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• Mateo Galvis

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FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Implementación de un sistema ERP a través de Access que permita optimizar las materia prima utilizada en la elaboración de zapatilla para dama de la empresa Calzados Stylos.

AUTORES Diego Hernando Martínez cabrera Código 1621024525 Julián Andrés Sinisterra Córdoba Código 1621022711 Carlos Arturo Briceño Zambrano Código: 1621023545 Pedro Salomón Campos Castaño Código: 1521021888 Jesús Antonio Hincapié Sabogal código: 1621020972 José Orlando Rubiano Colmenares código: 1621023544 Jonnathan Alexander Zarate Arevalo código: 1721022110

TUTOR: ANDRES FELIPE BERNAL LOPEZ

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES BOGOTÁ, D.C., COLOMBIA NOVIEMBRE DE 2019

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Tabla de contenido 1.

Definición del Proyecto.......................................................................................................................3 1.1 Titulo...........................................................................................................................................3 1.2

Nombre de la empresa.................................................................................................................3

1.3

Descripción de la empresa...........................................................................................................3

1.4 Área de Practica.................................................................................................................................3 2. 3. 4.

5

Definición de la Problemática..............................................................................................................4 Justificación.........................................................................................................................................7 Marco teórico......................................................................................................................................8 4.1 Inventarios...................................................................................................................................8 4.2

Gestión de compras......................................................................................................................9

4.3

Gestión de inventarios...............................................................................................................10

4.4

Logística....................................................................................................................................11

4.5

Planificación de operaciones......................................................................................................12

Objetivos...........................................................................................................................................13 5.1 Objetivo General........................................................................................................................13 4.2

6

Objetivos Específicos..................................................................................................................13

Metodología.......................................................................................................................................14 6.1 Etapa 1.............................................................................................................................................14 6.2 Etapa 2.............................................................................................................................................14 6.3 Etapa 3.............................................................................................................................................14

7 Cronograma.......................................................................................................................................15 8 Presupuesto........................................................................................................................................16 9. Riesgos.................................................................................................................................................17 9.1 Identificación de riesgos..................................................................................................................17 10.Segumineto y Control...........................................................................................................................19 10.1 Indicadores....................................................................................................................................19 10.2 Definición de indicadores..............................................................................................................19 11. Desarrollo Metodológico.....................................................................................................................21 Referencias................................................................................................................................................23

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1. Definición del Proyecto 1.1 Titulo Implementación de un sistema ERP a través de Access que permita optimizar las materia prima utilizada en la elaboración de zapatilla para dama de la empresa Calzados Stylos. 1.2 Nombre de la empresa Calzados Stylos 1.3 Descripción de la empresa La empresa Calzados Stylos es la innovación en el diseño de zapatillas para dama, perteneciente a la industria del calzado, cuenta con una plantilla fija de 30 empleados y dependiendo de la demanda puede llegar a 40 empleados. La planta física, es una casa de dos pisos que se encuentra dividida en 4 áreas de producción: corte, guarnición, soladura y emplantillado más el espacio administrativo y cuenta con las siguientes maquinas: 

área de guarnición: cuenta con cuatro (4) máquinas cocedoras y una (1) máquina hiladora.



área de soladura: cuenta con nueve (9) estufas y un (1) taladro.



la producción mensual mínima es en promedio 1500 zapatillas y máxima de 4000 zapatillas

1.4 Área de Practica Área de compras.

