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Proceso Administrativo Abraham Rojas Martínez Corporación Unificada Nacional 2017

Empresa

1. ¿Cómo se evidencia el proceso administrativo en las organizaciones? El proceso administrativo se basa más que nada en una serie de pasos que se llevan a cabo para alcanzar algún objetivo o meta propuesta. En una organización el proceso administrativo se evidencia en todas las áreas de esta ya sea en el área de Recursos humanos, Operativo, Mercado o Finanzas ya que es de suma importancia mantener una correcta organización de cada una de estas áreas para tener un correcto funcionamiento de la organización. El proceso administrativo está representado en 4 pasos fundamentales que toda organización debe llevar a cabo. Primero la Planeación en donde una organización define y plantea los objetivos y metas de esta que hará la empresa, donde se va a ubicar, que va a ofrecer la empresa, quienes serán mis proveedores etc. Segundo la Organización en donde se debe tener un orden en todos los aspectos y objetivos de la organización para un correcto funcionamiento como por ejemplo un correcto manejo de los recursos de la empresa, de los trabajadores, proveedores, socios etc. Tercero la Dirección en donde una organización debe coordinar cada uno de sus objetivos y procesos tanto internos como externos aquí se necesita un líder que sepa tratar correctamente a las personas que sepa impartir órdenes y que estas se cumplan y por último el Control en donde una organización debe comprobar y hacer seguimiento de cada uno de los procesos y objetivos previamente manejados mediante estadísticas, conclusiones, balances financieros etc. Si por alguna razón falla algo en la organización se debe realizar una retroalimentación de todos los pasos y analizar todo desde el principio.

Pero el proceso administrativo no solo está presente en las organizaciones sino también en la vida cotidiana de cada una de las personas en aspectos tan simples como el manejo del tiempo, del dinero, etc. La mayoría de veces ni nos damos cuenta de que todo lo que realizamos a diario gira alrededor de este proceso y también lo que realizaremos a futuro ya que por medio de un correcto proceso administrativo podremos darle cumplimiento a cada meta que tenemos en mente

2. ¿Por qué la administración se debe relacionar con otras ciencias? La administración se considera una ciencia social por consecuente esta se debe sostenerse de otras ciencias para un correcto funcionamiento del proceso administrativo. Para una organización es de suma importancia la relación de la administración con otras ciencias ya que cada ciencia se especializa en cada sector de la empresa con el objetivo de mejorar y de mantener el correcto funcionamiento de estas. Por ejemplo las Ciencias Sociales en donde podemos identificar la Psicología, la Sociología, la Antropología, la Economía y el Derecho en donde cada una de estas busca conocer mejor a los integrantes de una organización, conocer sus perfiles, sus habilidades y sus desventajas, básicamente se basan en los Recursos Humanos. Luego podemos identificar las Técnicas que también son de igual importancia que las Ciencias, aquí se evidencian la Ingeniería Industrial, la Contabilidad, Cibernética , Informática y la Ergonomía donde esta se concentran en el correcto funcionamiento de los procesos operativos y de mercado de la organización los que hacen posible un correcto funcionamiento interno como externo de esta . ´ También podemos encontrar las Ciencias Exactas donde sobresalen las Matemáticas y la Estadística las cuales están presentes en todos los sectores de la empresa y son de vital importancia para el funcionamiento de estas, también nos ayudan para el debido control y revisión de los procesos y funcionamientos de la empresa. En conclusión estas ciencias ayudan al correcto funcionamiento de una organización y a la profundización de cada uno de los sectores de la misma, sin estas sería difícil mantener el equilibrio y la estabilidad de una organización.

