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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES 2010

CAP. I

8.

REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS a)

Definición El Registro de Ventas e Ingresos, es un libro auxiliar en el que se anotan en orden cronológico y correlativo los comprobantes de pago emitidos por las empresas. Este registro surge como una necesidad para registrar y consolidar en un solo libro, las ventas que efectúa la empresa.

b)

Obligados a llevarlo En principio, están obligados a llevar este registro aquellos sujetos que califiquen como contribuyentes del IGV. Así lo establece el artículo 37º de la Ley del IGV según la cual “Los contribuyentes del Impuesto están obligados a llevar un Registro de Ventas e Ingresos”. No obstante, debe señalarse que no sólo los sujetos del IGV deben llevar este libro, sino que su obligación alcanza incluso a los sujetos del Impuesto a la Renta, independientemente que se encuentren en el Régimen General o en el Régimen Especial de este impuesto. Así lo señala: •

El artículo 65º de la Ley del Impuesto a la Renta, según el cual, los perceptores de rentas de tercera categoría cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT deberán llevar como mínimo un Registro de Ventas, un Registro de Compras y Libro Diario de Formato Simplificado de acuerdo con las normas sobre la materia. Y agrega que los demás perceptores de rentas de tercera categoría están obligados a llevar contabilidad completa.

•

El artículo 124º de la Ley del Impuesto a la Renta, según el cual, los sujetos del Régimen Especial del Impuesto a la Renta están obligados a llevar un Registro de Compras y un Registro de Ventas de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES A LLEVAR POR CONTRIBUYENTES DEL RÉGIMEN GENERAL DEL IR 63

C.P.C. FERNANDO EFFIO PEREDA OBLIGACIÓN DE LLEVAR LIBROS Y REGISTROS CONTABLES RENTAS DE TERCERA CATEGORÍA

RÉGIMEN GENERAL

Deberán llevar como mínimo: Los perceptores de rentas de tercera • Un Registro de Ventas, categoría cuyos ingresos brutos • Un Registro de Compras y anuales no superen las 150 UIT. • Un Libro Diario de Formato Simplificado Los demás perceptores de rentas de Deberán llevar contabilidad completa tercera categoría

CAP.

RÉGIMEN ESPECIAL

I

NUEVO RUS

Personas naturales, sociedades Deberán llevar: conyugales, sucesiones indivisas y • Registro de Ventas e Ingresos personas jurídicas • Registro de Compras Personas naturales y sucesiones No están obligados a llevar libros y registros indivisas, así como personas contables. naturales no profesionales. Sujetos obligados a llevar el Registro de Ventas

c)

Datos de cabecera El Registro de Ventas e Ingresos, al ser un libro vinculado a asuntos tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, deberá contar con los siguientes datos de cabecera: •

Denominación del libro o registro.

•

Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.

•

Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.

Es importante mencionar que esta información deberá indicarse en todos los folios que se utilicen. Sin embargo, tratándose del Registro de Ventas e Ingresos llevado en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio. LIBROS Y REGISTROS

INFORMACIÓN A CONSIGNAR En todos los folios se deberá consignar:

Registro de Ventas e Ingresos llevado en hojas sueltas

• Denominación del libro o registro. • Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada. • Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste. En el primer folio se deberá consignar:

Registro de Ventas e Ingresos llevado en forma manual

64 ASESOR EMPRESARIAL

• Denominación del libro o registro. • Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada. • Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES 2010 d)

Formato e información mínima A partir del 01.07.2010, los contribuyentes obligados a llevar el Registro de Ventas e Ingresos, deberán emplear el siguiente formato: FORMATO 14.1: “REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS”. En ese caso, el Registro de Ventas e Ingresos deberá contener, en columnas separadas, la información mínima que se detalla a continuación: •

Número correlativo del registro o código único de la operación de venta.

•

Fecha de emisión del comprobante de pago o documento.

•

En los casos de empresas de servicios públicos, adicionalmente deberá registrar la fecha de vencimiento y/o pago del servicio.

•

Tipo de comprobante de pago o documento (según Tabla 10).

•

Número de serie del comprobante de pago, documento o de la máquina registradora, según corresponda.

•

Número del comprobante de pago o documento, en forma correlativa por serie o por número de la máquina registradora, según corresponda.

•

Tipo de documento de identidad del cliente (según Tabla 2).