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2. Definición de la Problemática La empresa calzados Stylos, es una organización santandereana enfocada en la producción de zapatilla para dama. Está ubicada en la calle 23 nª 9-7 del barrio Girardot en Bucaramanga. Con el fin de identificar los procedimientos con oportunidades de mejora, se describe y se realiza el diagrama de flujo del proceso de manufactura, figura 1. El calzado inicia cuando el cliente realiza el pedido. Posteriormente se contacta al área de diseño con el fin de prototipar el zapado solicitado y consecuentemente se procede a la aprobación del cliente para comenzar la fabricación de este. Una vez se tiene la aprobación se suministra la materia prima al cortador con el objeto de empezar el proceso de manufactura, teniendo en cuenta la cantidad de pedido y las especificaciones de este, como lo es la numeración del calzado. La problemática encontrada durante el desarrollo de estas primeras actividades es la falta de estandarización o uso de una metodología para llevar a cabo la realización de la compra de materia prima necesaria para la producción del producto requerido por el cliente. Esto ha ocasionado despilfarros de inventario debido a las cantidades de piel sintética que se evidencia en la bodega, la cual no cuanta con algún tratamiento especial para su mantenimiento y debido a las tendencias o diseños de moda no se utilizan hasta que se encuentren de nuevo en tendencias. El proceso de manufactura procede con el traslado del producto en proceso al área de guarnición. Allí se realizan dos procedimientos principales, el de armado y el de costura. En el de armado se utilizan moldes para dar horma al zapato y en el de costura se fijan las piezas previamente procesadas. Adicional a esto puede existir un proceso extra que se realiza mediante la máquina hiladora para calzado que contenga cordones.

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Luego se traslada el producto en proceso al área de soladura, la cual está ubicada en el segundo piso de la planta de producción. Allí se realiza la fijación de la suela al zapato, para lo que es necesario clavos y pegante. Una vez terminada la soladura el producto en proceso es trasladado a una zona de inventario mientras se inicia el siguiente proceso, el emplantillado. Este proceso consiste en introducir la espuma y fijar la plantilla en la parte interna del zapato. Al terminar el emplantillado, el producto es trasladado a la zona de empaque, donde es envuelto en un empaque plástico y posteriormente en una caja de cartón. Al finalizar el empaque se traslada el producto a la zona de inventario de producto terminado. Allí permanece el producto hasta la terminación del lote del pedido realizado por el cliente para su envío. Al terminar todo el proceso productivo de la zapatilla para dama, se evidencia que el inventario sobrante del pedido realizado por cada cliente no cuenta con un tratamiento, es decir, la materia prima no se vuelve a reutilizar y cuando es posible realizarlo ya es obsoleta debido al deterioro sufrido durante el almacenaje. En la figura 1 se observa el procedimiento productivo de la zapatilla para dama.

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Figura 1 Diagrama del proceso de manufactura de zapatilla para dama

Con el fin de Identificar la causa raíz de la problemática encontrada se realiza el siguiente diagrama de Ishikawa

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Figura 2 Diagrama Ishikawa

Teniendo en cuenta la figura 2 se observa que las causas que generan desperdicios en la materia prima utilizada para la elaboración de zapatilla para dama (cuero sintético) son el método, la medición, la mano de obra y el medio, de estos la causa primaria, método, cuenta con 3 causas secundarias las cuales apuntan a la falta de un procedimiento estándar que permita controlar la materia prima. Por lo anterior el presente proyecto apunta a la implementación de un sistema de inventarios que permita manejar la cantidad óptima a pedir y el stock de seguridad necesario para cumplir con la demanda. 3.

Justificación

El manejo inadecuado de la materia prima repercute en la parte financiera, logística, limitaciones de espacio tanto físico como productivo de una empresa.

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Los inventarios de materia prima de una empresa manufacturera pueden generar sobrecostos, competitividad en el mercado, utilidades o perdidas, dado que esto afecta directamente la liquidez de una compañía. Es por ello por lo que el tratamiento efectivo o manejo adecuado de las cantidades de recursos a utilizar se hace tan importante, por que estas pueden afectar directamente las utilidades de una organización[ CITATION Arc15 \l 9226 ]. El área que se encarga del manejo de los inventarios o materia prima es el de compras, dado que este es el responsable de la adquisición y reparación de los insumos y recursos para la elaboración del producto final[ CITATION Per18 \l 9226 ]. Por lo anterior el presente proyecto busca encontrar soluciones que permitan generar beneficios en la empresa y a su vez generar competitividad en el mercado. Actualmente existen diferentes metodologías que permiten la optimización del área de compras de una empresa, entre las cuales se encuentra la planificación de materia requerida (MRP), la creación de subproductos, la implementación de logística inversa de la materia primas, [ CITATION Lop10 \l 9226 ] entre otros.