3. ¿Cuáles son las características de la administración y cómo las observamos en las empresas? Las características de la administración están presentes en cada uno de los aspectos de una empresa ya sea en su ambiente interno como en el ambiente externo, por ejemplo, gracias a estas características una empresa cumple la visualización de sus objetivos establecidos,

permiten un correcto orden jerárquico, un correcto manejo de los empleados y los recursos etc. Sin estas características el Proceso Administrativo que debe seguir una empresa no tendría ninguna base ni ningún equilibrio por lo tanto sería imposible cumplir con la planeación, organización, dirección y control de una empresa. Las principales características de la administración son:  Universalidad. La administración se da donde quiera que exista un organismo social, ya que este siempre debe existir una coordinación sistemática  .Especificidad. Las características de la administración son inconfundibles con otras ciencias, son muy distintas.  Unidad temporal. El proceso administrativo es único y en todo momento da la vida de una empresa esta presente tanto al principio como al final.  Unidad jerárquica. Todos los jefes y superiores conforman un solo cuerpo administrativo, respetando siempre los niveles de autoridad establecidos en la organización.  Valor instrumental. La administración es un instrumento para llegar a un fin ya que por medio de esta se busca obtener resultados determinados.  Flexibilidad. La administración se adapta a las necesidades de cada organización  Amplitud de Ejercicio. La administración se aplica en todos los niveles jerárquicos de una organización.

4. ¿Por qué se debe administrar recursos? En una organización es de vital importancia administrar los recursos ya que estos son prácticamente la basa del funcionamiento de una empresa, sin la correcta administración de estos la empresa caería en un déficit que afectaría a cada uno de los

niveles establecidos por una organización. Los recursos los conforman el material humano, los activos, las instalaciones, proveedores, aspectos internos al igual que externos al igual que otros factores como la tierra, el capital, el trabajo etc., los cuales deben ser tratados por un correcto Proceso Productivo con el fin de aprovecharlos y de cuidarlos lo mas que se pueda durante la vida útil de una empresa para poder alcanzar objetivos establecidos de la empresa, ser más eficiente y mucho más competitiva en el mercado.

5. ¿Cómo se relaciona los temas que se están tratando con la empresa? Una empresa en este caso Puma es un sistema, ósea una unión de varios elementos que se complementan uno con el otro, ninguno puede funcionar independientemente. Todos los temas tratados están presentes en cada uno de los aspectos de una empresa en este caso Puma, el Proceso Administrativo debe estar presente en cualquier lugar donde exista una organización y debe mantener una sinergia con el fin de mantener un correcto funcionamiento tanto interno como externo de la misma, para definir aspectos como los proveedores, el sitio de exposición de la empresa ,para determinar el capital inicial, para distribuir correctamente los recursos, dirigir correctamente al personal etc. Por lo tanto debe existir una sinergia entre el proceso de planeación, organización, dirección y control para el correcto funcionamiento de esta. Para que una empresa tenga una correcta organización y administración debe aplicar correctamente cada una de debidas características para su correcto funcionamiento las cuales también deben complementarse una con la otra para provocar mejores y más eficientes procesos en la empresa. Por ejemplo la característica Unidad Jerárquica en donde todos los jefes y superiores forman un solo cuerpo administrativo es indispensable para que se cumplan las demás características para poder fijar objetivos establecidos cumpliendo la característica Valor Instrumental, para escoger un correcto proceso administrativo que sea aceptado por todos los miembros de la organización cumpliendo con la característica de la Flexibilidad etc.

6. ¿Qué fundamentos teóricos, han permito el desarrollo y la praxis de la administración?

7. ¿Cómo se pueden establecer objetivos, metas, políticas y estrategias en las empresas? Todos estos aspectos se llevan a cabo mediante un correcto Proceso Administrativo, durante la fase de Planeación que es indispensable y una de las más importantes se identifican los objetivos como en lo que busca establecerse la empresa, si la empresa planea llegar a tener un impacto significativo en el mercado o en la sociedad en un futuro etc., se establecen Metas como por ejemplo llegar a tener un determinado índice de producción, alcanzar ciertas ganancias en el proceso productivo de la empresa entre otras, en el establecimiento de las Políticas se planifican las normativas y códigos morales y éticos por los que se fundamenta una empresa y las Estrategias que se llevaran a cabo para el correcto funcionamiento y desarrollo de la empresa, aquí por ejemplo se pueden escoger los métodos de producción más eficientes, estrategias de publicidad, de distribución etc. Toda esta planeación debe pasar a la Organización en donde yo distribuyo correctamente mis recursos para llevar acabo todo lo planeado, luego en la Dirección se busca la mejor manera de guiar y dirigir todos los procesos de

la empresa con el fin de poder cumplir todas los objetivos, metas, políticas y estrategias planeadas previamente y finalmente la fase de Control en donde compruebo si todo los procesos llevados a cabo son correctos y si tengo viabilidad para cumplir todo lo planeado, si llegase a fallar algo se debe realizar una retroalimentación de todo el proceso e incluso llegar a reconsiderar objetivos, metas, políticas y estrategias establecidas con anterioridad.