•

Número de RUC del cliente, cuando cuente con éste, o número de documento de identidad; según corresponda.

•

Apellidos y Nombres, denominación o razón social del cliente. En caso de personas naturales se debe consignar los datos en el siguiente orden: apellido paterno, apellido materno y nombre completo.

•

Valor de la exportación, de acuerdo al monto total facturado.

•

Base imponible de la operación gravada. En caso de ser una operación gravada con el Impuesto Selectivo al Consumo, no debe incluir el monto de dicho impuesto.

•

Importe total de las operaciones exoneradas o inafectas.

•

Impuesto Selectivo al Consumo, de ser el caso.

•

Impuesto General a las Ventas y/o Impuesto de Promoción Municipal, de ser el caso.

•

Otros tributos y cargos que no forman parte de la base imponible.

•

Importe total del comprobante de pago.

•

Tipo de cambio utilizado conforme lo dispuesto en las normas sobre la materia.

•

En el caso de las notas de débito o las notas de crédito, adicionalmente, se hará referencia al comprobante de pago que se modifica, para lo cual se deberá registrar la siguiente información: i)

Fecha de emisión del comprobante de pago que se modifica.

ii)

Tipo de comprobante de pago que se modifica (según Tabla 10).

iii)

Número de serie del comprobante de pago que se modifica.

iv)

Número del comprobante de pago que se modifica.

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES A LLEVAR POR CONTRIBUYENTES DEL RÉGIMEN GENERAL DEL IR 65

CAP. I

C.P.C. FERNANDO EFFIO PEREDA El monto ajustado de la base imponible y/o del impuesto o valor, según corresponda, señalado en las notas de crédito, se consignará respectivamente, en las columnas utilizadas para registrar los datos vinculados al valor facturado de la exportación, base imponible de la operación gravada e importe total de la operación exonerada o inafecta. El monto de la base imponible y/o impuesto o valor, según corresponda, señalados en las notas de débito, se consignarán respectivamente en las columnas indicadas en el párrafo anterior. • CAP.

e)

Totales.

Obligación de observar Formatos e Información Mínima

I

En relación a la obligación de observar el Formato y la Información mínima del Registro de Ventas e Ingresos, es preciso indicar que la Séptima Disposición Complementaria y Final de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones al observarlas. En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, se ha indicado que la utilización de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros son llevados mediante hojas sueltas o continúas. Asimismo, y en cuanto a la información mínima, la referida séptima disposición complementaria y final ha señalado que los deudores tributarios no obligados a incluir determinada información en un libro o registro podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información. Como se observa de lo anterior, los sujetos obligados a llevar el Registro de Ventas e Ingresos, deben en un principio observar la información mínima y el formato que comprende este libro. Sin embargo en los casos antes indicados, esa obligación podrá ser exceptuada. OBLIGACIÓN DE UTILIZAR LOS FORMATOS Sujetos obligados a incluir toda la información en el Registro de Ventas e Ingresos

Es obligatoria

Cuando el Registro de Ventas e Ingresos es llevado mediante hojas sueltas o continúas

No es obligatoria

OBLIGACIÓN DE OBSERVAR INFORMACIÓN MÍNIMA Sujetos obligados a incluir toda la información en el Registro de Ventas e Ingresos

Es obligatoria

Sujetos no obligados a incluir determinada información en el Registro de Ventas e Ingresos

Podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información

No obstante lo señalado, consideramos que la excepción a la obligación de observar la información mínima del Registro de ventas e Ingresos, solamente estaría circunscrita a la información mínima adicional a la establecida en el artículo 10º del Reglamento de la Ley del IGV, ello en la medida que este artículo (norma de mayor rango) regula expresamente la información mínima de este registro. 66 ASESOR EMPRESARIAL

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES 2010 f)

Obligación de legalizar El Registro de Ventas e Ingresos al ser un libro vinculado a asuntos tributarios tiene la obligación de ser legalizado, por un notario o, a falta de éstos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

g)

h)

Plazo máximo de atraso LIBRO O REGISTRO VINCULADO A ASUNTOS TRIBUTARIOS

MÁXIMO ATRASO PERMITIDO

ACTO O CIRCUNSTANCIA QUE DETERMINA EL INICIO DEL PLAZO PARA EL MÁXIMO ATRASO PERMITIDO

REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS

Diez (10) días

Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se emita el comprobante de pago respectivo