Los anteriores métodos buscan el control eficiente de la materia prima usada para la producción de bienes, pero lo importante es conocer cuál de todas las metodologías existentes permiten la optimización adecuada de los recursos y a su vez genera un valor agregado. En conclusión, la importancia del presente proyecto radica en la necesidad de implementar un sistema de gestión de inventarios que permita optimizar los recursos del sistema productivo de la marca Stylos.

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4.

Marco teórico

4.1 Inventarios. Se puede definir como el registro documental de los bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización (materias primas, productos en proceso y productos terminados). También se define como un amortiguador entre dos procesos: el abastecimiento y la demanda, donde el proceso de abastecimiento contribuye con bienes al inventario, mientras que la demanda consume el mismo inventario[ CITATION Lav10 \l 9226 ]. El objetivo principal del control de inventarios es contar con información suficiente y útil para: minimizar costos de producción, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos, por lo tanto, el manejo inadecuado de los inventarios puede generar las siguientes situaciones críticas. 

Exceso de inventario e insuficiencia de inventario



El robo de mercancías



Las mermas



Desorden en los inventarios

4.2 Gestión de compras. En los últimos años, la gestión de compras ha pasado de ser considerada una actividad meramente administrativa a ser reconocida por algunas empresas como un elemento clave para mantener y mejorar la posición competitiva (Spekman et al., 1992; Gadde y Hakansson, 1994).

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La implantación de sistemas de selección y evaluación de proveedores, el establecimiento de relaciones duraderas y cooperativas con ellos o su implicación en el diseño y desarrollo de productos son algunas de las prácticas que más popularidad han cobrado. Por ejemplo, un sistema de selección de proveedores puede priorizar la calidad de los suministros y, en consecuencia, contribuir a desarrollar una estrategia de diferenciación. Por el contrario, puede priorizar el precio como criterio de selección, contribuyendo a reducir los costes productivos, pero probablemente sacrificando ciertos atributos de calidad. La función de compras, ahora más que nunca, debe ser capaz de elegir los objetivos y las alternativas que más beneficien a la empresa[ CITATION Gon06 \l 9226 ]. 4.3 Gestión de inventarios. Un inventario consiste en un listado ordenado, detallado y valorado de los bienes de una empresa. Los bienes de una empresa se encuentran ordenados y detallados dependiendo de las características del bien que forma parte de la empresa, agrupando los que son similares y valorados, ya que se deben expresar en valor económico para que formen parte del patrimonio de la empresa (Fernández, 2017). Los objetivos que persigue todo inventario son, entre otros: reducir los riesgos manteniendo los stocks de seguridad en la empresa, reducir los costes ya que permite programar las adquisiciones y la producción de la empresa de manera más eficiente, reducir las variaciones entre la oferta de la empresa y la demanda de los clientes y reducir los costes de distribución del producto ya que permite programar el trabajo.

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Uno de los métodos de gestión de inventarios es análisis ABC el cual permite distinguir tres categorías de productos y cada una de ellas debe definirse en función de la parte de la cifra de negocios que representa. Estas categorías de productos son las siguientes (Bastos, 2006): Categoría A: Está compuesta por un número reducido de productos que proporcionan la mayoría del volumen de ventas y que representan el mayor valor añadido. Suelen representar alrededor del 15% de los artículos entre 70 y 80% del coste total del inventario. Categoría B: Está formada por un número mayor de productos que la categoría A que no representa más que un porcentaje reducido de las ventas. Suele constituir el 30% de los artículos entre el 15 y el 25 % del coste total den inventario. Categoría C: numerosos productos de los que apenas se venden algunas unidades constituyen esta categoría. Suelen representar el 55% de los artículos, peso solo un 5% del coste total del inventario. 4.4

Logística.

La logística es la responsable de gestionar el proceso de la cadena de suministro; controla y supervisa la eficiencia de todo el flujo de bienes y servicios desde el punto de origen hasta el consumidor final, con el fin de satisfacer las necesidades de la demanda en tiempo, lugar, cantidad y calidad exigidos con el menor coste posible [ CITATION Aya16 \l 9226 ]. La logística se encuentra en toda la cadena de suministro, por lo tanto, esta se encarga de gestionar las diferentes etapas, la cuales son:

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

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Aprovisionamiento. Proceso por el cual la empresa adquiere todos los productos o materias primas que necesita para su posterior transformación o venta.



