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• Dc Lovensky Jn

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FERRETERÍA DEPOT ÍNDICE

Pag. INTRODUCCIÓN…………………………………………………… 1 CAPITULO………………………………………….........I Antecedentes……………………………………................................2 Problemática………………………………………............................ 2.1 posibles causas…………………………………………………..….....3 posibles consecuencias……………………………………………..4 pronostico …………………………………………. ……………………4.1 objetivo del proyecto FD ferredepot…………………………….5 objetivos específicos…………………………………………………..5.1 justificación……………………………………………...........................6 alcance……………………………………………………………………….7 CAPITULO………………………………………………..II marco de referencia……………………………………………………. 8 organización de la ferretería reseña histórica………………..9 responsabilidades…………………………………………………….….9.1 análisis de flujo de datos de la ferretería Fdferre depot……10 estructura organigrama de la ferretería General……………..11 organigrama especifico…………………………………………………12 descripción del trabajo……………………………………...................13 descripción de procedimiento………………………………………13.1

bases teóricas manuales………………………………………………..14 ventajas más importantes…………………………………………..15 otras ventajas ………………………………………………..................16 CAPITULO…………………………………………. III Aspecto procedimental……………………………………………. 17 actividades de ejecutadas………………………………………… 18 CAPITULO……………………………………………….. IV resultados………………………………………………………………… 19 conclusiones…………………………………………………………….. 20 recomendaciones……………………………………………………… 21

1 Introducción El presente manual se realiza con el fin de mantener un registro actualizado de los procedimientos a efectuar por parte de los empleados a la hora de realizar una venta en esta institución que permita alcanzar los objetivos propuestos y contribuir con la orientación de nuestro personal del área a la hora de tomar una decisión. El siguiente manual debe de ser presentado y entregado a cada uno de los empleados de le área para su posterior estudio. Cabe mencionar que el presente manual debe de ser estudiado y actualizado por el personal correspondiente un plazo de no más de un año con respecto a su fecha de autorización o también con respecto a una modificación con la finalidad de mantenerlo actualizado.

2 Capítulo I

Antecedentes FDferredepot fue fundada en el año 2005, por el señor JULIAN GARCIA, con el fin de suplir lo que el cliente necesite, bajo un amplio y osificado equipo de trabajo, en vista de lograr su objetivo han trabajado arduamente para suplir un buen servicio al cliente. Esta empresa consta con una amplia gama de herramientas de todo tipo, con el fin de mantener un eficiente manejo de los servicios y los estándares de calidad de los productos que ofrecen a los clientes.

2.1 Problemática La carencia de lineamientos y pasos para la ejecución de actividades inherentes al departamento administrativo de la ferretería FDferredepot.

3 Posibles Causas  Políticas de mejora continúa de la Ferretería Fósalo al departamento de producción.  Falta de identificación y caracterización de las deficiencias de esta área.  Desconocimiento de operaciones de trabajos inherentes a las actividades administrativas por parte del personal de esta área.  Falta de relación de la administración con las políticas y filosofía de la ferretería.  Falta de supervisión de las actividades que se ejecutan en los procedimientos de trabajo.  No se ha invertido el suficiente tiempo, recursos y esfuerzos en detectar y solventar fallas puntuales en el departamento.  Desconocimiento de normativas y legislación existente en los materiales del trabajo.

4 Posibles Consecuencias  Desconocimiento por parte del personal administrativo de cómo realizar las actividades asignadas.  Falta de organización y orden en la recopilación de documentos de los archivos digitales de la empresa.  Desconocimiento de cómo organizar y clasificar la información. Retrasos, demoras y pérdidas de tiempo al realizar labores administrativas.  Insatisfacción por parte de la gerencia al no recibir los resultados esperados.  Sanciones monetarias por incumplimiento a tiempo de pagos, por no ser gestionados en el debido momento.  Extravíos, o de lo contrario, duplicación de información.

4.1 Pronóstico De seguir así, pudiera afectar el rendimiento económico de la ferretería, incurriendo en costos excesivos y graves pérdidas de tiempo, incluyendo en este punto, la inversión de muchas horas hombre para la orientación de los nuevos trabajadores que desempeñen funciones de la administración y gerencia.

5 Objetivo del manual FDferredepot Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita introducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en la dependencia o Unidad administrativa Por otro lado Contar con un lineamiento a seguir para asegurar la eficacia y calidad en nuestros servicio a la hora de realizar la actividades señaladas en el manual y otras no tan comunes en el diario desempeño de las actividades cotidianas.