Normas para el registro De manera general se puede afirmar que el registro de las operaciones en el Registro de Ventas debe efectuarse en forma cronológica y correlativa. Sin embargo, el artículo 10º del Reglamento de la Ley del IGV ha establecido otros criterios para efectuar tal registro, los cuales los podemos resumir en:

5

•

Los sujetos del Impuesto que lleven en forma manual el Registro de Ventas e Ingresos, podrán registrar un resumen diario de aquellas operaciones que no otorguen derecho a crédito fiscal, debiendo hacerse referencia a los documentos que acrediten las operaciones, siempre que lleven un sistema de control con el que se pueda efectuar la verificación individual de cada documento

•

Los sujetos del Impuesto que utilicen sistemas mecanizados o computarizados de contabilidad podrán anotar en el Registro de Ventas e Ingresos, el total de las operaciones diarias que no otorguen derecho a crédito fiscal en forma consolidada, siempre que lleven un sistema de control computarizado que mantenga la información detallada y que permita efectuar la verificación individual de cada documento.

•

Los sistemas de control a que se refieren los párrafos anteriores, deben contener como mínimo la información exigida para el Registro de Ventas. No obstante, cuando exista obligación de identificar al adquirente o usuario de acuerdo al Reglamento de Comprobantes de Pago5, se deberá consignar adicionalmente los siguientes datos: a)

Número de documento de identidad del cliente.

b)

Apellido paterno, apellido materno y nombre completo.

De acuerdo a lo que establece el numeral 3 del artículo 8º del Reglamento de Comprobantes de Pago, Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT, tratándose de la emisión de Boletas de Ventas, en los casos en que el importe de la venta, cesión en uso o servicio prestado supere S/. 700 por operación, será necesario consignar los siguientes datos de identificación del adquirente o usuario: a) Apellidos y nombres. b) Número de su Documento de Identidad

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES A LLEVAR POR CONTRIBUYENTES DEL RÉGIMEN GENERAL DEL IR 67

CAP. I

FORMATO 14.1

“REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS”

EJERCICIO : RUC : APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL :

NÚMERO CORRELATIVO DEL REGISTRO O CÓDIGO ÚNICO DE LA OPERACIÓN

FECHA DE EMISIÓN DEL COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO

Octubre 2010 20403020109 “Inversiones Santa Clara” S.A.C.

COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO FECHA DE VENCIMIENTO Y/O PAGO

TIPO (TABLA 10)

N° SERIE O N° DE SERIE DE LA MÁQUINA REGISTRADORA

TABLA 10 OTROS (ESPECIFICAR) FACTURA RECIBO POR HONORARIOS BOLETA DE VENTA LIQUIDACIÓN DE COMPRA ... 99 OTROS - CONSOLIDADO DE BOLETAS DE VENTA 00 01 02 03 04

INFORMACIÓN DEL CLIENTE DOCUMENTO DE IDENTIDAD NÚMERO

TIPO (TABLA 2)

NÚMERO

TABLA 02 0 OTROS TIPOS DE DOCUMENTOS 01 DOCUMENTO NACIONAL DE IDENTIDAD (DNI) 04 CARNET DE EXTRANJERÍA 06 REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES 07 PASAPORTE

APELLIDOS Y NOMBRES DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL

VALOR FACTURADO DE LA EXPORTACIÓN

BASE IMPONIBLE DE LA OPERACIÓN GRAVADA

IMPORTE TOTAL DE LA OPERACIÓN EXONERADA O INAFECTA ISC EXONERADA

INAFECTA

IGV Y/O IPM

OTROS TRIBUTOS Y CARGOS QUE NO FORMAN PARTE DE LA BASE IMPONIBLE

REFERENCIA DEL COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO ORIGINAL QUE SE MODIFICA IMPORTE TOTAL DEL COMPROBANTE DE PAGO

TIPO DE CAMBIO FECHA

TIPO (TABLA 10)

SERIE

N° DEL COMPROBANTE DE PAGO O DOCUMENTO

TABLA 10 OTROS (ESPECIFICAR) FACTURA RECIBO POR HONORARIOS BOLETA DE VENTA LIQUIDACIÓN DE COMPRA ... 99 OTROS - CONSOLIDADO DE BOLETAS DE VENTA 00 01 02 03 04

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES A LLEVAR POR CONTRIBUYENTES DEL RÉGIMEN GENERAL DEL IR

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