8. ¿Cómo podemos determinar las diferentes clases de planeación? Las diferentes clases de planeación están determinadas en cada uno de los niveles organizacionales de una empresa. En el nivel operacional se puede determinar la planeación Operativa la cual consiste en la asignación previa de las tareas especificas que deben realizar las empleados, también sirve para identificar las mejores estrategias de producción que se llevaran a cabo en la empresa. Este tipo de planeación está presente en prácticamente cada uno de los niveles de una empresa ya que todos requieren de una debida organización de personal y de funciones. Después aparece la Planeación Estratégica la cual nos ayuda a definir y establecer los objetivos que se pretende lograr, así como las actividades que se llevarán a cabo para alcanzarlos en una empresa. Esta planeación es de vital importancia ya que también ayuda a mejorar la toma de decisiones en una organización y un mejor desarrollo de la misma. La planeación Táctica nos ayuda a determinar planes alternativos si por alguna razón llegase a fallar uno de los procesos productivos de la empresa o para mejorar estos procesos en el futuro. La determinación de todas estas planeaciones se ven reflejadas en la capacidad y en la superioridad de las empresas en este caso Puma la cual es una empresa reconocida a nivel mundial y con un éxito rotundo de hace ya bastantes años por lo tanto se puede concluir que esta empresa ha llevado a cabo una correcta planeación en todos sus aspectos y como resultado han tenido un éxito rotundo hasta hoy en día.

9. ¿Por qué el análisis DAFO - CAME se constituye en una herramienta estratégica para las diferentes empresas? Es considerada una herramienta estratégica ya que este tipo de análisis permite realizar un diagnóstico de la situación tanto interna como externa de la empresa de cara a tomar

decisiones estratégicas. El objetivo de un análisis DAFO - CAME es ayudar a la empresa a identificar sus fortalezas y debilidades (factores internos) y las oportunidades y amenazas a las que está expuesta (factores externos. El análisis DAFO – CAME es una especie de proceso administrativo con el fin de mejorar la situación interna y externa de la empresa, en un DAFO consiste en determinar Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades cuando ya se identifiquen todas estas variables se pasa al CAME el cual consiste en Corregir las debilidades, Afrontar las amenazas, Mantener las fortalezas y Explotar las oportunidades previamente identificadas con el análisis DAFO.

10. ¿Cómo aplicaríamos la división del trabajo, la autoridad y la jerarquización en una estructura organizacional? Las organizaciones deben contar con una estructura organizacional de acuerdo a todas las actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le permita establecer sus funciones, y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos, mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos. La división del trabajo está presente en cada uno de los niveles de una organización, su aplicación consta en colocar a cada trabajador en el área que mejor se especialice y en la que sea mucho más eficiente, la división del trabajo es fundamental para establecer

objetivos y tener una mejor productividad. La autoridad va ligada con la jerarquización, ya que aquí están presentes todos los jefes y superiores que imparten liderazgo en una organización, para que haya liderazgo se deben elegir personas que estén en total capacidad de dictar órdenes respetando a los trabajadores para que estas sean desarrolladlas de la mejor manera. También es de vital importancia mantener bien definida y estructurada el organigrama de la organización donde se evidencie claramente el orden de los empleados, los recursos, los departamentos y la jerarquía de la misma.

11. ¿Para qué sirve una estructura organizacional? La estructura organizacional es fundamental en todas las empresas, define las características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, organigramas y distribución de los departamentos, entre otras. También nos ayuda a definir el tipo de tareas a realizar, facilita la toma de decisiones necesarias para el correcto funcionamiento de una organización, sus diferentes sectores y el papel que juega el administración con relación a ellas. En pocas palabras su finalidad es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

12. ¿De qué forma podemos utilizar los diferentes manuales administrativos? Los Manuales Administrativos los podemos utilizar como una guía práctica que de soporte para la organización y comunicación de una empresa, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración. También son elementos muy eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requieren los empleados en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa. 13. ¿Qué características debe reunir un Gerente? Un gerente es una figura clave dentro de una organización, empresa o institución. Esta persona se encarga de la coordinación de toda la compañía o bien de una parte de ésta.