Producción. Es el proceso que engloba la transformación de la materia prima en productos terminados o semielaborados. En esta se hace importante la planificación de los insumos necesarios, maquinaria, mano de obra, entre otros, que permitan los mayores rendimientos.



Almacenaje. Es una función de la logística que comprende todo lo relacionado con la gestión de stocks dentro de la empresa; recepción, almacenamiento, manipulación, conservación, expedición y control de las existencias o inventarios de las mercancías compradas o producidas por la empresa.



Distribución. Este procedimiento se relaciona a la entrega del producto al cliente final en el tiempo, calidad y cantidad exigida.

4.5

Planificación de operaciones.

La planificación de operaciones tiene por objeto establecer la distribución de los recursos productivos, en principio escasos o limitados, entre las diferentes actividades de producción. Su resultado se materializa habitualmente en un plan maestro de producción factible, que indica directamente las cantidades de productos terminados a producir en cada uno de los intervalos del horizonte de planificación y, por lo menos indirectamente, las modalidades de utilización de los recursos críticos para obtener dicha producción.

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La planificación se alimenta de informaciones comerciales esencialmente compuestas de previsiones de la demanda y de la cartera de pedidos existente. De acuerdo con la política fijada por la dirección y en base a la disponibilidad de recursos críticos [ CITATION Com89 \l 9226 ].

5

Objetivos

5.1

Objetivo General

Implementar un sistema ERP en la empresa Calzados Stylos a través de la herramienta Access que permita disminuir el desperdicio de materia prima en un 10%. 4.2

Objetivos Específicos 

Buscar fuentes bibliográficas sobre gestión de sistemas de inventarios en una empresa de calzado.



Implementar un sistema ERP adecuado que permita disminuir el desperdicio de materia prima.



Realizar un análisis costo-beneficio de la implementación del sistema ERP



Realizar las recomendaciones y conclusiones de la implementación.

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6

Metodología

Con el fin de dar cumplimiento a los objetivos planteados el presente proyecto se llevará a cabo bajo las siguientes etapas. 6.1 Etapa 1. Investigación de fuentes bibliográficas Actividad 1. Con el fin de conocer todas las alternativas para la implementación de un sistema de inventarios se realizará una búsqueda de casos de éxito en empresas de calzado con el fin de contar con una base para la implementación en la empresa Stylos. 6.2 Etapa 2. Implementación Actividad 1. Realizar la identificación de ítems del sistema, y restricciones de capacidad. Actividad 2. Delimitación del alcance del sistema ERP Actividad 3. Análisis del producto Actividad 4. Planteamiento del sistema Actividad 5. Prueba con datos históricos

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6.3 Etapa 3. Análisis Actividad 1. Por medio de los datos históricos realizar un análisis de costo-beneficio, comparando lo obtenido sin el sistema ERP y lo obtenido con el sistema de ERP.

7

Cronograma

A través del software Project se realiza el diagrama de Gantt y el cronograma de las actividades presentadas en la metodología, como se evidencia en la figura 3 y 4. Figura 3 Cronograma de Actividades

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8 Presupuesto Para llevar a cabo la implementación del sistema de inventarios se necesitará el siguiente presupuesto.

Figura 5 Presupuesto del gasto del servicio de internet

Figura 6 Presupuesto del uso de equipo de computo

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Dedicación Función en (horas/seman el proyecto a) Autor Autor Autor Autor Autor Autor

Recursos Semanas

20 20 20 20 20 20

Valor hora 3 3 3 3 3 3

$ $ $ $ $ $

6.000,00 6.000,00 6.000,00 6.000,00 6.000,00 6.000,00

Fuente 1 Especie Dinero $ 360.000,00 $ 360.000,00 $ 360.000,00 $ 360.000,00 $ 360.000,00 $ 360.000,00 $ - $ 2.160.000

Figura 7 Presupuesto del gasto de personal

Figura 8 Presupuesto Total

9. Riesgos 9.1 Identificación de riesgos 

Rechazo del sistema del modelo de inventarios por parte de la dirección.