5.1 Objetivos Específicos  Crear el modelo de simulación de la gestión de inventario utilizando un sistema que puada facilitar a los clientes claramente.  Determinar, utilizando los resultados arrojados por la simulación, el tiempo de procura de los bienes materiales y servicios utilizados en el proceso de los servicios.  Realizar un análisis de sensibilidad al sistema con el fin desmejorar los tiempos que procura para la gestión de inventario de los bienes y servicios utilizados en el proceso de las piezas, equipos y materiales que son necesarias para el correcto desarrollo de todos sus procesos.

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Justificación

La ferretería FDferredepot que para ser competitiva deberá tener una herramienta como es el Manual de Organización en el cual se exponga en forma detallada la estructura de la organización, los puestos, tipo de interrelaciones que existe entre ellas para el logro de sus objetivos, las funciones y actividades de cada uno de los empleados y direcciones que componen el Gerente.

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Alcance Este manual está destinado para el área de ventas, y su personal compuesto por vendedores y cajeros. No abarca las áreas administrativas como contabilidad, almacén y gerencia así como a su personal: contables y gerentes y almacenistas.

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CAPÍTULO II MARCO DE REFERENCIA

Generalidades de la ferretería FDferredepot es un negocio de capital y privado e independiente creado en 2005, para suplir las necesidades de los clientes con los diversos productos y equipos que ofrecemos. La ferretería FDferredepot se ha encargado de proporcionar un servicio basado en soluciones de los servicios básicos, de detalles, simulación y modelación, así como consultoría y capacitación de los mismos.

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Organización de la ferretería Reseña histórica

MISIÓN Establecer las estrategias administrativas que proporcione las herramientas para el desempeño de sus funciones estableciendo una adecuada división de trabajo en forma eficiente y eficaz con calidad y calidez, realizando una atención personalizada hacia la ciudadanía.

VISION Ser el negocio modelo y reconocido por la eficacia en el logro de mayores y mejores ventas de materiales indispensables.

9.1 Responsabilidades La realización, difusión, control, vigilancia del proceso así como su aprobación y revisión del presente manual es responsabilidad de la gerencia general en las manos del propietario el señor Darío Inoa Santana

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Análisis de flujo de datos De la ferretería Fdferre depot

No

Me favorecen los precios

Pregunto por vendedor

Entro a la ferretería

Llego a la ferretería

Solicitocotización materiales

Salgo de la ferretería

Si

Solicito que me facturen Me voy a caja para pagar Voy al área de despacho

Espero mi turno

Salgo de la ferretería

Doy la direccióndelenvió Si

Si Llego mi turno

Si

Entrego la factura para que me despachen

Le pediré a domicilio

Busco mi vehiculo para cargarlos

No No

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Estructura organigrama de la ferretería. General:

Administrador

Secretario Dep. de contabilidad

Gerente General

Supervisor

Dep. de Sistema

Area de Despacho

Area de l almacén

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Organigrama especifico

Supervisor

Impresoras

Servicio a domicilio

Facturación

s

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Descripción del trabajo asignado

El manual a realizar, incluirá la descripción de la organización general y uso de las carpetas, documentos y formatos actividades utilizados por la asistencia administrativa de la ferretería FDferredepot. El trabajo asignado se basa en la realización de mejoras para la ejecución de procesos administrativos, principalmente concernientes al manejo de formatos e información digitalizada, así como la elaboración de una guía que especifique los pasos de acciones para el control de parte de esta gestión administrativa, en cuanto al asentamiento de datos ingresos, egresos, nómina, flujo de dinero etc., detectar cuánto recibe la empresa por sus ventas y entregar un programa de pagos a proveedores.

13.1 Descripción de Procedimientos El personal que labora en la asistencia administrativa de la Ferretería FDferredepot, lleva a cabo una serie de procedimientos de trabajo que incluyen las responsabilidades que serán mencionadas a continuación:

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Bases Teóricas Manuales Son documentos detallados y sistemáticos que indican las actividades a ser cumplidas por la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea, de manera conjunta o separada. Según Alonzo (1988), "Son libros organizados para promover un mejor entendimiento de políticas, prácticas y procedimientos administrativos; su propósito es el de suministrar un pronunciamiento actualizado, conciso y claro de la función exacta de cada fase del negocio de la empresa".