La meta principal de un gerente es que se cumplan los objetivos de la empresa, utilizando o regulando los recursos humanos y materiales que posee y reduciendo al mínimo posible la inversión monetaria sin reducir la calidad del producto o servicio que ofrezca la compañía. Características:  Adaptabilidad. El grado de adaptabilidad del gerente está totalmente relacionado con el grado de éxito de éste. Así, un gerente con mayor éxito en su puesto se caracteriza por tener una mente abierta y flexible a los cambios.  Conocimiento. El conocimiento amplio es una de las características fundamentales que todo gerente debe tener. Este conocimiento no sólo hace referencia al conocimiento interno de la empresa, también tiene que tener un conocimiento del mercado nacional y global, estar atento a los cambios sociales, políticos y económicos de la empresa  Inteligencia Emocional. Es de vital importancia el adecuado manejo de las emociones por parte de los gerentes, de este modo puede atender las cuestiones que angustian, preocupan o distraen a sus empleados y enfocarlos en el camino hacia el cumplimiento de las metas.  Inteligencia Ejecutiva. Este concepto tiene relación con la capacidad creativa de cada gerente. Esto le permitirá elegir sus estrategias para alcanzar en el menor tiempo posible sus objetivos.  Serenidad. Un buen gerente deberá mantener la calma aún en situaciones de pánico, estrés o desorden dentro de la empresa ya que la figura de un gerente es un ejemplo a seguir y debe demostrar confianza a los empleados en la empresa.  Habilidades de negociación. Debe poder manejar las negociaciones con los empleados, socios, inversionistas o clientes, debe ser espontaneo y claro a la hora de relacionarse con las personas  Liderazgo. Un gerente con liderazgo estimula y motiva a sus empleados por consecuente los empleados se sienten acompañados y respaldados, cumpliendo su tarea diaria de forma placentera gracias a la motivación del líder.  Carisma. Es ideal que un gerente sea carismático y que no demuestre ser alguien inalcanzable o prepotente. Más bien debe ser accesible, fácil de tratar una conversación, simple y empático.

 Capacidad de delegar. Un gerente no puede realizar el 100% de las tareas de la compañía. Por eso, una de las características de mayor importancia es su capacidad de delegar en otras personas. Para ello debe primero conocer las fortalezas y debilidades de sus empleados a fin de poder tomar las decisiones correctas.  Visión de Futuro Esto les permite hallar oportunidades en aquellos sitios donde la mayoría de la gente sólo encuentra problemas y caos. Aman las innovaciones y se retan a sí mismos constantemente en la toma de decisiones.

14. ¿Cómo podemos diferenciar los estilos gerenciales? La principal manera de diferencial los diferentes tipos de estilos gerenciales es por la actitud o personalidad de los gerentes incluyendo las necesidades que requiera la empresa lo cual hará que los gerentes tomen decisiones que se ajusten a esta. Por ejemplo el estilo Autocrático y Resolutivo tienden a que el gerente se reserve las decisiones que el cree más favorables para la empresa ya que el siempre quiere que todo sea como él dice. Mientras que el consultivo, democrático y colegial tienden a tomar estas decisiones en conjunto con sus empleados aquí podemos identificar que la diferencia es de tipo personal por parte de los gerentes. El deliberado y participativo puede aplicar las dos maneras de tomar decisiones solo o si prefiere en grupo ya que este siempre buscara la mejor manera detonar decisiones que se adapten completamente a la empresa. Todo se define por las preferencias que tengan los gerentes unos les gusta trabajar solos, otros en grupo y otros pueden hacerlo de las 2 maneras sin ningún inconveniente.

