), consignado el nombre y número de NIT del SENAPE. d) En las compras de materiales, suministros y otros, realizadas de proveedores inscritos en el Régimen Simplificado, deberá utilizarse el Formulario N° 3 en casos justificados hasta un monto máximo de Bs. 30.e) De no contar con los anteriores requisitos, se debe retener al proveedor los impuestos a las utilidades y transacciones. f) Todo gasto realizado con imputación a la partida 31110 Refrigerio y Gastos Administrativos deberán ser aprobados y autorizados por la Dirección Administrativa y Financiera o en su caso por el Encargado de la Oficina Distrital de cada oficina regional, de lo contrario se considerará como gastos indebidos y no reembolsables en las solicitudes de reposición de Caja Chica. g) Todas las facturas deberán llevar en el reverso la firma y sello pie de firma de funcionario que recibe los bienes. h) Deberán adjuntar la documentación original de respaldo exigida por cada uno de los desembolsos realizados. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Reglamento de Caja Chica

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------i) Las observaciones realizadas por la Unidad Financiera, respecto de las solicitudes de reposición, deberán ser subsanadas por los responsables de los Fondos Fijos de Caja Chica en el plazo de 48 horas. j) La Unidad Financiera precederá a la reposición de los Fondos Fijos de Caja Chica, mediante cheque del Fondo Rotatorio, previa revisión y conciliación de gastos. Artículo 20. (Rendición final) Para el cierre de Fondos Fijos de Caja Chica los responsables deberán seguir el procedimiento establecido por la Unidad Financiera, que tendrá como base el instructivo de Cierre Presupuestario y Contable; adicionalmente deberán considerar las fechas para la presentación de su rendición final, En este caso al introducir los datos al sistema SIGMA se habilita la opción Rendición Final y depósito donde se registraran los datos de la boleta de depósito correspondiente a la devolución del saldo de los fondos recibidos del Fondo Rotativo y no ejecutados a la fecha de cierre. Se debe imprimir los reportes de Resumen de Gastos Caja Chica y Resumen de Gastos Caja Chica Acumulado por Estructura de Gasto. Los Resúmenes firmados por el responsable del Fondo Fijo de Caja Chica deben ser remitidos a la Unidad Financiera mediante nota interna y adjuntando toda la documentación de respaldo, para su respectiva revisión y aprobación respecto a los procedimientos del presente Reglamento. CAPITULO VI DE LOS RESUMENES UTILIZADOS PARA REPOSICION DE LOS FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA Artículo 21. (Resumen de gastos Caja Chica) Se utilizará el Resumen de Gastos Caja Chica generado mediante el SIGMA para describir los gastos que se efectuaron y así poder solicitar la reposición de estos recursos para continuar funcionando normalmente. Este Resumen contiene la siguiente información: Datos Generales Fecha de elaboración Asignada automáticamente por el sistema SIGMA. Código y descripción de entidad Código y descripción de Dirección Administrativa Código y descripción de Unidad Ejecutora Número de Caja Chica Periodo ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Reglamento de Caja Chica

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------De la fecha de inicio a la fecha de finalización de la reposición Número de Resumen Número del Fondo Rotativo Estado del documento Debe consignar estado Verificado Identificación de etapas Debe consignar Reposición Datos del responsable Nombre del responsable Tipo y descripción del documento de identidad Carné de identidad que se identifica con la letra C Documento Corresponde al número de carné de identidad Expedido en Lugar donde fue expedido el documento de identidad Datos de cuadro por columna Numero de la factura o documento interno Número de orden (en caso de facturas) SISIN (En Cado de corresponder) Fte (fuente de financiamiento) Org. (Organismo financiador) Prg (Programa) Pry (Proyecto) Act (Actividad) Objeto (Objeto del gasto) Trf (Entidad de transferencia en caso de corresponder) Descripción del Objeto del Gasto Importe por Objeto del Gasto Total del Resumen numeral Total del Resumen literal Resumen de la operación Firma del Responsable del Fondo Fijo de Caja Chica ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Reglamento de Caja Chica

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-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Articulo 22. (Resumen de gastos por Caja Chica acumulado por estructura de gasto) El Responsable de Fondo Fijo de Caja Chica generará los Resúmenes de Gastos por Caja Chica por Estructura de Gasto y organizarán los documentos por orden cronológico, correlativo y presupuestario por partidas que servirán de control de descargo y evaluación posterior. Datos Generales Fecha de elaboración Código y descripción de entidad Código y descripción de Dirección Administrativa Código y descripción de Unidad Ejecutora Número de Caja Chica Periodo De la fecha de inicio a la fecha de finalización de la reposición Número de Resumen Número del Fondo Rotativo Estado del Documento Debe consignar estado verificado Identificación

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