Los manuales administrativos Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

15 Ventajas más importantes según Gómez (1994), se encuentran las siguientes:

 Logra y mantiene un sólido plan de organización.  Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.  Facilita el estudio de los problemas de organización.  Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.  Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.  Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.  Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.  Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.  La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.  Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

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Otras ventajas que pudieran resultar de la implantación del manual de organización son las siguientes:

 Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.  Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.  Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.  Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.  Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.  Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.  Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

17 CAPITULO III Aspecto procedimental

Investigación descriptiva, pues el estudio permite analizar y caracterizar cada etapa que conformará el proceso en cuestión, además de describir el comportamiento de las actividades que deba ejecutar el personal administrativo próximo a ingresar en la empresa y los sucesivos, permitiendo así establecer el camino óptimo para realizar cada una de las diligencias necesarias. La población de esta investigación está constituida por los procedimientos que dan origen a la gestión administrativa de la Consultora de Ingeniería Peñalver, desde la etapa de planificación, seguido de las actividades inmersas en las etapas de gestión y ejecución, y finalmente las actividades o procedimientos a realizarse en una última etapa de evaluación de los resultados. “Investigación de Campo”, pues la recolección de los datos necesarios para este estudio fueron recolectados directamente del lugar donde ocurren los hechos, es decir, se obtiene al presente y directamente en el sitio donde es generada, es decir, en el área administrativa de ferretería FDferredepot.

18 Actividades de ejecutadas Análisis e Interpretación de datos mediante entrevistas:

Se efectuaron entrevistas personales y no estructuradas con el fin de conocer más a fondo las funciones cotidianas administrativos. Las entrevistas son producidas con la finalidad de obtener respuestas relacionadas con el problema en estudio. Las mismas, son de tipo no estructuradas, hechas con poca planificación, pero cumpliendo con el objetivo de conocer la opinión de las personas involucradas en el proceso, es decir, al personal de la asistencia administrativa y directamente al gerente general de la organización.

19 CAPITULO

IV

RESULTADOS

Del análisis e interpretación de la situación actual Por medio de las observaciones y entrevistas realizadas al personal que interviene directamente en las actividades de administración se pudo determinar que la base informativa que proporciona el departamento de Gerencia, permite al departamento Administrativo realizar eficientemente o no las labores principales concerniente al manejo de los ingresos, egresos y nómina. Por otra parte, el contacto directo y continuo entre la asistencia administrativa y los planes de comercialización proporciona a este último departamento una valiosa información, para la elaboración y ejecución de sus planes estratégicos de acción, es por esa razón, que la asistencia administrativa de la ferretería debe responder de manera más efectiva cumpliendo con sus objetivos en el menor tiempo posible de entrega. Es decir se establece un circuito informativo permanente entre la Gerencia, la Administración y el departamento de Comercialización y Mercadeo, en este mismo contexto, se pudo visualizar y describir en el diario de actividades como se ejecutaban los procedimientos de trabajo, el tipo de procedimiento o sea, la secuencia en la ejecución de las actividades, su duración, los profesionales encargados de realizarlas y los inconvenientes que más frecuentes que se presentan como desorden en las actividades, demoras, duplicidad de las funciones, entre otras.

20 CONCLUSIONES

Las dependencias que se detectaron y que interactúan con el departamento administrativo son en el departamento de gerencia, quien suple a éste con información e instrucciones (entradas), y el departamento de servicios y comercialización, quien exige de éste información, datos e índices (salidas) para ellos planificar, coordinar y ejecutar sus planes de acción, que luego repercutirán en el departamento de productos. Se ordenaron y clasificaron las carpetas digitales que contienen los documentos de la administración. La carpeta global que almacena la información de este departamento recibe el nombre según su código con respecto a otras carpetas de documentos de la ferretería.

21 RECOMENDACIONES  Implementar los procedimientos propuestos.  Difundir los resultados de esta investigación a todo el equipo.

 El manual de procedimientos debe estar disponible, de tal forma que pueda ser consultado en cualquier momento por el personal encargado de la administración.  Pueden realizarse campañas para que los empleados de la asistencia administrativa y demás miembros involucrados de la organización se familiaricen con el manual y valoren el contenido del mismo.  Utilizar el manual en la capacitación del personal de nuevo ingreso en la unidad administrativa.  Mantener siempre actualizado según los cambios que vayan surgiendo en la unidad administrativa.  Los responsables del manual de procedimientos deben vigilar el fiel cumplimiento del mismo. Realizar seguimiento constante a la utilización de los instrumentos para recabar toda la información carente en el manual, como tiempos de ejecución de actividades, etc.  Es recomendable que los futuros manuales que se elaboren en la asistencia administrativa y demás departamentos de la organización se hagan bajo el sistema de gestión de la calidad planteados en las normas ISO 9000.