15. ¿Cómo Establecer vínculos entre el liderazgo administración?

y

la motivación, con la

En la actualidad los vínculos entre el liderazgo y la motivación son de vital importancia para el correcto funcionamiento del proceso administrativo, en general estos vínculos se realizan mediante los lideres el cual debe poder relacionarse correctamente con todos los empleados, este debe tener iniciativa, debe poder impartir órdenes y que estas se cumplan. Estos aspectos tienen gran impacto en especial en el material humano, ya que

si está presente un líder que sea motivador con sus empleados ya sea desde el aspecto laboral y hasta personal esto le dará mucha más confianza a los demás empleados.

16. ¿Es el control una herramienta dinámica o represiva para evitar errores en las organizaciones? La etapa de control es una de las más importantes, esta hace parte de la última fase del proceso administrativo, esta etapa va más ligada con una herramienta dinámica ya que su principal objetivo no es tanto el evitar errores sino identificarlos y hacer una retroalimentación de todo el proceso administrativo y resolverlos . El control también nos ayuda a establecer diagnósticos o conclusiones de todos los procedimientos y mecanismos llevados a cabo en la empresa dinámicamente ya que todos estos procesos y mecanismos ya tuvieron que haber pasado por la etapa de planeación, organización y dirección.

17. ¿Qué clases de control podemos aplicar en las empresas?

Por lo general las empresas utilizan tres tipos de control en todos los aspectos de una empresa. Por ejemplo  Control Preliminar Este control está presente antes de iniciar operaciones de una empresa. Mediante este tipo se lleva a cabo la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con eficiencia. También ayuda a que todas estas políticas y reglas sean respetadas y llevadas a cabo por todos los miembros de la empresa.  Control concurrente Este control tiene lugar durante la fase de ejecución de los planes aquí se incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades que ocurran durante el transcurso del proceso administrativo en una empresa.  Control de retroalimentación Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles dificultades futuras y mejorar estos procesos constantemente.

18. ¿Cómo podemos establecer estándares? Los estándares son una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón. , los cuales nos ayudan a establecer medidas de desempeño para que los administradores reciban indicios sobre cómo van los procesos de la empresa y no tengan que vigilar cada paso en la ejecución ellos personalmente. Para su correcto establecimiento primero que nada se debe identificar los aspectos que se deberán estandarizar con el fin de evitar errores en su fase de desarrollo. Esto se logra mediante un grupo administrativo que generalmente es conformado por empleados al igual que por los propios clientes donde también se identifica que es lo que está fallando y que se debe mejorar en las empresas. Otro aspecto a tener en cuenta a la hora de establecer estándares es que se debe hacer una investigación a fondo de todos los aspectos objeto de estandarización al igual que los mismos estándares que se planean utilizar donde se define si son viables y se de estos se obtendrá la información esperada de la empresa.

19. ¿Qué entidades en Colombia ejercen control en las actividades de las empresas? En Colombia. Contraloría General de la República de Colombia Por atribución constitucional, y en forma externa, le corresponde encargarse sobre la calidad y eficiencia del control fiscal de las entidades y organismos públicos en su respectiva jurisdicción Procuraduría General de la Nación Ejerce el control disciplinario del servidor público, adelantando las investigaciones y sancionando a los funcionarios que incurran en faltas disciplinarias en el desempeño de sus funciones.

Departamento Administrativo de la Función Pública Además de formular y promover las políticas e instrumentos en empleo público, organización administrativa, control Interno, racionalización de trámites, el Departamento deberá evaluar el impacto que las mismas tienen en la Administración Pública. Comisión Nacional del Servicio Civil Es responsable de la administración y vigilancia de las carreras de los servidores públicos, excepción hecha de las que tengan carácter especial". Ministerio de Hacienda y Crédito Público Entre sus funciones le compete planear, administrar y controlar el sistema público presupuestal del Presupuesto General de la Nación, participar en la elaboración del proyecto de Ley del Plan Nacional de Desarrollo y elaborar el Proyecto de Ley anual del Presupuesto en coordinación con el Departamento Nacional de Planeación. Puma una empresa de origen Alemán también cuenta con un principal organismo de control: Autoridad Federal de Supervisión Financiera. (BaFin) Es una institución federal alemana independiente con sede en Bonn y Fráncfort. BaFin supervisa unos 2700 bancos, 800 empresas entres estas Puma la cual se encarga del control de los servicios de inversión que cualquiera de estas empresas disponga.

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