Costo del proyecto por encima de lo presupuestado.



Posibles errores en el diseño del sistema de inventarios.



No alcanzar a diseñar en su totalidad el sistema de inventarios.



No haya una ejecución correcta del sistema diseñado.

TOTAL $ 360.000,00 $ 360.000,00 $ 360.000,00 $ 360.000,00 $ 360.000,00 $ 360.000,00 $ 2.160.000,00

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Tabla 1 Matriz de Riesgo

Consecuen cia

Riesgo

Causa

Desinterés del sistema ERP por parte de la directiva

Desalineac ión del proyecto con los objetivos del plan de gestión de la dirección

Rechazo del sistema de inventarios

Calculo incorrecto del presupuest o

Requerimi ento de más dinero y posible incumplim iento de actividades

Costo del proyecto por encima de lo presupuest ado

Posibles errores en el diseño del sistema ERP No alcanzar a diseñar en su totalidad el sistema ERP No haya una ejecución correcta del sistema diseñado

Falta de tiempo y conocimie nto por parte de los autores del presente proyecto No alcanzar a diseñar en su totalidad el sistema de inventarios Carencia de conocimie ntos previos para la elaboració n de la herramient a ofimática

Tipo de Riesgo

Técnico

Presupue sto

Sistema de inventarios mal diseñados

Técnico

Falta de organizaci ón del tiempo de los autores

Cronogra ma

Errores en la parametriz ación del sistema de inventarios

Técnico

Impact o

3

4

4

5

3

Probabili dad

3

2

2

1

2

Total

Control

Frecuenc ia de control

Responsab le

6

Revaluació n del sistema de inventarios por parte de profesional es idóneos

Después de la tercera entrega

Grupo de trabajo

8

Seguimient oy modificaci ón del presupuest o oportunam ente

Cada dos semanas

Grupo de trabajo

8

Programar tutorías con el tutor dl presente proyecto

semanal

Grupo de Trabajo

5

Seguir el cronogram a de actividades

semanal

Grupo de Trabajo

6

Solicitar ayuda a profesional es en el área de sistemas

Semanal

Grupo de trabajo

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10.Segumineto y Control 10.1 Indicadores Los indicadores de gestión miden el cumplimiento y el resultado final de las actividades basándose en un estándar, el cual responde al objetivo de tiempo y calidad que el proyecto espera alcanzar, mediante monitorios regulares. 10.2 Definición de indicadores 1. Indicador calidad: Evalúa la efectividad en el desarrollo del proyecto. 

Nombre: Eficiencia en las entregas semanales



Fórmula:



Objetivo: Evaluar el avance del proyecto



Unidad de medida: Porcentual (%)



Frecuencia de medición: Semanalmente



Meta: 100%, lo que representa la calidad en la ejecución del proyecto de acuerdo

Número total de entregas semanales realizadas Número total de entregas semanales planeadas

con las actividades programadas. 

Resultados esperados: Cumplir con las actividades establecidas semanalmente para avanzar adecuadamente en la ejecución del proyecto y la elaboración del informe final.

2. Indicador presupuesto: Controla que se le esté dando el uso adecuado al presupuesto establecido inicialmente para dar cumplimiento al proyecto. 

Nombre: Eficiencia del presupuesto

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Gastos totales de la Fase Valor del presupuesto para la Fase



Fórmula:



Objetivo: Controlar que se le esté dando el uso adecuado al presupuesto establecido



Unidad de medida: Porcentual (%)



Frecuencia de medición: Por Fase ejecutada



Meta: Obtener un 100%, lo que implica eficiencia en la programación y mayor capacidad en la ejecución de los gastos.



Resultados esperados: Ceñirse en cada fase y cumplir con el presupuesto establecido.

3. Indicador tiempo: Realizar las entregas establecidas semanalmente, en el tiempo presupuestado para las determinadas actividades asignadas a las integrantes del grupo. 

Nombre: Eficacia de cumplimiento



Fórmula:



Objetivo: Determinar la eficacia en el manejo del tiempo de acuerdo al horizonte

Tiempo empleado para la entrega Tiempo presupuestado semanalmente para la entrega

planeado 

Unidad de medida: Porcentual (%)



Frecuencia de medición: Semanalmente



Meta: 100%, lo que representa un manejo adecuado del recurso tiempo en el horizonte planeado.

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

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Resultados esperados: Realizar las entregas establecidas semanalmente, en el tiempo presupuestado para las determinadas actividades asignadas a las integrantes del grupo. 11. Desarrollo Metodológico

Para llevar a cabo el desarrollo metodológico se realizó las etapas expuestas anteriormente. Etapa 1: Se busco bibliografía referente a la implementación de sistemas de inventarios en la industria el calzado, de esto se encontró que 5 trabajos integraron la herramienta de ERP Accasoft. El software consta de los siguientes módulos. 

Artículos. A través de este modulo se crea las fichas técnicas que contienen las cantidades de material necesarias para llevar a cabo las diferentes operaciones. Este modulo esta ligado a submódulos donde se encuentra la información de la materia prima



Kardex. Por medio de este módulo se puede manejar el movimiento de entradas y salidas no solo del producto terminado sino también de las materias primas



Personal. Este modulo lleva el registro de los trabajadores, los cargos y costos relacionados con estos.



Proveedores. Permite llevar el control de los proveedores



Clientes. Permite llevar el control de clientes y la forma de pago de cada uno



Compras. Se maneja las compras de materiales que hace la empresa, de igual forma permite llevar el inventario inicial.

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

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Ventas. A través de este modulo se pueden crear referencias, dependiendo de los requerimientos de combinaciones del cliente, a su vez es utilizado para llevar el control de las salidas de producto terminado



Producción. Modulo utilizado para crear los vales de producción, registrar operaciones entregadas y realizadas, reasignar tareas, planificar la producción y llevar el control visual de proceso productivo de los pedidos.

Para llevar a cabo le implementación de esta herramienta los empresas de calzado deben tener definido los procedimiento de los procesos de gestión de inventarios y almacenamiento dado que estos son necesarios para una suministración correcta de la información a el programa. [ CITATION Rod14 \l 9226 ].

Teniendo en cuenta la efectividad que tiene la implementación de este programa para la gestión de compras, inventarios y almacenamiento. La idea principal del proyecto se cambiaria a la creación un sistema ERP a través de Access.

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Referencias Arango, B., Betancourt, J & Martínez, Luisa. (2015). Implementación de Herramientas para el diagnóstico de innovación en una empresa del sector calzado en Colombia. Arcusin, L., Rosetti, G., & Quiroga, O. (2015). OPTIMIZACIÓN DEL SISTEMA DE INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS EN UNA EMPRESA PRODUCTORA DE GOLOSINAS. Revista iberoamaericana de ingenieria industrial. Ayala, J. (2016). Gestion de compras. Editex. Cabeza, D. (2012). Logistica Inversa en la gestión de la cadena de suministro. Marge Books. Forero, D. (2014). El sector del calzado en el barrio El Restrepo, Bogotá: un análisis de caso a la luz de los sistemas productivos locales. Equidad & Desarrollo (21), 97-123. Gonzales, J. (2006). Efectos competitivos de la integración estratégica de la gestión de compras. Universia BusinnesReview, 10-21. Hernández, J. (2013). Propuestas de integración empresarial para el sector industrial de calzado y marroquinería de El Restrepo, Bogotá. Laveriano, W. (2010). Importancia del control de inventarios en la empresa. Actualidad Empresarial. Lopez, J. (2010). Incorporación de la Logística Inversa en la Cadena de Suministros y su influencia en la estructura organizativa de las empresas. Tesis doctoral en Xarxa. Perez, G., Acosta, M. d., & Villegaz, J. (2018). EVALUACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS IMPLEMENTADO EN UN INGENIO AZUCARERO COMO. Ciencia Administrativa. Ramón, C., & Fonollosa, J. (1989). Nuevas técnicas de gestión de stocks: MRP y JIT. Marcombo.

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